Intern kommunikation

Transkript

1 Helle Kryger Aggerholm Birte Asmuß Marianne Grove Ditlevsen Finn Frandsen Winni Johansen Peter Kastberg Anne Ellerup Nielsen Christa Thomsen Forside Intern kommunikation under forandring 1 DEN KOMMUNIKERENDE ORGANISATION

2 Den kommunikerende organisation Referee Board Anne-Marie Søderberg, Copenhagen Business School Helle Alrø, Aalborg Universitet Jesper Højberg, Advice A/S Kim Schrøder, Roskilde Universitet Lars Thøger Christensen, Syddansk Universitet Preben Sepstrup, Sepstrup Kommunikation og Medier Anne Katrine Lund, AKL Kommunikation Roy Langer, Corporate Communication Consult Redaktion Winni Johansen, Handelshøjskolen, Århus Universitet Finn Frandsen, Handelshøjskolen, Århus Universitet Henrik Merkelsen, Copenhagen Business School Henrik Schjerning, Samfundslitteratur 2

3 Helle Kryger Aggerholm, Birte Asmuß, Marianne Grove Ditlevsen, Finn Frandsen, Winni Johansen, Peter Kastberg, Anne Ellerup Nielsen og Christa Thomsen Intern kommunikation under forandring Samfundslitteratur 3

4 Helle Kryger Aggerholm, Birte Asmuß, Marianne Grove Ditlevsen, Finn Frandsen, Winni Johansen, Peter Kastberg, Anne Ellerup Nielsen og Christa Thomsen Intern kommunikation under forandring 1. udgave 2009, 4. oplag 2014 Samfundslitteratur, 2009 Omslag: Annette Borsbøl, Imperiet Sats: SL grafik Tryk: Narayana Press, Gylling Trykt bog ISBN: E-bog ISBN: Samfundslitteratur Rosenørns Allé Frederiksberg C Tlf Fax [email protected] Alle rettigheder forbeholdes. Kopiering fra denne bog må kun finde sted på institutioner, der har indgået aftale med COPY-DAN, og kun inden for de i aftalen nævnte rammer. Undtaget herfra er korte uddrag til anmeldelse. 4

5 Indholdsfortegnelse Forord... 9 DEL 1: INTERN KOMMUNIKATION, ORGANISATION OG LEDELSE Intern kommunikation, organisation og ledelse Paradigmer, grundopfattelser, begreber og teorier Indledning Forskning i intern kommunikation mellem funktionalisme og konstitutionalisme Tema med variationer (1): Grundopfattelser af kommunikation Tema med variationer (2): Grundopfattelser af organisation Tema med variationer (3): Grundopfattelser af ledelse Afslutning DEL 2: DEN STRATEGISKE RAMME FOR INTERN KOMMUNIKATION Organisationens mission og vision statement Kommunikation af formål, ambition og værdier Mission and vision impossible? Det strategiske perspektiv: Hvad er formålet med organisationen? To eksempler: Royal Unibrew og Mariagerfjord Kommune Mission og vision statements: Fra definition til funktion Hvordan producerer man et mission og vision statement? Og nu til værdigrundlaget Hvad er en værdi? Hvilken rolle spiller værdier i en organisation? Hvordan kommunikerer man et værdigrundlag? Tilbage til virkeligheden Afslutning Fra kommunikationsplanlægning til kommunikationspolitik Introduktion: Kommunikationsplanlægning en nyere disciplin

