Erhvervsstyrelsen og Ernst & Young

Transkript

1 Ex ante måling af de administrative konsekvenser ved forslag til indførelse af regler om måltal og politikker for den kønsmæssige sammensætning i det øverste ledelsesorgan samt for afrapportering herom Erhvervsstyrelsen og Ernst & Young Dato: 7. august 2012

2 Indholdsfortegnelse 1. Resumé 1 2. Lovforslaget konsekvenser for virksomhederne Formål med lovforslaget Administrative konsekvenser af lovforslaget Administrative omstillingsomkostninger Løbende administrative byrder årligt Opsamling: Administrative omstillingsomkostninger og løbende administrative byrder årligt Virksomhedernes kommentarer og anbefalinger Kommentarer til modellens udformning Kommentarer til byrdernes omfang Øvrige kommentarer Anbefalinger 9 Bilag A. Lovforslagets relevante måleparametre 10 Bilag B. Uddybning af lovforslagets administrative konsekvenser 14 B.1.1 Løbende administrative byrder årligt 15 Bilag C. Baggrunden for måling af administrative konsekvenser ved AMVABmetoden 19 B.4.1 Ex ante og ex post målinger 20 B.4.2 Forskellige typer af administrative konsekvenser 20

3 1. Resumé Denne ex ante måling afdækker de forventede administrative konsekvenser for erhvervslivet forbundet med Erhvervs- og Vækstministeriets forslag til lov om ændring af selskabsloven, lov om erhvervsdrivende fonde, lov om visse erhvervsdrivende virksomheder, årsregnskabsloven, lov om finansiel virksomhed, lov om betalingstjenester og elektroniske penge, lov om investeringsforeninger mv. og lov om værdipapirhandel (Indførelse af regler om måltal og politikker for den kønsmæssige sammensætning i det øverste ledelsesorgan samt for afrapportering herom). Målingen afdækker således ikke andre eventuelle konsekvenser for erhvervslivet. Lovforslaget medfører, at de ca største virksomheder i Danmark i tilfælde af, at de ikke har en ligelig fordeling af kønnene i det øverste ledelsesorgan, pålægges krav om at oplyse om måltal for andelen af det køn, der er underrepræsenteret i bestyrelsen/det øverste ledelsesorgan, med henblik på at opnå en mere ligelig fordeling af kønnene. Endvidere pålægges virksomhederne krav om at redegøre for målopfyldelsen i deres årsregnskab, oplyse om en politik for at øge andelen af det underrepræsenterede køn i virksomhedens ledelsesniveauer generelt og endeligt løbende redegøre for denne politik i deres årsregnskaber. Store virksomheder, der har en ligelig fordeling af kønnene i bestyrelsen, pålægges udelukkende krav om at oplyse herom i deres årsregnskab. Lovforslaget medfører i alt administrative omstillingsomkostninger for de berørte virksomheder for ca. 32,3 mio. kr. Omstillingsomkostningerne skyldes primært kravet om udarbejdelse af politik og den indledende kortlægning af kønsfordelingen og indførsel af procedurer for løbende overvågning af målopfyldelsen for virksomhederne. De løbende administrative byrder udgør i alt ca. 18,2 mio. kr. årligt. De løbende byrder vedrører løbende opdatering af målsætninger, kortlægning af målopfyldelse og rapportering i årsregnskabet, opdatering af politikken og redegørelse for politikken i årsregnskabet. Tabel 1: Administrative konsekvenser for virksomhederne 1 Samfundsniveau, mio. kr. Administrative omstillingsomkostninger 32,3 Løbende administrative byrder årligt 18,2 1 De administrative konsekvenser for virksomhederne uddybes yderligere i bilag B. 1

4 2. Lovforslagets konsekvenser for virksomhederne 2.1 Formål med lovforslaget Tal fra Erhvervsstyrelsen viser, at kvinder er underrepræsenterede i virksomheders bestyrelser, og at der ikke har været nogen særlig udvikling på området de seneste år. Dette til trods for, at der allerede er iværksat flere initiativer, der skal understøtte, at der kommer en mere ligelig fordeling mellem kønnene i den øverste ledelse i landets virksomheder. For at skabe det fornødne rekrutteringsgrundlag ønskes det understøttet, at kvinderne får en større repræsentation i ledelsesniveauerne generelt. Derfor har regeringen fremsat et lovforslag, der har som formål at skabe en mere ligelig fordeling mellem kønnene i virksomhedernes bestyrelse. Lovforslaget bygger på Anbefalingerne for god Selskabsledelse, udstedt af Komitéen for god Selskabsledelse, som er et uafhængigt organ under Erhvervsog Vækstministeriet, der arbejder for at fremme udviklingen i god selskabsledelse i børsnoterede danske selskaber. De foreslåede ændringer gør sig gældende i en række forskellige love, der regulerer forskellige typer af virksomheder i Danmark. Først og fremmest er der en række ændrede krav til virksomhedernes aflæggelse af årsregnskab, hvilket medfører ændringer til årsregnskabsloven ( 99 b). Dernæst er der en række mere eller mindre enslydende ændringer i love der regulerer forskellige virksomheds- og institutionstyper. De omfattede love er følgende: Lov om ændring af selskabsloven ( 139 a) Lov om erhvervsdrivende fonde ( 25 stk. 4, 5 og 6) Lov om visse erhvervsdrivende virksomheder ( 19 a) Lov om finansiel virksomhed ( 79 a) Lov om betalingstjenester og elektroniske penge ( 19 a) Lov om investeringsforeninger m.v. ( 39 a) Lov om værdipapirhandel ( 12 f) Lovgivningen er bygget op omkring et princip om følg eller forklar og betyder, at virksomhederne i de tilfælde, de ikke indfrier målsætningen om en ligelig fordeling af kønnene, skal forklare, hvorfor de ikke har nået målene. Virksomhederne pålægges krav om at opstille egne måltal og rapportere en status på målopfyldelsen i deres årsregnskab. Desuden skal de have en politik på området og også redegøre for denne i årsregnskabet. Virksomheder, der allerede har en ligelig fordeling af kønnene i bestyrelsen, skal derimod udelukkende skrive dette i deres årsregnskab. Lovgivningen omfatter de ca største virksomheder i Danmark, der alle underlægges de nye krav. Modellen er fleksibel på den måde, at virksomhederne selv angiver deres måltal og dermed deres ambitionsniveau. Der er således ikke et krav om en ligelig fordeling, men et krav om, at virksomhederne opstiller mål og politikker på området og rapporterer derom. 2.2 Administrative konsekvenser af lovforslaget Bag hvert af de fem oplysningskrav, der er beskrevet nærmere nedenfor, ligger en proces af administrative aktiviteter, der giver anledning til et administrativt tidsforbrug i virksomhederne. For alle fem oplysningskrav er der både tale om administrative omstillingsomkostninger samt løbende årlige administrative byrder. 2

