Referat - Åben dagsorden Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget Borgmesterkontoret

Transkript

1 Referat - Åben dagsorden Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget Borgmesterkontoret Hjørring Kommune Side 1. Mødedato: Mødet påbegyndt: kl. 13:00 Mødet afsluttet: kl. 15:45 Mødested: Mødelokale 122, 1. sal Hjørring Rådhus Fraværende: John Robert Larsen Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Regnskaber for selvejende haller Temadrøftelse 4 3 EXIT af Pilevænget 4, Hirtshals 6 4 Landsbyklynger 8 5 Grafisk Værksted - ledelsesberetning og regnskab for Udbud af cafédriften i Vendsyssel Teater og Oplevelseshus 14 7 Eventuelt 17

2 Side Ø Regnskaber for selvejende haller 2014 Resumé Der foreligger regnskaber 2014 fra de selvejende haller til Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets orientering. Sagsfremstilling Der foreligger regnskaber 2014 fra de selvejende haller til Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets orientering. Fritids-, Kultur og Bosætningsudvalget forelægges regnskaberne til orientering i henhold til at der udbetales driftstilskud til de selvejende haller. Der er i 2014 udbetalt 10,2 mio. kr. i driftstilskud til 9 selvejende haller. Tårshallen blev 1.juli 2014 selvejende og indgår ikke i driftstilskudsmodellen for 2014, idet der er lavet en særskilt afregning omkring Tårshallen i forbindelse med overgangen til selvejende. Tårshallen har afleveret regnskab for 2. halvår Astrup Sønderskovhallen og Vrejlev Hæstruphallen indgår fra 2014 i tilskudsmodellen med 1/3 af det beregnede tilskud i henhold til beslutning om at indfase disse 2 haller i tilskudsmodellen over 3 år fra 2014 til Institutionernes driftsresultater er positive, men der skal henledes opmærksomhed på at Løkken Idrætscenter i 2014 har haft en normal drift, men haft ekstraordinære udgifter vedr. rørskade på 0,450 mio.kr og nogle tekniske ændringer m.m. der medfører underskuddet i Løkken Idrætscenter meddeler administrationen at man pr. september 2015 har positivt driftsresultat, også i forhold til budget Der henvises til Løkken Idrætscenters regnskab De selvejende haller er vidt forskellige institutioner i forhold til institutionernes faciliteter, driftsorganisation og driftsaktiviteter, hvilket kan ses af de enkelte hallers regnskaber, der er vedhæftet som bilag. Lovgrundlag Kommunalfuldmagten.

3 Økonomi De selvejende haller har i 2014 haft følgende indtægter fra Hjørring Kommune vedr. driftstilskud, lokaletilskud og skolernes køb af timer i svømmehaller, idrætshaller, træningssale og øvrige lokaler. Hjørring Kommune Side Driftstilskud via tilskudsrammen til selvejende haller på 10,2 mio. kr. 2. Hjørring Kommune udbetaler lokaletilskud til de folkeoplysende foreningers leje af timer i svømmehaller, idrætshaller, træningssale og øvrige lokaler. Der er i alt udbetalt 70 % lokaletilskud til de folkeoplysende foreninger i 2014 på 3,9 mio. kr. De folkeoplysende foreningers egenbetaling er på 1,7 mio. kr. 3. Hjørring Kommunes skolers køb af timer i de selvejende svømmehaller, idrætshaller og træningssale har i 2014 været på 3,0 mio. kr. De selvejende haller har således en samlet indtægt via Hjørring Kommune på 17,1 mio. kr. i Tårshallen er i 2014 driftet som kommunal 1.halvår og som selvejende 2.halvår med en samlet driftsramme på 1,0 mio. kr. Tårshallens driftsramme på 1,0 mio. kr. er fra 2015 fordelt til de 3 ovenforstående rammebeløb. De enkelte indtægtsområder er udspecificeret i bilag " Oversigt driftstilskud, lokaletilskud og skolers køb af timer i selvejende haller." Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag 1. Oversigt driftstilskud, lokaletilskud og skolers køb af timer i selvejende haller. 2. Regnskaber fra de selvejende haller. Plan- og Udviklingschefen indstiller, at orienteringen om regnskaberne tages til efterretning Beslutning Orienteringen tages til efterretning. John Robert Larsen deltog ikke i mødet.

