Referat af 2. ordinære generalforsamling i DK-TUG

Transkript

1 Referat af 2. ordinære generalforsamling i DK-TUG Arne Jørgensen 11. oktober 2000 Generalforsamlingen blev afholdt onsdag den 21. september 2000 klokken 19 i auditorium D.1, Institut for Matematiske Fag, Aarhus Universitet. Følgende medlemmer var fremmødt: Arne Jørgensen (kasserer), Lars Hesel Christensen (bestyrelsesmedlem), Morten Heiberg (næstformand), Palle Jørgensen, Peter Frederiksen, Thomas Ljungberg og Thomas Widmann (formand; medbragte en fuldmagt fra Christian Frier). 1. Valg af dirigent og referent Thomas Ljungberg valgtes dirigent og konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indkaldt. Derefter valgtes Arne Jørgensen referent. 2. Godkendelse af dagsorden Jørgen Larsen havde indsendt nogle et forslag vedtægtsændringer formanden der i skyndingen desværre havde glemt at bekendtgøre dette for foreningens medlemmer. Forslaget lød: Hvis det vedtages at institutioner kan være medlemmer, så skal 4 stk. 3 punkt 6 udformes således: Valg af formand, næstformand... og 1 revisorsuppleant. Til disse poster kan kun personlige medlemmer af foreningen vælges. Jørgen Larsen havde i øvrigt nogle kommentarer forslagene og han opfordrede generalforsamlingen at drøfte hvordan vi kan godese folk uden for Århus-området. Ligeledes havde Morten Heiberg indsendt et (præciserende) forslag vedtægtsændringsforslaget 10. H ikke dette havde været bekendtgjort for medlemmerne. Forslaget lød: Foreningen tegnes af formanden alene, i dennes forfald næstformanden i forening med et bestyrelsesmedlem. 1

2 Generalforsamlingen havde svært ved at behandle forslagene, da de ikke havde været bekendtgjort for foreningens medlemmer (jf. 4, stk. 5). Omvendt måtte formanden tage ansvaret for at han havde glemt at viderebringe disse. Det blev besluttet kun at behandle forslag der udelukkende var små sproglige præciseringer af eksisterende ændringsforslag. I praksis betød dette at forslaget fra Morten Heiberg kunne behandles, mens Jørgen Larsens forslag var mere vidtgående. Der var dog generel enighed om at skele Jørgen Larsens forslag ved de øvrige forslag der lå tæt op af dette (ændringsforslag samme paragraf personlige forskel). Der blev føjet et nyt punkt 6.1. dagsordenen Debat om foreningens fremtidige aktiviteter. Punkt 6.2. blev således Forslag vedtægtsændringer. Dagsordenen blev godkendt sådan. 3. Formanden aflægger beretning for det forløbne år Formanden aflagde beretning for det forgangne år. Beretningen fremgår af bilag A, side 8. Formandens beretning blev enstemmigt godkendt. 4. Kassereren forelægger det reviderede regnskab Kassereren præsenterede og uddybede det udsendte regnskab. Kasserenen uddybede også revisorens (Simon Kristensen) beretning da denne ikke kunne være stede under generalforsamlingen. Thomas Ljungberg spurgte bevægelserne siden regnskabsårets afslutning 1. juli og kassereren fortalte at der havde været udgifter i størrelsesordenen 250,- kr. Regnskabet blev enstemmigt godkendt. 5. Fastsættelse af kontingentets størrelse Bestyrelsen havde udsendt følgende forslag kontingent: Bestyrelsen foreslår at kontingentet for enkeltpersoner fastsættes 40,- kr. for studerende og personer på overførselsindkomster med bopæl i Danmark og 80,- kr. for andre. Endvidere foreslår vi at kontingentet for det resterende kontingentår halveres efter et halvt år og halveres yderligere efter endnu tre måneder. Forslaget kontingent blev enstemmigt godkendt. 6. Indkomne forslag 6.1. Debat om foreningens fremtidige aktiviteter Der var fra flere sider (både i og udenfor bestyrelsen) udtrykt ønske om at foreningens aktiviteter ikke blot var koncentreret omkring Århus. Ligeledes var det blevet foreslået at man kunne 2

