Referat af organisationsbestyrelsesmøde torsdag 28. april 2016 kl i fælleshuset Blommegrenen, Ejby.

Transkript

1 Boligforeningen Lillebælt Bestyrelsen Referat af organisationsbestyrelsesmøde torsdag 28. april 2016 kl i fælleshuset Blommegrenen, Ejby. Til stede var: Alex Gren (AG), Karin Gregersen (KG), Paw Nielsen (PW), Lis Frankfurth (LF), Lene Jensen (L J) Lis Sørensen (LS), Mogens K. Hansen (MH), Finn Graversen (FG), Ruth Christensen (RC), Grethe Hansen (GH) indtil punkt 5 og Birte Just (BJ) Fraværende: Driftsassistent: Fra Boligkontoret Danmark: Ingen Christian Ramon Nielsen Jan Olrik og Helle Duus Andresen Line Klelund Højsgaard deltog indtil punkt 5 samt punkt 15. Referent: Helle Duus Andresen Mødet hævet kl.: Velkomst ved organisationsbestyrelsesformand Alex Gren 1. Godkendelse af dagsorden af mødet den og referat af mødet den : Dagsorden af mødet den og referat af mødet den blev godkendt. Punkt 15: Genhusning Solgården blev behandlet umiddelbart efter punkt 5, således at Line Klelund Højsgaard også kunne være til stede under behandling af dette punkt. 2. Beslutnings- og aktivitetsoversigt Beslutnings- og aktivitetsoversigten var fremsendt med oplæg til dagsordenen : Beslutnings- og aktivitetsoversigten blev taget til efterretning 3. Godkendelse af afdelingsbudgetter Line Klelund Højsgaard orienterede om de udsendte afdelingsbudgetter for alle afdelingerne i Boligforeningen Lillebælt og gennemgik de væsentligste ændringer i budget 2016/2017 sammenlignet med budget 2015/16.

2 Oversigt over ændring i huslejen: Afd. % , ,46* 15 1,19 3 1, ,63* 4 1, ,29* 18 2,21* 6-1,88* 21 1,95 7 1, ,4 8 0, , : Afdelingsbudgetterne for 2016/17 blev behandlet og godkendt af organisationsbestyrelsen. Budgetterne formidles til beboerne til godkendelse på de ordinære afdelingsmøder. 4. Behandling og godkendelse af råderetskatalog Råderetsudvalget havde udarbejdet et forslag til et råderetskatalog, som bestyrelsen behandlede, inden det skal behandles og godkendes af de respektive afdelingsmøder : Bestyrelsen godkendte det fremførte råderetskatalog med få ændringer. Det tilrettede råderetskatalog sendes til Line Klelund Højsgaard, der herefter sender råderetskataloget til behandling ved afdelingsbestyrelserne, inden det behandles af afdelingsmøderne. Det var udvalgets ønske, at det nye råderetskatalog blev udleveret til alle, sammen med Boligkontoret Danmarks folder Indret dig som du vil da den supplerer råderetskataloget godt. Helle Duus Andresen undersøger, om folderen Indret dig som du vil kan blive udsendt sammen med lejekontrakten med tilhørende dokumenter. 5. Orientering ved formanden Formanden orienterede om: 1. spadestik LAR-projekt den 7. marts 2016 i Bøgeparken og Klyngerne

