MED Områdeudvalg Administration Torsdag den 3. marts 2011 Kl Rådhuset, Teatergade 8, mødelokale 8, 1.

Transkript

1 Referat Mødeforum MED Områdeudvalg Administration Sagsnr Dokumentnr Mødedato Torsdag den 3. marts 2011 Tid Kl Sted Rådhuset, Teatergade 8, mødelokale 8, 1. sal Medarbejderrepræsentanterne holdt formøde i mødelokale 3, 3. sal, Teatergade 8 fra kl Deltagere Poul Kold, Bo Gammelgaard, Jørgen Gerner Hansen, Bettina Høst Poulsen, Poul Erik Kristensen, Camilla Hovmand Larsen Gregers Kiehn, Charlotte Gudtmann, Flemming Møss, Gitte Jørgensen, Susanne Steen Jørgensen, Tommy Skov, Jeanette Rasmussen for Maria Pedersen, Inger Marie Stysiek, Jens Ballegaard for Arne Frank Poulsen Fraværende Maria Pedersen, Helle Funch, Arne Frank Poulsen, Joy Teglers, Georges Matthieu Digbeu, Kim Kristoffersen Dawartz Næstved Kommune Teatergade Næstved personale@naestved.dk Mødeledere Poul Kold Referent Agnes Lisbeth Nielsen

2 1. Udvalgets sammensætning efter valg og udpegning 1. januar 2011 Ledersiden Vicekommunaldirektør Poul Kold, formand og daglig sikkerhedsleder Vicedirektør Bo Gammelgaard Vicedirektør Jørgen Gerner Hansen Kultur- og fritidschef Kim Christoffersen Dawartz Strategi- og udviklingschef Bettina Høst Poulsen Personalechef Poul Erik Sehested Kristensen Driftschef Camilla Hovmand Larsen Medarbejdersiden Medlemmer Georges Matthieu Digbeu, AC Gregers Kiehn, IDA Charlotte Gudtmann, LO Flemming Møss, LO Gitte Jørgensen, LO Susanne Steen Jørgensen, LO Tommy Skov, LO Maria Pedersen, FTF Joy Teglers, FTF Helle Funch, arbejdsmiljørepræsentant Inger Marie Stysiek, arbejdsmiljørepræsentant Arne Frank Poulsen, arbejdsmiljørepræsentant suppleanter Søren Nielsen for Georges Matthieu Digbeu Dorthe E. V. Jensen for Gregers Kiehn Rikke Møller 1. suppleant for LO Louise Kondrup Aabo 2. suppleant for LO Jeanette Rasmussen for Maria Pedersen Gitte Møller Petersen for Joy Germann Teglers Mia Holmelund for Helle Funch Lene Ilnov for Inger Marie Stysiek Jens Ballegaard for Arne Frank Poulsen Til efterretning. 2. Valg af næstformand Næstformanden vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne i udvalget. Gregers Kiehn er valgt som ny næstformand for udvalget. 3. Godkendelse af dagsorden Godkendt. 4. Godkendelse af referat fra MED Områdeudvalgets møde den 9. november 2010 Referatet kan ses på Intranet > Information for alle ansatte > MED > Område Administration eller på > MED > Dagsordner og referater > MED-Områdeudvalg > Administration. Side 2 af 8 sider