5 Det skal for klarheds skyld understreges, at de første to oplysningskrav, oplysning af måltal for andelen af det underrepræsenterede køn samt redegørelse for status for opfyldelsen af måltal, vedrører virksomhedernes bestyrelse/øverste ledelsesorgan. De næste to oplysningskrav, oplysning om politik om at øge andelen af det underrepræsenterede køn samt redegørelse for politikken, vedrører virksomhedens ledelsesniveauer generelt, og hermed ikke blot bestyrelsen/det øverste ledelsesorgan. I det følgende beskrives processen af administrative aktiviteter for hvert oplysningskrav. Oplysning af måltal for det underrepræsenterede køn Kravet om oplysning af måltal for det underrepræsenterede køn i virksomhedernes bestyrelser medfører følgende proces for de administrative aktiviteter, der giver anledning til det administrative tidsforbrug. Først skal virksomhederne kortlægge deres fordeling af kønnene i bestyrelsen. Herefter skal data analyseres for at forstå årsagerne til den nuværende situation. På baggrund af analysen udarbejdes et oplæg til måltal, herunder også en række anbefalinger til opfølgende handlinger for at nå det opstillede mål. Oplægget skal godkendes af den øverste ledelse i virksomheden. Løbende skal virksomheden tilpasse målene og godkende de mål, der arbejdes med i virksomheden. Nedenfor er denne proces illustreret. Figur 1: Proces for oplysningskrav 1 Oplysning af måltal for det underrepræsenterede køn Kortlægning af kønsfordeling Analyse af data Udarbejdelse af oplæg til måltal inkl. anbefalinger Godkendelse af oplæg Løbende tilpasning og godkendelse Redegørelse for status for opfyldelsen af måltal Kravet om redegørelse for status for opfyldelsen af de opstillede måltal medfører følgende proces for de administrative aktiviteter, der giver anledning til det administrative tidsforbrug. Først skal virksomhederne årligt indsamle information vedrørende fordelingen af kønnene i bestyrelsen. Hernæst sammenlignes informationen med de opstillede mål. På denne baggrund indsamles eventuelle supplerende kommentarer fra selskaberne i koncernen, således at disse kommentarer kan indgå i en skriftlig redegørelse til årsregnskabet. Hernæst udarbejdes et udkast til redegørelsen. Udkastet skal efterfølgende godkendes ved den øverste ledelse, og det endelige udkast skal eventuelt sendes til oversættelse i tilfælde af både en dansk og engelsk årsregnskab. Nedenfor er denne proces illustreret. Figur 2: Proces for oplysningskrav 2 Redegørelse for status for opfyldelsen af måltal Indsamling af information Sammenligning med opstillede mål Indsamling af eventuelle supplerende kommentarer Udarbejdelse af udkast til redegørelse Godkendelse af udkast til redegørelse Eventuelt oversættelse af redegørelse Oplysning om politik om at øge antallet af det underrepræsenterede køn Kravet om oplysning om politik medfører, at virksomhederne skal udarbejde og løbende tilpasse en politik om, hvordan virksomheden vil øge andelen af det underrepræsenterede køn i virksomhedens ledelsesniveauer generelt. Kravet medfører følgende proces for de administrative aktiviteter, der giver 3

6 anledning til det administrative tidsforbrug. Processen kan variere, men indebærer typisk, at virksomheden indsamler eventuel information om status vedrørende kønsfordelingen i virksomhedens ledelsesniveauer generelt, og på denne baggrund udarbejder et generelt oplæg omkring, hvad virksomheden vil gøre for at øge andelen af det underrepræsenterede køn på ledelsesniveauerne. Oplægget kan blive udarbejdet centralt eller udarbejdet ved inddragelse af organisationen. Herefter godkendes oplægget endeligt i den øverste ledelse. Politikken skal løbende vurderes og sammenholdes med eventuelle ændringer i kønsfordelingen på ledelsesniveauerne, som virksomheden oplever, herunder tilpasses om nødvendigt. Nedenfor er denne proces illustreret. Figur 3: Proces for oplysningskrav 3 Oplysning om politik om at øge antallet af det underrepræsenterede køn Eventuelt indsamling af information Udarbejdelse af oplæg Godkendelse af oplæg Løbende monitorering og tilpasning Redegørelse for politikken Kravet om redegørelse i årsregnskabet for politikken om at øge andelen af det underrepræsenterede køn i virksomhedens ledelsesniveauer generelt medfører følgende proces for de administrative aktiviteter, der giver anledning til det administrative tidsforbrug. Virksomhederne udarbejder først et udkast til en redegørelse for den udarbejdede politik til årsregnskabet. Udkastet til redegørelsen godkendes af virksomhedens øverste ledelse og sendes eventuelt til oversættelse i tilfælde af både et dansk og engelsk årsregnskab. Figur 4: Proces for oplysningskrav 4 Redegørelse for politikken Udarbejdelse af udkast til redegørelse Godkendelse af udkast til redegørelse Eventuelt oversættelse af redegørelse Oplysning om lige fordeling af køn Kravet om oplysning om lige fordeling af køn medfører en proces, der i forenklet form ligner processen for virksomheder med en overrepræsentation af det ene køn i bestyrelsen, der skal redegøre for dette i årsregnskabet. Først skal virksomhederne årligt indsamle information vedrørende fordelingen af kønnene i bestyrelsen. Hernæst udarbejdes et udkast til redegørelsen. Udkastet skal efterfølgende godkendes ved den øverste ledelse, og det endelige udkast skal eventuelt sendes til oversættelse i tilfælde af, at virksomheden både udarbejder et dansk og engelsk årsregnskab. Nedenfor er denne proces illustreret. Figur 5: Proces for oplysningskrav 5 4