3 Der har været møde med Landsbyggefonden den 12. marts 2016 vedr. besigtigelse af boligerne på Søborg Allé og Sønder Allé. Der skal udarbejdes en redegørelse fra et ingeniørfirma med en mere detaljeret beskrivelse af projektet. Formands- og Næstformandsmøde den 5. april Møde med Middelfart Kommune vedr. boliger, der forbeholdes flygtninge. Skema A er udarbejdet vedr. renovering af 4 boliger i Solvænget, hvor anskaffelsessummen i alt udgør kr. 1.8 mio. Beboerne skal på et ekstraordinært afdelingsmøde godkende renoveringen. Det er ikke nødvendigt at renovere fælleshuset i Knorreløkken lige pt : Orienteringerne blev taget til efterretning. Bestyrelsen besluttede at godkende renoveringen af 4 boliger i Solvænget. Der blev besluttet, at Christian Ramon Nielsen arrangerer, at bygge- og renoveringsudvalget samt afdelingsbestyrelsen ser 2 af boligerne i Solvænget, inden de istandsættes og når boligerne er renoveret, afholdes der Åbent Hus, hvis afdelingsbestyrelsen er interesseret. 6. Orientering ved administrationen Helle Duus Andresen orienterede om: Som meddelt pr. mail er Jan Olrik nu driftschef for hele Boligforeningen Lillebælt. Der har været afholdt afdelingsbestyrelsesformandsmøde den 14. april 2016 i Melfarparken, hvor der var en fremvisning af afdelingens affaldssystem; molokkere. Der har været afholdt Lokalrådsmøde den 20. april 2016, hvor Birte Just blev valgt til Beboerdemokratiudvalget, Karin Gregersen og Lene Jensen til Kommunikationsudvalget og Finn Graversen blev valgt til Bygge-, teknik- og energiudvalget. Opdatering af bestyrelsen på hjemmesiden, herunder skal det afklares om bestyrelsesmedlemmerne ønsker adresse, tlf.nr., adresse på hjemmesiden. Der afholdes møde omkring seniorbofællesskaber i Føns på Føns Skole den 31. maj kl Der er nu udarbejdet en redegørelse vedr. antenneregnskabet i afdeling 01, 02 og : Orienteringerne blev taget til efterretning. Der var forslag om, at der til det kommende afdelingsbestyrelsesformandsmøde udpeges en mødeleder, således at Line Klelund Højsgaard har mulighed for at tage noter til referatet. Alle skrivelser som sendes til afdelingsformanden sendes også til hele afdelingsbestyrelsen. 7. Udlejning Status på boliger i tomgang pr. 21. april 2016 (7. marts 2016) 1 (0) ledig bolig Svalevej 1 (0) ledig bolig Østergade 2 (0) ledige boliger Nygade 0 (1) ledig bolig Bøgeparken

4 0 (1) ledig bolig Skolevej 0 (1) ledig bolig Kirkevej 1 (1) ledig bolig Knorreløkken 1 (1) ledig bolig Fredensgade 1 (0) ledig bolig Kirsebærhaven 7 (5) ledige boliger i alt : Orienteringerne blev taget til efterretning. Det blev foreslået, at boligerne opslås på Facebook. 8. God selskabsskik - Følg og forklar : Bestyrelsen behandlede og godkendte God selskabsskik følg og forklar. Bilag var vedlagt indkaldelsen. 9. Fælleshuse Driften af fælleshusene bliver i dag betalt af alle afdelingerne, og da alle beboere har mulighed for at leje fælleshusene kunne det være oplagt, at der var mere ensartede priser ved udlejning af fælleshusene. Der er lavet en samlet oversigt over fælleshusene : Der blev nedsat et fælleshusudvalg, bestående af Lis Frankfurth, Lene Jensen og Karin Gregersen, der udarbejder et oplæg til et fælles regelsæt for udlejning af fælleshusene. 10. Tilbud om rådgivning i bekymringssager udsatte beboere Rådgivningsfunktionen blev startet op i marts Det er en støttefunktion for kollegaer og bestyrelser, som har til formål at øge handleberedskabet i sager, hvor udsatte beboere skaber bekymring eller problemer i afdelingerne. Det kan være situationer hvor; der er tydelige tegn på at en beboer eller familie mistrives der er en beboer, der udviser en adfærd som kan skabe utryghed og mistrivsel i boligområdet der gentagne gange er klager over samme beboer/familie : Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning 11. Implementering af konfliktmæglerfunktionen Boligkontoret Danmark tilbyder konfliktmægling i sager mellem beboere, beboere og bestyrelsen og bestyrelsen imellem. Konfliktmægling kan være en effektiv måde at få ændret adfærden hos

