Risikostyring

Transkript

1 Tusinde kr Årstal Antal År September 22 Freddy Madsen, Rådgivende Ingeniører

2 Indhold Indledning...3 Historien...5 Resultaterne...9 Figur 8. Risikoomkostninger totalt...15 Risikostyringsarbejdet...16 Sikring...16 Forsikring...16 Perspektiverne...16 Side 2 af 16

3 Indledning Kolding kommune var pionér indenfor kommunal risikostyring i Danmark. Fra den spæde start, i 1989, med en medarbejder, har det udviklet sig til en afdeling for kommunal risikostyring, med 19 medarbejdere. Stigningen skyldes at aktiviteter som Arbejdsmiljøtjenesten, Informations- og Kontrolcentret og Logistiktjenesten, er blevet tilknyttet Afdeling for Risikostyring. Organisatorisk er Afdeling for Risikostyring placeret under Beredskabsforvaltningen. Formålet er at fortælle historien og gengive nogle af de resultater, som risikostyringen har skabt. Om kommunen Kolding Kommunes har et areal på 239 km² og 63. mennesker har deres bopæl i Kolding. Befolkningstal stiger hurtigere end landsgennemsnittet og Kolding indtager nu pladsen som den sjette største kommune efter København, Århus, Odense, Aalborg og Esbjerg. Kolding kommune beskæftiger ca. 5.4 personer. En del er ansat på deltid, så det samlede antal fuldtidsstillinger er ca Det gør Kolding Kommune til byens største arbejdsplads. Kommunens institutioner, administrationsbygninger, vandværker m.m. er placeret på ca. 2 adresser. Side 3 af 16

4 Afdeling for Risikostyring Kolding Kommunes Afdelingen for Risikostyring har til opgave at styre de risici der kan true kommunens ansatte, brugere, aktiver, drift og miljøet. Grundlag og arbejdsopgaver er beskrevet i stabsmanual for risikostyring og arbejdsmiljømanual, der er vedtaget af byrådet. Kommunal Risikostyring er en ledelsesopgave, der kræver en klart defineret politik med angivelse af mål og midler samt de personer i organisationen, der er ansvarlig for hver enkelt risikoområde lige fra brand over miljøforhold til kriminalitet. Kommunal Risikostyring er aktiv og bevidst styring af kommunens risici med henblik på at formindske de totale omkostninger, de bringer med sig Det er Afdelingen for kommunal Risikostyrings opgaver: at udføre risikostyring i Kolding Kommune således at de samlede omkostninger til forsikring, sikring, hændelser for egen regning og administration i forbindelse hermed reduceres mest muligt. at udføre opgaver i forbindelse med det civile beredskab i Kolding Kommune (som fremgår af Beredskabsplan for Kolding Kommune) at forestå driften af Informations- og kontrolcentret i henhold til stabsmanual for Kommunikationsteknologi at forvalte arbejdsmiljøtjenesten i henhold til stabsmanual for Arbejdsmiljøtjenesten at forvalte nærværende stabsmanual Uddrag fra Kolding Kommunes stabsmanual for risikostyring Det er Arbejdsmiljøtjenestens strategi: at sørge for at vedligeholde arbejdsmiljøuddannelse og træning i alle forvaltningsgrene at drage omsorg for, at arbejdsmiljømæssige tiltag indføres i tilfredsstillende omfang at sikkerhedsniveauet og de anvendte metoder svarer til vurderede risici og formodede følgevirkninger at der sker en systematisk opfølgning og kontrol af de til enhver tid eksisterende sikkerhedsordninger at forvaltningsgrenene har et opdateret grundlag for at disponere (delegere) nødvendige arbejdsmiljømæssige aktiviteter at beslutninger om systemvalg i størst muligt omfang skal tilgodese kommende fællesløsninger f.eks. hele kommunen at arbejdsmiljøaktiviteterne i kommunen skal koordineres med henblik på opsamling og udveksling af erfaringer med de anvendte metoder at sikkerhedsmetoderne skal indpasses i dagligdagen på en sådan måde, at de fremstår som naturlige og ikke virker hindrende for en serviceminded kundebetjening og en effektiv sagsbehandling at gennemføre en årlig temadag for alle sikkerhedsrepræsentanter at handlingsplaner fremsendes til Økonomiudvalget senest 1. juli for det følgende år, således at arbejdsmiljøindsatsen bliver en naturlig del af budgetlægningen at der hvert år i september udarbejdes et arbejdsprogram for det følgende år. Arbejdsprogrammet skal godkendes af Hovedudvalget og direktionen Uddrag fra Kolding Kommunes arbejdsmiljømanual For yderligere oplysninger om Kolding Kommune og Afdeling for Risikostyring, kan finde på Side 4 af 16

