Transkript

1

2

3 Side 3

4 Side 4

5 Side 5

6 Side 6

7 Side 7

8 Side 8

9 Side 9

10 Side 10

11 Side 11

12 Side 12

13 Side 13

14 Side 14

15 Side 15

16 Side 16

17 Side 17

18 Side 18

19 Side 19

20 Side 20

21 Side 21

22

23 Udbud af aftale om drift af Ringkøbing Svømmehal Version 12/ Side 23

24 Udbud af drift af Ringkøbing Svømmehal i Ringkøbing-Skjern Kommune Indholdsfortegnelse: 1. Tilbudsbetingelser 1.1 Udbudsform og omfang Ringkøbing-Skjern Kommune udbyder nu driften af Ringkøbing Svømmehal, beliggende Kongevejen 52, 6950 Ringkøbing for perioden 1/ / Udbuddet gennemføres som et indkøb af en social tjenesteydelse over tærskelværdien, jfr. udbudsloven afsnit III, (Lov nr af 15. december 2015) Udbuddet omfatter levering af den daglige drift og indvendige vedligeholdelse af Ringkøbing Svømmehal, som ejes af Ringkøbing-Skjern Kommune. Der er tale om en af kommunens 5 svømmehaller. Foruden svømmehallen og wellnes-arealer med tilhørende faciliteter og installationer, indeholder bygningen en cafe, som pt er udlejet, selskabslokaler samt et privatdrevet motionscenter, der er udlejet på en 10-årig kontrakt fra En nærmere beskrivelse af omfanget af driftsopgaven findes i afsnit 2. Nuværende driftsaftale vedlægges som bilag 3, men det understreges, at indholdet af den kommende driftsaftale fastsættes mellem kommunen og den valgte tilbudsgiver, herefter kaldet driftsherre, på baggrund af det vindende tilbud. Tildeling af driftsaftalen foregår efter en vurdering af, hvem der bedst opfylder kommunens ønsker til vision og handleplan for svømmehallens udvikling for det angivne driftstilskud, jfr. udbudsbetingelsernes punkt Tilbudsfrist Tilbud samt alle tilhørende bilag skal være Ringkøbing-Skjern Kommune i hænde senest fredag den 3. marts 2017 kl Tilbuddene sendes til Ringkøbing-Skjern Kommune, Land By og Kultur, Smed Sørensens Vej 1, 6950 Ringkøbing, att: fagleder Per Høgh Sørensen, eller på mail per.hoegh@rksk.dk Der vil ikke være mulighed for at overvære åbningen af indkomne tilbud. Tilbudsgiverne vil efter tilbudsfristen blive inviteret til et møde med kommunen den 8. marts 2017 for at præsentere tilbuddet. 1.3 Spørgsmål og henvendelse i tilbudsperioden Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Eventuelle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på udbud.dk Side 2 af 9 Side 24

25 Udbud af drift af Ringkøbing Svømmehal i Ringkøbing-Skjern Kommune Alle spørgsmål der fremsendes senest den 24. februar 2017 kl vil blive besvaret Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt Tilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet og deres tilbud bliver behandlet anonymt og fortroligt af Ringkøbing-Skjern Kommune. Ringkøbing-Skjern Kommune vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ringkøbing-Skjern Kommune til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Ringkøbing-Skjern Kommune vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. 1.5 Generelt om tilbudsmaterialet og fremvisning af svømmehallen Tilbuddet samt alle tilhørende bilag skal være skriftlige og udarbejdet på dansk. Tilbuddet udarbejdes på tilbudsgivers regning, og der udbetales intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. Det afleverede tilbudsmateriale med samtlige tilhørende bilag, betragtes som Ringkøbing-Skjern Kommunes ejendom og vil ikke blive returneret. Der vil være mulighed for at besigtige svømmehallen efter nærmere aftale med Flemming Møller fra RKSK Ejendomme, på tlf. nr eller flemming.moller@rksk.dk Tilbudsgiverne vil efter tilbudsfristen blive inviteret til et møde med kommunen for at præsentere det afgivne tilbud. 1.6 Tildelingskriterier Aftalen tildeles ud fra det indsendte skriftlige materiale. Tildeling af driftsaftalen foregår efter en vurdering af, hvem der bedst opfylder kommunens ønsker til vision og handleplan for svømmehallens udvikling for det i pkt. 2 angivne driftstilskud, jfr. udbudsbetingelsernes punkt Meddelelse om resultatet Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidigt og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Side 3 af 9 Side 25

