Temamøde Referat

Transkript

1 Temamøde 2014 Bestyrelsens Temamøde fredag den 14. november 2014 kl Mødelokale i foreningernes hus Bøgelund, Bramdrupskovvej 40, 6000 Kolding Karin stod for den meget fine forplejning. Referat Deltagere: Hans Jørn Anhøj, Henning Steen Højvælde, Jonna Qvist Ingvertsen, Karen Sloth Christensen (deltog iflg. aftale i møde fra kl ), Erik Aagaard Knudsen, Jens Chr. Schubert, Trine Sofie Nielsen, Vagn Pedersen og Mona Bak. Fraværende: Leder af GH Tine Meide Kierkegaard og Ejner Sørensen. Referent: Mona Bak Formål med mødet: At gøre status over GHV`s indsats og resultater. At afklare hvad vi gerne vil opnå fremover og hvordan de fastlagte mål bedst kan realiseres. Kl : Mødet blev indledet med besøg af kulturudvalgsformand Jesper Elkjær (JE), som iflg. aftale med Hans Jørn Anhøj kom for at give sit syn på GHV`s rolle i forhold til bestyrelsen for den selvejende institution Geografisk Have, som forventes endeligt besluttet på byrådsmødet den 24. november.je var klar over, at der var skuffelse og nogen frustration over, at GHV overhoved ikke var nævnt i det materiale, der er udarbejdet som grundlag for beslutning om dannelse af en selvejende institution. Han ønskede derfor direkte over for GHV`s samlede bestyrelse - at give sin opfattelse af situationen. Essensen af orienteringen var at GHV efter JE`s opfattelse har særdeles gode muligheder både for at løse sin opgave som støtteforening og for at øve indflydelse på havens udvikling, idet han helt sikkert regnede med, at GHV vil få mulighed for at udpege et medlem uden stemmeret (observatørstatus) af den selvejende institutions bestyrelse. Der blev stillet en række spørgsmål, hvis besvarelse sammen med den positive orientering løste op og gav plads til en mere positiv indfaldsvinkel. Kl opstart på dagens temamøde. Dagsorden: 1. Gennemgang af resultater og revision al mål for perioden : a. Mindst til rådighed for Geografisk Haves projekter pr. år. Gennemgang af det udsendte materiale. Resultat/nettoindtjeningen i 2014 er på ca. kr Se vedlagte bilag nr. 1. I det forløbne år er bl.a. givet et tilskud til drænarbejde i Syvdalen, og efter stormfald blev bevilget penge til efterplantning af bunddækkeplanter i de geografiske områder + efterplantning af enkelte træer i haven. Et samlet beløb på ca. kr Beslutning: Målet øges til kr i 2015.

2 b. Antal medlemskaber skal stige til 500 i perioden ( ). 491 medlemskaber i GHV pr. d.d personlige, 342 familie, 5 firmaer, 5 foreninger og 4 æresmedlemmer. Det er en fremgang på 7 medlemskaber i Heraf er er 423 medlemskaber registreret med mailadresse og 68 med alm. postadresse. Beslutning: Målet bibeholdes på 500 medlemskaber i c. Der afholdes mindst to arrangementer om havedyrkning eller lignende pr. år. Målet er ikke indfriet. 1 foredrag i forbindelse med Generalforsamlingen med Landsskabs- og havearkitekt Carry Roordat, der fortalte og viste billeder fra 3 nordfranske haver med forskellige unikke haveløsninger, som gav inspiration til nytænkning. Beslutning: Målet bibeholdes med 2 arrangementer i foredrag i forbindelse med GHV generalforsamlingen foredrag evt. i samarbejde med GH. d. Nettooverskuddet (ekskl. Entreindtægter) fra Plantemarked Grundlovsdag og Høstmarkedet skal tilsammen udgøre mindst kr i Nettooverskuddet i GHV`s regnskab blev kr ,38 for Plantemarkedet Grundlovsdag og (vedlagt bilag nr. 2) og kr ,80 for Høstmarkedet (vedlagt bilag nr. 3). Med et samlet nettooverskud på kr ,18 er målet ikke indfriet. Beslutning: Målet ændres til at udgøre mindst kr i e. Frivilliggruppen yder mindst 900 arbejdstimer i GH pr. år (ud over plantemarked og høstmarked). Iflg. opgørelse (vedlagt bilag nr. 4) er det i år blevet til timer. Et aktivt år, hvor der er afprøvet nye tiltag i samarbejde med GH. Frivilligheden og lysten til arbejdet skal være drivkraften. Beslutning: Arbejdsindsatsen forsætter og et realistisk mål er arbejdstimer i Der skal afsættes tid, energi og midler til pleje og påskønnelse for det arbejde, som gruppen udfører for GH og GHV. Glade tilfredse frivillige er gode ambassadører for GH. 2. Opfølgning på øvrige beslutninger på Temamødet 2013 (iflg. referat af mødet den 15. nov. 2013). a. Udvikling af det frivillige arbejde. Arbejdsskadeforsikring er blevet tegnet pr. juli Udvikling er sket og forskellige tiltag prøvet af - vedlagt bilag 5. Praktisk information for frivillige i Geografisk Have er skrevet og udleveret til alle frivillige i marts 2014 og rev. juli 2014 pga. arbejdsskadeforsikringen. b. Bestyrelsens aktiviteter. Frivillige til at indgå i udvalgsarbejde. Det er ikke sket; men tages op under dagsordenens punkt ad. 3 ang. markeder i GH. c. Masterplan for Geografisk Have. Masterplanen blev ikke godkendt i Kolding Byråd juni 2013 og arbejdet har været sat på stand by. Planer for fremtiden og overgang til selvejende institution stoppede det arbejde.