5 Historien År Milepæle Eksempler på risikostyringsarbejdet, analyser m.m Det første skridt, Stabsmanual for administration af sikkerhed, godkendt af byrådet november En Arbejdsgruppe hvori bl.a. Det kriminalpræventive Råd deltog, skabte grundlaget for den første stabsmanual. 199 Risikoanalyse, der opstiller: En kommunale risikoprofil med tilhørende risikoomkostninger Identificerer risici der umiddelbart kan imødegås med enkle og billige foranstaltninger Undersøger mulighederne for den fremtidige risikofinansiering. Udvidelse af omfang og antal af sikringsanlæg, påbegyndes Kolding Kommune formulerer den første risk management strategi bestående af tre dele: Risikostyring Sikring Forsikringsdækning. Målet er over en 3 årig periode at halvere Kolding Kommunes risikoomkostninger. I samarbejde med Det Kriminalpræventive Råd og Baltica Risk Management påbegyndes undervisningen af sikkerhedsorganisationens 16 medarbejdere i risikomæssige forhold og sikringstiltag Strategien præsenteres førte gang den 18. januar 1991 på et møde for byråd og ledende medarbejdere Afdeling for Risikostyring etableres pr. 1. januar 1992 som en afdeling under Beredskabsforvaltningen. Over de næste tre år tegnes forsikringer med en langt højere selvrisiko end sædvanligt for danske kommuner i starten af 9 erne. IT-værktøjet BRICS til håndtering af skadeanmeldelser sættes i drift. Tyverialarmer og tekniske alarmer overvåges af forsyningsforvaltningens vagtcentral. På nogle områder vælger kommune at være selvforsikrende, (kaskodækninger for biler, og indbrud). Side 5 af 16

6 År Milepæle Eksempler på risikostyringsarbejdet, analyser m.m Kolding Kommunes interne forsikringshåndbogen udsendes, for første gang Med udgangen er 1994 er kommunens første risk management strategi gennemført. Kommunens Informations- og Kontrolcentral etableres Arbejdsmiljøtjenesten oprettes.. Analyse af risici ved Kolding Kommunes IT- og tele-installationer. Informations- og Kontrolcentralen døgnbemandes fra Tryghedsalarmer/nødopkald, alarmer for høj vandstand m.v. overføres til kontrolcentralen. Brics udvides med en omfattende registrering af bygnings- og løsøreværdier. Brics udvides til også at omfatte arbejdsulykker. Vurdering af Kolding Kommunes miljøansvar. Analyse af arbejdsulykker i Kolding kommune. Analyse af risikoforhold i kommunens administrationsbygninger. Analyse af risikoforhold på legepladser Kommunen bliver selvforsikrende for arbejdsskader, bortset fra en katastrofedækning. Ny udgave af stabsmanual for risikostyring Analyse af penge-, brand- og dataopbevaringsenheder. Lyn- og transientsikring af ITinstallationer KgF s Risk Management certifikat Projekt autoulykker: Hjemmesygeplejen sætter fokus på autoskader, brug og indretning af køretøjerne. Side 6 af 16

7 År Milepæle Eksempler på risikostyringsarbejdet, analyser m.m Kolding Kommune tildeles NordRM prisen, der for første gang går til Danmark. Udnyttelsen af Intranet til risikoinformation, påbegyndes. Kommunernes gensidige Forsikringsselskab tildeler Kolding Kommune RM-prisen. Logistiktjenesten tilknyttes Afdeling for Risikostyring 1999 Analyse af værksteder i tilknytning til plejecentre. Kursus for forvaltningsgrenenes betjente i håndtering af kritiske situationer. 2 Revision og udbygning af eksisterende sikringsanlæg på skoler, institutioner og administrative bygninger. 21 Analyser af kemikalieoplag og installationer i tilknytning til svømmebade ved kommunens skoler. Analyse af særlige risikoområder i lyset af Digital forvaltning: Notat om sårbarhed, risici og arkivsikkerhed. 22 Statusnotat: IT-sikkerhed i Kolding Kommune. Side 7 af 16

