Tillægsdagsorden Handicaprådet

Transkript

1 Tillægsdagsorden Handicaprådet Mødedato: Mandag den 14. september 2015 Mødetidspunkt: Kl. 8:00 Mødested: Rød 3, Prøvestenen Bemærkninger: Medlemmer: Michael Mathiesen (C) Philip Læborg (C) Ib Kirkegaard (O) Haldis Glerfoss (Ø) Duygu Ngotho (A) Søren Aarup Karsten Grubert Karl Vilhelm Nielsen Jacob Svendsen Kirsten Fazio Lene Fritzbøger Andersen Hanne Olsson-Dragø Kurt Mortensen Niels Fiil Hildebrandt Deltagere: Lars Løgstrup Fraværende: Karsten Grubert Sagsoversigt Side 01. Tøjvaskeordning til visiterede borgere Indkøbsordning til visiterede borgere i eget hjem...4 Bilagsliste...6

2 Handicaprådet Mødedato Side Tøjvaskeordning til visiterede borgere Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/4711 Handicaprådet Tøjvaskeordning til visiterede borger Kravspecifikation Indledning/Baggrund Udbud og Indkøb fremlægger hermed et kommende udbud af tøjvaskeordning for visiterede borgere. Udbuddet fremlægges på baggrund af Socialudvalgets forslag om at udlicitere tøjvask i hjemmeplejen. Udbuddet forventes offentliggjort den 5. oktober 2015 med tilbudsfrist den 16. november Retsgrundlag Praktisk hjælp i form af tøjvask til visiterede borgere i eget hjem er omfattet af EU s udbudsdirektiv Bilag IIB, hvorfor udbuddet gennemføres alene i overensstemmelse med direktivets art. 23 og 35, stk. 4. Sagsfremstilling For borgere i eget hjem vaskes i dag hver anden uge, og ydelsen foretages af hjemmeplejen i borgernes eget hjem eller på et nærliggende fællesvaskeri. Der er dog nogle borgere, som har valgt en privat leverandør til deres praktiske hjælp, der får indsamlet deres tøj til central vask. Der er mulighed for at udlicitere tøjvask af borgernes tøj til en privat leverandør. Borgere med vaskemaskine i eget hjem vil fortsat få vasket tøj i eget hjem af hjemmeplejen. Udbuddet bliver gennemført med tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud med underkriterierne pris (vægter 70 %), kvalitet (15 %) og service (15 %). Udarbejdelsen af kravspecifikationen er foretaget i samarbejde med Ingrid Olsen (visitator), Mette Bjerre-Christensen (distriktsleder for hjemmeplejen) og Maria Ursula Bodzio Nüssle (sosu-assistent). Aftalen er en rammeaftale med 2 leverandører og forventes at træde i kraft pr. 1. januar Aftalevarighed er 4 år. Økonomi/Personaleforhold Der indføres en egenbetaling på kr. 100,00 pr. mdr. pr. borger visiteret til tøjvaskeordningen leveret af en privat leverandør. Egenbetaling dækker el, vand og sæbe. Pr. 10. august 2015 har Helsingør Kommune 631 borgere, der er visiteret til tøjvask. Heraf har ca. 170 borgere vaskemaskine i eget hjem og er derfor ikke inkluderet i udbuddet. For udlicitering af tøjvask til 400 visiterede borgere er besparelsen estimeret til kr

3 Handicaprådet pr. år. Mødedato Side 3 Kommunikation/Høring Materialet sendes i offentlig høring den 18. september 2015 med henblik på at sikre det bedst mulige resultat for borgerne, hvorfor materialet ikke er fortroligt. Materialet sendes ligeledes i høring hos Ældrerådet den 18. september Indstilling Udbud og Indkøb indstiller: at Handicaprådet afgiver høringssvar på baggrund af den fremlagte kravspecifikation.

4 Handicaprådet Mødedato Side Indkøbsordning til visiterede borgere i eget hjem Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/13889 Handicaprådet Kravspecifikation indkøbsordning til visiterede borgere Indledning/Baggrund Udbud og Indkøb fremlægger hermed et kommende udbud af indkøbsordning for visiterede borgere i eget hjem. Udbuddet gennemføres i fællesskab med Allerød, Ballerup, Fredensborg, Frederikssund, Furesø og Halsnæs Kommune. Udbuddet forventes offentliggjort medio oktober 2015 med tilbudsfrist medio november Retsgrundlag Praktisk hjælp i form af indkøbsordning til visiterede borgere er omfattet af EU s udbudsdirektiv Bilag IIB, hvorfor udbuddet gennemføres alene i overensstemmelse med direktivets art. 23 og 35, stk. 4. Sagsfremstilling Udbuddet bliver gennemført med tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud med underkriterierne pris (vægter 60 %), varesortiment (25 %) og kvalitetssikring (15 %). Aftalen er en rammeaftale med 2 leverandører og forventes at træde i kraft pr. 1. februar Aftalevarighed er 4 år. Økonomi/Personaleforhold Pr. 10. august 2015 har Helsingør Kommune 631 borgere, der er visiteret til tøjvask. Heraf har ca. 170 borgere vaskemaskine i eget hjem og er derfor ikke inkluderet i udbuddet. Der indføres en egenbetaling på kr. 100,00 pr. mdr. for borgere visiteret til tøjvaskeordningen leveret af en privat leverandør. Egenbetaling dækker el, vand og sæbe. For udlicitering af tøjvask til 400 visiterede borgere er besparelsen estimeret til kr pr. år. Kommunikation/Høring Materialet sendes ligeledes i høring hos Ældrerådet den 28. september Indstilling Udbud og Indkøb indstiller:

5 Handicaprådet Mødedato Side 5 at Handicaprådet afgiver høringssvar på baggrund af den fremlagte kravspecifikation.

6 Handicaprådet Mødedato Side 6 Bilagsliste 1. Tøjvaskeordning til visiterede borgere 1. Tøjvaskeordning til visiterede borger Kravspecifikation (235216/15) 2. Indkøbsordning til visiterede borgere i eget hjem 1. Kravspecifikation indkøbsordning til visiterede borgere (235220/15)

