Referat af bestyrelsesmøde i Vuggestuen Hobbitten. Mandag den 27. august 2012 kl

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Vuggestuen Hobbitten Mandag den 27. august 2012 kl Fra bestyrelsen: Nana Winther, Louise Jacobi, Malene Jensen, Camilla Lauritsen (suppl.), Stine Underlien (suppl.), Stine Munk (suppl.) Fra institutionen: Ikke til stede: Miriam Brask (pædagog), Ayse Dogan (pædagog), Charlotte Hansen, souschef og Søren Krogh Mineka, leder. Jimmy Bratejka, Casper Fabrin, Dagsorden: Pkt. 1: Pkt. 2: Pkt. 3: Camilla Lauritsen vælges som referent. Referatet fra den 11. juni 2012 blev gennemgået, en enkelt stavefejl bliver rettet, ellers godkendt uden bemærkninger. Stine Underlien har købt hus på Fyn og fratræder derfor sin suppleant post i efteråret. Camilla Lauritsen har købt hus i Haslev og fratræder derfor sin suppleant post d. 15/9. Nana informerede omkring sommerfesten der er planlagt til fredag d. 31/8. Der har været lav tilslutning indtil videre, hvilket kan skyldes den korte frist. Charlotte mente nogle forældre skulle mindes om at aflevere sedlen. En del personale kunne heller ikke deltage pga. den korte frist og det var de pågældende generelt kede af. Nana informerede kort omkring trivselsundersøgelsen hvilket hørte til punkt 9. Pkt. 4 Da Camilla Lauritsen udtræder af bestyrelsen er der behov for ny repræsentant til bestyrelsesplatformen. Malene Jensen meldte sig til posten. Næste møde er den 4/9 i Hobittens lokaler, Camilla vil informere Malene om de nærmere detaljer. Pkt. 5 Stine U. har undersøgt forskellige muligheder for støjdæmpning i de midlertidige lokaler til de anneks børn der er hjemme. Der blev foreslået madrasser og skærmvægge suppleret med økologisk brandhæmmende spray for sikkerhedsskyld. Der var generel enighed om at

2 situationen var helt uholdbar for både personale og børn. Miriam og Ayse indvilligede i at sørge for der blev indkøbt støjdæmpende madrasser eller vægge. Der blev bevilliget et budget på kr. og personalet har frie hænder inden for ovenstående rammer til at finde den optimale mix af madrasser / vægge. Personalet blev opfordret til at snakke løsninger igennem med Stine U. der har gjort et stykke arbejde i at undersøge de sikkerhedsmæssige aspekter. Søren informerede endvidere at det er planlagt at der skal måles på støjniveauet i de nye lokaler når indflytningen er helt gennemført, således at man undgår problemer fremadrettet. Pkt. 6 Søren fremlagde forventet resultat for regnskabsåret 2012 baseret på ultimo juli. Forventet resultat er et overskud på I dette beløb var der ikke taget højde for yderligere vikartimer, refusion af bus og indflytningsudgifter som Hobitten skal afholde. Indeholdt i beløbet er som er overførelse fra sidste år. Bestyrelsen drøftede kort mulighederne for anvendelse af overskuddet. Der var enighed om at vi skulle længere frem på året før et evt. overskud kunne vurderes, særligt med henblik på uforudsete omkostninger til flytning. Der blev spurgt ind til saldobalancen. Louise bemærkede at det var meget få penge der var brugt på pædagogiske materialer. Personalet har stuebudget, men de har ikke brugt så meget i år, da de gerne vil holde igen til efter de er flyttet i nye lokaler. Søren var ikke klar over hvad beløbene i saldobalancen bestod af og Camilla spurgte til underliggende kontokort, Søren var ikke i besiddelse af disse. Det er generelt svært for bestyrelsen at læse regnskab og saldo balance når de ikke er i besiddelse af kontokort. Det blev aftalt at Camilla ringede til Preben fra DDI angående følgende spørgsmål der ikke kunne klarlægges på mødet; Hvad indeholder posten diverse / udflugter på TKR 180 Hvad indeholder posten kontorholdudgifter TKR 25 Hvad indeholder bestyrelsesarbejde TKR 4 Hvad indeholder posten engangsservice / Bleer på TKR 42 Har vi en kassekredit på TKR 650 (således som det er oplyst i saldobalancen) og betaler vi rente af denne Der blev talt om værdien af budgetter. Som Preben oplyste til regnskabsmødet er budget kolonnen i saldobalancen af begrænset værdi, idet det er en systemmæssig gennemsnitsbetragtning. Søren blev opfordret til at gå mere ind i budgetplanlægning, idet bestyrelsen ønskede at være i stand til at være mere informeret omkring økonomien. Det blev aftalt at budget for 2013 skulle udarbejdes med udgangspunkt i opstillingen i saldobalancen. Budgettet skal gennemgås af bestyrelsen og drøftelser om økonomien skal kunne tage udgangspunkt i de enkelte poster. Camilla informerede alle om at huske på at afvigelser på de enkelte poster ofte vil ske, og at man ved budgetopfølgning kan drøfte disse

