Virksomhedsplan 2015 VEJEN FORSYNING A/S

Transkript

1 Virksomhedsplan 2015 VEJEN FORSYNING A/S

2 Indholdsfortegnelse Indhold 1. Forord Selskabsstiftelse Rammerne Implementering af ejerstrategi Selskabsstruktur og organisation Visioner Ejer og bestyrelsesseminar Benchmarking Hvad nåede vi I 2014? Sikker drift Attraktiv arbejdsplads Aktiv medspiller Generelt Gennemførte anlægsprojekter Hvad skal vi nå i 2015? Sikker drift Attraktiv arbejdsplads Aktiv medspiller Generelt Mål og indsatser Fakta om virksomheden Årshjul

3 Forord 1. FORORD Med virksomhedsplanen for Vejen Forsyning A/S vil vi gerne belyse, hvordan vi arbejder med vores kerneprocesser, som er vand og spildevand. Du kan ligeledes læse om, hvad der er sket det seneste år, og hvad vi har planlagt at arbejde med i Den nuværende bestyrelse tiltrådte i starten af Bestyrelsen består af 9 medlemmer - 5 medlemmer er udpeget af byrådet, 2 medlemmer er valgt af forbrugerne og 2 medlemmer er valgt af medarbejderne. I løbet af år 2014 har bestyrelsen arbejdet med strategi og målsætninger for de kommende 4 år. I 2015 vil der især være fokus på målsætninger og indsatser, og medarbejderne vil blive inddraget i langt større grad end tidligere. Indsatserne skal være med til, at sikre opfyldelse af bestyrelsens overordnede strategi og vedtagne målsætninger. Verden er i konstant forandring og vi gør alt hvad vi kan for at tilpasse os, både når det gælder selve organisationen, men også med tilpasning af kloaksystemet i forbindelse med klimaændringer og ved konstant, at opretholde en vandforsyning med rigelig drikkevand af høj kvalitet. Vi har et stort ønske om at virksomheden kan samles på én adresse, og dette forventes der er afklaring på i løbet af bliver igen et spændende og travlt år. Kjeld Møller Christensen Adm. direktør 3

4 Selskabsstiftelse 2. SELSKABSSTIFTELSE Vejen Forsyning A/S omfatter tre områder: - Renseanlæg - Spildevand - Vand Derudover varetages administration af tømningsordning. Selskabet er etableret 1. januar 2010 og ejes af Vejen Kommune. 2.1 Rammerne Vejen Kommunes byråd har vedtaget en ejer strategi, der beskriver den overordnede strategi for Selskabets virke og hvordan Selskabet skal udvikle sig. - Selskabet skal sikre en vand- og spildevandsforsyning i Vejen Kommune af høj sundheds- og miljømæssig kvalitet, som tager hensyn til forsyningssikkerhed og naturen, og drives på en effektiv måde, der er gennemskuelig for forbrugerne. - Selskabet skal varetage dets vand- og spildevandsforsyningsvirksomhed inden for rammerne af den til enhver tid gældende vand- og spildevandsforsyningsplan i Vejen Kommune. - Selskabet skal være en vigtig medspiller i forbindelse med løsning af tværgående kommunale opgaver, for eksempel ved udstykninger og byggemodninger. - Selskabet skal inden for lovens rammer deltage i gennemførelse af miljømålene i vandrammedirektivet, og have et højt niveau for forsyningssikkerhed og service. - Selskabet skal sikre at de værdier, der er i Selskabet, bevares for eftertiden. 4

5 Vejen Kommune har myndighedsrollen i forhold til Selskabet Det er byrådet, der vedtager den overordnede planlægning i form af spildevandsplan og vandforsyningsplan. Det er ligeledes byrådet der gennemfører ekspropriationer ved erhvervelse af arealrettigheder til forsyningens anlæg. Rammerne for Vejen Forsyning A/S og de tre datterselskaber fremgår af nedenstående figur, hvor der overordnet er sat rammer fra EU og Staten, fra Vejen Kommune og intern gennem selskabets retningslinjer, politikker og strategier og procedurer. EU og nationale EU-direktiver: Vandrammedirektiv Udbudsdirektiv Kommunale Miljømålslov Vandsektor - loven Årsregnskabs - loven Selskabs - loven Finansiel strategi Ejer strategi Miljøprofil Fødevarepolitik Selskabet Kommunikations strategi Intern overvågning Forretningsgange Betalings - strategi Takstpolitik Forvaltnings - loven Selskabsvedtægter Retningslinjer Personalehåndbog Offentlig hedsloven Vandforsynings - plan Spildevands - plan Prisloft Benchmarking Statens Vandog Naturplaner 5

