EDI-guide for Regres. Version 3.2

Transkript

1 EDI-guide for Regres Version 3.2

2 Dokumentoplysninger Titel: Projekt: EDI-guide for Regres EDI kontorets branchekoordinerede dataudveksling Forfatter: Bidragsydere til dokumentet: Godkendt af: Dokumentansvarlig: Fordeling: Bemærkning: Eva Lindtner, F&P EDI-kontoret Morten Lassen, Jan Søgaard, S Danmark A/S Eva Lindtner, F&P EDI-kontoret Eva Lindtner, F&P EDI-kontoret EDI kontoret, Forsikring & Pension Udleveres til interessenter i dataudvekslingen Dokumentet kan rekvireres hos Forsikring & Pension Ændringslog Version Dato Ændrede sider eller Kommentarer afsnit 3.1 August 2001 PDF dokument 3.2 final 15. mar 2013 Jf. bilag med ændringshistorik 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 2 af 43

3 Indholdsfortegnelse 1 INDLEDNING FORRETNINGSGANGE GENERELT OM SAGSBEHANDLINGEN FORRETNINGSGANGEN I SKADELIDTES SELSKAB FORRETNINGSGANGEN I DET REGRESSØGTE SELSKAB DATAINDHOLDET I DE ENKELTE MEDDELELSESTYPER Fremsendelse af regreskrav samt "kommunikation" vedrørende sagen(kode 00) Fejl i regreskravet (Koderne 03, 10 eller 12) Behandling af sagen (Kode 22) Rykning (Kode 13) Anmodning om bilag (Kode 00) Ændrede oplysninger i sagsforløbet (Kode 00) Tilbagetrækning af regreskrav (Kode 23) Betaling af regreskrav (Kode 30) Accept af betaling (Kode 40) NUMMERSYSTEMER Forsendelsens og meddelelsens referencenumre Meddelelsens nummer Regressagsreferencenummer DIAGRAM M.M. FOR REGRESMEDDELELSEN EDI-MEDDELELSEN TEKNISK DEFINITIONER SEGMENTGRUPPER OG DATA I REGRESMEDDELELSEN SIGNATURFORKLARING TIL SEGMENTBESKRIVELSERNE SEGMENT TABLE TØRRESNOR SEGMENTBESKRIVELSER BGM START PÅ MEDDELELSE TA KONTAKTINFORMATION DO REKVIRERING AF DOKUMENTER DTM DATO/TID/PERIODE FTX FRI TEKST ITB* - INTERESSEBESKRIVELSE (KØRETØJSBESKRIVELSE) MPS* - OPLYSNINGER TIL REGRESSAGEN NAD NAVN OG ADRESSE RFF - REFERENER SGF* - SAGSFORHOLD SKZ* - SKADEZONE VAL - BELØB UNB FORSENDELSENS HOVED UNH MEDDELELSENS HOVED UNS - SEKTIONSSEPARATOR UNT MEDDELELSENS AFSLUTNING UNZ FORSENDELSENS AFSLUTNING REFERENER BILAG OVERSIGT OVER SELSKABER, DER ER TILMELDT EDI-REGRES: marts 2013, Version 3.2 final Side 3 af 43

4 6.2 OVERSIGT OVER SELSKABER, DER ER TILMELDT EDI-LEARING: REGRESAFTALEN SAMT ANSVARS- OG FORDELINGSREGLER ELEKTRONISK UDLIGNING AFTALE VEDR. BETALING I EDI-REGRES SELSKABSOPLYSNINGER Tekst markeret med gult indikerer afsnit med ufuldstændig konvertering i forhold til tidligere version 3.1 fra august marts 2013, Version 3.2 final Side 4 af 43

5 1 Indledning Denne EDI-guide for elektronisk udveksling af oplysninger vedr. regressager er baseret på den oprindelige EDI-guide for regres, som blev udarbejdet i EDI-guiden er ajourført under hensyntagen til de erfaringer der er indhentet i EDI-samarbejdet inden for forsikringserhvervet. Endvidere er der suppleret med den seneste udbygning inden for EDIregres, nemlig elektronisk udligning af betalingerne selskaberne imellem. De med * markerede segmenter og koder indgår ikke i EDIFAT directory. EDI-guiden tjener primært det formål at beskrive de tekniske retningslinier for udveksling af data i elektronisk form parterne imellem. Guiden er primært skrevet for edbmedarbejdere, som skal medvirke ved udviklingen af EDI-kommunikation fra et forsikringsselskab til et andet. Afsnit 2, der beskriver forretningsgange, er dog også tænkt anvendt af administrative medarbejdere. Dog forudsættes lidt kendskab til EDIFAT-begreber. EDI-guiden er tillige udarbejdet med henblik på at kunne distribueres til de nye EDIbrugere som forventes at blive deltagere i EDI-udvekslingen i forbindelse med den Internet baserede EDI-kommunikation, som påbegyndes i 1. halvår I den oprindelige EDI-guide for regres indgik der to segmenter, som efterfølgende har vist sig uden betydning. Det drejer sig om følgende: PAI TMA for angivelse af betalingsmåde. Dette segment er reelt erstattet af Kode 30 og 40 i BGM-segmentet til angivelse af totalbeløb. Informationerne i VAL anvendes Ovennævnte to segmenter er ikke medtaget i denne EDI-guide. Regresudvalget fungerer som "ejer" af EDI-regres-systemet. Det forhold at regressager udveksles via EDI ændrer ikke i de gældende aftaler / regler vedr. behandling af regressager inden for forsikringserhvervet. EDI-kontoret i Forsikring og Pension er ansvarlig for vedligeholdelsen af EDI-guiden. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 5 af 43

6 2 Forretningsgange 2.1 Generelt om sagsbehandlingen Neden for beskrives forretningsgange i forbindelse med den administrative behandling af regressager. Beskrivelsen tager udgangspunkt i, at der gennemføres en EDI-udveksling parterne imellem, men da der i regres sagsbehandlingen kan indgå en række dokumenter, der ikke foreligger i elektronisk form, vil der nogle gange i sagsbehandlingen indgå såvel EDI-udveksling som papirudveksling. De dokumenter som ikke findes i elektronisk form er f.eks.: skadeanmeldelse vidneforklaringer eventuelle supplerende forklaringer personligt krav fra forsikringstager eventuelle foto Det er en generel regel, at der ikke må sendes papirdokumenter, før der via EDI er udvekslet regressagens referencenumre, dvs. at skadelidtes selskab har fremsendt et regreskrav og anført et regressagsreferencenummer i BGM-segmentet samt at den ansvarlige skadevolders selskab har kvitteret for kravet og fremsendt en EDI-meddelelse, hvori dette selskabs regressagsreferencenummer står i BGM-segmentet og nummeret fra skadelidtes selskab er anført i et RFF-segment. En yderligere regel er, at der ikke uopfordret sendes kopi af skadeanmeldelsen. Ligeledes bør et selskab ikke anmode om at få en skadeanmeldelse tilsendt, hvis ansvaret umiddelbart kan placeres. Dog kan kopi af vidneerklæringer, fotos, supplerende kommentarer eller andet, som kan / skal dokumentere krav / påstande, sendes uden opfordring fra skadelidtes selskab. Når der sendes papirdokumenter skal disse ledsages af en følgeskrivelse, hvorpå der kun må være fire oplysninger: navn på det afsendende selskab navn på det modtagende selskab afsenders regressagsreferencenummer modtagers regressagsreferencenummer Hertil kommer en eventuel afkrydsning for at angive hvilken type bilag der vedlægges. Når kravstørrelsen kendes, skal oplysning om dette sendes via EDI til det regressøgte (skadevolders) selskab. Adgang til oplysninger på taksatorrapporten sker normalt via autotakssystemet. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 6 af 43