3 Godkendt. 5. Referat fra MED Hovedudvalgets møde den 9. december 2010 Referatet kan ses på Intranet > Information for alle ansatte > MED > MED- Hovedudvalg eller på > MED > Dagsordner og referater > MED-Hovedudvalg > Møder i Punktet er til orientering. Ingen bemærkninger til referatet. 6. Referater fra MED Virksomhedsudvalgene i Administrationen Referaterne kan ses på Intranet > Information for alle ansatte > MED > Område Administration. Punktet er til orientering. Ingen bemærkninger til referaterne. 7. Orientering om IT-Sikkerhedsportalen Projektleder Janne Jørgensen vil præsentere IT-Sikkerhedsportalen for Områdeudvalget. MED Hovedudvalget har fremsendt mail af 24. november 2010 med orientering om IT- Sikkerhedsportalen. MED Hovedudvalget oplyser i sin mail, at Portalen rummer 21 retningslinjer, som alle har været gennemarbejdet og kvalitetssikret af relevante fagpersoner, samt kommunikationsafdelingen i forhold til sprogbrug og tilgængelighed. Målet har været at gøre retningslinjerne brugervenlige, operationelle, korte og overskuelige, men der er dog grænser for, hvor megen forenkling der kan gøres, da de kan betragtes som IT-områdets kasse- og regnskabsregulativ, og det er på ingen måde meningen, at de skal læses fra start til slut. Portalen og retningslinjerne har grundlag i Næstved Kommunes IT-Sikkerhedspolitik og IT-Sikkerhedshåndbog, som blev godkendt i MED Hovedudvalget allerede i juni Der vil blive udarbejdet en lille og enkel introduktionsfolder til nye IT-brugere. I selve portalen er kolonnen IT-medarbejdere meget IT-teknisk og er til brug for ITcentrets ansatte og ikke til den enkelte bruger. I praksis er det IT-centret, som vedligeholder og opdaterer håndbogen. Det skal forventes, at den løbende opdateres i forhold til relevante love m.v. Derfor vil det ikke være hensigtsmæssigt at printe hele håndbogen/portalen ud. Den skal anvendes elektronisk. Som ansat i kommunen, er man selv ansvarlig for at holde sig opdateret om ITportalens retningslinjer, som f.eks. handler om brugen af medier på internettet eksempelvis facebook, twitter og lignende. IT-SikkerhedsPortal finder du her: Læs eventuelt mere om portalen på Intranet > Information for alle > It-info og vejledninger > IT-sikkerhed. Bilag til sagen: MED Hovedudvalgets mail 24. november Punktet er til orientering. Projektleder Janne Jørgensen gav en orientering om IT-sikkerhedsportalen. Næstved Kommunes IT-sikkerhedspolitik, IT-sikkerhedshåndbog og de detaljerede retningslinjer er samlet i IT-sikkerhedsportalen. Der er tale om et opslagsværk, som løbende opdateres i forhold til relevante love m.v. Side 3 af 8 sider

4 Medarbejdere, der arbejder i kommunens IT-miljø, er forpligtet til at overholde persondataloven, Næstved Kommunes IT-sikkerhedspolitik og de underliggende retningslinjer. Retningslinjerne er overordnet sund fornuft skrevet ned. Er man i tvivl om, hvordan man skal forholde sig til IT-sikkerheden, skal man kontakte sin leder eller IT-centrets Servicedesk. Folderen Kort og godt om IT-sikkerhed i Næstved Kommune", som giver et overblik over de mest grundlæggende IT-sikkerhedsregler, blev uddelt på mødet. Folderen sendes ud til alle medarbejdere, men den kan allerede nu ses på Intranet > Information for alle > IT-info og vejledninger > IT-sikkerhed. Orientering om IT-sikkerhedsportalen sættes også på dagsordnen i MED Virksomhedsudvalg og på Personalemøder med MED status. 8. Budgetorientering Der orienteres om budgetprocessen Endvidere orienteres om Finanslovens betydning for Administrationen. Udkast til Tidsplan for budgetprocessen for 2012 vedlægges som bilag. Dok.nr Tidsplan, budgetproce Der blev orienteret om udkast til tidsplan for budgetprocessen for Budgetstrategien for 2012 godkendes først på Økonomiudvalgets møde den 14. marts. Tidsplanen gør det muligt for alle at orientere sig om gældende tidsfrister for budgetbehandlingen i fagudvalg og byråd, høring om budgettet og mulighed for at afgive høringssvar med videre. MED Områdeudvalg Administration holder et ekstraordinært møde om budgettet torsdag den 18. august. 9. Orientering om status på gennemførelsen af den samlede besparelsesplan Områdeudvalget besluttede i sit møde den 30. september 2010, at der på udvalgets første møde i 2011 skal orienteres om status på gennemførelsen af den samlede besparelsesplan. På mødet vil ledersiden give en tilbagemelding om status på arbejdet med at gennemføre de lokale besparelsesplaner. Der blev orienteret om den konkrete udmøntning af besparelsesplanen og konsekvenser og effekter af besparelserne i de forskellige afdelinger og centre. Besparelsesprocessen og personalereduktionerne er stort set gennemført. De fleste personalereduktioner er gennemført ved naturlig afgang og omplaceringer, men det har ikke været muligt at undgå afskedigelser. Der arbejdes fortsat med justeringer i opgavernes fordeling og udførelse, og Virksomhedsudvalgene er inddraget og orienteres løbende. Det blev oplyst, at vi skal indstille os på, at der løbende vil komme flere justeringer, og at der ikke vil være flere midler til rådighed fremover. Som det ser ud nu, forventes det, at budgettet for konto 6 holder. Side 4 af 8 sider

