Retningslinjer for indsendelse af adressefiler til produktet

Transkript

1 Pstnrd Danmark Juli 2015 Retningslinjer fr indsendelse af adressefiler til prduktet Adresseløs PLUS Side1/12

2 Indhldsfrtegnelse 1. Indledning Adresseløs PLUS trin fr trin Retningslinjer fr dataverførsel vedrørende Adresseløs PLUS Tidsfrister fr indsendelse af adressefiler Retningslinjer fr pbygning af adressefil (inputfil) UDG2 frmat UDG3 frmat Gem sm csv-fil (semikln-separeret fil) før indsendelse Teknisk rådgivning Returfil Frklaring af returfil...9 Yderligere frklaring til kder Eksempel på returfil Adressering af frsendelser Fakturering Trykkerier...11 Side2/12

3 1. Indledning Når du køber prduktet Adresseløs PLUS, inkluderer det en adressevask, sm Pst Danmark fretager inden mdeling. Omdeling fretages på baggrund af den vaskede g berigede adressefil, sm du desuden får sendt retur efter vask. Det er dit valg, m du ønsker at kmbinere Adresseløs PLUS med en adresseret frsendelse. Frdelingen af uadresserede g adresserede frsendelser kan du teste inden rdren bestilles - så kender du din samlede mkstning fr hele distributinen. Du får ikke en returfil ved test. Adresserne leverer du fra din egen database, hvrefter Pst Danmark krrigerer adresserne fr fejl g flytninger via adressevask. Du får den rensede adressefil tilbage, g du har hermed mulighed fr at pdatere din adressedatabase. De adresser du ikke rammer med Adresseløs Plus, kan du tilgdese ved adresserede frsendelser. Du skal være pmærksm på, at du faktureres fr adressevasken selvm du annullerer rdren, hvis Pst Danmark har sendt den vaskede fil retur. Følgende findes retningslinjer fr Adresseløs PLUS. Disse retningslinjer udgør ikke frretningsbetingelser, men er en guide målrettet prccessen mkring datahåndtering. 2. Adresseløs PLUS trin fr trin Send adressefil Når du ønsker mdeling med Adresseløs PLUS skal du først indsende den adressefil du ønsker mdelt efter til din salgsknsulent i Pst Danmark. Se afsnit 3 fr retningslinjer vedrørende indsendelse af adressefiler Test af adressefil Filen vil blive testet fr frmatverhldelse g gennemgå en testvask, hvr kvaliteten af adresserne testes. I testen tjekker vi din fil fr, hvr mange adresser, der kan genkendes 100% g dermed mdeles sm Adresseløs PLUS. Fx er der indsendt adresser, hvraf vi kan matche %. I dette tilfælde vil frsendelser kunne mdeles sm Adresseløs PLUS De resterende 120 adresser kan frsøges mdelt sm breve, hvis du ønsker det. Testfrløbet tager typisk 1 2 dage. Svar på test Du mdtager svar på testen via din salgsknsulent. Svaret indehlder statistik på prøvevasken g dermed frdelingen af adresseløse PLUS g en rest du kan vælge mdelt sm breve. Her kan vi sende dig et tilbud på pakning, adressering g mdeling, hvis du ønsker dette. Bemærk at prisen kan ændre sig eftersm frdeling mellem adresseløse g breve kan ændre sig frem til tidspunkt fr endelig adressevask efter rdrebking dvs. umiddelbart før mdeling. Det er ikke nødvendigt, at du er prettet sm kunde til testvasken g du får IKKE en returfil. Til hvilke adresser kan der ikke mdeles adresseløse frsendelser? - Udenlandske adresser (krrektinsflag 40-53, se afsnit 4.1) - Adresser der ikke kan genkendes (krrektinsflag 62, 72, se afsnit 4.1) - Adresser hvr der ikke er registreret bebere Side 3/12