7 Oplysning om lige fordeling af køn Indsamling af information Udarbejdelse af udkast til redegørelse Godkendelse af udkast til redegørelse Eventuelt oversættelse af redegørelse Administrative omstillingsomkostninger De administrative omstillingsomkostninger for de berørte ca virksomheder er målt til på samfundsniveau at udgøre 32,3 mio. kr. Det svarer til gennemsnitlige omstillingsomkostninger for ca kr. pr. virksomhed. Der vil være omstillingsomkostninger forbundet med at opstille måltal og rapportere på målopfyldelsen, da det kræver dataindsamling, udarbejdelse af oplæg om måltal og godkendelse af disse for de fleste virksomheder. Da det ikke er en procedure, der typisk allerede foretages i dag, kræver processen længere tid i omstillingsperioden. Endvidere kræver redegørelsen for status på opfyldelse af måltal i årsregnskabet omkostninger i omstillingsfasen vedrørende beslutning om opsætning, prioritering af indhold og udarbejdelse af eventuelle retningslinjer herom. Det samme gør sig gældende for oplysningskravet vedrørende redegørelse for den nye politik. De største omstillingsomkostninger forventes dog for oplysningskravet om oplysning om politik på området, hvor virksomheder i omstillingsfasen vil bruge tid på at udarbejde en ny politik. Idet virksomheder med en ligelig fordeling af kønnene skal oplyse om denne fordeling i årsregnskaberne på samme vis som virksomheder, der ikke har en ligelig fordeling, vil der også være omstillingsomkostninger i forbindelse med denne nye rapportering for virksomheder, der allerede har en ligelig fordeling af kønnene i den øverste ledelse Løbende administrative byrder årligt De løbende administrative byrder for de berørte ca virksomheder er målt til på samfundsniveau at udgøre 18,2 mio. kr. årligt. Det svarer til gennemsnitlige byrder for ca kr. per virksomhed årligt. De løbende byrder knytter sig til de forskellige oplysningskrav i undersøgelsen jf. tabel 3 og 4 i bilag A og de underliggende processer, der er gennemgået ovenfor. Oplysningskravene vedrørende redegørelse for status for opfyldelsen af måltal for virksomheden samt vedrørende oplysning om lige fordeling af køn i bestyrelsen giver anledning til det største løbende administrative tidsforbrug Opsamling: Administrative omstillingsomkostninger og løbende administrative byrder årligt De beskrevne procedurer medfører administrative omstillingsomkostninger og løbende administrative byrder for de berørte virksomheder som fremgår i nedenstående tabel. Tabel 2: Administrative konsekvenser for virksomhederne 2 2 De administrative konsekvenser for virksomhederne uddybes yderligere i bilag B. 5

8 Samfundsniveau, mio. kr. Administrative omstillingsomkostninger 32,3 Løbende administrative byrder årligt 18,2 2.3 Virksomhedernes kommentarer og anbefalinger I forbindelse med interviewene har vi registreret virksomhedernes bemærkninger til de nye regler om den kønsmæssige sammensætning i ledelsen. Nedenfor opsummeres kommentarerne og anbefalinger på baggrund af virksomhedernes kommentarer Kommentarer til modellens udformning Overordnet set kan virksomhedernes HR-chefer se meningen med, at der skal være en mere ligelig fordeling af kønnene i virksomhedernes ledelse. Det fremføres dog, at det er afgørende med en opbakning, forankring og forståelse i den øverste ledelse for at skabe de ønskede forandringer. Det tvivler HR-cheferne generelt på, at der er i udgangspunktet. HR-cheferne mener, at det afgørende for at skabe en forankring på topniveau i virksomhederne er, at virksomhederne kan se meningen med en mere ligelig fordeling af kønnene i en forretningsmæssig forstand. Virksomhederne foreslår derfor, at der enten udarbejdes noget materiale fra politisk side, der viser nogle konkrete cases, hvor en mere ligelig fordeling af kønnene har gavnet virksomhederne, eller at virksomhederne pålægges selv at udarbejde en analyse af, hvordan en mere ligelig fordeling kunne gavne netop deres virksomhed. Alle virksomhederne har rost modellen for dens fleksibilitet omkring måltal. De ønsker ikke en norsk model, der bygger på et regulært kvotekrav til fordelingen af kønnene i bestyrelser, da alle oplever, at erfaringerne fra Norge er negative set både fra kvindernes og virksomhedernes side. Den fleksible model sikrer ifølge de interviewede virksomheder, at deres meget forskellige udgangspunkter for en mere ligelig fordeling af kønnene favnes, og virksomheder med en overrepræsentation af mænd generelt kan sætte lavere og mere langsigtede mål end virksomheder med en relativ ligelig fordeling af kønnene generelt i virksomheden. På trods af at lovforslaget ikke indfører et krav om kvoter, og dermed at virksomhederne indfrier den ligelige fordeling af kønnene, tror de fleste virksomheder, at modellen i lovforslaget skaber den ønskede forandring. De forventer dog, at det tager tid, men det faktum, at virksomhederne tvinges til at have en vis grad af fokus på området, vil ifølge virksomhederne selv gøre, at de arbejder i den ønskede retning. Virksomhederne oplyser, at de er vant til at arbejde med mål, og at målene omkring en mere ligelig fordeling af kønnene i ledelsen vil komme til at indgå med ca. samme fokus som virksomhedens øvrige mål i deres strategi. Virksomhederne forventer at lave en løbende opfølgning på de opstillede mål, typisk kvartalsvist, og ikke kun en gang årligt som loven kræver. Visse virksomheder henviser til de positive erfaringer med CSR generelt, hvor mange virksomheder har valgt at udarbejde en politik på området, trods frivilligheden i lovgivningen. Virksomhederne har ligeledes oplevet i egen virksomhed, hvordan CSR-dagsordenen er kommet til at fylde langt mere end inden lovgivningen blev vedtaget. På samme måde forventer de, at en mere ligelig fordeling af kønnene i virksomhederne vil komme til at ligge højere på dagsordenen i virksomhederne i fremtiden. 6

9 Langt de fleste virksomheder, der er blevet interviewet i undersøgelsen, udtrykker undren og skepsis over for, at der fokuseres på fordelingen af kønnene i bestyrelsen. Bestyrelsen er ifølge virksomhederne meget usynlig i dagligdagen, da den daglige drift foretages af direktionen, og da bestyrelsen alene tager sig af overordnede beslutninger m.v. Endvidere er sammensætningen af bestyrelsen ude af hænderne på virksomhedens øvrige ledelse, idet den vælges på generalforsamlingen. Rekrutteringsprocesserne til bestyrelsen er meget anderledes fra øvrige rekrutteringer i virksomheden, og det vil ifølge virksomhederne således være sværere og tage længere tid at påvirke sammensætningen her. De foreslår derfor, at måltallene enten udvides til også at omfatte den daglige ledelse direktionen eller at måltallene ikke omfatter bestyrelsen. Måltallene vil på den måde udelukkende vedrøre den daglige ledelse af virksomhederne. Det vil ifølge virksomhederne være langt mere motiverende for medarbejderne, at ledelsen, der omgås og opleves i det daglige, har en ligelig sammensætning end bestyrelsen, der ikke deltager i den daglige drift. Mange virksomheder undrer sig over den meget ensidige fokusering på køn som mangfoldighedsparameter i den nye lovgivning. Virksomhederne mener, at der burde være lige så meget fokus på andre mangfoldighedsparametre som eksempelvis etnicitet og alder, når man skal udstikke retningslinjer for sammensætningen af ledelsen i virksomhederne. Hovedparten af de berørte virksomheder er internationale og kan derfor se en fordel rent forretningsmæssigt i, at den øverste ledelse har en sammensætning, der er mere international. Dette kunne forventes at øge virksomhedens konkurrenceevne Kommentarer til byrdernes omfang Virksomhederne har generelt tilkendegivet, at de ikke anser byrderne forbundet med de nye lovgivningskrav om rapportering som værende specielt omfattende set i det store billede for virksomhederne. De har til gengæld bemærket, at de store byrder og omkostninger ligger i de opfølgende handlinger, som virksomhederne forventer at igangsætte for at ændre deres kønssammensætning og dermed skabe den ønskede forandring på området. Alle virksomheder har tilkendegivet, at der vil blive igangsat et omfattende stykke arbejde i virksomhederne, da en forandring på området ikke er nem at skabe. Det vil ifølge virksomhederne kræve en række nye procedurer, aktiviteter og retningslinjer, og da forankringen af ændringerne skal være til stede i den øverste ledelse, vil det kræve mange topchefers tid, der er meget omkostningstung for virksomhederne. På trods af dette signalerer alle virksomheder, at de rent faktisk vil arbejde seriøst med at skabe en forandring inden for området. De forventer dog, at det vil tage tid, før det skinner igennem i statistikkerne. Det afgørende for at skabe forandringerne er set fra virksomhedernes side ud over forankringen i topledelsen, at der gennemføres en række aktiviteter i virksomhederne, der kan skabe de fornødne erfaringer. Der er visse virksomheder, der har arbejdet med området i flere år, og som har gjort sig værdifulde erfaringer. Disse erfaringer bør ifølge visse virksomheder samles sammen og formidles til de øvrige virksomheder. Modellen lægger op til, at koncernerne opstiller måltal og rapporterer målopfyldelse som et gennemsnit af kønssammensætningen på tværs af alle selskaber i koncernen. Ud over at virksomhederne mener, at det er et tidskrævende arbejde rent dataindsamlingsmæssigt, er definitionen af det øverste 7

