Sådan får du overblik! 3 simple metoder du kan bruge med det samme

Transkript

1 Sådan får du overblik! 3 simple metoder du kan bruge med det samme LederIndsigt A/S

2 2

3 Indholdsfortegnelse Få overblik med mikroplanlægning Brug din tid på de rigtige ting... 5 Sådan bruger du prioriteringsskemaet Skab tid til det hele... 8 Sådan planlægger du effektivt din tid Husk aftaler og opgaver To do or not to do - Den gode to do-liste Hvis du vil vide mere Ressourcer HASTER/VIGTIGT-MODELLEN PRIORITERINGSSKEMA TIDSREGNSKAB

4 Få overblik med mikroplanlægning Der findes to former for planlægning. Den ene beskæftiger sig, med det der sker på den lange bane. Det man kan kalde makroplanlægning. Her tænker vi i strategier, fremtidsscenarier og den slags. Og så findes der mikro-planlægning: At have styr på hvilke ting der skal klares i dag og i morgen og at sørge for, at der er tid til det hele. Når du har styr på den slags, får du overblik over din dag og sikkerhed for, at det ER de rigtige ting, du bruger tiden på. Langt de fleste er faktisk ret gode til at have styr på de store linjer, men de små ting, to do-listen, kalenderen og prioriteringen af hvilke opgaver der er vigtige og hvilke der ikke er, er en sværere opgave for mange. Men, har du styr på det, vil du opleve en stor positiv effekt, ikke bare i din følelse af overblik, men også på hvor produktiv du bliver. Det kan faktisk være, du får tid til at tænke over makro-planlægningen også!! Det er derfor, at vi har lavet denne e-bog. For får du først styr på mikroplanlægningen, frigiver det tid til at tænke på makro-planlægningen og, ikke mindst: Tid til at føre de store ting ud i livet. Det er især tre ting, der har indflydelse på, hvor stort overblik du har: 1. At du bruger din tid på de rigtige ting 2. At du når det hele 3. At du husker aftaler og opgaver Disse tre ting går vi i dybden med i resten af bogen. Vi har valgt kun at fokusere på tre metoder i denne e-bog. Vi har valgt metoder, du kan bruge med det samme og som er lette at huske. Man kunne finde mange flere, men enkelthed er det vigtigste her. Så er der nemlig større chance, for at du rent faktisk får dem brugt. Hver dag. Disse tre simple metoder, brugt sammen og på den rigtige måde, vil skærpe dit overblik og flytte din produktivitet til nye højder. 4

5 1. Brug din tid på de rigtige ting I en undersøgelse fra 2014 (fra USA) fortæller 89 % af medarbejdere, at de spilder tid på jobbet. 31% spilder ca. 30 minutter dagligt 31% spilderca.1 timedagligt 16 % spilderca.2 timerdagligt 6 % spilderca.3 timerdagligt 2 % spilderca.4 timerdagligt 6 % spilder5 eller flere timerdagligt Det bliver til mange timer! Der er flere forskellige grunde til, at vi spilder tid. Noget skyldes møder, tekniske problemer, osv. Andre grunde medarbejdere giver, er, ifølge undersøgelsen, at: medarbejdere keder sig deres arbejdsdag er for lang de ikke oplever nogen grund til at arbejde hårdere at deres løn er for lav Endnu en grund kunne være, at medarbejdere føler sig overvældede og derfor mister overblikket. Den første præmis for at skabe overblik er, at eliminere alle de ting som skaber rod i dit hoved. En måde at gøre det på er at finde ud af, hvad du rent faktisk bruger din tid på. Er det vigtige ting, der optager dig eller er det uvigtige ting, der fylder op og ødelægger dit overblik? Det første værktøj i denne bog præsenterer dig for en simpel metode til at skabe overblik over dine opgaver. Ved at kategorisere dem, får du et klart billede af, hvilke opgaver du bør bruge tid på og hvilke du kan droppe. 5

