MASCOT SmartStore Quick guide Administrator / customer ver3,0

Transkript

1 ver3,0 Indhold Opret en samleordre... 2 Returner markeret ordre til medarbejder... 7 Vedligehold medarbejderdata... 9 Pointoversigt / tilskrivning Opret en ny medarbejder Lås en medarbejder Find en medarbejderordre Bestilling af produkter som ikke er i medarbejderens sortiment Egne notater: Marts 2012 side 1 af 20

2 Opret en samleordre MASCOT SmartStore Quick guide En samleordre er en gruppe af medarbejderordre, som afsendes samlet til Mascot. Gå i hovedmenuen Indkøbsordrer Klik på Samleordrer Klik på Opret samleordre for flere ordrer November 2012 side 2 af 20

3 Her har du, i boksen Tilgængelige ordrer, en oversigt over de medarbejderordrer, som er kommet til dig. Kolonnerne fra venstre viser ordrenummer, medarbejdernummer, navn, rolle, tilvalg af privat levering (ikke muligt) og ordrens totale beløb i kr. Nederst på siden ses en sum af alle tilgængelige ordre. November 2012 side 3 af 20

4 Marker den eller de ordrer, som skal frigives til Mascot November 2012 side 4 af 20

5 Klik på så overfører du dine ordrer til Samleordrer boksen. Påfør rekvisitionsnummer, (stationsnummer og initialer på den person, som skal kontere faktura efter levering af beklædningsgenstanden) i feltet Forhandler rekvisitionsnr. som vist (skal udfyldes) og udfyld feltet Kunde rekvisitionsnr. med dit eget rekvisitionsnummer og klik herefter på Frigiv. Nu har du frigivet din samleordre til Mascot. Angiv evt. en anden leveringsdato ved at klikke på kalender ikonet, hvis du ikke ønsker ordren leveret hurtigst muligt. November 2012 side 5 af 20

6 Hvis du ønsker, at gemme ordren til senere håndtering, skal du vælge Parkér. En parkeret ordre er ikke sendt til Mascot. Du får nu en bekræftelse, med et samleordrenummer. Det er din bekræftelse på at din ordre er modtaget hos Mascot. Hvis ordren indeholder produkter som Mascot ikke skal leverer, vil der blive sendt en mail til din Mascot forhandlers salgsafdeling, indeholdende de nødvendige oplysninger om de produkter, som medarbejderen har bestilt. November 2012 side 6 af 20

7 Returner markeret ordre til medarbejder Når en medarbejderordre er afsendt til dig, skal du være opmærksom på, at du ikke har mulighed for at rette i den. Det er udelukkende medarbejderens ansvar. Derfor er du nødt til, at returnere ordren til medarbejderen hvis der skal rettes, slettes eller tilføjes noget på ordren. Marker den eller de ordrer, som du ønsker at returnerer til din medarbejder. Når medarbejderen har foretaget sine ændringer, frigiver han ordren til dig igen. November 2012 side 7 af 20

8 Før ordren i Samleordrer boksen marker med et flueben og klik på Returner markeret ordre til bestiller. Den markerede ordre vil nu blive sendt retur til medarbejderen som får en mail der fortæller at ordren er returneret af dig. November 2012 side 8 af 20

9 Vedligehold medarbejderdata Gå i hovedmenuen Brugere derefter vælges Medarbejdere Du får nu en oversigt over dine medarbejdere. Nederst på siden kan du bladre dig frem og tilbage til de næste sider. Klik på Ret November 2012 side 9 af 20

10 Du får nu mulighed for at ændre oplysningerne i de åbne felter. Når du har ændret oplysninger klikker du Gem OBS Hvis du sletter en medarbejder, sletter du al bestillingshistorikken, altså også alle de data, størrelser, produkter mm., der er indtastet på medarbejderen. Det kan derfor være en bedre ide, at bruge Lås funktionen, se side 13. Husk at det ikke er muligt at rette eller genbruge et medarbejdernummer. Pointoversigt / tilskrivning De point, som du ser på medarbejderlisten, er det aktuelle antal som den enkelte medarbejder pt. har til rådighed. Pointene bliver vedligeholdt med automatisk tilskrivninger hvert kvartal. Du kan selvfølgelig rette i pointene manuelt hvis der er behov for det. I samme øjeblik du gemmer dine rettelser træder de i kraft hos medarbejderen. Såfremt du skal fratrække eller tilskrive point til en medarbejder, skal du angive den nye saldo i feltet point/beløb. Der bliver ført en log over pointtilskrivningen og der er ligeledes mulighed for at noterer hvorfor der er tilført ekstra på en konto i tekstfeltet. November 2012 side 10 af 20