7 2.2 Forretningsgangen i skadelidtes selskab Det vurderes om der skal rejses regres. Hvis dette er tilfældet sker følgende: Der registreres regres data maskinelt og afsendes en EDI-meddelelse til skadevolders selskab. Sagen tildeles et regressagsreferencenummer Eventuelle bilag forsynes med regressagsreferencenummer og sendes til det regressøgte selskab. Med henblik på at optimere sagsbehandlingen er parterne enige om, at der kun anføres supplerende tekst, hvis der fremsendes bilag som nødvendiggør en forklaring. Undlad f.eks. at anvende tekstsegmentet (FTX) til en information som "Der fremsendes skadeanmeldelse". 2.3 Forretningsgangen i det regressøgte selskab EDI-regresmeddelelse modtages. Normalt sker der en elektronisk distribution til relevante sagsbehandler. I nogle selskaber kan EDI-transaktionen dog resultere i en udskrift, idet den videre behandling i selskabet er papirbaseret. Fremsendte bilag kobles sammen med EDI-meddelelsen Der afsendes svar til afsenderen med angivelse af eget regressagsreferencenummer. (Der angives dog intet regressagsreferencenummer, hvis sagen ikke accepteres eller ikke findes (kode 03 og 10). 2.4 Dataindholdet i de enkelte meddelelsestyper Nedenfor beskrives, hvordan de enkelte segmenter, jf. afsnit 4, anvendes og kombineres ved udarbejdelsen af de forskellige meddelelsestyper. De såkaldte servicesegmenter (starter med U) er ikke medtaget i beskrivelsen af de enkelte meddelelsestyper, idet segmenterne indgår på en ensartet måde i alle meddelelsestyperne. En EDI-forsendelse "omkranses" af et forsendelseshoved (UNB) og en forsendelsesafslutning (UNZ). I UNB-segmentet angives bl.a. afsender- og modtageridentifikation (VIR-nummeret anvendes) samt en entydig forsendelsesreference. Disse to segmenter og forsendelsens referencenummer kan illustreres som en kuvert med en etiket for anbefalet brev, hvor der også er anført et nummer. Det er afsender, som fastlægger denne entydige forsendelsesreference. Når der efterfølgende kvitteres for forsendelsen, indeholder kvitteringen (ONTRL) det samme referencenummer. Inde i EDI-kuverten ligger de enkelte meddelelser. En kuvert kan indeholde én eller flere meddelelser. Hver meddelelse starter med et UNH-segment og afsluttes med et UNTsegment. De forskellige meddelelsestyper er specificeret nedenfor. Hver type meddelelse identificeres via en kode i BGM-segmentet (meddelelsens funktion). UNHsegmentet indeholder et fortløbende nummer (meddelelsens referencenummer) for hver meddelelse inden for en forsendelse. UNS-segmentet fungerer som en "teknisk" adskillelse af forskellige niveauer af information. Der er foretaget en opdeling i segmenter, som skal indgå i en meddelelse og segmenter, der kan indgå som supplement. Fælles for alle meddelelsestyper er, at de kan suppleres med et TA-segment. Dette segment indeholder navn på en kontaktperson hos afsender 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 7 af 43

8 af meddelelsen. Dette segment er ikke medtaget i nedenstående oversigt. Se "tørresnor" i afsnit 2.6. I de enkelte segmenter er der oplysninger, som altid skal forefindes (Mandatory) og der er oplysninger, som kan forefindes (onditional). Reglerne herfor fremgår af de enkelte segmentbeskrivelser i afsnit Fremsendelse af regreskrav samt "kommunikation" vedrørende sagen(kode 00) EDI-regresmeddelelsen er opbygget af en række segmentgrupper, der kobles sammen til en meddelelse. Førstegangsmeddelelsen fra skadelidtes selskab til det regressøgte (skadevolders) selskab skal indeholde følgende segmenter i første segmentgruppe: BGM med kode 00 samt afsenders regressagsreferencenummer Desuden kan der forekomme følgende segmenter: DTM med skadedato og eventuelt tidspunkt SGF med oplysning om diverse regrestekniske oplysninger (fordelingskoder) NAD med oplysning om uheldssted Herefter følger to segmentgrupper hvor første gruppe indeholder oplysning om det modtagende selskab (skadevolders) og næste gruppe om det afsendende selskab (skadelidtes). I et sagsforløb kan der udveksles flere EDI-meddelelser med kode 00. I alle meddelelser skal afsenders referencenummer placeres i BGM-segmentet. Desuden indeholder første segmentgruppe i gruppe 2 altid data vedrørende modtager af meddelelsen og anden segmentgruppe indeholder data vedrørende afsender. Segmentgruppen vedr. det modtagende selskab skal indeholde følgende segmenter: NAD med kode (VIR-nummer) på det modtagende selskab NAD med navn på forsikringstager i det modtagende selskab Desuden kan segmentgruppen indeholde følgende segmenter: RFF med diverse referencenumre f.eks. policenummer ITB med køretøjsbeskrivelse f.eks. registreringsnummer Segmentgruppen vedr. det afsendende selskab skal indeholde følgende segmenter: NAD med kode (VIR-nummer) på det afsendende selskab NAD med oplysninger om forsikringstager i det afsendende selskab Desuden kan segmentgruppen indeholde følgende segmenter: RFF med diverse referencenumre, f.eks. autotaksnummer (taksatorrapportnummer) SKZ med skadezone(r) ITB med køretøjsbeskrivelse, f.eks. registreringsnummer MPS med oplysninger til regressagen, f.eks. momsfordelingsprocent VAL med beløbskrav DO ved rekvisition af bilag FTX med fri tekst 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 8 af 43

