Referat Den 7. september Glostrup, den 8. september 2016

Transkript

1 Glostrup, den 8. september 2016 Referat Den 7. september 2016 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl Søborg Deltagere: Erik Andersen formand (EA) Birgith Hansen næstformand (BH) Dorte Pihl Madsen bestyrelsesmedlem (DPM) Birgit K. Nielsen bestyrelsesmedlem (BN) Henrik Segato bestyrelsesmedlem (HS Afbud Gunnar Christensen bestyrelsesmedlem (GC) Afbud Mette Lønberg bestyrelsesmedlem (ML) Per Nielsen bestyrelsesmedlem (PN) Kurt Kristensen bestyrelsesmedlem (KK) Afbud Lars Hansen bestyrelsesmedlem (LH) Per Nygaard bestyrelsesmedlem (PEN) Tommy Torbjørnsen suppleant for Lars Hansen Kasper Nørballe Per Dige Lisbeth Kristensen direktør driftschef sekretær Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde (bilag 1 og 2) 2. Revisionsprotokol 3. Gladsaxe Kommunes godkendelse af regnskaberne 2014/15 4. Revisionsundersøgelse af attestationsreglerne (bilag 3) 5. Revisoremner 6. Hævd på areal i Marielyst 7. Planlægning af GAA Dagen (bilag 4) 8. Status erhvervslejemål 9. Udlejningssituation (bilag 5) 1

2 10. Orientering om Kildevængets Børneinstitution 11. Mageskifte af areal ved Kildevængets Børneinstitution (bilag 6) 12. Status på LAR i Kildevænget (bilag 7) 13. Altaner i Bakkely (bilag 8, 9 og 10) 14. Konvertering af forbedringslån, Højebo og Bakkely 15. Tinglysning af fjernvarmerør i Kildevænget (bilag 11) 16. Samarbejdsaftale - optimering af varmeanlæg 17. Orientering fra administrationen 18. Styringsdialog (bilag 12 og 13) 19. Opsigelse af driftsfællesskabet 20. Nyt fra afdelingerne 21. Lukket punkt (bilag 14) 22. Sager til opfølgning 23. Eventuelt Erik Andersen bød velkommen til alle og meddelte, at han havde modtaget brev fra Mette Lønberg, der ønskede at udtræde af organisationsbestyrelsen med øjeblikkelig virkning. Da Mette Lønbergs suppleant ikke ønsker at indtræde i organisationsbestyrelsen, skal der indkaldes til et ekstraordinært repræsentantskabsmøde, med valg af et medlem til organisationsbestyrelsen. Mødet indkaldes når organisationsbestyrelsen har besluttet, hvilken revisor der skal indstilles til godkendelse i repræsentantskabet. Det blev aftalt, at man i forbindelse med afholdelse af det ekstraordinære repræsentantskabsmøde, eventuelt også skulle have et punkt på dagsordenen vedrørende GAAs vedtægter. 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. 2

3 Referat fra det elektroniske organisationsbestyrelsesmøde den 20. juni 2016 vedrørende Bakkelys kontrakt med YouSee. Referatet vedlægges som (bilag 1) Referat fra det elektroniske organisationsbestyrelsesmøde den 12. juli 2016 vedrørende valg af kapitalforvalter. Referatet vedlægges som (bilag 2). at referaterne godkendes og underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referaterne og formanden underskrev dem. 2. Revisionsprotokol Der er ikke kommet yderligere revisionsmateriale siden regnskaberne. at oplysningerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 3. Gladsaxe Kommunes godkendelse af regnskaberne 2014/15 Gladsaxe Kommune har ikke behandlet regnskaberne endnu. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 3