26 Udbud af drift af Ringkøbing Svømmehal i Ringkøbing-Skjern Kommune Meddelelsen til de vindende tilbudsgivere er ikke et løfte om at ville indgå driftsoverenskomst med tilbudsgiveren. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af Ringkøbing- Skjern Kommune og den valgte tilbudsgiver. 1.8 Tidsplan for udbudsforretningen Nedenstående tidsplan er vejledende og omfatter kun de væsentligste tidsfrister: Offentliggørelse af forhåndsmeddelelse Januar 2017 Fremvisning af svømmehal efter aftale Sidste frist for spørgsmål til udbudsmateriale 24. februar 2017 Tilbud modtages senest 3. marts 2017 Præsentation af tilbud på møder 8. marts Politisk behandling i Kultur- og Fritidsudvalget 14. marts 2017 Tildeling af driftsaftale medio marts 2017 Stand still 10 kalenderdage Ultimo marts 2017 Kontraktindgåelse Ultimo marts Opgavebeskrivelse: Overordnet om driftsopgaven. Udbuddet omfatter driften og den indvendige vedligeholdelse af Ringkøbing Svømmehal, beliggende Kongevejen 52, 6950 Ringkøbing. Nedenstående beskrivelse og krav vil danne udgangspunkt for indgåelse af driftsaftalen. Beskrivelse og specifikationer vedrørende svømmehallen er vedlagt i bilag Driftsherre af Ringkøbing Svømmehal skal give institutioner, foreninger og borgere mulighed for at benytte den offentlige svømmehal. Driftsherre af Ringkøbing Svømmehal skal desuden sikre brugerne af svømmehallen indflydelse på driften af aktiviteterne. Såfremt driftsherre er en selvejende institution med det formål at drive svømmehallen, skal dennes vedtægter godkendes af Ringkøbing-Skjern Kommune. Vedtægterne skal til enhver tid sikre, at foreninger, institutioner og enkeltpersoner kan være medlem heraf og derigennem udøve indflydelse på svømmehallens drift og organisation. Bortforpagtningen omfatter udelukkende svømmehallens bygning og giver ikke driftsherren ret til at disponere over svømmehallens udenoms arealer med undtagelse af adgang til at bruge parkeringspladser. Medarbejdere Driftsherre ansætter selv personale og er ansvarlig for opfyldelse af samtlige forpligtelser som arbejdsgiver. Der er pt 2 fuldtidsansatte i svømmehallen. De nuværende ansatte i svømmehallen overdrages i overensstemmelse med virksomhedsoverdragelsesloven. Side 4 af 9 Side 26