7 Handicaprådet Mødedato Side 7 Michael Mathiesen Philip Læborg Ib Kirkegaard Haldis Glerfoss Duygu Ngotho Søren Aarup Karsten Grubert Karl Vilhelm Nielsen Jacob Svendsen Kirsten Fazio Lene Fritzbøger Andersen Hanne Olsson-Dragø Kurt Mortensen Niels Fiil Hildebrandt

8 Bilag: 1.1. Tøjvaskeordning til visiterede borger Kravspecifikation Udvalg: Handicaprådet Mødedato: 14. september Kl. 8:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

9 Udbud af tøjvask til visiterede borgere i eget hjem Bilag 1 Kravspecifikation og tilbudsskema 15/4711

10 Udbud af tøjvask til visiterede borgere i eget hjem Bilag 1 Kravspecifikation og tilbudsskema 1. Indledning Generelt Vaskeriordningen skal dække borgerens behov for at få vasket eget tøj og linned. Borgeren har ifølge kommunens kvalitetsstandard ret til at få vasket tøj og linned hver 2. uge. Vaskeriordningen omfatter ikke rensning og strygning af tøj, vask af dyner, puder, tæpper, gardiner eller rulning af duge og sengetøj. Det står borgeren frit for, at tilkøbe andre ydelser end dem Helsingør Kommune yder hjælp til, men dette er kommunen uvedkommende. Vaskeordningen omfatter følgende: Afhente vasketøj på borgerens bopælsadresse Vask af tøj og linned Tørre tøj og linned Lægge tøj og linned sammen Pakke tøj og linned Levere rent tøj og linned på borgerens bopælsadresse Opgavens omfang Udbuddet omfatter borgere, der er visiteret til vaskeordningen af Visitationen i Helsingør Kommune. Bevilling af vaskeriordning sker efter en individuel faglig vurdering af borgerens behov og vurderes i henhold til Helsingør Kommunes serviceniveau. I den nuværende vaskeriordning, er 461 borgere visiteret til tøjvask. Som udgangspunkt visiteres en borger til tøjvask, der kan rummes af 2 vaskemaskiner modsvarende 8-10 kg tørt tøj hver 14.dag. Det vil sige, at husstande med to borgere visiteres til 4 maskiner tøjvask pr. borger modsvarende kg tørt tøj. Enkelte borgere har behov for hjælp til at samle og pakke vasketøjet, samt til at lægge tøjet på plads når det kommer retur. Disse borgere visiteres til en ydelse "Tillægsydelse, Tøjvask, som levereres af den valgte hjemmehjælpsleverandør. Der må forventes et varierende antal håndteringer/leveringer af tøjvask i løbet af året, jf. eksempelvis ændret visitation, sygehusindlæggelser, ferie samt konkurrence fra andre godkendte leverandører. 2. Kravspecifikation Nedenfor følger kravspecifikationen for udbud af vaskeordning for hjemmeboende borgere visiteret til vaskeordning af tøj/linned. 15/4711 Side 1 af 12

11 Udbud af tøjvask til visiterede borgere i eget hjem Beskrivelse af igangsætning og ophør af vaskeriordning Tilmelding: Leverandøren modtager bestillingen og information om bevillingen fra visitationen via KMD Care, når borger har valgt leverandøren. Leverandøren skal kontakte borgeren med henblik på at aftale dato og tidspunkt for første afhentning og levering af vasketøjet. Ved første levering skal borger modtage en skriftlig bekræftelse på det fremadrettede tidspunkt og ugedag for afhentning og levering af vasketøj. Første aftale om tøjvask skal iværksættes senest 10 hverdage efter, at leverandøren har modtaget besked om tilmelding til vaskeriordning fra visitationen via KMD Care. Eventuelle ændringer i borgerens behov for tøjvask som medfører ændringer i visitationen, varsles i en advis via KMD Care til leverandøren inden for 5 hverdage. Leverandørskift og afmelding: Borgeren har til enhver tid ret til at skifte leverandør med 14 dages varsel fra udgangen af en måned. Borgeren skal henvende sig til visitationen ved ønske om leverandørskift. Hvis særlige forhold gør sig gældende, kan skift af leverandør ske hurtigere end ovenstående. Afmelding foretages af borgeren til visitationen. Leverandøren skal være borgeren behjælpelig, hvis denne ønsker at foretage en afmelding. Såfremt borgeren efter afmelding ikke tilbageleverer emballage og andre hjælpemidler, leverandøren har stillet til rådighed, er borgeren erstatningsansvarlig over for leverandøren. Kommunen er ikke ansvarlig for leverandørens eventuelle tab. Nøgleboks Hos borgere, der ikke selv kan åbne deres hoveddør, skal leverandøren have adgang via nøgle, og der skal opsættes en nøgleboks. Leverandøren får udleveret en systemnøgle til de pågældende nøglebokse, og leverandøren er ansvarlig for nøglerne uanset hvem hos leverandøren, der har kvitteret for modtagelse af systemnøglen. Borgers aflysning, forgæves gang m.m Ændringer af tidspunkter for afhentning eller aflevering aftales som udgangspunkt direkte mellem borger og leverandør. I tilfælde borgen ikke selv er i stand til at indgå aftaler aftales ændring af tidspunkter for afhentning og levering med borgers leverandør af personlig hjælp. Fristen for, at borgeren kan flytte eller aflyse afhentning eller aflevering, er senest kl dagen før den planlagte afhentning/aflevering. I tilfælde, hvor borgeren ikke er hjemme i det aftalte tidsrum for afhentning/aflevering af vasketøj, borgeren ikke har aflyst aftalen rettidigt eller borgeren ikke har vasketøj til aflevering ved leverandørens fremmøde, betragtes det som forgæves gang. 15/4711 Side 2 af 12