4 4. Revisionsundersøgelse af attestationsreglerne Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016 pkt. 5. På bestyrelsesmødet den 1. december 2015 besluttede organisationsbestyrelsen, at revisor i forbindelse med revisionen af regnskaberne 2014/15 skulle have fokus på attestationsreglerne og deres anvendelse. Det var meningen, at det skriftlige resultat af revisors undersøgelse skulle forelægges på bestyrelsesmødet den 22. februar 2016 og efterfølgende på repræsentantskabsmødet den 15. marts Resultatet af undersøgelsen blev ikke forelagt i skriftlig form på nogle af møderne, hvorfor formanden dagen efter repræsentantskabsmødet bad revisor oplyse, hvornår bestyrelsen får udleveret undersøgelsesresultatet. I mail af 23. marts 2016 meddeler revisor, at hans bud på en dato er 14 dage 3 uger efter påske (dvs. senest den 19. april 2016). Efter endnu en rykker den 6. maj 2016 meddeler revisor, at han håber, at han meget snart vil levere et udkast. Den 7. juni 2016 anmoder Deloitte om et komplet udtræk, hvilket fremsendes den 14. juni Den 12. juli 2016 har Deloitte fremsendt udkast til rapport i udkast til Erik Andersen og Kasper Nørballe. Administrationen har gennemlæst rapporten og er overordnet meget tilfreds med resultatet, der viser at over 95% af alle fakturaer er behørigt attesteret. Administrationen har på baggrund af rapportens eksempel nederst på side 8 skærpet proceduren for ompostering af fakturaer vedrørende forsikringssager, således at dette altid skal ske via en skriftlig anmodning fra driftschefen, og at anmodningen skal vedlægges som bilag til posteringen. Udkast til rapport om boligorganisationens procedurer for godkendelse af udgiftsbilag til betaling vedlægges som (bilag 3). 4

5 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der var ikke enighed om, at rapporten ubetinget kunne give anledning til at være tilfreds. Det var forventet, at administrationen havde forholdt sig til samtlige anbefalinger i rapporten og kommet med forslag til forbedringer, herunder forslag til udarbejdelse af forretningsgange for attestation af boligorganisationens udgiftsbilag. Punktet tages op igen på næste organisationsbestyrelsesmøde, hvor administrationen på baggrund af rapportens anbefalinger m.m., vil fremlægge konkrete forslag til nye forretningsgange og tiltag i forbindelse med attestation. 5. Revisoremner På organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016 blev det besluttet, at Henrik Segato og Erik Andersen skulle undersøge mulighederne for anden revisor. Erik Andersen og Henrik Segato vil på mødet give en mundtlig status på sagen. at organisationsbestyrelsen tager stilling til revisorskifte. Erik Andersen fortalte om de tiltag der var blevet gjort vedrørende undersøgelse af nye revisoremner. Når udvalget har besluttet, hvilke 3 revisoremner man ønsker at indhente tilbud fra, vil udvalget anmode administrationen om at kontakte revisionsfirmaerne for modtagelse af tilbud på revision af GAA. Når udvalget har gennemgået tilbuddene, vil der blive udsendt en elektronisk dagsorden med indstilling om godkendelse af en kandidat, til endelig godkendelse på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde. 5

6 6. Hævd på areal i Marielyst Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016 pkt. 10. Organisationsbestyrelsen anmodede på organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016 administrationen om at genoptage forligsforhandlingen og tage kontakt til advokat Henrik Bonné. Organisationsbestyrelsens holdning er, at man ikke vil fraskrive sig arealet og det blev besluttet at udgiften i forbindelse med sagen betales af arbejdskapitalen. Administrationen har per brev af 8. juni 2016 anmodet advokat Henrik Bonné om, at sagen forsøges forligt og om muligheden for at tage en drøftelse af sagen parterne imellem. Advokat Henrik Bonné har telefonisk meddelt, at hans klienter ikke ønsker forlig. Der vil derfor blive udtaget stævning mod GAA, Marielyst. Lone Lund- Rasmussen har den 15. august 2016 per mail anmodet advokat Henrik Bonné om at få oplyst, hvornår der vil blive udtaget stævning. at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om og i givet fald hvilken advokat sagen skal overgives til. Organisationsbestyrelsen anmodede administrationen om at rykke for svar fra advokat Henrik Bonné senest 15. september 2016 på, hvornår han udtager stævning. Hvis man ikke har modtaget et svar senest 15. oktober 2016, besluttede organisationsbestyrelsen at administrationen skal bede advokat Knud-Erik Kofoed gennemgå sagen og give sin anbefaling af det videre forløb i sagen. 7. Planlægning af GAA Dagen På grund af for få tilmeldinger blev GAA dagen 11. juni 2016 aflyst. Dagen holdes nu lørdag 8. oktober 2016 med samme program som sidst. Program vedlægges som (bilag 4). 6

