RESULTATKONTRAKT mellem. Destination Bornholm ApS/ Bornholms Turistinformation og Bornholms Regionskommune

Transkript

1 RESULTATKONTRAKT mellem Destination Bornholm ApS/ Bornholms Turistinformation og Bornholms Regionskommune 1

2 Præampel Turistinformation er jf. kommunalfuldmagten en valgfri opgave for kommunerne. Bornholms Regionskommune har valgt at påtage sig opgaven gennem finansiering af tidssvarende informationsløsninger, der både er attraktive for brugerne og økonomisk fordelagtige for kommunen. Det betyder, at BRK tilbyder personbetjent turistinformation de steder, hvor der opholder sig flest turister (pt. helårsåbent i Rønne, Hasle, Allinge, Nexø og Åkirkeby, samt satellitterne i Gudhjem og Svaneke som sommeren). Formålet er, at øge turisters og borgeres lyst til at opleve og benytte flest mulige kommercielle og gratis tilbud på Bornholm, ved at yde høj information og service om disse over hele Bornholm på baggrund af følgende vision og mission: Vision: Bornholms gæster (og borgere) oplever et sammenhængende, tilgængeligt og professionelt informationssystem, hvor det er nemt at være orienteret om attraktioner, indkøb/shopping, events, seværdigheder mv. på hele øen. Mission: Bornholms Regionskommune, de lokale erhvervs- og turismeforeninger og Destination Bornholm står sammen om at udvikle og drive informationssystemet, der består af opdaterede, tidssvarende og sammenhængende web- og mobile app-løsninger til push-information til ikke-erkendte behov, skiltninger, kort, informationsmaterialer og suppleres med personlig betjening i udvalgte byer. Opgaver Drift og udvikling af Bornholms Turistinformation samt Bornholms officielle turismeportal bornholm.info. Den fysiske turistinformation finansieres af Bornholms Regionskommune, og drives og koordineres til dagligt af Destination Bornholm. Den digitale turistinformation finansieres delvis af Bornholms Regionskommune. Ansatte i Bornholms turistinformation har fortrinsvis til opgave at betjene gæster, der henvender sig i turistinformationen enten gennem fysiske besøg eller på mail/telefon. Gennem hele året opdaterer medarbejderne desuden den digitale turistinformation. Opgaven vægtes naturligvis højere i perioden udenfor højsæsonen, hvor den fysiske betjening af turistinformationerne er mindre påkrævet. På baggrund af den stigende efterspørgsel på online informationer vil disse løbende blive vurderet i forhold til de fysiske turistinformationer. Mulige øvrige opgaver: Organisationen giver derudover mulighed for at allokere medarbejdere til forskellige typer drifts- og/eller udviklingsopgaver på baggrund af skiftende muligheder og behov. Udviklings- og driftsopgaverne herunder tidsforbrug og økonomi defineres i samarbejde mellem Destination Bornholm samt de lokale erhvervs- og turismeforeninger og BRK (Især Center for Erhverv, Uddannelse og Beskæftigelse og Center for Teknik og Miljø) og godkendes 2