10 ledelsesorgan ikke klar for flere virksomheder, der derfor efterspørger en vejledning i de rent juridiske definitioner. På den måde kan virksomhederne hurtigere opstille mål og foretage dataindsamling i forbindelse med rapportering af målopfyldelse. En anden problematik, som koncernerne fremfører omkring modellen i den nuværende form, er, at de udenlandske selskaber ikke er omfattet af lovgivningen. Det betyder, at de ikke pålægges at opstille mål eller omfatte statistik fra udenlandske datterselskaber i deres koncernregnskab. Nogle koncerner finder dette positivt, da det letter arbejdet forbundet med rapporteringen, men andre anser dette som værende problematisk af mere politiske årsager. Nogle koncerner anser det som værende problematisk, at en koncern har særligt fokus på bestemte dele af deres forretning altså her de danske dele af koncernen da det kan sende forkerte signaler til resten af forretningen. Det kan ligeledes medføre, at koncernen får en meget mere ligelig fordeling af kønnene i de danske selskaber end de udenlandske, og dette synes heller ikke rimeligt set fra koncernledelsens side. Derfor vil visse koncerner med udenlandske datterselskaber, trods det ikke er et krav, lave mål for hele forretningen og rapportere om målopfyldelsen på tværs af hele koncernen. De ekstra byrder forbundet hermed er ikke medregnet i beregningen af byrderne forbundet med den nye lovgivning Øvrige kommentarer Visse virksomheder stiller sig skeptiske over for, om den nye lovgivning rent faktisk kan skabe den ønskede forandring i sammensætningen af kønnene i den øverste ledelse. Der er en række barrierer, der ifølge virksomhederne står i vejen for, at kvinderne kommer i topledelsen. Enkelte af disse er nævnt nedenfor. For det første nævner flere virksomheder, at der er flest mænd, der ansøger toplederstillingerne. Derfor er sandsynligheden for, at det er en kvinde, der er bedst kvalificeret, statistisk mindre, end at det er en mand. Derfor vil det ifølge virksomhederne i visse tilfælde kræve en forskelsbehandling at vælge en kvinde frem for en mand til en bestemt stilling, hvis målene skal indfries. For det andet mener visse af de interviewede virksomheder, at der er en række øvrige forhold, der gør, at kvinderne ikke karrieremæssigt kommer lige så højt op som mændene, eksempelvis måden der afholdes barselsorlov på. Derfor kunne det ifølge virksomhederne eventuelt være nødvendigt at foretage en række ændringer i den øvrige regulering, der skaber rammerne på arbejdsmarkedet, for at understøtte den ønskede udvikling. Lovforslaget indeholder mulighed for at pålægge virksomhederne bøder i tilfælde af, at de ikke rapporterer på området. Nogle virksomheder har nævnt, at der i stedet for pisk burde arbejdes med en gulerod. De virksomheder, der har en ligelig fordeling mellem kønnene, er ikke nødvendigvis interesserede i at blive pålagt mindre krav om rapportering. De kan have interesse i at fremhæve i deres årsregnskab, at de har en ligelig kønsfordeling, hvorfor de ikke nødvendigvis ønsker at bruge mindre tid på rapporteringen, men derimod det samme tid eller mere. Virksomhederne nævner, at de kunne ønske at promovere sig selv på området, og det kunne eksempelvis også fra politisk side være en ide at fremhæve de virksomheder, der har skabt den største årlige udvikling eller lignende. 8

11 Endelig foreslår en enkelt virksomhed en model, hvor virksomheder, der har opnået en 40/60-fordeling af kønnene, får en reduktion i selskabsskatten, hvorved der skabes et klart forretningsmæssigt incitament for at indfri målene om en ligelig fordeling. Nogle virksomheder fremhæver, at politikerne bør gå forrest i udviklingen og indføre en mere ligelig fordeling i egen administration og i centraladministrationen. Her ses ifølge virksomhederne også en tendens til færre og færre kvindelige ledere i takt med et højere og højere lederniveau. Eksempelvis nævnes de meget få om nogen kvindelige departementschefer i landets ministerier. Virksomhederne så gerne, at politikerne går forrest og indfører en mere ligelig fordeling i den øverste ledelse i det offentlige, inden virksomhederne pålægges samme krav Anbefalinger På baggrund af ovenstående kan virksomhedernes anbefalinger sammenfattes som følgende: 1. Understøt, at den øverste ledelse i virksomhederne kan se meningen med en mere ligelig fordeling af kønnene i ledelsen. 2. Hold fast i den fleksible model, hvor virksomhederne selv bestemmer deres måltal måltallene skaber en forandring i sig selv. 3. Omfat et eller to yderligere ledelsesniveauer i måltallene eller undlad at medregne bestyrelserne. 4. Overvej, om der er andre mangfoldighedsparametre, der bør være fokus på i sammensætningerne af den øverste ledelse i virksomhederne. 5. Vær opmærksom på, at omkostningerne for virksomhederne forbundet med at skabe den ønskede forandring er langt højere end de administrative byrder. 6. Indsaml erfaringer om tiltag, der understøtter den ønskede forandring fra virksomheder med erfaring på området. 7. Definer klart for virksomhederne, hvad det øverste ledelsesorgan er. 8. Vær opmærksom på, at internationale koncerner pålægges endnu flere byrder end de beregnede, da de i visse tilfælde også opstiller måltal og rapporterer for udenlandske selskaber i koncernen. 9. Der kan være behov for øvrige lovændringer, fx af barselsreglerne, for at ændre de strukturelle barrierer for kvinder i ledelse. 10. Frem for at give bøder ved manglende overholdelse af reglerne, kunne der i højere grad indføres belønning i form af promovering eller nedsættelse af selskabsskatten. 11. Gå først i centraladministrationen og vis vejen for virksomhederne på området. 9