9 Denne opdeling i to segmentgrupper, som beskriver henholdsvis modtager og afsender, anvendes i forbindelse med al EDI-udveksling vedr. regressager og ved elektronisk udligning. Når det regressøgte forsikringsselskab svarer, er det oplysninger om skadelidtes selskab der sendes i den første segmentgruppe. I et sagsforløb kan der forekomme flere EDI-meddelelser med kode 00 fra skadelidtes selskab (det regressøgende selskab), idet der ofte udveksles informationer flere gange. Det skal naturligvis tilstræbes, at der i første forsendelse forefindes så komplette oplysninger som mulig. Ved denne udveksling af EDI-meddelelser udveksles altid så komplette data som muligt, dvs. at afsender af en meddelelse sender alle relevante segmenter i segmentgruppe 2, jf. "Tørresnor", afsnit 3.6, hver gang der fremsendes data. Da et sagsforløb kan strække sig over nogen tid, og da parternes regressagsreferencenumre anvendes til at styre sagen, er det vigtigt at disse numre er entydige og aldrig genbruges. Da NAD-segmentet med oplysning om forsikringstager er et "Mandatory" segment, dvs. at det altid skal medsendes, er det aftalt, at kvalifikatoren i dette segment (se segmentbeskrivelsen i afsnit 4) sættes til ZZ, hvis der ikke er ændringer i forsikringstagers navn. (Dette gælder både i regressøgende og i regressøgte selskab). Normalt fremsendes ovenstående segmenter kun en gang, men hvis der forekommer ændringer i data, f.eks. grundet tillægs- og supplementsrapporter, kan der ske ny fremsendelse af data. I så tilfælde er det den nyeste information, der er gældende. Det kan derfor være hensigtsmæssigt at opbygge edb-systemerne således, at de kan styre en historik på sagsforløbet Fejl i regreskravet (Koderne 03, 10 eller 12) I det regressøgte selskab (skadevolders) sker der en behandling af det modtagne regreskrav. Hvis det regressøgte selskab ikke kan finde sagen, f.eks. fordi der mangler oplysninger om registrerings- og/eller policenummer, eller hvis navneoplysningerne ikke forefindes, sendes et BGM-segment med kode 10 til afsenderen. De modtagne data anvendes ikke. Hvis der er en semantisk fejl i den modtagne meddelelse, sendes et BGM-segment med kode 12 til afsenderen. De modtagne data anvendes ikke. Hvis regressagstypen ikke er omfattet af EDI-behandling, f.eks. fordi sagen hører til i en anden branchegruppe, sendes et BGM-segment med kode 03 til afsenderen. De modtagne data anvendes ikke. Da det modtagende selskab ikke kan anlægge en regressag på grundlag af de modtagne data, oprettes intet regressagsreferencenummer i det modtagende selskab, når disse 3 meddelelseskoder (03, 10 eller 12) afsendes. Dette dataelement udfyldes derfor ikke i BGM-segmentet. Men i svaret til afsenderen placeres afsenders regressagsreferencenummer i RFFsegmentet med type = REF samt en forklaring af fejlårsagen i form af en tekst i FTXsegmentet. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 9 af 43

10 Foruden ovennævnte segmenter med oplysning om fejlkoder og fejlårsag skal meddelelsen indeholde de to segmentgrupper med oplysninger om modtager og afsender. I segmentgruppe 1 sendes: NAD med VIR-nummer på modtagende selskab RFF med modtagers refferencenummer (som stod i BGM-segmenter) NAD med navn på forsikringstager og i segmentgruppe 2 sendes: NAD med VIR-nummer på afsendende selskab NAD med navn på forsikringstager FTX med forklaring på afvisning Behandling af sagen (Kode 22) Hvis der i det regressøgte selskab endnu ikke findes en skadeanmeldelse (foreligger en sag), svarer det regressøgte selskab med et BGM-segment med kode 22. Forsikringsselskabet lover herved at vende tilbage. Der skal oprettes et regressagsreferencenummer, der vil følge sagen i det regressøgte selskab. Dette nummer placeres i BGM-segmentet og afsenderens regressagsreferencenummer anføres i RFF-segmentet. Desuden skal meddelelsen indeholde de "Mandatory" NAD-segmenter, som nævnt under Rykning (Kode 13) Begge parter kan rykke for svar på en fremsendt meddelelse. Der må dog tidligst rykkes en måned efter afsendelse af meddelelsen. Ved rykning sendes følgende segmenter: BGM med afsenders regressagsreferencenummer og kode (13) for rykker RFF med modtagers regressagsreferencenummer (Hvis modtager aldrig har svaret på den fremsendte regresmeddelelse, kendes dette nummer ikke, og kan derfor ikke anføres). Desuden sendes de "Mandatory" NAD-segmenter, jf Anmodning om bilag (Kode 00) Hvis det regressøgte selskab ønsker yderligere information vedr. sagen kan der rekvireres bilag. Dette sker ved fremsendelse af et BGM-segment med eget regressagsreferencenummer og kode 00. Desuden sendes de to segmentgrupper med henholdsvis oplysning om modtagende og afsendende selskab. I segmentgruppen med det modtagende selskab skal der forefindes følgende segmenter: NAD-segment med kode for det modtagende selskab RFF-segment med regressagsreferencenummer NAD-segment med oplysninger om forsikringstager I segmentgruppen med oplysninger om det afsendende selskab skal der forefindes følgende segmenter: 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 10 af 43

11 NAD-segmentet med kode for det afsendende selskab NAD-segment med oplysninger om forsikringstager DO-segment med oplysning om hvilke bilag der ønskes Ændrede oplysninger i sagsforløbet (Kode 00) Hvis der i sagsforløbet forekommer nye oplysninger, som erstatter tidligere fremsendte oplysninger udarbejdes en ny EDI-meddelelse. Meddelelsen opbygges som beskrevet under afsnit Tilbagetrækning af regreskrav (Kode 23) Hvis det selskab som har fremsendt regreskravet på et tidspunkt i sagsforløbet trækker kravet tilbage, skal der fremsendes et BGM-segment med eget regressagsreferencenummer og kode 23 samt de to segmentgrupper med oplysninger vedr. henholdsvis modtagende og afsendende selskab, jf. afsnit Betaling af regreskrav (Kode 30) Ved betaling af et regreskrav via elektronisk udligning (der kræves underskrift af tilslutningsaftale til denne betalingsform) skal der fremsendes et BGM-segment med dato og tidspunkt samt regressagsreferencenummer Desuden fremsendes de to segmentgrupper med informationer om henholdsvis modtager og afsender. I afsendergruppen indgår tillige et VAL-segment med beløbet. I modtagergruppen står modtagers regressagsreferencenummer i RFF-segmentet. Se i øvrigt afsnit Accept af betaling (Kode 40) Med henblik på at sikre korrekt modtagelse af bearbejdning (overførsel til bogholderisystemet) er det vedtaget, at enhver betaling via EDI skal kvitteres med en accepttransaktion. Ved accept af en betalingstransaktion skal der sendes et BGM-segment med kode 40 for accept og med oplysning om dato/tidspunkt, som tages fra BGM-segmentet i den modtage betalingsmeddelelse. Desuden sendes de to segmentgrupper med information om modtager og afsender samt regressagens referencenummer, som nævnt under betaling ovenfor. I afsendergruppen sendes tillige et VAL-segment med beløb. Herved sikres mulighed for at matche kvitteringen med betalingsmeddelelsen. Der kan ingå mere end 1 betalings- og acceptmeddelelse i en regressag. Se i øvrigt afsnit marts 2013, Version 3.2 final Side 11 af 43