8 Arbejdsopgaver Ved indgangen til 22 er arbejdsopgaverne i Afdelingen for Risikostyring: Risikostyring Logistik Udarbejdelse af beredskabs- og evakueringsplaner for forvaltninger og institutioner. (Det Civile Beredskab) Rådgivning og vejledning om arbejdsmiljøforhold Modtagelse og sagsbehandling af skadesanmeldelser. Rådgivning og vejledning om forsikringsforhold. Rådgivning og vejledning i forbindelse med etablering af tyverialarmer, adgangskontrol, låsesystemer, brandskabe m.m. Gennemførelse af risikoanalyser. Rådgivning og vejledning i forbindelse med planlægning og udvikling samt anskaffelse, drift og vedligeholdelse af kommunikationsudstyr (telefon- og radiosystemer). Indkøbsaftaler Informations-og Callcenter. Grundlag Grundlaget for afdelingens ansvarsområder er beskrevet i: Stabsmanual for risikostyring Forsikringshåndbog Stabsmanual for arbejdsmiljøtjenesten Stabsmanual for indkøbsadministrationen Stabsmanual for logistiktjenesten Regelmæssige aktiviteter Afdeling for risikostyring har over perioden udviklet regelmæssige aktiviteter, der bl.a. omfatter : Halvårlig: Skadesudviklingen analyseres. Rapport over skadesudvikling og tilhørende omkostninger. Brand- og sikkerhedseftersyn af administrationsbygninger, plejehjem og tilsvarende. Årligt: Sikkerheds- og forsikringsplan Projektdag for sikringsansvarlige. Aktuelle risikomæssige forhold behandles. Revision af beredskabsplaner. Temadag for sikkerhedsorganisationen Opfølgning på arbejdsulykker Udarbejdelse af arbejdsmiljøregnskab Brand- og sikkerhedseftersyn i daginstitutioner og lign. Side 8 af 16

9 Resultaterne Historisk har risikostyringen været opdelt i to områder: ting- og ansvar arbejdsmiljø I det følgende gengives hovedresultater for de to områder. Formålet er at give et billede af udviklingen og en størrelsesorden for Kolding Kommune benefit af risikostyringsprocessen. Talværdier fremstå således som de tidligere har været offentliggjort i de årlige statusrapporter. Da den økonomiske udvikling over perioden har været rolig og uden væsentligt udsving, vurderes fremgangsmåden at være tilstrækkelig præcis til formålet. Ting- og ansvarsområdet: I perioden op til 1991 var antallet af hændelser pr. år på samme niveau som for 1991, knap 7. Antal hændelser, Ting og ansvarsskader Antal År Figur 1. Antallet af hændelser i forbindelse med ting- og ansvarsskader. Allerede i det første år faldt antallet af hændelser med ca. 3%. En udvikling der er fastholdt og forbedret gennem perioden således at antallet af hændelser pr. år ligger omkring 35. Alt andet lige har risikostyringen bidraget til at undgå mere end 2.5 skader over perioden. For hver skade der undgås sparer kommunen de direkte skadesomkostninger. De ansatte og brugerne undgår de gener, som skaderne medfører. I en tilsvarende opgørelse fra 1998, blev generne kapitaliseret til i gennemsnit 7.,- kr. pr. undgået skade. Bag nedgangen i antallet af skader, er der således en skjult besparelse i størrelsesordenen 18. mio. kr. over perioden. For perioden er Kolding kommunes økonomiske gevinst, som følge af undgåede skader, kapitaliseret til 18 mio. kroner. Side 9 af 16

10 Nedgangen i antallet af hændelser afspejler sig også i de direkte skadesomkostninger, men reduktionen i kroner er endnu mere markant. Fra ca. 7. mio. kr. årligt til godt 2. mio. kr. årligt i gennemsnit, jævnfør figur 2. Orkanen i 1999 gjorde dog dette år til en undtagelse. Men til trods for de ganske omfattende skader i den sydlige del af landet, blev den samlede skadesudgift begrænset til godt 11.5 mio. kr. hvoraf der var forsikringsdækning for ca. 9. mio. kr. Udvikling i skadeomkostninger - ting og ansvarsskader, Udgifter i forbindelse med orkanen, december 1999, udgør i alt kr kr Dækket af forsikring Egenandel og selvrisiko Total Årstal Figur 2, Skadesomkostninger for ting- og ansvarsskader For perioden har risikostyringen, alt andet lige, medført en reduktion i de samlede skadesudgifter på knap 33. mio. kr. For Kolding Kommune er det særlig interessant at se på reduktionen i kommunens samlede risikoomkostninger. Risikoomkostningerne opgøres som Kolding Kommunes udgifter til: forsikringspræmier selvrisici selvbetalte skader administration skadeforebyggende tiltag Side 1 af 16

11 Figur 3 viser en samlet oversigt over kommunens risikoomkostninger. Risikoomkostninger ting og ansvar, kr Forebyggelse Administration Selvrisici og egenandele Forsikringspræmier År Figur 3, Kolding kommune samlede risikoomkostninger For perioden har risikostyringen, alt andet lige, medført en reduktion i de samlede risikoomkostninger på knap 36,6 mio. kr. Side 11 af 16

