Kontraktstyring. Arbejdsgruppens resultater ved Peter Riis (KL) og Maj CalmerKristensen (Københavns Kommune. København d. 19.

Transkript

1 Kontraktstyring Arbejdsgruppens resultater ved Peter Riis (KL) og Maj CalmerKristensen (Københavns Kommune København d. 19. juni 2014

2 Agenda 1. Hvorfor kontraktstyring? 2. Organisering af kontraktstyring 3. Leverandørkontakt og andre værktøjer 4. IT understøttelse af kontraktstyring 5. Kontraktstyring i Københavns Kommune

3 Baggrund Arbejdsgruppe om kontraktstyring Har drøftet organisering, værktøjer, ITunderstøttelse, cases m.m. Læs også mere i KFST vejledning Deltagere i arbejdsgruppe Charlotte Koldtoft Immergut, Brøndby Kommune Debbie Sørensen, Odsherred Kommune Marianne Bredesgaard, Gentofte Kommune Michael Allerup Nielsen, Ballerup Kommune Maj CalmerKristensen, Københavns Kommune Michael Ekelund Thorsen, Fællesindkøb Fyn Tina Bjørnholdt, Viborg Kommune Thomas Bondegaard Hoffmann, Odense Kommune Martin Møller Grønbæk, SKI Jacob Loch Pedersen, SKI Peter Riis, KL (facilitator)

4 Hvorfor (centraliseret) kontraktstyring? 1. Sikre en økonomisk gevinst for kommunen 2. Sikre organisationen mod fx nedbrud ved manglende leverancer af kritiske varer/ydelser 3. Sikre budgetoverholdelse i kommunen 4. Sikre at aftalerne bliver brugt korrekt 5. Styringsværktøj til bedre overblik 6. Giver bedre markedsføling 7. Udvikle indholdet i kontrakter og udvikle relationer mellem kommune og leverandører

5 Status i dag Systematisk kontraktstyring sker kun i begrænset omfang Går ud over kvalitet og mister gevinster Udfordring at skulle agere i 4-5 forskellige sammenhænge egne aftaler indkøbsfællesskab, frivillige SKI, forpligtende SKI mv. Men arbejdsgruppens medlemmer eksempler på at udvikling er i gang.

6 Første skridt: skab overblik Første skridt i kontraktstyring. Handler om at indsamle alle kontrakter og systematisere oplysningerne. Kan gennemføres som køreplan for områder. Fx forvaltningsområder som særskilte bølger Kan starte med det der er lettest tilgængeligt fx indkøbs-og ITafdeling Kan eventuelt starte med pilotprojekt i kommunen. Kan kigge i E-fakturaer efter, hvilke leverandører der købes hos. Erfaring fra KombitIT-projekt: 2 mand i 3 uger kan samle 200 kontrakter svarende til 90 % af indkøbet. Tog 3 dage at få det i excel.

7 Organisering Mest hensigtsmæssig organisering afhænger bl.a. af størrelse, generel organisering og kompetencer. Forudsætter ledelsesfokus Det skal forankres som opgave, enten til dedikerede medarbejder(e) eller generelt hos udbudskonsulenter Hvis det placeres hos udbudskonsulenten er risikoen, at det bliver når man har tid. Man skal sætte sig realistiske mål for, hvad man vil opnå. Afgørende at det er opnåeligt.

8 Organisationsformer Løses slet ikke Løses ad hoc Fx Odsherred Løses i anden forvaltning Fx Gentofte Integreret i indkøbskontor Bredt Fx Fællesindkøb Fyn, Brøndby Særskilt(e) medarbejder(e) Fx København Placeres i særskilt central enhed Fx SKI

9 Leverandørkontakt Leverandørkontakt kan ske systematisk, ad hoc efter behov, eller i meget begrænset omfang. Det er generelt væsentlig både før, under og efter udbud. Møder og statistikker vigtige. God kontraktstyring kan kvalificere dialogen med leverandøren, ved at man får konkretiseret udfordringer. Typisk leverandørmøder efter ½ år

10 Eksempler på værktøjer Prøveperiode på kontrakter Brøndbybruger 6-måneders prøveperiode på varekontrakter. Konkret eksempel på voksenbleer Have (skarpe) misligeholdelsesbeføjelser Lave tillægskontrakter på småtterier Odenseerfaring med kontrakter på de 20 pct. udover kontrakten Sætte effektiviseringsmål Odensehar særskilt effektiviseringsmål på 4 mio. kr. på kontraktstyring

11 Eksempel på manglende kontraktstyring Kontrakt på arbejdsbeklædning Fik ikke opsagt kontrakt rettidigt Kostede kr. i bod Eksempel på hvad der kan gå galt i dialogen mellem decentrale og centrale enheder, når der ikke er systematik

12 IT-understøttelse Generelt: IT er ikke nok handler mere om metoder m.m. Et (ambitiøst) mål for det gode system er, at det understøtter arbejdsprocessen

13 IT understøttelse Intet system Excel-løsning Fx Brøndby, Fællesindkøb Fyn Dedikeret system Fx Odense, København og SKI

14 Eksempel: Regnearksløsning Den simple løsning Det vigtigste er at skabe overblik Type Kontrakt start Kontrakt slut Options dato Produkt Leverandør Ansvarlig Fagperson Forvaltning

15 IT-understøttelse i Odense Kommune Sammenbygning af CM-system og Aftaleportal / e- handelssystem chat -funktion for brugerne til opsamling af feedback mv. Risikomatrix Risikovurdering af alle aftaler, på 7 parametre Handleplaner i forhold til risiko VOLUMEN Høj Lav RISIKOMATRIX Lav RISIKO FOR FEJL Høj

16 IT-understøttelse i Odense

17 Organisering i Københavns Kommune 7 forvaltninger Forskellige kontraktstyringsprocesser Kontraktstyring for de fællesobligatoriske aftaler v. Økonomiforvaltningen Fællesobligatoriske aftaler der gælder for hele kommunen Indgås af Økonomiforvaltningen BIF BUF KKF SOF SUF TMF ØKF

18 Kontraktstyringsværktøjer Netbutik E-handel og opslagsværk over aftaler (brugerne) Aftalestyringssystem Oversigt over aftalens hændelser (kontraktstyreren)

19 Aftalestyringssystem (Processio)

20 Aftalestyringssystem (Processio)

21 Aftalestyringssystem (Processio)

22 Contract Lifecycle Management (CLM) Udbud Terminering Kontraktindgåelse Opstart af nyt udbud Implementering Evaluering Controlling Opfølgning

23 Hvordan gør vi? Ny organisering Udbudsjurister (ca. 8 personer) PL på Contract Lifecycle Management PL på kontraktstyringsproces implementering af aftaler kommunikation - nyhedsbrev kontraktstyrer på SKI-aftaler og komplekse aftaler Fælles kontraktstyrer (1 person) Controllere (2 personer) compliance check af fakturer Kontraktadmini stratorer (3 personer) Netbutik opgaver i forbindelse med kontraktstyring

24 Positiv kontraktstyring Fx vikaraftale mere dialog med leverandøren og større ledelsesfokus Dialog med markedet bl.a. fokus på implementering Kontraktstyring tænkes ind i udbuddet