12 2.5 Nummersystemer Forsendelsens og meddelelsens referencenumre Disse to numre anvendes i de såkaldte servicesegmenter (UNB, UNH og UNZ) samt i kontroldokumentet (ONTRL), når der kvitteres for en EDI-forsendelse. Disse numre genereres af EDIFAT-konverteren og er derfor ikke genstand for en nøjere beskrivelse i denne EDIguide Meddelelsens nummer I BGM-segmentet kan der anføres et nummer på den enkelte meddelelse (1004). Dette dataelement er M (Mandatory), men da nummeret ikke har nogen betydning i EDI-regres sættes altid 1 (et) ind som en konstant i dataelementet Regressagsreferencenummer I en regressag danner hver enkelt selskab sit eget regressagsreferencenummer, som parterne anvender i forbindelse med udvekslingen af EDI-meddelelser. Nummeret skal være unikt og må aldrig genanvendes. Afsender af et regreskrav placerer sit regressagsreferencenummer i BGM-segmentet (dataelement nr. 1154). Ved svar på en meddelelse (undtagen afvisning via koderne 03, 10 eller 12) danner det regressøgte selskab sit eget regressagsreferencenummer. Dette placeres i svarmeddelelsen i BGM-segmentet (dataelement 1154) og det modtagne (modpartens) regressagsreferencenummer placeres i RFF-segmentet (dataelement 1154) med kvalifikatoren REF. På denne måde sikres, at begge parter regressagsreferencenummer indgår i enhver udveksling af EDI-meddelelser parterne imellem. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 12 af 43

13 3 Diagram m.m. for regresmeddelelsen 3.1 EDI-meddelelsen EDI-meddelelsen for regres er udviklet med henblik på at forenkle dataudvekslingen mellem to forsikringsselskaber i forbindelse med regressager. Da ikke alle sagsinformationer forefindes elektronisk, er det ofte nødvendigt at supplere med manuelt fremsendt information. Denne må dog ikke fremsendes før første EDI-transaktion er afsendt, idet al kommunikation også den manuelle - skal identificeres med et regressagsreferencenummer. Denne EDI-guide indeholder alene en beskrivelse af den EDI-meddelelse som udveksles parterne imellem. Koblingen til de administrative systemer er den enkelte virksomheds eget ansvar 3.2 Teknisk definitioner Det er aftalt, at de to parter (forsikringsselskaber) identificerer sig overfor hinanden ved anvendelse af et VIR-nummer, jf. bilag A. 3.3 Segmentgrupper og data i regresmeddelelsen EDI-regresmeddelelsen er opbygget efter EDIFAT-syntaksreglerne. I UNA-segmentet sendes diverse syntaks informationer. Dette segment dannes automatisk af konverteren. UNB- og UNZ-segmenterne angiver start og slut på en forsendelse. Afsender og modtager identificeres via en EDI-adresse, jf. bilag A. UNH- og UNT-segmenterne angiver start og slut på hver enkelt meddelelse i en forsendelse samt type på meddelelsen (REGRES) og et fortløbende nummer på hver enkelt meddelelse i forsendelsen. Regresmeddelelsen er opdelt i segmentgrupper. I segmentgruppe 01 anvendes NADsegmentet til at angive uheldsstedet. I segmentgruppe 02 forekommer segmenterne to gange. I første forekomst vedrører oplysningerne modtageren, dvs. at VIR-nummeret i NAD-segmentet identificerer det selskab, som der sendes en meddelelse til og det næste NAD-segment i denne gruppe vedrører forsikringstageren i det modtagende forsikringsselskab. Det skal bemærkes at segmentgruppe 02 forekommer 2 gange i en meddelelse. Første forekomst indeholder oplysning om det forskringsselskab (og dets forsikringstager m.m.) som modtager meddelelsen. Anden forekomst indeholder oplysning om det forsikringsselskab (og dettes forsikringstager, m.m.), som afsender meddelelesen. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 13 af 43

14 3.4 Signaturforklaring til segmentbeskrivelserne Funktion Beskriver segmentets funktion Status/gentagelse Angiver status (obligatorisk etc.) og antallet af mulige gentagelser for den aktuelle anvendelse, desuden beskrives om det pågældende segment er underlagt en anden gruppe Formål Beskriver anvendelsen af segmentet i dette subset Segment format Beskriver segment strukturen og data formaterne Tag: Angiver EDIFAT-identifikation af et dataelement eller et sammensat dataelement. Navn: Angiver navn på dataelementet. Sammensatte dataelementers navn samt enkeltstående dataelementer er angivet med blokbogstaver og er desuden fremhævet. Brug: Angiver betydningen af dataelementet. M Mandatory: Data skal være til stede (note 1 og 2) onditional: Data skal være til stede, hvis specificerede forhold gør sig gældende. N Not for use: Det er aftalt ikke at anvende dette element. Note 1 Brugen af M status betyder, at et onditional felt ændrer status til Mandatory. Note 2 Når M status anvendes på et element, der er underliggende et ikke Mandatory element (segment, gruppe etc.) er det det overliggende element, der er bestemmende. Note 3 anvendes M og elementerne forkert af afsenderen, betragtes dette som en fejl. Note 4 For M og elementer, skal modtageren være i stand til at modtage data. Format: Angives som specificeret i ISO 9735 (normal EDIFAT notation): ax alfabetisk, fast længde anx alfanumerisk, fast længde nx numerisk, fast længde a...x alfabetisk, max. længde (venstrestillet) an...x alfanumerisk, max. længde (venstrestillet) n...x numerisk, max. længde (højrestillet) Kommentar: Uddybende beskrivelse af anvendelsen af elementet i klar tekst. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 14 af 43

15 3.5 Segment table ID NAVN REPT REPT UNH Dokumenthoved M1 BGM Start på dokument M1 DTM Dato og tid 1 SGF Sagsforhold 1 NAD Uheldssted 1 UNS Dokumentdeler M1 Segmentgruppe M2 --- I NAD Navn og adresse forsikringsselskab M1 I TA Kontakt person 1 I RFF Referencer 4 I UNS Dokumentdeler M1 I NAD Navn og adresse forsikringstager M1 I RFF Referencer (til PR-nr.) 4 I UNS Dokumentdeler M1 I SKZ Skadezone 10 I ITB Interessebeskrivelse (køretøjsbeskrivelse) 5 I MPS Oplysninger til regressagen 1 I VAL Beløb 5 I DO Rekvirering af dokumenter 8 I FTX Fri tekst I UNT Dokumentafslutning M1 = onditional = valgfri M = Mandatory = obligatorisk Tallet angiver antal forekomster 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 15 af 43

16 3.6 Tørresnor Afnittet er pt. ikke konverteret. Afsnittet forventes at indgå i en ny version af guiden, men dannet i andet værktøj end word! 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 16 af 43

17 4 Segmentbeskrivelser Den EDIFAT-meddelelse, der danner grundlag for EDI-regres blev udviklet i slutningen af 1980 erne med baggrund i EDIFAT directory Siden da er der sket en stor udvikling inden for EDIFAT-standarderne, herunder også en udnygning af en del af de segmenter, som indgår i EDI-meddelelsen vedr. regres. Vedudgivelsen af denne reviderede EDI-guide bliver directory 88.1 stadig anvendt som grundlag for EDI-regresmeddelelsen, og de egenudviklede segmenter som i sin tid blev udarbejdet er bibeholdt. Derfor er de oprindelige segmentbeskrivelser fastholdt, og der er ikke taget hensyn til, at der på en række områder er sket ændringer i den internationale standard. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 17 af 43