6 Ejerstrategi 3. IMPLEMENTERING AF EJERSTRATEGI Ejerstrategien er revideret og godkendt af Byrådet den 8. oktober Vejen Kommune ønsker med ejerstrategien at sikre, at Vejen Forsyning varetager Vejen Kommunes interesser, kommunens målsætninger for selskabet, herunder de politiske og strukturelle rammer for udvikling og drift. For at sikre implementering af ejer strategien er der udarbejdet retningslinjer for følgende: Service over for kunderne Indsatsen for beskyttelse af drikkevandet Klimatilpasning af det samlede afløbssystem Energieffektivisering Indkøbskontrolprogram Kommunikation Forsikringsdækning af selskabets aktiver Retningslinjerne er udarbejdet og godkendt af bestyrelsen den 29. november

7 Struktur og organisation 4. SELSKABSSTRUKTUR OG ORGANISATION Vejen Forsyning A/S fungerer som holdingselskab og som serviceselskab. Derudover er der tre datterselskaber: Vejen Vand A/S Vejen Renseanlæg A/S Vejen Spildevand A/S Vejen Forsyning A/S ejes 100 pct. af Vejen Kommune - selskabet drives privatretligt efter selskabsloven og årsregnskabsloven. Vejen Forsyning A/S ejer de tre datterselskaber, og er ligeledes underlagt forsyningslovene inden for vand og spildevand. Alle medarbejdere og ledere er ansat i holdingselskabet Vejen Forsyning A/S. Selskabsstrukturen ser ud som følgende: 7

8 Vejen Forsynings daglige ledelse varetages af direktøren og chefgruppen. Vejen Forsynings organisation understøtter vores strategiske målsætninger, visioner og værdier, og gør det muligt, at arbejde fokuseret med tværgående samarbejde og fælles drifts- og administrative funktioner. Vi har en flad organisation, med få mellemledere, hvor en høj grad af beslutninger og ansvar m.v. ligger hos den enkelte medarbejder. Organisationen er dynamisk og i konstant udvikling, hvilket medfører, at organisationsdiagrammet ændres indimellem. Organisationen understøtter: Innovation af produkter, services og forretningsområder Stærkere koordineret fokus på miljø og klima Større udnyttelsesgrad og stærkere samarbejde Udvikling af kultur og kompetence ved medarbejdere Realisering af målet om at blive kåret i top 5 i Danmarks Bedste Arbejdsplads Fokus på ledelsessystem 8

9 Visioner 5. VISIONER Vejen Forsyning har fokus på sikker drift til gavn for kunderne. Det betyder vand og rensning af høj kvalitet til en bæredygtig pris. Vejen Forsyning er en aktiv medspiller for kunderne, for kommunen og for branchen. Vi bidrager positivt til at løse opgaver, hvor vand og spildevand spiller en rolle. Vejen Forsyning er en attraktiv og professionel virksomhed med fokus på faglighed, personlig udvikling og et godt arbejdsmiljø. 9

10 Ejer og bestyrelsesseminar 6. EJER OG BESTYRELSESSEMINAR Byrådet der tiltrådte januar 2014 har afholdt ejer seminar. Vigtige temaer for ejeren: Visioner og mål: Der er tilfredshed med de eksisterende visioner og mål for Vejen Forsyning. Klima og miljø: Der udarbejdes målsætninger på området på baggrund af fordele og ulemper ved forskellige niveauer af miljøtiltag. Erhvervsudvikling: Vejen Forsyning skal understøtte Vejen kommune i erhvervsudviklingen. Effektivitet og investeringer: Vejen Forsyning skal ikke nødvendigvis være et frontselskab i forhold til effektiv drift, men skal altid anvende sund fornuft. Samarbejde og fusion: Fokus skal være på samarbejde/fusion internt i kommunen med mindre vandselskaber og værdiskabende samarbejder med andre forsyningsselskaber inden for forsyningens kerneområder. Ejerstrategi: Fokus på branding af Vejen Forsyning blandt andet gennem øget fokus på kommunikationsstrategi. Bestyrelse har afholdt introduktions- og strategiseminar. På seminariet blev selskabets sundhedstilstand gennemgået på baggrund af, hvordan selskabet placerer sig i benchmarking med andre selskaber. Vejen Forsyning placerer sig generelt midt i benchmarkingen. Dog er der på tværs af vand og spild en tendens til lavere omkostninger til distribution, men til gengæld højere omkostninger til produktion. Selskabet har et meget lavt sygefravær blandt medarbejderne. Yderligere blev selskabets styrker, svagheder, muligheder og trusler diskuteret og gennemgået. Herunder var der mulighed for at stille spørgsmål til selskabets ledelse. Fokus var her på rekruttering og fastholdelse af kvalificerede medarbejdere i selskabet. Derudover blev der diskuteret målsætninger for den kommende strategiperiode. Her blev der taget udgangspunkt i de eksisterende målsætninger samt tilføjet målsætninger om samarbejde med vandforsyningsselskaber inden for Vejen Kommune og samarbejde med Vejen Kommune om erhvervsudviklingen i kommunen. Derudover blev der opstillet enkelte delmål og indsatser som en start på strategitræets første gren. Se afsnit om mål og indsatser på side

