Kvalitetsledelsessystem på natur- og miljøområdet

Transkript

1 1 20. februar 2015 Kvalitetsledelsessystem på natur- og miljøområdet Input til ledelsens evaluering 2015 Ledelsen skal årligt gennemføre en evaluering af kvalitetsledelsessystemet, så de nødvendige forebyggende handlinger identificeres og gennemføres til sikring af systemets funktion. Input til ledelsens evaluering skal omfatte de 7 overskrifter, som fremgår af afsnit 2-5 og 7-9. Derudover er kvalitetsmålene for 2014 evalueret i (afsnit 6). Indledningsvist er der en kort beskrivelse af systemet. 1. Kort status på kvalitetsstyringssystemet Helt overordnet skal systemet sikre at lovgivningens krav på natur- og miljøområdet samt almindelig god forvaltningsskik følges, og at der er tilfredshed blandt borgere og virksomheder med selve processen omkring sagsbehandlingen. Systemet har i perioden 2009 til juni 2013 være certificeret af DS Certificering efter den på det tidspunkt gældende Kvalitetsstyringslov. Som en overgangsordning har systemet herefter været certificeret efter den ophævede Kvalitetsstyringslov. I 2015 forventes systemet at kunne certificeres efter ISO9001-standarden. De omfattede teams/afdelinger er Team Vand & Natur, Team Miljø, dele af Team Plan og dele af Teknik- og Forsyningsafdelingen samt et enkelt sagsområde i Forvaltningsservice. Systemet kan udvides til at omfatte hele forvaltningen. Systemet består overordnet af følgende dele: Kvalitetspolitik og mål, 13 tværgående procedurer (beskriver fremgangsmåden i kvalitetsstyringssystemet) 113 sagsprocedurer (beskriver fremgangsmåden i sagsbehandlingen) Til de enkelte procedurer er der ofte også tilknyttet bilag med skabeloner til breve, tilladelser m.v.. Arbejdet er generelt præget af en høj grad af involvering af medarbejdere, bl.a. vedrørende udarbejdelse/opdatering af sagsprocedurer, kompetencestyring og opfølgning på afvigelser og forbedringsområder. Virksomhedsplanen er forvaltningens produktionsplan for det kommende år og nærværende rapport om ledelsens evaluering koordineres med denne m.h.t. opstilling og evaluering af kvalitetsmål. Virksomhedsplanen 2015 har i år mest fået karakter af et arbejdspapir (Arbejdsplan 2015). Den har ikke været for TMU, da en ny organisationsændring er på vej. Derfor er alle kvalitetsmålene evalueret i nærværende rapport.

2 2 2. Opfølgning på tidligere ledelsesevalueringer Arbejdet med ISO9001 er opstartet i Der er i oktober måned afholdt møde med Karin Birgitte Hiis fra DNV GL, som præsenterede kravene i ISO 9001 for ledergruppen og den systemansvarlige. Efterfølgende er der afholdt 4 møder med deltagelse af de to afdelingschefer, de 3 teamledere for Plan/Byg, Miljø og Vand & Natur og systemansvarlig. Disse møder omhandlede bl.a. at få mere fokus på tværgående processer og procesflow i organisationen samt at få udpeget de områder, som der skal arbejdes videre med i 2015 for at blive ISO9001-certificeret (se bilag 4). Arbejdet har bl.a. resulteret i afsnit i Arbejdsplan 2015 om indførelse af ISO9001. Kvalitetsstyringsloven tog udgangspunkt i de forskellige love og sagområder, hvilket har ført til, at der i en vis udstrækning er taget udgangspunkt i en silo-tilgang og udarbejdet en lang række procedurer for de enkelte sagsområder. I ISO9001 er fokus i højere grad rettet mod procesflow gennem virksomheden og på hvordan sagerne/opgaver kommer ind i forvaltningen, igennem forvaltningen og ud af forvaltningen på den mest hensigtsmæssige måde. At sikre koordinering og helhed og at sager/opgaver ikke falder imellem to stole. I den forbindelse har ledelsens inddelt forvaltningens opgaver i 5 overordnede processer, som der vil blive udarbejdet overordnede procesprocedurer for: Myndighedsbehandling Drifts- og anlægsopgaver Planer og projekter Information og vejledning (herunder hjemmeside) Betjening af politikere I 2015 vil det være myndighedsbehandling og betjening af politikere, som der vil blive arbejdet med. Øvrige emner fra sidste ledelsesevaluering, som der skulle følges op på, omhandlede interne auditorer, fælles tilsyn på landbrugsområdet og brevskabeloner i SBSYS. Der er blevet udpeget nye auditorer. Fælles tilsyn på landbrugsområdet forventes at indgå i et kommende projekt om genregistrering af 3 i stedet for projektet Fra plan til handling i det åbne land. Der blev truffet beslutning om, at brevskabeloner skulle lægges i SBSYS i Dette er gjort i de tre teams, bortset fra Team Vand&Natur, hvor de sidste ca. 30% vil blive lagt over indenfor 1 kvartal 2015.