4 Opret rdre Såfremt, du på baggrund af testen, ønsker at prette en rdre med Adresseløs PLUS skal du kntakte din salgsknsulent. Sm ved alle andre mdelinger af adresseløse frsendelser skal du udfylde en bestillingsliste. Du skal huske at angive m der kun skal mdeles via adresseløse frsendelser eller m du gså ønsker mdeling via breve til de adresser, der ikke kunne genkendes fuldstændigt i testen. Du skal derefter indsende mdelingsgrundlaget i frm af en adressefil (eller vi kan genbruge testfilen) jævnfør de gældende tidsfrister (se afsnit 3.1). Vask af adressefil Din adressefil vaskes umiddelbart før mdeling g adresserne beriges med adressekrrektiner g flytninger. Resultatet vil være næsten identisk med testresultatet medmindre, at der er gået lang tid fra test til rdre eller, at der er fretaget ændringer i adressefilen. Distributin Pst Danmark mdeler på basis af den berigede adressefil, dvs. filen efter vask. Returfil i frm af vasket adressefil Du får i frbindelse med adressevasken en beriget adressefil retur med markering pr. adresse, hvr gdt den er matchet. Disse plysninger er markeret ved en række krrektinsflag (se afsnit 4.1), der angiver m adressen kan matches p md en gyldig adresse i Pst Danmarks mdtagerdatabase. Returfilen sendes til den eller de mdtagere (maks. 3), der er angivet i prettelsesskemaet. 3. Retningslinjer fr dataverførsel vedrørende Adresseløs PLUS 3.1 Tidsfrister fr indsendelse af adressefiler Skema 1: Tidsfrister fr Adresseløs PLUS Fremsendelse af adressefiler Indlevering af frsendelser Omdeling tirsdag nsdag Senest mandag fire uger før mdelingsperidens start Tirsdag-nsdag kl i ugen før mdeling Omdeling fredag lørdag Senest mandag fire uger før mdelingsperidens start Trsdag-fredag kl i ugen før mdeling I frbindelse med helligdage kan der være ændrede mdelingsperider g ændrede deadlines fr indlevering. Oplysninger herm fremgår af kalender fr mdeling, levering g varsling, sm kan ses på under venstremenuen Hvrnår bliver det mdelt. 3.2 Retningslinjer fr pbygning af adressefil (inputfil) Filen kan pbygges efter 2 mulige input frmater - enten UDG2-frmat eller UDG3-frmat Filen skal have følgende pbygning: Startrecrd (første linie, til identifikatin af filen) Datarecrds (adresselinier fra din database) Slutrecrd (sidste linie, til kntrl af, at hele filen er mdtaget) Side 4/12

5 Alle dine data skal ligge i samme fil g samme arkfane, så hvis du har plysninger i flere arkfaner skal de enten samles i ét ark eller slettes. Der er angivet eksempler på UDG2 g UDG3 under afsnit Afsnit definerer retningslinjer fr UDG2 frmat du skal anvende dette frmat såfremt: Oplysninger m pstnummer g by står i samme klnne Oplysninger m gadenavn, husnr, bgstav, etage samt placering står i samme klnne. Du får den bedste match, hvis du skriver etage sm 01, 02, mv. g placering sm 001, 002, mv. Husnummer g bgstav skrives uden mellemrum eks. 21A Afsnit definerer retningslinjer fr UDG3 frmat du skal anvende dette frmat såfremt: Oplysninger m pstnummer g by ikke står i samme klnne Oplysninger m gadenavn, husnr, bgstav, etage samt placering ikke står i samme klnne UDG2 frmat Start recrd Indehlder altid teksten H2 H2, der skal skrives med stre bgstaver. Valideres. Titel på den adresseløse frsendelse Første mdelingsdag. Dat i frmatet: ÅÅÅÅMMDD Ordrenummer fra Pst Danmark. ID fra Pst Danamrk Altid blank Tegnsæt, altid 1 Data recrd Evt. abnnementsnummer Evt. Stednavn Indehlder altid teksten A2 A2, der skal skrives med stre bgstaver. Valideres Gadenavn, husnr, husbgstav, etage g placering Pstnummer g Bynavn Slut recrd Indehlder teksten S2 S2, der skal skrives med stre bgstaver. Valideres Antal recrds i filen eksklusive startrecrd g slutrecrd. Det vil sige, at det alene er datarecrds (antal adresser), der skal tælles med. Side 5/12

6 Færdig UDG2fil: Start recrd Data recrd Slut recrd UDG3 frmat Start recrd Indehlder altid teksten DS, der skal skrives med stre bgstaver. Valideres. Første mdelingsdag. Dat i frmatet: ÅÅÅÅMMDD Ordrenummer fra Pst Danmark. Altid blank ID fra Pst Danmark Titel på den adresseløse frsendelse Altid blank Tegnsæt, altid 1 Data recrd Etage betegnelse ellers blank Evt. placering på etage ellers blank Indehlder teksten UA UA, der skal skrives med stre bgstaver. Valideres Blank Evt. stedbetegnelse, Slut recrd Indehlder teksten DU, der skal skrives med stre bgstaver. Valideres Antal recrds i filen eksklusive startrecrd g slutrecrd. Det vil sige, at det alene er datarecrds (antal adresser), der skal tælles med. Side 6/12

7 Færdig UDG3fil: Start recrd Data recrd Slut recrd Du har gså mulighed fr at danne en txt-fil direkte, sm kan benyttes. Her benyttes samme pbygning sm venfr med semiklen seperering af klnner Gem sm csv-fil (semikln-separeret fil) før indsendelse Vejledning til at knvertere din kundedatabase fra Excel til et frmat der er egnet sm Inputfil til Pst Danmarks adressevask findes i dette afsnit. Vær pmærksm på, at der kan være usynligt indhld i de blanke celler. Opleves prblemer, kan det være en gd idé at markere blanke celler højreklikke vælg Ryd indhld. Vælg Filer Gem sm filtype CSV g tryk Gem. (Sig k til eventuelle advarselsbkse) Din fil er herefter klar til indsendelse! Hvis du åbner din fil sm ntepad (et gdt check). Eksempel UDG2 frmat i ntepad: H2;Id;Titel;;dat ;rdrenummer;1 Side 7/12

8 S2;antal adresser i filen;;;;; Eksempel UDG3 frmat i ntepad: DS;;ID;Titel;;Dat;rdrenummer;1;;;;;;;;; UA;medlemsnummer;frnavn eller virksmhed;efternavn;tm;tm;gadenavn;husnummer;bgstav;etage;placering;stednavn;pstnummer;eventuel UA;medlemsnummer;frnavn eller virkshed;efternavn;tm;tm;gadenavn;husnummer;bgstav;etage;placering;stednavn;pstnummer;eventuel UA;medlemsnummer;frnavn eller virksmhed;efternavn;tm;tm;gadenavn;husnummer;bgstav;etage;placering;stednavn;pstnummer;eventuel UA;medlemsnummer;frnavn eller virksmhed;efternavn;tm;tm;gadenavn;husnummer;bgstav;etage;placering;stednavn;pstnummer;eventuel UA;medlemsnummer;frnavn eller virksmhed;efternavn;tm;tm;gadenavn;husnummer;bgstav;etage;placering;stednavn;pstnummer;eventuel UA;medlemsnummer;frnavn eller virkshed;efternavn;tm;tm;gadenavn;husnummer;bgstav;etage;placering;stednavn;pstnummer;eventuel UA;medlemsnummer;frnavn eller virksmhed;efternavn;tm;tm;gadenavn;husnummer;bgstav;etage;placering;stednavn;pstnummer;eventuel DU;1;;;;;;;;;;;;;;; Teknisk rådgivning Du kan få teknisk rådgivning m adressevasken g pbygning af adressefiler mm. ved henvendelse til Kunde & Prduktsupprt på tlf alle hverdage i tidsrummet eller på mailadressen: adressevask@pstnrd.cm 4. Returfil Den indsendte adressefil vaskes p i md Pst Danmarks mdtagerdatabase. Pst Danmarks mdtagerdatabase pdateres med plysninger fra CPR fr så vidt angår flytninger samt nye danskere g dødsber. Desuden pdateres Pst Danmarks mdtagerdatabase med plysninger fra adressenter, der henvender sig direkte til Pst Danmark med flytteplysninger mm. Efter adressevask dannes en utputfil i hhv. udgiver 2 eller udgiver 3 frmat (følger frmat fr inputfilen), med de vaskede adresser, sm returneres via mail. Outputfil returneres til mailadressen sm en vedhæftet tekstfil eller zip-fil. I skal i denne frbindelse være pmærksm på, at filerne fra Pst Danmark kan sendes fra mailadressen gwamt@ecmail.pstnrd.cm, g at et evt. spamfilter / firewall på afsenderens side derfr skal sættes p til at tillade disse s. Outputfilen indehlder alle behandlede adresser samt et krrektinsflag fr hver adresse, sm frtæller m adressen en matchet/genkendt. I skemaet nedenfr ses de mulige resultater adressevasken kan medføre samt Side 8/12

9 hvrledes den enkelte adresse håndteres ift. distributin. 1) Pst Danmark må ikke plyse m hemmelige adresser. 2 % af alle persner i Pst Danmarks mdtagerdatabase har hemmelig adresse. I returfilen vil hemmelige g øvrige adresser, hvr vi ikke kan finde hverken navn eller adresse, være angivet med krrektinsflaget 62 g mdeles ikke adresseløst. Adressen krrigeres ikke g kunden mdtager sine indsendte infrmatiner retur. 2) Visse adresser der macthes i adressevasken kan alligevel ikke mdeles adresseløst. Dette kan ske, hvis der mangler etageangivelse på adresse kmbineret med at navnet er stavet frkert. I dette tilfælde vil adressen genkendes men den manglende etage angivelse vil ikke blive krrigeret, hvrfr denne stadig vil fejle. Denne situatin frekmmer yderst sjældent 3) Pst Danmark må ikke krrigere persnnavne eller virksmhedsnavne. Navnefeltet vil derfr altid indehlde plysningerne fra afsenderens adressefil 4.1 Frklaring af returfil Matchkder til AVS vask Kde Beskrivelse Aktivitet Anbefaling mkring brevudsendelse 00 Fuld match på både navn g adresse Ingen krrektin, returnerer adresse Omdeles adresseløst 01 Fuld match på adresse g delvist match på navn Ingen krrektin, returnerer adresse Omdeles adresseløst 02 Fuld match på adresse men vi kan ikke finde persnen Ingen krrektin, returnerer adresse Omdeles adresseløst 03 Fuld match på virksmhed virksmheden er phørt Ingen krrektin, returnerer adresse Kan ikke anbefales 10 Delvist match på adresse g fuld match på persn Krrektin af adresse, returnering Omdeles adresseløst 11 Delvist match på både adresse g persn Krrektin af adresse, returnering Omdeles adresseløst 12 Delvist match på adresse men vi kan ikke finde persnen Krrektin af adresse, returnering Omdeles adresseløst 13 Delvist match på virksmhed virksmheden er phørt Krrektin af adresse, returnering Kan udsendes sm brev 20 Midlertidig indenlandsk flytning med fuld match på navn Krrektin af adresse, returnering Omdeles adresseløst 21 Midlertidig indenlandsk flytning med delvist match på navn Krrektin af adresse, returnering Omdeles adresseløst 23 Midlertidig indenlandsk flytning phørt virksmhed Krrektin af adresse, returnering Kan udsendes sm brev 30 Permanent indenlandsk flytning med fuld match på navn Krrektin af adresse, returnering Omdeles adresseløst 31 Permanent indenlandsk flytning med deltvist match på navn Krrektin af adresse, returnering Omdeles adresseløst 33 Permanent indenlandsk flytning phørt virksmhed Krrektin af adresse, returnering Kan ikke anbefales 40 Midlertidig udenlandsk flytning med fuld match på navn Krrektin af adresse, returnering Kan udsendes sm brev 41 Midlertidig udenlandsk flytning med delvist match på navn Krrektin af adresse, returnering Kan udsendes sm brev 43 Midlertidig udenlandsk flytning phørt virksmhed Krrektin af adresse, returnering Kan ikke anbefales 50 Permanent udenlandsk flytning med fuld match på navn Krrektin af adresse, returnering Kan udsendes sm brev 51 Permanent udenlandsk flytning med delvist match på navn Krrektin af adresse, returnering Kan udsendes sm brev 53 Permanent udenlandsk flytning virksmhed phørt Krrektin af adresse, returnering Kan ikke anbefales 62 Kan ikke finde hverken adresse eller persn Ingen krrektin, returnerer adresse Kan ikke anbefales 72 Kan ikke behandle adressen Ingen krrektin, returnerer adresse Kan ikke anbefales 4.2 Yderligere frklaring til kder Det er ikke muligt at kmme med entydige svar på, m frsendelsen vil blive afleveret, hvis den frsøges melt sm brev. Herunder er imidlertid givet den bedst mulige frklaring på de matchkder, hvr der ikke mdeles adresseløst. Side 9/12

10 Kde Anbefaling m udsendelse sm brev 03 Den virksmhed man vil nå ud til er phørt g kundens database bør rettes til i stedet fr at sende et brev ud. 13 Her vil mdeleren med str sandsynlighed kunne finde frem til krrekt adresse. Men hvis persnens navn ikke står på brevkassen vil brevet returneres sm Ubekendt. Hvis der sendes brev ud bør det være uden navn Til husstanden, da det ellers vil returneres sm Ubekendt. 23 Sm kde Anbefaling afhænger af frsendelsens type. Er det rettet md persnen fx et magasin/medlemsblad giver det mening at sende ud sm brev. Er det en reklame giver det frmdentlig ingen mening at sende den til udlandet. Dette bør dg gså vurderes, da fx en netshp gdt kan tilbydes kunder i udlandet. 41 Sm kde Den virksmhed man vil nå ud til er phørt g kundens database bør rettes til i stedet fr at sende et brev ud. 50 Sm kde Sm kde Eksempel på returfil Opbygning følger samme frmat sm inputfilen, dg med tilføjelse af 4 felter til sidst i datarecrden Eksemplet er vist når returfilen er åbnet i excel g splittet p i klnner Side 10/12

11 Indsendte navne C/O navn Adresse (inkl. evt. krrektiner) Krrektinsflag Stednavn Indehlder værdien X, hvis mdtageren har markering fr Reklamebeskyttelse (fra CVR eller fra CPRs Rbinsnliste) Ophørsdat fr midlertidig flytning Evt. abnnementsnummer Srteringsplysninger 5. Adressering af frsendelser Såfremt afsender vælger at få mdelt en del af frsendelserne sm breve påsættes disse en adresselabel med mdtagernavn g adresse, samt afsenderadressen. Du kan gså vælge mdeling i knvlut eller en fliering. Fr et specifikt tilbud på pakning g adressering kntakt Pst Danmarks Tillægsydelser på mail fktfu7@pstnrd.cm. 5.1 Fakturering Du mdtager særskilt fakturering fr den adresserede del, såfremt du vælger at tilkøbe pakning g adressering af brevmdeling. 5.2 Trykkerier Side 11/12

12 Såfremt du vælger at tilkøbe adresserede frsendelser skal trykkeriet pakke et separat parti med dine adresserede frsendelser. Begge partier indleveres til Distributin Services, jævnfør frrretningsbetingelserne fr adresseløse frsendelser. Partiet til adressering skal pmærkes tydeligt med: Frsendelser til brevpakning. Side 12/12