18 4.1 BGM Start på meddelelse Funktion: Angiver meddelelsens start og type af meddelelse Status/gentagelser: Mandatory / 1 Formål: Identifikation af meddelelsens navn og funktionstype Tag Navn Brug Format Kommentar 002 MEDDELELSE M Meddelelsens navn, kodet Meddelelsens navn N n3 an 35 anvendes ikke REGRES 1004 MEDDELELSENS NUMMER M an..35 = 1 da Mandatory og ikke anvendt 031 DATO/TIDSPUNKT FOR M MEDDELELSE 2000 Dato n6 Indtastningsdato (AAMMDD) 2002 Tidspunkt n4 anvendes ikke MEDDELELSENS FUNKTION; KODET 008 PRIMÆR REFERENE Skal angives 1154 Referencenummer M an..35 Regressagens referencenr. afsender Referencebasis N an..3 anvendes ikke 033 DATO/TIDSPUNKT FOR N REFERENE 2000 Dato N n6 anvendes ikke 2002 Tidspunkt N n4 anvendes ikke Koder: 1225: Koder Værdisæt 0 Almindelig regres 3 Ikke accepteret. Denne regressagstype er ikke omfattet af EDI behandling 10 Sagen kan ikke findes eller mangelfulde oplysninger 12 Regler for dataelementernes indhold ikke overholdt(semantisk fejl) 13 Rykker 22 Vi beder vores forsikringstager anmelde og vender tilbage 23 Regreskrav trækkes tilbage 30 Betaling af regreskrav 40 Kvittering for betaling af regreskrav På web-serveren er kode 0 af praktiske grunde opdelt i 3 underkoder: 0a Almindelig regres 0b Anmodning om bilag 0æ Ændring af oplysninger 1 Ved kode 30 og 40 udfyldes tidspunkt. Indtastningsdato og tidspunktet anvendes, dvs. når sagsbehandler anviser betalingen. 2 afsenders regressagsreferencenummer skal altid med (dog ikke hvis dokumentkode 1225 er 3, 10 eller 12) 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 18 af 43

19 4.2 TA kontaktinformation Funktion: Identifikation af kontakt hos afsender Status/gentagelser: onditional / 1 Formål: At angive en person + diverse numre som modtager kan kontakte Tag Navn Brug Format Kommentar 3139 KONTAKTFUNKTION, KODET M an2 se kodeliste an..17 an AFDELING ELLER MEDARBEJDER Afdeling eller medarbejder, kodet Afdeling eller medarbejder KOMMUNIKATIONSKONTAKT Kommunikationsnummer Kommunikationstype, kodet KOMMUNIKATIONSKONTAKT Kommunikationsnummer Kommunikationstype, kodet KOMMUNIKATIONSKONTAKT Kommunikationsnummer Kommunikationstype, kodet KOMMUNIKATIONSKONTAKT Kommunikationsnummer Kommunikationstype, kodet KOMMUNIKATIONSKONTAKT Kommunikationsnummer Kommunikationstype, kodet M M M M M an..25 an..3 an..25 an..3 an..25 an..3 an..25 an..3 an..25 an..3 anvendes ikke afdeling eller medarbejder tekst nummer (tlf./fax/ ) se kodeliste anvendes ikke nummer (tlf./fax/ ) se kodeliste anvendes ikke nummer (tlf./fax/ ) se kodeliste anvendes ikke nummer (tlf./fax/ ) se kodeliste anvendes ikke nummer (tlf./fax/ ) se kodeliste Koder: 3139: Koder Værdisæt EX Afsender 5153: Koder Værdisæt FX Telefax TE Telefon EM Segmentet anvendes kun i afsendersegmentgruppen, jf. "tørresnor" i afsnit marts 2013, Version 3.2 final Side 19 af 43

20 4.3 DO Rekvirering af dokumenter Funktion: Anmodning om bilag Status/gentagelser: onditional / 08 Formål: Anmode om diverse ekstra bilag fra det selskab som søger regres Tag Navn Brug Format Kommentar 002 DOKUMENT M Dokument navn, kodet Dokument navn n3 an..35 se kodeliste anvendes ikke 3153 KOMMUNIKATIONSTYPE, an..3 se kodeliste KODET 1220 ANTAL KOPIER N n..2 anvendes ikke Koder: 1001: Koder Værdisæt 001 Skadeanmeldelse 002 Taksatorrapport 003 Faktura 004 Lægeerklæring 005 Politirapport 006 Retsudskrift 007 Vidneerklæring 999 Diverse, se fri tekst 3153: Koder Værdisæt MA Post FX Telefax EM Segmentet anvendes kun i afsendersegmentgruppen, jf. "tørresnor" i afsnit marts 2013, Version 3.2 final Side 20 af 43

21 4.4 DTM Dato/tid/periode Funktion: Angive dato/tid/periode Status/gentagelser: onditional / 1 Formål: Angivelse af skadedato Tag Navn Brug Format Kommentar 2005 DATO/TID/KVALIFIKATOR M an..3 = *150 (skadedato) dato 2000 DATO n8 ÅÅÅÅMMDD 2002 TID n4 anvendes ikke 2462 TIDSSPEIFIKATION N an3 anvendes ikke Kommentarer Denne version af DTM-segmentet er fra et gammelt directory. Ved igangsætning af EDIregres blev det vedtaget at anvende et 8 tegns datofelt for at tage højde for årtusindskifte. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 21 af 43

22 4.5 FTX Fri Tekst Funktion: Angivelse af fri tekst Status/gentagelser: onditional / 02 Formål: Specificere ekstra oplysninger, der ikke kan afleveres i formateret form Tag Navn Brug Format Kommentar 4451 TEKSTEMNE KODE M an..3 se kodeliste 4453 KODE FOR ANVENDELSE AF N an..2 anvendes ikke TEKST 107 TEKSTREFERENE Fri tekst, kodet Kodeliste, identifikation M N an..3 an2 se kodeliste anvendes ikke TEKST Fri tekst Fri tekst Fri tekst Fri tekst Fri tekst Koder: 4451: Koder Værdisæt INS Forsikringsinformation 4441: Koder Værdisæt INF Oplysning M an..70 an..70 an..70 an..70 an..70 Segmentet anvendes kun i afsendersegmentgruppen, jf. "tørresnor" i afsnit marts 2013, Version 3.2 final Side 22 af 43

23 4.6 ITB* - Interessebeskrivelse (køretøjsbeskrivelse) Funktion: Identifikation af den beskadigede genstand Status/gentagelser: onditional / 05 Formål: Give detaljerede oplysninger om et køretøj Tag Navn Brug Format Kommentar 801 IDENTIFIKATION M Nr. / værdi Type an..35 an..3 se kodeliste Koder: 7912: Koder Værdisæt REG Regiostreringsnummer STE Stelnummer FAB Fabrikat TYP Type FYR Første registreringsår PYR Fabrikationsår IRL Indregistreringsland Der udveksles i praksis kun oplysning om køretøjernes registreringsnummer. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 23 af 43

24 4.7 MPS* - Oplysninger til regressagen Funktion: Angive ekstra oplysninger Status/gentagelser: onditional / 01 Formål: Specificere evt. personligt krav og momsprocent Tag Navn Brug Format Kommentar 5813 PERSONLIGT KRAV an..1 X = ja, ellers blank 5817 AMBI REGISTRERET N an..1 anvendes ikke 5819 MOMS- FORDELINGSPROENT n..3 skal udfyldes 5819: Moms-fordelingsprocenten Det aktuelle køretøjs momsfordelingsprocent. Kan forekomme både ved skadevolder og skadelidte. Hvis markering for personligt krav fortrydes og skal annulleres, kan dette kun ske ved hjælp af fri tekst i et FTX-segment. Segmentet anvendes kun i afsendersegmentgruppen, jf. "tørresnor" i afsnit marts 2013, Version 3.2 final Side 24 af 43