3 3 3. Tilbagemeldinger fra kunder I forbindelse med ISO9001 kommer der øget fokus på kunder, hvilket falder godt i tråd med planerne for forvaltningens fremtid. Teknik- og Miljøforvaltningen definerer kundebegrebet bredt. Udover borgere og virksomheder/landbrug dækker kundebegrebet også politikere, erhvervsorganisationer og grønne organisationer. Dette kom bl.a. til udtryk ved, at Teknik- og Miljøforvaltningen d. 31. oktober 2014 inviterede en række af vores kunder/interessenter til at give deres bud på, hvad de forventer og ønsker sig af Teknik- og Miljøforvaltningen. Der var repræsentanter fra erhvervsorganisationer og virksomheder, grønne organisationer og politikere: Agri Nord Dansk Industri Dansk Byggeri Danmarks Naturfredningsforening Fårup Sommerland (virksomhed/turisme) Borgmester Udover forventninger og ønsker til Teknik- og Milljøforvaltningen var der også positive tilkendegivelser fra flere af indlægsholderne. To væsentlige områder fra dagen, som er i tråd med aktiviteter, der allerede er igangsat i kommunen og som der arbejdes videre med, er følgende: 1. Åben dialog og samarbejde, hvor vi ser muligheder og ikke går efter håret i suppen. 2. Nedbryde siloer og sikre helhed med bl.a. én indgang til kommunen. Projektet En indgang til kommunen for virksomheder er igangsat for at kommunen gerne vil yde en god service til det lokale erhvervsliv og ønsker at fremstå som en samlet enhed. Formålet er at forenkle virksomhedernes vej ind i kommunen på tværs af de kommunale forvaltninger. I den forbindelse vil virksomhedernes aktuelle oplevelse af den kommunale service blive undersøgt gennem følgende spørgsmål, som konsulenter/medarbejdere skal stille i forbindelse med besøg i marken. Virksomhederne vil i undersøgelsen blive bedt om på en skala fra 1 til 5 - at svare på i hvor høj grad de oplever: - at samarbejdet er kendetegnet ved kvalitet, sammenhæng og fleksibilitet - at konsulenterne er imødekommende og løsningsorienterede - at du bliver informeret om kommunens tilbud og strategier - at jobcentret kan anvise kvalificeret arbejdskraft Endvidere arbejdes der i øjeblikket på at forbedre dialogen med landmænd i kommunen bl.a. om den fremtidige planlægning i lokalområdet. Derfor er projektet Fra plan til handling i det åbne land opstartet i samarbejde med LandboNord og Videnscenter for Landbrug. Her er der fokus på udviklingsmuligheder frem for begrænsninger i samarbejdet. De virksomheder som ligger i nærheden af de udvalgte landmænd er også inddraget i projektet. På naturområdet er der i januar 2015 holdt det årlige møde med DN, hvor der blev talt videre om DN s ønsker/forslag til naturområdet og lave noget forventningsafstemning parterne imellem. Nogle af interessenterne/kunderne forventes at komme tættere på Teknik- og Miljøforvaltningen fremover, idet erhvervs- og turistkontoret (Vækst Jammerbugt), kultur-, fritids- og landdistriktsområdet og Teknik- og

4 4 Miljøforvaltningen lægges under samme forvaltning. Denne kommer til at hedde Vækst- og Udviklingsforvaltningen. Det øgede kundefokus kommer endvidere til udtryk ved, at der i 2015 er planer om at lave en procesprocedure for betjening af politikere. I vores samarbejde med kunder/interessenter har vi også et ønske om at lægge vægt på fælles kompetenceudvikling. 4. Resultater af audit Formålet med den interne audit er at sikre, at der skabes en praksis/kultur omkring løbende forbedringer. Audit sikrer, at afvigelser registreres, og at der sker en opfølgning på dem. Ved interview med relevante personer, gennemgang af dokumentation m.v. undersøges det, om mål, procedurer m.v., der ligger til grund for systemet, bliver fulgt og i øvrigt er hensigtsmæssige. Intern audit tværgående procedurer Kvalitetsstyringssystemets tværgående procedurer skal underkastes intern audit med ca. 12 måneders mellemrum. Siden sidste ledelsesevaluering har en auditor fra Brønderslev Kommune i oktober 2014 gennemført intern audit af ledelsen (chefgruppe og teamledere), auditorer og den systemansvarlige på dette område. En auditor udefra sikrer, at ingen medarbejdere skal gennemføre audit af egen ledelse. Der blev ikke konstateret afvigelser. Der blev identificeret 2 forbedringsområder. Det blev bemærket i auditrapporten, at deltagerne udviste stor viden og interesse for området. Intern audit af sagsprocedurer I perioden er der lavet intern audit på alle omfattede sagsprocedurer. Udover de tværgående procedurer er der i 2014 lavet intern audit på 13 sagsprocedurer fordelt på forskellige sagsområder. I forbindelse med gennemførelse af audits forsøges der, at sætte fokus på, hvordan vi kan forbedre vores sagsbehandling og vores service overfor borgerne. Ved de interne audits på sagsprocedurer er der i 2014 registreret 5 mindre afvigelser og 6 forbedringsområder. Såvel afvigelser som forbedringsområder er af forskellig karakter. En hel del er mindre betydende forhold. I løbet af 2014 er der ikke indberettet afvigelser udenfor audit. Der er indberettet et forbedringsområder udover de forbedringsområder, som er blevet behandlet ved ledelsens evaluering I 2015 vil intern audit blive tilrettelagt på baggrund af udpegede fokusområder som f.eks. implementering af ny lovgivning og nye medarbejdere. Ekstern audit Certificeringsfirmaet DNV GL har lavet opfølgningsaudit d. 22. oktober I forhold til kundefokus blev det fremhævet, at der er igangsat mange både organisatoriske, praktisk og holdningsbearbejdende tiltag på forskellige niveauer for at sætte fokus på kundetilfredshed og optimere samarbejdet med landbrug og industrivirksomheder. Umiddelbart med positive tilbagemeldinger.