7 I slutningen af august udsendes program og sidste frist for tilmelding. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Program er udsendt og tilmeldingen er i gang. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 8. Status erhvervslejemål Afd. 4, Marielyst Tips- og Travcaféen med salg af kioskvarer har fået ny erhvervslejer pr Butikken fortsætter som hidtil. Afd. 5, Kildevænget Stjernen v/birgit Emdal har opsagt lejemålet pr Hun ønsker, at vi udlejer hurtigst muligt. at organisationsbestyrelsen tager oplysninger til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 9. Udlejningssituation Der er stadig ingen udlejningsvanskeligheder. Størstedelen af boligerne udlejes efter 1. tilbudsrunde. Administrationen har analyseret om der er nogle specifikke forhold der gør sig gældende i forhold til de boliger, der skal ud i flere udbudsrunder. Her er der særligt to forhold som gør sig gældende. 7

8 1. I afdelinger, der har meget attraktive boliger, står der mange på den interne venteliste (både fra boligafdelingen og fra boligorganisationen). Disse mange interne ansøgere står øverst på ventelisten, men de takker nej til tilbuddene, da de formentlig venter på nogle specifikke boliger. Dette gør sig fx gældende i den bolig, der først blev lejet ud efter 4 tilbudsrunder. Her var de første 42 ansøgere interne fra enten afdelingen eller andre afdelinger i boligorganisationen. Administrationen vil på baggrund af ovenstående øge antallet af tilbudsbreve fra 15 til 30 ved udsendelse af tilbud til lejligheder med 4 eller flere værelser i afdelinger med rækkehuse. 2. Der er tit høje istandsættelsesudgifter ved fraflytning i de lejemål, der skal ud i flere tilbudsrunder. Administrationen vil lægge vedligeholdelsesreglementerne for de enkelte afdelinger på hjemmesiden og skrive i tilbudsbrevene, at lejligheden vil blive istandsat jf. afdelingens vedligeholdelsesreglement. Nedenstående vises en statistik for alle boliger i GAA, der er sendt i tilbud i perioden 1/1 31/ og hvordan fordelingen af antal af tilbudsrunder har været. Tilbudsrunder Antal Udlejning efter 1. tilbudsrunde 55 Udlejning efter 2. tilbudsrunde 8 Afdeling 4, 5 og 6 Udlejning efter 3. tilbudsrunde 4 Afdeling 4, 5 og 6 Udlejning efter 4. tilbudsrunde 1 Afdeling 4 Fraflytningsstatistik for perioden 1/1 31/ vedlægges som (bilag 5). at orienteringen tages til efterretning. 8

9 Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. Kasper Nørballe tilbød at administrationen kan opdele lejemålene i Marielyst, således at man kan nøjes med at skrive sig op til rækkehusene, så man muligvis kan undgå 3. og 4. tilbudsrunder. Organisationsbestyrelsen besluttede at administrationen skal opdele boligerne i afdeling Marielyst, således at rækkehuse kan søges separat. 10. Orientering om Kildevængets Børneinstitution Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016 pkt. 17. På mødet blev det besluttet, at ny revisor skal gennemgå opgørelsen. at orienteringen tages til efterretning Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning og afventer ny revisors gennemgang af refusionsopgørelsen. 11. Mageskifte af areal ved Kildevængets Børneinstitution Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016 pkt. 18. På mødet den 7. juni 2016 godkendte organisationsbestyrelsen mageskiftet og bemyndigede formanden til at forhandle mageskiftet på plads og underskrive dokumenterne. På grund af placering af et nedsivningsanlæg på det areal, der var forudsat mageskiftet til kommunen, er arealerne ændret. Som konsekvens af dette er det areal kommu- 9