4 Side P Temadrøftelse Resumé Der afsættes som aftalt på mødet i Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget tid af til temadrøftelse. Sagsfremstilling Med udgangspunkt i den foreløbige plan for temadrøftelser bliver der til mødet d. 6. oktober lagt op til følgende temadrøftelser: 1. Bosætning, hvor temadrøftelsen indledes med et kort statusoplæg fra forvaltningen. 2. Forankring og organisering for de store anlægsprojekter i overgangen til drift. Der fokuseres på Vendsyssel Teater- og Oplevelseshus og Stadion. Kommunaldirektøren deltager i denne del af temadrøftelsen, som derfor placeres i tidsrummet fra kl Lovgrundlag Økonomi Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag 1. PLUS Fritids- og Kulturpolitikken.

5 Plan- og Udviklingschefen indstiller, at temaerne drøftes Hjørring Kommune Side 5. Beslutning Udvalget drøftede temaerne. John Robert Larsen deltog ikke i mødet.

6 Side Ø EXIT af Pilevænget 4, Hirtshals Resumé Pilevænget 4, Hirtshals indstilles til EXIT, da lokalhistorisk arkiv er flyttet til Rådhuset i Hirtshals. Sagsfremstilling Pilevænget 4, Hirtshals indstilles til EXIT, da lokalhistorisk arkiv er flyttet til Rådhuset i Hirtshals. Pilevænget 4 i Hirtshals har huset lokalhistorisk arkiv. Bygningen er på 137m² og med et grundareal på 1210 m². I henhold til samling og sammenhold er lokalhistorisk arkiv flyttet til Rådhuset i Hirtshals. Flytningen af lokalhistorisk arkiv fra Pilevænget 4 til rådhuset i Hirtshals har medført en flytteudgift på kr. Lovgrundlag Ingen bemærkninger Økonomi Pilevænget er en ejendom der kan udbydes til salg ved EXIT. Der har været en netto flytteomkostning på kr. For ejendommen er der et årligt driftsbudget 2015 på kr. Driftsrammen overføres til Exit, sektor administrativ organisation under " Økonomiudvalget " og afregning vedr fremgår af følgende opgørelse: Driftsramme 2015 Flytteomkostning 2015 Forbrug pr Restbeløb til tomgang kr kr kr kr.

7 Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Hjørring Kommune Side 7. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Plan- og Udviklingschefen indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget overdrager ejendommen til Exit at Økonomiudvalget beslutter at bygning med grund udbydes til salg at driftsrammen på kr. overgår til "Exit sektor administration organisation under Økonomiudvalget", og at flytteudgiften på kr. finansieres af dette rammebeløb i 2015 Beslutning Indstillingen godkendes. John Robert Larsen deltog ikke i mødet.

8 Side A Landsbyklynger Resumé RealDania og DGI gennemfører i samarbejde et pilotprojekt omkring landsbyklynger. Hjørring Kommune har fået tilbudt at deltage i projektet med en klynge. Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget skal drøfte sagen. Sagsfremstilling RealDania og DGI gennemfører i samarbejde et pilotprojekt omkring landsbyklynger. Udgangspunktet for projektet er en hypotese om, at man ved at samle ressourcerne i en klyngestruktur med færre fysiske rammer men af høj kvalitet kan styrke fællesskabet og livet i landsbyerne samtidig med, at den kommunale service og drift optimeres. I projektet gennemføres en forundersøgelse (afsluttes med udgivelsen af en hvidbog i september/oktober 2015) og 4-5 pilotprojekter. Målet er blandt andet at undersøge, om landsbyklynger er en bæredygtig tilpasningsmodel i forhold til at sammentænke funktioner på tværs af landsbyer i yderområdekommuner og landdistrikter. Hjørring Kommune inviteres (sammen med Syddjurs, Ringkøbing-Skjern, Faaborg Midtfyn og Vordingborg kommuner) til at deltage i projektet. I PLUS15 er det beskrevet, at Hjørring Kommune skal arbejde med byernes roller og tænke i samspil, herunder for eksempel nye bysamarbejdsformer som landsbyklynger. Der er ligeledes fokus på bosætning, og Hjørring Kommunes erfaringer fra projektet forventes at kunne bidrage i kommunens arbejde med bosætningsstrategi og handlingsplan. Projektet spiller godt sammen med Hjørring Kommunes landdistriktsstrategi, der bl.a. har som mål at udbygge netværk mellem lokalområderne og udbygge lokalområdernes samspil med kommunen. Begrebet landsbyklynger har i flere sammenhænge været drøftet i kommunens landdistriktsarbejde, og pilotprojektet giver god mulighed for at afdække, hvad begrebet kan indeholde og for at udvikle og afprøve en model for landsbyklynger.