6 Sådan bruger du prioriteringsskemaet Vil du have overblik over din dag, er det første du bør gøre at placere indkomne opgaver og aftaler i vores helt simple prioriteringsskema.når du prioriterer dine arbejdsopgaver, får mere overskud til at løse dem. Effektivitet handler nemlig om at kunne prioritere! En enkelt måde at tænke på din tid og dine opgaver er at følge Paretos lov, eller 80/20-reglen. Den lyder således: Paretos lov: 80/20 reglen 80 % af dit udbytte stammer fra 20 % af din investering 80 % af identificerede risici stammer fra 20 % af aktiviteterne Et 100 % - resultat kræver en relativ stor ekstra-indsats, for at hente de sidste 20 %, og derfor er det vigtigt at prioritere for at være effektiv. Et vigtigt element, når man skal prioritere sin opgaver og tid er selvfølgelig at overveje, hvor vigtig en indkommen opgave er. Her begår langt de fleste den fejl, at de prioriterer opgaver efter om de haster eller ikke haster. I princippet er det ligegyldigt om en opgave haster. For hvis man laver en masse opgaver, der haster, men som ikke er vigtige, så spilder man sin tid. Det er derfor vigtigt, at du også inddeler dine opgaver efter, om de er vigtige eller ikke vigtige. En opgave, som er vigtig, bringer dig tættere på målet. Du skal stille dig selv spørgsmålet hver gang du får en opgave: Er det her en opgave der bringer mig tættere på målet eller ej? Opgaverne skal rangordnes, og løses ud fra en betragtning om, hvilke der bringer dig tættere på målet, hurtigst. 6

7 Brug Haster/Vigtig-modellen herunder eller udfyld prioriteringsskemaet, som du finder bagerst i bogen. Brug Haster/Vigtigt-modellen til at prioritere dine opgaver For uddybelse af modellen se René C. Larsens video om effektivitet: Effektivitet (1/4) > 7

8 2. Skab tid til det hele Du ved nu, hvilke opgaver der er vigtige for dig. Det næste skridt er at planlægge, hvordan du bruger din tid på den mest effektive måde. Vi har alle lige meget tid. Der findes desværre ikke nogen magisk trylleformular, der kan give dig mere tid. Og det ville såmænd næppe gøre en forskel, for opgaver har det med at udvide sig og optage den tid der er. Så det der er afgørende for os alle, er, hvordan vi bruger de timer, vi er tildelt. Er du allerede begyndt at prioritere din tid efter Haster/Vigtigt-modellen, så er du godt i gang. At få tid til det hele kræver en indsats i starten, men når analysearbejdet er overstået, handler det blot om at bruge dit resultat konstruktivt. 8

9 Sådan planlægger du effektivt din tid For mange ledere er hverdagen præget af møder afløst af andre møder. Det kniber med at nå at komme fra møde til møde, og det er svært at finde tiden til forberedelse. Alt for ofte blive du afbrudt eller skal tage stilling til en hastesag. Det betyder, at forberedelse tit er nærmest ikke-eksisterende. Det forklarer til dels, hvorfor så mange projekter strander eller ender med overskredne deadlines. Men hvordan slipper du ud af den onde spiral? Det handler om at være realistisk med din tid og dine opgaver, så du kan lægge en plan, der holder. Her får du fire trin til at planlægge din tid effektivt. 1: Find ud af hvor det går galt. For at finde ud af hvor det går galt, er du nødt til at vide, hvad du bruger din tid på. Sæt dig for i en periode (f.eks. en uge eller nogle repræsentative dage) at registrere, hvad du planlægger at bruge din tid på, og hvad du reelt bruger den på. Udfyld tidsplanlægningsskemaet sidst i bogen for at få et overblik over dit planlagte og faktiske tidsforbrug og registrer ting som: effektiv arbejdstid, tlf. samtaler, afbrydelser, forberedelse, hasteopgaver etc. Med registreringen kan du finde ud af: Om du når det planlagte. Hvor stor overensstemmelsen der er, mellem det du har planlagt og det, du reelt brugte tiden på. Hvor meget tid du bruger på ikke-planlagte opgaver. Hvor meget tid du bør sætte af hver dag til ikke-planlagte opgaver og på den måde lægge en tidsrealistisk plan. En god tommelfingerregel er aldrig at planlægge mere end 60 % af din tid. Forskning viser nemlig, at op mod 40 % af vores arbejdsdag går med uplanlagte opgaver. Tag derfor højde for dette i din planlægning. 9

