EKSTRAORDINÆRT MØDE I SAMMENLÆGNINGSUDVALGET FOR JAMMERBUGT KOMMUNE

Transkript

1 Referat EKSTRAORDINÆRT MØDE I SAMMENLÆGNINGSUDVALGET FOR JAMMERBUGT KOMMUNE Tirsdag, den 28. marts 2006 Mødet afholdes i Byrådssalen, Aabybro Rådhus, kl

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Punkt 56: Indstilling af medlemmer til skatte- og vurderingsankenævn...3 Punkt 57: Kommunikationspolitik for Jammerbugt Kommune Punkt 58: Kommunevåben og/eller logo samt grafisk linie for Jammerbugt Kommune...8 Punkt 59: Bygningsvedligehold...14 Side 2 af 17

3 SAMMENLÆGNINGSUDVALGET JAMMERBUGT KOMMUNE MØDEDATO: J.NR.: SAGSNR.: 34 SAGSBEH.: Sammenlægningssekretariatet Fraværende: Susanne Hjorth Hansen og Kurt Mølgaard Punkt 56: Indstilling af medlemmer til skatte- og vurderingsankenævn Sagsfremstilling Sammenlægningsudvalget behandlede sagen i sit møde den 21. marts 2006 og valgte at udsætte beslutningen. Den nye struktur for skatte- og vurderingsankenævnene træder i kraft den 1. juli På landsplan etableres 30 skatteankenævn og 15 vurderingsankenævn. Nævnsmedlemmerne udpeges af skatteministeren efter indstilling fra Sammenlægningsudvalgene i de kommuner, som ankenævnskredsen omfatter. Jammerbugt Kommune vil fremover få 3 pladser i skatteankenævnet og 1 plads i vurderingsankenævnet. Sammenlægningsudvalget skal indstille mindst 2 personer til hver af kommunens pladser i nævnene og mindst 2 personer til funktionen som suppleant til hver plads. Alene personer, der er valgbare til Sammenlægningsudvalget, kan indstilles. Indstillingen skal være ledsaget af en angivelse af de pågældendes kvalifikationer for at bestride hvervet. De nye medlemmers funktionsperiode løber fra den 1. juli 2006 frem til 30. juni Retsgrundlag Skatteforvaltningslovens 6, stk. 2, 3, 4 og 9, stk. 2 og 4. Økonomiske konsekvenser Ingen Bilag - Notat vedrørende indstilling af medlemmer til skatteankenævn og vurderingsankenævn, 23. marts Indstilling Kommunaldirektøren indstiller at, der indstilles 6 personer samt 6 suppleanter til skatteankenævnet Side 3 af 17

4 der indstilles 2 personer samt 2 suppleanter til vurderingsankenævnet Sammenlægningsudvalgets beslutning Skatteankenævn: Valggruppe 1 indstiller: Plads nr. 1 Anni Bissø Kildeberg med Carl Odd Bennike som stedfortræder Ejvin Krukow med Morten Marinus Jørgensen som stedfortræder plads nr. 3 Torben Sørensen med Arne Andersen som stedfortræder Erik Holt med Annemie Pedersen som stedfortræder Valg gruppe 2 indstiller: plads nr. 2 Jane Nørgaard med Bent Jensen som stedfortræder Kurt Michaelsen med Jens Buje som stedfortræder Vurderingsankenævn: Valggruppe 1 indstiller: Jesper Rom Andersen med Henrik C. Pedersen som stedfortræder Mogens Dueholm med Ellen Nørmølle som stedfortræder Side 4 af 17

5 SAMMENLÆGNINGSUDVALGET JAMMERBUGT KOMMUNE MØDEDATO: J.NR.: P22 SAGSNR.: 23 SAGSBEH.: KB Fraværende: Susanne Hjorth Hansen og Kurt Mølgaard Punkt 57: Kommunikationspolitik for Jammerbugt Kommune 2006 Sagsfremstilling Forandring kræver kommunikation. Derfor er kommunikationen i en fusionsproces et vigtigt styringsredskab. Økonomiudvalget har da også taget initiativ til at få udarbejdet en kommunikationspolitik for 2006 i overgangsfasen til Jammerbugt Kommune. Kommunikationspolitikken skal ses i lyset af fusionsprocessen, og den beskriver initiativer og handlinger i forhold til den eksterne og interne kommunikation med fokus på forskellige kommunikationskanaler. Desuden er kommunikationspolitikken også et signal om, at vi skal være åbne i forhold til offentligheden og formidle vores beslutninger ud til borgerne og pressen. En kommunikationspolitik skal bidrage til at sikre, at medarbejderne informeres, informationerne koordineres, at eksternt materiale kvalitetssikres og at der informeres om Jammerbugt Kommune og fusionsarbejdet. Vi kommunikerer hele tiden, derfor er det vigtigt, at vi kommunikerer på den rigtige måde, i de rigtige kanaler, med de relevante informationer på det rigtige tidspunkt kommunikationen skal styres kommunikationspolitikken er dette styringsdokument i fusionsprocessen. Den offentlige kommunikation har fået stigende betydning i de senere år. En af årsagerne er, at digitaliseringen af det danske samfund har givet nye muligheder for kommunikation mellem kommuner og borgere og ikke mindst internt i forhold til at informere medarbejderne via medarbejderportaler. Nettets hastige fremmarch har bl.a. betydet, at mulighederne for kommunikation mellem borgere og kommune, og for de ansatte, er helt anderledes nu end for blot få år siden. Derfor har kommunikationspolitikken også meget fokus på nettet, som kommunikationskanal såvel i forhold til offentligheden som i forhold til medarbejderne. De traditionelle kommunikationskanaler, som aviser og orienteringsmøder er også medtaget i kommunikationspolitikken, som relevante kommunikationskanaler. Der er udarbejdet et notat, som kommer med forslag til Jammerbugt Kommunes kommunikationspolitik. Notatet tager udgangspunkt i, at følgende kommunikationskanaler benyttes: Interne kommunikationskanaler 1. Det fælles intranet på sammenlægningshjemmesiden 2. Elektronisk personaleblad 3. Informationer fra møder 4. Informationsmøder rådhusene og fælles ledermøde Side 5 af 17

6 5. Det kommende intranet Eksterne kommunikationskanaler Annonceside 3. Radio 4. Infokanalen 5. Spørgetid 6. Den kommende hjemmeside/web-løsning 7. Pressen/pressemeddelelser Retsgrundlag Ingen. Økonomiske konsekvenser Der er afsat kr. på budgettet 2006 til kommunikation til borgerne. Bilag Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at underudvalget økonomiudvalget indstiller at Sammenlægningsudvalget godkender kommunikationspolitikken og de beskrevne handlinger og initiativer. Økonomiudvalgets beslutning den 1. marts 2006, pkt. 9 Økonomiudvalget er positiv indstillet over for forslaget til Kommunikationspolitik for Til kommende møde skal udarbejdes et forslag til revideret budget for 2006 for den eksterne kommunikation Sammenlægningssekretariatet den 15. marts 2006 Som opfølgning på økonomiudvalgets behandling af froslaget til Kommunikationspolitik den 1. marts 2006 er der foretaget aftalte justeringer i forslaget samt udarbejdet forsalg til revideret budget 2006 for den eksterne kommunikation. Bilag - Revideret forslag til kommunikationspolitik for Jammerbugt Kommune, dateret 9. marts Notat af 15. marts 2006 om annoncering og økonomiske konsekvenser Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at Økonomiudvalget revurderer budget 2006 for ekstern information og udarbejder indstilling til Sammenlægningsudvalget at det reviderede forslag til Kommunikationspolitik anbefales godkendt Økonomiudvalgets beslutning den 20. marts 2006 Økonomiudvalget indstiller, at det reviderede forsalg til Kommunikationspolitik godkendes Side 6 af 17

7 at forslag 1 for ekstern information med annoncering samt husstandsomdelt avis gennemføres at den økonomiske ramme for ekstern kommunikation øges med kr., og at de økonomiske konsekvenser i 2006 indregnes i et korrigeret budget for Sammenlægningsudvalget. Sammenlægningsudvalgets beslutning Godkendt Side 7 af 17

8 SAMMENLÆGNINGSUDVALGET JAMMERBUGT KOMMUNE MØDEDATO: J.NR.: / SAGSNR.: 25 SAGSBEH.: KB Fraværende: Susanne Hjorth Hansen og Kurt Mølgaard Punkt 58: Kommunevåben og/eller logo samt grafisk linie for Jammerbugt Kommune Sagsfremstilling I forbindelse med etablering af Jammerbugt Kommune skal der vælges et kommunevåben og/eller et logo. Her er der tre modeller, at vælge imellem: 1. Et kommunevåben samt grafisk linie. 2. Et logo samt grafisk linie. 3. En kombination af kommunevåben, logo samt grafisk linie. Kort beskrivelse af de tre modeller: 1. Et kommunevåben samt grafisk linie Hvis vi vælger et kommunevåben, skal det overholde heraldiske retningsliner omkring indhold, farver og form. De heraldiske farver er fx: rød, blå, sort, grøn samt gul og hvid. Kommunevåbnet er afsenderorienteret - det signalerer myndighed. Kommunevåbnet skal godkendes af en heraldisk konsulent ved Rigsarkivet, og det skal registreres i Patent- og varemærkestyrelsens register for kommunevåbner- og segl. 2. Et logo samt grafisk linie Et logo vil enten kunne anvendes - i både den overordnede branding af Jammerbugten, f.eks. når vi præsenterer turisme, erhverv og andre forhold, som er relateret til Jammerbugten, og som kommunens logo eller - udelukkende som kommunens logo. Et logo er et grafisk mærke, som øjet opfatter som et billede. Det anvendes som bomærke eller firmamærke på brevpapir, konvolutter, stempler, , fakturaer, hjemmesider og meget andet. Et logo består af bogstaver og/eller grafiske elementer og er let at genkende på grund af sine farver og øvrig udformning. Designet skal understøtte og kvalitetssikre men aldrig fjerne opmærksomheden fra - selve budskabet. På den måde vil et godt design fungere som midlet til at opnå en klar identitet. Side 8 af 17

9 Logoet er modtagerorienteret. Det signalerer kommunens værdier, herunder bløde værdier, som medmenneskelighed, omsorg, fællesskab mv. Hvis vi vælger et logo, skal det registreres i Patent- og varemærkestyrelsen. 3. En kombination af kommunevåben, logo samt grafisk linie Et logo kan tage udgangspunkt i kommunevåbnets elementer og kan f.eks. have rødder i de historiske aner men med et mere moderne og energisk udtryk. Logoet ville kunne anvendes i en overordnet branding af vores nye kommune, f.eks. når vi præsenterer turisme, erhverv og andre forhold, som er relateret til Jammerbugten. I al ekstern kommunikation om Jammerbugten, bruger vi logoet, men når det er knyttet til selve kommunen som afsender, anvendes kommunevåbnet. I bilaget Baggrundsmateriale til indledende drøftelse af Proces om visuel kommunikation udvikling af kommunevåben, logo og grafisk linie, kan man læse nærmere om de tre muligheder. Spørgsmålet om valg af kommunevåben, logo og grafisk linie har været behandlet af Den Administrative Styregruppe, som på et møde den 20. september 2005 besluttede, at fremsende følgende indstilling til Sammenlægningsudvalget: 1. Der gennemføres en konkurrence, hvor lokale kunstnere og firmaer inviteres til at deltage 2. Der gennemføres ikke en værdiproces på nuværende tidspunkt 3. Model 2, hvor der vælges et logo samt en grafisk linie indstilles Forslaget har efterfølgende været drøftet på Sammenlægningsudvalgets temamøde den 30. januar, hvor det blev besluttet at sende sagen videre til Økonomiudvalget, som får til opgave at tage stilling til, hvilken af de tre muligheder der skal vælges, om der skal gennemføres en konkurrence, hvor lokale kunstnere og firmaer inviteres til at deltage, herunder o hvem der i givet fald skal inviteres med i en konkurrence (grafiske firmaer, kunstnere eller alle borgere i Jammerbugt Kommune) o Hvor stor præmiesummen i givet fald skal være. De fleste kommuner giver kr. til vinderen af den type konkurrencer o hvem der skal sidde i bedømmelseskomiteen en tidsplan for projektet Forvaltningen har efterfølgende arbejdet videre med et forslag til en tidsplan. Forslag til tidsplan for konkurrence mv. Konkurrenceudskrivning primo marts Konkurrencen annonceres i de lokale medier, radioer, Nordjyske og på hjemmesiderne og kommunernes hjemmesider. Forslag indsendes primo april Side 9 af 17

