UDBUDSBETINGELSER FOR UDBUD AF INDKØB AF VARER TIL DET LANDSDÆKKENDE HANDICAPCENTER

Transkript

1 Ilaqutariinnermut Naligiissitaanermut, Isumaginninnermut Inatsisinillu Atuutsitsinermut Naalakkersuisoqarfik Departementet for Familie, Ligestilling, Sociale Anliggender og Justitsvæsen UDBUDSBETINGELSER FOR UDBUD AF INDKØB AF VARER TIL DET LANDSDÆKKENDE HANDICAPCENTER August 2016

2 Indholdsfortegnelse 1. Generelt Baggrund og formål Udbudsform Ordregivers kontaktoplysninger Udbudsmaterialet Tavshedspligt Udelukkelse Egnethed Egnethed til at udføre det pågældende erhverv Økonomisk formåen Teknisk og faglig formåen Afgivelse af tilbud Tilbuddets indhold Kontraktudkast Alternative tilbud Mindstekrav og Forbehold Spørgsmål Forhandlingsforbud Tilbudsfrist Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsevaluering Åbning af tilbud Tildelingskriterium Pris... 8 Kvalitet Tildeling af kontrakt Tidsplan... 8 [2]

3 1. Generelt Som annonceret ved udbudsbekendtgørelse på Selvstyrets Udbudsportal den 17. august 2016, udbyder Departement for Familie, Ligestilling, Sociale Anliggender og Justitsvæsen som Ordregiver: Indkøb af varer inklusive inventar til komplet indretning af det kommende Det landsdækkende handicapcenter beliggende i Sisimiut. Udbuddet omfatter i alt to delaftaler: - Delaftale 1 Hjælpemidler og Træningsudstyr - Delaftale 2 Elektronik, Inventar, Rengøring og Forbrugsartikler, Storkøkkenudstyr samt Øvrige varer I det følgende redegøres for en række forhold i forbindelse med udbudsprocessen og tilbudsafgivelsen Baggrund og formål I 2017 åbner Det landsdækkende handicapcenter i Sisimiut for borgere med handicap, herunder børn, unge, voksne samt pårørende. Det landsdækkende handicapcenter vil yde vedligeholdelsestræning, kursusvirksomhed samt viden og rådgivning til kommuner, borgere og pårørende. Træningen har som mål, gennem et afgrænset forløb, at give borgeren mulighed for at opretholde basale fysiske funktioner. Derudover vil Det landsdækkende handicapcenter have funktioner, der varetages i et normalt kontormiljø, samt tilbyde kurser og konferencer. Til dette formål bygges et moderne fagligt hus i Sisimiut med træningsfaciliteter, et professionelt køkken, overnatningsmuligheder for borgere, kursus- og konferencefaciliteter samt kontorfaciliteter. Se Bilag 2 for en plantegning. Ansatte ved Det landsdækkende handicapcenter vil være fysioterapeuter, ergoterapeuter, pædagoger, psykologer, en socialrådgiver, en ernæringsassistent, en pedel og en rengøringsmedarbejder. Dette udbud omfatter indkøb af varer inklusive inventar, herunder til brug i træning, kontormiljø, beboelsesrum, et beboerfællesrum med tilhørende køkken, kursuslokaler mm. Ordregiver har i forvejen anskaffet dele af inventaret til Det landsdækkende handicapcenter. Den udbudte ydelse og kravene hertil er nærmere beskrevet i kravspecifikationen vedlagt som Bilag Udbudsform Udbudsformen er offentligt udbud, jf. Cirkulære af om udbud af varer og tjenesteydelser i Selvstyrets centraladministration og underliggende enheder Ordregivers kontaktoplysninger Kontoret for Strategisk Indkøb Box Nuuk Grønland Kontaktperson: Fuldmægtig Marlene Skov [email protected] [3]

4 1.4. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består, ud over udbudsbekendtgørelsen samt nærværende udbudsbetingelser, af følgende bilag: Bilag A: Bilag B: Kontraktudkast for indkøb af varer med følgende bilag inklusive underbilag: Bilag 1: Kravsspecifikation Bilag 2: Plantegning over Det landsdækkende handicapcenter Bilag 3: Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 4: Tilbudslister Tro og love-erklæring Tilbudsgiver bedes kontrollere, at ovennævnte materiale er modtaget i sin helhed Tavshedspligt Tilbudsgiver må ikke videregive oplysninger om de af Ordregivers forhold, som ikke er offentlig viden, og som Tilbudsgiver måtte blive bekendt med i forbindelse med udbudsprocessen og en eventuel efterfølgende kontraktindgåelse. 2. Udelukkelse Tilbudsgiver vil blive udelukket fra udbudsprocessen, hvis virksomheden eller medlemmer af dens bestyrelse eller direktion inden for de seneste 3 år er dømt for et eller flere af følgende forhold: 1) bestikkelse, svig eller kartelvirksomhed, 2) deltagelse i en kriminel organisation, 3) terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet, 4) hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme, eller 5) brug af børnearbejde eller menneskehandel. Tilbudsgiver vil endvidere blive udelukket, hvis virksomheden 6) har ubetalt forfalden gæld vedrørende skatter, afgifter eller arbejdsgiveres erhvervsuddannelsesbidrag i Grønland eller det land, hvor virksomheden er etableret, der overstiger DKK , medmindre virksomheden har stillet sikkerhed for den del af gælden, der overstiger DKK , eller har indgået og overholdt en aftale om afvikling af gælden, 7) er under konkurs, rekonstruktions- eller likvidationsbehandling eller befinder sig i en tilsvarende situation, 8) inden for de seneste 3 år har begået alvorlige forsømmelser under udøvelsen af sit erhverv, herunder misligholdt en kontrakt med Selvstyret i et omfang, der har medført ophævelse af den pågældende kontrakt, eller 9) inden for de seneste 3 år bevidst har afgivet urigtige oplysninger i forbindelse med en udbudsproces gennemført af Selvstyret. Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet medsende en udfyldt og underskrevet tro og love-erklæring som dokumentation for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af en eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde. En skabelon for tro og love-erklæring indgår som en del af udbudsmaterialet. [4]

