EGNE DOKUMENTER. Tilret dine egne dokumenter (gammel flet)

Transkript

1 EGNE DOKUMENTER Tilret dine egne dokumenter (gammel flet)

2 INDHOLD Indhold 1 Indledning 2 Opret dit eget dokument 3 Tilret dit eget dokument 5 Send din mail til sælger 6 Oprettelse af bat filer (internethop) 8 FAQ 10 Spørgsmål: Hvorfor kommer der ikke en mail ud, men kun et brev? 10 Spørgsmål: Kan mine kollegaer benytte de breve jeg opretter? 10 Spørgsmål: Hvordan opretter jeg en ny aktivitet til sagen og tilknytter mit eget dokument/program? 10 1

3 INDLEDNING I C&B er alle breve omlagt til ny flet. Såfremt du har egne dokumenter, kan de være oprettet på baggrund af gammel flet. Denne vejledning er til brug for tilretning af dine egne dokumenter i gammel flet, som kan udskrives fra dine sager. Hvis du skal oprette et helt nyt dokument/brev, anbefaler vi at du benytter ny flet og vi henviser til vejledningen hertil Dokumenter opret egen mail/brevskabelon Hvis du tidligere selv har oprettet et dokument kan det være i gammel flet og dermed et dokument. Dokumentet vil blive dannet som en mail når modtagere har mailadresse, hvis modtagere ikke har mailadresse dannes et brev. Du finder eksisterende dokumenter under fanen Faste oplysninger / Dokumenter. Tekst til C&B Inden du starter skal du være opmærksom på, at det ikke altid er hensigtsmæssigt, at kopiere tekst direkte fra et Word dokument og ind i C&B tekstfelter. Kopier teksten ind i Notesblok, så teksten bliver renset for skjulte koder, og derefter kopiere teksten fra Notesblok til C&B tekstfelt HUSK du kan trykke F2 for at få flere redigerings muligheder. Bemærk at egne dokumenter, IKKE bliver vedligeholdt af CB systemer, og der er ikke support på egne dokumenter. Der ydes ikke support i fejlsøgning og flettekoder i egne breve. Processtyring Hvis du benytter processtyring i C&B, skal du være opmærksom på, at de dokumenter hvis navn er med STORE bogstaver er processtyringsbreve. Hvis du vælger at lave dit eget dokument på baggrund af et processtyringsbrev, vil processtyringen vælge dit dokument fremfor C&B dokumentet. Har du et konkret spørgsmål, er du selvfølgelig velkommen til at rette henvendelse til vores support. God fornøjelse. 2

4 OPRET DIT EGET DOKUMENT Under Faste Oplysninger / Dokumenter finder du det dokument, du vil kopiere fra eller tilrette. 1: Find det dokument som du vil kopiere fra. Du kan med fordel søge i søgefeltet. HUSK - dokumenter med STORE bogstaver er til brug for processtyring. 2: Klik derefter på Kopier. 2 1 Du kan se at det valgte dokument er i gammel flet, ved at der IKKE er fluebensmarkering i benyt ny flet 3 3: Navn og beskrivelse Hvis det er nyoprettet dokument så tjek at dokumentet har et navn, så det er genkendeligt, når det skal udsøges. 4: Modtager (mail til) Her er der allerede valgt en aktør som skal modtage mailen/brevet. Når man har valgt Tomt brev til sælger, er det sælger, der flettes som modtager. 4 3

5 5: Tryk Filer for at finde dokumentet, så du kan redigere 6: Dobbeltklik på dokumentet, så det åbner og du kan nu redigere dokumentet. Evt. tilretning af flettefelter skal ske med forsigtighed. Detaljer vedr. flettefelter vises/skjules med Alt+F9 5 6 Gem dokumentet uden at ændre navn (tryk på det røde kryds øverst til højre og vælg Gem ændringer) Tryk Anvend og OK Dokumentet Dit nye dokument ligger nu under Faste oplysninger / Dokumenter. Her har du en samlet oversigt over alle dokumenter, det har dit butiks nr. samt C&B dokumenter. Flettefelter Under Hjælp/Support/ Flettefelter findes en oversigt. Ønskes et flettefelt tilføjet i et flettedokument, så find det i oversigten, marker det og tryk Ctrl+C og derefter Ctrl+V på den ønskede placering i dokumentet. Alternativt kan du gøre det samme fra et andet dokument, hvor flettefeltet findes i forvejen. 4