3 overveje at holde årsmøder halvårsmøder flere steder i landet, ligesom man burde overveje om bestyrelsens sammensætning kunne være geografisk bredere. Der var generel enighed om at det ville være positivt at få bredt foreningens aktiviteter mere ud over landet. Formanden henviste sin beretning hvor i han havde nævnt muligheden for at etablere lokale arrangementsgrupper. Det blev endvidere nævnt at man kunne bruge årsmøder at præsentere de bedste foredrag fra de lokale grupper, eventuelt lagt samtidig i forlængelse af generalforsamlingerne. Generalforsamlingen opfordrede den kommende bestyrelse at arbejde for etableringen af decentrale arrangementsgrupper. Generalforsamlingen opfordrede den kommende bestyrelse at skabe muligheder for en bredere geografisk sammensætning af fremtidige bestyrelser. Generalforsamlingen opfordrede personer med interesse for at indgå i foreningens arbejde at kendegive sig overfor bestyrelsen Forslag vedtægtsændringer Navn 1, stk. 1, blev foreslået ændret fra Foreningens navn er DK-TUG. Foreningens navn er Danmarks TEX-brugergruppe (DK-TUG). Foreningens navn er Den Danske TEX-brugergruppe (DK-TUG). Foreningens navn er Dansk TEX-brugergruppe (DK-TUG). Foreningens navn er Dansksproget TEX-brugergruppe (DK-TUG). Forslaget Foreningens navn er Dansk TEX-brugergruppe (DK-TUG). blev vedtaget. Institutionsmedlemsskaber Efter 3 blev foreslået indsat en ny paragraf Interesserede institutioner kan optages som medlemmer, dog uden stemmeret. Bestyrelsen fastlægger i hvert enkelt fælde vilkårene herfor. 3

4 Skriftlig fuldmagt 4, stk. 1 blev foreslået ændret fra Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Generalforsamlingen består af samtlige medlemmer der har betalt kontingent. Der kan stemmes ved fuldmagt. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Generalforsamlingen består af samtlige medlemmer der har betalt kontingent. Der kan stemmes ved skriftlig fuldmagt. Dagsorden for generalforsamling 4, stk. 3 blev foreslået ændret fra Den ordinære generalforsamlings dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Godkendelse af dagsorden. 3. Formanden aflægger beretning for det forløbne år. 4. Kassereren forelægger det reviderede regnskab. 5. Fastsættelse af kontingentets størrelse. 6. Valg af formand, næstformand, kasserer, 1 bestyrelsesmedlem, 1 bestyrelsessuppleant, 1 revisor og 1 revisorsuppleant. 7. Eventuelt. Den ordinære generalforsamlings dagsorden skal mindst indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Godkendelse af dagsorden. 3. Formanden aflægger beretning for det forløbne år. 4. Kassereren forelægger det reviderede regnskab. 5. Behandling af indkomne forslag. 6. Fastsættelse af kontingentets størrelse. 7. Valg af formand, næstformand, kasserer, 1 bestyrelsesmedlem, 1 bestyrelsessuppleant, 1 revisor og 1 revisorsuppleant. 8. Eventuelt. 4

5 Bestyrelsessammensætning 4, stk. 3, punkt 6 blev foreslået ændret fra Valg af formand, næstformand, kasserer, 1 bestyrelsesmedlem, 1 bestyrelsessuppleant, 1 revisor og 1 revisorsuppleant. Valg af formand, næstformand, kasserer, 1-3 bestyrelsesmedlemmer, 1-2 bestyrelsessuppleanter, 1 revisor og 1 revisorsuppleant. Til disse poster kan kun medlemmer af foreningen vælges. Forslaget blev vedtaget. Behandling af vedtægtsændringer 4, stk. 5 blev foreslået ændret fra Forslag vedr. ændringer i foreningens vedtægter kan kun behandles på generalforsamlingen såfremt forslagene har været formanden i hænde senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse og har været bekendtgjort for foreningens medlemmer. Andre forslag kan fremsættes og behandles på selve generalforsamlingen. Forslag vedr. ændringer i foreningens vedtægter kan kun behandles på generalforsamlingen såfremt forslagene har været formanden i hænde senest 7 dage før generalforsamlingens afholdelse og har været bekendtgjort for foreningens medlemmer senest 3 dage før generalforsamlingen. Andre forslag kan fremsættes og behandles på selve generalforsamlingen. Ekstraordinær generalforsamling I 5 blev foreslået indsat nyt stk. 3 På den ekstraordinære generalforsamling kan kun det begærede behandles. Delegation I 7 blev foreslået indføjet et nyt stk. 2 Bestyrelsen kan uddelegere kompetence opgaver personer udvalg. Forslaget blev ikke vedtaget. 5