10 nen skulle have blevet mindre. Gladsaxe Kommune har i mail af 26. juli 2016 fremsendt en alternativ løsning til opdeling af arealerne. Mail fra kommunen og udkast til ny arealopdeling vedlægges som (bilag 6). Efter aftale med Erik Andersen har vi den 15 august 2016 på mail foreslået kommunen, at GAA Kildevænget overtager det grønne areal mod eventuel betaling. Kommunen vil vende tilbage. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formanden meddelte, at han havde besigtiget området og konstateret, at der foruden det i kommunens mail af 26. juli 2016 omtalte nedsivningsanlæg (markeret med blåt på kortet) på boligselskabets areal, yderligere var placeret et LAR - anlæg på det areal, der påtænktes overdraget til GAA. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning og godkendte, at Erik Andersen arbejder videre med en løsning og forhandler en aftale om overtagelse af arealet på plads med kommunen. 12. Status på LAR i Kildevænget Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016 pkt. 19 A. A: På mødet orienterede Erik Andersen om, at revideret aftale var modtaget og at udvalget snarest vil gennemgå denne. Aftalen bliver fremsendt til administrationen, når der er en afklaring på pkt. 11 og 15 i nærværende dagsorden. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 10

11 Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. B: Af rammekontraktens pkt. 6 fremgår det, at GAA skal udfærdige og sikre tinglysning af en deklaration vedrørende den fremtidige drift og vedligeholdelse af LAR anlægget for GAA og fremtidige ejere af Kildevænget. Deklarationen skal efterfølgende fremsendes til høring hos Gladsaxe kommune og Nordvand A/S. Udkast til deklarationen vedlægges som (bilag 7). at organisationsbestyrelsen godkender deklarationen. Formanden gjorde opmærksom på, at der var vedhæftet et forkert bilag 2. Bilaget skal være Rammekontrakt vedr. drift og vedligeholdelse af LAR anlæg på Kildevænget, 6. juli Organisationsbestyrelsen godkendte med denne ændring deklarationen. 13. Altaner i Bakkely Afdelingsbestyrelsen og administrationen har i samarbejde med TVEDE Rådgivende Ingeniører fået udarbejdet anlægsbudgetter for henholdsvis renovering af eksisterende altaner og udskiftning af nuværende altaner med nye. På et ekstraordinært afdelingsmøde den 21. juni 2016, har beboerne i afdeling Bakkely vedtaget, at afdelingen skal have opsat af nye altaner. De samlede anlægsudgifter er anslået til kr og finansieres ved brug af, egen trækningsret kr og et 30 årigt realkreditlån på kr Den årlige ydelse på lånet er beregnet til kr svarende til 6% og finansieres ved en nedsættelse af henlæggelserne på kr , en huslejeforhøjelse på 12,1% 11

12 svarende til kr samt et moderniseringstillæg på henholdsvis kr. 53 pr. mdr. for store altaner og kr. 25 pr. mdr. for små altaner svarende til kr Anlægsbudget er vedlagt som (bilag 8). Samarbejdet med TVEDE- Rådgivende Ingeniører har været rigtig godt, og på denne baggrund ønsker afdelingsbestyrelsen og administrationen, at indgå rådgiveraftale for altanprojektet med ovenstående rådgiver. Rådgiveren har givet et fast tilbud på kr inkl. moms. Rådgiveraftale vedlægges som (bilag 9). I forbindelse med sagens gennemførelse har administrationen udarbejdet en byggeforretningsføreraftale. Byggeforretningsføreraftalen vedlægges som (bilag 10). Organisationsbestyrelsen skal jf. byggeforretningsføreraftalens 2 særskilt godkende udbudsmateriale, licitationsresultat, rådgiveraftale (rammeaftale) og entreprisekontrakter. For at sikre en smidig og hurtig godkendelsesproces, vil det være formålstjenligt at nedsætte et udvalg med bemyndigelse til at godkende ovenstående, samt at kommunikationen foregår via mail med svarpligt. Ved uddelegering af beslutningskompetence til et udvalg, skal GAAs retningslinjer overholdes. Lånoptagelsen og huslejestigningen er betinget af Gladsaxe Kommunes godkendelse. Brug af egen trækningsret er betinget af Landsbyggefondens godkendelse. 12