25 4.8 NAD Navn og adresse Funktion: Specificerer navn og adresse Status/gentagelser: Gruppe 1 onditional / 1 Gruppe 2 Mandatory / 2 Formål: Angivelse af uheldssted samt navn- og adresseinformation på skadelidte, skadevolder og forsikringsselskab Tag Navn Brug Format Kommentar 3035 KVALIFIKATOR M an..3 se kodeliste 082 SELSKABSIDENTIFIKATION benyttes ved "IN" Selskabs ID-kode ID-kode kvalifikator M an..17 an2 VIR-nummer anvendes se kodeliste NAVN/ADRESSE Linie 1 Linie 2 Linie 3 Linie 4 Linie 5 NAVN Navn Navn Navn GADE OG NUMMER Gade og nummer / Postboks Gade og nummer / Postboks Gade og nummer / Postboks M N N N M M N M N an..35 an..35 an..35 an..35 an..35 an..35 an..35 an..35 benyttes ved "UH" beskrivelse. af ulykkessted i fritekst anvendes ikke anvendes ikke anvendes ikke benyttes ved "BN" anvendes ikke an..35 an..35 an..35 anvendes ikke 3164 BYNAVN an AMT ELLER KOMMUNEKODE N an..9 anvendes ikke 3251 POSTNUMMER an..9 benyttes ved "BN" 3207 NATIONALIETSKODE N a2 anvendes ikke Koder: 3035: Koder Værdisæt IN Forsikringsselskab BN Forsikringstager * UH Uheldssted (kun i NAD-segmentgruppe 1) ZZ Hvis ingen ændring til oplysninger om forsikringstager indsættes denne kode og ikke andet, f.eks. ved anden og følgende udvekslinger af EDI-meddelelser 3039: Koder Værdisæt I henhold til koder i bilag A (VIR-numre) 1130 Koder Værdisæt 62 Forsikringsselskaber - DK Kommentarer NAD-segmentet i segmentgruppe 1 anvendes til at oplyse om uheldssted (UH i tag 3035). I segmentgruppe 2 findes to NAD-segmenter. Første NAD-segment indeholder oplysning om forsikringsselskab (IN i tag 3035). Andet NAD-segment indeholder 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 25 af 43

26 oplysning om forsikringstager (BN eller ZZ i tag 3035). Se i øvrigt afsnit 2.4 vedrørende de forskellige meddelelsestyper og de to forekomster af segmentgruppe marts 2013, Version 3.2 final Side 26 af 43

27 4.9 RFF - Referencer Funktion: Angivelse af diverse nøgler Status/gentagelser: onditional / 4 Formål: Oplyse policenummer, skadenummer m.m. Tag Navn Brug Format Kommentar 1153 REFERENETYPE M an..3 se kodeliste 274 REFERENE M Referencenummer Linienummer N an..35 an..6 aktuel nummer anvendes ikke TIDSPUNKT FOR REFERENE Dato Klokkeslæt N N N n6 n4 anvendes ikke anvendes ikke Koder: 1153: Koder Værdisæt * POL Policenummer / kundenummer * SKA Skadenummer * REF Regressagsreferencenummer (modtager) skal medsendes * TAK Nøgle til "AUTOTAKS" (taksatorrapportnummer) * PR PR-nummer Kommentarer Bemærk at kode REF ikke må anvendes, når RFF-segmentet indgår i en segmentgruppe, der indetificerer det afsendende forsikringsselskab. Regressagsreferencenummer står da i BGM-segmentet. Bemærk at der under samme regressagsreferencenummer kan forekomme mere end et Autotaksnummer, f.eks. fordi skaden er opgjort i en frontskade og en bagpartiskade. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 27 af 43

28 4.10 SGF* - Sagsforhold Funktion: Give oplysninger til sagen Status/gentagelser: onditional / 1 Formål: Specificere diverse oplysninger Tag Navn Brug Format Kommentar 5801 MARKERING FOR an..1 X = ja REGRESMØDE 5803 MARKERING FOR SKADE > an..1 X = ja KODE FOR ANSVARS- OG an..1 se kodeliste i Bilag B FORDELINGSREGLER (KODE IHT. REGRESAFTALE) 5820 FORDELINGSPROENT I n..3 angives i hele procent AFSENDERS FAVÆR 5807 ERSTATNINGSPLIGTEN ANERKENDES (JA/NEJ) an..1 J = ja, N = nej, V = ved ikke 5809 FORDELINGSREGLER ANERKENDES (JA/NEJ) an..1 J = ja, N = nej, V = ved ikke Koder: 5801: Koder Værdisæt * X hvis sagen ønskes genoptaget 5803: Koder Værdisæt * X hvis sagen er større end kr (inkl. moms) Eventuel efterfølgende ændring af disse to informationer kan kun ske via fri tekst i FTXsegmentet. 5805: Koder Værdisæt * Skal udfyldes, jf. bilag B ved anlæggelse af en regressag. ZZZ betyder, at standardkode for ansvars- og fordelingsregler (regresaftalen) ikke findes. Kræver supplerende fri tekst i FTXsegmentet. 5820: Koder Værdisæt * Procentsatserne 33 og 66 behandles som 1/3 og 2/3. Andre procentsatser behandles efter pålydende. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 28 af 43

29 4.11 SKZ* - Skadezone Funktion: Angivelse af skadezoner Status/gentagelser: onditional / 10 Formål: Specifikation af beskadigede zoner på køretøjet Tag Navn Brug Format Kommentar 801 SKADEZONE M Skadezone, kodet Skadezone tekst N an..3 an..35 se kodeliste anvendes ikke Koder: 5815: Koder Værdisæt * 1 Front * 2 Højre side for * 3 Venstre side for * 4 Højre side midt * 5 Venstre side midt * 6 Højre side bag * 7 Venstre side bag * 8 Bagparti * 9 Tag * B Bagrude * F Forrude * K Kabine * M Mekanisk * O Overalt * T Tilbehør * U Undervogn Segmentet anvendes kun i afsendersegmentgruppen, jf. "tørresnor" i afsnit marts 2013, Version 3.2 final Side 29 af 43

30 4.12 VAL - Beløb Funktion: Angivelse af beløb Status/gentagelser: onditional / 05 Formål: At angive diverse beløbsstørrelser Tag Navn Brug Format Kommentar 5297 BELØBSTYPE, KODET M an.3 se kodeliste 136 BELØB OG MØNTKODE M 5004 Beløb M n..15 kr. og øre (uden komma) 6345 Møntenhed a3 ikke udfyldt = DKK Koder: 5297: Koder Værdisæt 6 Transportudgifter (transport af egen bil 10 Vor skade opgjort til totall skadebeløb inkl. udstyr, men ekskl. transportudgifter 11 Rester solgt for. Det er ikke nødvendigt at skrive 0 i beløb for at angive, at resterne ikke har nogen værdi. 12 Vort krav. Det beløb regresansøger forventer at modtage fra modpartens (regressøgtes) selskab. Der ses bort fra eventuel udligning i fordelingssager. 999 Diverse, dvs. beløb, der ikke er inkluderet i 6, 10 eller 11, f.eks. udlagte ansvarsudgifter, advokatomkostninger, afsavnsbeløb eller personskadeudlæg. Beløbet specificeres i FTX-segmentet. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 30 af 43