6 Kontingentår Efter 8 blev foreslået indsat en ny paragraf Kontingentåret løber fra 1. november 31. oktober. Forslaget blev vedtaget. Tegningsrettigheder 10 blev foreslået ændret fra Foreningen tegnes af formanden, i dennes forfald næstformanden, i forening med et bestyrelsesmedlem. Foreningen tegnes af formanden, i dennes forfald næstformanden i forening med et bestyrelsesmedlem. Foreningen tegnes af formanden alene, i dennes forfald næstformanden i forening med et bestyrelsesmedlem. Det andet forslag ny formulering blev vedtaget. Opløsning 12 blev foreslået ændret fra Foreningens opløsning kan kun ske når opløsningen er vedtaget med 2/3 flertal på en ekstraordinær generalforsamling. Foreningens opløsning kan kun ske når opløsningen er vedtaget med 2/3 flertal på en ordinær generalforsamling. Foreningens opløsning kan kun ske når opløsningen er vedtaget med 2/3 flertal på en ekstraordinær generalforsamling, indkaldt med dette formål. Det andet forslag ny formulering bortfaldt da dette i forvejen er præciseret efter vedtagelsen af det nye stk. 3 i 5 ( På den ekstraordinære generalforsamling kan kun det begærede behandles ). Det første forslag ny formulering blev ikke vedtaget. Generalforsamlingen fandt at paragraffen trængte en justering, dog var de slede forslag ikke præcise nok, og bestyrelsen blev opfordret at arbejde med en bedre formulering næste års generalforsamling. 6

7 Ikrafttrædelse 16 blev foreslået ændret fra Disse vedtægter træder i kraft ved vedtagelsen. Disse vedtægter træder i kraft dagen efter vedtagelsen. Forslaget blev ikke vedtaget. Generalforsamlingen fandt at paragraffen trængte en justering, dog var de slede forslag ikke præcise nok, og bestyrelsen blev opfordret at arbejde med en bedre formulering næste års generalforsamling. 7. Valg af formand, næstformand, kasserer, 1-3 bestyrelsesmedlemmer, 1-2 bestyrelsessuppleanter, 1 revisor og 1 revisorsuppleant Der blev foreslået kandidater posterne og det viste sig at der var fredsvalg alle posterne på nær bestyrelsessuppleantposterne og revisorsuppleantposten hvor der ikke var opslet kandidater. Bestyrelsen blev valgt ved fredsvalg og kom at se således ud: Formand Thomas Widmann Næstformand Morten Heiberg Kasserer Arne Jørgensen Bestyrelsesmedlem Lars Hesel Christensen Bestyrelsesmedlem Palle Jørgensen Bestyrelsesmedlem Peter Frederiksen Bestyrelsessuppleant Vakant Revisor Thomas Ljungberg Revisorsuppleant Vakant 8. Eventuelt Bestyrelsen opfordres at ekskludere medlemmer der ikke har betalt kontingent for det forgangne år. Det blev bestemt at det skulle ske med en venlig tone og at disse medlemmer naturligvis skulle have lov at vende bage senere uden at blive præsenteret for en gammel gæld. 7