5 mennesker, når forståelser og fjendebilleder præger opfattelsen af naboen. Det skal bidrage til at øge trivslen i afdelingerne og samtidig bidrage til sparet tid på afdelingskontoret til behandling af tilbagevendende klager mellem to eller flere parter : Bestyrelsen besluttede, at udgiften til konfliktmægling pålægges boligforeningen. Der blev ikke afsat et rammebeløb, da der ikke forventes at komme mange sager. Ved regnskabsårets afslutning evalueres udgiften til konfliktmægling. Der blev besluttet, at administrationen rekvirerer konfliktmægleren efter forudgående aftale med formand Alex Gren. 12. Implementering af Råd til husleje Projekt Stop udsættelser blev igangsat i 2011 i 5 af Boligkontorets selskaber. Projektet havde til formål at nedbringe antallet af udsættelser, som har store omkostninger både menneskeligt og økonomisk. Således koster én udsættelse i gennemsnit omkring kr. for boligselskabet. I projektets løbetid er antallet af udsættelser faldet med mere end 60% i de involverede boligselskaber, hvilket har medvirket til betydelige besparelser : Bestyrelsen tog BDK s restancepolitik til efterretning, herunder at der kan indgås afdragsordninger med beboere i forbindelse med Råd til husleje. Endvidere godkendte bestyrelsen, at det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemål dækkes af dispositionsfonden samt at udgiften til det udvidede rådgivningsforløb dækkes af dispositionsfonden. 13. Orientering fra afdelingerne og status på viceværterne Jan Olrik orienterede om afdelingerne og viceværterne: Polygon Aftalen kører som den skal, og der har kun været få opkald. Status på afdelingerne. Afd. 1: Det er aftalt med kommunen, at der bliver sat 370 l spande op på stratetiske placeringer i Solvænget/Svalevej. Placeringerne er efter oplæg fra afd. bestyrelsen. Nuværende spande forsvinder. Opstart hurtigst muligt. Rotteproblematikken ligger hos Landsbyggefonden. Vi har p.t. 3 tomme lejligheder, som vi forhåbentligt kan renovere hurtigst muligt. Der indkaldes til ekstraordinært beboermøde med henblik på godkendelse af renovering af lejligheder samt facaderenovering. Afd. 2: LAR projekt kører efter planen. Afd. 3: LAR kører også her -sammenkøres med Bøgeparken. Der er infomøde til det ordinære beboermøde. Afd. 4: Vi arbejder på oplæg til renovering af fælleshus. Afd. 5: Badeværelses projekt i Bredgade er under opstart/beskrivelse. Afd. 6: Der arbejdes på afklaring omkring sidebygning -med kommunen (Gelsted by vej 1)afventer. Afd. 7: Carportrenovering i Kirsebærhaven -beskrivelse udføres til foråret. Rønnebærhaven -carporte udbydes til foråret. Landbogaarden renoveres for kr Beskrivelse pågår.