31 4.13 UNB Forsendelsens hoved Funktion: Identificerer start på forsendelse Status/gentagelser: Mandatory / 1 Formål: Angiver syntaks, afsender og modtager, samt identificerer og daterer forsendelsen Tag Navn Brug Format Kommentar S001 SYNTAKS-IDENTIFIKATION M 0001 Syntaksregel-identifikation M a4 UNOA 0002 Syntaksversionsnummer M n1 2 S002 FORSENDELSENS M AFSENDER 0004 Afsenderidentifikation M an..35 Dan Net adresse 0007 Identifikationskvalifikator an..4 DN 0008 Adresse for tilbagerutning an..14 anvendes ikke S003 FORSENDELSENS M MODTAGER 0010 Modtageridentifikation M an..35 Dan Net adresse 0007 Identifikationskvalifikator an..4 DN 0014 Adresse til rutning an..14 anvendes ikke S004 DAT/TIDSPUNKT FOR M UDARBEJDELSE 0017 Dato M n6 ÅÅMMDD 0019 Tidspunkt M n4 HHMM 0020 FORSENDELSENS REFERENENUMMER M an..14 dat + tid + entydig identifikation (normalt PU-maskintid) S005 MODTAGERS REFERENE, KODEORD 0022 Modtagers reference/kodeord M an..14 anvendes ikke 0025 Modtagers reference/kodeord an2 kvalifikator 0026 ANVENDELSESREFERENE an..14 anvendes ikke 0029 BEHANDLINGSPRIORITERET a1 anvendes ikke KODE 0031 KVITTERINGSANMODNING n1 1 = kvittering ønskes 0032 KOMMUNIKATIONSAFTALE-ID an..35 anvendes ikke 0035 TEST INDIKATOR n1 1 = test blank eller 0 = ej test Koder: 0004: Koder Værdisæt EDI-adresse, jf. bilag med forsikringsselskabsoplysninger 0010: EDI-adresse, jf. bilag med forsikringsselskabsoplysninger 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 31 af 43

32 4.14 UNH Meddelelsens hoved Funktion: Angiver start på EDIFAT-meddelelse Status/gentagelser: Mandatory / 1 Formål: Identificerer meddelelsens type og version. Angiver en entydig identifikation af meddelelsen inden for forsendelsen Tag Navn Brug Format Kommentar 0062 MEDDELELSENS REFERENENUMMER M an..14 Forløbende nr. på hver meddelelse inden for den enkelte forsendelse S009 MEDDELELSENS M IDENTIFIKATION 0065 Meddelelsens type M an6 REGRES 0052 Meddelelsens versionsnummer M an MEDDELELSENS M an..3 0 UDGIVELSESNUMMER 0051 Kontrollerende organisation M an..2 AS 0057 Organisationstilføjet kode an..6 anvendes ikke 0068 FÆLLES N an..35 anvendes ikke TILGANGSREFERENE S010 OVERFØRSELSSTATUS N 0070 Nummer i N n..2 anvendes ikke udvekslingssekvensen 0073 Første og sidste overførsel N a1 anvendes ikke Koder: Koder Værdisæt 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 32 af 43

33 4.15 UNS - Sektionsseparator Funktion: At skille neveauer af information Status/gentagelser: Mandatory / 1 Formål: Informationsskillekode Tag Navn Brug Format Formal Kommentar notation 0081 SEKTIONSIDENTIFIKATOR M a1 = S for skille Dette servicesegment anvendes til at adskille forskeligge niveauer af information, jf. "tørresnor" i afsnit marts 2013, Version 3.2 final Side 33 af 43

34 4.16 UNT Meddelelsens afslutning Funktion: Afslutning på en meddelelse Status/gentagelser: Mandatory / 1 Formål: At fungere som slutmarkering på en meddelelse og indeholde oplysning om antal segmenter i meddelelsen Tag Navn Brug Forma Kommentar t 0074 ANTAL SEGMENTER i M n..6 MEDDELELSEN 0062 MEDDELELSENS REFERENE-NUMMER M an..14 som 0062 i UNH 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 34 af 43

35 4.17 UNZ Forsendelsens afslutning Funktion: Afslutning på en forsendelse Status/gentagelser: Mandatory / 1 Formål: At fungere som afslutning på en EDI-forsendelse og angive antal meddelelser i forsendelsen Tag Navn Brug Forma Kommentar t 0036 FORSENDELSENS KONTROLTAL M n..6 antal meddelelser i forsendelsen 0020 FORSENDELSENS KONTROL- REFERENE M an..14 som 0020 i UNB Bemærk: Dette segment er ikke angivet på strukturdiagrammet. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 35 af 43

36 5 Referencer Dokumentet er baseret på følgende standarder: - "UN/EDIFAT Application Level Syntax Rules" (ISO 9735) - "UN Trade Data Elements Directory" (UNTDED)(ISO 7372) - "UN/EDIFAT Data Segment Directory" (EDSD) - "UN/EE EDIFAT ode Sets" Segmenter, dataelementer og kodelister kan findes I følgende publikationer: - "UN/EDIFAT Segments Directotory" (Issue 88.1, 19/7 1988) - "UN/EDIFAT Data Elements Directory" (Issue 88.1, 19/7 1988) - "UN/EDIFAT ode Sets Directory" (Issue 88.1, 19/7 1998) (Vil blive offentliggjort som en del af UNTDED) 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 36 af 43

37 6 Bilag 6.1 Oversigt over selskaber, der er tilmeldt EDI-regres: Afnittet er ikke konverteret. Afsnittet UDGÅR og forventes IKKE at indgå i en ny version af guiden 6.2 Oversigt over selskaber, der er tilmeldt EDI-clearing: Afnittet er ikke konverteret. Afsnittet UDGÅR og forventes IKKE at indgå i en ny version af guiden 6.3 Regresaftalen samt ansvars- og fordelingsregler Der er ingen tekst i det nuværende afsnit. Afsnittet UDGÅR og forventes IKKE at indgå i en ny version af guiden - henvisning til regresaftalen samt ansvars- og fordelingsregler kan placeres i afsnit med rererencer 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 37 af 43