10 Bedømmelseskomiteen finder det kommunevåben/logo, som skal repræsentere Jammerbugt Kommune medio april Økonomiudvalget præsenteres for kommunevåben/logo den 20. april og Sammenlægningsudvalget præsenteres for kommunevåben/logo den 25. april. Ultimo april offentliggøres forslaget kommunevåben/logo ved et pressemøde, hvor vi arrangerer en event. Herefter skal kommunevåben/logo rentegnes ved en heraldisk konsulent/grafisk firma, og der skal udvikles en designmanual. Forslag til tidsplan for den videre proces for rentegning mv. Designlinien skal signalere den nye kommunens vision og identitet. Det er vigtigt, at der er sammenhæng mellem kommunevåben/logo, grafisk linie og den samlede designlinie. Det er vigtigt, at den grafiske linie er velegnet til gengivelse både på tryk og i de elektroniske medier. Rentegning af kommunevåben/logo sker ved et grafisk firma (eller ved en heraldisk konsulent gælder kun for et kommunevåben). Færdig ultimo maj. Godkendelse ved en heraldisk konsulent gælder kun for et kommunevåben. Færdig ultimo maj. Registrering af kommunevåben/logo ved Patent- og Varemærkestyrelsen i juni. Forslag til tidsplan for udarbejdelse af designmanualen Der skal udvikles en designmanual for Jammerbugt kommune. Designmanualen skal i første omgang indeholde retningslinier for: Brug af kommunevåben/logo, grafisk linie, skriftbehandling og farver Korrespondance brevpapir, mail, følgesedler og telefaxforsider, notater, mødeindkaldelser, referater og blanketter Overheads og PowerPoint præsentationer. Annoncer stillings-, informations- og profilannoncer Kuverter diverse størrelser og former Skiltning i første omgang på bygninger og biler Diverse evt. T-shirts, flag, kuglepenne etc. Vi skal have et grafisk firma/bureau til at udføre opgaven for os med udvikling af designmanualen, da designet skal bruges i den visuelle kommunikation udadtil og indadtil i organisationen. Designet og designmanualen skal være professionelt udarbejdet. Tidsplan Firma til at udføre opgaven udvælges af Økonomiudvalget i maj Forslag fra firma præsenteres i Sammenlægningsudvalget/Økonomiudvalget i juni Retsgrundlag Bekendtgørelse nr. 483 af 10. juni 2003 om registrering af kommunevåbner og segl. Side 10 af 17