12 Udbud af tøjvask til visiterede borgere i eget hjem I tilfælde af akut indlæggelse eller anden hændelse, der forhindrer rettidig afbestilling af afhentning eller aflevering, betragtes besøget som forgæves gang. Ved udskrivning fra hospital, adviseres leverandøren automatisk om udskrivelse. Procedure ved låst dør Hvis borgeren ikke har meldt afbud, eller leverandøren ikke har fået besked om ændring af hjælpen, og borgeren ikke åbner for leverandøren på det aftalte tidspunkt, skal leverandøren straks følge op på årsagen. Leverandøren skal om muligt kontakte brugeren pr. telefon på alle oplyste telefonnumre. Hvis der ikke opnås kontakt med borgeren, skal leverandøren undersøge via Medcom-adviser, om borgeren er indlagt. Hvis brugeren ikke er indlagt, skal leverandøren om muligt kigge ind gennem vinduer, brevsprække, kontakte pårørende, naboer, varmemester for at sikre, at borgeren ikke er nødlidende. Hvis leverandøren ikke kan finde årsagen til at borgeren ikke er hjemme inden for 1 time, skal leverandøren kontakte visitationen pr. telefon med det samme herefter. Kravspecifikationens opbygning Nr. Hvert krav har et unikt nummer, som anvendes ved henvisninger. Krav Helsingør Kommunes formulering af krav. Generelt Helsingør Kommune ønsker med tøjvaskeordningen at tilbyde en vaskeservice, herunder afhentning og udbringning samt vask af tøj, der er i overensstemmelse med borgernes behov. Nr. Kravtype Krav 2.1. MK Leverandøren skal stille emballage til vasketøjet til rådighed for pakning af snavset vasketøj i borgers hjem MK Leverandøren skal pakke og emballere det rene og tørre vasketøj hensigtsmæssigt MK Leverandøren skal vaske tøjet efter vaskeanvisningen. Hvis vaskeanvisningen mangler skal leverandøren vaske tøjet ud fra en faglig vurdering MK Leverandøren skal sikre at borgerens tøj m.m. entydig kan identificeres MK Leverandøren skal være i stand til at håndtere vask fra grupper af borgere med særlige vaskebehov herunder multiallergikere og borgere inficeret med multiresistente bakterier MK Leverandøren skal kunne modtage oplysninger/bestillinger fra kommunens omsorgssystem KMD Care, herunder kunne modtage beskeder og advis fx om borgers indlæggelse/udskrivelse fra hospital MK Leverandøren skal læse og behandle advis i KMD Care min. 2 gange pr. dag MK Leverandøren skal kunne kontaktes telefonisk alle hverdage i tidsrummet kl Information til borgeren 15/4711 Side 3 af 12

13 Udbud af tøjvask til visiterede borgere i eget hjem Helsingør Kommune ønsker, at borgere, som er tilknyttet tøjvaskordningen, informeres om leverandørens tilbud til borgerne på en måde, der gør dem i stand til at vælge mellem leverandørerne på et velinformeret grundlag, og som skaber tryghed omkring ordningen. Nr. Kravtype Krav 2.9. MK Leverandøren skal udarbejde en leverandørbeskrivelse med beskrivelse af leverandøren og af de tilbudte ydelser til brug for borgernes valg af leverandør. Leverandørbeskrivelsen skal godkendes af Helsingør Kommune MK Leverandørbeskrivelsen skal leveres i papirformat til visitationen. Der skal til enhver tid kunne rekvireres flere eksemplarer MK Leverandørbeskrivelsen skal også leveres elektronisk til Helsingør Kommune i en form, der er velegnet til afsendelse med digital post til borgerne og offentliggørelse på kommunens hjemmeside MK Leverandøren skal skriftligt informere borgeren om væsentlige ændringer i tilknytning til tøjvaskeordningen. Afhentning og aflevering af vasketøjet Helsingør Kommune ønsker, at afhentning og aflevering af vasketøj på borgernes bopæl foregår på en måde, som sikrer borgerne størst mulig tryghed. Nr. Kravtype Krav Afhentning og aflevering MK Leverandøren skal afhente og aflevere vasketøj inde i hjemmet, med mindre borger og leverandør aftaler andet MK Leverandøren skal ved afhentning og aflevering ringe på, vente på at døren bliver åbnet og præsentere sig tydeligt i eventuel dørtelefon, og hente/bære vasketøjet fra/til det sted, borgeren anviser MK Leverandøren skal tilbyde at afhente og aflevere vasketøj på alle hverdage i tidsrummet kl MK Leverandøren og borger skal aftale tidspunkt og ugedag, hvor vasketøjet bliver hentet/afleveret MK Leverandøren skal sende en skriftlig bekræftelse til borgeren for aftalte afhentnings- og afleveringstidspunkter MK Leverandøren skal levere ydelsen til den aftalte tid +/- 30 minutter MK Leverandøren skal aflevere det rene tøj/linned til borgeren senest 7 kalenderdage efter afhentning MK Leverandøren skal afsætte den nødvendige tid for udførelsen af ydelsen MK I de særlige tilfælde hvor borger på grund af f.eks. erhvervsarbejde ikke i løbet af en uge kan være hjemme på et tidspunkt mellem kl. 9 og 15, skal leverandør kunne tilbyde afhentning og levering af vasketøj i borgers hjem frem til kl MK Leverandøren skal afhente/aflevere tøj/linned på den førstkommende hverdag, såfremt afhentnings-/afleveringsdag falder på en helligdag. 15/4711 Side 4 af 12

