SharePoint intranet som videndelingsplatform. Kompetera SolutionsDay 2012

Transkript

1 SharePoint intranet som videndelingsplatform Kompetera SolutionsDay 2012

2 SharePoint intranet som videndelingsplatform Microsoft SharePoint adresserer og løser disse udfordringer samt understøtter virksomhedens behov for: Målrettet kommunikation til medarbejdere på tværs af afdelinger og lokationer Dokumenthåndtering med styring af deling, versioner og rettigheder Projekt- og opgavehåndtering med tildeling og styring af opgaver Videndeling med eksterne brugere (kunder, bestyrelser og samarbejdspartnere) Intuitiv søgning efter relevante informationer og dokumenter Automatisering af arbejdsrutiner via formularer og workflows Social interaktion mellem medarbejdere Kompetenceoversigt for medarbejdere Specialtilpasning til konkrete og unikke behov Integration til andre systemer, for eksempel ERP og CRM

3 Hvem er Gr3? Etableret 1999 som aktieselskab Kontor i Herning En del af IT Relation siden medarbejdere i alt Microsoft Gold Certified Partner Portals & Collaboration SharePoint portalløsninger til: - Intranet - Extranet - Internet - Dokument- og projekthåndtering

4 SharePoint overordnet

5 Introduktion til SharePoint Mere end blot en intranet portal Samling og overblik over informationerne i organisationen Let fremfinding og søgning efter informationer Muligheder for samarbejde i hele organisationen Understøtter viden- og informationsdeling Data kan gemmes på en ensartet, sikker og effektiv måde, samt overholder eventuelle regler og standarder Understøtte arbejdsprocesser og flows i organisationen f.eks. omkring projekter, kunder, telefonsamtaler m.m. SharePoint 2010 er bygget på stabile og afprøvede Microsoft produkter eksempelvis MS SQL Server, IIS, Active Directory og.net frameworket

6 SharePoint - struktur Web Application Site SharePoint 2010 består af følgende standard elementer: Farm Web Applications Site Collections Sites Lister Elementer (sider, dokumenter og elementer) Site Collection Site Site Site Site List Element Element Element Element

7 SharePoint opsætning, servere, topologier SharePoint 2010 kræver følgende driftmæssige elementer: Microsoft Windows Server 2008 R2 (x64) Microsoft SQL Server 2008 R2 (x64) SharePoint 2010 Brugerstyring (AD, FBA o. lign) Standalone vs. Farm Fleksible topologier

8 SharePoint versioner og licenser SharePoint 2010 findes i 3 forskellige versioner: Foundation Standard Enterprise Foundation følger med alle Microsoft Servere - her afregnes ikke for bruger licenser (CAL). Standard og Enterprise kræver køb af en server licens samt bruger licenser (CAL). Bemærk: Mange har SharePoint CAL licenser uden at vide det. Dette er typisk når man har Core CAL eller Enterprise CALs blandt sine licenser. Det kan allerede betale sig at skifte til Core CAL hvis man bruger Microsoft Server + Exchange Læs mere her:

9 Overvejelser inden

10 SharePoint strategisk, taktisk og operationel Hvad er den forretningsmæssige værdi ved SharePoint? Kan vi forbedre kommunikation med bestyrelsen? Site til bestyrelse med mødeindkaldelser, agendaer, beslutningsreferater, opgavedeling og bestyrelsesrapportering Hvordan kan ledelsen få bedre indsigt i forretningen? Integration med ERP og fremvisning af relevante KPI er (BI) Hvordan får vi sikret fremdrift i ledelsesbeslutninger? Sites til ledergruppen med mødeindkaldelse, beslutningsreferater, opgavedeling, ledelsesrapportering og diskussionsforum Hvordan formidler ledelsen bedst budskaber til medarbejdere? Nyhedsmodul med målgruppevalg, blogs, afstemninger Kan vi optimere arbejdsprocesser internt? Sites til medarbejdere med projekt- og opgavedeling samt automatisk opfølgning Kan vi forbedre vores håndtering af dokumenter? Hvordan forbedrer vi kommunikation og sammenhold mellem medarbejderne? Kan vi strømline administrative processer? Dokumenthåndtering med automatisk versionsstyring, historik, metadata, skabeloner, intuitiv søgning og rettighedsstyring MySite, medarbejdervæg, kompetenceprofiler, tagging, synes godt om, markedspladsmodul, telefonbog, opslagstavle og medarbejderblogs Timeregistrering, fraværsregistrering, rejseafregning, visitkortbestilling, helpdeskmodul, udlægsregistrering og kundespecifikke workflows

11 Typiske faldgruber i SharePoint intranet projekter Mangelfuld definition af behov og succeskriterier Mangel på dokumentation af forretningsprocesser Ingen eller få dedikerede interne ressourcer samt projektejer Manglende kendskab til SharePoints værktøjskasse Manglende løbende kommunikation mellem kunde og leverandør