6 Det kommunikationsteoretiske grundlag for kommunikationsplanlægning Hvad er integreret kommunikationsplanlægning? Niveauer i kommunikationsplanlægningsprocessen Reception og måling af intern kommunikation Måling og (intern) kommunikation Måling som nøglen til forbedring Måling af intern kommunikation: Processen Måling af intern kommunikation: Modtageren Tilfredshedsskema ComSat Critical incident-teknikken Case: Strategisk måling af intern kommunikation hos Novozymes DEL 3: INTERN KOMMUNIKATION PÅ ORGANISATIONSPLAN Det daglige formelle interne kommunikationsflow Hverdagens interne kommunikation Dagligt, formelt, internt Fra organisation til kommunikation Kommunikation i organisationen Fire struktureringsprincipper for internt kommunikationsflow Case: Intern kommunikation hos DONG Energy Intranettet Indledning Hvad er et intranet? Intranettets mediespecifikke egenskaber Intranettets organisatoriske forankring Intranettets rolle og funktion Kommunikationsstrategiske overvejelser på intranettet Afslutning Case: Jyske Banks intranet Personalebladet Journalistik i virksomhedens tjeneste Personalebladet i virksomhedens strategiske kommunikation Mediemæssige aspekter Funktionelle aspekter Personalebladet som corporate journalism Personalebladets redaktionelle rammebetingelser

7 Præsentation af et personaleblad fra virksomheden DONG Energy Årsrapporten I spændingsfeltet mellem det interne og det eksterne Årsrapporten begreb og betydning På tærsklen mellem intern og ekstern kommunikation Lovmæssigt grundlag Årsrapporten, investor relations og PR Makrostruktur Case: Årsrapporten hos Novo Nordisk A/S DEL 4: INTERN KOMMUNIKATION PÅ INDIVIDPLAN Rekrutteringskommunikation Faser, krav og forventninger Rekrutteringskommunikation og intern kommunikation Jobannoncen Ansættelsessamtalen Introduktionsforløb for nye medarbejdere Centrale udfordringer til organisationens rekrutteringskommunikation Case: Jobannoncer og værdikommunikation i Region Syddanmark og andre organisationer Medarbejderudviklingskommunikation Tendenser og udfordringer Hvad er en MUS? MUS i Danmark MUS som strategisk værktøj Et personalepolitisk instrument under forandring: Fra præstationsevaluering til kompetenceudvikling Aktørerne i MUS Før, under og efter MUS MUS vs GRUS MUS: Udviklinger og udfordringer Case: Dansk Byggeris gode råd til medarbejderudviklingskommunikation Afskedigelseskommunikation Balancen mellem afskedigede og tilbageværende medarbejdere

8 Afskedigelsernes udbredelse Betydningen af afskedigelser Genforhandling af den psykologiske kontrakt Afskedigelser og den interne kommunikation Afskedigelseskommunikationens elementer Den interne varsling af afskedigelser Afskedigelsessamtalerne Efterfølgende støtte fra organisationen Centrale udfordringer i forhold til afskedigelsessamtalen Case: TDC s håndtering af den vanskelige afskedigelsesproces DEL 5: INTERN KOMMUNIKATION UNDER FORANDRING Intern kommunikation under forandring Integration, netværk og øget strategisk tænkning Grænsen mellem intern og ekstern kommunikation bliver mere udflydende Professionalisering øget strategisk tænkning Den teknologiske udvikling Globaliseringen og internationaliseringen af arbejdspladsen Tilbage til Grundfos Intern kommunikation på vej hvorhen? Litteratur Bogens forfattere Stikordsregister

