Dagsorden Den 7. juni Glostrup, den 25. maj 2016

Transkript

1 Glostrup, den 25. maj 2016 Dagsorden Den 7. juni 2016 Gladsaxe Almennyttige Andelsboligforening Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde Mødested: Afdeling: Kildevængets mødelokale Solnavej 32 Mødetid kl Søborg Deltagere: Erik Andersen Birgith Hansen Dorte Pihl Madsen Birgit K. Nielsen Henrik Segato Gunnar Christensen Mette Lønberg Per Nielsen Kurt Kristensen Lars Hansen Per Nygaard Lone Lund-Rasmussen Kasper Nørballe Per Dige formand (EA) næstformand (BH) bestyrelsesmedlem (DPM) bestyrelsesmedlem (BN) bestyrelsesmedlem (HS bestyrelsesmedlem (GC) bestyrelsesmedlem (ML) bestyrelsesmedlem (PN) bestyrelsesmedlem (KK) bestyrelsesmedlem (LH) bestyrelsesmedlem (PEN) administrerende direktør direktør driftschef Dagsorden: 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde 2. Organisationsbestyrelsens konstituering 3. Organisationsbestyrelsens habilitetsforhold (bilag 1) 4. Revisionsprotokol 5. Revisionsundersøgelse af attestationsreglerne 6. Gaveregulativ (bilag 2) 7. Afdelingernes driftsbudgetter for 2016/17 (bilag 3 a-g) 8. Isyn 9. Murbindere (status) 10. Hævd på areal i Marielyst (bilag 4) 11. Energi og Miljø (bilag 5, 6 og 7) 12. Glasforsikring 13. Planlægning af GAA Dagen (bilag 8) 14. Aftale om ladestander med E.ON. 15. Status erhvervslejemål 1

2 16. Udlejningssituation (bilag 9) 17. Orientering om Kildevængets Børneinstitution (bilag 10) 18. Mageskifte af areal ved Kildevængets Børneinstitution (bilag 11) 19. Status på LAR og svalegange i Kildevænget (bilag 12, 13, 14 og 15) 20. Politik for investering af likvide midler (bilag 16) 21. Samarbejdsaftale - optimering af varmeanlæg 22. Orientering fra administrationen 23. Styringsdialog 24. Nyt fra afdelingerne 25. Lukket punkt (bilag 17) 26. Eventuelt 1. Godkendelse af protokol fra sidste bestyrelsesmøde Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 22. februar 2016 er forinden udsendelse rettet i overensstemmelse med Erik Andersens kommentarer. at referatet godkendes og underskrives af formanden. 2. Organisationsbestyrelsens konstituering Organisationsbestyrelsen konstituerer sig selv med en formand og næstformand. Erik Andersen og Birgith Hansen er i perioden frem til mødet den 7. juni 2016 valgt som henholdsvis formand og næstformand. at organisationsbestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand. 2

3 3. Organisationsbestyrelsens habilitetsforhold Det er fast procedure i GAA, at alle organisationsbestyrelsesmedlemmer underskriver en habilitetserklæring, hvori alle bekræfter, at de opfylder og stedse har opfyldt habilitetsbetingelserne i henhold til Lov om Almene Boliger 17 og 18. På mødet den 7. juni 2016 anmodes organisationsbestyrelsens medlemmer om, at forholde sig til habilitetsbetingelserne på ny, og underskrive vedlagte habilitetserklæring (bilag 1) at organisationsbestyrelsen forholder sig til habilitetsbetingelserne og underskriver erklæring herom jfr. Lov om Almene Boliger 17 og Revisionsprotokol Der er ikke kommet yderligere revisionsmateriale siden regnskaberne. at oplysningerne tages til efterretning. 5. Revisionsundersøgelse af attestationsreglerne På bestyrelsesmødet den 1. december 2015 besluttede organisationsbestyrelsen, at revisor i forbindelse med revisionen af regnskaberne 2014/15 skulle have fokus på attestationsreglerne og deres anvendelse. Administrationen orienterede ikke revisor om denne beslutning, og da det blev opdaget, orienterede formanden straks revisor om beslutning med mail af 26. januar Det var meningen, at det skriftlige resultat af revisors undersøgelse skulle forelægges på bestyrelsesmødet den 22. februar 2016 og efterfølgende på repræsentantskabsmødet den 15. marts Resultatet af undersøgelsen blev ikke forelagt i skriftlig form på nogle af møderne, hvorfor formanden dagen efter repræsentantskabsmødet bad revisor oplyse, hvornår bestyrelsen får udleveret undersøgelsesresultatet. I mail af 23. marts 2016 meddeler revisor, at hans bud på en dato er 14 dage 3 uger efter påske (d.v.s. senest den 19. april 2016). Efter endnu en rykker den 6. maj 2016 meddeler revisor, at han håber, at han meget snart vil levere et udkast. 3