10 2: Tidsbudget Ligesom i din privatøkonomi, skal du også lægge et budget for din tid, hvis du vil kunne planlægge effektivt: Hvilke udgifter (opgaver) og indtægter (tid) er der? Typisk vil der i løbet af en dag være møder og andre faste aftaler, du ikke selv kan planlægge. Sørg for at have styr på disse aftaler, og find ud af, hvor mange timer du reelt har at gøre godt med. Husk også at tage højde for 40 %-reglen fra punkt 1, i dit budget. Regnestykket herunder illustrerer reglen: En arbejdsuge på 40 timer svarer til 8 timer pr. dag. Hvis du trækker frokosten fra er der 7,5 time tilbage. Hvis du trækker 40 % fra dette, er der 4,5 times reel arbejdstid tilbage til at ordne opgaverne på din to-do-liste. Så, hvis du hver dag planlægger 6-7 timers arbejde, er det ikke så underligt, at din plan sjældent holder. 3: Lav en tidsrealistisk to do-liste En tidsrealistisk to do- liste afhænger af fire skridt: 1. Fastsæt en deadline. Planlægning, prioritering og ambitionsniveau afhænger af, hvornår du skal være færdig. 2. Hvor lang tid skal du bruge på opgaven? Er det en større opgave, kan du med fordel dele den op i mindre dele. 3. Vælg ambitionsniveau. Vælg en skala, brug f.eks. 1-5 eller 50 til 100 procent, så du hurtigt kan vise dig selv, hvor mange ressourcer du skal bruge på opgaven. Hvor godt skal det være, for at være godt nok? 4. Prioritering. Hvilke opgaver er det vigtigt at få lavet i dag? 4: Tag dig tid til planlægning du får den aldrig Hyppige indvendinger mod planlægning er, at det tager tid og at planer sjældent holder. Men det er intet imod, den tid det tager at slukke ildebrande, og igen og igen forsøge at genskabe overblikket. Undersøgelser viser, at du reducerer din udførelsestid betragteligt, når du har taget dig tid til at planlægge. 10

11 3. Husk aftaler og opgaver Vi har alle prøvet at tænke: "Det kan jeg godt huske," hvorefter vi få timer senere fuldstændigt har glemt alt om det dagen efter. Hvor lidt du end bryder sig om systemer og huskelister, så er faktum bare, at der er grænser for, hvor meget du kan huske. Vores "kvote" af opmærksomhed og evne til at træffe gode beslutninger, bliver relativt hurtigt opbrugt. Og det påvirker sandsynligvis også vores evne til at holde overblik (og huske vores aftaler). Der er ikke noget mere frustrerende end at glemme vigtige aftaler eller at mislykkes med en opgave, fordi du har glemt en lille, men vigtig, del af det store billede. For at undgå dette er det vigtigt at have et system, der opfanger alle dine vigtige opgaver, samler dem et sted og sørger for, at du ikke glemmer noget igen. Så gør dig selv den tjeneste at finde et system, der fungerer for dig. På næste sidefinder du et dusin gode huskeregler og tips, til hvordan du bruger en to do-liste på den mest effektive måde. 11

12 To do or not to do - Den gode to do-liste Vi er mange, der bruger to do-lister til at prioritere vores arbejdsopgaver og knappe tid. Men listerne er spild af tid, hvis vi ikke bruger dem rigtigt. Så, her får du 11 tips til hvordan du laver en effektiv to do-liste. 1. Vælg et system, der fungerer for dig Der er mange systemer og programmer at vælge imellem; software, onlinesystemer, eller den gode gamle papir-metode. Det vigtigste er, at det fungerer for dig. 2. Det skal være pænt og rart at bruge Jo mere systemet tiltaler dig, funktionelt som visuelt, desto større chance er der, for at du får det brugt. 3. Hav den altid ved hånden Du bør altid have din to do-liste liggende indenfor armslængde. Uanset om du er til møde, i bil, i bus eller derhjemme. Sørg for at fange alt, hvad du skal huske og få det ned på papir med det samme. Jo mere du går og husker på, jo langsommere og mindre handlekraftig bliver du. Alt imens du mister dit overblik. Brug evt. online værktøjer som Evernote, Wunderlist eller Trello til at holde styr på dine opgaver. De tre nævnte er alle gratis og synkroniserer mellem computer, smartphone og tablet, så du altid har adgang til din to do-liste. 4. Start med at tømme hjernen Begynd med at nedskrive alle de opgaver, du kan komme i tanke om. På dette stadie er det ikke vigtigt, at det er ordnet eller pænt. Hvis du har flere forskellige to do-lister, så sørg også for at tilføje dine to do's herfra også. 5. Opdel og organiser Når alt er samlet ét sted, skal du til at organisere dine opgaver i kategorier. Vælg kategorier, der giver mening for dine arbejdsrutiner. F.eks. arbejde og privat, projekter, vigtige opgaver osv. 6. Punktet skal være en fysisk handling 12