11 Lovgrundlaget for kommunernes valg af kommunevåben mv. er ikke ændret i forbindelse med opgave- og strukturreformen, men følger de eksisterende procedurer, som de fremgår af styrelsesloven og bekendtgørelse nr. 483 af 10. juni 2003 om registrering af kommunevåbner og -segl. Økonomiske konsekvenser Præmiesummen varierer mellem kr. til vinderen af konkurrencen, hvis vi vælger denne fremgangsmåde. Bilag Ingen Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at Økonomiudvalget tager stilling til: Hvilke af de tre muligheder, skal vi vælge. Hvem der skal inviteres med i konkurrencen, hvis modellen med konkurrence vælges. Hvem der skal sidde i bedømmelseskomiteen, hvis modellen med konkurrence vælges. Hvor stor præmien skal være, hvis modellen med konkurrence vælges. Det indstilles desuden, at tidsplanen godkendes. Økonomiudvalgets beslutning den 1. marts 2006, pkt. 11 Der ønskes en kombination af kommunevåben, logo og grafisk linie. Der udskrives en konkurrence, hvor alle kan bidrage. Der udloddes en præmie på kr. Bedømmelseskomiteen udgøres af Økonomiudvalget suppleret med heraldisk konsulent. Der udarbejdes økonomsik overslag over udgifterne til realisering af kommunevåben, logo, design og designmanual m.m Sammenlægningssekretariatet d. 15. marts 2006 Økonomiudvalget besluttede på dets møde den 1. marts 2006, at der skal udarbejdes økonomisk overslag over udgifterne til realisering af kommunevåben, logo, design og designmanual m.m. Kort om processen Økonomiudvalget har peget på en løsning, som kombinerer kommunevåben, logo og grafisk linie. Efterfølgende er forslaget til proces blevet tilrettet denne beslutning, så den ser ud som følger: Kommunevåben Konkurrencen udskrives medio marts 2006 og løber til mandag den 10. april. Side 11 af 17

12 De indkomne forslag bedømmes af økonomiudvalget den 19. april. 3-5 favoritter udvælges og sendes til Rigsarkivets heraldiske konsulent til bedømmelse. Den heraldiske konsulent vurderer forslagenes egnethed ud fra gældende heraldiske principper og peger på et vinderforslag. Vinderforslaget præsenteres hvis muligt på Sammenlægningsudvalgets møde den 16. maj Rentegning af vinderforslaget foretages enten af vinderen selv i dialog med Rigsarkivets heraldiske konsulent eller af et grafisk firma (i dialog med heraldisk konsulent). Færdig ultimo maj. Godkendelse ved en heraldisk konsulent gælder kun for et kommunevåben. Færdig ultimo maj. Registrering af kommunevåben i Patent- og Varemærkestyrelsens Register for Kommunevåben og Segl i juni. Det færdige kommunevåben præsenteres for offentligheden på en presseevent i juni. Logo og designmanual Et grafisk firma udvælges af økonomiudvalget i maj med henblik på udarbejdelse af logo og designmanual Forslag til logo udarbejdes med udgangspunkt i kommunevåbnet. Forslag til designmanual udarbejdes. Start primo juni. Forslag til logo og designmanual præsenteres på Sammenlægningsudvalgets møde den 22. august. Logoet for området Jammerbugten præsenteres for offentligheden på en presseevent, når det er endeligt godkendt. Økonomiske konsekvenser Nedenfor følger et overslag over udgifterne til realisering af kommunevåben, logo, design og designmanual m.m. Præmiesum, kommunevåbenkonkurrence kr Evt. rentegning ved bureau (anslået) kr Udarbejdelse af logo og designmanual (anslået) kr Presseevent i forbindelse med offentliggørelse af kommunevåben kr Presseevent i forbindelse med offentliggørelse af logo kr I alt Kr Rigsarkivets heraldiske konsulent står gratis til rådighed. Bemærk: Udgifter til trykning af det nye kommunevåben på skilte, brevpapir, kuverter, kuglepenne, gaveartikler mm. ikke er inkluderet i overslaget. Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at økonomiudvalget tager stilling til finansieringen af realiseringen af kommunevåben, logo, design og designmanual mm. Økonomiudvalgets beslutning den 15. marts 2006 Side 12 af 17

13 Økonomiudvalget indstiller, at den foreslåede proces for valg af kommunevåben, logo og design tages til efterretning at der afsættes en økonomisk ramme på kr. til realisering af kommunevåben, logo og designmanual m.m., at de økonomiske konsekvenser i 2006 indregnes i et korrigeret budget for Sammenlægningsudvalget, og at udgifterne til trykning af det nye kommunevåben på skilte, brevpapir, kuverter m.m. indregnes i det kommende budget Sammenlægningsudvalgets beslutning Godkendt Side 13 af 17

