Servicetjek. 2. februar Thomas Ginnerup-Nielsen Teamleder TFA

Transkript

1 Servicetjek 2. februar 2017 Thomas Ginnerup-Nielsen Teamleder TFA

2 Dagsorden 1) Indledning 2) Udbud 3) Implementering og drift 4) Kommunikation 2

3 SKI og forpligtende aftaler De forpligtende aftaler gik i luften i 2011 på baggrund af økonomiaftalen mellem regeringen og KL. SKI blev valgt til at være operatør for processen Der blev udarbejdet: Juridiske paradigmer Proces for kommuneinvolvering i projektgrupper og arbejdsgrupper Proces for høring og tilslutning i kommunerne SKI har oprettet et team, der alene forestår udbuddet af de kommunalt forpligtende aftaler. SKI har i dag 17 forpligtende aftaler i drift.

4 Aftaleteksten ØA16 - nye forpligtende aftaler Bedre indkøb er et centralt spor i effektiviseringsindsatsen i kommunerne [ ] Der er fortsat et stort potentiale ved at arbejde med bedre indkøb i kommunerne. Realisering heraf vil kunne understøttes af følgende tiltag: Der forventes udviklet nye kommunalt forpligtende indkøbsaftaler frem mod 2020, samtidig med at den eksisterende genudbydes. Det er et mål, at tilslutningen på de forpligtende kommunale aftaler øges yderligere, samt at der skal udvikles dokumentationsmetoder, der kan understøtte kommunernes arbejde med at øge compliance på aftalerne. Der vil i forbindelse med forhandlingerne om ØA17 blive fulgt op herpå. 4

5 Formål med servicetjekket De kommunale forpligtende aftaler har nu kørt i omkring 5 år, og der lægges en stor ressourceindsats fra både kommunernes og SKI s side. På Middelfart-møde i juni 2016 for formandskaberne for de kommunale indkøbsfællesskaber, blev samarbejdet kort drøftet. Det var vurderingen, at samarbejdet og brugerinddragelsen overordnet fungerer godt, men at der var grobund for at gennemføre et servicetjek af brugerinddragelsen. Servicetjekket skal afdække, om og hvordan processerne kan justeres og optimeres, så det sikres, at ressourceanvendelsen i brugerinddragelsen skaber mest mulig værdi. Særlige fokuspunkter: 1) Samarbejde om udbud 2) Samarbejde om implementering og drift 3) Kommunikation 5

6 Tidsplan og proces 31. maj: Formandskaberne beslutter i Middelfart, at SKI skal give brugerinddragelsen på de forpligtende aftaler et servicetjek. August-oktober: SKI udarbejder et udkast til oplæg, som sendes til formandskaberne ultimo oktober. 8. november: Møde med formandskaberne i øst (København) 10. november: Møder med formandskaberne i vest (Middelfart) 8. december: Oplæg præsenteres for styregruppen for de forpligtende aftaler 13. december: Oplæg præsenteres på møde med de kommunale indkøbsfællesskaber i Middelfart 6

7 Deltagerliste til møder den 8. og 10. november 2016 Øst: (8. november i København) FUS: Henrik K. Larsen (Slagelse Kommune) Spar 5: Adam Hey (Frederiksberg Kommune) + Charlotte Vibe Seeberg (Rudersdal Kommune) Københavns Kommune: Katja Østergaard Winsløw + Kristina Witt Vejle IN: Vibeke Schytte (Hørsholm Kommune), Anja Lodberg (Frederikssund Kommune) + Mette Kongsgaard (Ballerup Kommune) VIF: (har ikke deltaget) Vest (10. november i Middelfart) Sydjysk Kommuneindkøb: Sys Frostholm (Varde Kommune) og Martin Larsen (Vejen Kommune) Fællesindkøb Fyn: Michael Ekelund Thorsen og Jeanet Vandling (Faaborg-Midtfyn) Fællesindkøb Nord: Lisbeth Dencker (Vesthimmerlands Kommune) og Helle H. Andersen (Frederikshavns Kommune) KomUdbud: Henning Trillingsgaard (Silkeborg Kommune) Sydjysk Udbuds Samarbejde: Søren Jensen (Aabenraa Kommune) FUS: Debbie Sørensen (Odsherred Kommune) HHO: Jesper Langkjær (Horsens Kommune) JYFI: Tina Bjørnholt (Viborg Kommune) og Laila Juncker (Favrskov Kommune) 7