13 at organisationsbestyrelsen betinget af godkendelse fra Gladsaxe Kommune og Landsbyggefonden kan godkende projektet - herunder lånoptagelsen, huslejestigningen, afdelingens brug af egen trækningsret, rådgiveraftale samt byggeforretningsføreraftale. at organisationsbestyrelsen nedsætter et udvalg med kompetence til at godkende de i byggeforretningsføreraftalens 2 nævnte særskilte godkendelser. Organisationsbestyrelsen godkendte projektet under forudsætning af Gladsaxe Kommunes og Landsbyggefondens godkendelse. Organisationsbestyrelsen godkendte samtidig lånoptagelsen, huslejestigningen, afdelingens brug af egen trækningsret 5 år frem, rådgiveraftale samt byggeforretningsføreraftale. Organisationsbestyrelsen nedsatte et udvalg bestående af Birgit K. Nielsen og Erik Andersen. Udvalget fik uddelegeret kompetencen til at godkende de i byggeforretningsføreraftalens 2 nævnte særskilte godkendelser. 14. Konvertering af forbedringslån, Højebo og Bakkely Nykredit oplyste den 12. juli 2016, at der i afdeling Højebo og Bakkely kan opnås en besparelse ved konvertering af to ustøttede forbedringslån. Administrationen har den 13. juli 2016 fremsendt beregning af besparelsen og anmodning om godkendelse til at konvertere lånene til afdelingsformændene i de respektive afdelinger og til Erik Andersen. Et forbedringslån i afdeling Højebo optaget i forbindelse med tagrenovering i år 2013 med en hovedstol på kr , som ved konvertering opnår en samlet besparelse på ca. kr i restløbetiden på 27 år. Dette svarer til en gennemsnitlig årlig besparelse på ca. kr

14 Et forbedringslån i afdeling Bakkely optaget i forbindelse med renovering af badeværelser, vand- og afløbsinstallationer i år 2012 med en hovedstol på kr , som ved konvertering opnår en samlet besparelse på ca. kr i restløbetiden på 26 år. Dette svarer til en gennemsnitlig årlig besparelse på ca. kr I besparelserne er inkluderet gebyrer og honorarer til FA09 og Nykredit. Administrationen har per mail modtaget godkendelse fra formand Erik Andersen og formændene i de respektive afdelinger og opsagt lånene med henblik på konvertering. at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne om konvertering af forbedringslån i afdeling Højebo og Bakkely til efterretning. at organisationsbestyrelsen godkender FA09s honorar der jf. ydelseskataloget er på kr moms pr. lån der konverteres. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne om konvertering af forbedringslån i Højebo og Bakkely til efterretning. Organisationsbestyrelsen godkendte FA09s honorar, der jf. ydelseskataloget er på kr moms pr. lån der konverteres 15. Tinglysning af fjernvarmerør i Kildevænget Den 26. maj 2016 fremsendte administrationen per mail kopi af brev modtaget fra COWI den 25. maj 2016, om tinglysning af servitut vedrørende fjernvarmeledninger i Kildevænget til Erik Andersen og Birgith Hansen. På organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016, blev det under pkt. 26 eventuelt aftalt, at administrationen skulle undersøge om COWI har en fuldmagt fra Gladsaxe 14