8 A. Formandens beretning Det er med blandede følelser, jeg ser bage på det forgangne år. Trods vellykkede arrangementer er det ikke lykkedes at indfri de høje ambitioner. A.1. Bestyrelsen I marts måned forlod Mikkel Damsgaard os, og Lars Hesel Christensen overtog hans plads i bestyrelsen. Derudover har observatør Kåre Fiedler Christiansen deltaget i bestyrelsesmøderne sammen med formand Thomas Widmann, næstformand Morten Heiberg og kasserer Arne Jørgensen. A.2. GEBiS For et år siden dannede vi en arbejdsgruppe, der skulle arbejde på at lave en afløser for BibTEX. Vi enedes sidst om navnet GEBiS, en forkortelse for GNU Extensible Bibliography System. Vi lagde ud med et godt møde, hvor der kom mange ideer på bordet. Desværre blev der ikke taget referat, og det viste sig derfor vanskeligt at bygge videre på dette møde. Lidt senere forlod Mikkel Damsgaard både bestyrelsen og GEBiS-gruppen, og vi gik yderligere i stå. Sideløbende havde vi fået et foredrag om GEBiS optaget på TUG2000-konferencen i Oxford. Trods flere forsøg kom vi dog aldrig forbi de indledende øvelser. Jeg tror stadig, ideen bag GEBiS er god, men det er vigtigt, at der etableres en plan, og at en person har ansvaret for at holde tempoet oppe. A.3. Medlemsblad Vores blad, som var en af årsagerne kontingentforhøjelsen sidste år, løb også ind i mangel på arbejdskraft. Vi fik sagn om gratis trykning, og Y&Y donerede velvilligt et eksemplar af Lucida-fontene, men da vi nåede det punkt, hvor der rent faktisk skulle skrives artikler, gik folk i stå. A.4. Konferencen Angående vores planer om at holde en minikonference i Århus har vi lidt af samme problem de praktiske problemer var små, men der var udpræget mangel på folk, der havde tid og lyst at gøre en indsats. A.5. Sammenfatning Som konklusion må man konstatere, at afholdelse af regelmæssige møder i Århus har opbrugt bestyrelsens kræfter. Det er uheldigt, ikke mindst fordi en stor del af vores medlemmer ikke er bosat i Århus-området. Det har også været tydeligt, at overlappet mellem bestyrelsen, GEBiS-gruppen, bladgruppen og konferencegruppen har været alt for stort. 8

9 Man kan derfor foresle sig, at den kommende bestyrelse vil vælge at oprette arrangementsgrupper for de størrre byer (fx Århus, København,... ) så bestyrelsens kræfter kan udnyttes bedre. Der er for så vidt ikke noget galt med et vist sammenfald mellem forskellige grupper, men det er uheldigt, hvis én og samme person er ansvarlig for flere, så vedkommende skal referere sig selv. A.6. Medlemmer Sidste år havde vi lidt over 30 betalende medlemmer. I år er antallet 29, og der kommer 11 ikke-udmeldte medlemmer, der ikke har betalt kontingent. A.7. DK-TUG på Internettet Som det vel er alle bekendt, har DK-TUG et velfungerende website ( dk/dk-tug), der bl. a. rummer slides fra flere af vores møder, samt en del nyttige links. Hvad angår fremtidige forbedringer, står der øverst på ønskeseddelen nok ligesom sidste år en dansksproget introduktion LATEX. Vores mailingliste er nok vores største aktiv, med pt. 67 subscribere, syv flere end sidste år (hvor mange, der læser den på news, vides ikke). Selvom den ikke er lige aktiv hele tiden, er jeg imponeret over, hvor hurtigt og kvalificeret folk får svar på deres spørgsmål. A.8. Aktiviteter I det forgangne år har vi holdt syv møder, alle på Matematisk Institut, Aarhus Universitet. 9/11 Introduktion LATEX (ved Arne Jørgensen) i samarbejde med AALUG. 30/11 Hvordan laver man pakker? (ved Søren Sandmann). 15/12 BibGlöX (ved Thomas Widmann). 24/2 Præsentationer i LATEX (ved Arne Jørgensen). 22/3 Introduktion METAFONT(ved Thomas Widmann). 12/4 Introduktion METAPOST (ved Morten Heiberg). 12/9 Præsentation af nogle pakker (ved Arne Jørgensen, Lars Hesel Christensen og Thomas Widmann). A.9. Eksterne relationer Ingen fra bestyrelsen har i år deltaget i konferencer i udlandet. A.10. Fremtiden Hvad vil fremtiden mon bringe? Det er jo svært at sige, men jeg vil mene, at det vigtigste er igen at bringe fremdrift ind i foreningen. 9