5 5 Endvidere at der er en god forståelse for at anvende kvalitetssystemets styringsredskaber: afvigelsesbehandling, intern audit, ledelsesevaluering samt en positiv tilgang til at arbejde med procedurer og skabeloner med henblik på at sikre god og ensartet sagsbehandling. Der blev ikke konstateret afvigelser. Der blev rejst 2 forbedringsforslag om henholdsvis uddelegering af ansvar på opfølgning på afvigelser og registrering at vidensudvikling i forbindelse med deltagelse i faglige netværk (se afsnit om anbefalinger om forbedringer). Endvidere blev der givet nogle anbefalinger i forbindelse med det kommende arbejde med ISO Procespræstationer og produktoverensstemmelser En af indikatorerne for om vores produkter er i orden er, om der er mange hjemviste/ændrede sager fra Natur- og Miljøklagenævnet. En opgørelse for 2014 på nævnets afgørelser på sager, hvor Jammerbugt Kommune har truffet afgørelse, viser følgende: Antal påklagede afgørelser ialt : 30 stk Antal hjemviste omfattet af KS* : 3 stk *kvalitetsledelsessystemet Der er 3 hjemviste, der er omfattet af kvalitetsledelsessystemet. Disse omhandler Naturbeskyttelsesloven. De giver umiddelbart ikke anledning til ændring af praksis på området. En af de væsentlige metoder til at sikre produkterne på, er anvendelse af brevskabeloner, som anvendes indenfor de fleste sagsområder. En stor del af brevskabelonerne, der hidtil har ligget på et netværksdrev (N) og derfra har skullet kopieres over i dokumenter på sager i SBSYS, er i 2014 blevet flyttet over som standardskabeloner i SBSYS. Dette betyder, at en række data som adresser, cvr. nr., klagevejledninger m.v. oprettes automatisk på brevet. Brugen af standardskabeloner er med til at sikre kvalitet og ensartethed af produkter. Der er en løbende udfordring med at vedligeholde disse. Endvidere er der en fast praksis om, at udkast til miljøgodkendelser på virksomheder samt miljøgodkendelser/anmeldelser på husdyrbrug gennemlæses/kvalitetssikres af en kollega. I miljøgodkendelserne er der et bestemt sted, hvor navn på denne person angives. 6. Kvalitetspolitik og kvalitetsmål Kvalitetspolitik Det vurderes fortsat, at Jammerbugt Kommunes kvalitetspolitik, som fremgår af bilag 1, stemmer overens med den nu ophævede Kvalitetsstyringslovs formål, og at den er på et realistisk niveau. Kvalitetspolitikken er i 2009 godkendt af Teknik- og Miljøudvalget. Det anbefales, at kvalitetspolitikken indenfor det/de næste par år revideres. Kvalitetspolitikken foreslås integreret i de overordnede målsætninger for forvaltningen. Med ny ledelse og nye samarbejdspartnere i forvaltningen vil der være nye input til de hidtidige overordnede målsætninger for forvaltningen.

6 6 Kvalitetsmål på afdelingsniveau Evaluering af kvalitetsmål fra Virksomhedsplanen 2014 er gennemført i et samarbejde mellem afdelingsledere, teamledere og den systemansvarlige. Evalueringen fremgår af bilag 2 (afdelingsmål) og bilag 3 (teammål) og er kort opsummeret i nedenstående. Af de 11 kvalitetsmål på afdelingsniveau i Plan & Miljø er 7 opfyldt og 4 er delvist opfyldt. 6 af målene foreslås videreført i 2015 og de resterende foreslås overført til procedure for kompetencestyring. Sidstnævnte gælder aktiviteter vedrørende kompetencestyring, som med tiden er blevet faste rutiner i forvaltningen. I Teknik- og Forsyning er afdelingsmålene for 2014 alle opfyldt. Seks af målene foreslås videreført i 2015 og de resterende foreslås overført til procedure for kompetencestyring og er identiske med i omtalte mål/rutiner i Plan &Miljø. De nye mål for 2015 fremgår af bilag 1 og er også anført i Arbejdsplanen for I afdelingsmålene vil vi gerne fremover have mere fokus på mål, som direkte retter sig mod vores kunder. I målene for 2015 kommer dette især til udtryk gennem nye mål om hhv. gennemførelse af projekt om én indgang til kommunen for erhverv samt mål om udarbejdelse af procedure for betjening af politikere. I Teknik- og Forsyning er der endvidere mål om borgerinddragelse, kommunikation og harmonisering. De øvrige mål kommer mere indirekte vores kunder til gode. Som det fremgår er nogle af målene ens i de to afdelinger. Det kan fremover overvejes at opstille nogle fælles kvalitetsmål for de to afdelinger eller hele forvaltningen. Kvalitetsmål for teams/faggrupper Der er også opstillet en række kvalitetsmål på teamniveau/faggruppeniveau (se bilag 3, er også markeret med grå i Virksomhedsplanen 2014). Derved skal kvalitetsmålene gerne komme tættere på det daglige arbejde og gøre det mere synligt, at de kan bidrage til bedre betjening af borgere/kunder og forbedret sagsbehandling. Evaluering af de 23 kvalitetsmål for teams/faggrupper (kaldet handlinger i Virksomhedsplanen) fremgår også af bilag 3. Ved årets udgang var 15 af målene opfyldt, 6 mål var delvist opfyldt og 2 mål var ikke opfyldt. Det ene af de ikke-opfyldte mål (projektering af Pandrup Genbrugsplads) overføres til gennemførelse i 2015, mens det er valgt foreløbig at nedprioritere det andet ikke-opfyldte mål om udarbejdelse af brochure om fedtudskillere. De delvist opfyldte mål er alle overført til gennemførelse i Nye kvalitetsmålene for teams/faggrupper fremgår af Arbejdsplan 2015, som på grund af planlagt organisationsændring ikke har været for Teknik- og Miljøudvalget og mest har karakter af et arbejdspapir. 7. Status for forebyggende og korrigerende handlinger Der følges løbende op på afvigelser og forbedringsområder. Status på afvigelser Status på opfølgningen på afvigelser er, at der ultimo januar 2015 var 5 afvigelser, hvor opfølgningen var i gang men ikke afsluttet. Der er tale om mindre afvigelser af forskellig karakter, bl.a. et hængeparti vedrørende opdatering af nogle procedurer/skabeloner, som de berørte sagsbehandlere er gjort bekendt med.

