Opsætning af kreditorbetaling

Transkript

1 Opsætning af kreditorbetaling Først en gennemgang af de opsætning der er nødvendig for at kunne danne betalingsfiler. Bankkonti Der skal oprettes en eller flere bankkonti. Bankkonti oprettes og vedligeholdes under Økonomi/Bankafstemning. Her er der oprettet en bankkonto for Danske Bank. IBAN og SWIFT skal udfyldes, hvis der skal foretages betalinger til udlandet. Filformater for betalingsmåder Der skal oprettes et filformat for betalingsmåden Danske Bank. Dette gøres under Kreditor/Vedligeholdelse/Filformater for betalingsmåder.er

2 Beskrivelse af de enkelte felter. Formatering Angiv et ID for betalingsmåden. Navn Beskrivelse af betalingsmåden. Standard Aktiver denne, hvis dette er den primære betalingsmåde. Betalingsformat Her kan vælges i mellem de forskellige betalingsformater der findes i Uniconta. Der findes pt. følgende formater.

3 Danske Bank (DanskeBank_CSV) og Nordea (Nordea_CSV) har deres eget udlæsningsformat. De andre banker er tilknyttet en af de tre bankcentraler (BankData, BEC_CSV eller SDC). ISO20022 formaterne vil ikke blive gennemgået i dette dokument. Gruppering Uniconta understøtter pt. kun Faktura, men det vil blive muligt, at samle betalinger til samme kreditor efter forskellige principper. Faktura vil danne en betaling pr. faktura. Bankkonto Angivelse af finanskontoen for den aktuelle bank. Kladde Angivelse af den bogføringskladde der ønskes benyttet til bogføring af betalingerne. Feltet kan efterlades blankt. Knappen indstillinger Der er pt. kun yderligere indstillinger for betalingsformaterne ISO Betaling via Kreditor modulet Det anbefales, at udfylde betalingsoplysningerne på den enkelte kreditor.

4 Her er først en gennemgang af de forskellige betalingsmåder der findes i Uniconta. Betalingsmåde: Kreditors bankkonto Kreditors bankkonto er også det vi kalder BBAN (Basic Bank Account Number). I Uniconta skal et dansk bankkontonummer angives på følgende måde. De første 4 karakterer angiver registreringsnummeret for banken og de resterende karakterer udgør kontonummeret. Feltet Betalings-id er et alfanumerisk fritekst-felt. Kontonummeret kan angives, som vist ovenfor, men nedenstående eksempler vil også blive accepteret. Ved udlæsning til betalingsfil, vil alle alfanumeriske værdier blive fjernet. De eneste krav er følgende: Registreringsnummer står før Kontonummer Registreringsnummer skal altid være 4 cifre Kontonummer vil blive læst som alle de cifre der kommer efter registreringsnummeret. Uniconta indsætter automatisk foranstillede nuller. Eksempler, som vil være valide: / Regnr: 6610 Kontonummer: / Regnummer: 6610 Konto: 567 Der kan også angives et udenlandsk bankkontonummer, som ikke er IBAN. Her kræves det, at SWIFT-koden er udfyldt. For et udenlandsk bankkontonummer vil der ikke være krav til registreringsnummer og længde på kontonummeret. Betalingsmåde: IBAN

5 Ved bankoverførsel til udlandet skal der angives et IBAN nummer og en SWIFT kode. De eneste krav er følgende: SWIFT-koden indsættes i feltet SWIFT. IBAN nummer angives i feltet Betalingskode Formatet vil blive valideret ifm. dannelse af betalingsfilen. Betalingsmåde: +71 Betalings-id kan udfyldes på forskellige måder på kreditoren. Først en kort gennemgang af hvordan en OCR-linje er opbygget. Kortart: Uniconta understøtter følgende kortarter 71, 73, 75 og 04. Betalings-ID: Betalingsidentifikationen, der er på 15 cifre på +71 kort er en entydig identifikation af indbetalingen. Det sidste ciffer er et checkciffer, som er modulusberegnet. Betalings-ID vil typisk være et forløbende nummer, som f.eks. et Fakturanummer. Debitornummer indgår også ofte i Betalings-ID. I ovenstående eksempel benyttes de første 9 cifre til Debitornummer. De efterfølgende fem cifre er reserveret til det fortløbende fakturanummer og er i dette eksempel den eneste variable værdi. FI-Kreditornummer: Er en identifikation af kreditors bankkonto. Kreditornummeret er på 8 cifre første ciffer er 8. I nedenstående vil de forskellige muligheder blive gennemgået. Det tages udgangspunkt i ovenstående FIK71 OCR-linje.