3 afvigelser og dermed bidrage til dybere forståelse af økonomien i institutionen og af det årlige regnskab som bestyrelsen skriver under på. Søren blev bedt om at redegøre for lønsumsopgørelsens bestanddele, herunder de budgetmæssige forudsætninger for beregnet belægningskorrektion og forventet mindre forbrug. DDI udarbejder disse opgørelser og Søren var ikke sikker på konstruktionen. Det blev aftalt at Camilla skal kontakte Preben og få forklaret grundprincipperne i lønsumsopgørelsen og videreformidle dette til bestyrelsen. Bestyrelsen indskærpet at det var en prioritet at have nok personale, særligt fastansatte. Sommerens mangel på hænder har været løst med vikarer. Ayse synes det havde været godt med de mange vikarer, dog er det aldrig nemt med nye folk hver dag. Personalet havde prioriteret at vikarerne, hvor det var muligt, overtog de opgaver som ikke var med børnekontakt for bedst muligt at skabe stabilitet for børnene. Bestyrelsen bifaldt denne prioritering. Der har været mange udmeldinger på det seneste, dog har der også været forældre der ringet og fortrudt at de har meldt børnene ud. Det er lovpligtigt at institutioner ikke må forsikre børnene længere, Søren vil hurtigst muligt undersøge dette, og få informationen ud til alle forældrene så alle børnene kan være forsikret behørigt. NB: Forsikringen ophører pr. 31/ det er vigtigt at alle forældre sørger for deres børn er forsikret efter denne dato. Pkt. 7 Byggeriet skrider hastigt frem. Desværre er liggehallen blev placeret for langt fremme så problemet med manglende pergola er nu meget stort. Afslutningen af byggeriet er rykket til november. Information til forældrene angående færdiggørelse af byggeriet medtages i næste nyhedsbrev. Der er sket misforståelser mellem arkitekten og vuggestuens ledelse, som har medført at Toilet/puslerum i vuggestuerne er lavet for store, hvilket tager plads fra det almindelige vuggestuerum. Pkt. 8 Angående legepladsen har økonomien længe været et stort problem. Søren kunne informere at kommunen har bevilliget ekstra til legepladsen. Alle var meget lettede over udsigten til at kunne få en tilfredsstillende legeplads, dog var der enighed om at huske at der altid er uforudsete udgifter ved en flytning. Hobitten har fået diverse inventar fra Molvitten; 3 gode pusleborde, en ovn (her må fagfolk vurdere om den opfylder Hobittens behov) og nogle kontorstole.

