LiveCall Brugervejledning version 1.1

Transkript

1 LiveCall Brugervejledning version 1.1

2 Indhold Indhold Introduktion til LiveCall Det virtuelle omstillingsbord Info om indkommende kald Kollegaoverblikket Kollegadetaljerne Systeminformationen Kaldshåndtering Besvare og afvise Trække og sætte på hold Viderestille Kontaktlisten Andre indstillinger

3 1. Introduktion til LiveCall LiveCall er et virtuelt omstillingsbord, der giver let og overskuelig adgang til avanceret opkalds-håndtering et ideelt værktøj til moderne varetagelse af sekretær-funktioner. Når LiveCall er installeret 1 åbnes applikationen ved at dobbeltklikke på LiveCall-ikonet på dit skrivebord. LiveCalls omstillingsbord åbner nu og programmet indhenter og opdaterer automatisk kontakt- og tilgængeligheds-informationer fra dit telefonsystem. 2. Det virtuelle omstillingsbord LiveCalls virtuelle omstillingsbord er visuelt inddelt i fire skærmområder: 1. Info om indkommende kald (øverst til venstre) 2. Kollegaoverblik (nederst til venstre) 3. Kollegadetaljer (midten til højre) 4. Systeminformation (nederst til højre) Disse elementer beskrives i de følgende fire afsnit. 1 Se LiveCall installationsvejledning på under Support - 2 -

4 2.1. Info om indkommende kald Dette felt indeholder tilgængelig information om de numre der ringer ind. I det viste eksempel fremgår det, at har ringet ind. Det automatiske opslag 2 viser at nummeret er registret hos brugeren Mikkel på adressen Bådehavnsgade 2, København SV. I højre side kommer informationer om, hvem i første omgang har forsøgt at ringe til. I Skærmbilledet ovenfor fremgår det, at der er tale om et direkte kald til det nummer LiveCall-klienten er oprettet med. Er LiveCall integreret med Firstcoms IVR-produkter (PBXOnline eller FirstIVR) i en samlet telefoniløsning, vil dette felt også kunne beskrive hvilken telefon-kø kaldet kommer ind igennem Kollegaoverblikket Dette felt giver receptionisten mulighed for hurtigt at behandle det indkommende kald på den mest passende måde. Kollegaoverblikket giver en række praktiske oplysninger om de enkelte kollegers status. Der findes følgende muligheder: Tilgængelig Ringer Optaget på IP-telefonen Optaget på mobiltelefonen 3 I møde ifølge MS-outlook 4 Statusinformationerne for dine kolleger opdateres naturligvis løbende. 2 LiveCall slår nummeret op mod Krak/Eniros nummerdatabase 3 Forudsætter at vedkommende har sit mobilabonnement hos Firstcom 4 Forudsætter at vedkommende har tilkøbt og installeret MS-outlook integrationssoftware fra Firstcom - 3 -

5 2.3. Kollegadetaljerne Dette felt beskriver de detaljerede kontaktoplysninger for den person, der er markeret i kollegaoverblikket. Eksempelvis vil et indgående kald til Rune Bennike resultere i, at du automatisk kan se detaljerne på Rune Bennike herunder: Telefonnumre, mail-adresse, afdeling, samt særlige kommentarer som f.eks. vil kun have telefonbeskeder via SMS. Fra kollegadeltaljerne kan du desuden ringe op (genvej F4 & F6) og viderestille (genvej F5 og F7) til den enkelte kollagas fastnet- eller mobiltelefon samt sende mail (genvej F9) og sms (genvej F9) til vedkommende. Vælger du at sende en mail eller en sms åbnes automatisk en tekst-editor hvor informationerne fra det indgående kald indsættes Systeminformationen Dette felt består af tre faneblade: Køer, Hændelser og Aftaler. Under Køer findes et overblik over hvor mange ventende der sidder i kø. Under Hændelser ses en kaldslog for dagen. Under Aftaler ses aftaleoverskrifter- og tidspunkter for eventuelle MS-Outlook-aftaler for den person, der er markeret i kollegaoverblikket

6 3. Kaldshåndtering Med de fire knapper i det øverste venstre hjørne af det virtuelle omstillingsbord, kan du håndtere indgående opkald Besvare og afvise For at besvare et indgående opkald klikkes blot på knappen Besvar Opkald eller F1 på tastaturet. For at afvise et opkald klikkes på Afvis Opkald eller Esc på tastaturet. Vedkommende der ringer ind vil herefter høre din telefons optaget-besked Trække og sætte på hold Når telefonen ringer hos en af dine kolleger, kan du se det i kollegaoverblikket (se afsnit 2.2). Er kollegaen ikke til stede, kan du vælge at trække opkaldet over til dig selv ved at klikke på knappen Træk Opkald eller F2 på tastaturet. Læg mærke til at du og kollegaen skal være i samme træk-gruppe for at dette fungerer. Ønsker du at sætte et modtaget opkald på hold klik på Sæt På Hold eller F3 på tastaturet. Vedkommende der ringer ind vil høre ventemusik indtil kaldet genoptages ved tryk på Sæt På Hold eller F3 på tastaturet Viderestille Du kan foretage to typer viderestilling gennem LiveCall direkte viderestilling og adviseret viderestilling. For at foretage en direkte viderestilling af et indgående kald, vælger du blot den kollega der skal viderestilles til i kollegaoverblikket. For at viderestille til kollegaens fastnettelefon klikker du på den Viderestil-knap der er ud for kollegaens fastnetnummer under kollegadetaljerne eller på F5 på tastaturet. For at viderestille til kollegaens mobiltelefon klikker du på den Viderestil-knap der er ud for kollegaens mobilnummer under kollegadetaljerne eller F7 på tastaturet. For at foretage en adviseret viderestilling af et indgående kald vælger du blot den kollega, der skal viderestilles til i kollegaoverblikket. Ring op til vedkommende ved hjælp af knapperne under kollegadetaljerne. Idet du ringer op til din kollega åbnes et lille vindue foran det virtuelle omstillingsbord. Du kan nu advisere vedkommende om det indgående kald og herefter overføre kaldet ved at trykke på Ja i det lille vindue. 4. Kontaktlisten Skal du oprette nye kontakter eller foretage ændringer i de eksisterende kan du med fordel benytte LiveCalls Kontaktliste Editor. Højreklik på LiveCall-ikonet i nederste højre hjørne af skærmen og vælg Åben Kontaktliste Editor. Følg instruktionerne i Kontaktliste Editoren for at oprette, slette og ændre kontakter

7 5. Andre indstillinger Højreklikker du på LiveCall-ikonet i nederste højre hjørne af skærmen kan du åbne et vindue med Indstillinger for LiveCall. I dette vindue kan du skifte licensnøgle, vælge om LiveCall skal åbne og lægge sig foran andre vinduer når der er aktivitet på telefonen (PopUp Funktion), samt vælge om Livecall skal starte i maksimeret vindue. Du kan desuden indtaste specifikationer for den -adresse der afsender eventuelle telefonbeskeder og vælge hvilken afsender, der skal stå i telefonbeskeder, der sendes via sms