Kalenderdeling i Outlook 2007 Baseret på information fra Microsofts online supportsider

Transkript

1 Kalenderdeling i Outlook 2007 Baseret på information fra Microsofts online supportsider OBS: Det er en fordel for både dig og miljøet at du læser artiklen her på computerskærmen på den måde kan du let springe frem og tilbage i dokumentet, vha. de hyperlinks vi har oprettet til nemt at navigere frem og tilbage i artiklen Du kan dele kalenderoplysninger med andre personer vha. Microsoft Office Outlook 2007 på mange måder. I navigationsruden i kalenderen findes der flere hyperlinks, du kan bruge til at komme hurtigt i gang med kalenderdeling. I denne artikel beskrives de måder, du kan dele kalenderoplysninger på. 1. Dele kalenderen Når du bruger en Exchange-konto, kan du dele din Exchange-standardkalender med en anden person. Denne person modtager en -besked om, at du har delt kalenderen. Du kan også anmode om, at modtageren deler sin Exchange-kalender med dig. Se Dele din kalender med dine kollegaer på ASB for at få yderligere oplysninger. 2. Åbne en delt kalender Når du bruger en Exchange-konto, kan du åbne en anden persons Exchange-standardkalender, hvis personen har givet dig tilladelse til at gøre dette. Side 1 af 8

2 Hvis den anden person, hvis kalender du vil åbne, ikke har givet dig tilladelse til at se den, bliver du bedt om at anmode den pågældende person om den nødvendige tilladelse. Hvis du klikker på Ja, åbnes en med en anmodning automatisk. I meddelelsen bliver personen anmodet om at dele sin kalender med dig, og der er også mulighed for at dele standardkalenderen med den pågældende person. Når du har åbnet en delt kalender for første gang, føjes kalenderen til navigationsruden. Næste gang du vil se den delte kalender, kan du klikke på den i navigationsruden. Se Åbne en delt kalender for at få yderligere oplysninger. 3. Sende en kalender via Du kan sende en af de kalendere, du ejer, i en til en anden person. Dette er en type internetkalender, som kaldes et kalendersnapshot. Kalenderen vises i meddelelsesteksten i en. En bruger af Office Outlook 2007, der modtager et kalendersnapshot, kan dog vælge at åbne kalenderen som en Outlookkalender. Derved kan brugeren få vist kalendersnapshottet og den aktuelle kalender side om side eller overlappende. OBS: Modtagere af kalendersnapshot modtager ikke de ændringer, du foretager i kalenderen, medmindre du sender dem et nyt kalendersnapshot! Se Sende kalender via. for at få yderligere oplysninger. 4. Udgive kalenderen Hvis en modtager af din kalender, fx din ægtefælle, gerne løbene skal kunne se ændringer i din kalender, så kan du overveje at bruge internetudgivelse af kalenderen. Du kan udgive Office Outlook 2007-standardkalenderen på Microsoft Office Online og styre, hvem der har adgang til kalenderen på Office Online. Hvis du vil udgive en internetkalender, skal hverken udgiveren eller brugeren bruge en Exchange-konto. Se Dele kalenderen online for at få yderligere oplysninger. 5. Tilføje en ny gruppe kalendere I navigationsruden organiserer Office Outlook 2007 som standard kalenderne i tre grupper Mine kalendere, Side 2 af 8

3 Andre brugeres kalendere og Andre kalendere. Du kan omdøbe disse grupper eller oprette yderligere kalendergrupper for at organisere kalenderne på en måde, der passer bedre til din arbejdsform. Dele en kalender med andre Exchange-brugere Når du bruger en Exchange-konto, kan du dele din Exchange-kalender. Modtageren modtager en -besked om, at du har delt kalenderen. Du kan også anmode om, at modtageren deler sin Exchange-kalender med dig. 1. Klik på Del min kalender i navigationsruden i Kalender. Angiv navnet på den person, du vil give tilladelse til at se din kalender. Skriv et emne til -meddelelsen. Marker dette afkrydsningsfelt for at give modtageren tilladelse til at se din kalender. Marker dette afkrydsningsfelt for at anmode modtageren om at dele sin kalender med dig. Dette er valgfrit. 2. Klik på Send. 3. Gennemse bekræftelsesdialogboksen, og klik på OK, hvis oplysningerne er korrekte. Tilbage til næste afsnit i toppen Side 3 af 8