3 af Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget. Dette sker på baggrund af drøftelser i oktober måned, hvor året, der er gået, evalueres. Til brug for dette skal der foreligge statstikker åtd for besøg, telefonopkald, mailbesvarelser og tilfredshed. Den økonomiske ramme for såvel turistinformation, drift og udvikling af bornholm.info og rammen for øvrige mulige opgaver er defineret i nærværende kontrakt. Såfremt der allokeres flere ressourcer til turistinformation, vil antallet af timer til øvrige opgaver falde og vice versa. 1. Resultatkontraktens parter Nærværende resultatkontrakt er indgået mellem Destination Bornholm ApS og Bornholms Regionskommune. 2. Resultatkontraktens formål og økonomi Destination Bornholm ApS skal ved driften af Bornholms Turistinformation sikre den bedst mulige turistinformation for Bornholm, inden for rammen af denne treårige kontrakt og tilhørende årlige handlingsplaner. Destinationen er ansvarlig for nedennævnte ydelser og modtager herfor et årligt driftstilskud fra Bornholms Regionskommune. I udgør det samlede årlige tilskud kr. (i 2016 priser). Beløbet inkluderer tilskud til drift af bornholm.info samt til mindre udviklingsopgaver. Beløbet PL-fremskrives. I denne kontraktperiode er der inkluderet et ekstraordinært tilskud på kr. årligt. Via øget digitalisering, optimering og monitorering skal kontraktperioden benyttes til at optimere de lokale turistinformationer, så den fremtidige drift kan afholdes inden for den oprindeligt afsatte budgetramme. I forbindelse med fornyelse af denne kontrakt tages beløbsramme og drift således op til revision i september måned Eventuelle ændringer i krav til indhold og omfang af turistinformationen herunder antallet og placeringen af fysiske informationssteder og åbningstider, denne kontrakts varighed og økonomi godkendes af Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget. 3. Koordination og organisation Den løbende koordinering af Bornholms Regionskommunes turistinformationsvirksomhed varetages af Destination Bornholm. Koordineringen finder sted gennem møder med de ansatte i turistinformationen og de medarbejdere der driver turistinformationen i satellitterne. Nærværende kontrakt omfatter alene denne del af Destination Bornholms aktiviteter. 4. Krav til turistinformationen A. Turistinformationens drift og ledelse varetages af Destination Bornholm Destination Bornholm er den juridiske ansættelsesmyndighed og har derfor det formelle ansvar for ansættelser og afskedigelser. Turistinformationens medarbejdere skal alle kunne give en skriftlig og mundtlig fagligt kvalificeret service- og informationsbetjening på minimum dansk, engelsk og tysk. 3

4 Turistinformationens medarbejdere skal besidde en betydelig viden om Bornholm, herunder bornholmske seværdigheder, aktiviteter, overnatnings- og bespisningsmuligheder, transport og offentlige servicefaciliteter. Turistinformationens medarbejdere skal kunne give korrekte informationer om, samt være behjælpelig med at vejlede om og booke: o Transport o Overnatning o Bespisning o Oplevelser Turistinformationens medarbejdere skal yderligere besidde viden og personlige færdigheder i at udføre god service- og informationsbetjening. Destination Bornholm skal evt. gennem tilbud om uddannelse/efteruddannelse sikre, at medarbejderne besidder ovenstående kvalifikationer. B. Lokaler og indretning De fysiske turistinformationer er placeret på følgende adresser: o Rønne, Ndr. Kystvej 3 o Hasle, Storegade 64 o Allinge-Sandvig, Sverigesvej 11 o Gudhjem (Sommer), C/O Christiansøfarten, Ejnar Mikkelsensvej 25 o Svaneke (Sommer), Gruset 1 o Nexø, Sdr. Hammer 4C o Åkirkeby, Torvet 30 Central placering i forhold til turister vægtes højt Turistinformationens navn samt skilt og/eller flag med det fælles bornholmske logo (hvidt I med rødt bornholmerkort, som prikken over i et på grøn bund) skal tydeligt fremgå ved informationens indgang. Turistinformationen skal give de besøgende adgang til gratis trådløst internet C. Turistinformationens åbningstider fremgår af de årlige handlingsplaner. De fysiske turistinformationer skal ved tydelig skiltning informere på dansk, engelsk og tysk om informationens åbningstider i umiddelbar nærhed af informationens indgang og på de digitale platforme. 4

5 D. Turistinformationens information og service Med input fra de lokale erhvervs- og turismeforeninger, leverer turistinformationen relevant indhold til bornholm.info. Hjemmesiden skal som minimum være tilgængelig i en dansk, engelsk og tysk version. Hjemmesiden skal indeholde byafsnit, der giver en brugbar præsentation af byområderne. Hjemmesiden skal indeholde en funktion, der gør det muligt at kontakte turistinformationen for supplerende information. Turistinformationen skal være i besiddelse af relevant brochure- og informationsmateriale i den udstrækning det foreligger, der giver en generel præsentation og information om bornholmske seværdigheder eller oplevelsesmuligheder. Turistinformationen skal desuden have adgang til køreplaner, overfartsplaner etc.. Der kan være mulighed for at tilkøbe profilering. Planerne herfor fremgår af de årlige handlingsplaner. 5. Målsætninger, årlige handlingsplaner og evaluering Destination Bornholm ApS udarbejder årligt en handlingsplan for turistinformationsvirksomheden på Bornholm i dialog med de lokale erhvervs- og turismeforeninger og BRK. Handlingsplanen skal omfatte: en beskrivelse af virksomheden, en beretning for det forgangne år (dog ikke i 2017) samt mål for informationsarbejdet, herunder forventede mål for besøgstal, mailbesvarelser, telefonbetjening og for tilfredshed i forhold til brugerne af de fysiske informationer. År 2017 er nulpunktet. Da data er ukendte for 2016 i forhold til mailbesvarelser og telefonbetjening og tilfredshed vil disse ikke fremgå af handlingsplanen for Mål for antal besøgende og oversigt over planlagte udviklingsopgaver på turismeportalen bornholm.info. Udvikling vil også foregå på ad hoc basis over året. Handlingsplanen forelægges Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget til godkendelse i november måned efter oplæg fra Destination Bornholm ApS. Nærmere vilkår aftales i de årlige handlingsplaner Evaluering Organisationen evalueres efter 2 år (første gang i slutningen af 2018) med henblik på at vurdere: om kvaliteten er øget (baseret på tilfredshedsmålinger) om der er skabt en robust og professionaliseret organisation (baseret på ledelses og medarbejdernes vurderinger) 6. Parternes gensidige forpligtelser 6.1. Destination Bornholm ApS Selskabet forpligter sig til: 5

6 at lede og koordinere den samlede kommunalt finansierede turistinformationsvirksomhed på Bornholm, jf. pkt. 5 herunder leje og drift af lokaler, lønninger til personale, udgifter til portal og it-drift og mindre udviklingsopgaver, mv. udføres inden for budgettets rammer. Tegn på eventuelle større budgetafvigelser i løbet af året forelægges straks parterne til drøftelse. at levere ydelser til turister i form af information og rådgivning. Ydelserne er gratis for gæsterne. at indsamle, bearbejde og vedligeholde informationer om Bornholm og bornholmske lokalområder og gøre dem tilgængelige på bornholm.info at distribuere informationsmateriale som kan rekvireres via bornholm.info i størst muligt omfang at deltage i relevante turismerelaterede aktiviteter, herunder uddannelsesaktiviteter og faglige miljøer, nationale ERFA-grupper omkring udvikling af turistinformation i Danmark, herunder digital information på diverse platforme etc. at levere relevant turistinformation i forbindelse med større events i kommunalt eller lokalt regi, som fx Folkemødet eller andre events. Rammen konkretiseres i de årlige handlingsplaner. Destination Bornholm er beslutningstager på omfang i de konkrete situationer. at være bindeled mellem turisterne og det bornholmske turismeerhverv gennem tilbud om distribution af turisterhvervets brochurer, gennem tilbud om profilering af relevante virksomheders produkter i turistinformationernes lokaler og gennem tilbud om at tegne annoncer på bornholm.info. Destination Bornholm ApS fastsætter betingelser og priser for kommercielle virksomheders profilering i turistinformationerne. Følgende ikke-kommercielle museer og kulturinstitutioner er fritaget for at betale for brochure-fremlæggelse på de placeringer, der normalt betales for i Bornholms turistinformation: o Bornholms Kunstmuseum o Bornholms Middelaldercenter o Bornholms Museum inkl. afdelinger o Bornholms Teater o Bornholms Tekniske Samling o De Bornholmske Jernbaner o Forsvarsmuseet o Galleri Rasch o Grønbechs Gård o Gudhjem Museum o Martin Andersen Nexøs Mindestuer o Musikhuzet Bornholm o NaturBornholm o Nexø Museum 6