15 Kommune (Gladsaxe Fjernvarme), om der er tale om eksisterende fjernvarmeledninger eller nedlæggelse af nye ledninger samt om der eventuelt er problemer mellem den ønskede deklaration og LAR-projektet. COWI har oplyst, at det er de nyetablerede ledninger tinglysningen vedrører. COWI har fremsendt fuldmagt, revideret deklaration samt tegningsrids. Deklarationen tager i pkt. 6.5 højde for det etablerede LAR projekt. Dokumenterne vedlægges som (bilag 11). Administrationen står inde for, at GAA ikke kan blive gjort ansvarlig for skader på fjernvarmeledningerne, der kan relateres til det etablerede LAR-anlæg. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender tinglysning af servitut om fjernvarmeledning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte tinglysning af servitut om fjernvarmeledning. 16. Samarbejdsaftale - optimering af varmeanlæg Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016 pkt. 21. Mørkhøjvænge: Der er indgået aftale om energirådgivning med Gladsaxe Kommune. Nødvendig data til brug for opstart af energistyringen for afdelingen er i samarbejde med afdelingens ejendomskontor ved at blive indsamlet. Der fremsendes rapport omhandlende anbefalede energibesparende og driftsoptimerende tiltag ultimo

16 Ved Stadion: Der er indgået aftale om energirådgivning med Gladsaxe Kommune. Nødvendig data til brug for opstart af energistyringen for afdelingen er i samarbejde med afdelingens ejendomskontor ved at blive indsamlet. Der fremsendes rapport omhandlende anbefalede energibesparende og driftsoptimerende tiltag ultimo Marielyst: Der er indgået aftale om energirådgivning med Gladsaxe Kommune. Afdelingsbestyrelsen, ejendomsmester og driftschefen er ved at gennemgå energihandlingsplanen for at få planlagt og igangsat de deraf afledte arbejder. Der er indhentet tilbud fra CTS-leverandør på udskiftning af CTS-anlæg i afdelingen og der er fremsendt særskilt beskrivelse af dette projekt, indeholdende overslagsbudget for de beskrevne arbejder. Det er endnu ikke besluttet hvilken leverandør der skal vælges. På baggrund af FA09 s reklamationsskrivelse sendt til tidligere teknisk rådgiver vedr. projekteringsfejl ved ombygningen af 3 beholderrum, er sagen efter udtalelse fra ny rådgiver ved at blive landet, så opretning af diverse fejl kan udbedres efter hensigten. Reklamationssagen er tilendebragt i samråd med rådgivere. Generelt Gladsaxe fjernvarmes beslutning om at lave en temperatursænkning af fremløbstemperaturen, giver udfordringer i forhold til den nødvendige afkøling og vil muligvis afstedkomme ekstra omkostninger. Per Dige er sammen med Lars Riggelsen og Jan Nilsson fra AI i gang med at undersøge konsekvenserne. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16

17 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede at sætte punktet på til næste organisationsbestyrelsesmøde. 17. Orientering fra administrationen Der er afholdt ekstraordinært bestyrelsesmøde i FA09 den 20. juni Referat er fremsendt til organisationsbestyrelsen til orientering. På det mødet godkendte bestyrelsen FA09s Strategi Den 31. august 2016 skal hele administrationen på seminar, hvor medarbejderne skal komme med input til de mål og handleplaner, der skal udarbejdes i forbindelse med indfrielsen af strategi Kasper Nørballe vil på mødet give en kort information om FA09s strategi og udlevere en folder, der beskriver Strategi BL orientering: Den almene sektors brancheforening BL udgiver jævnligt et nyhedsbrev, hvor de informerer og orienterer medlemmerne om ny lovgivning, ny viden og nye initiativer. Vi vil fremover opliste de seneste nyheder og mundtligt uddybe de emner der er særligt relevante for organisationsbestyrelsen. Det er muligt selv at tilmelde sig nyhedsbrevet her: Nyhedsbreve siden sidste møde - BL-Informerer nr : Berigtigelse fra ministeriet af orientering om nye normalvedtægter Nye Normalvedtægter Nedrivning Persondata Kompetencefond og gartnere Brug af underleverandører ved ejendomsservice og gartnerarbejde BL informationsmateriale om de nye regler for integrationsydelse og kontanthjælp Frit valg af TV-kanaler 17