12 Arbejdsmiljøområdet: Antallet af arbejdsskader har været nogenlunde konstant over perioden. Arbejdsulykker Antal År Figur 4. Udvikling i antallet af anmeldte arbejdsulykker. (Arbejdsmiljøtjenesten blev oprettet i 1995) Fravær som følge af arbejdsulykker i perioden Antal < 1 dag.1-3 dage.4-14 dage >14 dage Fraværskategori >5 uger uarbejdsdygtig uoplyst Figur 5. Fravær som følge af arbejdsulykker Side 12 af 16

13 I perioden er der tages mange arbejdsmiljømæssige initiativer på de enkelte arbejdspladser. Kolding Kommune har tilsluttet de lovpligtige områder til BST med,4 timer mere pr. medarbejder end lovkravet. Eksempler på arbejdsmiljømæssige tiltag i Kolding Kommune: I 22/3 er det overordnede tema psykisk arbejdsmiljø og trivsel På ældreområdet har forflytninger og arbejdsstillinger været i fokus Der er vedtaget en politik for forebyggelse af vold og der er uddannet et særligt krisekorps på ældreområdet. Der er etableret et krisepsykologisk beredskab Omfanget af sygefravær er der blevet bearbejdet siden afdelingens oprettelse og yderligere intensiveret fra år 2. Arbejdsmiljøundersøgelse af rengøringspersonale med henblik på at skabe kombinationsjob. Den økonomiske side af arbejdsmiljøområdet er illustreres nedenstående. Udvikling i skadeomkostninger for arbejdsulykker Forsikringspræmier Selvrisici og egenandele 1. kr År Figur 6. Udviklingen i skadesomkostninger for arbejdsulykker siden Side 13 af 16

14 Udviklingen i risikoomkostninger - Arbejdsmiljø, Forebyggelse Administration Selvrisici og egenandele Forsikringspræmier 1. kr År Figur 7. Udviklingen i risikoomkostninger for arbejdsmiljøområdet. Overgangen til at være selvforsikrende for arbejdsskader, bortset en katastrofedækning, har påvirket risikoomkostninger betydeligt. Det fremgår ikke direkte af figur 7, men gennem EUudbud har Kolding Kommune verificeret præmieniveauet for arbejdsskadeforsikring. Det ville have været i størrelsesordenen 6,5 mio. kr. årligt i perioden og Den samlede besparelse ved at være selvforsikret er på dette grundlag opgjort til ca. 3, mio. kr. Kolding Kommunes samlede besparelse ved at være selvforsikret for arbejdsulykker, er opgjort til 3, mio. kr. Side 14 af 16

15 Risikoomkostninger i alt De samlede risikoomkostninger for ting- og ansvarsområdet og arbejdsmiljøområdet, er gengivet i figur kr Risikoomkostninger totalt År Figur 8. Risikoomkostninger totalt For perioden er Kolding Kommunens samlede økonomiske besparelse opgjort til kr. 85 mio. Side 15 af 16

16 Risikostyringsarbejdet Medarbejderne engagement i institutioner og forvaltningsgrene har været en afgørende forudsætning for det gode resultat, som Kolding Kommune har opnået på risikostyringsområdet. Ledelsens engagementet har været afgørende for risikostyringsprocessen. Som det fremgår af afsnit 2, historien, er der gennem perioden iværksat og afsluttet en række analyser og sikringsmæssige tiltag. Det er imidlertid kun toppen af isbjerget, Afdeling for Risikostyring publicerer jævnligt informationsmateriale om risikomæssige forhold og sikringstiltag til personale og til de borgere, der anvender kommunens institutioner. En del af materialet er udviklet af afdelingen selv, andet er viden og erfaring som afdelingen får kendskab til, gennem sit omfattende netværk på risikostyrings- og beredskabsområdet, og som nyttiggøres lokalt. Sikring Kolding Kommune søger til stadighed at holde sig ajour med udviklingen på sikringsområdet og forbedre løbende sikringsniveauet. Ved ombygning eller nybygninger indarbejdes sikringstiltag i byggefasen. Udgifter hertil fremgår ikke af de viste oversigter. Forsikring Kolding Kommune har gennem hele perioden været forsikret hos KgF, nu Kommune Forsikring A/S. Kolding Kommune har bestræbt sig på at kombinerer forsikringsdækningerne således at der tegnes katastrofedækninger på nogle områder og traditionelle dækninger på de områder, hvor forsikringsselskabets ekspertise er vigtig for sagsbehandlingen. Perspektiverne Kolding Kommune bestræber sig på at kunne: Fastholde den positive udvikling Opretholde medarbejdernes engagement i risikostyringsarbejdet. Indbygge risikostyring i lederuddannelsen i Kolding kommune Indarbejde risikostyring i processerne omkring digital forvaltning. Side 16 af 16