7 o Scala Gudhjem o Stenbrudsmuseet Moseløkken o Svanekegården Disse virksomheder modtager kommunalt driftstilskud. BRK fremsender årligt en liste over ikke-kommercielle museer og kulturinstitutioner, der modtager kommunalt driftstilskud. at tilfredshedsmåle ydelserne blandt brugerne, jf. pkt. 6. Drifte, vedligeholde og udvikle den ikke-kommercielle del af portalen: inklusive temaportalen Økonomisk og faglig afrapportering ved regnskabsårets slutning (30. juni) indgår i den årlige handlingsplan jf. afsnit 5 i denne kontrakt. Destination Bornholm finansierer selv optimeringen og udviklingen af de dele af portalen som er kommerciel. Destination Bornholms opgaver i henhold til nærværende resultatkontrakt kan overdrages til underentreprenør, idet selskabet dog indestår for aftalens opfyldelse. Beslutning om overdragelse af opgaver godkendes af Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalget efter oplæg fra Destination Bornholms bestyrelse Bornholms Regionskommune Bornholms Regionskommune forpligter sig til: at indgå i dialog med Destination Bornholm om at sikre retvisende skiltning, kort og informationsmaterialer. at indgå i dialog med Destination Bornholm og de lokale erhvervs- og turismeforeninger om løbende kvalitetsudvikling af turistinformation. én gang årligt mødes bestyrelsesrepræsentanter for de lokale erhvervs- og turismeforeninger og direktøren for Destination Bornholm med Erhvervs- og beskæftigelsesudvalget med henblik på at beslutte det kommende års handlingsplan. at levere informationsmateriale, brochurer m.v. vedr. regionskommunens turismerelaterede tilbud. at viderebringe informationer i forbindelse med turismerelaterede projekter, udviklingstiltag og etableringer i lokalområdet. at årligt fremsende en liste over ikke-kommercielle små museer og kulturinstitutioner, der modtager kommunalt driftstilskud. at yde et årligt driftstilskud til turistinformationsvirksomheden i form af en årligt fastlagt rammebevilling, jf. pkt. 2. Tilskuddet udbetales a conto kvartalsvis forud. 7

8 6.3. Organisation Ved indgåelse af denne kontrakt overtager Destination Bornholm løn og ansættelsesvilkår fra de medarbejdere, der er ansat af de lokale erhvervs- og turistforeninger til at varetage turistinformationer. 7. Regnskab Selskabet udarbejder revisorpåtegnet driftsrapport for hvert år, som godkendes af selskabets ledelse. Driftsåret følger kalenderåret. Driftsrapporten ledsages af beretningen, jf. pkt. 6, der fremsendes umiddelbart herefter og senest 1. juni til regionskommunens godkendelse. Udgifter ud over rammebevillingen, jf. pkt. 2, kan ikke forventes dækket af regionskommunen, men det er muligt at overføre under-/overskud til efterfølgende driftsperiode Resultater, genforhandling og misligholdelse Kontrakten og handlingsplanen drøftes hvert år i oktober på baggrund af årets erfaringer og resultater, samt de årlige budgetforhandlinger i Kommunalbestyrelsen. Særlige tilføjelser eller afvigelser fra resultatkontrakten i kontraktperioden kan aftales i forbindelse med udarbejdelse af den årlige handlingsplan, jf. pkt. 6. Kontrakten kan af parterne opsiges med 12 måneders skriftligt varsel. hvis der vedtages lovgivning m.v., som medfører væsentlige ændringer i parternes handlemuligheder, ved konstateret misligholdelse. Ved opsigelse af medarbejdere er funktionærloven gældende. Ved opsigelse af lejemål og andre kontraktlige forpligtelser, er disse aftaler gældende. Ved grov misligholdelse, f.eks. anvendelse af midler til uvedkommende formål, bortfalder kontrakten øjeblikkelig. Såfremt den misligholdende part inden fristens udløb redegør for, hvordan der kan rettes op på forholdet, og dette accepteres af modparten, fortsætter kontrakten uændret. Begge parter kan kræve erstatning i forbindelse med bortfald/opsigelse af kontrakten. Ansvarsgrundlaget og erstatningens beregning følger dansk rets almindelige regler om erstatningsansvar i kontrakter. Eventuelle uoverensstemmelser om forståelsen af denne kontrakt kan indbringes for byretten i Rønne, eller såfremt parterne er enige herom, Sø- & Handelsretten. 8. Ikrafttræden Resultatkontrakten træder i kraft den 1. januar 2017 og er uopsigelig frem til den 31. december 2019 (dog jf. pkt. 7). Såfremt der er enighed mellem kontraktens partner, kan der foretages justering af leverance og/eller økonomi inden for kontraktperioden jf. pkt. 6 og 11. 8

9 Rønne, den Bornholms Regionskommune Rønne, den Destination Bornholm 9