12 Bilag A. Lovforslagets relevante måleparametre A.1 Nedbrydning af lovforslaget i informationsforpligtelser og oplysningskrav Lovgivningen rammer overordnet virksomhederne forskelligt, alt efter om de har en overrepræsentation af det ene køn i bestyrelsen eller ej. Det vil således være sådan, at alle de berørte virksomheder pålægges at kortlægge fordelingen af kønnene i bestyrelsen for derved at vurdere, hvilke af de nye lovkrav de er underlagt. I tilfælde af at virksomheden har en overrepræsentation af det ene køn i bestyrelsen, bliver virksomheden pålagt fire nye krav, som det fremgår af tabel 3. For det første skal virksomhederne opstille måltal for at øge andelen af det køn, der er underrepræsenteret, med henblik på at opnå en mere ligelig fordeling af kønnene i bestyrelsen, herunder både et mål om antal og en tidshorisont, dette ønskes indfriet inden for. For det andet skal virksomheden oplyse om politikker for at øge antallet af det underrepræsenterede køn i virksomhedens ledelsesniveauer generelt. I forbindelse med aflæggelse af årsregnskab, skal virksomhederne redegøre for hhv. målopfyldelsen og for deres politik på området. Det er muligt for koncerner at oplyse om måltal og politik på centralt plan og rapportere herom i koncernregnskabet. I sådanne tilfælde skal datterselskaberne ikke selvstændigt opstille måltal og udarbejde politik. Informationsforpligtelse og oplysningskrav for virksomhederne med en overrepræsentation af det ene køn i bestyrelsen fremgår i tabellen nedenfor. Tabel 3: Informationsforpligtelser og oplysningskrav for virksomheder med en overrepræsentation af det ene køn i bestyrelsen Informationsforpligtelse 99 (årsregnskabsloven) Indsendelse af årsregnskab Oplysningskrav 1 xx, stk. 1 pkt. 1, stk. 3 og stk. 4 Oplysning af måltal for det underrepræsenterede køn i øverste ledelsesorgan for virksomheden/koncernen 2 99 b, stk. 1 og stk. 5 3 xx, stk. 1 pkt. 2, stk. 3 og stk b, stk. 2 Redegøre for status for opfyldelsen af måltal for virksomheden/koncernen Oplysning om politik om at øge antallet af det underrepræsenterede køn i virksomhedens ledelsesniveauer generelt i virksomheden/koncernen Redegøre for politikken for virksomheden/koncernen Som nævnt er der anderledes krav for virksomheder, der har en ligelig fordeling af kønnene i bestyrelsen. De underlægges udelukkende krav om at oplyse bestyrelsens fordeling af kønnene årsregnskabets ledelsesberetning, men ikke krav om at opstille måltal eller politik på området. Det gør sig også 10

13 her gældende, at rapporteringen kan ske via koncernregnskabet og ikke behøver finde sted i alle datterselskabers regnskaber. Informationsforpligtelser og oplysningskrav for virksomhederne med en med ligelig fordeling af kønnene i bestyrelsen fremgår i tabellen nedenfor. Tabel 4: Informationsforpligtelser og oplysningskrav for virksomheder en ligelig fordeling af kønnene i bestyrelsen Informationsforpligtelse 99 (årsregnskabsloven) Indsendelse af årsregnskab Oplysningskrav 1 99 b, stk. 3 Oplysning om lige fordeling af køn på øverste ledelsesorgan A.2 Segmenter I forbindelse med målingen er der taget udgangspunkt i to segmenter af virksomheder, da de to segmenter påvirkes forskelligt af de nye regler. Deres byrder er således målt hver for sig for endeligt at kunne beregne de samlede byrder. Segmenteringen afgøres af, hvorvidt virksomhederne har en overrepræsentation af det ene køn i bestyrelsen eller ej: Segment 1: Store virksomheder med en overrepræsentation af det ene køn i bestyrelsen Segment 2: Store virksomheder med en ligelig fordeling af kønnene i bestyrelsen Der er ikke segmenteret mellem datterselskaber og andre virksomheder, der kunne vælge selvstændigt at efterleve de nye krav, og koncerner der vælger at efterleve kravene på centralt plan. Det forventes at langt hovedparten af de berørte virksomheder er koncerner, dog af varierende størrelse og struktur. A.3 Populationer og hyppighed De tidligere nævnte love regulerer forskellige typer af virksomheder, lige fra statslige aktieselskaber til fonde og investeringsforeninger. Fælles for de nye lovbestemmelser er, at de retter sig mod de store virksomheder/institutioner (regnskabsklasse C og D). Erhvervsstyrelsen har oplyst, at de berørte virksomheder på baggrund af en stikprøveundersøgelse er opgjort til ca , 3 da mange af de omfattede virksomheder er dattervirksomheder af danske moderselskaber og derfor ikke selvstændigt er forpligtiget til at efterleve kravene, når der afrapporteres på i koncernregnskabet. Loven rammer de samme virksomheder, som også er underlagt krav om afrapportering om virksomhedernes samfundsansvar. Lovgivningen gælder udelukkende for danske virksomheder, altså datterselskaber og moderselskaber i Danmark. Da loven ikke regulerer selskaber uden for Danmark, er der en afgrænsning i forhold til den administrative byrde, der pålægges virksomhederne alt efter placeringen af moderselskab og datterselskab. Erhvervsstyrelsen oplyser, at lovgivningen er afgrænset på følgende vis: 3 Stikprøveundersøgelsen er udarbejdet af Erhvervsstyrelsen i forbindelse med lovforslag om afrapportering af samfundsansvar i årsregnskabet

14 Datterselskaber, der selvstændigt er stort nok til at være omfattet af reglerne, med et udenlandsk moderselskab kan ikke undlade at opstille måltal og udarbejde en politik, da pågældende moderselskab ikke aflægger koncernregnskab i Danmark. Danske moderselskaber skal udelukkende opstille måltal og rapportere om målopfyldelsen for de danske datterselskaber, der selvstændigt er stort nok til at være omfattet af reglerne, da lovgivningen kun regulerer danske selskaber. Således vil selskabets organisatoriske struktur være af betydning for de byrder, virksomheden pålægges. Erhvervsstyrelsen har oplyst, at ca. 4 pct. af de omfattede virksomheder har en ligelig fordeling af kønnene i deres bestyrelser, hvorimod ca. 96 pct. har en overrepræsentation af det ene køn i deres bestyrelser. Fordelingen bygger på et skøn, som er foretaget på baggrund af data fra regnskaber fra 153 af de omfattede virksomheder. Fordelingen fremgår af tabellen nedenfor. Tabel 5: Segmenter og populationer Segment Store virksomheder med en overrepræsentation af det ene køn i det øverste ledelsesorgan Store virksomheder med en ligelig fordeling af kønnene i det øverste ledelsesorgan Population I alt A.4 Virksomhedsinterview Der er rekrutteret bredt i gruppen af berørte virksomheder, således at virksomhederne repræsenterer forskellige brancher, størrelser inden for det givne spænd og organisatoriske forhold. Der er gennemført i alt fem face-to-face-interviews og to telefoninterviews med større danske virksomheder. Det er primært den øverste HR-ansvarlige i virksomheden, der er gennemført interviews med, da disse forventes at blive ansvarlige for implementering af de nye krav i deres virksomhed. Forinden interviewene fik deltagerne tilsendt en kort beskrivelse af formålet med undersøgelsen og de krav, de skulle estimere tidsforbruget for og alle interviewpersoner havde orienteret sig i materialet inden interviewene. De havde således allerede forinden forberedt sig på at estimere kvantitative tidsestimater og deres kvalitative kommentarer til lovgivningen. I nedenstående tabel ses omfanget af interviews i forbindelse med dataindsamling for denne måling. 12

15 Tabel 6: Segmenter og gennemførte interviews Segment Store virksomheder med en overrepræsentation af det ene køn i det øverste ledelsesorgan Store virksomheder med en ligelig fordeling af kønnene i det øverste ledelsesorgan Interviewform Face-to-face Face-to-face Face-to-face Face-to-face Face-to-face Telefon Telefon Input via øvrige interviews Det bemærkes, at det i forbindelse med bookning af interviews ikke er lykkedes at finde en virksomhed blandt de største virksomheder i Danmark, der havde en ligelig fordeling af kønnene i det øverste ledelsesorgan. Derfor er de øvrige virksomheder blevet spurgt til deres tidsforbrug i tilfælde af, at de ville opnå en ligelig fordeling af kønnene. A.5 Omkostningsparatmetre Virksomhederne har typisk angivet, at det er tidsforbrug for både HRmedarbejdere, HR-chefer og øverste ledelse der anvendes til at indfri de nye lovkrav. Der er derfor anvendt kategorien akademiker, specialist i forbindelse med beregning af tidsforbrug virksomhederne. Parametrene er baseret på AM- VAB-modellens standardtimesatser for de relevante kategorier 4. Tabel 7: Omkostningsparameter for undersøgelsen Kategori Timepris Akademiker, specialist 472,5 kr. 4 Timelønnen udspringer af begrebet fortjeneste sat i forhold til den præsterede arbejdstid, som Danmarks Statistik anvender. Det dækker over alle lønmodtagerens indtægter i forbindelse med et ansættelsesforhold, herunder pension, ATP, personalegoder, ferie- og søn- og hellig-dagsbetalinger. Sygdom, ferie mv. er trukket fra. Hertil lægges en overhead op 25 pct. der dækker over omkostninger i forbindelse med faste administrationsomkostninger, dvs. eksempelvis udgifter til kontor (husleje eller bygningsafskrivninger), telefon, varme, el, IT-udstyr mm. 13

16 Bilag B. Uddybning af lovforslagets administrative konsekvenser B.1 Administrative omstillingsomkostninger Virksomhederne forventer administrative omstillingsomkostninger forbundet med reglerne om det underrepræsenterede køn i bestyrelsen og virksomhedens ledelsesniveauer generelt. De største omstillingsomkostninger forventes for oplysningskravet om oplysning om politik på området, hvor virksomheder vil bruge tid på at udarbejde en ny politik samt at redegøre for denne i årsregnskabet. Byrderne vedrørende udarbejdelse af en ny politik vil variere en del og afhænge både af processen, graden af involvering i organisationen og ambitionsniveauet for den enkelte virksomhed. Nogle virksomheder vil igangsætte en længere proces med inddragelse af store dele af organisationen for forankring af politikken, hvilket kan være byrdefuldt, mens andre vil vælge en mere centraliseret og mindre tidskrævende tilgang. Den normaleffektive virksomhed har et ekstra tidsforbrug på ca. 30 timer forbundet med udarbejdelsen af politikken, hvilket giver anledning til omstillingsomkostninger på ca. 15,0 mio. kr. Byrderne vedrørende redegørelse for politikken i årsregnskabet vil give anledning til mindre ekstra tidsforbrug og hermed omstillingsomkostninger forbundet med første gang virksomhederne skal rapportere om politikken i deres årsregnskab. Tidsforbruget er forbundet med beslutning om opsætning, prioritering af indhold og udarbejdelse af eventuelle retningslinjer herom. Det øgede tidsforbrug udgør ca. 2 timer pr. virksomhed, hvilket giver anledning til omstillingsomkostninger på ca. 1,0 mio. kr. Der vil også være omstillingsomkostninger forbundet med at opstille måltal og rapportere på målopfyldelsen, da det kræver dataindsamling, udarbejdelse af oplæg om måltal og godkendelse af disse for de fleste virksomheder. Da det ikke er en procedure, der typisk allerede foretages i dag, kræver processen længere tid den første gang end de øvrige. Det vil særligt gøre sig gældende for de største koncerner, da de skal have kortlagt de øverste ledelsesniveauer i samtlige danske selskaber på tværs af hele koncernen jf. senere bemærkning i afsnit Tidsforbruget varierer igen virksomhederne imellem afhængigt af datagrundlaget og muligheden for automatisk at trække data, omfanget af selskaber i koncernen, og hvorvidt der er klarhed over definitionen af øverste ledelsesniveauer eller ej i organisationen. Der vil være et ekstra tidsforbrug forbundet med oplysning af måltal på ca. 16 timer og det samme for rapportering om målopfyldelsen første gang. Idet virksomheder med en ligelig fordeling af kønnene skal oplyse om denne fordeling i årsregnskaberne på samme vis som virksomheder, der ikke har en ligelig fordeling, vil der også være omstillingsomkostninger i forbindelse med denne nye rapportering for virksomheder, der allerede har en ligelig fordeling af kønnene i den øverste ledelse. Omstillingsomkostningerne vil således også for disse virksomheder udgøre et ekstra tidsforbrug på ca. 16 timer. Se uddybende om virksomhedernes holdninger til rapportering i tilfælde af ligelig fordeling af kønnene i afsnit Der vil i alt være administrative omstillingsomkostninger for ca. 32,3 mio. kr. for de berørte virksomheder forbundet med den nye regulering. Det sva- 14