14 Udbud af tøjvask til visiterede borgere i eget hjem MK Leverandører skal tilpasse aktiviteten med tidspunktet for afhentning og aflevering med dagtilbud og trænings- og sundhedscentre. Tidspunktet for afhentning og aflevering af vasketøj må ikke afskære borgeren fra disse tilbud MK Leverandøren er forpligtet til at koordinere hjælpen til borgeren med andre leverandører, herunder særligt leverandører, der leverer hjælp til pakning af vasketøj og hjælp til at lægge tøjet på plads efter vask MK Leverandøren er forpligtet til at overholde Helsingør Kommunes enhver tid gældende nøgleinstruks herunder overdragelse, sikker opbevaring og brug samt tilbagelevering af nøgler. Forgæves gang MK Ved forgæves gang skal leverandøren kontakte borgeren og tilbyde en ny aftale. Ændringer MK Leverandøren kan ikke aflyse afhentning eller aflevering af vasketøj, men kan flytte aftalen op til to hverdage efter aftale med borgeren. Fristen for, at leverandøren kan flytte en aftale med borgeren, er senest hverdagen før afhentning/aflevering inden kl Glemte og bortkomne sager MK Hvis leverandøren finder glemte sager i vasketøjet, skal leverandøren udvise fleksibilitet og søge at levere de glemte sager tilbage hurtigst muligt til borgeren og senest ved næstkommende afhentning eller aflevering til borgerens hjem uden ekstra omkostninger for borgeren eller kommunen MK I særlige tilfælde skal leverandøren kunne foretage akut levering af glemte sager efter nærmere aftale med borgeren. Beredskab Leverandøren skal have et beredskab, der gør leverandøren i stand til håndtere uforudsete og akutte situationer. Nr. Kravtype Krav MK Leverandøren skal kunne kontaktes af visitationen på hverdage i tidsrummet kl. 8:00-15: MK Leverandører skal have et beredskab, der gør leverandørerne i stand til at håndtere fraværsperioder blandt medarbejdere, herunder ferie og sygdom mv. samt løbende til- og afmeldinger. Personaleforhold Helsingør Kommune ønsker, at aflevering og afhentning af tøj på borgerens bopæl foregår på en måde, der sikrer borgeren størst mulig tryghed med respekt for den enkelte borger og under hensyntagen til, at aflevering og afhentning af tøj foregår i borgerens eget hjem. Gældende lovgivning om personaleforhold skal overholdes. 15/4711 Side 5 af 12

15 Nr. Kravtype Krav Udbud af tøjvask til visiterede borgere i eget hjem MK Leverandøren skal sikre at dennes medarbejdere har de kompetencer, der gør dem i stand til at levere ydelsen til Helsingør Kommunes borgere fagligt forsvarligt MK Leverandørens medarbejdere, der leverer og afhenter tøjet, skal bære en genkendelig uniform og skal være forsynet med billedlegitimation. Billede og tekst skal udformes, så svagtseende kan læse det MK Leverandørens medarbejdere skal have modtaget oplæring i hvilke hensyn, som personale med borgerkontakt skal tage i forbindelse med kontakten til ældre borgere. Dette indebærer bl.a. at være venlig og imødekommende, udvise medmenneskelig interesse og respekt for borgerens medbestemmelse, levevis, køn, race, alder og religion MK Leverandøren skal så videt muligt tilstræbe, at afhentning og aflevering af tøjet udføres af samme medarbejder og ligeledes at eventuelle afløsere er de samme MK Leverandørens personale, som har borgerkontakt, skal kunne skrive, læse og forstå dansk MK Leverandørens medarbejdere, der leverer og afhenter tøjet, skal være velsoignerede samt bekendte med og overholde hygiejniske principper i forhold til opgaveløsningen MK Leverandørens medarbejdere, der leverer og afhenter tøjet, skal have bestået kursus i førstehjælp MK Leverandørens medarbejdere, der leverer og afhenter tøjet, skal kunne observere borgerens tilstand både fysisk, psykisk og socialt. Hvis leverandørens medarbejder oplever væsentlige ændringer i borgerens tilstand, fx at borgeren er kommet til skade, virker diffus/usikker eller på anden måde anderledes end normalt, skal medarbejderen straks give Visitationen besked via KMD Care MK Leverandøren skal sikre, at leverandørens medarbejdere er vidende om, at de ikke må modtage eller give gaver herunder arv eller låne penge til eller af borgeren MK Leverandørens medarbejdere må ikke opholde sig i borgerens hjem uden borgerens tilstedeværelse MK Leverandøren skal overholde gældende arbejdsmiljølovgivning. Køretøjer Nr. Kravtype Krav MK Alle biler skal være markeret med firmaets navn og logo. Dokumentation, kommunikation og rapportering 15/4711 Side 6 af 12

16 Udbud af tøjvask til visiterede borgere i eget hjem Nr. Kravtype Krav MK Leverandøren skal kunne dokumentere datoer for afhentning og aflevering af vasketøjet samt forgæves gang MK Leverandøren er forpligtiget til at registrere borgere, der får vasket tøj, de ikke er visiteret til, herunder tøj der åbenlyst ikke tilhører borgeren eller falder uden for kategorierne tøj og linned. Ved gentagne overskridelser af visitationskriterierne skal leverandøren kontakte visitationen MK Leverandøren skal efter anmodning rapportere følgende til visitationen: 1. Antal leverancer i alt. 2. Antal leverancer hvor vasketøjet leveres ved hoveddør/lejlighedsdør eller inde i hjemmet 3. Antal flytninger/afmeldinger efter tidsfristen forårsaget af leverandøren. 4. Antal flytninger/afmeldinger efter tidsfristen forårsaget af borgerne. 5. Antal Forgæves gang. 6. Antal tomme vaskekurve/intet tøj at vaske. 7. Klager fra borgere med angivelse af årsagskategorier. 8. Antal erstatninger vedr. bortkommet tøj. 9. Antal erstatninger vedr. ødelagt tøj. 10. Flytninger af aftaler forårsaget af leverandøren. 11. Forsinkelser i leveringer forårsaget af leverandøren MK Leverandøren skal levere den beskrevne rapportering i krav 2.46 ovenfor i elektronisk form. Visitationen kan kræve rapportering op til 4 gange årligt MK Leverandøren skal uden ophold videresende klager vedr. ydelsen til visitationen. 15/4711 Side 7 af 12