4 Den 23. maj 2016 er der fortsat ikke modtaget et udkast. Der skal erindres om, at revisor i revisionsprotokollen, forelagt på bestyrelsesmødet den 22. februar 2016, ville have bestyrelsen til bl.a. at underskrive, at bestyrelsen efter bedste overbevisning kunne bekræfte, at der efter vores vurdering ikke er særlig risiko for besvigelser, og at boligorganisationen har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, herunder fejl i årsregnskabet som følge af regnskabsmanipulation eller misbrug af boligorganisationens aktiver. Denne problemstilling er forelagt BL, der udtaler: Det er revisor, som skal forholde sig til kvaliteten af administrationens kontrolmiljø, herunder betryggende forretningsgange m.m., det skal ikke overlades til bestyrelsen. at bestyrelsen forholder sig til revisors arbejdsindsats for og betjening af GAA. 6. Gaveregulativ GAAs gavepolitik vedlægges som (bilag 2). Forslag til ændringer er foretaget med rødt. at organisationsbestyrelsen godkender ændringerne. 7. Afdelingernes driftsbudgetter for 2016/17 Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. oktober september 2017 er ved udarbejdelse af denne dagsorden, under behandling på afdelingsmøderne. Højebo har afdelingsmøde 26. maj 2016, Ved Stadion har afdelingsmøde 10. maj 2016, Bakkely har afdelingsmøde 24. maj 2016, Marielyst har afdelingsmøde 10. maj 2016, Kildevænget har afdelingsmøde 24. maj 2016 og Mørkhøjvænge har afdelingsmøde 24. maj 2016, hvor budgetterne behandles. Bondehavevej har afdelingsmøde 1. juni

5 Budgetter vedlægges som (bilag 3 a-g) DV-planer og budgetnoter kan rekvireres hos administrationen. Oversigt over budgetstigninger i afdelingerne: Afdeling Stigning i % Boligafgift i kr/m 2 Højebo 2,48 864,09 Ved Stadion 0,00 827,68 Bakkely 0,93 662,22 Marielyst 1,53 814,35 Kildevænget 3,00 714,05 Mørkhøjvænge 0, ,76 Bondehavevej 2,82 565,06 at organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes budgetter. 8. Isyn På FA09s bestyrelsesmøde den 26. juni 2015 blev bestyrelsen orienteret om, at der i budgettet var indarbejdet afskrivning på et nyt system til brug for syn af boliger, markvandring samt sundheds- og skimmelsager. De sidst nævnte forventes klar til brug ultimo Fordelene ved brugen af I-Syn er ifølge ejendomsmestrene bl.a., at den medfølgende ipad er væsentligt nemmere at håndtere end den bærbare tablet, der i dag benyttes til E-flyt. Dertil kommer, at når ud- og indflytningssyn er udført, lægger rapporterne sig på lejemålene i UNIK, rekvisitioner er sendt og beboeren har fået fremsendt prisoplysninger på mail. Dette betyder at beboerne og bestyrelser fremadrettet vil have adgang til at se rapporterne i bestyrelsesweb. Derudover indeholder I-Syn også et program, hvor fotoregistrering af mislighold meget nemt kan uploades på flyttesagen. 5

6 I alle de organisationer (PAB, BAB, HJEM, FSB Gladsaxe og HvidovreBo), der har besluttet at få overflyttet data fra det gamle til det nye system, har ejendomsmestre og -assistenter været på kursus i brugen af dette. Der er i forbindelse med opstartsfasen blevet udsendt et spørgeskema for at sikre, at alle er kommet godt fra land i brugen af I-Syn, samt områder der skal have en ekstra opmærksomhed. Spørgeskemaet viste, at der er stor tilfredshed med det nye system, der både er nemmere at arbejde med og giver en større mulighed for at tilgå de elektroniske data, da de ligger i Unik. Det er aftalt at alle boligorganisationer selv skal betale udgift til ekstern leverandør for konvertering af data fra E-flyt til I-Syn. Udgiften til dette vil være ca. kr inkl. moms. Systemet kan i princippet godt køre på de computere der bruges til E-flyt, men det anbefales at der indkøbes ipads til ejendomsmestrene, da disse er lettere at bruge og væsentlig nemmere at transportere. at organisationsbestyrelsen godkender at FA09 får konverteret data fra E-flyt til I-syn. at organisationsbestyrelsen godkender at der indkøbes ipads til ejendomsmestrene. 9. Murbindere (status) Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 22. februar 2016 pkt. 7. Termograferingen er udskudt til vinteren 2016/17, da undersøgelsen er vejrafhængig. De optimale vilkår er vindstille, ingen sol og frostgrader. at organisationsbestyrelsen tager oplysningen til efterretning. 6