7 7 Der er i to tilfælde i 2014 igangsat forebyggende handlinger, således at samme type afvigelse søges forebygget på andre fagområder eller hos andre sagsbehandlere. Denne praksis bliver et krav med indførelse af ISO9001. Status på forbedringsområder M.h.t. forbedringsområder, hvor de ønskede opfølgende aktiviteter ikke er gennemført, ikke helt afsluttet endnu eller er udskudt, er der ca. 20 stk. Af disse er der 10 stk., som der tages hånd om på teamniveau (omtales ikke yderligere her). De øvrige åbne forbedringsområder går på tværs af teams. Nogle er nævnt i andre afsnit af nærværende rapport. Andre, som der er arbejdet med i 2014, er eksempelvis følgende: Der er blevet udarbejdet retningslinier for fremsendelse af digital post og i januar 2015 afholdt kurser for medarbejderne, så borgerne får fremsendt post fra forvaltningen digitalt, og så vi kan få gennemført den besparelse, der ligger heri. Retningslinjer for digital post indarbejdes i procedure om journalisering ved revision af denne. Der lægges sidste hånd på fælles klagevejledninger i SBSYS, og der arbejdes med fælles procedure om klager til Natur- og Miljøklagenævnet (der er kommet ny fremgangsmåde, hvor der skal benyttes en digital klageportal). Der er oprettet en ny procedure for aktindsigt jf. Forvaltningsloven og Offentlighedsloven, hvor der er henvist til notat med retningslinier vedrørende aktindsigt, som kommunes jurist har udarbejdet. 8. Ændringer, der vil kunne påvirke kvalitetsledelsessystemet (af organisatorisk, lovgivningsmæssig eller teknisk art) Direktøren for Teknik- og Miljøforvaltningen har valgt at trække sig tilbage fra arbejdsmarkedet, og der ansættes en ny direktør fra 1. maj Samtidig ændres organisationen ved at Vækst Jammerbugt (erhvervs- og turistkontoret) samt områder indenfor kultur, fritid og anden udvikling lægges sammen med Teknik- og Miljøforvaltningen i en ny forvaltning for Vækst- og Udvikling. Der ændres dog ikke i 2015 på de områder, som omfattes af kvalitetsledelsessystemet. Kvalitetsstyringsloven er blevet ophævet i juni Der arbejdes som nævnt i stedet mod en ISO9001 certificering i 2015 efter den nuværende standard. Det drejer sig i første omgang udelukkende om de områder, som hidtil har været omfattet. Der har i 2014 været udskiftning af en af sagsbehandlerne på hhv. vandløbsområdet, landbrugsområdet, indsatsplaner og affaldsområdet samt vikar i en kortere periode på 3-sager. Ny Windows-platform tages i brug 1. april Myndighedskompetencen på råstofområdet er overdraget til Region Nordjylland i sommeren 2014 og ved årsskiftet 2014/2015 er myndighedskompetencen på KO-kontrol overdraget til NaturErhvervstyrelsen. Lokaler og faciliteter Med ny organisation og op til 20 flere medarbejdere på Lundbakvej 5 er der lagt op til visse fysiske omrokeringer og inddragelse af flere lokaler til forvaltningens medarbejdere. Der er bl.a. et undervisningslokale samt kontorer til medarbejdere fra Børne-Familieforvaltningen, som kan komme i spil som mulige lokaler til den nye forvaltning. Der er nedsat flytteudvalg dels på forvaltningsniveau, dels forvaltningerne imellem med henblik på at få kabalen til at gå op.

8 8 M.h.t. faciliteter kan nævnes at vores citrix-løsning i perioder ikke har kørt helt optimalt. Dette forventes at blive løst med den nye Windows-platform, der tages i brug 1. april Vores dækning af perioden 80erne på luftfotos er ikke så omfattende, hvilket kan have betydning på bl.a. 3 området, som der vil være en del sager på de kommende år (se afsnit 9). Der arbejdes endvidere med at få systemet Naturappl op at køre igen. Der er bevilget penge til mobilt tilsyn fra Geoenviron, som forventes at blive afprøvet i Der er i øvrigt ikke kommentarer til lokaler og faciliteter. 9. Anbefalinger om forbedringer O utput fra ledelsens evaluering skal omfatte følgende : Forbedring af kvalitetsledelsessystemets og processernes effektivitet Produktforbedringer i relation til kundekrav Ressourcebehov I forbindelse med ledelsens evaluering ønskes der en behandling/stillingtagen til følgende områder (rækkefølgen er vilkårlig): 1. Stillingtagen til om vi skal have gennemført en screening af systemet af DNV GL inden certificering, f.eks. i august måned. 2. Stillingtagen til igangsætning af udarbejdelse af procesprocedurer for hhv. betjening af politikere og myndighedsopgaver, eller hvordan vi får det afklaret. 3. Stillingtagen til hvordan vi fremover opsamler (og anvender) informationer om kundetilfredshed i forskellige sammenhænge, eller hvordan vi får det afklaret. 4. Stillingtagen til om der er behov for uddybning af ledernes redegørelser om styring af ressourcer, således at målene for og kravene til de opgaver kvalitetsstyringssystemet omfatter, kan opfyldes. 5. Uddelegering af ansvar til de enkelte auditorer for at indskrive afvigelser fra intern audit i oversigten, følge op på dem samt kvitterer for lukning (forbedringsområde fra DNV GL) 6. Fortsat sikre at deltagelse i faglige netværk bliver registreret i de tilfælde, hvor det udgør en form for udvikling af viden (forbedringsområde fra DNV GL) 7. Stillingtagen til hvordan de enkelte teams sikrer, at procedurer og skabeloner er opdaterede, og at deres snitflader til andre teams på de forskellige sagstyper er afklaret. 8. Stillingtagen til om der bør arbejdes på bedre dækning af perioden 80erne på luftfotos. Stillingtagen til ny kvalitetsorganisation (med ledelsesrepræsentant) og afdækning af interne kommunikationsveje foretages efter 1. maj.