4 Tilbud fra Dica og Uniqa blev gennemgået. Generelt rigtig gode løsninger begge 2. Det blev besluttet at arbejde videre med Uniqa. Der blev talt om Anneksets legeplads, bl.a. om muligheden for forældre arbejdsdag der kunne gøres meget for at gøre den mere attraktiv. Det blev understreget at for en sikkerheds skyld skal investeringer til anneksets legeplads være flytbare. Angående Annekset, Søren informerede at de 2 anneks grupper opretholdes en tid endnu. Personalet har arbejdet i grupper omkring mulige måder at inddrage annekset på fremover. De er kommet frem til syv forslag. Der er indkaldt en pædagogisk konsulent som vil arbejde videre sammen med personalet omkring de pædagogiske overvejelser omkring skift i hverdagen, børnenes alder etc. Alle modeller tages under overvejelse, det er vigtigt for personale at alle bliver hørt i processen. Omkring den nye børnehavelegeplads har der længe været bekymring fra bestyrelsen og ledelsen angående hvilke økonomiske muligheder vi har til at gøre legepladsen god. Uniqa havde ved tilbudsgivning ytret at legepladsen har meget potentiale for relativt få midler. Bestyrelsen blev enige om at legepladsen vil være en høj prioritet også økonomisk. NB Note efter bestyrelsesmødet: Da Uniqa ikke har en samarbejdsaftale med Roskilde kommune må Hobitten ikke benytte sig af Uniqa s tilbud. Pkt. 9 Nana informerede om at trivselsundersøgelsen blev igangsat d. 23/8, fristen for udfyldelse af skemaet er d. 4/9. Charlotte følte hun manglede nuancer idet det kun er ja/nej svar med mulighed for at skrive kommentarer. Hun ville gerne have haft en mulighed for 1 5 svar. Ifølge Nana anbefalede DDI ja/nej med mulighed for kommentarer frem for 1 5 svar idet det skulle give bedre incitament for udfylder at uddybe sine holdninger under kommentarfeltet. Bestyrelsen indstillede til at personalet blev opfordret til i videst muligt omfang at anvende kommentarfeltet. Selve analysen af undersøgelsen udarbejdes af DDI som herefter præsenterer resultatet for Nana. Efter fremlæggelsen bliver der taget stilling til videre handling og generel evaluering af processen. Pkt. 10 Nana vil tage kontakt til busselskabet angående deres krav og høre om der kan forhandles. Desværre er indholdet af Kagans mail blevet misforstået. Der var enighed om at alle aftaler fremover skal være meget klare og på skrift. Der skal foreligge en skriftlig aftale underskreven af begge parter hurtigst muligt.

5 Fremtidige løsninger blev diskuteret. Bestyrelsen har ikke været glade for busselskabets håndtering af sagen og deres generelle holdning. Pkt. 11 Nana og Stine U. vil opdatere kostpolitikken og det hæfte som udleveres til forældre. Der opfordres til i stikordsfom at have nogle meget klare regler som alle kan huske / have stående på tavle / internet. Stine U. foreslog man delte gode opskrifter på hjemmesiden. Det blev foreslået at man frabeder sig gaver børnene imellem ved fødselsdage. Ønsker man at give gaver skal det gøres uden for institutionen, hver stue sørger selv for gaver. Pkt. 12 Festudvalget holder møde d. 28/8 Der var ønske om at man holdt julefest Pkt. 13 Generelt trænger hjemmesiden til en gennemgang og opdatering. Louise foreslog man benyttede sig af en mailingliste til forældrene. Det ville være til gavn for både forældre og personalet som bruger meget tid på distribuering af informationssedler. Bestyrelsen blev enig om at næste møde er fastlagt til mandag d.1/ kl. 17:30. Søren ville forberede vedtægter og forretningsorden hertil. Der blev endvidere planlagt møde den 23/10 kl. 17:30. Forældremøde blev planlagt til 30/10 kl Mødet blev ophævet kl , alle punkter blev nået.