17 Udbud af tøjvask til visiterede borgere i eget hjem 3. Tilbudsskema Kvalitet og Service Tilbudsgiver skal besvare nedenstående spørgsmål. Bemærk at det kun er det, der er noteret i dette dokument, at tildelingskriteriet Kvalitet og Service vil blive evalueret på. Tilbudsgiver opfordres til at begrænse sin besvarelse pr. krav (K) til max 1 A4-side (Times New Roman, skriftstørrelse 12). Nr. Kravtype Krav Kvalitet Målsætning: Tilbudsgiver skal sikre en hensigtsmæssig håndtering af vasketøjet fra det beskidte vasketøj pakkes i borgers hjem til det rene vasketøj leveres tilbage, således at processen og det endelige produkt bedst muligt imødekommer borgernes behov og muligheder for at medvirke i processen K Beskriv hvordan tøjet pakkes i borgers hjem og hvilke hjælpemidler, der stilles til rådighed til pakning af tøjet, herunder fx vaskeposer størrelse og antal, der stilles til rådighed. Tilbudsgivers besvarelse: 3.2. K Beskriv vaskeproces og håndtering af tøjet i øvrigt, herunder: Sortering af tøj og linned Vaskeprogrammer Mærkning/identifikation af tøj Temperaturvalg Vaskemidler Maskiner Klinisk renhed (bakterier/mrsa) Optisk renhed Pletter Slitage Allergi Andre forhold af betydning for vurdering af processen Tilbudsgivers besvarelse: 3.3. K Beskriv hvorledes Tilbudsgiver vil efterbehandle, pakke og tilbagelevere, herunder evt. på plads-lægning af, tøjet efter endt vask. 15/4711 Side 8 af 12

18 Udbud af tøjvask til visiterede borgere i eget hjem Tilbudsgivers besvarelse: 3.4. K Beskriv Tilbudsgivers vasketilbud udover de visiterede ydelser, jf. kravspecifikationen, eksempelvis: Ekstra tøj og linned ud over den visiterede ramme Rul af linned Vask af uldtøj Vask af silke Rensning Strygning Vask af dyner Redegør for, hvad der evt. indgår i standardtilbuddet og for borgers eventuelle tilkøbsmuligheder. Tilbudsgivers besvarelse: Service Målsætning: Tilbudsgiver skal levere en service der levere op til borgernes forventninger og behov. Der skal udvises en forståelse for hvor borger er i sit liv og borgers situation hvad end det drejer sig om en dement borger, som har glemt at stille sit vasketøj frem eller en borger, som har mistet et stykke tøj i forbindelse med tøjvaskeordningen K Beskriv Tilbudsgivers visioner for den gode borgerrelation. Tilbudsgivers besvarelse: 3.6. K Beskriv hvordan Tilbudsgiver starter nye borgere op i tøjvaskeordningen. Tilbudsgivers besvarelse: 3.7. K Beskriv chaufførens kontakt med borgeren. Tilbudsgivers besvarelse: 15/4711 Side 9 af 12

19 Udbud af tøjvask til visiterede borgere i eget hjem 3.8. K Beskriv kundeservicekontakt med borgeren, herunder hvordan og hvornår kundeservice kan kontaktes. Tilbudsgivers besvarelse: 3.9. K Beskriv hvordan Tilbudsgiver vil håndtere bredden af borgere eksempelvis borgere med demens, psykiske lidelser, borger med misbrug, hjerneskade mv. Håndtering kan fx være personalets erfaring og træning i at håndtere sådanne personer. Tilbudsgivers besvarelse: K Beskriv samarbejdet med visitation, leverandører af personlig/praktisk hjælp/hjemmehjælp i det daglige. Tilbudsgivers besvarelse: 3.11 K Beskriv Tilbudsgivers procedure for manglende, forsvundet og ødelagt tøj samt erstatning. Tilbudsgivers besvarelse: Kvalitetssikring Målsætning: Tilbudsgiver skal dokumentere, at de arbejder systematisk med at fastholde og udvikle kvaliteten af tøjvaskeydelser og den service, der ydes til borgerne K Beskriv Tilbudsgivers procedure for kvalitetssikring, herunder: Proces for udførelse af kontrol- og kvalitetsmålinger Dokumentation af kvalitetssikringen Tilsyn med evt. underleverandører 15/4711 Side 10 af 12

20 Udbud af tøjvask til visiterede borgere i eget hjem Tilbudsgivers besvarelse: 15/4711 Side 11 af 12

21 Bilag: 2.1. Kravspecifikation indkøbsordning til visiterede borgere Udvalg: Handicaprådet Mødedato: 14. september Kl. 8:00 Adgang: Åben Bilagsnr: /15

22 Bilag 1 Kravspecifikation Annoncering af offentligt udbud af indkøbsordning for borgere i eget hjem 1

23 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Krav til chauffører og andre medarbejdere Krav til varesortiment...4 Kølevarer...5 Frostvarer...5 Kolonial...5 Brød...5 Mælkeprodukter, smør og æg...5 Kød Information om varer og priser Tilmelding, afmelding og ændringer Bestilling Transport af varer til borgerens bopæl Levering Kvalitetssikring Fakturering og betaling

24 1 Indledning Kravspecifikationen beskriver kravene til Leverandører af indkøbsordningen. Der henvises herudover til kvalitetsstandarderne for de deltagende kommuner, som fremgår af Bilag 3. Målgruppen for indkøbsordningen er de borgere, der helt eller delvis ikke er i stand til at foretage indkøb af dagligvarer. Borgeren skal være visiteret af Kommunen til indkøbsordningen. Indkøbsordningen består af følgende dele: Bestilling Plukning og pakning af varer Levering af varer til borgerens hjem På-plads-sætning af køle- og frostvarer På-plads-sætning af øvrige varer for borgere, som er visiteret til dette (kun visse kommuner) Returemballage Afregning. Kravspecifikationen består af de krav, som tilbudsgiver skal opfylde. For afsnit 3 (Krav til varesortiment) og afsnit 9 (Kvalitetssikring) konkurrerer tilbudsgiverne på opfyldelsen af kravene i relation til tildelingskriteriet. Tilbudsgivers tilbud skal indeholde en besvarelse af delkriterierne. 2 Krav til chauffører og andre medarbejdere Kommunen ønsker, at aflevering af varer på borgerens bopæl foregår på en måde, der sikrer borgeren størst mulig tryghed, med respekt for den enkelte borger og under hensyntagen til, at aflevering af varer foregår i borgerens eget hjem. Leverandørens chauffører skal have en høflig, imødekommende og respektfuld fremtoning. Leverandørens chauffører skal være velsoignerede samt bekendt med og overholde hygiejniske principper i forhold til opgaveløsningen. Der må ikke ryges i borgerens hjem. Der påhviler Leverandørens medarbejdere tavshedspligt, jf. retssikkerhedslovens 43, stk. 2 og 3, omkring forhold, som de i forbindelse med deres arbejde måtte få kendskab til. Denne tavshedspligt ophører ikke ved fratræden eller ved kontraktforholdets ophør. Leverandøren skal sikre, at Leverandørens medarbejdere er vidende om, at de ikke må modtage eller give gaver herunder arv eller låne penge til eller af borgeren. Endvidere må Leverandørens medarbejdere ikke opholde sig i borgerens hjem uden borgerens tilstedeværelse. Leverandørens personale skal underrette Kommunen, hvis det opleves at borgeren udviser atypisk adfærd. Medarbejderne skal beherske dansk i skrift og tale. Konkret skal medarbejderne: Kunne tale og forstå dansk 3

25 Læse dansk så opgaven løftes fagligt forsvarligt Kunne fremvise ren straffeattest Kunne dokumentere at de er godkendt af Fødevarestyrelsen Være udstyret med mobiltelefon. Der skal i kommunikationen tages hensyn til, at mange af borgerne er svagthørende og svagtseende. Chaufførerne skal: Bære Leverandørens uniform Være forsynet med synlig billedlegitimation. Billede og tekst skal udformes således at svagtseende kan læse det. Af hensyn til borgerens tryghed stilles krav om, at Leverandøren i videst muligt omfang tilstræber, at aflevering af varer udføres af den samme medarbejder, og at det ligeledes tilstræbes, at eventuelle afløsere er de samme. 3 Krav til varesortiment Borgerne i indkøbsordningen skal have et bredt varesortiment at vælge ud fra. Sortimentet skal tilgodese alle borgere i ordningen, således at borgeren ikke oplever at det bliver dyrere at deltage i ordningen i forhold til selv at handle i ordinære supermarkeder. Det er et ønske at tilbudsgiver i sit varesortiment tilbyder: A. Almindelige dagligvarer B. Tilbudsvarer C. Discountvarer D. Bredt udvalg i færdigretter, også i mindre portioner E. Sæsonvarer F. Vitaminer og kosttilskud G. Økologiske varer H. Fedtfattige varer I. Sukkerfri varer J. Diæt varer (f.eks. glutenfri produkter, laktosefri produkter m.v.) K. Frugt og grønt L. Håndkøbsmedicin M. Produkter til personlig pleje N. Isenkram og mindre hjælpemidler O. Delikatesse varer P. Miljømærkede varer (f.eks. det europæiske miljømærke Blomsten og det nordiske miljømærke Svanen ) Det er ligeledes et ønske at den enkelte vare i det tilbudte varesortiment kan identificeres med billeder og tydelig prisangivelse på hjemmeside og eventuelt i katalog i papirudgave. 4

26 Fødevarer med kort holdbarhed skal leveres så tæt på produktionsdatoen som muligt, dog gælder følgende krav også: Krav til opbevaring, holdbarhed, transport og levering Kølevarer Krav til temperaturforhold ved vareleverancer skal sikres gennem f.eks. køleanordninger på køretøjer eller kølebokse. Mindstekrav Varer Mejerivarer på køl Snitgrønt Kogte æg Hakket kød med lang holdbarhed Hakket kød med kort holdbarhed (24 timer) Resterende kølevare Kølegrader 2-5 grader 2-5 grader 4-6 grader 2 grader eller lavere 5 grader eller lavere 3-5 grader Frostvarer Mindstekrav Temperaturen skal være minus 18 grader eller derunder ved opbevaring, transport og levering. Ved levering skal frostvarerne mindst have en restholdbarhed på 2/3 af den totale holdbarhedsperiode, dog mindst 3 måneder. Kolonial Mindstekrav Skal opbevares med den af producenten anbefalede temperatur/opbevaringsmetode. Ved levering skal kolonial mindst have en restholdbarhed på 2/3 af den totale holdbarhedsperiode. Brød Mindstekrav Skal opbevares med den af producenten anbefalede temperatur/opbevaringsmetode. Ved levering skal brød mindst have en restholdbarhed på 2/3 af den totale holdbarhedsperiode. Mælkeprodukter, smør og æg Mindstekrav Ved levering skal mælk mindst have en restholdbarhed på 5 dage. Kærnemælk skal dog mindst have en restholdbarhed på 4 dage. Øvrige mælkeprodukter (herunder ost), smør og æg skal mindst have en restholdbarhed på 2/3 af den totale holdbarhedsperiode. Kød Mindstekrav Hele kødstykker skal kunne holde sig min. en uge. For hakket kød skal Leverandøren i sit sortiment have produkter med en holdbarhed på min. 3 dage. Borgerne skal kunne få leveret dagligvarer i de mængder, der måtte være behov for. 5