17 rer til gennemsnitlige omstillingsomkostninger på ca kr. pr. virksomhed. Omstillingsomkostningerne varierer dog både virksomhederne og segmenterne i mellem. Grundet den store overrepræsentation af virksomheder, der ikke har en ligelig fordeling af kønnene i bestyrelsen, udgør det administrative tidsforbrug i dette segment langt hovedparten af omstillingsomkostningerne. Virksomhederne, der har en ligelig fordeling af kønnene i bestyrelsen, pålægges omstillingsomkostninger for ca kr. pr. virksomhed. Nedenfor fremgår omstillingsomkostningerne for de berørte virksomheder fordelt på segmenter og oplysningskrav. Tabel 8: Administrative omstillingsomkostninger Segment Store virksomheder med en overrepræsentation af det ene køn i det øverste ledelsesorgan Store virksomheder med en ligelig fordeling af kønnene i det øverste ledelsesorgan Indsendelse af årsregnskab Indsendelse af årsregnskab Oplysningskrav Oplysning af måltal for det underrepræsenterede køn i øverste ledelsesniveau for virksomheden/koncernen Redegøre for status for opfyldelsen af måltal for virksomheden/koncernen Oplysning om politik om at øge antallet af det underrepræsenterede køn i virksomhedens ledelsesniveauer generelt i virksomheden/koncernen Redegøre for politikken for virksomheden/koncernen Oplysning om lige fordeling af køn på øverste ledelsesniveau Aktivitet i tid Informationsforpligtelse Omstillingsomkostninger 16 timer 8,0 mio. kr. 16 timer 8,0 mio. kr. 30 timer 15,0 mio. kr. 2 timer 1,0 mio. kr. 16 timer 0,3 mio. kr. I alt 80 timer 32,3 mio. kr. B.1.1 Løbende administrative byrder årligt De løbende omkostninger for de berørte ca virksomheder udgør på samfundsniveau ca. 18,2 mio. kr. årligt. Det svarer til en gennemsnitlig omkostning på ca kr. per virksomhed årligt. De administrative byrder er et resultat af løbende årligt tidsforbrug for en gruppe af medarbejdere, der enten er ledelse eller akademiske medarbejdere, hvorfor omkostningerne forbundet med tidsforbruget er beregnet ud fra en standardtimepris for en akademiker, specialist. Derfor er timeprisen angivet som værende 378 kr./time + overhead på 25 %, hvilket giver en timepris på 472,50 kr. 15

18 Der er ikke nogle anskaffelser forbundet med de nye lovkrav, og ingen virksomheder har nævnt, at de vil have et eksternt tidsforbrug i form af eksempelvis anvendelse af konsulenter i forløbet. Alle oplysningskrav gør sig gældende for samtlige virksomheder i segmentet, hvorfor frekvensen af populationen i procent er angivet til 100 i nedenstående tabel. Aktiviteterne forbundet med de nye lovkrav skal udføres en gang årligt og derfor er hyppigheden angivet til 1 i nedenstående tabel. Visse virksomheder angiver, at de løbende vil følge op på udviklingen, eksempelvis kvartalsvist, men da det udelukkende er et krav at følge op årligt, og det ikke er alle virksomheder, der udtrykker samme tilgang, anvendes en hyppighed på 1 i beregningerne af de administrative byrder. De løbende byrder er størst for segment 1, da de pålægges flere oplysningskrav end segment 2. På trods af at segment 2 udelukkende kan nøjes med at rapportere, at de har lige fordeling i bestyrelsen, vil den typiske virksomhed her vælge at lave en lige så omfattende redegørelse i årsregnskabet som en segment 1-virksomhed, når den redegør for måltal om lige repræsentation i bestyrelsen. Dermed er byrderne mindre, men de er ikke så små, som lovgivningen umiddelbart giver mulighed for. De løbende administrative byrder er ved redegørelse for målopfyldelsen. Dette oplysningskrav medfører et tidsforbrug på ca. 12 timer årligt for virksomhederne. Tidsforbruget dækker over tid anvendt til indsamling af information, analyse af data, sammenligning med opstillede mål, indsamling af eventuelle supplerende kommentarer, udarbejdelse af udkast til redegørelse og godkendelse af udkast til redegørelse til årsregnskab. De øvrige oplysningskrav vil medføre et årligt tidsforbrug på ca. 8 timer, da disse løbende byrder typisk består af tilpasninger af allerede vedtagne måltal og politikker eller mindre tilpasninger i afsnittet i årsregnskabet om politikken. De løbende byrder er størst for segment 1-virksomhederne, der løbende årligt pålægges byrder for ca kr. pr. virksomhed. Virksomhederne med en ligelig fordeling af kønnene pålægges årligt byrder for ca kr. pr. virksomhed. I tabellen nedenfor fremgår de parametre, der ligger til grund for beregning af de løbende årlige administrative byrder på samfundsniveau, som lovforslaget medfører. 16

19 Tabel 9: Kortlægning af de løbende administrative byrder på samfundsniveau årligt Segment -henvisning Store virksomheder med en overrepræsentation af det ene køn i det øverste ledelsesorgan Oplysning om politik om at øge antallet af det underrepræsenterede køn i virksomhedens ledelsesniveauer generelt i virksomheden/koncernen Redegøre for politikken for virksomheden/koncernen Store virksomheder med en ligelig fordeling af kønnene i det øverste ledelsesorgan Informationsforpligtigelse og underliggende oplysningskrav Population på samfundsniveau Indsendelse af årsregnskab Oplysning af måltal for det underrepræsenterede køn i øverste ledelsesniveau for virksomheden/koncernen Redegøre for status for opfyldelsen af måltal for virksomheden/koncernen Indsendelse af årsregnskab 44 Oplysning om lige fordeling af køn på øverste ledelsesniveau Normal effektiv virksomhed (pr. virksomhed) Aktivitet i tid Interne anskaffelse r Eksterne anskaffelse r 8 timer 0 kr.. 0 kr. 12 timer 0 kr. 0 kr. 8 timer 0 kr. 0 kr. 8 timer 0 kr. 0 kr. 12 timer 0 kr. 0 kr. Timepri s 472,5 kr. 472,5 kr. 472,5 kr. 472,5 kr. 472,5 kr Frekvens af populatione n i % Hyppig -hed Totale omkostninger på samfunds niveau årligt 100 % 1 4,0 mio. kr. 100 % 1 6,0 mio. kr. 100 % 1 4,0 mio. kr. 100 % 1 4,0 mio. kr. X % 1 0,3 mio. kr. I alt 18,2 mio. kr. xx, stk. 1 pkt. 1, stk. 3 og stk b, stk. 1 og stk. 5 xx, stk. 1 pkt. 2, stk. 3 og stk b, stk b, stk. 3 Lovtype C C C C C 17