9 9 Ledelsens behandling af analyserapporten ved møde d. 26. februar Hvad skal vi beslutte Behandle ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet samt tekst til offentliggørelse. Hvad skal vi vide for at behandle sagen En gang årligt skal ledelsen gennemføre evaluering af kvalitetsstyringssystemet og gøre status over evt. forebyggende handlinger til sikring af systemets funktion. Som grundlag herfor er der udarbejdet en rapport, som skal behandles af ledelsen. Konklusionen fra mødet indgår sidst i rapporten. Dette udgør sammen med Teknik- og Miljøudvalgets behandling ledelsens evaluering. På mødet skal vi tage stilling til de 8 punkter i afsnit om Anbefalinger om forbedringer. Efterfølgende skal der ske en offentliggørelse på kommunens hjemmeside med beskrivelse af kvalitetspolitik og -mål, kvalitetsstyringssystemets bestanddele og resultatet af ledelsens evaluering. Der er udarbejdet et forslag til tekst til offentliggørelse. Lisbeth deltager i behandlingen af dette punkt. Hvorfor er sagen relevant for ledergruppen Fordi analyserapporten skal behandles af ledelsen. Hvordan kan sagen anbefales afgjort Ledergruppen kommenterer analyserapporten. Referat Ledelsens evaluering og forslag til offentliggørelse blev gennemgået med Lisbeth. Evalueringen viser, at der arbejdes kvalificeret med kvalitetsstyringen og at det er godt integreret i de områder, der er omfattet. De gennemførte audits viser, at der kun er afdækket få områder, hvor der anbefales ændringer i arbejdet. I ovenstående rapport Input til ledelsens evaluering er der opstillet en række punkter, som ledelsen har taget stilling til. Der blev besluttet følgende i relation til de enkelte punkter: 1. Screening af systemet af DNV GL Der bestilles en screening af systemet hos DNV GL (lkr følger op) 2. Udarbejdelse af procesprocedurer om betjening af politikere og myndighedsopgaver Arbejdsgruppen om ISO9001 (omtalt i afsnit 2) har ansvar for iværksættelse af dette. 3. Fremtidig opsamling og anvendelse af informationer om kundetilfredshed Arbejdsgruppen om ISO9001 afklarer dette. 4. Styring af ressourcer Hen over sommeren vil der blive taget stilling til, hvordan Virksomhedsplanen skal skrues sammen fremadrettet. Der vil blive arbejdet med et nyt koncept for styring og planlægning af den nye forvaltning. Her vil der også blive indtænkt en ny model for styring af ressourcer. Arbejdsgruppen om ISO9001 følger op. 5. Uddelegering af ansvar til auditorer vedr. opfølgning på afvigelser Ansvaret uddelegeres til auditorer (lkr følger op).

10 10 6. Sikre registrering af deltagelse i faglige netværk Indgår fremover i MUS-samtaler (afdelingsleder/temaledere følger op). 7. Sikre opdatering af procedurer/skabeloner samt fokus på snitflader Arbejdsgruppen sørger for at sikre dette og afsætte den fornødne tid. 8. Luftfotos Luftfotos indkøbes i relevant omfang (hed følger op)