27 Udbud af drift af Ringkøbing Svømmehal i Ringkøbing-Skjern Kommune Daglig drift og afgrænsning af indvendig vedligehold, tilsynsforpligtelse Driftsherren varetager den daglige drift og indvendige vedligeholdelse af Ringkøbing Svømmehal, herunder den daglige kontakt med Svømmehallens brugere m.fl. Driftsherren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med rengøring, halinspektør, livredder samt øvrige lønomkostninger ved svømmeaktiviteterne. Driftsherren afholder selv alle udgifter til forbrug, el, vand, varme mv. Den el, der produceres af solceller i forbindelse med svømmehallen, bidrager til at reducere udgifterne til el for svømmehallen. I den daglige drift af svømmehallen har driftsherren pligt til sikre og føre tilsyn med, at svømmebadsbekendtgørelsen og Miljøministeriets vejledning om kontrol med svømmebade overholdes. Der skal løbende gennemføres pligtige vandanalyser. Driftsherren skal afsætte mindst kr. (2016-kroner) til vedligeholdelse af Ringkøbing Svømmehal. Beløbet dækker indvendigt vedligehold og vedligehold af de tekniske installationer. Driftsherren har pligt til at sikre, at der er tegnet serviceaftaler og gennemføres sædvanlige og løbende serviceeftersyn på alle installationer, hvor det er påkrævet. Efter renoveringen af svømmehallen i 2012, har det vist sig at det installerede vandbehandlingsanlæg ikke har præsteret som forventet. Anlæggets vand- og elforbrug er højere end forventet. Det skyldes at filteranlægget er dimensioneret for lille. Det er kommunens hensigt at gennemføre en optimering af vandbehandlingsanlægget i løbet af Det vil antageligt medføre en udvidelse af filteranlægget. Det forventes desuden, at der kan indgås en aftale med Ringkøbing-Skjern Forsyning, om at svømmehallen kan blive fritaget for at betale afledningsafgift for den del af vandforbruget der fordamper fra bassinerne og ledes bort via ventilationsluften. Det er konstateret at en del af flisearbejdet ved renovering af svømmehallen ikke er udført korrekt. Det skal gøres om i forbindelse med 5 års gennemgangen efter renoveringen. Der er endnu ikke lavet undersøgelser af flisearbejdet nede i selve bassinerne, dette vil blive gjort ved 5 års gennemgangen af svømmehallen. Såfremt det ikke er udført korrekt, er der en mulighed for at alt flisearbejdet i bassinerne skal gøres om, og dette arbejde kan komme til at strække sig langt ind i Svømmehallen drives under hensyn til samfundsmæssig bæredygtighed. Driftsherren har det daglige tilsyn med bygningen ude og inde og skal kontakte kommunen i tilfælde af, at der er forhold vedrørende klimaskærm mv. der kræver opmærksomhed. Ringkøbing-Skjern Kommune vedligeholder bygningens klimaskærm, herunder solcelleanlæg samt renholder udenoms arealer. Side 5 af 9 Side 27

28 Udbud af drift af Ringkøbing Svømmehal i Ringkøbing-Skjern Kommune Kommunen afholder udgifterne til bygningsforsikring samt forsikring af det tekniske anlæg til brug for drift af svømmehallen. Økonomi og driftstilskud Driftsherren skal drive svømmehallen indenfor kommunalfuldmagtens rammer, idet driftstilskuddet ydes med hjemmel i kommunalfuldmagten. I det omfang Driftsherren indgår aftaler med kommercielt formål/indhold, skal disse indgås på markedsvilkår og med Ringkøbing-Skjern Kommunes forudgående skriftlige godkendelse. Der skal føres særskilt regnskab over disse kommercielle aftaler. Driftstilskuddet fra Ringkøbing-Skjern Kommune udgør i 2017 kr kr. Tilskuddet udbetales i 12 rater månedsvis bagud. Driftstilskuddet fremskrives efter den af Ringkøbing-Skjern Kommune godkendte fremskrivningsprocent i forbindelse med budgetvedtagelsen. Driftsherren fremsender hvert år inden den 1. oktober et budgetforslag for det kommende år (for perioden 1. januar til og med 31. december) for driften af Ringkøbing Svømmehal til godkendelse i Ringkøbing-Skjern Kommune. Driftsherren sender til Ringkøbing-Skjern Kommune en budgetopfølgning midtvejs i svømmehallens drifts-år. Driftsherren er forpligtet til at føre løbende driftsregnskab efter gældende regnskabsprincipper og til snarest muligt at meddele Ringkøbing-Skjern Kommune om væsentlige forhold, der kan medføre budgetoverskridelser. Senest den 1. maj fremsender driftsherren et revideret regnskab til Ringkøbing-Skjern Kommune for det forgangne år til godkendelse. Regnskabet skal være revideret af autoriseret revisor. Udleje af lokaler Driftsherren har mulighed for at udleje svømmehallen og de øvrige lokaler, herunder selskabslokale, i bygningen til markedspris. Samtlige indtægter i forbindelse hermed mv. tilfalder driftsherren. Pt er der udlejet lokaler til privat drevet cafe og til privat drevet motionscenter. Driftsherren kan udleje lokaler til liberalt erhverv på markedsvilkår. Udlejningskontrakter skal forud for indgåelse godkendes skriftligt af Ringkøbing-Skjern Kommune. Kontrakterne skal udformes således at alle udgifter og indtægter tydeligt fremgår af lejekontrakten, samt at alle forbrugs- og vedligeholdelsesudgifter ved lejemålet påhviler lejer. Brugen af svømmehallen og prisfastsætning Alle foreninger i Ringkøbing-Skjern Kommune skal have mulighed for at få tider til foreningssvømning. Driftsherren indbyder én gang årligt alle foreninger til at søge om svømmetider. Ringkøbing-Skjern Kommune disponerer gratis over svømmehallen og dens faciliteter på alle skoledage i tidsrummet fra kl. 8:00 til kl. 15:00, dog undtaget tirsdag og torsdag i tidsrummet fra kl. 10:00 til 12:00, til brug for skolesvømning og andre kommunale institutioner. Side 6 af 9 Side 28