6 Afd. 8: Intet at berette. Afd. 9: Rådgiver (Frede Nielsen) laver projekt beskrivelse. Afd. 11: Der arbejdes på legeplads -samt økonomi til vaskerier. Afd. 13: Vi arbejder med løftesystemer på molokker. Afd. 14: Beskrivelse er færdig i uge 6. forventet opstart uge 15. Afd. 15: Der er oprettet nye hegn ved ungdomsboligerne. Afd. 16: Viceværterne har overtaget trappevasken. Kælderrum under fælleshus lukkes af og der etableres. nye rum i huset ved siden af fælleshuset. Afd. 17: Intet at berette. Afd. 18: Intet at berette. Afd. Strib: Intet at berette. Tiltag Der er lavet aktivitetsplaner for blåt team. Der er lavet aktivitetsplaner for grønt team. Plejeplaner er næsten færdige i Strib Vi er i gang med Task Force. Salg/køb af maskiner/biler De to Belos traktorer sælges. Den "gamle" traktor i Strib er solgt. Der er indkøbt en ny Stiga med kost. Viceværtkontorer/værksted : Orienteringerne blev taget til efterretning. Der blev vedtaget, at der skal holdes Åbent Hus på værkstedet i Søndergade i Nr. Aaby. Arrangementsudvalget står for koordinering af arrangementet vedr. Åbent Hus. Der blev vedtaget, Finn Graversen var ikke enig i denne beslutning, at boligforeningen ser på mulighederne i forhold til at tage flygtninge som praktikanter for Middelfart Kommune. Der afholdes møde vedr. renovering af Landbogården samt håndteringen af affald fra Landbogården. 14. Bemanding af kontor, Brovejen Bestyrelsen drøftede den fremtidige bemanding af kontoret på Brovejen : Bestyrelsen besluttede, at lukke kontoret på Brovejen med udgangen af juni måned, herefter sættes der skilt på døren, at kontoret er lukket. Beboerne vil blive orienteret på de kommende beboermøder, at kontoret er lukket, og det vil herefter fremgå af referaterne fra afdelingsmøderne. 15. Genhusning - Solgården Helle Duus Andresen meddelte, at flere af beboerne fra Solgården, der har fået genhusning, ønsker at få permanent genhusning.

7 : Bestyrelsen behandlede og besluttede, at de beboere fra Solgården i Nr. Aaby, der er blevet genhuset må blive boende i lejemålet, som de er blevet tildelt. Det vil sige, at der i de aktuelle tilfælde vil blive suspenderet fra ventelisten. 16. Nyt fra udvalg Nyt fra følgende udvalg: Forretningsudvalg: Kommende møder: 6. juni kl Bygge- og renoveringsudvalg Jan Olrik indkalder til kommende møde. Markedsføringsudvalg, herunder nyhedsbrev, hjemmesider og Facebook: Nyhedsbrev, Årgang 1, nr Input til nyhedsbrev modtages gerne. Der vil blive lavet en konkurrence vedr. nyt navn til Nyhedsbrevet. Udvalget tager på en Tour de Boligforeningen Lillebælt d. 24. maj, hvor alle afdelinger besøges. Er i gang med at forberede Bolig- og Livsstilsmessen til efteråret. Der er ændringsforslag til markedsføringsplanen, som vil blive rettet. Aktivitets, arrangements- og generalforsamlingsudvalg: Visionsudvalg: Helle Duus Andresen indkalder til kommende møde. Målsætningsudvalg: Næsten alle målsætninger er færdigbehandlet af udvalget. Flygtningegruppen: Middelfart Kommune har tilbudt at oversætte husorden og vedligeholdelsesreglement på i alt 3 sprog Råderetsudvalget : Bestyrelsen besluttede, at bevillige kr til til et weekendophold vedr. konkurrencen til nyt navn til Nyhedsbrevet. Alle informationsskrivelser sendes til Markedsføringsudvalget til orientering. På næstkommende fælles afdelingsbestyrelsesformandsmøde drøftes hvilke husordener og vedligeholdelsesreglementer, der skal oversættes.

8 17. Møderække Der afholdes følgende møderække: Mødet torsdag den 19. maj 2016 kl aflyses. Boligkontoret Danmarks repræsentantskabsmøde den 11. juni 2016 i København. Tirsdag den 14. juni 2016 kl Eventuelt Bestyrelsens underskrifter: Alex Gren Karin Gregersen Finn Graversen Formand Lene Jensen Paw Nielsen Lis Sørensen Mogens. K. Hansen Lis Frankfurth Ruth Christensen Margrethe Hansen Birte Just Pedersen