5 10. Opfølgning på Områdeudvalgets temadag om kommunikation Opsamling på temadagen den 18. november 2010 vedlægges som bilag. OpfølgningMED.docx Det foreslås, at der udarbejdes årshjul for Områdeudvalget. Punktet er til drøftelse og beslutning. Punkt 10 og 11 er drøftet under et. De udvalgsmedlemmer, som deltog i temadagen om kommunikation, var meget tilfredse med temadagen. Desværre var flere ledere blevet forhindret i at deltage. Der var enighed om, at der skal være et tæt samarbejde mellem udvalgets formand og næstformand. Formand og næstformand mødes fremover for at aftale dagsorden, temadrøftelser med videre. Forslaget om, at der udarbejdes årshjul, blev godkendt. Gregers Kiehn og Gitte Jørgensen udarbejder et forslag til årshjul for Områdeudvalget. 11. Høring om MED strukturen MED Hovedudvalget har fremsendt mail af 17. januar 2011 vedrørende drøftelse og evaluering af MED strukturen med mere. MED Hovedudvalget har i sit møde den 9. december 2010 drøfter MED strukturen. MED Hovedudvalget besluttede, at der skal ses på en mulig forenkling af den nuværende struktur, men vil afvente at gennemføre en eventuel forenkling til overenskomstforhandlingerne 2011 er på plads og vejledninger omkring den nye arbejdsmiljølov foreligger. MED Hovedudvalget besluttede endvidere at sende sagen til høring i MED Områdeudvalgene. Der ønskes en drøftelse og tilbagemelding på følgende spørgsmål: Hvordan oplever MED Områdeudvalget, at MED strukturen fungerer? Hvis MED strukturen forenkles, hvilke hhv. fordele og ulemper vil dette have og hvilken form for forenkling skal eventuelt ske? Er der overlap i forhold til sager/beslutningskompetencer på de forskellige niveauer i MED strukturen? Hvad har fungeret/fungerer godt i den nuværende struktur? Hvad har fungeret/fungerer mindre godt, og hvad skal der evt. ændres for at gøre dette bedre? Bilag til sagen: MED Hovedudvalgets mail af 17. januar Punktet er til drøftelse og beslutning. MED Hovedudvalgets spørgsmål vedrørende MED strukturen blev drøftet. Områdeudvalget besluttede herefter følgende tilbagemelding: Det er vigtigt, at vi har et tværgående udvalg, hvor vi kan tale om faget administration. Selv om det kan være en udfordring at samle virksomhedsudvalg fra de forskellige fagområdet under et områdeudvalg, så er det alligevel en fordel, at vi nu har et tværgående udvalg, hvor de mange fælles sager kan drøftes. Det er berettiget, at vi har et Områdeudvalg Administration. De øvrige udvalg må selv se på deres berettigelse. Det giver god mening, at vi kan drøfte hele konto 6 i et udvalg. Der er ikke et væsentligt overlap i sagsbehandlingen. Det kan i øvrigt ofte give en bredere forståelse af en sag, som behandles på flere niveauer. Det gode ved strukturen er bredden i udvalget, det mindre gode er, at der refereres til to udvalg. Side 5 af 8 sider

6 På mødet blev det i øvrigt oplyst, at en ny rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse forventes udsendt inden juni Høring om forslag om ændret koncept omkring arbejdsmiljøprisen MED Hovedudvalget har indstillet, at arbejdsmiljøprisen fremover kun vil blive overrakt en gang årligt. Prisen vil stadig være på ,- kr. og vil blive tildelt en virksomhed, som har gjort noget særligt for at skabe trivsel, arbejdsglæde og nedbringe sygefraværet eller fastholde et lavt sygefravær. MED Hovedudvalget foreslår, at indstilling til modtagelse af arbejdsmiljøprisen fremover skal ske via MED Områdeudvalgene, som årligt fremsender forslag, begrundelse og indstilling af 1-2 af områdets virksomheder til at komme i betragtning som modtagere af arbejdsmiljøprisen. MED Hovedudvalget har besluttet at sender forslaget til høring i MED Områdeudvalgene. Bilag til sagen: MED Hovedudvalgets mail af 17. januar Punktet er til drøftelse og beslutning. Hovedudvalgets forslag om ændret koncept omkring arbejdsmiljøprisen blev drøftet. Der var enighed om, at det er en god ide at ændre konceptet, som foreslået. På næste møde drøftes, hvilke virksomheder der kan komme i betragtning. 13. Retningslinjer for identificering, håndtering og forebyggelse af vold, trusler om vold, mobning og chikane Overordnede retningslinjer for identificering, håndtering og forebyggelse af vold, trusler om vold, mobning og chikane er godkendt i MED Hovedudvalgets møde den 20. maj Retningslinjerne er udsendt den 29. juni 2010 til formænd/næstformænd i MED Virksomhedsudvalg og MED Områdeudvalg. MED Hovedudvalget gør opmærksom på, at MED Virksomhedsudvalgene skal sørge for, at konkretisere den overordnede ramme, således at man får en lokal procedure/vejledning med konkrete tiltag for praksis på den enkelte virksomhed. Ledersiden orienterer om status på opgaven med at udarbejde lokale procedurer/vejledninger. Områdeudvalget besluttede i sit møde den 9. november 2010 at udsætte denne sag til udvalgets næste møde. Bilag til sagen MED Hovedudvalgets mail af 29. juni 2010 og de overordnede retningslinjer - er udsendt som bilag til Områdeudvalgets møde den 9. november Der blev orienteret om virksomhedsudvalgenes arbejde med lokale procedurer og vejledninger. I Rådmandshaven ser arbejdsmiljøgrupperne på en fælles procedure for hele Rådmandshaven. På Rådhuset arbejdes der ikke på en fælles procedure. Center for strategi og udvikling udarbejder en kort retningslinje. Center for personale og HR har holdt en temadag, og Virksomhedsudvalget arbejder videre med emnet. På borgmesterkontoret er der blevet installeret tilkaldeknap. 14. Rekrutteringsstrategi for Næstved Kommune Rekrutteringsstrategi for Næstved Kommune er behandlet i MED Hovedudvalget den 9. december 2010 og godkendt i Økonomiudvalget den 24. januar MED Hovedudvalget har besluttet, at Strategien fremsendes til MED Områdeudvalgene, hvor særlige rekrutterings udfordringer de næste 5-10 år drøftes, således at der ar- Side 6 af 8 sider