9 Deltagelse i projektet forventes at bidrage med ny viden, der kan understøtte en fortsat udvikling af projektet Samling og Sammenhold, ligesom Hjørring Kommunes erfaringer fra Samling og Sammenhold vurderes at kunne bidrage positivt til det samlede projekts resultater. Hjørring Kommune Side 9. Projektet er faseinddelt og indeholder for pilotprojekternes vedkommende: Fase 1: Opstart og planlægning af det lokale projekt Fase 2: Dataindsamling og kommunikation Fase 3: Udarbejdelse af idékatalog Fase 4: Beskrivelse af indsatsområder Fase 5: Udarbejdelse af udviklingsplan for klyngesamarbejdet Projektet har i udgangspunktet en meget stram tidsplan (med planlagt afslutning i 1. kvartal 2016). Administrationen har været i dialog med såvel DGI som Real- Dania, der oplyser, at det er muligt at forlænge projektperioden. Det er administrationens vurdering, at Hjørring Kommunes deltagelse i projektet kan bibringe kommunen ny viden og erfaringer i, om der skal arbejdes videre med landsbyklyngebegrebet i kommunen. Kommunens deltagelse er afhængig af, at der er lokalbyer/landsbyer, der har ønske om at deltage i projektet. Administrationen foreslår, at udvælgelsen af eventuelle deltagere til projektet sker i Landsbyforum. Lovgrundlag Kommunalfuldmagten. Økonomi Projektets samlede budget for forsøgsprojektet, der gennemføres i Hjørring Kommune, er kr. til sekretariatsbistand, konsulentbistand, analyser, kommunikation, netværksaktiviteter m.m. Heraf finaniseres kr. af Real- Dania mens Hjørring Kommune skal finansiere kr. Hjørring Kommune skal endvidere bidrage til projektet ved deltagelse i en række faglige arrangementer og ved, at en medarbejder deltager i projektets styregruppe og er bindeled mellem kommune og projekt. Hjørring Kommunes bidrag til projektet finansieres fra af sektor landdistriktet, ramme til udviklingsaktiviteter.

10 Side 10. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger Bilag 1. Projektbeskrivelse - Landsbyklynger. Plan- og Udviklingschefen indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget drøfter Hjørring Kommunes eventuelle deltagelse i projektet "Landsbyklynger" at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget meddeler Teknik- og Miljøudvalget, at Fritids- Kultur- og Bosætningsudvalget anbefaler: o at Hjørring Kommune deltager i projektet under forudsætning af, at der er landsbyer/lokalbyer, der har interesse i at deltage o at udvælgelsen af, hvem der skal deltage, foregår i Landsbyforum Beslutning Indstillingen godkendes. John Robert Larsen deltog ikke i mødet.

11 Side P Grafisk Værksted - ledelsesberetning og regnskab for 2014 Resumé Grafisk Værksted har fremsendt regnskab, ledelsesberetning og revisionsprotokol for Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget skal behandle den fremsendte årsrapport. Sagsfremstilling Af det fremsendte regnskab for Grafisk Værksted fremgår det, at værkstedet i 2014 har givet et underskud på kr. Ledelsen for værkstedet har oplyst, at det store underskud bl.a. skyldes, at værkstedets trykker og bogholder er fratrådt. Det har betydet ekstraordinære udgifter. Trykkerens fratrædelse har betydet et lavt aktivitetsniveau. Der er indgået en aftale med en ny trykker, der ansættes lejlighedsvis efter behov i kortere perioder. Bogføringen varetages eksternt. Den store turbulens omkring Grafisk Værksted og den nye bemanding har ligeledes betydet en forsinket afslutning af årsregnskabet. Der arbejdes målrettet på en forøgelse af salget af litografier. Det oplyses ligeledes, at der arbejdes på flere eksterne udstillinger og et tættere samarbejde med uddannelsesinstitutioner. Værkstedet drives hovedsageligt af frivillig arbejdskraft. Regnskab Med underskuddet i 2014 på kr. er værkstedet egenkapital blevet negativ. Egenkapitalen var ultimo 2014 på minus kr. Der er sket en betydelig reduktion af salget af litografier og rammer fra kr. i 2013 til kr. i Et fald på 33 %.