3 d. Medlemsservice. Nyhedsbrevet: Det er ikke lykkedes at finde en person, som kan/vil indgå i samarbejde med Henning Højvælde, som ansvarlig for tekst- og billedbehandling. Beslutning: Afvente og se hvilke muligheder vi har, når bestyrelsen skal konstituere sig efter generalforsamlingen i marts Arbejdsgruppen har forsat frie tøjler ang. nyhedsbrevet. Næste års tema og opbygning af nyhedsbrevet i 2015 afgøres på møde i Informationsudvalget 22. jan Markeder i Geografisk Have. a. Hvordan gør vi i praksis så ressourcerne udnyttes bedst muligt? Enighed om at praksis skal forenkles, så det også i fremtiden vil være sjovt at være med i udvalgsarbejdet. b. Forslag om samkøring af arbejdsindsatsen m.v. evt. kun et udvalg for de to markeder. Pkt. a og b blev drøftet under et og følgende besluttet: De nuværende udvalg for henholdsvis høstmarked og plantemarked sammenlægges til et markedsudvalg med for tiden 5 medlemmer: Erik, Henning, Mona, Vagn og Hans Jørn der indkalder til udvalgets møder. Markedsudvalget er ansvarlig for at strukturere, igangsætte og følge op på alle de opgaver, der skal løses for at sikre markedernes succes. Opgaverne fordeles mellem bestyrelsens medlemmer, der suppleres med frivillige uden for bestyrelsen. Markedsudvalget vil, i det omfang folk og erfaring er til stede, fordele opgaveløsningen til teams efter ønsker, resurser, tid og evner. Målet er mindst muligt mødeaktivitet og korrespondance/orientering sker via mail. For hver team vælger markedsgruppen en leder, som skal være den primære kontaktperson til gruppen. Pressemeddelelser udføres efter nærmere aftale af informationsudvalget. Skiltning og vejledning af trafikken bortset fra skiltning og vejledning vedr. parkeringsforhold undlades helt til høst markedet. c. Er der plads til en udvidelse af varesortimentet? Enighed om at det skal være en seriøs og gennemtænkt udvidelse, og vi skal bevare markederne i GH med det særpræg, som de er kendt for. Biler i GH er et tilbagevendende problem. Nogle udstillere ønsker deres bil i GH. Bruges, som salgsbod eller strøm til køleanlæg m.v. Forslag: Hovedgaden i GH tilbydes til stadeholdere m/bil for en højere pris. Alle, som ønsker strøm i GH skal betale for den. Beslutning: Der må gerne udlejes til stadeholdere, der sælger fødemidler (f.eks. ost), når blot de ikke sælges til fortæring på pladsen. Der påhviler stadeholderne at sørge for at alle regler og tilladelser, der kræves for salg af de pågældende varer, er i orden. Det aftaltes, at Karen arbejder på at finde potentielle stadeholdere af denne kategori. Det accepteres, at stadeholdere, der kun kan sælge deres varer fra bil (levnedsmidler) efter vurdering og på særlige vilkår får tildelt stadeplads langs hovedstien. Det er et ønske, at der kommer mere af følgende emner især på høstmarkedet: Mere frugt, frugttræer, løgvækster, podning, haveredskaber, div. haveartikler, olier, eddiker, saft, marmelade, dressing m.v. Trine Sofie vil forsøge at skaffe flere stadeholdere af den kategori.

4 d. Opstramning over for stadeholdere med hensyn til tilmelding m.v. evt. præmie for hurtig betaling. Indbydelse skal sendes ud til alle vore tidligere kunder samtidig. Tilbud/opfordring til at deltagelse i begge markeder. Opstramninger skal tydelig fremgå i indbydelsen. Opstramning via tilbud, og ingen får stand nummer og deltagermærker udleveret før deres betaling er registreret hos kassereren. Beslutning: Markedsudvalget skal udarbejde et forslag til motivering af stadeholdere indeholdende: o Specialpriser for samtidig tilmelding til begge markeder o Bonus for tidlig tilmelding og betaling o Gebyr ved sen betaling af stadeleje o Betaling for el o Tillæg ved mulighed for stadeplads med bil e. Foreningers betingelser for at få en stand på vore markeder. Hvad skal prisen være? Emnet blev drøftet og vi har 5 foreninger som har medlemskab af GHV, og ikke alle er med på markederne. Regler og pris skal være ens for alle foreninger. Opsøgende arbejde - undersøge om der er foreninger, som det kan være godt for os også at have med på markederne. Beslutning: Særpris tilbydes / minus 30% - og 2 deltagermærker pr. stand. 4. Kontingentfastsættelse og adgangsregler. GHV`s vedtægter fastslår, at kontingentet for et personligt medlemskab skal være mindst 20% højere end prisen for et årskort. Familiemedlemsskab skal koste mindst 40% mere end et personligt medlemskab. Såfremt disse krav skal opfyldes i 2015 skal kontingentet for personlig medlemskab hæves fra kr. 210 til mindst kr. 216 (kr %). Det forhold, at GH fra 2015 indfører et billigere sæsonkort for pensionister/studerende, kan dog tale for at undlade en forhøjelse på nærværende tidspunkt. GH`s takster for sæsonkort er i 2015: Sæsonkort, voksne kr. 180,00 Sæsonkort / plus, voksne + ledsager kr. 250,00 Sæsonkort, pensionister/studerende kr. 120,00 Alle børn og unge fra 0-17 år (dvs. indtil de bliver 18 år) gratis adgang til GH. Ovennævnte takster gør det nødvendigt for GHV at harmonisere foreningens medlemsskaber pr. 1. maj Beslutning: 1. Personlig / 1 navn på medlemskortet / kr Personlig plus / 1 navn på medlemskort og mulighed for at medtage 1 ledsager / kr Dobbelt / 2 navngivne personer m/en adresse på medlemskortet og kun 1 medlemskort / kr. 320 Medlemsskabet 3. / dobbelt: Afløser for det tidligere familiemedlemsskab, da alle børn og unge fra 0-17 år fra 1. maj 2015 har gratis adgang i Geografisk Have. Pensionister og studerende bliver ikke tilgodeset med et billigt tilbud fra GHV. De nye regler og takster skal Informationsudvalget have rettet i alt skriftligt materiale + GHV - hjemmesiden. 5. Bestyrelsens mødekalender Det med dagsordenen udsendte udkast til mødekalender blev gennemgået, og enkelte datoer ændret. Beslutning: Ny revideret udgave af mødekalenderen udsendes snarest muligt.

5 6. Generalforsamlingen Tidspunkt: Søndag den 15. marts Kasserer Jonna Ingvertsen er forhindret i at komme. Meddelelsen tages til efterretning. Sted: Brændkjærkirkens sidebygning foreløbig aftale er indhentet. Særlige emner: Forslag om at få kulturudvalgsformand Jesper Elkjær eller bestyrelsesformand for den selvejende institution (såfremt den er etableret) til kort at orientere om Geografisk Have, som selvejende institution. Foredragsholder: Forskellige emner blev drøftet. Beslutning: Anne Marie Pedersen, Lønbæk Planteskole, der er medlem af GHV spørges. Hendes speciale er gode planter til vores haver. Især planter, som ikke er almindelige og ikke kan købes overalt. 7. Eventuelt. Årets sommerudflugt/ekskursion lørdag den 27. juni 2015: Hans Jørn Anhøj har tilsagn fra Laila Sølager, som har lovet at planlægge udflugten og træffe aftale med de folk, som vi skal besøge på turen. Beslutning: Godkendt.