9 Forord Denne lærebog er skrevet af en række undervisere og forskere i og omkring Center for Virksomhedskommunikation på Handelshøjskolen, Aarhus Universitet. Baggrunden for bogen er dobbelt. For det første ønskede vi at skrive en ny lærebog til faget Intern Kommunikation på BA-studiet i Sprog og Kommunikation på Handelshøjskolen, Aarhus Universitet, hvor vi igennem efterhånden mange år har manglet lige netop den lærebog, som har alt det med, vi gerne vil undervise i. Men det betyder selvfølgelig ikke, at bogen ikke kan benyttes af andre undervisere til andre fag på andre læreanstalter eller af praktikere, der gerne vil have en mere teoretisk eller forskningsbaseret indsigt i intern kommunikation. For det andet ønskede vi at skabe mere samarbejde mellem de undervisere og forskere, der i dag står opført som bogens forfattere. Og hvad er mere samarbejdskrævende end at være en større gruppe af mennesker, der skal skrive en lærebog sammen! Formålet med Intern kommunikation under forandring er at give en teoretisk og praktisk indføring i de tekster, genrer og kommunikationsformer, som intern kommunikation i private og offentlige virksomheder eller organisationer typisk består af. Hovedsigtet er de taktiske og operationelle aspekter af intern kommunikation, men bogen giver også en kort indføring i relevante elementer af teorier om strategi, ledelse og organisation. Bogen dækker endvidere også former for intern kommunikation, som ikke nødvendigvis varetages af virksomhedens eller organisationens kommunikationsafdeling. Det gælder f.eks. erklæringerne om mission, vision og værdigrundlag, der som regel udformes af direktionen eller bestyrelsen. Og det gælder rekrutteringssamtaler, medarbejderudviklingssamtaler og afskedigelsessamtaler, der som regel varetages af HR-afdelingen. Det siger noget om bogens bredde. Bogens målgruppe er BA- og kandidatstuderende på de mange nye kommunikationsuddannelser, som er dukket op på danske læreanstalter fra og med årtusindskiftet. Men som allerede antydet vil bogen forhåbentlig også kunne læses med stort udbytte af mange andre mennesker. 9

10 Intern kommunikation under forandring består af fem dele, der til sammen rummer tolv kapitler. Del 1 (kapitel 1) beskæftiger sig med paradigmer, grundopfattelser, begreber og teorier inden for studiet af intern kommunikation, organisation og ledelse. Del 2 (kapitel 2-4) har fokus på den strategiske ramme for den interne kommunikation (mission og vision statement, værdigrundlag, kommunikationspolitik, kommunikationsplanlægning, reception og måling af intern kommunikation). Del 3 (kapitel 5-8) beskæftiger sig med tekster, genrer og kommunikationsformer i den interne kommunikation på organisationsplan (det daglige formelle flow, intranettet, personalebladet og årsrapporten). Del 4 (kapitel 9-11) beskæftiger sig tilsvarende med tekster, genrer og kommunikationsformer på individplan (rekrutteringskommunikation, medarbejderudviklingskommunikation og afskedigelseskommunikation). Del 5 (kapitel 12) retter blikket mod fremtiden og stiller spørgsmålet: Hvordan vil den interne kommunikation i private og offentlige virksomheder eller organisationer tage sig ud om fem eller ti år? Intern kommunikation er nemlig på ingen måde en statisk størrelse, men er netop som den sidste del af bogens titel antyder konstant under forandring. Bogen inddrager mange aspekter af intern kommunikation, men vi har selvfølgelig langt fra kunnet dække alt. Der er f.eks. ikke kapitler om den uformelle kommunikation (rygter og sladder) eller om organisationens arkitektoniske rum, som også spiller en vigtig rolle. Der er heller ikke kapitler om anvendelse af de nye sociale medier i den interne kommunikation eller om forandringskommunikation og intern krisekommunikation, hvor det er vigtigt med et strategisk perspektiv. Vi håber dog at kunne råde bod på disse mangler i den næste udgave af bogen. Alle bogens tolv kapitler indeholder cases fra private og offentlige virksomheder eller organisationer i Danmark. Nogle af disse cases er beskrevet på blot en enkelt side, andre over mange sider, men fælles for dem alle er, at de illustrerer vigtige aspekter og mangfoldigheden af den interne kommunikation. Intern kommunikation under forandring er skrevet af en forfattergruppe, hvor alle hæfter for bogen som helhed. Men nogle forfattere har haft mere at gøre med nogle kapitler end andre. Helle Kryger Aggerholm er ansvarlig for kapitel 11 og medforfatter på kapitel 12, Birte Asmuß er ansvarlig for kapitel 10 og medforfatter på kapitel 12, Marianne Grove Ditlevsen er forfatter til kapitel 4 og 8, Finn Frandsen og Winni Johansen er forfattere 10