8 Mødeplanlægning og -afvikling - Det er i visse tilfælde uklart, hvem der beslutter, hvornår der afholdes møder udenfor København. - Det er samtidig lettere at rejse fra Lolland til København eller Nordjylland til København, end hvis man skal rejse til Sønderjylland. - Det er ind imellem uklart, om man skal deltage på projektgrupperne med indkøbere eller fagpersoner. - SKI sikrer, at det fremadrettet indgår i alle opstartsprojektmøder, at projektgruppen bliver inddraget i planlægningen af de kommende møder både hvad angår deltagere, men også tid og sted. - SKI tilbyder og planlægger i øget omfang Skype-møder.

9 Passivt medlemsskab - For en række af de mindre indkøbsfællesskaber begynder det at blive et stort ressourcetræk, at de skal deltage i samtlige møder på samtlige udbud. - SKI formidler et passivt medlemskab af et udbud. Med denne løsning indstiller indkøbsfællesskabet sig på at tilslutte sig udbuddet, men deltager ikke på projektgruppemøderne. Indkøbsfællesskabet har stadig en tovholder, som formidler den skriftlige kommunikation, og som er SPOC for SKI s udbudskonsulent.

10 Ansvar, roller og mandat - Der er efterlyst en klarere kommunikation vedr. hvilke dele af udbuddet, hvor kommunerne kan tage beslutning, og hvilke dele hvor kommunerne alene kan påvirke en beslutning, som bliver taget af andre beslutningsorganer. - Der er et generelt ønske om, at kommunerne sender medarbejdere, der er klædt ordentlig på. - Der er ind imellem usikkerhed om resultatet af et møde. - Forud for det enkelte udbud beskriver SKI de konkrete beslutningsstrukturer, som udbudsprocessen er underlagt internt i SKI. - SKI gennemfører en forventningsafstemning af ansvar og roller både på tværs af alle udbud, men også forud for starten af det enkelte udbud. Dette vil bl.a. fremgå af invitationen til at deltage i projektgruppen. - Kommunerne sikrer, at de deltagende medarbejdere er fagligt kompetente, kan udtale sig på indkøbsfællesskabets vegne og sikrer overlevering ved personskift. - SKI arbejder for, at det klarere fremgår af referaterne, hvad der blev besluttet, og hvis der var klare dissenser. - SKI forventer at implementere en løbende brugertilfredshedsundersøgelse for så vidt angår deltagerne i de kommunale projektgrupper.

11 Fokuseret inddragelse - Det er irriterende og skaber frustration, hvis man kommenterer på en del af høringsmaterialet, hvor problemstillingen enten er færdigdebatteret og besluttet i projektgruppen eller hvis SKI har et fast paradigme på området. - Høringsmaterialet er endvidere meget omfattende og læsetungt. - SKI udarbejder et mere fokuseret høringsmateriale, hvor det bedre kommunikeres, hvad der er relevant at kommentere på, og hvad der ligger fast. - Ikke alle bilag sendes i kommunal høring, fx hvis de ikke indeholder høringsrelevant materiale. - Tovholderen for det enkelte indkøbsfællesskab koordinerer og konsoliderer i videst mulige omfang høringssvar fra kommunerne.

12 112-områder (borgernære) - Det er nødvendigt, at SKI gennemfører dialogen med brugerrepræsentanter i henhold til servicelovens Det er vigtigt, at SKI varsler den kommunale høring i god tid, så kommunerne kan sikre, at man kan nå at høre de lokale ældre- og handicapråd, herunder i tide få punktet på dagsordenen til mødet. I den forbindelse har indkøbsfællesskaberne normalt selv givet mellem 2 og 10 uger (inkl. sommerferie) i forbindelse med deres høringer. - SKI gennemfører dialogen med brugerrepræsentanter på samtlige 112-udbud. - SKI giver kommunerne mindst 2 måneders varsel for den kommunale høring, som fastsættes til 2 måneder. - SKI udarbejder et høringsmateriale, som også kan anvendes i forbindelse med høring i ældre- og handicapråd.