12 Indtægten ved legater og lignende tilskud er faldet fra i 2013 til kr. i Grafisk Værksted likviditet er under et voldsomt pres. Regnskabet er aflagt på baggrund af fortsat drift. Hjørring Kommune har ikke modtaget et budget for driften i Hjørring Kommune Side 12. Fremtiden Tilskuddet fra Hjørring Kommune på kr. pr. år til Grafisk Værksted bortfalder ved udgangen af 2017 i henhold til politisk beslutning. Ledelsen af Grafisk Værksted arbejder for at institutionen er selvfinansierende ved udgangen af Fokuspunkter Grundlaget for tilskuddet til Grafisk Værksted er en række fokuspunkter, der tidligere har været forelagt Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget. Fokuspunkterne er: A. Grafisk Værksted skal tilbyde arrangementer målrettet til børn og unge, der skaber en forståelse af grafisk produktion og fremstilling af litografier. B. Der skal være offentlig adgang til værkstedet. C. Grafisk Værksted skal igangsætte aktiviteter, der særligt retter sig imod turister. D. Der skal afholdes offentlige arrangementer med fri adgang for borgerne, hvor de kan opleve kunstnere og trykkere i funktion. E. Grafisk Værksted skal deltage i de store fællesarrangementer, der iværksættes eller støttes af Hjørring Kommune. Det gælder f.eks. arrangementer som Hjørring Live og Kulturnatten m.fl. Det er forvaltningens vurdering, at Grafisk Værksted opfylder fokuspunkterne i et vist omfang. Enkelte af fokuspunkterne opfyldes kun delvist. Det skyldes, at værkstedet hovedsageligt drives af frivillig arbejdskraft. Lovgrundlag Kommunalfuldmagten. Økonomi

13 Side 13. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag 1. Revisionsprotokol 2014, s , Foreningen Det Grafiske Værksted. 2. Årsrapport 2014, Foreningen Det Grafiske Værksted. Plan- og Udviklingschefen indstiller, at Grafisk Værksteds årsrapport tages til efterretning Beslutning Fritids- Kultur og Bosætningsudvalget har behandlet foreningens 2014 regnskab, og vil gerne se et budget, et kvartalsregnskab for kvartal 2015 samt en handleplan for på udvalgets møde 30. november. John Robert Larsen deltog ikke i mødet.

14 Side Ø Udbud af cafédriften i Vendsyssel Teater og Oplevelseshus Resumé På baggrund af Byrådets beslutning den 17. september 2015 om konkurrenceudsættelse af cafédriften i Vendsyssel Teater- og Oplevelseshus fremsendes udbudsprocessen og udbudsmaterialet til godkendelse af Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget. Sagsfremstilling Byrådet godkendte på sit møde den 17. september 2015, at forpagtningen af cafédriften i Vendsyssel Teater- og Oplevelseshus konkurrenceudsættes. Samtidig blev det godkendt, at endelig udbudsproces og udbudsmateriale godkendes af Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget. Bortforpagtningen er ikke omfattet af EU-udbudsreglerne, da der er tale om en bilag IIB-ydelse, og gennemføres derfor som en konkurrenceudsættelse for at sikre, at bortforpagtningen sker på markedsvilkår og dermed ikke er konkurrenceforvridende og kan komme i strid med kommunalfuldmagten og/eller konkurrenceloven 11a. For at sikre gennemsigtigheds- og ligebehandlingsprincippet offentliggøres materialet på kommunens udbudsplatform Mercell, og der oplyses om dette på kommunens hjemmeside. Alle, der kan opfylde de beskrevne udvælgelseskriterier kan således komme i betragtning. Udvælgelseskriterierne er beskrevet i "Udbudsbetingelser" og omfatter følgende hovedkategorier: 1. Erklæring om, at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. 2. Erfaring og økonomi i relation til cafédrift. 3. Bevilling - sandsynliggørelse af, at tilbudsgiver kan opnå de fornødne bevillinger. Tilbudsgiver vil herefter blive vurderet på følgende 2 parameter: 1. Forpagtningsafgift 2. Oplæg til cafédrift

