Procedure for planlægning og administration af tilmelding og betaling til kurser og afholdelse af undervisning inkl.

Transkript

1 D E T S U N D H E D S V I D E N S K A B E L I G E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Procedure for planlægning og administration af tilmelding og betaling til kurser og afholdelse af undervisning inkl. undervisningsplan Procedureansvarlig sektion Formål Resume af proceduren Orientering af interessenter Opdatering af og/eller KUnet Håndtering af e- blanketter EVU-team i sektion for Legalitet og Studienævnsbetjening (LOS) Proceduren sikrer, at SUND udbyder undervisning i overensstemmelse med studienævnenes undervisningsplaner, jf. studieordninger. Proceduren sikrer korrekt dimensionering af kurserne, booking af undervisningslokaler, oprettelse af kursusrum i Absalon og holdsætning Proceduren sikrer at alle studerende på kurser opfylder adgangskrav og indtegningsbetingelser. Proceduren sikrer fakturering til de studerende og tjek af betaling. De kursusansvarliges kursusbeskrivelser danner baggrund for studienævnets undervisningsplan. Undervisningsplanen danner grundlag for uddannelsernes kursuskalendere, der offentliggøres på hver uddannelses hjemmeside. en tjekker, at de studerende opfylder adgangskrav og indtegningsbetingelserne, indskriver, tilmelder og holdsætter de studerende. en opretter betalingsposter og genererer faktura, hvorefter faktura udsendes. Kursusrum i Absalon oprettes, og kursusansvarlig og studerende har automatisk adgang. Gensidig orientering af studienævnssekretær, kursusansvarlige og studieleder Etablering af kursusrum i Absalon På alle masteruddannelser søger de studerende optag på uddannelsen og enkelte kurser via e-blanketter. Tilmelding til undervisning for indskrevne studerende sker via mail. Hvor ofte (kadence)? Hvordan? To til fire gange årligt 1. Skemalægning Kursusansvarlig udarbejder kursusbeskrivelser ved nye kurser og vedligeholder eksisterende kursusbeskrivelser en gang årligt Procedure for Planlægning, administration af undervisning marts 2016 side 1af 5

2 Studienævnssekretær/Sektion for Legalitet og Studienævnsbetjening (LOS) udarbejder undervisningsplaner på baggrund af kursusbeskrivelserne, Studienævnet godkender undervisningsplanerne. Ved større ændringer i kurser udarbejdes undervisningsplan i samarbejde med kursusansvarlig. Undervisningsplanerne rummer information om hvilke dage, de enkelte kurser skal udbydes. Datoer og tidspunkter offentliggøres på masteruddannelsens hjemmeside. en sender lokaleønsker til medarbejder i Sektion for studieservice (SSS) 1. Studiesekretær (SSS) registrerer lokaleønsker i lokalebookingssystemet. 2a. Ansøgning om optag på uddannelser/enkeltfag Potentielle studerende søger om optag på hele masteruddannelsen/enkeltfag via e-blanket på masteruddannelsens hjemmeside. en sikrer at alt relevant dokumentation er til stede i ansøgningen. en forelægger ansøgningen for uddannelsens optagelsesudvalg. Kan den studerende optages sendes optagelsesbrev til studerende og studerende indskrives på sit første semester/første kursus på uddannelsen (se under Indskrivning). Opfylder den studerende ikke optagelseskravene sendes afslagsbrev med klagevejledning til den studerende. 2b. Tilmelding til kurser for indskrevne studerende Studerende tilmelder sig kurser via mail til en. en informerer og vejleder de studerende om undervisningstilmeldingen en tjekker, at de tilmeldte studerende opfylder indtegningsbetingelser for at kunne påbegynde undervisning. Hvis de ikke er berettiget til at følge undervisningen, afvises de og får besked herom. 3. Indskrivning, tilmelding, holdsætning og fakturering: en indskriver den studerende og tilmelder den studerende til undervisningen. en fordeler de studerende på hold (holdsætter). 1 På de veterinære masteruddannelser er dette ansvar placeret hos ansatte på instituttet Procedure for Planlægning, administration af undervisning marts 2016 side 2af 5