29 Udbud af drift af Ringkøbing Svømmehal i Ringkøbing-Skjern Kommune Dog betaler de enkelte kommunale institutioner for brug af svømmehallens livredder. Driftsherren fastsætter selv pris for brug af svømmehallen. Ringkøbing-Skjern Kommune udmelder medio 4. kvartal den maksimalt tilskudsberettigede timepris for folkeoplysende foreningers leje af svømmehallen i det kommende kalenderår. Samarbejde med kommunen og brugerne Samarbejde mellem driftsherre og Ringkøbing-Skjern Kommune sker igennem dialogmøder. Driftsherren skal gennemføre en årlig brugerundersøgelse, som gennemgås med Ringkøbing-Skjern Kommune på budgetopfølgningsmødet. Brugerundersøgelsen skal måle den generelle brugertilfredshed på parametre så som rengøring, personale og sikkerhed. Undersøgelsen skal gennemføres som en spørgeskemaundersøgelse blandt svømmehallens brugere. Til svømmehallen tilknytter der sig følgende domænenavnet: ringkobing-svommehal.dk. Domænenavnet vil forblive Ringkøbing-Skjern Kommunes ved aftales ophør. Driftsherren skal dog selv afholde udgifter til udarbejdelse og drift af hjemmeside samt hosting af domæne? 3. Kvalitet Ved tildeling af forpagtning lægges der vægt på, at svømmehallen udvikler og markerer sig med kant, det vil sige med en selvstændig profil herunder gennem events og utraditionelle tilbud, der dels manifesterer svømmehallens tilgængelighed for nuværende brugere og øger bevidstheden om svømmehallens potentiale hos nye brugergrupper. Tilbudsgiver skal fremsende en vision og handleplan for udvikling af svømmehallen. Vision og handleplan skal indeholde en beskrivelse af svømmehallens fremtidige aktiviteter, fokuspunkter og eventuelle investeringer samt redegørelse for, hvordan aktiviteterne tænkes gennemført. Ved bedømmelse af vision og handleplan lægges særlig vægt på driftsherres planer for udvikling af svømmehallen gennem f.eks.: samarbejde og sammenhæng med det lokale foreningsliv og idrætsliv og kulturinstitutioner, herunder udvikling af nye tilbud i samarbejde med det lokale idrætsliv fokus på udvikling af turisme samspil med andre idrætstilbud i nærområdet, samarbejde med aktørerne i campusområdet, f.eks. Vesterhavshallen, tennisbaner, vinterbaderne, atletikstadion og pulsparken samarbejde med det lokale erhvervsliv, f.eks. i forbindelse med events planer for nye aktiviteter for at tiltrække nye publikumsgrupper i svømmehallen / publikumsudvikling samarbejdet med brugergrupperne, eksisterende og nye udvikling i relation til kommunens øvrige svømmefaciliteter markedsføring Side 7 af 9 Side 29