11 Benchmarking 7. BENCHMARKING 2014 (Tal fra 2013). Benchmarking 2014 er det tredje år vi er med i Danva s benchmarking. Datagrundlaget er blevet meget bedre, det er dog stadig et problem, at benchmarking først er færdig om efteråret. Det vil sige, at resultatet af benchmarkingen først kan benyttes til strategiplanlægning Vi har på den baggrund besluttet, at udarbejde en anden benchmarking i samarbejde med 3-5 andre selskaber. Det vil medføre, at vi får mulighed for, at benytte de nyeste data i efterfølgende års målsætninger. Vi kalder det BLUE: Derudover fortsætter vi med benchmarking i netværksgruppen Den Jyske Akse, hvor driftscheferne fra de 10 selskaber, der er med i gruppen, er drivkræfterne. 11

12 HVAD NÅEDE VI I 2014? 8.1 Sikker Drift Vejen Spildevand Klimatilpasning - oversvømmelseskort Intelligent kloak sanering, ISK 3 års detail planer er godt på vej Betalingsvedtægt er revideret Vejen Vand Installation af fjernaflæste målere Implementering af ISO igangsat Fokus på kildepladser, kapacitetsvurdering mv. er igangsat Renoveringsplan for ledningsnet Vejen Renseanlæg Plan for nedlægning af renseanlæg Betalingsvedtægt er revideret 8.2 Attraktiv arbejdsplads Fælles værdisæt løbende opfølgning En tiendeplads i Danmarks Bedste Arbejdsplads Funktionsbeskrivelser til alle medarbejdere og ledere Lederudvikling Samling af virksomhed, beslutning er truffet 12

13 8.3 Aktiv medspillder Kommunikationsstrategi Deltagelse i netværk, flertallet er med Medlemskab af Udvikling Vejen Medlemskab af Danish Food Cluster Udvikling af samarbejdet med Vejen Kommune igangsat 8.4 Generelt Energieffektiviseringsgruppe har nået 16 % Benchmarking 2014 Finansiel strategi revideret Indtægtskontrol arbejdes der stadig på Ledelsessystem Styr på opgaverne er implementeret Ledelsesinformation i drift Dagsorden system Ditmer er taget i brug Målstyring og indsatsplan udarbejdet Tiltag til bedre projektstyring Ny hjemmeside 8.5 Gennemførte anlægsprojekter Bassin på Engvej startet Renovering af procestank på Holsted renseanlæg Brørup Renseanlæg forbehandling Kloakering åbent land, Mikkelborg Separering Stenderup Øst Ny indløbspumpe Vejen renseanlæg Mikkelborg renseanlæg nedlagt Byggemodning Vestermarksvej Varmeanlæg Vejen renseanlæg (varme fra spildevand) 13

14 HVAD SKAL VI NÅ I 2015? 9.1 Sikker drift Vejen Spildevand 3 års detail planer Struktur for renseanlæg, regnvandsanlæg, regnvandsbetingede udløb, renoveringsplan, LAR Eksisterende viden gøres tilgængelig, blandt andet TV-server Plan for yderligere behov for viden Bi-måler (procesvand) Beregningsmodeller for hovedbyer Vejen Vand Implementing af ISO Fokus på kildepladser, kapacitetsvurdering mv. Ledningsrenoveringsplan 10-årig Strategi for sammenlægninger Revidering af vandforsyningsregulativ 9.2 Attraktiv arbejdsplads Lederudvikling løbende Opfølgning på fælles værdisæt Trivselsundersøgelse Målstyring for de enkelte team Fokus på arbejdsmiljø 14

15 9.3 Aktiv medspiller Udvikling af samarbejdet med Vejen kommune Synliggørelse via hjemmeside, papirmedier, arrangementer, årsplan og skiltning Deltagelse i eller tage initiativ til netværk inden for relevante fagområder Fastlæggelse af serviceniveau/kundepolitik 9.4 Generelt Reduktion af elforbrug Indtægtskontrol Måling af effektiviteten af ledelsessystemet Styr på opgaverne IT-vedligeholdelsessystem - drift 15