27 4 Information om varer og priser Borgere, som er tilknyttet indkøbsordningen, skal informeres om priser og vareudbud på en måde, der gør dem i stand til at vælge mellem varerne på et velinformeret grundlag. Leverandøren udarbejder information om indkøbsordningen til borgerne, som skal godkendes af Kommunen. Brochuremateriale om Leverandøren og Leverandørens ydelser skal leveres i hardcopy og digitalt til Kommunen, som til enhver tid skal kunne rekvirere flere eksemplarer. Det aftales med hver enkelt kommune, hvorvidt det er Leverandøren eller Kommunen som sender materialet ud. Leverandøren skal præsentere sit varesortiment i et varekatalog/vareliste indeholdende billeder af samtlige varer. Varekataloget skal som minimum opdateres 1 gang årligt og udsendes af Leverandøren. Et udvalg af varesortimentet bør præsenteres i en ugentlig tilbudsavis samt information om discount varer til fast lav pris. Leverandøren skal præsentere udvalget af varer på en hjemmeside, der viser pris og billeder. Borgerne skal have mulighed for at bestille varer fra hjemmesiden. Leverandøren er forpligtet til at informere borgeren om væsentlige ændringer i tilknytning til indkøbsordningen. 5 Tilmelding, afmelding og ændringer Leverandøren skal anvende Kommunens omsorgssystem, hvor tilmelding og framelding af borgere fremgår. Leverandøren får beskeder i omsorgssystemet via advis og skal ligeledes selv anvende systemet til at kommunikere med Kommunen. Kommunerne anvender pt. nedenstående omsorgssystemer: Allerød Kommune: CSC Vitae Ballerup Kommune: KMD Care Frederikssund Kommune: CSC Vitae Fredensborg Kommune: CSC Vitae Helsingør Kommune: KMD Care Furesø Kommune : KMD Care Halsnæs Kommune: Avaleo Omsorg Kommunerne sørger i samarbejde med Leverandøren for adgang til omsorgssystemet. Leverandøren skal have etableret en internetforbindelse samt en sikker post adresse. Leverandøren stiller selv pc til rådighed. Udgifter til vedligeholdelse, opgraderinger mv. af omsorgssystemet afholdes af Kommunen. 6

28 Kommunen varetager kontakten mellem borgeren og Leverandøren hvad angår tilmeldinger og afmeldinger (ophør). Såfremt afmelding (ophør) sker fra borgeren eller pårørende til Leverandøren, gives der straks, og senest dagen efter, meddelelse til visitationen. Enkelte aflysninger eller flytning af en aftale, aftales mellem borger eller evt. pårørende og Leverandør. Ved 3 gentagne aflysninger meddeles dette til visitationen. Den enkelte borger vælger Leverandør på baggrund af Leverandørens informationsmateriale. Borgeren tilmeldes og afmeldes Leverandøren ved at Kommunen kontakter Leverandøren. I tilfælde af manglende modtagelse af indkøbsseddel skal Leverandøren kontakte Kommunen via advis i omsorgssystemet. Opfølgning fra Leverandøren og tilbagemelding fra Kommunen skal ske elektronisk samme dag. Leverandøren skal dokumentere tilbagemeldinger i omsorgssystemet til brug for en eventuel dokumentation. Ved tilmelding af nye borgere skal Leverandøren kunne tilbyde opstart af levering inden for 3 hverdage fra tilmelding. Borgeren har mulighed for at skifte Leverandør med 14 dages varsel. Borgeren skal henvende sig til Kommunen ved ønske om Leverandørskift. I særlige tilfælde kan varslet om Leverandørskift gøres kortere. I tilfælde af, at varen er udsolgt, skal der leveres en erstatningsvare. Erstatningsvaren skal være så identisk med den bestilte vare som muligt. Borgeren har i den forbindelse ret til at fravælge erstatningsvaren. Såfremt erstatningsvaren er dyrere end den udsolgte vare, må erstatningsvaren maksimalt faktureres til samme pris som den udsolgte varer. 6 Bestilling Borgere, som er tilknyttet indkøbsordningen, skal opnå en hurtig, simpel og driftssikker bestillingsproces, der fungerer så smidigt og optimalt som muligt. Leverandøren skal kunne håndtere alle nedenfor nævnte bestillingsmåder: Fax, mail, online ordrebestilling samt telefon, smartphone og PDA. Leverandøren kan ikke opkræve gebyr for call-funktionen, såfremt borgeren ved opringningen ikke foretager en bestilling. Telefonisk bestilling skal kunne foregå ved at borgeren telefonisk kontakter Leverandøren eller ringes op af Leverandøren. Leverandøren skal kunne tilbyde borgere telefonisk opkald på fast tidspunkt (interval 2 timer) mellem 9.00 og Leverandøren skal kunne modtage bestilling indtil 48 timer før levering. 7

29 Der skal for den enkelte bestilling være mulighed for blot at bekræfte forrige bestilling, således at der leveres præcis de samme varer, som ved sidste bestilling og levering. Hvis borgeren kontaktes telefonisk skal det ske på en høflig, imødekommende og respektfuld måde, ligesom personalet skal kunne tale og forstå dansk. 7 Transport af varer til borgerens bopæl De borgere, som tilknyttes indkøbsordningen, har krav på, at varer transporteres forsvarligt. For køle- og frostvarers vedkommende indebærer det transport under de rette temperaturmæssige forhold for at undgå fordærvet mad, optøning af frostvarer etc. For øvrige varer indebærer forsvarlig transport, at varerne transporteres uden risiko for at gå i stykker eller at blive udsat for ekstreme temperaturer. Leverandøren skal til enhver tid overholde gældende lovgivning vedrørende transport af fødevarer. Der henvises bl.a. til Bekendtgørelse 788 af 24. juli 2008 om fødevarehygiejne. Dokumentation skal på forlangende fremsendes til Kommunen i form af temperaturmålinger foretaget under transporten. Leverandøren skal have en procedure for håndtering af borgere inficeret med multiresistente bakterier. Leverandørens procedure skal vedlægges tilbuddet jf. udbudsbetingelserne. Der skal i alle bilerne forefindes engangshandsker, - maske og sprit til desinficering. Sprit skal anvendes efter hvert borgerbesøg. Leverandøren skal medvirke til at sikre miljøet gennem anvendelsen af råstoffer, køretøjer mv. som volder mindst muligt forurening. Kørslen skal planlægges og koordineres, så mindst muligt brændstofforbrug sikres. Chaufføren skal overholde Kommunens regler for tomgang samt bekendtgørelse om standsning og parkering i tættere bebygget område i Kommunen. Tomgangsregulativer fremgår af bilag 6. Motoren i et holdende motorkøretøj må ikke være i gang længere end højst nødvendigt og højest 1 minut. I særlige tilfælde kan længere tid tillades. Særlige tilfælde kan fx opstå om sommeren hvor temperaturen er høj og køleapparatet derfor er nødt til at køre. De anvendte køretøjer skal enten minimum være EURO 5, eller være monteret med et godkendt partikelfilter, hvis køretøjet er EURO 4 eller mindre. Kommunerne anbefaler desuden: At køretøjer dimensioneres i forhold til opgaven for at undgå en unødvendig overdimensionering evt. gennem en plan for optimering af kapacitetsudnyttelsen. At Leverandøren efterspørger dæk med den bedst mulige kombination af værdier på rullemodstand, vejgreb og dækstøj. 8