7 10. Hævd på areal i Marielyst I forbindelse med LAR projektet konstaterede administrationen i foråret 2014, at hegnet i haven ved Marienborg Alle 15 (MA15) ikke stod i skel, men uretmæssigt havde overskredet skel med 2-3 m og etableret havehegn inde på Marielysts areal. Administrationen gjorde ejer opmærksom på dette og bad med brev af 9. april 2014 til ejerne om at fjerne hegnet inden 1. maj Baggrunden herfor var, at vi forventede at skulle bruge arealet i forbindelse med LAR projektet. Den 25. september 2014 blev der afholdt møde på ejendommen og resultatet blev, at GAA som forlig fastholdt ejendomsretten til arealet, men tilbød ejerne en brugsret i deres ejertid. Dette blev accepteret af ejerne den 2. december 2014, der dog stillede yderligere krav og betingelser. Da det viste sig, at arealet ikke skulle bruges, opgav administrationen at gå videre med en hegnssag efter aftale med afdelingsbestyrelsen, idet Nordvand alene ville betale de påløbne udgifter til den indledende drøftelse med ejer og dennes advokat. Administrationen opgav sagen fordi advokaten udtrykte betænkelighed om vores mulighed for at vinde sagen, og fordi Marielyst ikke havde interesse i arealet. Der foreligger intet skriftligt i sagen fra advokaten om dennes betænkelighed om muligheden for at vinde sagen, derimod er der et notat i sagen, hvoraf det fremgår, at der ikke kan være vundet hævd på arealet. Ejers advokat har den 15. marts 2016 rettet henvendelse og kræver arealet tilskødet med henvisning til, at de har vundet hævd på arealet og meddeler samtidig, at hvis GAA ikke går med til det, må GAA påregne, at der indledes en retssag. Sagens dokumenter vedlægges som (bilag 4). at organisationsbestyrelsen beslutter om det omhandlede areal på m2 kan tilskødes Marienborg Alle Energi og Miljø I FA09 har de oprindelige medlemmer brugt muligheden for at indmelde sig i den almene administrationsorganisation Energi & Miljø. 7

8 I de fleste boligorganisationer vil energistyring og energiledelse blive en større og større del af hverdagen. Energistyring og energiledelse bør ofres meget stor opmærksomhed, da forsyningsudgifterne til varme, el og vand typisk udgør i 150 kr. pr. m 2 pr. år. Energi & Miljøs formål er under størst mulig hensyntagen til andelshavernes økonomiske interesser at levere konkurrencedygtige ydelser, der fremmer energirigtig og miljørigtig ejendomsdrift. Grundlæggende vil princippet i Energi & Miljø tage udgangspunkt i fem fokusområder: 1. Fokus både på boligafdelingen og den enkelte bolig via udarbejdelse af lovpligtigt energimærke med tilhørende driftsjournal. 2. Systematisk opsamling og formidling / undervisning både til inspektører, driftschefer og ejendomsmestre. 3. Gennemførelse af hands-on projekter, som viser vej og som kan danne grundlag for udarbejdelse af Bygherrevejledninger til brug ved energirenoveringer. 4. Årlige Energisyn måske halvårlige i nogle afdelinger, hvor energikonsulenter sikrer en optimal drift af eksisterende energianlæg. 5. Udvikling af digitale løsninger til forbrugsmåling og overvågning / aflæsning af forbrugsmålere i boligerne. Energi & Miljø tilbyder forskellige ydelser / produkter, som GAAs afdelinger kan få glæde af. Kurser: Vi tilbyder kurser for ejendomsmestre, hvor vi sætter afdelingens energiforbrug på dagsorden og får opdateret deltagernes viden om energioptimering. E-Driftsjournaler: E-Driftsjournaler på energiforbruget, dvs. indrapportering af energiforbrug hver måned i et online system. Månedlig registrering af energiforbruget synliggør afvigelser i forbruget. 8