15 Tilbudsgiverne skal således bl.a. konkurrere på forpagtningsafgiften. Da Huset endnu ikke er i drift, er det ikke på nuværende tidspunkt muligt at estimere omsætningsmulighederne i cafeen. Derfor fremgår det af udbudsbetingelserne, at tilbudsgiverne skal konkurrere på en procentsats af omsætningen. Hjørring Kommune Side 15. Det er i udbudsbetingelserne anført, at Hjørring Kommunes ambition med Vendsyssel Teater- og Oplevelseshus er, at der i Huset kan skabes et miljø, hvor folk ikke blot kommer for at deltage i arrangementer, aktiviteter og lign., men også bliver et samlingssted for byens borgere. I den forbindelse anses cafeen at have en særlig rolle i forhold til at kunne medvirke til at skabe liv i huset. Cafeen skal derfor drives under hensyntagen til Husets profil og med henblik på bedst muligt at betjene brugerne af Huset. Forpagter skal således til enhver tid være opmærksom på og bidrage til den integrerede funktion, det ønskes at cafeen får for Huset. Under punktet "oplæg til cafédrift" skal tilbudsgiver derfor bl.a. anføre, hvorledes man vil løse følgende: Hvorledes Forpagter vil leve op til målsætningen om, at cafeen skal være en integreret del af Huset. Hvorledes Forpagter vil imødekomme kundegrundlaget i Huset i henhold til menu og prisniveau. Hvorledes Forpagter vil bidrage til at skabe et livligt miljø i Huset - herunder fremsætte forsalg til cafeens åbningstider. Der vil blive givet separat point for tilbudsgivers besvarelse af de 2 parametre, som derefter sammenlægges til en samlet score, hvor "Forpagtningsafgift" vil vægte 40 % og "Oplæg til cafédrift" vil vægte 60 %. Den forventede tidsplan for processen: Den 9. oktober 2015: Offentliggørelse af udbudsmaterialet. Den 13. november 2015: Tilbudsfrist. Den november 2015: Gennemgang af tilbud. Efter gennemgangen af tilbuddene udarbejdes forslag til antagelse af forpagter, som vil blive forelagt til politisk behandling. Lovgrundlag Kommunalfuldmagten. Konkurrenceloven.

16 Side 16. Økonomi Forpagtningsafgiftens størrelse kendes ikke på nuværende tidpunkt, men vil blive anført i forbindelse med sagen om antagelse af forpagter. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Bilag A. Udbudsbetingelser. 1. Bilag 1 til udbudsbetingelser (plantegning). 2. Bilag 2 til udbudsbetingelser (plan af hele stueetagen). 3. Bilag 3 til udbudsbetingelser (tegning - køkken og barområde). 4. Bilag 4 til udbudsbetingelser (køkkentegning med inventaroversigt). 5. Bilag 5 til udbudsbetingelser (skitse af caféområde). 6. Bilag 6 til udbudsbetingelser (tilbudsskema). 7. Bilag 7 til udbudsbetingelser (tro og loveerklæring). 8. Bilag 8 til udbudsbetingelser (forpagtningsaftale). Plan- og Udviklingschefen indstiller, at udbudsprocessen og udbudsmaterialet godkendes Beslutning Indstillingen godkendes, idet det præciseres, at navnet på cafeen skal have tilknytning til husets drift og godkendes af Fritids- Kultur og Bosætningsudvalget. John Robert Larsen deltog ikke i mødet.

17 Side A Eventuelt Beslutning Forvaltningen orienterede om forløbet omkring istandsættelse af rampe og redningshus i Løkken. Udvalget vil gerne have Orientering fra Formanden, fra medlemmerne og fra forvaltningen på dagsordenen som faste punkter. John Robert Larsen deltog ikke i mødet.

18 Side 18. Underskrifter Sven Bertelsen John Robert Larsen Line Kraghede Jensen Børge Bech Michael Vajhøj Henrik Jørgensen Claus Mørkbak Højrup