6 Betalings-id udfyldes med FI-kreditornummer I ovenstående eksempel er kreditornummeret angivet i feltet Betalings-id. Kreditornummeret er de sidste cifre i OCRlinjen. Eksempler, som vil være valide: Ved registrering af kreditorfakturaen skal man blot angive Betalings-ID fra OCR-linjen. Herunder, er vist et eksempel på hvordan det vil se ud i bogføringskladden. OCR-linjen på kreditorfakturaen er vist herunder. Fakturanummeret er 123. Her er et andet eksempel hvor betalings-id har en række foranstillede nuller. Det er ikke nødvendigt, at taste de foranstillede nuller, da system selv indsætter dem. Her er vist hvordan den kan registreres i bogføringskladden.

7 Betalings-id efterlades blankt Man kan også efterlade Betalings-Id blankt. Det betyder, at der ikke vil være noget automatik ifm. generering af FIK betalingsstrengen. Ved registrering af kreditorfakturaen skal man sørge for, at indsætte betalingsid og kreditornummer, som vist i nedenstående. Det er ikke nødvendigt at angive de foranstillede nuller, dem sørge systemet selv for at indsætte. I dette eksempel står fakturanummeret som den første del af Betalings-ID. Man kan også kopiere hele OCR-linjen fra PDF-fakturaen ind i feltet Betalings-id, så slipper man også for at taste. Betalings-id udfyldes med FIK maske

8 For yderligere at optimere på brugervenligheden af registrering af kreditorfakturaer og kreditorbetalinger, er der indført muligheden for angive en maske til kreditors FIK betalings-id. I eksemplet har vi en kreditor, som sender fakturaer med nedenstående OCR-linje. Den eneste værdi der ændre sig er fakturanummeret. Fakturanummeret er derfor erstattet med karakteren n. I vores eksempel udgør fakturanummeret 5 cifre Det sidste ciffer 5 er et checkciffer, som systemet selv beregner. Uniconta vil automatisk indsætte det fakturanummer, der er angivet på fakturaposten, samt tilføje checkciffer. Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde. Bemærk, at der ikke er udfyldt noget i feltet Betalings-id. Man skal huske at indtaste fakturanummeret, da det bruges til at danne OCR-linjen. FIK maske kan også bruges til +75 og +04. Betalingsmåde: +73 Kortart +73 har ikke et betalings-id i form af et nummer, idet man ved denne kortart får oplyst navnet på indbetaleren. OCR-linjen kan se således ud.

9 I feltet Betalings-id på kreditoren angives kreditornummeret. Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde. Betalingsmåde: +75 FIK75 er minder meget om FIK71. Forskellen er, at betalings-id er 16 cifre og der kan skrives en besked til modtageren. Der er samme muligheder for FIK maske etc. som blev gennemgået for FIK71. I dette eksempel er der kun angivet et fakturanummer i betalings-id. FIK masken vil se således ud på kreditoren. Betalingsmåde: +04

10 Giro 04 har et fast betalings-id og det kan med fordel indtastes på kreditoren, som vist ovenfor. Bemærk, at det ikke er nødvendigt at angive foranstillede nuller. I dette eksempel er det faste betalings-id og checkcifret er 5. Her er et eksempel på hvordan fakturaen registreres i en bogføringskladde. Bemærk, at Betalings-id er blankt, da Betalings-Id hentes fra kreditoren ifm. betalingen.