30 Udbud af drift af Ringkøbing Svømmehal i Ringkøbing-Skjern Kommune pædagogiske tiltag, f.eks. at børn og unge fra kommunen er fortrolige med vand i Naturens Rige aktiviteter, der passer ind i Naturens Rige 4. Øvrige aftalemæssige betingelser 4.1 Aftalens løbetid. Aftalen indgås med start den , men kan opsiges med 1 års varsel af begge parter. Hvis aftalen ikke er opsagt forinden, udløber den efter 4 år, det vil sige den Driftsaftalen kan justeres løbende for at skabe en sund økonomi omkring driften af svømmehallen samt at sikre en vedligeholdelsesmæssig sund platform for et genudbud med virkning fra Tilskud Tilskuddet udbetales i 12 rater månedsvis bagud 4.3 Prisregulering Driftstilskuddet fremskrives efter den af Ringkøbing-Skjern Kommune godkendte fremskrivningsprocent i forbindelse med budgetvedtagelsen Misligholdelsesbeføjelser Såfremt driftsherren ikke opfylder den aftalte handleplan indkalder Ringkøbing-Skjern Kommune til møde med henblik på at drøfte løsningsforslag. Såfremt driftsherren på trods af forsøg på løsning ikke lever op til handleplanen som fastsat i driftsaftalen, har kommunen ret til at hæve aftalen. 4.5 Tvistigheder Eventuel tvivl om forståelse af eller tvistigheder i forbindelse med en aftale indbringes for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værneting er Retten i Herning. 4.6 Kontrakt Ringkøbing-Skjern Kommune udarbejder driftsaftale med den valgte driftsherre. Udgangspunkt for indgåelse af driftsaftalen er de ovenstående oplysninger om opgaven samt den valgte driftsherres samlede tilbudsmateriale. Udarbejdelse af driftsaftale vil således primært vedrøre en sammenskrivning af det samlede udbudsmateriale og det valgte tilbud inklusiv vision og handleplan. Driftsaftalen vil desuden indeholde krav om en årlig drøftelse af vision og handleplan. Begge parter underskriver kontrakten. Side 8 af 9 Side 30

31 Udbud af drift af Ringkøbing Svømmehal i Ringkøbing-Skjern Kommune 4.7 Kontraktophør Tilbudsgiver skal garantere at der ved kontraktophør 6 måneder før ophør udleveres de oplysninger som Ringkøbing-Skjern kommune måtte mangle. Tilbudsgiver skal garantere, at de ved kontraktophør udleverer alt materiale samt eventuelle systemer, som herefter er Ringkøbing-Skjern Kommunes ejendom, og som frit må benyttes i Ringkøbing-Skjern Kommune. Bilag: 1. Beskrivelse af Ringkøbing Svømmehal, herunder specifikationer 2. Ringkøbing Svømmehals regnskab for Nuværende driftsaftale 4. Lejeaftaler 5. Oversigt over personale Side 9 af 9 Side 31

32

33 Skjern d. 3/ Foreningen Dejbjerggården ansøger hermed Ringkøbing-Skjern Kommune om at indgå en driftsaftale under Holmslandsmodellen for FDF/spejderlejren Dejbjerggården. FDF Skjern ønsker at fremtidssikre deres lejrbygning, Dejbjerggården, som er et vigtigt aktiv for kredsens 100 medlemmer samt de institutioner og andre foreninger, der også er brugere af lejren. Vi ønsker at opdatere og energi renovere Dejbjerggården, så den passer til nuværende og fremtidige brugere. Dejbjerggården ligger i et meget naturskønt område og vi ønsker, at så mange som muligt kan få glæde af dette. Foreningen Dejbjerggården ejer den eksisterende lejrbygning med tilhørende ca. 5 hektar skovgrund, lejrplads med shelters og bålhytte. Dejbjerggårdens sovesale og toilet faciliteter ombygges og får opdateret soverum, så de også kan benyttes af ældre og handicappede samt anvendes en større del af året end hidtil. Der laves bad og toilet til hvert soverum, så de også passer til familier. Den nuværende soveafdeling er opført for 50 år siden, gulvene er uisolerede og væggene blot med 10 cm uisoleret hulmur. Der skal laves et større fællesrum, der kan bruges som samlingspunkt for indendørs aktiviteter. Aktuelt er spisesalen eneste fællesrum. Det nye Dejbjerggården bliver et sted hvor mennesker mødes i leg, fantasi og fællesskab og med naturen som omdrejningspunkt. Om- og tilbygningen planlægges gennemført i 2017 således at lejren igen kan modtage gæster fra sommeren Projektet er udformet af arkitekt Bo Christensen Aps. og er godkendt af Rgk.-Skjern Kommune. Budgettet er på kr ,- jf. indhentede tilbud fra lokale håndværkere (overslag med tilbudspriser som maksimum). Dette forudsætter at nødvendig nedbrydning mv foretages af frivillig arbejdskraft fra FDF. Foreningen Dejbjerggården er gældfri før projektet og disponerer over tilstrækkelig likviditet til gennemførelse af projektet i form af en likvid egenkapital på kr ,- Der til kommer et bindende tilsagn fra Skjern Bank om et lån på kr. 1 mio, (udmøntes januar 2017), som afdrages over driften. Side 33

