Referat af opstartsmøde for Contract Management Tænketank

Transkript

1 Århus, tirsdag den 27. februar 2018, kl Referat af opstartsmøde for Contract Management Tænketank Deltagere Anne Merete Gier, Esbjerg Kommune Louise Esmarch-Hansen Andersen, DIN Forsyning A/S Anders Schou Eskildsen, Frederikssund Kommune Line Nørgaard Jakobsen, Hjørring Kommune Trine Roy, Indkøbsfællesskabet IFIRS Maja Soo Ryun Fuglsang, Indkøbsfællesskabet IFIRS Eva Dinesen, Københavns Kommune Nicoline mark Hofman, Odense Kommune Claudia Harding, Odense Kommune Gudrun Klint, SKI A/S Jens-Christian Schmidt, Sønderborg Kommune Lisbeth Kohls, Varde Kommune Verner Becker, VIA University College Lisbeth Ravn, Aarhus Kommune Morten Willow Nissen, Aarhus Universitet Jocelyne Bou Zeid, Aarbus Universitet Afbud fra Heidi Bøg, Nielsen, Haderslev Kommune Pernille Storr, Hørsholm Kommune Helle Bjerregaard Kristensen, Region Midtjylland Referent Lone Skinnerup, Mariagerfjord Kommune 1

2 Formålet med mødet var at afklare, om der er interesse og behov for en Contract Management Tænketank og i givet fald, hvordan arbejdet i Tanken struktureres. Som det fremgår af deltagerlisten var interessen stor, og der blev givet udtryk for et reelt behov for en tænketank for kontraktstyrere. Tænketanken er stadig åben for tilmeldinger. Vær dog opmærksom på målgruppen og afgrænsningen til at udelukkende offentlige ordregivere kan deltage. 1. Præsentation / bordet rundt Alle deltagere præsenterede sig og oplyste forventninger til tænketanken. Overordnet er forventningerne til tænketanken et forum til drøftelse og sparring om et bredt udvalg af emner indenfor CM-funktionen: Sparring, fællesskab, den samlede proces mellem udbudskonsulenter og CM, fokus på tjenesteydelsesområdet, inspiration fra det private erhvervsliv, kontraktopfølgning, evaluering af kontrakter (hvordan virker de ude i organisationen), strategi for CM (hvad vil man med rollen i de forskellige organisationer), blive mere klar på, hvad CM-disciplinen er, compliance på aftaler, systemunderstøttelse af kontraktstyring og processen, kontraktlivscyklus, segmentering/klassificering af kontrakter, kommunikation af aftaler, opsamling af erfaringer fra CM/kontrakter til udbudskonsulenter til næste udbud, involvering af brugerne af aftalerne, fokus på processen før kontraktindgåelse. SKI deltager for at få input til, hvordan SKI kan understøtte deres brugeres kontraktstyring og input til vejledning til, hvordan man kontraktstyrer. 2. Tænketanke i IKA-regi Vibeke, IKA, fortalte om formål og metode for tænketanke, bl.a. referat fra hvert møde bliver offentligt tilgængeligt hvad indebærer tovholder- og mødeleder-rollen en fordel at udarbejde et årshjul for tænketanken dato for møder skal via IKA-sekretariatet. Hvis tilmelding sker via IKA koster det 250 kr. Hvis møderne holdes lokalt betales regningen af IKA. der afholdes en fællesdag for IKA Tænketanke 11. april 2018 i Middelfart 2

3 3. Mødeform Det blev besluttet, at det udelukkende er offentlige ordregivere, der kan deltage i Tænketanken. Dog kan leverandører indbydes til udvalgte møder som foredragsholdere. Tænketanken starter som én tænketank, hvis det senere viser sig nødvendigt, så kan der eventuelt ske en opdeling ud fra modenhed, geografi (øst/vest) eller størrelse af organisation (store sammen, små sammen). Mødefrekvensen blev aftalt til 3 møder/år, afholdt et centralt sted for hele landet (IKA, Odense el.lign.). 4. Emner til behandling i Contract Management Tænketanken Mulige emner, som ønskes drøftet i tænketanken blev drøftet. Emnerne skal tage udgangspunkt i CM-rollen med skyldig hensyntagen til andre tænketankes områder. 1. IT understøttelse 2. 2-vejs kommunikation mellem udbudskontor og de driftsansvarlige 3. Processerne før under efter kontraktindgåelse (CM-perspektiv) 4. Segmentering af kontrakter / koncept for kontraktstyring (hvad indgår) 5. Erfaringsudveksling mellem CM -> udbud. Roller/kompetencer 6. Implementeringsprojekter. Hvilke krav? Aktivering af leverandør? Opfølgning? 7. CM: IT/beskæftigelses/socialområdet. Ydelser generelt 8. Erfaring fra andre, fx. KLprojekt / IACCM (modenhedsvurdering) 9. Indkøbsadfærd/disponentadfærd 10. LIS hvad synliggøres (måltal m.m.) 11. Driftsperiode udbudsproces: innovation, klimastrategi, TCO, grønt m.m. -> værktøj Emner anført med kursiv er plansat til de to kommende møder. Listen over mulige emner eller forslag til indlægsholdere m.v. ajourføres på hvert møde se bilag A til dette referat. 5. Fremtidige møder Første møde afholdes onsdag den 23. maj 2018 i Odense. Nicoline og Claudia fra Odense Kommune er tovholdere på dette møde. Følgende emner er på dagsordenen: 2-vejs kommunikation mellem udbudskontor og de driftsansvarlige Driftsperiode udbudsproces: innovation, klimastrategi, TCO, grønt m.m. -> værktøj Erfaringsudveksling mellem CM -> udbud. Roller/kompetencer. 3

4 Næste møde afholdes onsdag den 3. oktober Til dette møde er der ikke udpeget tovholdere eller mødested. Alle bedes til næste gang overveje at påtage sig denne opgave. Til dette møde er følgende emner udvalgt: Processerne før, under og efter kontraktindgåelse (ud fra et CM-perspektiv) Implementeringsprojekter. Hvilke krav? Aktivering af leverandør? Opfølgning? 6. Det videre arbejde i CM Tænketanken Lone Skinnerup er overordnet tovholder på tænketanken. Nye tilmeldinger, spørgsmål m.v. kan herefter rettes til tovholderen på mail: loski@mariagerfjord.dk eller telefon Vibeke opretter en lukket LinkedIn-gruppe til Contract Management Tænketankens deltagere. Hver deltager bedes kort beskrive sig selv, samt hvilke konkrete CM opgaver, de varetager. Beskrivelserne sendes til tovholderen. 4

5 Bilag A Emnebank: Nr. Dato Forslagsstiller Emner Status Opstartsmøde IT understøttelse Opstartsmøde Segmentering af kontrakter / koncept for kontraktstyring (hvad indgår) Opstartsmøde CM: IT/beskæftigelses/socialområdet. Ydelser generelt Opstartsmøde Erfaring fra andre. KLprojekt / IACCM (modenhedsvurdering) Opstartsmøde Indkøbsadfærd/disponentadfærd Opstartsmøde LIS hvad synliggøres (måltal m.m.) Behandlede/afsluttede emner (historik) Nr. Dato Forslagsstiller Emner Status 5