5 3. Egnethed Tilbudsgiver skal med tilbuddet medsende dokumentation for, at Tilbudsgiver opfylder nedenstående krav til egnethed. Tilbudsgiver kan opfylde kravene til teknisk og faglig formåen i pkt via underleverandører, men skal i så fald medsende en underskrevet erklæring fra pågældende underleverandør(er) som bekræfter, at vedkommende stiller sine ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i tilfælde af, at Tilbudsgiver får tildelt kontrakten Egnethed til at udføre det pågældende erhverv Mindstekrav: a) Relevant forsikringsdækning. Dokumentation: Kopi af forsikringspolice. Alternativt skal fremlægges en erklæring fra et anerkendt forsikringsselskab, hvoraf det fremgår, at en sådan forsikring kan tegnes Økonomisk formåen Mindstekrav: b) Gennemsnitlig årlig omsætning de seneste 3 år på mindst kr. c) Gennemsnitlig årlig soliditetsgrad de seneste 3 år på mindst 20 %, eller en gennemsnitlig årlig overskudsgrad de seneste 3 år på mindst 2 %. Dokumentation: Kopi af reviderede årsregnskaber eller underskrevet revisorerklæring, hvoraf omhandlede nøgletal fremgår. Såfremt tilbudsgiver er en nystartet virksomhed, fremsendes dokumentation for perioden siden etableringen Teknisk og faglig formåen Mindstekrav: d) Referenceliste med minimum 5 referencer inden for de seneste 3 år til dokumentation af erfaring med leverancer af samme art som det udbudte. Dokumentation: For hver reference skal fremgå: beskrivelse af ydelsen, leveringstidspunkt, værdi samt kontaktoplysninger på kunden. [5]

6 4. Afgivelse af tilbud Tilbud skal affattes på grønlandsk eller dansk og skal sendes elektronisk til Ordregiver via , jf. de i punkt 1.3 anførte kontaktoplysninger. Følgende oplysninger bedes anført i mailens emnefelt: Tilbud Varer til Det landsdækkende handicapcenter - [Tilbudsgivers navn]. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 30 dage regnet fra tilbudsfristen Tilbuddets indhold Tilbuddet skal omfatte følgende: Udfyldt og underskrevet tro og love-erklæring Dokumentation for egnethed Udfyldt tilbudsliste(r) Løsningsbeskrivelse Information om valgte kontaktperson hos Tilbudsgiver 4.2. Kontraktudkast Det som Bilag A vedlagte kontraktudkast fastlægger det aftalemæssige grundlag for levering af den udbudte ydelse. Ved afgivelse af tilbud accepterer Tilbudsgiver de vilkår, der følger af kontraktudkastet. Tilbudsgiver bedes særligt være opmærksom på kontraktens afsnit 4 vedrørende levering. Levering skal finde sted ultimo december 2016 til Royal Arctic Line (RAL) på Grønlandshavnen i Aalborg, således at varen er overdraget og i RAL s varetægt senest den 31. december Tilbudsgiver er endvidere ansvarlig for, at varen bliver afleveret på en af Kunden oplyst afleveringsadresse i Sisimiut Alternative tilbud Tilbudsgiver må alene tilbyde alternative varer, hvis det fremgår klart og tydeligt af tilbudsarket. Her menes varer, der indeholder løsninger, som afviger fra det i tilbudslisterne i Bilag 4 fastsatte. Eksempelvis er det et krav, at de ønskede Sonnet dual sengeborde jf. Tilbudsliste Inventar tilhørende Delaftale 2, skal opfylde følgende krav: HMI nr Bøg/elfenben. Varenummer: Hvis den ønskede vare ikke længere kan fremskaffes i overensstemmelse med kravene, bedes Tilbudsgiver tilbyde et alternativt sengebord, der bedst muligt kan sidestilles med det efterspurgte. Tilbudsgiver kan maksimalt afgive tre alternative tilbud per delaftale. Hver tilbudsliste indeholder i alt tre tilbudsark, svarende til tre alternativer. Eksempelvis kan Tilbudsgiver afgive tre tilbud på en kombination af minimum fem forskellige spisebordsstole, såfremt Tilbudsgiver ønsker at tilbyde tre forskellige kombinationer. Ved flere alternativer anvendes og udfyldes flere Excelark. Hvis Tilbudsgiver angiver flere alternativer, står det Ordregiver frit for at vælge sammensætningen af de forskellige alternativer inden for den respektive delaftale Mindstekrav og Forbehold Tilbud, der ikke indeholder de i pkt. 4.1 krævede dokumenter, vil som udgangspunkt blive opfattet som ukonditionsmæssige og dermed afvist. [6]