11 11 Bilag 1 Kvalitetspolitik: Jammerbugt kommunes kvalitetspolitik er følgende: Myndighedskrav, almindelig god forvaltningsskik og fastsatte procedurer overholdes, Der anvendes personale og efter behov eksterne rådgivere med relevant uddannelse/efteruddannelse og/eller relevant erfaring indenfor de pågældende sagsområder. (Såfremt en sagsbehandler mangler kvalifikationer i forbindelse med en sag, tilknyttes en vejleder med de rette kvalifikationer), Ledelsen bidrager aktivt til at sikre den medarbejderudvikling og -uddannelse, som er nødvendig for at opfylde gældende politik og mål, Der lægges vægt på sammenhængende sagsforløb og helhed i opgaveløsningen, og det sikres at beslutninger træffes på rette niveau i organisationen, Der sker en hurtigt og effektiv information internt i forvaltningen om forhold af betydning for sagsbehandlingen, Der gennemføres brugertilfredshedsundersøgelser, interne audits og evalueringer til vurdering af systemets fortsatte egnethed og behovet for forbedringer. Der lægges vægt på en god og motiverende proces omkring kvalitetsstyringsarbejdet. Kvalitetsmål 2015 for Plan- og Miljøafdelingen. Nye mål er markeret med *. De øvrige er mål overført fra Opnå ISO9001-certificering i oktober/november 2015 af de nuværende omfattede områder af kvalitetsstyringssystemet, jf. handlingsplan i afsnit om ISO9001 i Arbejdsplan 2015 (K)* Udarbejde procesprocedurer for myndighedsopgaver og betjening af politikere (K)* Gennemføre, implementere og evaluere projekt om én indgang til kommunen for erhverv (K)* Gennemføre projektlederuddannelse for 20 medarbejdere og miljøjurakursus med involvering af en række medarbejdere (K)* Sikre at der løbende sker opdatering af hjemmesiden med henblik på øget digital selvbetjening (K)* Afholdelse af temamøder (om f.eks. anerkendelse, kompetenceudvikling, fælles opgaveløsning, nedbryde faggrænser og bedre holdspiller) (K) Afholde minimum 4 faglige fredage (K) At udsende skriftlige kvitteringer på ansøgninger indenfor 14 dage (K) At grupperne, som arbejder med helheder i sagsbehandlingen og projektledelse, evaluerer implementeringen af arbejdet (K) At gennemføre kursus for sagsbehandlere i Forvaltningsloven, Retssikkerhedsloven og i håndhævelse og tilsyn efter Miljøbeskyttelsesloven, Planloven, Naturbeskyttelsesloven, Byggeloven m.v. (K) At afholde månedlige møder i teams med teamleder. Plan- og Miljøchef deltager hver anden gang for at udveksle information og faglig sparring. På dagsordenen vil der bl.a. være følgende punkter: Evaluere mødekultur Fælles opgaveløsning Nedbryde faggrænser Kvalitetsstyring min. 2 gange årligt MED min. 4 gange årligt (K)

12 12 Kvalitetsmål 2015 for Teknik- og Forsyningsafdelingen Nye mål er markeret med *. De øvrige er mål overført fra Opnå ISO9001-certificering i oktober/november 2015 af de nuværende omfattede områder af kvalitetsstyringssystemet, jf. handlingsplan i afsnit om ISO9001 i Arbejdsplan 2015 (K)* Udarbejde procesprocedurer for myndighedsopgaver og betjening af politikere (K)* Gennemføre, implementere og evaluere projekt om én indgang til kommunen for erhverv (K)* Gennemføre projektlederuddannelse for 20 medarbejdere (K)* Det sikres, at der løbende sker opdatering af hjemmesiden med henblik på øget digital selvbetjening (K) Der sikres juridisk sparring bl.a. gennem brug af advokatordning og direkte advokatbistand, hvor kommunen er part i sagen. (K) Det sikres, at der sker den nødvendige koordinering med eksterne virksomheder, herunder input til planer, regulativer m.v., ved afholdelse af 1 månedlig møde med driftslederen. (K) Det sikres, at der sker borgerinddragelse, før der foretages væsentlige ændringer af borgerrelaterede serviceordninger. (K) Det sikres, at der sker en løbende formidling i forbindelse med ændringer af borgerrelaterede serviceordninger i form af målrettet kommunikation (K) Det sikres, at der etableres et ensartet serviceniveau i forbindelse med harmoniseringen af genbrugspladserne (K)

13 13 Bilag 2 Evaluering af afdelingsmål for 2014 i Plan- og Miljøafdelingen Af parentes fremgår en evaluering af målopfyldelsen indenfor det seneste år, samt anførelse af om målet videreføres/ændres i At gennemføre brugertilfredshedsundersøgelse blandt landbrugsorganisationer og -rådgivere om samarbejdet med Jammerbugt Kommune.(Opfyldt. Der er i 2013 afholdt dialogforum med Landbonord med politikere og embedsmænd, hvor fokus har været på fælles forståelse/samarbejde. Agri Nord havde til kerneopgavedagen d. 31.oktober også selv lavet en hurtig rundspørge blandt deres medarbejdere om samarbejdet med Jammerbugt Kommune). Afholdelse af temamøder (om f.eks. anerkendelse, kompetenceudvikling, fælles opgaveløsning, nedbryde faggrænser og bedre holdspiller) (Opfyldt, der er afholdt temadag om social kapital, kommunikation m.v d. 8. september (alle forvaltninger) med bl.a. Michael Nørager, Aarhus Universitet. Der har i forvaltningen endvidere været afholdt den ovennævnte kerneopgavedag samt Virksomhedsplandag d. 18. november (med tværgående koordinering af det kommende års opgaver. Målet videreføres) Afholde minimum 4 faglige fredage. Delvist opfyldt. Der er afholdt faglig fredag om hhv. sundhedspolitik d.31. januar, rapport fra stedet (GIS) og svampedag 26. september. Målet videreføres. at udsende skriftlige kvitteringer på ansøgninger indenfor 14 dage. (Opfyldt, da der ikke er registreret afvigelser. Målet videreføres) at grupperne, som arbejder med helheder i sagsbehandlingen og projektledelse, evaluerer implementeringen af arbejdet i slutningen af (Delvist opfyldt. Der har ikke været gennemført en sådan evaluering. Der har derimod været arbejdet med sikring af implementering via tilrettelæggelse af projektlederuddannelse i samarbejde med UCN. Endvidere er målet udmøntet i.f.m. drøftelser på kerneopgavedagen, Virksomhedsplandagen samt i planlægning af pilotprojektet om én indgang, som implementeres i Målet videreføres) at sagsbehandlere deltager i alle relevante erfagrupper (Opfyldes løbende ifølge afdelingsleder/teamledere. Målet overføres til procedure for kompetencestyring) at afholde årlige medarbejderudviklingssamtaler. MUS indgår som grundlag for udarbejdelse af virksomhedsplan. (Delvist opfyldt. MUS fra december-januar 2013/2014 er afholdt, men MUS fra december-januar 2014/2015 er udsat, da en større organisationsændring skal implementeres inden 1. maj. Det forventes herefter, at alle MUS-samtaler gennemføres og at arbejdet med Virksomhedsplan for den nye organisation påbegyndes.. Målet overføres til procedure for kompetencestyring) at gennemføre kursus for sagsbehandlere i Forvaltningsloven, retssikkerhedsloven og i håndhævelse og tilsyn efter Miljøbeskyttelsesloven, Planloven, Naturbeskyttelsesloven, Byggeloven m.v. (Opfyldt. En række sagsbehandlere har deltaget i miljøjurakursus indenfor forskellige fagområder, hvor ovenstående emner også indgår, hvor det er relevant. Kommunens jurist er endvidere med på velkomstmøder for nye medarbejdere, hvor hun gennemgår de vigtigste paragraffer i Forvaltningsloven og Offentlighedsloven. Der er planer om, at hun skal holde flere mindre kurser om juridiske emner i foråret Målet videreføres )