38 6.4 Elektronisk udligning 1. Forretningsgange 1.1 Forretningsgange generelt Betalingen af en regressag er normalt baseret på, at der forud er foretaget en sagsbehandling baseret på de edi-regresdokumenter, der er udvekslet mellem to forsikringsselskaber. Det forudsættes, at sagsbehandlingen er afsluttet, således at der er afklaring af, hvilket beløb der skal sendes fra et selskab til et andet. Den egentlige effektuering af betalingen kan iværksættes af de personer, der er bemyndiget hertil. Det være sig en sagsbehandler eller en bogholderi/kasse funktion. Rutinerne omkring dette kan variere fra selskab til selskab. Enhver edi-betalingstransaktion skal efterfølges af en elektronisk kvittering fra det modtagende selskab. Når kvittering for modtagelse ankommer fra det modtagende selskab iværksættes posteringerne i bogholderiet. I hvert selskab oprettes en mellemregningskonto per selskab, hvor der udveksles regressager. Edi-betalingstransaktionen ( kode 30 i BGM) skal indeholde følgende oplysninger: modtager (VIR-nummer) afsender (VIR-nummer) modtagers edi-referencenummer afsenders edi-referencenummer beløb dato Edi kvitteringstransaktionen (kode 40 i BGM) skal indeholde de samme oplysninger incl. beløbet. Datoinformationen i kvitteringen tages fra datooplysningen i betalingstransaktionen. Disse data danner grundlag for posteringen. De 2 edi-referencenumre, beløb og dato skal stå på det kontoudtog, som én gang månedlig udveksles mellem selskaberne. 1.2 Edi forretningsgang i afsendende selskab Det afsendende selskab er det selskab, der har accepteret et regreskrav, og derfor skal foretage en betaling til et andet (modtagende) selskab. Aktivitet Sagsbehandlerkonsekvenser Edb-konsekvenser Betaling af regreskrav Beløb adviseres til betaling på en given dato Data hentes fra edb-system. Konvertering fra in-house til EDIFAT format Modtagelse af kvittering Sker automatisk Behandling af edi-kvittering. Iværksætning af bogholderipostering Månedlig afstemning Afsendelse af kontoudtog til selskaber, der har penge tilgode. Udstedelse af checks Ingen I afsenderselskabet foretages for hver edi-betaling en debitering af egen skadekonto og en kreditering på det modtagende selskabs mellemregningskonto. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 38 af 43

39 1.3 Edi-forretningsgang i modtagende selskab Det modtagende selskab er det selskab, der har afsendt et regreskrav mod et andet selskab og som derfor (efter accept af kravet) har et beløb tilgode. Aktivitet Sagsbehandlerkonsekvenser Edb-konsekvenser Modtagelse af edibetaling Sker automatisk Konvertering fra EDIFAT til in-house format. Dannelse af posteringstransaktion Udstedelse af kvittering Sker automatisk Udarbejdelse af edikvittering Postering på skade- og mellemregningskonto Sker automatisk Iværksætning af bogholderipostering Månedlig afstemning Kontrol af kontoudtog fra andre selskaber. Modtagelse af checks Ingen I modtageselskabet foretages for hver edi-betaling en kreditering af egen skadeskonto og en Debitering på det afsendende selskabs mellemregningskonto. Afhængig af forretningsgangene i hvert enkelt selskab skal de oven for viste aktiviteter naturligvis udbygges. F.eks. er der selskaber, som registrerer et regreskrav. Når betalinger modtages, undersøges om der forefindes et oprettet krav. Hvis dette ikke er tilfældet, iværksættes en række aktiviteter i skadeafdelingen. I andre selskaber medfører modtagelse af en indbetaling blot et wake-up kald til en sagsbehandler, således at sagen kan afsluttes. Et beløb betragtes som afregnes, når kvittering for modtagelse er fremme hos det afsendende selskab. Hvis kvittering ikke er modtaget senest 4 dage efter afsendelse af en beløbstransaktion, skal afsenderen af beløbstransaktionen rette henvendelse til modtager for at efterforske sagen. 1.4 Posterings- og afstemningsprocedurer De modtagende/afsendte edi-regresbetalinger posteres på skadekonti og mellemregningskonti i selskaberne. VIR-nummeret i edi-regrestransaktionen er nøgle til respektive mellemregningskonti. På kontoen anføres begge parters regresreferencenummer, beløb samt den dato, der medsendes i edi-betalingstransaktioner. Denne dato, der er fælles for begge parter, danner grundlag for den månedlige periodeafslutning. Postering på mellemregningskonti skal gennemføres senest to arbejdsdage efter modtagelse af kvittering. En gang månedlig udarbejder hvert selskab et kontoudtog for perioden fra den 16. i en måned til og med den 15. i efterfølgende måned (eller nærmest forudgående arbejdsdag). Kontoudtoget sendes til det selskab, der har et tilgodehavende. De to parter afstemmer indbyrdes. Betaling af et tilgodehavende skal gennemføres senest syv arbejdsdage efter den 15. i måneden. I hvert selskab udpeges en kontaktperson, som er ansvarlig for edi-afregningen. 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 39 af 43

40 De selskaber, der deltager i den elektronske udligning forpligter sig til at overholde tildsfristerne, der er nævnt i den propektspecifikke aftale vedrørende betaling. EDIregres. Se bilag marts 2013, Version 3.2 final Side 40 af 43

41 6.5 Aftale vedr. betaling i EDI-regres Projektspecifik aftale vedr. betaling i EDI-regres Supplement til samarbejdsaftale mellem forsikrings- og pensionsselskaber vedr. elektronisk dokumentudveksling (EDI) 1. Omfang EDI-udvekslingen omfatter betalingstransaktioner til udligning af et regreskrav, der er fremsendt via EDI fra et forsikringsselskab til et andet. Betaling af regreskrav, der ikke er fremsendt via EDI, omfattes ikke af denne aftale. 2. Transaktionsomfang EDI-betalingstransaktionen indeholder informationer om afsender og modtager, parternes referencenumre, beløb og dato. Som dato anføres den dag betalingstransaktionen dannes til EDI-forsendelse. Det er denne dato, der danner grundlag for periodiseringen i forbindelse med afstemning. Accept af en betalingstransaktion indeholder de samme data. De to transaktioner er identificeret ved hver sin dokumentkode. Jf. i øvrigt den til enhver tid gældende implementeringsguide. Ved eventuel refundering af for meget betalt beløb anvendes en tilsvarende EDItransaktion. Transaktionsflowet er vist i bilag Kvittering på forsendelser Parterne i denne aftale udveksler kvitteringer for modtagelse af EDIbetalingstransaktioner i overensstemmelse med implementeringsguiden for kontrolmeddelelser. 4. Praktisk behandling/administration Accept af en betalingstransaktion skal afsendes samme dag som den modtagne betalingstransaktion behandles. Hvis accept ikke er modtaget senest 4 arbejdsdage efter afsendelse af en betalingstransaktion, skal afsender rette henvendelse til modtager, med henblik på at efterforske årsagen til den manglende accept. Parterne aftaler indbyrdes, hvordan fejlen rettes. Hvert selskab udarbejder en gang per måned en opgørelse for perioden fra den 16. i en måned til og med den 15. i efterfølgende måned (eller nærmest efterfølgende arbejdsdag). Opgørelsen sendes senest 5 arbejdsdage efter den 15. i måneden (via telefax eller e-post) til det selskab, der har et tilgodehavende. De to parter afstemmer indbyrdes. Anerkendelse af saldoen skal ske senest 3 arbejdsdage efter modtagelsen af opgørelsen. Betaling af et tilgodehavende skal være modparten i hænde inden månedens udgang. På forlangende skal der kunne udskrives kontoudtog med specifikation af EDIbetalingstransaktionerne i perioden. 5. Opsigelse Hvert selskab kan opsige denne aftale med mindst 1 måneds varsel til den 15. i en måned via e-post (eller anbefalet brev) til Forsikring & Pension. I tilfælde af opsigelse af aftalen behandles EDI-regresbetalinger, som er modtaget af et selskab inden aftalens opsigelse, efter reglerne i denne aftale. Afregninger, der er 15. marts 2013, Version 3.2 final Side 41 af 43