13 Formidling af markedsanalyser - Der er udtrykt ønske om at se SKI s markedsanalyser. - Det er endvidere påpeget, at visse markedsanalyser er meget akademiske i forhold til de kommunale disponenter især på de tekniske områder. - SKI sikrer fortsat, at alle markedsanalyser bliver udsendt. - SKI sikrer endvidere, at slides fra præsentationen af markedsanalysen udsendes efter præsentationen således, at de kan formidles til disponenter, som ikke har tid til at læse en analyse på +40 sider.

14 Implementeringsperioden - Indkøbsfællesskaberne har ønsket en implementeringsperiode, som gav bedre tid til implementeringen ikke mindst på de områder, hvor der er mange decentrale disponenter. - På de udbud som er igangsat arbejder SKI som udgangspunkt med en implementeringsperiode på 3 måneder. - På endnu ikke påbegyndte udbud vil SKI differentiere implementeringsperioden. På simple udbud med centrale disponenter fastsættes perioden til 1-2 måneder. På normale udbud fastsættes perioden til 2-3 måneder, og på udbud med mange decentrale disponenter og med en kompliceret implementering, fastsættes perioden til 3-4 måneder.

15 Drift: Statusmøder med leverandører - Indkøbsfællesskaberne har ønsket mere information omkring drift og indhold af statusmøder med leverandører og mulighed for at give input hertil. - SKI vi fortsat afholde erfa-møder med deltagelse af såvel leverandører som kommuner. - Relateret viden og løbende driftsstatus (driftslog) på alle aftalesider på ski.dk (i løbet af Q1 2017) - Når det vurderes, at der er et særligt behov, kan SKI gennemføre en spørgeskemaundersøgelse for at få et bredere og dybere indblik i, hvordan kontrakten fungerer i driften ude i kommunerne.

16 Drift: Erfaringsopsamling - Indkøbsfællesskaberne har foreslået, at der udover erfamøderne afholdes et møde omkring halvvejs i driftsperioden med henblik på at drøfte input til kommende genudbud. - SKI vil fremadrettet invitere kommuner og leverandører til erfamøde, som har fokus på input til genudbud snarere end fokus på driften ( almindelige erfa-møder).

17 Drift: Implementering af e-katalog - Indkøbsfællesskaberne ønsker bedre tid til implementering af e-kataloger. - SKI vil gøre e-kataloget tilgængeligt inden aftalestart, således at kommunerne kan hente og importere e-katalogerne i deres systemer og få testet kataloget inden aftalestart.

18 Kommunikation i udbud - Tidligere offentliggørelse af vigtige milepæle - angives med måned - Mere information til kommunerne gennem IKA - Linke mellem eksisterende og kommende aftaler på ski.dk - Materiale fra udvikling af udbuddet skal gøres tilgængeligt på lukket side på ski.dk - Tidligere invitation til projektgrupper - Informerer i højere grad om vigtige milepæle med månedsangivelser via ski.dk - Nyhedsbreve videresendes fortsat til IKA - Ved genudbud indarbejdes links til eksisterende aftaler i teksten på udbudssiden - Lukkede sites oprettes ikke på kort sigt, men materialet sendes fortsat ud til projektgruppedeltagere. - SKI vil invitere til projektgrupper så tidligt som muligt.

19 Kommunikation i drift - Mere kommunikation om aftaler i drift - Kommunikér også selvom der ikke sker noget - Vejledninger skal være målrettet hhv. indkøbskontoret og disponenterne - Relateret viden og løbende driftsstatus (driftslog) på alle aftalesider på ski.dk (i løbet af Q1 2017) - SKI vil i højere grad udarbejde cases til hjemmeside - Kommunikationspakke vil på kommende aftaler inkludere en pixi-udgave (1-pager) rettet mod disponenterne i de decentrale enheder.