34 Div. Informationer: Projektejer: Kristian Thomsen (FDF Skjern) mail: tlf.: /mob Projektleder: Kresten Skovfoged tlf.: Ejendom: Dejbjerggården, Ringkøbingvej 29, Dejbjerg, 6900 Skjern Ejer af ejendommen: Foreningen Dejbjerggården, v. formanden Kristian Korsgaard Thomsen, Stauningvej 16, 6900 Skjern. CVR: Kontonr.: (Skjern Bank) Revisor: Partner Revision, Skjern ved Annette Aas Hindhede Bilag: Opsummering af tilbud Tegning vedr. projektet Foreningen Dejbjerggårdens vedtægter Side 34

35 Økonomi: Regnskabsmæssig status pr. 1/1-2017: Aktiver: Dejbjerggården kr ,- (off. Vurdering) Indestående Egne konti: kr ,- Fondskonto: kr ,- Værdipapirer kr ,- Lån Skjern Bank kr ,- Sum likvide midler: kr ,- Aktiver i alt kr ,- Passiver Gæld Skjern Bank kr ,- Egen kapital kr ,- Budget for om- og tilbygning: Overslag med tilbudspriser som maksimale priser (se også bilag med opsummering): Håndværkerudgifter i alt ex. Moms kr ,- Gardiner kr ,- Køjesenge kr ,- Hulmursisolering gl. bygning kr ,- Maling mv kr ,- Byggeforsikring kr ,- Uforudsete udgifter (ekstra ampere til varmepumpe (RAH), lys armaturer) kr ,- Samlet budget for projektet: kr Side 35

36

37 Vedtægter for Dejbjerggården 1 Navn Foreningens navn er Dejbjerggården. Foreningen er hjemmehørende i Ringkøbing-Skjern kommune. Foreningens postadresse er formandens adresse. Foreningen er stiftet 1. januar Formål Foreningens formål er drive Dejbjerggården. Foreningen skal sikre et fornuftigt grundlag for drift, vedligeholdelse og udvikling af Dejbjerggården. Foreningens indtægter og formue må alene anvendes til driften og udviklingen af Dejbjerggården. 3 Bestyrelse Foreningen drives af en bestyrelse, der udpeges af kredsbestyrelsen i FDF Skjern. Bestyrelsen består af 5 medlemmer. Mindst 1 medlem skal være medlem af FDF Skjerns kredsbestyrelse. Bestyrelsen vælger selv formand, samt kasserer, sekretær og hytteforvalter. Ved afgang før årsmødet påhviler det kredsens bestyrelse at udpege supplerende medlemmer. Medlemmer til bestyrelsen udpeges for 2 år ad gangen. Der tilstræbes kontinuitet. 4 Årsmøde Side 37

38 1. Formanden for bestyrelsen indkalder kredsbestyrelsen for FDF Skjern og bestyrelsen til et årligt møde inden udgangen af februar måned. Herudover er formanden forpligtet til at indkalde til møde såfremt ét af medlemmerne i bestyrelsen eller FDF Skjerns kredsbestyrelse fremsætter anmodning derom. Anmodningen skal imødekommes inden 1 måned. Indkaldelsen til årsmødet skal ske i første halvdel af januar ved udsendelse af dagsorden, der minimum skal indeholde: Bestyrelsens beretning Aflæggelse af regnskab Indkomne forslag Eventuelt Forslag, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være formanden for forretningsudvalget skriftligt i hænde inden udgangen af december. 2. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Det første regnskabsår løber fra foreningens stiftelse og frem til den 31. december Til at revidere regnskabet vælger bestyrelsen 1 revisor. Revisor vælges for et år ad gangen. Revisor kan ikke være medlem af FDF Skjern eller være revisor for FDF Skjern. 4. Udgifter til ombygning, renovering eller nybygning i forbindelse med Dejbjerggården, samt finansiering heraf skal vedtages af et bestyrelsesmøde med mindst 2/3 flertal. 5. Køb og afhændelse af fast ejendom, pantsætning af fast ejendom, etablering af kreditfaciliteter i form af optagelse af lån, etablering af kassekredit med pengeinstitutter og lignende skal ligeledes vedtages af et bestyrelsesmøde med mindst 2/3 flertal. 5 Retlige forpligtelser Side 38