4 Åbne en delt Exchange-kalender Du kan hurtigt få vist en anden persons delte Microsoft Exchange-standardkalender i navigationsruden. 1. Klik på Åbn en delt kalender i Kalender. 2. Skriv et navn i boksen Navn, eller klik på Navn for at vælge et navn i adressekartoteket. 3. Klik på OK. Den delte kalender vises ved siden af eventuelle kalendere, der allerede findes i visningen. Når du har åbnet en delt kalender for første gang, tilføjes kalenderen i navigationsruden. Næste gang du vil se den delte kalender, kan du klikke på den i navigationsruden. Hvis den anden person, hvis kalender du vil åbne, ikke har givet dig tilladelse til at se den, bliver du bedt om at anmode den pågældende person om den nødvendige tilladelse. Hvis du klikker på Ja, åbnes en med en anmodning automatisk. I meddelelsen bliver personen anmodet om at dele sin kalender med dig, og der er også mulighed for at dele standardkalenderen med den pågældende person. Side 4 af 8

5 Hvis du vil fjerne en kalender fra listen Andre kalendere, skal du højreklikke på kalenderen og derefter klikke på Fjern fra Andre kalendere. Tilbage til næste afsnit i toppen Sende kalendere i s Du kan sende en af de kalendere, du ejer, i en til en anden person. Dette er en type internetkalender, som kaldes et kalendersnapshot. Kalenderen vises i meddelelsesteksten i en. En bruger af Office Outlook 2007, der modtager et kalendersnapshot, kan dog vælge at åbne kalenderen som en Outlook-kalender. Derved kan brugeren få vist kalendersnapshottet og den aktuelle kalender side om side eller overlappende. Modtagere af kalendersnapshot modtager ikke de ændringer, du foretager i kalenderen, medmindre du sender dem et nyt kalendersnapshot. Klik på Send en kalender via i navigationsruden i Kalender. 1. Skriv navnet på den person, du vil sende abonnementsoplysningerne til, i boksen Til. 2. Vælg på listen Kalender den kalender, der skal sendes. Som standard er standardkalenderen markeret. Det er den Outlook-kalender, der bruges til at vise oplysninger om ledig/optaget tid til andre, og hvor mødeanmodninger accepteres. 3. Vælg på listen Datoområde den mængde kalenderdata, der skal medtages i en, eller klik på Angiv datoer for at angive et brugerdefineret datoområde. TIP! Hvis du vælger et stort datoområde eller klikker på Hele kalenderen, kan der blive oprettet én stor e- mail. Side 5 af 8