14 14 at afholde månedlige møder i teams med teamleder. Plan- og Miljøchef deltager hver anden gang for at udveksle information og faglig sparring. På dagsordenen vil der bl.a. være følgende punkter: Evaluere mødekultur Fælles opgaveløsning Nedbryde faggrænser Kvalitetsstyring min. 2 gange årligt MED min. 4 gange årligt (Ifølge Plan- og Miljøchef og teamledere er målet opfyldt i Team Vand& Natur og Team Miljø bortset fra, at der ikke har været ret meget fokus på mødekultur. I Team Plan/Byg har der ikke regelmæssigt været afholdt teammøder p.g.a. arbejdspres. Målet videreføres). Løbende og mindst én gang om året gøres status over, om de rette kompetencer er til stede, og om de er til stede i tilstrækkeligt omfang. (Ifølge teamledere og Plan- og Miljøchef er målet opfyldt, gennemføres løbende., bl.a. ved hjælp af oversigten i Basal. Målet overføres til procedure for kompetencestyring). Rutinemæssig gennemgang og opdatering af sagsprocedurerne incl. bilag (brevskabeloner, checklister m.v.), så der i 2014 opdateres min. 25% af procedurerne. (Opfyldt. Teamlederne vurderer, at minimum 25% af procedurerne er blevet gennemgået/opdateret i Målet overføres evt. til procedure for dokumentstyring). Evaluering af afdelingsmål for 2014 for Teknik- og Forsyning Af parentes fremgår en evaluering af målopfyldelsen indenfor det seneste år, samt anførelse af om målet videreføres/ændres i Afdelingens medarbejdere deltager i relevante erfagrupper, som er etableret blandt kommuner/samarbejdspartnere indenfor de enkelte fagområder. (Det prioriteres fortsat at deltage i erfa-grupper. Målet overføres til procedure for kompetencestyring) Der sikres juridisk sparring bl.a. gennem brug af advokatordning og direkte advokatbistand, hvor kommunen er part i sagen. (Der anvendes fortsat advokatbistand i sager, hvor der er behov. Målet videreføres) Der afholdes medarbejderudviklingssamtaler hvert år. (MUS er gennemført for 2014., MUS for 2015 gennemføres først efter 1. maj, da en større organisationsændring skal implementeres inden 1. maj. Målet overføres til procedure for kompetencestyring). Der udarbejdes løbende og minimum hvert år en kortlægning af, om de rette kompetencer er til stede, hvilket danner udgangspunkt for en uddannelsesplan/brug af ekstern bistand, jf. kompetencestyringsskema i kvalitetsstyringssystemet. (Er opfyldt ifølge afdelingschef. Målet overføres til procedure for kompetencestyring ). Det sikres, at der sker den nødvendige koordinering med eksterne virksomheder, herunder input til planer, regulativer m.v., ved afholdelse af 1 månedlig møde med driftslederen. (Er opfyldt ifølge afdelingschef. Målet videreføres)

15 15 Det sikres, at der sker borgerinddragelse, før der foretages væsentlige ændringer af borgerrelaterede serviceordninger. (Affaldsplanen er i januar 2015 sendt i offentlighedfase. Der har ikke været noget aktuelt i Målet videreføres) Det sikres, at der sker en løbende formidling i forbindelse med ændringer af borgerrelaterede serviceordninger i form af målrettet kommunikation. (Der er lavet nye affaldshåndbøger for erhverv, helårshuse og sommerhuse. Målet videreføres). Det sikres, at der etableres et ensartet serviceniveau i forbindelse med harmoniseringen af genbrugspladserne. (Målet opfyldes løbende. I 2014 har kommunen overtaget transport på Brovst Genbrugsplads, hvilket er praksis på de andre pladser. I marts 2015 harmoniseres åbningstiderne på pladserne. Målet videreføres). Det sikres, at der løbende sker opdatering af hjemmesiden med henblik på øget digital selvbetjening. (hjemmesiden opdateres ifølge afdelingschef løbende. Målet videreføres.)