9 Energisyn: Energisyn er en årlig gennemgang af afdelingens varmecentral, hvor vi i samarbejde med ejendomsmesteren, finder de energibesparelser som hurtigst tjener sig hjem, samt driftsoptimering af tekniske anlæg. Det er administrationens anbefaling at GAA melder sig ind i Energi & Miljø og at afdelingerne får udført årligt energisyn og gør brug af E-Driftsjournaler samt at ejendomsfunktionærerne deltager i de fælles kurser der afholdes i FA09 med Energi og Miljø som oplægsholder. Det er administrationens erfaring, at ovenstående tiltag øger den daglige opmærksomhed på el, vand og varmeforbrug bl.a. fordi det er muligt at følge med i forbruget via webadgang. Medlemsindskuddet er pt. fastsat til kr. 0. Beskrivelse og priser på de forslåede ydelser fremgår af vedlagte (bilag 5 og 6). Vedtægter for Energi og Miljø vedlægges som (bilag 7). at organisationsbestyrelsen beslutter om de ønsker at melde sig ind i Energi & Miljø og om afdelingerne skal/kan gøre brug af de ydelser der er anbefalet. 12. Glasforsikring Dansk Glasforsikring har kontaktet Willis, da skaderne i GAA desværre har haft en uheldig udvikling og de dermed ønsker at indføre en selvrisiko, som følger: Der indføres en selvrisiko på kr ,- af enhver skade i afdeling Bakkely, afdeling Marielyst og afdeling Mørkhøjvænge, hvilket er de værst ramte afdelinger. Denne ændring vil ske med 3 måneders varsel i forbindelse med afslutning af en skade. 9

10 Willis har kigget nærmere på skadestatistikken og ud fra det omfang af skader der har været og holdt op imod den historiske statistik, er der ingen tvivl om, at der er sket en voldsom udvikling i skaderne. Da skadeprocenten er langt over 100% er det ikke muligt at gå ud i markedet og gøre det bedre end det tilbudte fra Dansk Glasforsikring. Willis har også kigget nærmere på selve skadestallene og hvis man ser på det år, hvor der var flest skader over selvrisiko ville GAAs egen omkostning svare til ca. kr ved en selvrisiko på kr Willis umiddelbare anbefaling er, at GAA accepterer indførelsen af selvrisikoen, da alternativet vil være en præmieforhøjelse på ca. kr svarende til 75% + indeks. Selvrisikoen vil først blive indført 3 måneder efter næste skade. Hvis GAA vælger, at acceptere selvrisikoen, så bør det måske overvejes for Bakkely, hvorvidt de helt skal opsige dækningen på glasforsikringen, idet det vil være meget begrænset hvor meget de vil få ud af forsikringen. at organisationsbestyrelsen godkender Willis anbefaling om acceptere indførelse af selvrisiko på glasforsikringen. 13. Planlægning af GAA Dagen Program vedlægges som (bilag 8). at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 10

11 14. Aftale om ladestander med E.ON. Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 22. februar 2016 pkt. 9. Organisationsbestyrelsen traf principbeslutning om at godkende opsætning af el-ladestandere i Kildevænget og Marielyst. Aftalerne er underskrevet og arbejdet er igangsat. Kommunen har accepteret forlængelse af tidsfristen. at organisationsbestyrelsen tager oplysningen til efterretning. 15. Status erhvervslejemål Afd. 4, Marielyst Tidligere kiosk er nu udlejet til naboerhvervslejemålet, der ønsker at udvide pizzeriaet. Administrationen afventer ingeniørberegning og byggetilladelse fra Kommunen fra erhvervslejeren. at organisationsbestyrelsen tager oplysninger til efterretning. 16. Udlejningssituation Der er stadig ingen udlejningsvanskeligheder. Størstedelen af boligerne udlejes efter 1. tilbudsrunde. Nedenstående vises en statistik for alle boliger i GAA, der er sendt i tilbud i perioden 1/1-30/ og hvordan fordelingen af antal af tilbudsrunder har været. Tilbudsrunder Antal Udlejning efter 1. tilbudsrunde 26 11