6 4. Vælg på listen Detalje, hvor mange detaljer der skal vises for modtagerne. Som standard er indstillingen Kun tidsplaner markeret. Ingen af indstillingerne omfatter de emner, du har mærket privat, medmindre du ændrer indstillingerne for beskyttelse af personlige oplysninger i indstillingerne under Avanceret. 5. Du kan begrænse de oplysninger, der medtages i en, til din arbejdstid ved at markere afkrydsningsfeltet Vis kun tid i arbejdstiden. Hvis du vil ændre din arbejdstid, skal du klikke på Angiv arbejdstimer. 6. Du kan klikke på Vis, hvis du vil se følgende indstillinger under Avanceret: Medtage detaljer om emner, der er mærket som private Denne indstilling kræver, at Detalje angives til Begrænsede detaljer eller Detaljerede oplysninger. Det oplyses, at der findes private emner, men der gives ingen yderligere oplysninger. Medtag vedhæftede filer i kalenderemner Denne indstilling kræver, at Detalje angives til Detaljerede oplysninger. Alle vedhæftede filer i kalenderemner, f.eks. regneark, medtages. BEMÆRK! Dette kan gøre en væsentligt større. -layout Klik på Daglig tidsplan eller Liste over begivenheder, hvis du vil medtage din tidsplan eller en liste over begivenheder. 7. Du kan også anmode om tilladelse til at se modtagerens standardkalender. I så fald skal du markere afkrydsningsfeltet Anmod om tilladelse til at se modtagerens kalender. 8. Klik på Send. 9. Gennemse bekræftelsesdialogboksen, og klik på OK, hvis oplysningerne er korrekte. Hvis din kalender ikke indeholder nogen emner, vises en dialogboks, der giver dig mulighed for at annullere afsendelse af en. Tilbage til næste afsnit i toppen Udgive en kalender på Microsoft Office Online Du kan udgive din standardkalender i Office Outlook 2007 på Microsoft Office Online og styre, hvem der må få adgang til den. Hverken udgiveren eller brugeren behøver at bruge en Exchange-konto, hvis kalenderen udgives. 1. Klik på Udgiv min kalender i navigationsruden i Kalender. Side 6 af 8

7 2. Hvis det er første gang, du udgiver en kalender på Office Online, skal du registrere dig på Office Online vha. din Microsoft Windows Live ID-konto. Hvis du ikke har en gratis Windows Live ID-konto, kan du oprette en. (Følg vejledningen på skærmen.) 3. Vælg det antal dage, du vil dele kalenderen i, ud for Tidsperiode. 4. Klik på pilen ud for Detalje, og klik derefter på en indstilling for det antal detaljer, der skal deles. Marker evt. afkrydsningsfeltet Vis kun tid i arbejdstiden, hvis du kun vil dele de detaljer, der gælder for dine arbejdstimer, som de er defineret i Outlook. 5. Vælg en indstilling ud for Tilladelser, der bestemmer, om dine kalenderoplysninger kun skal kunne ses af angivne personer eller af alle. Begrænset adgang: Kun brugere, du inviterer, kan se kalenderen Hvis du klikker på denne indstilling, åbnes en om Outlook-deling, når kalenderen er udgivet på Office Online. Du kan sende Side 7 af 8

8 en om deling til hver enkelt person, du vil give adgang til din kalender. en om deling indeholder automatisk et hyperlink til kalenderen, og du kan skrive en meddelelse, hvis du ønsker det. Ubegrænset adgang: Alle kan se kalenderen Hvis du klikker på denne indstilling, kan alle, der kender hyperlinket til din kalender, se den. Det er ikke nødvendigt at bruge en Windows Live ID-konto for at logge på eller tilmelde sig til en tjeneste. 6. Marker en indstilling ud for Overførselsmetode, der bestemmer, om de opdateringer, du foretager i kalenderen, automatisk skal synkroniseres med Office Online. 7. Hvis du vil konfigurere indstillinger, f.eks. om oplysningerne om private emner skal inkluderes, skal du klikke på Vis ud for Avanceret og derefter markere afkrydsningsfeltet for den ønskede indstilling. 8. Klik på OK. Når du har delt kalenderen, ændres kalenderikonet i navigationsruden som vist. Tilføje en ny kalendergruppe Office Outlook 2007 organiserer som standard kalenderne i tre grupper i navigationsruden Mine kalendere, Andre brugeres kalendere og Andre kalendere. Du kan omdøbe disse grupper eller oprette yderligere kalendergrupper for at organisere kalenderne på en måde, der passer bedre til din arbejdsform. 1. Klik på Tilføj ny gruppe i navigationsruden i Kalender. 2. Skriv et navn på den nye kalendergruppe, og tryk derefter på ENTER. Du kan klikke på en kalender i navigationsruden og slippe den i den nye kalendergruppe. Slip museknappen over navnet på kalendergruppen. Side 8 af 8