13 Så snart punktet på din liste ikke er en fysisk handling, bør du være på vagt. F.eks. hører Overvej kvaliteten af tilbuddet, ikke hjemme på en liste. Det burde hedde print tilbud eller spørg X om deres mening. 7. Punktet må ikke være et projekt Det er her, de fleste falder i. Projekter har deres egne særskilte projektplaner. Planlæg reception må ikke være et punkt på din liste. Det er et projekt, og kan måske være den overordnede titel på din liste, som indeholder punkter som ring til konferencecenter, bestil mad eller print program ud. 8. Rækkefølgen skal være udsagnsord, navneord og genstandsled Forkert: Printerpapir Korrekt: Hent printerpapir fra kælder Forkert: Husk rapport! Korrekt: Print rapport fra X computer. Det virker som banaliteter, men når du bliver øvet, betyder gennemsigtigheden af dine punkter, at du kan handle langt hurtigere på dine forskellige opgaver. 9. Hold den opdateret og aktuel Ryd op på din liste. Alt for ofte ser man folk sidde med huskelister, hvor halvdelen af opgaverne ligner en blanding mellem en naiv ønskeliste og en håndskreven kalender. Opgaver på en to doliste er opgaver, der skal kunne løses med det samme ikke en pseudokalender. 10. Planlæg tid ugentligt til at klare ikke-løste opgaver Opgaver med lav prioritet har det med at rykke længere og længere ned på listen, hvilket de også bør. Det kan dog betyde, at du ender med en lang liste med lav-prioritetsopgaver, der aldrig bliver løst. Planlæg derfor tid hver uge, hvor du tager hånd om dine uløste opgaver. 11. Vær fleksibel og villig til at ændre planen Din liste bør ikke være fastlåst. Efterhånden som dine projekter ændrer sig, bør din to do-liste følge med. 13

14 Hvis du vil vide mere Med denne e-bog har vi præsenteret et lille udsnit af de værktøjer og skabeloner, der er at finde på LederIndsigt.dk. Er effektivitet og optimering noget, du vil vide mere om, kan jeg anbefale dig at søge på effektivitet på LederIndsigt. Der dukker mange forskellige metoder op. Måske endda én der fungerer bedre for dig end disse tre. Hvem er LederIndsigt? LederIndsigt er dedikeret til at gøre det mere berigende at gå på arbejde og til at levere viden til ambitiøse business professionals, der gør en forskel. Det gør vi på forskellige måder: Viden De krav der stilles til både medarbejdere og ledere, ændrer sig hele tiden, og vil du følge med, er du nødt til at søge nye informationer og inspiration. LederIndsigts GRATIS videnbank MyWorld er det bedste sted at starte, når du vil holdes opdateret på viden om business og ledelse. Videndeling Til ledergrupper og virksomheder tilbyder vi MyCompany, der er et enkelt videndelingsværktøj, der hjælper jer med at holde overblikket og undgå dobbeltarbejde. Sparring Med MyCommunity bringer vi de bedste eksperter tæt på dig. Meld dig ind i de communities, der er relevante for dig, og få svar på dine spørgsmål. Både fra andre brugere og fra vores tilknyttede eksperter. 14

15 Ressourcer HASTER/VIGTIGT-MODELLEN Haster Haster ikke Vigtigt Ikke vigtigt 15

16 PRIORITERINGSSKEMA UGE NR. GENEREL EL. OPDELT I FÅ BESTEMTE NAVN ARBEJDSOMRÅDER: Vigtigt Anslå Ikke vigtigt Opgaver tid Haster Haster Haster Haster ikke ikke 16

17 TIDSREGNSKAB Dit navn Dato: Planlagt opgave Forventet tidsforbrug Faktisk opgave Faktisk tidsforbrug I alt 17