11 Opret en ny medarbejder Gå i hovedmenuen Brugere vælg herefter Medarbejdere Klik på Ny medarbejder November 2012 side 11 af 20

12 Udfyld alle felter og klik på Gem. Når du gemmer afsendes der straks en mail til medarbejderen med login oplysninger. Kassemærkning: dækker over den tekst, som står uden på din medarbejders kasse label, følgeseddel og på faktura. Hvis du sætter flueben i Firmaadministrator betyder det, at du giver din medarbejder samme rettigheder som dig selv. Dvs. at han kan logge på firmaets konto og eks. frigive ordrer. Rolle: Vælg den rolle, som medarbejderen tilhører. Rollen definere det produktkatalog som medarbejderen skal kunne se når han logger på for at bestille. November 2012 side 12 af 20

13 Lås en medarbejder MASCOT SmartStore Quick guide Med funktionen Lås/Lås op, kan du forhindre en medarbejder i at benytte sin konto, f.eks. i forbindelse med sæsonarbejde eller orlov. Du bevarer således alle din medarbejders data, til han starter igen, men uden at han kan bestille på kontoen. Gå i Hovedmenuen Brugere og vælg menuen Lås/Lås op Hvis en medarbejder har glemt sit password og forsøger at logge sig ind uden held 4 gange vil kontoen af sikkerhedshensyn blive låst. Medarbejderen vil så få denne besked: November 2012 side 13 af 20

14 Du kan låse medarbejderen op med funktionen Lås/Lås op, som beskrevet nedenfor. Du kan bladre medarbejderlisten igennem eller søge ud på brugernummeret. Klik på Lås for at deaktivere en medarbejderkonto Klik på Lås op for at gøre en medarbejderkonto aktiv igen. Du har desuden mulighed for at låse alle medarbejdere på én gang. November 2012 side 14 af 20

15 Find en medarbejderordre Hvis du ønsker, at se en medarbejderordre skal du gøre følgende. Gå i menuen Indkøbsordrer og vælg Medarbejderordre. November 2012 side 15 af 20

16 Her får du mulighed for at få et overblik over dine medarbejderordrer sorteret i dato orden. Som udgangspunkt vises altid ordrer for de sidste 2 måneder. Du kan ændre intervallet ved at klikke på kalenderen for Startdato. Se længere nede. Ønsker du, at se en bestemt medarbejderordrer klikker du på Vis ordre. Så folder ordren sig ud og du får to faneblade med ordreinformationer. På faneblad Ordrerinfo finder du produktinformationer. På fanebladet Detaljer finder du leveringsmæssige detaljer om ordren. Det er også her du kan se om der er til valgt serviceydelser, samt hvis medarbejderen har valgt at få personnavn på produktet. Hvis du ønsker, at få et samlet overblik over en medarbejders ordrer markerer du Bruger Id. Udvælg din medarbejder enten via navn eller via medarbejdernummer. Vælg herefter Vis ordrer. Du vil nu få de ordre at se, som pågældende medarbejder har frigivet til dig. November 2012 side 16 af 20

17 Skal du forlænge din dato søgning, skal du ændre startdatoen ved at klikke på kalender ikonet, klik på den dato du ønsker. Du kan skifte måned ved at klikke på pilene ved siden af månedens navn. Klikker du på måneden, skifter billedet til en månedsoversigt, og klikker du igen på året skifter billedet til er årsoversigt. Du vælger nu året og så kører processen baglæns indtil du har valgt den ønskede dato. Hvis du ønsker, at se om en medarbejder har parkeret en ordre, dvs. lavet en ordre, som endnu ikke er afsendt til dig, så vælg i stedet Parkerede ordrer Søgningen foregår på den samme måde som da du søgte frigivne ordrer. November 2012 side 17 af 20

18 Bestilling af produkter som ikke er i medarbejderens sortiment Hvis en medarbejder ønsker et produkt, som ikke er i pågældendes sortiment, skal bestillingen godkendes af nærmeste leder og foregå via en administrator. Log in på din administrator konto. På startsiden finder du menuen Ny ordre. Herfra kan du bestille alle de produkter som din forhandler har lagt ned på dit niveau. Du skal dog være opmærksom på at det, som du bestiller herfra, ikke bliver fratrukket medarbejderens rådigheds saldo. Det skal du ind og håndtere manuelt. (se side 10) November 2012 side 18 af 20

19 Selve ordrebestillingen foregår på samme måde som når medarbejderen selv bestiller. Husk at udfylde Kassemærkning med medarbejderens navn og nummer, inden du frigiver ordren til samleordre. November 2012 side 19 af 20

20 Egne notater: MASCOT SmartStore Quick guide November 2012 side 20 af 20