16 Team Miljø Team Plan 16 Bilag 3 - Evaluering af team-mål. Mål for 2014 Opfyldt Delvist opfyldt Ikke opfyldt Begrundelse/kommentar til helt, delvist eller ikke opfyldt (skal udfyldes) Fokus på, at sagsbehandlingen sker i helheder på tværs af forvaltningen Overføres til 2015 Implementere procedure om holistisk sagsbehandling Møde for Forvaltningen i november, hvor der var fokus på det kommende års opgaver på tværs af afdelinger/teams. Møder og øget samarbejde med Vækst Jammerbugt. Sagsbehandlingstiden for udlejningstilladelser efter sommerhusloven fastsættes til maks. 8 uger jf. Servicedirektiv Udlejningstilladelser meddeles senest 8 uger efter ansøgning er indkommet Der har været få sager Sikre videndeling internt i teamet Der afsættes tid og ressourcer til erfaringsudveksling og videndeling på gruppemøder Månedlige møder i hhv. landbrugs- og virksomhedsgruppen Afsætte tid til videndeling kort efter kursus og erfa. Er vedtaget, men indøves stadig Sikre en systematisk registrering og opdatering af virksomheder omfattet af brugerbetaling/miljøtilsyn Samarbejde med Vækst Samkøring af databaser (dvr, crm, mv) Jammerbugt og teamet har lavet en boblerliste Videreudvikle samarbejde omkring tilsyn med udskilleranlæg (olie+fedt) () Afholde slamsugerseminar Opdatere infomateriale herunder brochure og hjemmeside Udarbejde brochure for fedtudskillere Nedprioriteret indtil opdatering af administrationspraksis

17 Team Vand & Natur Team Miljø 17 Mål for 2014 Opfyldt Delvist opfyldt Ikke opfyldt Udvikle nye arbejdsgange på husdyrgodkendelsesområdet Begrundelse/kommentar til helt, delvist eller ikke opfyldt (skal udfyldes) Overføres til 2015 Fortsætte implementering af nye arbejdsgange, derunder oplæring og udvikling I 2014 er indkøbt nyt system til overflade- og grundvandsberegninger Udvikle på paradigmer Løbende proces Sikre borger- og brugerinddragelse Afholde fire møder i Grundvandsrådet og 2-4 møder i Grønt Råd Der er afholdt 4 møder i Grundvandsrådet og 2 mødet i Grønt Råd Afholde fællesmøde med vandværker Møde borgerne over en kop kaffe, når der er behov for det i enkeltsager Fremme helhed og kvalitet i sagsbehandlingen Screening og besigtigelse er gennemført. Endelige Kvalitetssikring af naturdata (opdatering af 3) afklaringer mangler. Mål for afklaringer i en vis procentdel af sagerne overføres til Udarbejde administrationsgrundlag for indvindingstilladelser Det er udarbejdet et adminstrationsgrundlag i erfaregi som anvendes. Har ikke kunnet komme ind i Implementere BEST i forbindelse med udarbejdelse af BEST p.g.a. it problemer. IT er sat på sagen. Anvendelse af BEST indgår i ovennævnte Evt. indvindingstilladelser administrationsgrundlag, men har ikke være afprøvet.

18 Team Vand & Natur 18 Mål for 2014 Opfyldt Delvist opfyldt Ikke opfyldt Begrundelse/kommentar til helt, delvist eller ikke opfyldt (skal udfyldes) Overføres til 2015 Sikre sammenhæng i implementeringen af de kommunale vand- og naturhandleplaner på tværs af kommunegrænser Teamet vil arbejde aktivt på at fortsætte samarbejdet med de relevante nabokommuner for at sikre en sammenhæng i indsatsen på tværs af kommunegrænserne I form af erfamødet, KLnetværk og Limfjordsrådet. Digitalisering af pumpe-digelagene og grundlaget for partsfordeling ved arealoverførsel og jordhandel indenfor lagene Digitalisere de resterende pumpedigelag, når der er økonomisk råderum Har arbejdet videre i 2014, men mangler 2 pumpedigelag. Arbejder på at få afklaret økonomi med pumpedigelagene vedr. vedligeholdelse. BNBO Udførelse og afslutning af af BNBO-projekt Pleje af fredede naturområder med baggrund i fredningernes formål, prioritering og budget Udføre vedligeholdende pleje i mindst 5 fredede områder Grøn vækst projekter Deltage i gennemførelse af de tre projekter der er finansieret gennem Grøn vækst. Fælles om fortiden, Fjern forhindringerne og Store Vildmose Fjern Forhindringerne er afsluttet. De 2 øvrige afsluttes i 2015.

19 Forsyning 19 Mål for 2014 Opfyldt Delvist opfyldt Ikke opfyldt Fortsat implementere ny struktur for genbrugspladserne Begrundelse/kommentar til helt, delvist eller ikke opfyldt (skal udfyldes) Overføres til 2015 Projektering af Pandrup Genbrugsplads Ultimo 2013 besluttede TMU, at projekteringen skulle foregå i 2014 eller Indsamlingsordninger Udbud for indsamling af dagrenovation, papir og storskrald Kontrakten er forlænget til 2015

20 20 Bilag 4 Overordnet handlingsplan for forberedelse af ISO9001-certificering. Der udarbejdes procesprocedurer for myndighedsopgaver og betjening af politikere. De tværgående procedurer revideres, så de tilpasses ISO9001-standarden. Ledelsens afklarer kvalitetsorganisationen inden 1. juli. Afdelingschefer og teamledere afklarer, om der er behov for uddybning af redegørelser vedrørende ressourcer. Afklare hvordan vi overvåger informationer om kundetilfredshed. Ledergruppen afdækker de interne kommunikationsveje. De enkelte teams sikrer, at procedurer og skabeloner er opdaterede, og at deres snitflader til andre teams på de forskellige sagstyper er afklaret. Afklaring vedr. måleinstrumenter og andre hjælpemidler vi træffer afgørelser på baggrund af.