20 B.2 Validitet og følsomhedsanalyse Ved gennemførelse af ex ante målinger er der visse udfordringer med at estimere byrderne. Dette skyldes grundlæggende, at måling af konsekvenser af initiativer og krav, der endnu ikke er indført, kan være vanskelige at vurdere på forhånd for de senere berørte virksomheder. Udfordringerne har både været relateret til estimeringen af løbende tidsforbrug og estimering af omstillingsomkostninger, da disse har varieret mellem de adspurgte virksomheder. Den væsentligste udfordring har været, at reguleringen tillader metodefrihed for den enkelte virksomhed, og dermed vil tidsforbruget være varierende virksomhederne imellem alt efter deres tilgang til området. Det samlede tidsforbrug afhænger både af procedurer, involvering og omfanget af den konkrete koncern herunder hvor stor en del af koncernen, der ligger i Danmark og i udlandet. Der har desuden været forskelle på, hvor nøjagtigt virksomhederne kunne kvantificere deres tidsforbrug. Der er af den grund foretaget en validering af de indsamlede data og foretaget et skøn over tidsforbruget ved den normaleffektive virksomhed og en vurdering af tidsforbruget forbundet med de aktiviteter, virksomhederne har beskrevet, at de vil igangsætte som følge af lovkravene. Populationen samt fordelingen af denne i segmenter bygger på bedste skøn fra Erhvervsstyrelsen og er derfor også forbundet med usikkerhed. Da der er forskellige byrder for hhv. segment 1 og segment 2 i denne undersøgelse er fordeling af populationen på segmenterne være en væsentlig faktor i beregningen af de samlede byrder. 18

21 Bilag C. Baggrunden for måling af administrative konsekvenser ved AMVAB-metoden B.3 Introduktion Danske virksomheder er underlagt en række forskellige krav og pligter, som er fastsat i love og regler af offentlige myndigheder. Det offentlige fastsætter kravene for at regulere virksomhedernes adfærd, så overordnede samfundsmæssige hensyn tilgodeses. Men hvis virksomhederne pålægges unødvendige administrative byrder, er der tale om et samfundsmæssigt spild. Det er ofte muligt at regulere virksomhedernes adfærd på en mere optimal og for virksomhederne mindre ressourcekrævende måde, uden at de overordnede samfundsmæssige formål med reguleringen tilsidesættes. Erhvervsstyrelsen har af Regeringen fået til opgave at følge udviklingen i de administrative byrder ved målinger af ny erhvervsrettet lovgivning. Til den opgave anvender Erhvervsstyrelsen AMVAB-metoden til at måle, hvor mange ressourcer virksomhederne bruger på at efterkomme administrative krav i erhvervsrelevante love og bekendtgørelser. AMVAB står for Aktivitetsbaseret Måling af Virksomhedernes Administrative Byrder. Resultaterne fra AMVAB-målinger anvendes til at følge udviklingen i de administrative byrder, til at forebygge nye byrder i forslag til ny regulering og til at identificere byrdefulde områder med henblik på regelforenkling af eksisterende regulering. AMVAB-målingerne gennemføres af eksterne konsulenter i samarbejde med ressortministeriet og Erhvervsstyrelsen. B.4 De administrative konsekvenser ved reguleringen Ved AMVAB-metoden gennemføres virksomhedsinterviews til undersøgelse af, hvor mange ressourcer virksomhederne bruger på at efterleve specifikke love, bekendtgørelser. Metoden indebærer, at man ved en nøje gennemgang af regelteksten i love og bekendtgørelser finder de steder, hvoraf det fremgår, at virksomhederne har pligt til at stille informationer til rådighed for myndigheder eller tredjepart. Disse informationsforpligtelser underopdeles i et antal oplysninger, som virksomhederne har pligt til at stille til rådighed disse betegnes oplysningskrav. For at kunne tilvejebringe de pågældende oplysninger skal virksomhederne gennemføre en række administrative aktiviteter. Disse aktiviteter kræver et internt ressourceforbrug i form af medarbejdernes tidsforbrug. I nogle tilfælde vil efterlevelse af oplysningskravene også kræve, at virksomhederne bruger ressourcer på anskaffelser enten i form af produkter og/eller anskaffelser i form af eksterne serviceydelser. Den administrative byrde måles efter formlen: P*O*H = Administrativ byrde P: Antal virksomheder omfattet af reguleringen. O: Omkostningsparametre i én omfattet virksomhed bestående af løn til administrative medarbejdere for pågået administrativ aktivitet og/eller eventuelle anskaffelser. H: Hyppigheden af hvor ofte information skal stilles til rådighed for myndighed eller tredjepart årligt. 19

22 De målte løbende administrative byrder angives altid på samfundsniveau årligt. B.4.1 Ex ante og ex post målinger AMVAB-metoden anvendes til to typer af målinger: ex ante og ex post målinger. Ex ante målinger I forbindelse med ny lovgivning, som forventes at have administrative konsekvenser for danske virksomheder i et omfang der overstiger årligt på samfundsniveau, opgør Erhvervsstyrelsen de forventede administrative konsekvenser for virksomhederne ved lovforslaget eller bekendtgørelsesudkastet. En sådan opgørelse betegnes som en ex ante måling af de administrative konsekvenser, idet der er tale om en vurdering af de administrative konsekvenser ved en ny regel, inden denne får effekt for virksomhederne. Ex-post målinger Målinger af de administrative konsekvenser for danske virksomheder ved love, bekendtgørelser eller øvrige initiativer som f.eks. digitaliseringsinitiativer. Sådanne målinger betegnes som ex-post målinger af de administrative konsekvenser, idet målingen gennemføres efter, at reglen eller initiativet er trådt i kraft og kan mærkes ude i virksomhederne. En ex post måling foretages kun, når administrative konsekvenser ikke er blevet ex ante målt tidligere, eller når grundlaget for en ex ante måling er ændret siden ex ante målingen blev afsluttet. B.4.2 Forskellige typer af administrative konsekvenser I målingen sondres mellem omstillingsomkostninger og løbende byrder: Omstillingsomkostninger Omstillingsomkostninger er de omkostninger, som virksomhederne kun skal afholde én gang i forbindelse med, at de skal omstille sig til en ny eller ændret lovgivning/regulering. Omstillingsomkostningerne omfatter ikke de omkostninger, som en virksomhed måtte have i forhold til at overholde eksisterende regulering for første gang, fx som en konsekvens af stigende omsætning eller udvidelse med nye forretningsområder i virksomheden. Løbende byrder De løbende byrder består af de omkostninger, der løbende opstår som følge af regler/regulering. Der kan være tale om omkostninger, som opstår med faste mellemrum, f.eks. indberetning af moms. Der kan også være tale om omkostninger, der opstår sjældent eller endda er en engangsomkostning for den enkelte virksomhed (fx virksomhedsregistrering), men som gentages løbende af nye virksomheder (der registreres). Metoden er nærmere beskrevet i Manual til Aktivitetsbaseret Måling af Virksomhedernes Administrative Byrder (AMVAB), som findes på 20