6 TILRET DIT EGET DOKUMENT Hvis du har egne dokumenter der er oprettet på baggrund af gammel flet, kan du stadig benytte disse. HUSK du selv har vedligeholdelse af dokumenterne. Du tilrette på følgende måde 1: Gå i Faste oplysninger / Dokumenter* Her har du en samlet oversigt over alle dokumenter, det har dit butiks nr. samt C&B dokumenter. Marker dit dokument og tryk Rediger. 1 2: Tryk Filer for at finde dokumentet, så du kan redigere 3: Dobbeltklik på dokumentet, så det åbner og du kan nu redigere dokumentet. Evt. tilretning af flettefelter skal ske med forsigtighed. Detaljer vedr. flettefelter vises/skjules med Alt+F9 2 3 Gem dokumentet uden at ændre navn (tryk på det røde kryds øverst til højre og vælg Gem ændringer) Tryk Anvend og OK 5

7 SEND DIN MAIL TIL SÆLGER Nu er dit dokument færdigt, og det kan sendes ud til flere modtagere på en gang. En god ide er, først at teste dokumentet på en sag, så du kan se om du er tilfreds med indholdet. Test af dit dokument X: Marker en sag, vælg Udskriv, Rediger, og vælg dokumentet på listen Du får nu dokumentet op på skærmen, så du kan læse det igennem. Hvis der er rettelser, skal du huske at redigere både dokumentet og mail, samt teste det igen. x Send dit dokument Når dokumentet er, som du ønsker, kan du sende det til flere på følgende måde: 1 1: Gå til din sagsoversigt og markér de sager, hvor sælgerne skal have mailen/brevet. 2 2: Tryk på Udskriv. 3: Vælg - Udskriv/Send mail, så sendes den mail til dem der har mailadresse og danner et brev til dem, der har postadresse. 3 OBS Ved 2 sælger der sammen skal have en mail, skal mailadresse registreres på begge sælger og ikke kun den ene, ellers dannes der en mail og et brev. 6

8 4: Vælg dit dokument. Søg i søgefeltet efter det navn du gav dokumentet. OBS Under kommunikation/ s, fremgår de mails der er sendt afsted. 4 7

9 OPRETTELSE AF BAT FILER (INTERNETHOP) Hvis man vil oprette en aktivitet der åbner en hjemmeside, kan du oprette et program, som du tilknytter en ny aktivitet. Når du udfører aktiviteten, vil den tilknyttede hjemmeside åbne op i en browser. 1: Gå til Faste oplysninger / Dokumenter og marker et Program f.eks. BBR.bat, og tryk på kopier. Du kan med fordel søge i søgefeltet efter BAT. 1 2: Tryk på Filer (den blå mappe) 2 3: Marke filen og træk den ud på skrivebordet for at rette den til. 3 8

10 4: Højre klik på filen og vælg rediger. Filen åbner nu i en notesblok 4 5: Ret stien til 5 Når der er rettet til tryk på krydset og tryk Gem Højre klik på filen på skrivebordet og omdøb til f.eks. ois.bat 6: Træk nu filen ind i mappen igen. Der ligger nu to filer, slet den gamle så der kun ligger en fil. 6 7: Tryk på kuglepennen, så du kan redigere Navn og Beskrivelsen. 7 Herefter er det let for dig at genkende dit eget program (hop til internetside). 9

11 FAQ Spørgsmål: Hvorfor kommer der ikke en mail ud, men kun et brev? Svar - Tjek om modtageren har en mailadresse der er gyldig og denne er korrekt noteret, ingen mellemrum etc. Hvis der er to sælger, har de begge mailadresse? Der kan også være fravalgt at modtageren skal have mail. Spørgsmål: Kan mine kollegaer benytte de breve jeg opretter? Svar - De dokumenter du opretter får et butiks id, og dine kollegaer i denne butik, kan benyttes brevene. Spørgsmål: Hvordan opretter jeg en ny aktivitet til sagen og tilknytter mit eget dokument/program? Svar - På sagen under opgaver kan du trykke Ny. Tilret aktiviteten med dato og opgavenavn, nederst i billeder kan du trykke tilføj og du vil få vist en dokumentliste. I søgefeltet kan du udsøge dit dokument/program, marker og tryk ok. Når aktiviteten udføres vil dokumentet eller hjemmesiden åbne. Spørgsmål: Hvad sker der hvis der er flere sælgere, og den ene har mailadress, og den anden ikke har? Svar Der bliver dannet en mail til den person der har mailadresse, og et brev til den der ikke har mailadresse. Hvis sælger 1 og sælger 2 skal have en mail samlet, skal de begge have en mailadresse. Tast evt. den samme mail ind på både sælger 1 og sælger 2. Hvis der er 2 sælger og de ingen mailadresse har og har forskellige adresser, kommer der to breve ud et til hver. Breve/mails til et firma, hvis der er tilknyttet en att: person til firmaet, vil brevet blive stilet til att: personen, og maile vil tilgå att: personen. Hvis en person/firma har en mailadresse, men ikke ønsker pr. mail kan man på personen sætte et flueben i ønsker korrespondance pr. brev. 10

12 C&B SYSTEMER A/S Helgeshøj Allé Taastrup Support Telefon: