Prokuraopsætning i IndFak

Transkript

1 Prkurapsætning i IndFak Oktber 2015 ØSY Prkuragrænser kan psættes i faktura- g/eller i Indkøbsdelen. De t mduler anvender ikke samme prkuragrænser. Det er derfr vigtigt, at man frhlder sig til prkurapsætning i begge mduler. Det betyder at en bruger fx i indkøbsdelen kan være psat sm dispnent med prkura 5000,- g samtidig have 0,- i prkura i fakturadelen. Omvendt hvis brugeren har 5000,- i Indkøbsdelen, g ,- i fakturadelen, kan brugeren gennemføre indkøb p til 5000,- g sideløbende gdkende en anden faktura p til ,- hvis det er nødvendigt. Institutinens arbejdsprcesser har betydning fr den samlede psætning af prkura, fx kan man i fakturadelen anvende afgrænset prkura på dimensinsværdier g i indkøbsdelen anvende afgrænset prkura på specifikke dimensinsværdier, leverandører, aftaler eller UNSPSC, fr at sikre at instrukser mv. verhldes. Vejledningen nedenfr beskriver både psætning af prkura i fakturadelen g Indkøbsdelen.

2 Side 2 af 8 Fakturadel: I fakturadelen gælder psatte prkuragrænser på bruttbeløbet på linjeniveau. Prkuragrænser i Fakturadelen skal tastes ind via Administratin Fakturaadministratin Kntr g brugere. Gå til Administratin hld musen ver g vælg Fakturaadministratin Vælg Administratin Kntr g brugere Vælg fanen Brugere Vælg brugeren Det er muligt at tildele en general prkura eller en afgrænset prkura på et interval af dimensinsværdier eller på en specifik dimensinsværdi.

3 Side 3 af 8 Generel beløbsgrænse: Klik på Ny angiv Beløb g Valuta klik Gem : Bemærk at der skal psættes prkura pr valuta, man ønsker brugeren skal kunne gdkende i. Beløbsgrænse fr beløb, sm er knteret med intervalværdi: Klik på Ny angiv Beløb, Valuta, Dimensin g fra/til dimensinsværdi Klik Gem : Beløbsgrænse fr beløb, sm er knteret mede angiven værdi: Klik på Ny angiv beløb g valuta, dimensin g dimensinsværdi klik Gem Det er muligt at psætte en kmbinatin af en general prkura g en prkura på en/flere dimensinsværdier. Begrænset prkura på dimensin X: Det betyder, hvis en bruger er psat med general prkura på fx ,- samtidig med en begrænset prkura på dimensinsværdi X på 5.000,-, kan brugeren gdkende fakturalinjer med kntering X p til 5.000,- samt knteringslinjer uden kntering X p til ,-.

4 Side 4 af 8 Udvidet prkura på dimensin X: Det betyder, hvis en bruger er psat med general prkura på fx ,- samtidig med en udvidet prkura på dimensinsværdi X på ,-, kan brugeren gdkende fakturalinjer med kntering X p til ,- mens knteringslinjer uden kntering X kun kan gdkende p til ,-. Rapprt Fakturadel: Fr at få et samlet verblik ver psatte prkura, kan man trække en rapprt under Administratin Fakturaadministratin Hvedmenu Rapprter Administratin Beløbsgrænser: Vælg det frmat du ønsker rapprten vist i: Udskrift vist på skærm (den kan gså skrives ud i excel):

5 Side 5 af 8 Indkøbsdel: Mdsat fakturadelen, gælder beløbsgrænser på rdrens ttale nettbeløb i indkøbsdelen. Hvrdan kmmer man i gang: Hvis man allerede har psat prkura i Fakturadelen, kan man med frdel udlæse rapprten med beløbsgrænser fra fakturadelen, til brug fr psætningen i Indkøbsdelen, hvis man fx ønsker samme prkuragrænser i de t mduler: Fakturaadministratin Hvedmenu Rapprtering Administratin Beløbsgrænser frmat excel-arbejdsbg: Prkuragrænser i Ordredelen indlæses via en skabeln under Administratin - Dataadministratin Gå til Administratin hld musen ver g vælg Dataadministratin. Klik på Prkuraindstillinger.

6 Side 6 af 8 Klik på Prkuraindstillinger en gang til. Tjek at du er i den krrekte rganisatin i venstre hjørne. Hvis du er lgget ind i tprganisatinen, skal du her vælge den bgføringskreds sm prkuraen skal gælde fr. Klik på Run reprt i højre side, hvrefter du får den nuværende psætning frem. Første gang du kører dette, vil der kun ptræde én prkura-linje under fanen Beløb gældende fr rganisatinen. Bemærk at der i bunden af skærmen ptræder flere frskellige faner fr prkurapsætning, da det er muligt at sætte prkuragrænser p på 5 frskellige måder i indkøbsdelen: Hvrdan arbejder man med arket: Man kan have en general prkura, eller en specifik prkura fr en given leverandør, aftale, dimensinsværdi eller UNSPSC-kde. TIPS: Når du arbejder i prkura indlæsningsarket kan du pleve at skærmen fryser, hvis du har brugt knapperne Tabulering eller Enter. Det anbefales at du bruger musen til at skifte fra celle til celle.

7 Side 7 af 8 Når du har lavet dine ændringer i arket, klikker du på den lille pil ud fr Run reprt. Herefter får du tre nye valgmuligheder frem g her klikker du på Imprt fr at imprterer dine ændringer, Gem Excel-ark fr at eksprtere dine ændringer, Print fr udskrivning af psætningen. Ændre eksisterende prkura: Prkura på en bruger ændres i klnne Prkura g indlæses ved klik på Imprter. Sletning af prkura: Prkura slettes på en bruger ved at angive FALSE i klnne Slet g klik på Imprter Opret ny prkura: Fr at prette en prkura er der følgende felter sm kan udfyldes afhængig af hvilken fane du pdaterer: Beløb (generelt): Organisatin: Den rganisatin, sm prkura skal gælde fr. Type: Typen kan være User (gældende fr en bruger), Grup (gældende fr en gruppe), rganisatin (gældende fr en hel rganisatin eller rganisatinshierarki (gældende fr en rganisatin g alle underrganisatiner). Bruger: Hvis type = User, vælges bruger, ellers blank. Gruppe: Anvendes ikke, da vres anbefaling er at der anvendes persnlige prkura. Prkura/Valuta: De t klnner udfyldes med prkurabeløbet i den angivne valuta. Priritet: Gælder sm priritet på tværs de 5 psætningsmuligheder, fr at sikre priritet i frhld til evt. mdstridende prkuraangivelser. J højere tal dest højere priritet. Nedarvet: Angiver hvrvidt den angivne prkura er nedarvet (True) eller m den kan redigeres i den rganisatin linjen prettes i. Aktiv/Slet: De t klnner anvendes i tilfælde af en prkura er gældende (true) eller skal ignreres (False) g/eller slettet (True). Leverandør: Leverandør: Den leverandør sm prkuraen skal gælde fr. Aftale: Aftale id: Den aftale (prisliste/katalg) sm prkuraen skal gælde fr.

8 Side 8 af 8 Dimensiner: Dimensin/Dimensinsværdi: Den dimensin/dimensinsværdi sm prkuraen skal gælde fr. UNSPSC: UNSPSC: den kategri sm prkuraen skal gælde fr. Ved Imprter validerer systemet de indtastede data, g du vil blive spurgt m du ønsker at indlæse. Klik OK hvis du ønsker at indlæse dine ændringer. Herefter vil du enten få en kvittering m at ændringerne er succesfuldt imprteret eller du vil mdtage en teknisk fejl. Hvis du får besked m at der er en teknisk fejl, kan du evt. selv se m du kan løse prblemet. Hvis det ikke er tilfældet, må du melde sagen til [email protected]. Send gerne skærmbillede af fejlmeddelelsen, samt en kpi af det ark du frsøger at indlæse. Hvis du klikker på Gem Excel-ark, får du et dkument der indehlder alle prkurapsætninger inkl. de ændringer du har frsøgt at indlæse.