18 Nu er de nye regler om digitalt beboerdemokrati her Seneste om ny Postlov at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. FA09s strategifolder 2020 blev udleveret på møde. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning med anmodning om, at orienteringen fra administrationen inkluderede flere oplysninger om hvad der rørte sig hos FA09, f.eks. nyansættelser m.v. 18. Styringsdialog Der har været afholdt styringsdialogmøde med Gladsaxe Kommune 23. maj 2016, kl på Gladsaxe Rådhus, lokale 2607 Søborgværelset. Referat og aftale er vedhæftet som (bilag 12 og 13). I forbindelse med aftalens pkt. 2.3 kan det oplyses, at administrationen den 23. september 2015 fremsendte det af GAA godkendte udkast til fleksibel udlejningsaftale til kommunen. Den 22. december 2015 svarede kommunen, at de ville forlænge aftalen med 1 år, da de havde brug for at vende aftalen internt, hvilket blev godkendt af GAAs bestyrelse. Efter at have taget punktet op på styringsdialogmødet svarede kommunen i mail af 9. juni 2016 at, Det fremsendte forslag opererer desværre kun med at 25% af boligerne der således stilles til rådighed for kommunal anvisning. Det er problematisk, da fraflytningshyppigheden fra kommunalt anviste lejligheder generelt er lavere, end den er fra de lejligheder, der anvises via venteliste. Administrationen har efter aftale med Erik Andersen i mail af 14. juni 2016 bedt kommunen redegøre for, hvor de har deres op- 18

19 lysninger fra vedr. at fraflytningshyppigheden for kommunalt anviste lejligheder er lavere, end den er for de lejligheder, der anvises via ventelisten og fremsende dokumentation for dette for de sidste 5 hele kalenderår. Administrationen har endnu ikke modtaget svar på dette. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Opsigelse af driftsfællesskabet Ejendomsmesterstillingen for driftsfællesskabet er stadig vakant, da det ikke i første omgang var muligt at finde egnede kandidater. Stillingen er genopslået. I mail af 10. august 2016 bekræfter formanden for afdelingsbestyrelsen i Mørkhøjvænge, at det på afdelingsbestyrelsesmødet den 9. august 2016 blev besluttet, at Mørkhøjvænge ønsker at udtræde af driftsfællesskabet mellem Mørkhøjvænge, Ved Stadion og Højebo. Opsigelsen sker med et varsel på 1 år til førstkommende budgetår jf. aftale om samdrift af 18. november Det vil sige, at aftalen ophører senest den 30. september Afdelingsbestyrelsen i Mørkhøjvænge har yderligere meddelt, at de ikke ønsker at indtræde i andre driftsfællesskaber, men ønsker at ansætte egen ejendomsmester/ funktionær. Administrationen vil tage initiativ til at indkalde de tre afdelinger i driftsfællesskabet til et møde, hvor den fremtidige bemanding af afdelingerne skal drøftes, da det må overvejes om den nu opslåede stilling skal genbesættes som aftalt. 19

20 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. På GAA-dagen den 8. oktober 2016 skal man tale videre om gode modeller for samdrift. Kasper Nørballe orienterede om det nye lovforslag, der er i høring og forventes fremsat den 5. oktober 2016 med virkning fra 1. januar Lovforslaget vedrører effektivisering af den almene boligsektors drift, forsøg med varmeregnskaber m.m. Det overordnede formål er et ønske om en modernisering og effektivisering af sektoren. Det skal ske ved at fremme sparsommelighed og øge produktivitet og effektivitet. Dermed skabes der mulighed for at kunne nedsætte huslejen i det almene byggeri, uden at kvaliteten eller servicen forringes. I den forbindelse er der mellem regeringen, BL - Danmarks Almene Boliger og KL indgået en aftale om et nationalt måltal for effektiviseringerne og det er aftalt, at driften i den almene boligsektor frem mod 2020 skal effektiviseres med 1,5 mia. kr. Lovforslaget indebærer, at man sætter fokus på, at bestyrelserne i boligorganisationerne påtager sig ansvaret for en stadig forbedring af produktivitet og effektivitet, herunder at man har klart fokus på driften og en pligt til at tage affære, såfremt udviklingen går i den forkerte retning. I lovforslaget foreslås det derfor at præcisere organisationsbestyrelsens ansvar for produktivitet og effektivitet og at organisationsbestyrelsen pålægges at fastsætte forbedringsmål, hvis analyser og produktivitetsnøgletal peger på forbedringsområder. Det indebærer også, at man i lovforslaget præciserer organisationsbestyrelsens kompetence i forhold til afdelingerne så det står klart, at det er organisationsbestyrelsens kompetence og ikke den enkelte afdelings kompetence at beslutte, hvordan driften af boligorganisationen og dens afdelinger skal organiseres. Til næste organisationsbestyrelsesmøde skal administrationen fremlægge konkrete forslag til driftsmodeller for GAA Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20

21 20. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Ejendomsmesterstillingen for driftsfællesskabet er stadig vakant, da det ikke i første omgang var muligt at finde egnede kandidater. Stillingen er genopslået. Afd. 2, Ved Stadion Ejendomsmesterstillingen for driftsfællesskabet er stadig vakant, da det ikke i første omgang var muligt at finde egnede kandidater. Stillingen er genopslået. Afdelingen har fået nyt vaskeri. Afd. 3, Bakkely Der har været afholdt ekstraordinært afdelingsmøde den 21. juni 2016, hvor afdelingen har vedtaget at få lavet nye altaner. Afd. 4, Marielyst LAR-projektet er kommet godt ind i vækstperioden og udviklingen er positiv. Der arbejdes med at udvikle arbejdsmetoder samt håndtering/træning i brugen af de nye maskiner. Afd. 5, Kildevænget LAR-projektet er afsluttet og der har været afleveringsforretning den 30. juni Orbicon er ved at udarbejde byggeteknisk regnskab. Opstart af renoveringen af svalegangene forventes igangsat ultimo august Afd. 6, Mørkhøjvænge Ejendomsmesterstillingen for driftsfællesskabet er stadig vakant, da det ikke i første omgang var muligt at finde egnede kandidater. Stillingen er genopslået. Afd. 8, Bondehavevej Intet nyt. 21

22 at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. Birgit Nielsen orienterede om, at der i Bakkely var en varmeveksler der var sprunget læk. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne om afdelingerne til efterretning. 21. Lukket punkt (bilag 14). 22. Sager til opfølgning A: Murbindere Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016 pkt. 9. Termograferingen er udskudt til vinteren 2016/17, da undersøgelsen er vejrafhængig. De optimale vilkår er vindstille, ingen sol og frostgrader. B: Evaluering af glatførebekæmpelse i Marielyst Der har senest været orienteret om sagen på organisationsbestyrelsesmødet den 1. december 2015 pkt. 22. Marielyst vil blive brugt som "forsøgsområde" i den kommende snesæson. Det betyder, at Kommunen vil hjælpe med indkøb af flydende tømiddel og materiel til bekæmpelse af sne og is. Hele snesæsonen vil undervejs blive analyseret. Projektet vil blive evalueret efter sæsonen. 22

23 C: I-syn Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni 2016 pkt. 8. at oplysningerne tages til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog oplysningerne til efterretning. 23. Eventuelt Næste ordinære møde er onsdag den 30. november 2016 kl Der holdes formøde onsdag den 23. november