39 Til retligt at forpligte foreningen kræves underskrift af to medlemmer af bestyrelsen i fællesskab, hvoraf den ene skal være formanden. 6 Særlige forhold Der er på Dejbjerggården tinglyst en deklaration, der giver Landsforbundet Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF forkøbsret til samme pris og vilkår, som kan opnås ved salg til anden side. Deklarationen skal ikke være til hinder for nogen pantsætning. 7 Vedtægtsændringer Ændringer til disse vedtægter samt beslutning om foreningens ophør kan vedtages af bestyrelsen ved vedtagelse med 2/3 flertal blandt alle bestyrelsens medlemmer på 2 på hinanden følgende bestyrelsesmøder, idet vedtægtsændringen først træder i kraft, såfremt den efterfølgende godkendes af Landsforbundet Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDFs hovedbestyrelse. 8 Foreningens ophør Ophører foreningen med at eksistere tilfalder evt. formue FDF Skjern. Ved ophør af FDF Skjern nedlægges foreningen Dejbjerggården, i dette tilfælde tilfalder evt. formue Landsforbundet Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF Side 39

40

41 Side 41

42

43 Side 43

44

45 Kristian Ahle Per Høgh Sørensen Jonas Caben Henning Bro K.E. Kristensen Poul Pagaard Spjald, december 2016 Hermed oplæg til videre drøftelse om vedligehold af kunstgræsbaner i RKSK Tallene fremkommer ved min erfaring fra arbejdet som konsulent hos DBU på området, dels efter samtaler med Martin Høeg fra firmaet WGS (har lavet banerne i Skjern og Tarm) og dels efter samtaler med Jan Lyngemark fra firmaet Sports Turf (har lavet banerne i Ringkøbing og Spjald). Oversigten er baseret på 8000 m2 standardbane. Timeprisen, kr. 250,- + moms, er baseret på den pris, Spjald-banen betaler til Entreprenør. Spjald sørger selv for maskiner, traktor m.m. så det er udelukkende mandetimer, der betales for. Denne timepris kan godt være, og er formentlig, højere andre steder. Desuden skal det nævnes, at der i nedenstående ikke er taget højde for afskrivninger på maskinparken. Afskrivningen vil være forskellige, Ringkøbing og Skjern har investeret i ny traktor, medens Spjald leaser en sådan til kr ,- om året. Vinterperioden december marts Overslæbning med børste ca. 30 gange 1 time á 250, ,- Alm. vedligehold, som harvning, rengøring, efter fyld m.m. 20 timer á 250, ,- Vinterforanstaltninger som saltning, snerydning gennemsnit 12 timer á 250,-* 3.000,- Sommerperioden april november Overslæbning med børste ca. 20 gange á kr. 250, ,- Alm. vedligehold, som harvning, rengøring, efter fyld m.m. 10 timer á 250, ,- Andet Evt. dybderensning 10 timer á 250,- ** 2.500,- **Leje af dybderenser 7.000,- Side 45

46 Granulat til påfyldning 5.000,- Salt 3.000,- *vil være varierende. Total eksl. moms - er absolut et minimums budget Vil mene, at ovenstående forudsætter, at klubben har maskiner som: Rive (harve) til ca ,- Børste ca ,- Plov ca ,- En Maskinpark til ca ,- som der skal indregnes afskrivninger på. Et bud kan være 10 år. Ovenstående er et minimum ved hver bane efter min mening. Ting, som kan overvejes til at have fælles, eller som RKSK kan stille til rådighed er, - Rengøringsmaskiner inkl. magnetstang kr ,- (vil gøre behovet for dybderens mindre) Granulatrenser, 100 cm kr ,- (200 cm ca ,-) Priserne er eksl. moms I betragtning af, at de enkelte baner har en ca. belægning på mellem og mandetimer pr. år, håber vi meget, at der kan findes midler til understøtning af banernes årspleje. Vi står meget gerne til rådighed for yderligere. Oversigt er udarbejdet af Jens Christensen, Spjald IF Nedenstående har tilsluttet sig Henning Bro, Ringkøbing IF Poul Paagaard, Tarm IF K.E. Kristensen, Skjern GF Side 46

