PERSONLIG EFFEKTIVITET Et effektivt værktøj

Transkript

1 PERSONLIG EFFEKTIVITET Et effektivt værktøj Af PS4 A/S

2 Velkommen til PS4s værktøj til personlig effektivitet Bevidstgør dig om, hvilke eventuelle tidsrøvere, du har i din hverdag! Følg følgende faser: Trin 1: Tidsanalysen - Find ud af, hvor planlægningen ikke holder. Første trin er at lave en tidsanalyse, hvor du i en periode registrerer, hvad du planlægger at bruge tid på, og hvad du rent faktisk bruger tid på. Det giver en bedre forståelse af, hvor tiden forsvinder hen, og gør dig til ekspert på din egen hverdag. Det handler med andre ord om at blive tidsstyrer, hvor du har kontrol over sin egen hverdag med selv at styre tiden og opgaverne. Ellers ender det med, at du bliver tidsstyret af medarbejderne eller kollegerne og deres opgaver. At være tidsstyrer betyder ikke, at du skal lave mere, arbejde flere timer end normalt eller løbe dobbelt så stærkt. Faktisk er det stik modsat. Det handler om, at du lærer at være realistisk omkring din tid. Her er nogle spørgsmål, der hjælper dig med at finde ud af, hvorfor din hidtidige planlægning ikke holder: Er du tidsoptimist? Bliv klogere på, hvilken tidstype du er med Lederwebs artikel. Er dine omgivelser tidsoptimister? Hvor stor en andel af din arbejdsdag går med uforudsete opgaver og henvendelser? Hvor stor en andel er arbejdsdagen planlægger du? Har du afsat nok til alt det uforudsete (ad hoc-opgaver, afbrydelser, telefonopkald, mails etc)? Hvor meget buffertid har du brug for dagligt for at kunne imødekomme det uforudsete og samtidig sikre en vis tilgængelighed? Hvor meget luft skal kalenderen indeholde på uge- og månedsbasis for, at du kan sikre den nødvendige fleksibilitet? Er du i tvivl, kan du udvælge et par repræsentative dage og lave en mini-tidsanalyse. Du skal notere, hvad du planlægger at lave de pågældende dage og herefter, hvad du rent faktisk brugte tid på.(hent skema til tidsanalyse). Med tidsregistreringerne kan du nu se, om dagen er fyldt op af det, som du mener, er aktiviteter, som er i overensstemmelse med, hvad der er vigtigt for dig. Benyt tidsregisteringsskemaet og bliv bevidstgjort om, hvilke tidsrøvere, der er i din normale dagligdag. 1

3 Trin 2: Lav et tidsbudget Brug dine egne overskrifter på opgaver og aktiviteter. Prøv nu at estimere tiden til dine faste arbejdsopgaver. Hvor meget tid er nu tilbage på bundlinjen? Har du forresten husket buffertiden? Hvor meget tid er nu tilbage på bundlinjen? Med et tidsbudget kan du sort på hvidt se, hvor meget du har at gøre godt med. Især er det en god øvelse for tidsoptimisterne. Men selv tidsrealisterne bliver overraskede over, hvor vigtigt det er at skærpe sit fokus på tidsforbruget. Trin 3: Tidsrealistiske to-do lister Lav hver dag en to do liste. Den skal have til hensigt, at give dig et visuelt overblik over, hvad du forventer at nå og hvad du rent faktisk når. Brug to do listen og bliv bevidstgjort om, hvad du når og hvor meget tid, aktiviteterne tager for derefter, at tilpasse fremtidige nye to do lister. Trin 4: Tag dig tid Lav et tilsvarende digt, som nedenstående. Men det skal bare indeholde det, som er vigtig for dig at tage dig tid til. Tag dig tid til eftertanke, det er kilden til personlig styrke. Tag dig tid til at slappe af, det er hemmeligheden bag evig ungdom. Tag dig tid til at bede, det er den største kraft på jorden. Tag dig tid til at elske og blive elsket, det er et guddommeligt privilegium. Tag dig tid til at dyrke venskaber, det er vejen til lykke. Tag dig tid til at le, det er sjælens musik. Tag dig tid til at give, livet er for kort til at være egoistisk. Tag dig tid til at arbejde, det er prisen for succes. 2

4 To Do-liste Prioritet Aktivitet Start Slut Ok 3

5 4

6 Dette er et værktøj i serien: Engagerede mennesker skaber resultater, og er inspirerende at samarbejde med Vi i PS4 A/S er engageret i vores tilgang til samarbejde, resultater og virker ofte inspirerende på vores samarbejdspartnere. Så inspirerende og resultatskabende, at vi danner PartnerSkaber (PS4) inden for Leadershipsudvikling, Recruitment, Networking og Franching. Konsulenthuset PS4 A/S er din Full Service Partner inden for Leadership, Recruitment, Networking og Franchise. Vi blev grundlagt i 2001, og siden da har vi hjulpet vores kunder med lederudvikling, rekruttering, netværksfacilitering og franchise koncepter. Vi har kontor midt i København i Dronningens Tværgade og nyder at byde vores gæster velkommen. Vores samarbejde med dig bygger på en kombination af hjerne og hjerte koblet til handling. Dette fordi vi tror på, at de bedste resultater opnås ved at skabe indsigt i og forståelse for det hele menneskes betydning for organisatorisk og forretningsmæssig udvikling og vækst samt omsætning af dette til konkrete handlinger. Besøg os på og opdag, hvordan vi kan hjælpe dig ved at blive din Full Service Partner. Vi glæder os til at få besøg af dig! PS4 A/S