30 8 Levering Kommunen lægger vægt på, at levering af varer på borgernes bopæl foregår på en måde, som sikrer borgerne størst mulig tryghed. Legitimation og overholdelse af aftalte leveringstidspunkter er afgørende elementer i indkøbsordningen. Leverandøren bør tilstræbe, at det så vidt muligt er det samme bud, der leverer til den samme borger, således, at borgeren kan føle sig tryg ved Leverandørens bud. Leverandøren skal udarbejde et velkomstbrev som bekræfter overfor borgeren hvilken dag og i hvilket timeinterval bestilling er aftalt, samt hvilken dag varerne leveres. Velkomstbrevet skal endvidere indeholde et telefonnummer til eventuelle afbestillinger. Leverandøren er forpligtet til at koordinere tidspunktet for levering med dagtilbud og træningscentre. Tidspunktet for levering af varer må ikke afskære borgeren fra disse tilbud. Ved levering anbringes køle- og frostvarer i køleskab/fryser hos de borgere, som har behov for dette. Leverandøren skal ved levering ringe på, præsentere sig tydeligt i eventuel dørtelefon, vente på at døren bliver åbnet og bære varerne til borgerens køkkenbord. Nogle borgere har en cylinderadgang. Aftaler om adgangsforhold sker direkte med den enkelte borger. Hvis borger udleverer nøgler til Leverandør, skal Leverandøren sikre at disse opbevares forsvarligt i godkendt nøgleskab og adskilt fra kørelister. Leverandøren skal kvittere for modtagelse af borgerens nøgle. Kvitteringen skal udstedes til borgeren. Så længe nøglerne er i Leverandørens besiddelse, må nøglerne ikke nummereres på en sådan måde, at nøglen kan spores til adressen. Såfremt der bortkommer en af borgerens nøgler i Leverandørens besiddelse, skal Leverandøren straks og uden ophold sikre en omlægning af låsen og Leverandøren skal afholde enhver udgift. Leverandør skal have en oversigt over, hvilke borgere som Leverandør har modtaget nøgler fra. Ved ophør af indsatser skal Leverandør leverer nøgle tilbage til borgeren. Leverandør skal ved returnering af borgerens nøgle, sørge for at borgeren kvitterer for modtagelse af nøglen. Hvis borgeren ikke lukker op, skal Leverandøren med det samme kontakte det telefonnummer, som Kommunen oplyser ved kontraktstart. Ved akut behov ringes 112. Ved levering af varer, som er beskadigede, optøede eller på anden måde kvalitetsmæssigt væsentligt forringet, skal der tilbydes erstatningsvarer, som leveres senest dagen efter. Hvis borgeren ikke ønsker varen, krediteres borgeren. Varerne omfatter flasker og dåser med pant. Returpant skal modtages og modregnes i borgerens betaling. Leverandøren er kun forpligtiget til at modtage den type returpant, som oprindeligt er leveret af Leverandøren. Kvittering for pant afleveres til borgeren. 9

31 9 Kvalitetssikring Leverandøren skal have et gennemarbejdet og velafprøvet system til kvalitetssikring og anvende egenkontrol. Kommunen forbeholder sig ret til at gennemføre stikprøvekontrol med Leverandørens leveringer og tilfredshedsundersøgelser blandt borgere tilknyttet indkøbsordningen. Kommunen skal orienteres om alle skriftlige klager over Leverandørens udførelse af opgaven. Leverandøren skal medvirke ved en eventuel klagebehandling, ved at stille information og ressourcer til rådighed. Kommunen kan til enhver tid kontakte Leverandøren for at afholde statusmøde, hvor den forløbne periode drøftes herunder resultater fra eventuelle stikprøver og tilfredshedsundersøgelser samt klager. I opstartsperioden afholdes statusmøder efter behov, herefter en gang årligt eller efter gensidige behov. Resultater fra Fødevaredirektoratets kontrol af detailvirksomheder, der vedrører Leverandørens engagement i ordningen, vil blive offentliggjort for de borgere, der indgår i ordningen som almindelig information til borgerne. Leverandøren skal som minimum føre kontrol med: A. Antal leverancer opdelt på almindelige leverancer og fejlleverancer. B. Klager fra borgere. C. Flytninger af aftaler forårsaget af Leverandøren D. Forsinkelser i leveringer forårsaget af Leverandøren E. Antal flytninger/afmeldinger efter tidsfristen forårsaget af Leverandøren. F. Hvor mange og hvilke borgere, der ikke har taget imod deres varer. G. Hvor mange og hvilke borgere, som ikke har afgivet bestilling 3 eller flere gange efter hinanden. 10 Fakturering og betaling Borgerne kan foretage betaling via PBS og dankort. Ved manglende betaling skal Leverandøren kontakte borgeren for at afklare årsagen hertil. Hvis leveringen ophører grundet manglende betaling skal både borgeren og Kommunen orienteres forud for ophør af levering. Leverandøren skal sikre dokumentation for leverede ydelser i elektronisk form. Leverandøren skal endvidere sikre registrering af aflyst hjælp. Dokumentation for leverede ydelser og registrering af aflyst hjælp skal vedlægges den fremsendte faktura månedsvis bagud. Kommunen laver stikprøver af den fremsendte dokumentation. 10

32 Leverandøren fakturerer Kommunen månedligt. Fakturaen skal være udspecificeret jf. rammeaftalens punkt