7 bejdes videre med konkretisering af strategien indenfor de enkelte fag-/forvaltningsområder. HR udvikling kontakter fagforvaltningerne/stabscentre og bistår med processen omkring drøftelsen af rekrutteringsstrategien og omsætning til handling. Rekrutteringsstrategien skal sammen med fastholdelse, jobbank, personalepolitik m.m. tænkes ind i en større sammenhæng med det mål at gøre Næstved Kommune til en attraktiv arbejdsplads den gode arbejdsplads. Bilag til sagen: MED Hovedudvalgets mail af 28. januar 2011 og medsendte bilag: Rekrutteringsstrategi for Næstved Kommune Sagsfremstilling og Økonomiudvalgets beslutning Charter Idekatalog om flere kvinder i ledelse. Der blev orienteret om Næstved kommunes rekrutteringsstrategi. Rekrutteringsstrategien skal omsættes til konkret handling, og arbejdet hermed skal begynde nu, selv om problemet først kommer om nogle år. Der var enighed om, at der er et problem på sigt. Det kan være svært at finde motivationen lige nu, hvor budgettet reduceres og mange søger ansættelse i kommunen, men vi vil prøve at finde de nødvendige ressourcer til arbejdet. 15. Sygefravær i Administrationen Næstved Kommunes sygefraværsstatistikker for perioden januar-december 2010 kan ses på > Sygefravær > Statistik. Link til sygefraværsstatistikkerne vedlægges: Sygefraværsstatistikkerne opdateres hver måned. Sygefraværsstatistikken er et godt værktøj til at undersøge og sikre eventuel handling på sygefravær. Sygefraværet i Administrationen giver ikke anledning til særlige indsatser. 16. Arbejdsulykker Center for personale og HR har anmeldt en arbejdsulykke, som skete den 23. november Der orienteres om hændelsen og om, hvad arbejdsmiljøgruppen og Virksomhedsudvalget gør for at undgå lignende ulykker. Punktet er til drøftelse og beslutning om eventuelle forebyggende tiltag. Der blev orienteret om arbejdsulykken, hvor en medarbejder faldt på trappen og slog hovedet ind i væggen. Arbejdsmiljøgruppen og Virksomhedsudvalget har drøftet hændelsen og fundet frem til, at årsagen til hændelsen var, at medarbejderen løb på trappen og ikke fik løftet foden korrekt ved det sidste trin. For at undgå lignende ulykker vil arbejdsmiljøgruppen og Virksomhedsudvalget orientere medarbejderne om hændelsen. 17. Mødeplan for resten af 2011 Forslag til mødeplan: Torsdag den 9. juni 2011 kl Torsdag den 8. september 2011 kl Torsdag den 1. december 2011 kl Side 7 af 8 sider

8 Mødeplanen blev godkendt. 18. Eventuelt Der blev orienteret om pengeløse kantiner i administrationen. Formanden oplyste, at der ikke er lokale lønmidler i den nye overenskomstperiode. Side 8 af 8 sider