12 Udlejning efter 2. tilbudsrunde 1 Solnavej Udlejning efter 3. tilbudsrunde 3 Rundgården, Søborg Parkallé og Solnavej Fraflytningsstatistik for perioden 1/1 30/ vedlægges som (bilag 9). at orienteringen tages til efterretning. 17. Orientering om Kildevængets Børneinstitution GAA og Gladsaxe kommune har underskrevet skødet digitalt. Sagen er behandlet manuelt af tinglysningskontoret. Købesummen på kr er modtaget 10. februar 2016 og sat ind på GAAs bankkonto. Administrationen har lavet den endelige opgørelse den 12. maj 2016 og den 19. maj 2016 er beløbet på kr ,67 overført til Gladsaxe Kommune. Den endelige refusionsopgørelse fra Gladsaxe Kommune er modtaget den 25. maj 2016 og vedlægges som (bilag 10). Efterfølgende er der udarbejdet opgørelse over nettoprovenu ved salget. Købesum kr ,00 Indfrielse lån kr ,14 Henlæggelser kr ,77 Resultatkonto kr ,92 Overført til dispositionsfond kr ,55 Herefter er Kildevængets Børnehave nedlagt som selvstændig afdeling i GAA. at orienteringen tages til efterretning 12

13 18. Mageskifte af areal ved Kildevængets Børneinstitution Gladsaxe Kommune har anmodet om, at der foretages mageskifte med Kildevængets Børneinstitution. Ved mageskiftet kommer stien 100% til at ligge på Kildevængets matrikel. Kommunens mail med skitse vedlægges som (bilag 11). at organisationsbestyrelsen bemyndiger formanden til at forhandle mageskiftet på plads og underskrive dokumenterne. 19. Status på LAR og svalegange i Kildevænget A - LAR projekt Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 22. februar 2016 pkt. 16 B. Udvalget har sendt bemærkninger til administrationen, der har videresendt disse til Nordvand og kommunen. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. B - Svalegange I den tidligere fremlagte handleplan for Kildevænget var det anbefalet at renovere svalegangene. Af handleplanens reviderede budgetoverslag af 28. marts 2014 fremgår det, at renovering af svalegangene estimeres til at koste kr % til uforudseelige udgifter og 8 % til byggeplads, hvortil kommer moms og rådgiverhonorar. Budgettet bliver revideret den 19. maj 2015, hvor det samlede overslagsbudget estimeres til kr ,- kr. inkl. moms. I dette beløb er udgifter til rådgiver og rapport fra teknologisk institut medregnet. 13

14 Da håndværkerudgifterne ikke overstiger kr og midlerne er afsat i DVplanen, igangsættes udbud og licitation uden forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Den 23. marts 2016 fremsender rådgiveren per mail licitationsresultatet, der desværre viser, at det billigste tilbud ligger langt over det estimerede budget. I samme mail forklarer rådgiveren baggrunden for resultatet og anmoder bygherre om stillingstagen til resultatet. På Kildevængets afdelingsbestyrelsesmøde den 4. april 2016 godkendte afdelingsbestyrelsen licitationsresultatet og den af rådgiverne indstillede entreprenør Muresvendenes A/S under forudsætning af, at de ville vedstå deres tilbud til en endelig godkendelse på organisationsbestyrelsesmødet den 7. juni Det er en forudsætning for arbejdets gennemførelse, at det opstartes i august 2016 og først bliver faktureret efter 1. oktober 2016, da den fulde finansiering af arbejderne jf. realiseringsbudgettet på kr først er medtaget i Kildevængets DV-plan for 2016/17. Tilbudsresultat er vedlagt som (bilag 12). Realiseringsbudget er vedlagt som (bilag 13). Rådgivers afvigelsesforklaring er vedlagt som (bilag 14). Vedståelsesbrev er vedlagt som (bilag 15). at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender licitationsresultatet samt den indstillede entreprenør Murersvendenes A/S. at organisationsbestyrelsen bemyndiger administrationen til at underskrive entreprisekontrakt med Murersvendenes A/S. at organisationsbestyrelsen drøfter en fremtidig brug af rådgiveren. 20. Politik for investering af likvide midler Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 22. februar 2016 pkt