3 en opretter betalingsposterog genererer en faktura. udsender faktura, hvis den skal udsendes via mail. Regnskabsmedarbejder (ØKO-DEBITOR) udsender faktura hvis den skal sendes med post eller velektronisk via EAN. Studiesekretæren sender en liste til kursusansvarlige/undervisere over de studerende, der forventes at følge kurset. 4. Tjek af betaling Den studerendes indskrivning og kursustilmelding aktiveres først når den studerendes betaling er registreret. Regnskab (ØKO-DEBITOR) sender hver måned en oversigt over udestående betalingsposter. en rykker for betaling på kurser, hvor der ikke er betalt indenfor fristen. Betales der ikke for kurset inden kursusstart, udskrives den studerende og fakturaen krediteres. 5. Kursusrum i Absalon Kursusrum med holdsatte, godkendte studerende, hvor der er registreret en betaling overføres automatisk til Absalon. en sørger for at underviserne tilknyttes kursusrummet i Absalon. Inden semesterstart sikrer en at relevante kursusansvarlige og studerende har adgang til kursusrummet. Kursusansvarlig overfører og opdaterer undervisningsmateriale i kursusrummet Hvem? Studienævnssekretær, Sektion for Legalitet og Studienævnsbetjening (LOS) Udarbejder undervisningsplan en, Sektion for Legalitet og Studienævnsbetjening (LOS) Kontakter kursusansvarlig vedrørende udformning af skema Skemalægger kursus Modtager og sagsbehandler ansøgninger om optag, herunder tjekker optagelseskrav og indtegningsbetingelser Modtager og sagsbehandler tilmelding til kurser for indskrevne studerende, herunder tjekker indtegningsbetingelser Indskriver, tilmelder og holdsætter studerende Procedure for Planlægning, administration af undervisning marts 2016 side 3af 5

4 Opretter betalingsposter, genererer og udsender mail-fakturaer Fremsender holdlister til kursusansvarlige/undervisere Regnskabsmedarbejder (ØKO-DEBITOR) Udsender brev-fakturaer brev og EAN-fakturaer Sender månedligt en oversigt over udestående betalingsposter til EVU-team. Optagelsesudvalget Træffer afgørelse om ansøgninger om optag på masteruddannelser og enkeltfag, herunder vurderer om den studerende opfylder adgangskrav. Studiesekretær i Sektion for Studieservice (SSS) Taster og offentliggør skemaet i Syllabus Studienævnsformand træffer i samråd med studienævnet beslutning vedr. tilrettelæggelse af undervisning, prøver og anden bedømmelse, der indgår i eksamen; herunder udarbejdelse af rammeplaner og eksamensplaner Kursusansvarlig Udarbejder indstilling til undervisningsudvalg, studienævn og studieleder med hensyn til kursus- og eksamensbeskrivelser. Udarbejder undervisningsplan for studieaktiviteter i overensstemmelse med godkendte rammeplaners og kursusbudgetters angivelser. Sikrer hensigtsmæssig anvendelse af Absalon i undervisningen. Datamateriale Kursusbeskrivelser Undervisningsplaner Kursusplan for uddannelsen (web) Skema over hvert enkelt kursus Studerendes ansøgning om optag Studerendes tidligere resultater i STADS Studerendes undervisningstilmeldinger i STADS Oversigt over udestående betalingsposter Målepunkter Procedure for Planlægning, administration af undervisning marts 2016 side 4af 5

5 Årshjul Dato Aktivitet Ansvar Forårssemestret Marts Godkendelse af kursusbeskrivelser Dekan Juni Udarbejdelse af udkast til undervisningsplan Studienævnssekretær September Godkendelse af undervisningsplan Studienævn Oktober Koordinering af skema med underviser Oktobernovember Tastning af skema i skemasystem Studiesekretær Sept-december Sept-december Sagsbehandling af ansøgning om optag på kurser i efterårssemesteret Indskrivning, tilmelding, holdsætning, oprettelse af betalingsbetingelser og udsendelse af faktura Januar Sikring af at kursusrum er etableret i Absalon Studiesekretær/ Kursusleder Januar Efterårssemestret Sikring af at studerende og undervisere har adgang til kursusrum Studiesekretær/ Absalon Helpdesk December Udarbejdelse af udkast til undervisningsplan Studienævnssekretær Januar Godkendelse af undervisningsplan Studienævn Februar Koordinering af skema med underviser Marts-april Tastning af skema i skemasystem Studiesekretær Jan-juni Jan-juni Sagsbehandling af ansøgning om optag på kurser i efterårssemesteret Indskrivning, tilmelding, holdsætning, oprettelse af betalingsbetingelser og udsendelse af faktura August Sikring af at kursusrum er etableret i Absalon Studiesekretær/ Kursusleder Juni/august Sikring af, at studerende og undervisere har adgang til kursusrum Studiesekretær/ Absalon Helpdesk Procedure for Planlægning, administration af undervisning marts 2016 side 5af 5