16 Vejen Forsyning a-s Mål og indsatser 10. MÅL OG INDSATSER 2015:

17 Vejen Forsyning a-s

18 Vejen Forsyning a-s

19 Vejen Forsyning a-s

20 Vejen Forsyning a-s Ledelsesinformation Mål og indsatser vil blive visualiseret i vores BI-system (Business Intelligence), hvor det også er muligt at fastlægge KPI. BI-systemet skal videreudvikles i 2015, så systemet også omfatter drifts data mv. Der vil blive udarbejdet en speciel platform til brug for bestyrelsen. Integreret ledelsessystem Vejen Forsyning A/S har i 2014 konsolideret selskabets opgaveløsning yderligere med fokus på blandt andet: Gennemgang af opgaver, ressourceforbrug og mål for de enkelte opgaver. Optimering og beskrivelse af processer og arbejdsgange på tværs af selskabets opgaver. Forankring af processer og arbejdsgange i organisationen gennem klart ejerskab og klarhed om rolle- og ansvarsfordelinger. Fastlæggelse af resultatmål og standardrapporter i ledelsessystemet, så der kan ske løbende opfølgning på opgaveløsningen. Justering af selskabets årskalender, så der sondres klart mellem styringskritiske aktiviteter og deadlines samt øvrige aktiviteter. Vi forventer, at Vejen Vand A/S bliver certificeret efter ISO , som er en international standard for fødevaresikkerhed. Vores fødevarekunder efterspørger denne certificering, der forventes udført i 2. kvartal Det er vigtigt, at indførslen af et integreret ledelsessystem er tæt forbundet med og kan sikre de ønskede certificeringer.

21 Vejen Forsyning a-s Fakta om virksomheden 11. FAKTA OM VIRKSOMHEDEN Vi aftager ca. 1,9 mio. m 3 spildevand om året fra ca brugere af vores spildevandssystem - både private og virksomheder. Spildevandet renses på et af de 9 renseanlæg, inden vandet ledes til recipienten. Vi leverer årligt ca. 0,83 mio. m 3 vand til kunder - både private og virksomheder inden for vores forsyningsområde. Vandet leveres fra Østre Vandværk eller Vestre Vandværk. Vi omsætter for ca. 76 mio. kroner om året. Fordelt med henholdsvis 42 på spildevand, 24 på renseanlæg og 9,5 på vand. Vi er 29 ansatte (28 i 2014) fordelt med henholdsvis 10 kvinder og 19 mænd, og med en gennemsnitsalder på 48,5. Aldersfordeling

22 Vejen Forsyning a-s Vi har en bestyrelsen bestående af 9 medlemmer - fem medlemmer er udpeget af og blandt Vejen Byråds medlemmer, to medlemmer er valgt af forbrugerne og to medlemmer er valgt af medarbejderne. Bestyrelsen består af Benny Jensen (formand), Tommy R. Nielsen, Jørgen Bruun, Bodil Staal, Anni Grimm, Morten Øland (forbrugervalgt), Hardy Høll Nielsen (forbrugervalgt), Søren Boisen (medarbejdervalgt) og Pernille Brøkner (medarbejdervalgt). Vi efterlever vores værdier naturligt i hverdagen i samspil med andre og hinanden. Vores værdier er: Vi er nyskabende Vi er faglige Vi er ordentlige Nyskabende: I Vejen Forsyning spørger vi altid os selv, om tingene kan gøres på en ny måde. Det giver bedre løsninger for kunderne, højere effektivitet og mere stolthed hos den enkelte og i virksomheden. Vejen Forsyning går aldrig i stå. Faglige: I Vejen Forsyning er fagligheden i højsædet. Vi vælger bæredygtige løsninger, både miljømæssigt, håndværksmæssigt og økonomisk. Vi udvikler hele tiden hinandens og virksomhedens kompetencer. Vejen Forsyning omsætter viden til handling. Ordentlige: Troværdighed er nøgleord for Vejen Forsyning. Kunder, samarbejdspartnere og kolleger kan stole på os, og vi udviser tillid og respekt for andre og hinanden. Vi vægter et godt samarbejde og møder med et smil på læben. Vejen Forsyning har orden i tingene. Vi er i 2014 med i top 10 listen af Danmarks Bedste Mindre Arbejdsplads. Det er ikke en tilfældighed men noget vi arbejder målrettet efter. Resultatet afspejler sig i et lavt sygefravær på 1,5 %.

23 Årshjul Vejen Forsyning a-s 12. Årshjul Vores årshjul giver et overblik over de tilbagevendende og centrale begivenheder gennem året. Årshjulet fungerer som en rettesnor for planlægningen af vores arbejde, og gør det muligt for medarbejder, ledere, bestyrelsesmedlemmer og myndighed, at orientere sig om de begivenheder, der foregår i hele organisationen.

24 Vejen Forsyning a-s