15 Der har været afholdt ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 6. april På mødet besluttede bestyrelsen at gå videre med at indhente tilbud på udelukkende kapitalforvaltningen, hvor Deloitte skal sende et aftaleudkast samt en tidsplan. Organisationsbestyrelsen gav fuldmagt til, at Erik Andersen og Birgith Hansen kunne underskrive aftalen. Deloitte har fremsendt aftaleudkast og aftalen er underskrevet. Udgiften til Deloitte bliver ca. kr ekskl. moms (bilag 16). at organisationsbestyrelsen tager oplysningerne til efterretning. 21. Samarbejdsaftale - optimering af varmeanlæg Sagen har senest været behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 22. februar 2016 pkt. 18. Mørkhøjvænge: Der er indgået aftale om energirådgivning med Gladsaxe Kommune. Det påregnes, at der fremsendes rapport omhandlende anbefalede energibesparende og driftsoptimerende tiltag i første halvår Nødvendig data til brug for opstart af energistyringen for afdelingen er i samarbejde med afdelingens ejendomskontor ved at blive indsamlet. Ved Stadion: Der er indgået aftale om energirådgivning med Gladsaxe Kommune. Det påregnes, at der fremsendes rapport omhandlende anbefalede energibesparende og driftsoptimerende tiltag i første halvår

16 Nødvendig data til brug for opstart af energistyringen for afdelingen er i samarbejde med afdelingens ejendomskontor ved at blive indsamlet. Marielyst: Der er indgået aftale om energirådgivning med Gladsaxe Kommune. Afdelingsbestyrelsen, ejendomsmester og driftschefen er ved at gennemgå energihandlingsplanen for at få planlagt og igangsat de deraf afledte arbejder. Der er indhentet tilbud fra CTS-leverandør på udskiftning af CTS-anlæg i afdelingen og der er fremsendt særskilt beskrivelse af dette projekt, indeholdende overslagsbudget for de beskrevne arbejder. Det er endnu ikke besluttet hvilken leverandør der skal vælges. På baggrund af FA09 s reklamationsskrivelse sendt til tidligere teknisk rådgiver vedr. projekteringsfejl ved ombygningen af 3 beholderrum, er sagen efter udtalelse fra ny rådgiver ved at blive landet, så opretning af diverse fejl kan udbedres efter hensigten. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Orientering fra administrationen Personale: Den 1. april 2016 er der startet 3 nye medarbejdere i FA09: Mia Faurholdt, der er ansat en forretningskonsulent. Tina Hansen og Trine Lestang Thygesen, der er ansat i økonomiafdelingen. Den 1. maj 2016 er John Kim Fletting ansat som afdelingschef for Drift & Byggeri. Der er afholdt ordinært organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 13. april Referaterne er fremsendt til organisationsbestyrelsen til orientering. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16

17 23. Styringsdialog Der har været afholdt styringsdialogmøde med Gladsaxe Kommune 23. maj 2016, kl på Gladsaxe Rådhus, lokale 2607 Søborgværelset. Referatet fremsendes så snart det foreligger. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Nyt fra afdelingerne Afd. 1, Højebo Ingen bemærkninger. Afd. 2, Ved Stadion Ejendommen er ved at få repareret asfalt på veje og parkeringspladser og ny optegnet alle parkeringsbåse. På afdelingsmødet stillede bestyrelsen ændringsforslag til den gældende DV-plan for 2015/16. Det blev forslået og vedtaget at man fremrykkede udskiftningen af vaskemaskiner til indeværende år. Det blev forslået og vedtaget ikke at udskifte vandmålere i afdelingen, da det ikke vil være omkostningseffektivt. Afd. 3, Bakkely Sagen om nye altaner forventes at blive behandlet på et ekstraordinært afdelingsmøde i juni Afd. 4, Marielyst Marielyst går ind i sin første sæson med vedligeholdelse af de grønne arealer efter afslutning af LAR-projektet. Der er indkøbt nye maskiner, der passer til de nye opgaver. Afd. 5, Kildevænget Afdelingen har fået en kompensation fra Brunata, der blev modregnet udarbejdelsen af varmeregnskabet. 17

18 LAR-projektet er i fuld gang, der graves på hele området. Der har været afholdt licitation på svalegangene, billigste tilbud var meget dyrere end forventet og opstart af renoveringen er derfor udskudt til budget 2016/17. Afd. 6, Mørkhøjvænge Der er afholdt møde vedrørende mangelafhjælpning af ventilationsanlægget med de involverede parter 18. maj Parterne var enige om at få løst sagen hurtigst muligt og der blev fundet løsninger på de konkrete fejl og mangler. Afd. 8, Bondehavevej Ingen bemærkninger. at oplysningerne om afdelingerne tages til efterretning. 25. Lukket punkt (bilag 17). 26. Eventuelt Næste ordinære møde er onsdag den 7. september 2016 kl Der holdes formøde tirsdag den 30. august