14 SAMMENLÆGNINGSUDVALGET JAMMERBUGT KOMMUNE MØDEDATO: J.NR.: SAGSNR.: 39/jda SAGSBEH.: Sammenlægningssekretariatet Fraværende: Susanne Hjorth Hansen og Kurt Mølgaard Punkt 59: Bygningsvedligehold Sagsfremstilling På temamødet i Sammenlægningsudvalget den 14. februar 2006 blev der præsenteret 3 modeller for bygningsvedligehold: A. Central udvendig vedligehold og decentral indvendig vedligehold B. Central indvendig og udvendig vedligehold C. Decentral udvendig og indvendig vedligehold På baggrund af drøftelserne på temamødet blev det anbefalet, at Økonomiudvalget arbejder videre med model A. Denne model indebærer at, budgettet for udvendig bygningsvedligeholdelse placeres i en central pulje, fx som en anlægspulje under økonomiudvalget. Budgettet for den indvendige vedligeholdelse placeres under de respektive institutioner. Midlerne til bygningsvedligehold findes i dag enten som anlægspuljer, som puljer under de forskellige driftsområder, eller som en af institutionerne driftsbudgetter. Det skal derfor opgøres, hvor store midler der i dag findes til bygningsvedligehold, og i forlængelse heraf hvor stor en del heraf der skal afsættes centralt til udvendig bygningsvedligehold og hvor meget der skal afsættes på de enkelte institutioner til indvendig bygningsvedligeholdelse. Vedr. den konkrete organisering af arbejdet med bygningsvedligehold, er det i fase 2 rapporten anført, at metoden til at gennemføre rationelle vedligeholdelsesarbejder, er udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner, baseret på bygningsregistreringer og tilstandsvurderinger, suppleret med årlige bygningssyn på de enkelte ejendomme. Det er således vigtigt, at få opbygget et fagligt miljø for bygningsvedligeholdelse, enkelte projekteringsopgaver og gennemførelse af projekter for energibesparende foranstaltninger og arbejdsmiljøforanstaltninger. Der foreslås derfor, at der udarbejdes et konkret forslag til, hvordan bygningsvedligehold efter model A organiseres, samt at der udarbejdes en opgørelse af, hvor stor en del af de nuværende midler til bygningsvedligehold der vedrører henholdsvis udvendig og indvendig bygningsvedligehold. Dette forslag vil indgå i det samlede administrative budgetoplæg. Retsgrundlag Side 14 af 17

15 Ingen Økonomiske konsekvenser Det forventes, at udgifterne til bygningsvedligehold skal holdes indenfor den nuværende økonomiske ramme, samt at udgifterne til udvendig bygningsvedligehold fremadrettet afsættes som en anlægsramme i Jammerbugt Kommune. Bilag Ingen Indstilling Kommunaldirektøren indstiller, at der administrativt arbejdes videre med en model med central udvendig vedligehold og decentral indvendig vedligehold, og at dette princip lægges til grund for det administrative budgetoplæg for Økonomiudvalgets beslutning den 20. marts 2006 Indstillingen anbefales godkendt. Sammenlægningsudvalgets beslutning Godkendt Side 15 af 17

16 SAMMENLÆGNINGSUDVALGET JAMMERBUGT KOMMUNE MØDEDATO: J.NR.: SAGSBEH.: Sammenlægningssekretariatet UNDERSKRIFTER: _ Mogens Christen Gade Helle Bak Andreasen _ Kurt Mølgaard Henry Kronborg _ Mogens Chr. Weise Mogens Richter Pedersen Lars Holt Aage Toftegaard Finn Kornum Christian Hem Bøje H. Lundtoft Otto Kjær Larsen Sonia Luther Nielsen Kim Bennike Gunhild Bach Nielsen Erik Ingerslev Larsen Ejler Winkel Eva Rytter Andersen Side 16 af 17

17 Morten Klessen Karl Schrøder Inge Pedersen Grethe Dragsbæk Per Halsboe-Larsen Carla Madsen Søren P. Mortensen Jens Chr. Golding Susanne Hjorth Hansen Side 17 af 17