7 Hvis Tilbudsgiver, ikke kan opfylde et mindstekrav, eller i sin løsningsbeskrivelse tager forbehold for et mindstekrav, vil tilbuddet ligeledes blive opfattet som ukonditionsmæssigt og dermed afvist. Tilbud, som ikke er fyldestgørende, eller som indeholder forbehold over for vilkår og betingelser i udbudsmaterialet, herunder standardforbehold, risikerer ligeledes at blive afvist som ukonditionsmæssige. Hvis Tilbudsgiver opfatter vilkår eller betingelser i udbudsmaterialet som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres Tilbudsgiver derfor til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Ordregiver vil herefter tage stilling til, om henvendelsen giver anledning til justering af udbudsmaterialet eller udbudsprocessen Spørgsmål Alle spørgsmål i forbindelse med udbuddet skal fremsendes elektronisk via mail. Spørgsmål vil ligeledes blive besvaret elektronisk af hensyn til principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Følgende oplysninger bedes anført i mailens emnefelt: Spørgsmål Udbud - Varer til Det landsdækkende handicapcenter - [Tilbudsgivers navn]. Spørgsmål skal stilles på grønlandsk eller dansk. Sidste frist for spørgsmål er den 5. september kl , vestgrønlandsk tid. Spørgsmål og svar vil løbende blive meddelt alle potentielle tilbudsgivere i anonymiseret form via Selvstyrets Udbudsportal, dog senest den 9. september 2016 kl , vestgrønlandsk tid Forhandlingsforbud Ordregiver gør opmærksom på, at der som følge af principperne om ligebehandling og gennemsigtighed ikke vil være adgang for Tilbudsgiver til at forhandle med Ordregiver i løbet af udbudsprocessen Tilbudsfrist Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: 16. september 2016 kl , vestgrønlandsk tid. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil blive forkastet Tilbudsgivers omkostninger Der ydes ikke godtgørelse for Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Tilbud med tilhørende bilag vil ikke blive returneret til Tilbudsgiver efter udbudsprocessens afslutning. 5. Tilbudsevaluering 5.1. Åbning af tilbud Ordregiver foretager åbning af alle indkomne tilbud. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen. [7]

8 5.2. Tildelingskriterium Kontrakten tildeles i henhold til kriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet med følgende vægtede underkriterier: Pris 55 % Kvalitet 45 % Pris I underkriteriet Pris indgår en vurdering af den samlede tilbudte pris per delaftale. Herunder indgår prisen for de enkelte tilbudte varer såvel som varekategorier Kvalitet Underkriteriet Kvalitet vurderes ud fra den med tilbuddet medsendte løsningsbeskrivelse, hvori Tilbudsgiver redegør for, hvorledes de i Bilag 1 anførte krav vil blive opfyldt, samt kvaliteten af de alternativer Tilbudsgiver eventuelt tilbyder, i de tilfælde kravene i den respektive tilbudsliste ikke kan efterleves. Kvalitet vurderes endvidere ud fra en vurdering af den medsendte oversigt med billeder og yderligere specifikationer af de tilbudte varer. I vurderingen indgår følgende delkriterier: 1. Om den tilbudte vare er egnet til formålet, herunder i forhold til levetid, robusthed og slidtage 2. Om den tilbudte vare er brugbar i forhold til målgruppen, herunder hensyntagen til Brugeren: barn, ung, voksen samt nedsat funktionalitet, mobilitet og kraft i arme, hænder og ben mm. 3. Hvorvidt den tilbudte vare tager hensyn til Det landsdækkende handicapcenters samlede æstetiske helhed 5.3. Tildeling af kontrakt Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der samlet set tilbyder Ordregiver det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Resultatet af tilbudsevalueringen vil blive meddelt de bydende snarest efter, at evalueringen er afsluttet. 6. Tidsplan Udbudsprocessen forventes afviklet efter nedenstående tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Offentliggørelse af udbud 17. august 2016 Frist for modtagelse af spørgsmål 05. september 2016 kl Frist for offentliggørelse af spørgsmål og svar 09. september 2016 kl Tilbudsfrist 16. september 2016 kl Åbning af tilbud 16. september 2016 Afklarende spørgsmål til Tilbudsgiver september 2016 Forventet underretning om tildeling 30. september 2016 Kontraktindgåelse Primo oktober 2016 Levering 31. december 2016 Aflevering Primo april 2017 [8]

9 [9]