47

48 Kultur- og Fritidsudvalget - i alt (serviceudgifter) Land, By og Kultur Korrigeret Overførsler fra budget ekskl. overførsler 2015 til Andel Oprindeligt overført budget 2016 til anlæg Forbrug Forbrugs % 2016 i.f.t. korrigeret budget ekskl. overførsler Forbrugs % 2015 i.f.t. regnskab ultimo december Forbrugs % 2014 i.f.t. regnskab ultimo december Forbrugs % 2013 i.f.t. regnskab ultimo december Forventet regnskab 2016 Afvigelse mellem korrigereet budget ekskl. overførsler og forventet Resultat sidste månedsopgø relse ,73 89,90 90,18 93, ,73 89,90 90,18 93, Stadion og idrætsanlæg ,39 96,45 102,10 102, Andre fritidsfaciliteter ,90 97,18 60,45 75, Folkebiblioteker ,82 93,12 96,93 104, Museer ,79 89,24 91,14 62, Biografer ,00 100,00 0,00 0, Teatre ,25 90,89 82,40 66, Musikarrangementer ,34 83,81 88,77 89, Andre kulturelle opgaver ,32 92,56 85,39 87, Fælles formål ,47 23,35 2,54 68, Folkeoplysende voksenundervisning ,21 99,80 101,20 97, Frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde ,58 95,36 96,08 91, Lokaletilskud ,08 90,18 92,63 96, Fritidsaktiviteter uden for folkeoplysningsloven Budgetopfølgning pr. 31. december netto ######### 100,00 0,00 0, ' Gentænk Sommerhuset ######### 0,00 0,00 0, Direkte sammenlignning mellem forbrugsprocent 2016, 2015, 2014 og 2013 kan være forbundet med en vis usikkerhed. Side 48

49

50 Årsplan 2017 for Kultur- og Fritidsudvalget Opgave Evaluering af udvalgets arbejde i 2016 Planlægning af besøg hos Kultur- og Fritidsaktører Børneåbningen Aarhus 2017 Officiel åbning af Aarhus 2017 Orientering om lokale 2017 aktiviteter Indstilling af emner til Kultursamarbejdet s Kulturpriser Takster for Musikskolen Ringkøbing-Skjern 2017/18 Talentprisen 2016 Møde med Bork Havn Festival Årligt dialogmøde med Ringkøbing-Skjern Museum Kulturfestival Off Road - Program (Festivalperiode 11. april 6. maj 2017) Drøftelse af budgetprocedure, rammer mv. for 2018 budgettet, herunder drøftelse af inddragelse af Fag MED Temadrøftelser med Bibliotekerne Behandling af ansøgninger til anlægspuljen 2017 Budget 2018 (Diverse ønsker der skal arbejdes med inden den oprindelige budgetbehandling) Dialog med Kulturelt Samråd KL s Kultur- og Fritidskonference i Aarhus Budgetbehandling (drift og anlæg) Opdatering på hallernes lån, jfr. Tilsagn om driftstilskud Godkendelse af regnskab 2016 Teatret OM Godkendelse af Ringkøbing-Skjern Museum s regnskab 2016 Evaluering af Kulturfestival OFF ROAD Godkendelse af Generator s årsrapport for 2016 Fastsættelse af lokaletilskudsprocenter 2018 Fastsættelse af max tilskudsberettigede timepriser (lokaler) for 2018 Kulturmødet på Mors Temadag Byrådet Kulturen som brobygger Godkendelse af Teatret Om s budget for 2018 samt overslagsårene. Godkendelse af Ringkøbing-Skjern Museums s budget for 2018 Kulturprisen 2017 Udvalgsmødet, den 17. januar 17. januar 20. januar 21. januar 21. februar 21. februar 21. februar 21. februar 21. februar 14. marts 14. marts 14. marts 18. april 18. april 18. april 18. april maj 16. maj 16. maj 16. maj 16. maj 16. maj 13. juni 15. august 15. august august 7. september 14. november 14. november 12. december Bemær kninge r Åbnings- og telefontider Mandag Tirsdag-fredag Side 50