12 så derfor

13 Tænk stort start småt Tid

14 Intranet In a Box SharePoint Foundation Intranet In a Box er bygget på standard SharePoint 2010 funktionaliteter og tilføjet en række egenudviklede standard komponenter, som er udviklet og testet i samarbejde med kunder igennem de seneste 10 år. Det er en Box-løsning, som er klar til brug på mindre end en uge, fuldt integreret med Office-pakken med en grundopsætning, som imødekommer de fleste behov for kommunikation og samarbejde. Features Projektrum Wiki Diskussionsforum Nyheder Kalender Linksamling Dagens menu Husets kalender Markedspladsen Fødselsdage Opgaver Telefonliste Søgning Mega Footer Mine links Afstemninger Temaændringer Dokumenthåndtering Biblioteker Raffineret søgning Grafmodul Integration med Active Directory Blog

15 Portal Launcher SharePoint Server SharePoint Portal Launcher er bygget på standard SharePoint 2010 funktionaliteter og tilføjet en række egenudviklede standard komponenter, som er udviklet og testet i samarbejde med kunder igennem de seneste 10 år. Indeholder samme komponenter som Intranet In a Box + tematisering, medarbejdervæg og den ekstra funktionalitet der findes i Standard og Enterprise versionerne Features Projektrum Wiki Blog Diskussionsforum Nyheder Kalender Linksamling Dagens menu Husets kalender Markedspladsen Fødselsdage Opgaver Telefonliste Medarbejdervæg Søgning Mega Footer Mine links Afstemninger Temaændringer Dokumenthåndtering Telefonmemo Biblioteker Raffineret søgning Grafer og søjlediagrammer Integration med Active Directory Business Connectivity Services

16 Populære features SharePoint 2010

17 Teamsites på intranet samarbejde og opgavestyring Typisk 2 overordnede brugsscenarier Afdelings/gruppe sider Projekt/opgave styring

18 Wiki sider Nem og intuitiv oprettelse og links imellem wikisider Personalehåndbog Procesbeskrivelser Virksomhedsleksikon Vidensdatabase

19 MySite medarbejdernes egen side Medarbejdernes egen del af intranettet Organisationsdiagram automatisk baseret på AD Kompetenceprofil og spørg mig om Eget dokumentarkiv Tagging funktion

20 Blog funktion Intern formidling af viden Mulighed for at kommentere Ledelsens talerør

21 Business Connectivity Services SharePoint integration med eksterne systemer Letter processen med dataudveksling/integration Genkendelighed med brugerflade fra SharePoint og Office applikationer

22 Søgning Intuitiv søgning Indsnævring via refiners Mulighed for specialtilpasning

23 Office ribbon Genkendelighed fra Office-pakken Nem værktøj til redigering og oprettelse af indhold Mindsker uddannelsesbehovet for redaktører Gør SharePoint tilgængelig

24 InfoPath til SharePoint Værktøj til nem oprettelse og vedligehold af formularer Sæt strøm til arbejdsprocesser via virksomhedens intranet En del af Office pakken

25 Populære webparts Intranet In a Box Portal Launcher

26 Webparts - telefonbog Find kollegerne nemt Søger på User Profiles Kan linke til MySite

27 Webparts - markedsplads Mindsker alle mails Overskuelig formular til at oprette annoncer Køb og salg mellem medarbejdere

28 Webparts - afstemning Involvering af medarbejdere Tilfredshedsmålinger Beslutninger Afstemninger

29 Webparts - nyhedsmodul Deling af nyheder Målrettet på tværs af afdelinger og lokationer Tidsindstilling Arkiveringsfunktion

30 Webparts - medarbejdervæg Kobling til MySite Virksomhedens væg Kan udvides med synes godt om og kommentarer

31 Webparts og alle de andre

32 Implementering af Intranet In a Box og Portal Launcher Design/opsætning Installation Overlevering Undervisning Ibrugtagning Tematisering, design og logo Opsætning af grundlæggende struktur Konfiguration af SharePoint Klargøring af servere Installation af Intranet In a Box eller Portal Launcher Overlevering og gennemgang af SharePoint Rettet mod superbrugere og IT afdeling Undervisning af superbrugere, redaktører og slutbrugere Påbegyndelse af indhold Launch af intranet Løbende support Guide til intranet

33 SharePoint 2013

34 SharePoint 2013 hvad er nyt? Optimering af søgemaskine engine Mobile automatisk mobil browser redirection - Personificeret søgning baseret på søgehistorik - Klasisk og mobil optimerede sider - Bedre preview på søgningerne Team folders - Integration mellem Exchange og SharePoint der - Push beskeder - Integration med Office web apps Forbedret integration kombinerer det bedste fra begge verdener. - Bedre Business Intelligence og Excel integration Clean/simple urls - Fri for lange snørklede links - Integration med Visio Services Shredded Storage Offline og synkronisering af MySite - Hav MySite med på farten - Synkroniser indholdet fra lokale foldere, så de er med - Fjerner filer der ligger flere steder og nedsætter mængden af data på netværket. Og meget mere på farten

35 Udvalgte kundereferencer

36 Cases

37 Case SharePoint intranet og projektstyring hos Torm Personaliserede nyheder Adgang til daglig viden og arbejdsværktøjer CEO blog Projektrum for globalt projektsamarbejde Søgning Fuld udnyttelse af standard elementer Opgaver Milepæle Status logs Dokumenter Ressourcer KPI

38 Case CO-industri intranet, website, extranet Website og Extranet på SharePoint Foundation 2010 Intranet på - Intranet In a Box Extranet med adgang til blandt andet overenskomster og faglig voldgifter for tillidsrepræsentanter og medlemmer i forbund og lokalafdelinger SharePoint løsningen indeholder også et specialudviklet modul til indsamling af overenskomstkrav, som bruges til håndtering af COindustris medlemmernes krav til overenskomstforhandlingerne Løsningen er integreret med CO-Industris interne sags- og brugerhåndteringssystem via en Single Sign On portal, som giver mulighed for login via blandt andet NemID og Active Directory. Facts Centralorganisationen af industriansatte i Danmark (CO-industri) er et kartel, der har 9 fagforbund som medlemmer. De 9 medlemsforbund har i alt ca medlemmer, og CO-industri dækker hermed langt hovedparten af lønmodtagerne inden for industriområdet i Danmark - både timelønnede og tekniske og administrative funktionærer.

39 Case CO-industri NemID, & Single Sign On Single Sign On portal for CO-Industri baseret på Claims based authentication (STS) Mulighed for NemID, Forms baseret login eller Active Directory Ingen administration af glemte adgangskoder Sikkerhed for brugernes identitet Single Sign On portalen giver automatisk adgang til CO-Industris forskellige løsninger uden at brugerne skal logge ind flere gange IP-adresse filtrering på login muligheder Integration og brugeradministration i sagshåndteringssystem Facts Centralorganisationen af industriansatte i Danmark (CO-industri) er et kartel, der har 9 fagforbund som medlemmer. De 9 medlemsforbund har i alt ca medlemmer, og CO-industri dækker hermed langt hovedparten af lønmodtagerne inden for industriområdet i Danmark - både timelønnede og tekniske og administrative funktionærer.

40 Case Kromann Reumert - Webportal Kromann Reumert er Danmarks største advokatfirma Omfattende portal, med meget høj vægt på struktur og sikkerhed Adskillige integrationspunkter til bagvedliggende systemer, bl.a. et omfattende CRM system Social networking for nuværende og tidligere ansatte i Alumni site Facts Kromann Reumert er Danmarks største advokatvirksomhed med 580 medarbejdere fordelt på hovedkontoret i København, samt kontorer i Århus, London og Bruxelles.

41 Case Danmarks Apotekerforening - Ontolica Ontolica Search & Preview en intelligent søgning 7000 brugere søger i dokumenter og får preview af resultater Lynhurtig og intuitiv filtrering af resultater, som kan redigeres direkte fra Ontolica Ontolica Search bygger på SharePoint platformen som en fuldt pakketeret løsning, der er meget let at installere Facts Danmarks Apotekerforening er apotekernes arbejdsgiver- og brancheorganisation. Pr. 1. juli 2010 har foreningen 230 medlemmer, som er opdelt i otte kredsforeninger. I foreningssekratariatet sider Apotekerforeningen ejer virksomhederne DataPharm og Pharmakon, der sammen med sekretariatet udgør koncernen. For at kunne servicere medlemmerne, og for at kunne være en kompetent forhandlingspartner i forhold til blandt andre Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse og de to personaleorganisationer på apoteksområdet, har Danmarks Apotekerforening et foreningssekretariat.

42 Case TELE Greenland A/S - Intranet SharePoint 2010 intranet Brug af social features MySite og medarbejder væg Effektiv telefonsøgning Eksterne nyheder Facts TELE Greenland A/S servicerer Grønlands indbyggere som er fordelt over tusinder af kilometer med telekommunikation, IT og postvirksomhed. Selv den mindste bygd har radio, tv og telefonisk forbindelse til omverdenen, og alle bosteder med mere end 70 indbyggere forsynes med bredbåndsinternet og GSM mobiltelefoni. TELE Greenland A/S beskæftiger ca. 500 medarbejdere. Hovedkontoret ligger i Nuuk og vi har afdelinger i alle byer i Grønland.

43 Case Babcock & Wilcox Vølund Portal Launcher Intranet baseret på Portal Launcher Branding af standard SharePoint funktionaliteter (frontend og backend) Visitkort bestilling via InfoPath Avanceret nyhedsmodul Målretning af indhold Facts Babcock & Wilcox Vølund er en af verdens ledende leverandører af udstyr og teknologi som er designet til at konvertere husholdningsaffald og biomase til thermal energy. Har hovedkvarter i Esbjerg og er 100% ejer af The Babcock & Wilcox Company in Barberton, Ohio, USA.

44 Tak for jeres tid Thomas Lauvring Tlf.: