Cloud kalkulatoren kan det betale sig at flytte jeres eller desktop til skyen?

Transkript

1 Cloud kalkulatoren kan det betale sig at flytte jeres eller desktop til skyen? Gennemgang af Cloud Kalkulatoren 11 maj, 21 Martin Broch Pedersen, Implement Consulting Group Quiz Hvor mange hits fås ved at søge efter Cloud computing på Google? 2 Ca. 12 mill. hits Ca. 5 mill. hits Ca. 83 mill. hits Ca. 24 mill. hits

2 Formål IT og Telestyrelsen har taget initiativ til udvikling af en Cloud Kalkulator beregner omkostningerne ved at skifte fra klassisk drift til drift i clouden. en model, der 3 Dette oplæg ser på Hvorfor Cloud computing? Projektet bag Cloud Kalkulatoren Resultater fra Lyngby-Taarbæk kommune Indholdet af Kalkulatoren Hvorfor er Cloud computing ofte billigere end klassisk drift? 4 Stordriftsfordele i produktionen Stordriftsfordele i indkøb/investeringer Kapaciteten fås Just-in-time Omkostninger Pris/enhed Kapacitet Cloudleverandøren Kapacitet til rådighed Virksomhedens pris Virksomheden Cloudleverandørens pris Behov for kapacitet Driftsvolumen Driftsvolumen Tid

3 Ikke bare et spørgsmål om økonomi 5 Bevægelse mod samme ydelse lavere pris eller samme pris bedre ydelse Kvalitet/ Funktionalitet Cloud løsning Traditionel løsning og sammenligningen mellem den kendte løsning og cloud løsningen kan være svær Omkostning Hvem bør interessere sig for Cloud computing og hvorfor? Hvis virksomheden er optaget af at mindske omkostningerne generelt, herunder omkostninger til it-drift vanskeligheder ved at tiltrække og fastholde it-kompetencer at hæve kvaliteten af it-ydelserne at bruge mindre ledelseskraft på it 6 Cloud computing og mulighederne heri bør ikke alene optage it-chef/it-driftchef... også direktør og økonomichef bør være interesserede..

4 Områder, hvor Cloud computing er egnet De mest oplagt løsningsområder er områder med et stort antal brugere, der er baseret på web teknologi, og med svingende og uforudsigelig kapacitetsbehov. 7 Samtidig foretrækkes områder med relativt simple applikationer, der ikke indeholder kompleks og omfattende integration. I dette projekt har casen været kommunal it-anvendelse og it-drift. Mulige løsningsområder: E-post og kalender Filserver Databaseserver ESDH Fagsystemer Hjemmeside/intranet Citrix Elev desktop (specielt relevant for kommuner) Administrativ desktop Cloud udbydere 8 Desktop (Desktop as a Service)

5 Kort om projektet Projektfaser 1.Modelkonstruktion 2.Modelafprøvning 3.Robustliggørelse, generalisering og formidling af model 9 Principper: Best practise Casebaseret Komparativ Involverende (Først Lyngby-Taarbæk Kommune, nu Greve Kommune og privat virksomhed) Ikke et totalt feasibility studie. Dette betyder bl.a., at Juridiske problemstillinger ikke har været adresseret. Tekniske problemstillinger kun har været adresseret i det omfang, det har været nødvendigt for potentialeberegningen Modellen beregner omkostninger ved traditionel drift, transition og efterfølgende cloudbaseret drift 1 Udgifter ved egen drift Transitionsomkostninger Udgifter ved Cloud drift År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 1 År 2 År 3 År 4 År 5

6 Cloud Kalkulatoren Model opstillet i Excel Muliggør, at man indtaster ganske få data om eget miljø og bruger best practise tal for resten.. 11 eller at man baserer sig på egne omkostninger hvis man kender dem. eller et selvvalgt sted indimellem Modellen muliggør også vurdering af kvalitative forhold ved alternativerne alternativerne er typisk væsentligt forskellige for Resultater fra Lyngby-Taarbæk Lyngby-Taarbæk Kommune har godt 4 medarbejdere og godt 51. indbyggere (29). Lyngby-Taarbæk Kommune anvender it til administrativ brug og til brug for skoleområdet. Der skelnes mellem disse to anvendelsesområder scenarier udregnet ved hjælp af Cloud Kalkulatoren, hvor cloud alternativer sammenlignes med: E-post for det administrative område. Sammenligning af omkostningerne ved eksisterende Notes løsning for 8 e-post brugere. Elev-desktoppen som er skoleelevernes adgang til skolens it-løsninger. Ca. 5.7 elever og ca.1.6 kommunale elev pc er Den administrative desktop som er den pc platform en administrativ bruger anvender i Lyngby-Taarbæk Kommune. Der er tale om ca. 1.6 brugere på rådhuset i administrative stillinger, på skoler (ledere, lærere m.fl.), i børneinstitutioner (ledere m.fl.) osv.

7 E-Post case omkostninger og kvalitative forhold 13 Beløb i tusind DKK Omkostninger pr. år inkl. transition År Notes Store personaleomkostninger i dag til drift, support og ledelse (flere end forventet) og til anti-spam og virus software Notes Live(inkl. Transition) Google Apps (inkl. Transition) 15. Stor besparelse (fra ca. 1 mill til ca. 3 mill over 5 år) samme eller bedre kvalitet (ud fra kundens behov og vægtning) E-post kriterier/ omkostninger Omkostning i 1. DKK Kriterie point Notes Notes Live(inkl. Transition) Google Apps (inkl. Transition) E-Post case lidt flere detaljer om omkostninger K D 8. d sin T u r 6. g e in stn k o m 4. O 2. Samlede omkostninger ved de tre e-post scenarier Transitionsomkostninger Cloud Service omkostninger Server Software vedligehold E-post serversoftware Omkostning til ledelse, service og support Energiforbrug Energi omkostning server Backup/Restore, recover Omkostninger disklager (SAN) Notes Notes Live Google Apps Scenarier SAN switch omkostninger Netværksomkostninger Server hardware vedligehold Server hardware omkostning Store personaleomkostninger i dag til drift, support og ledelse (flere end forventet) og til anti-spam og virus software

8 Administrativ desktop case omkostninger og kvalitative forhold Desktop omkostninger fordelt på scenarier pr. år Stor besparelse over 3% over 5 år stor usikkerhed om udbudssiden Omkostninger i 1 DKR år 1 år 2 år 3 år 4 år 5 Nul-løsning VDI DaaS Desktop omkostninger / kriterie point VDI DaaS Kriterie point 6. Nul-løsning Omkostninger i 1 DKR Elev desktop case omkostninger og kvalitative forhold 16 Ingen markant besparelse og stor usikkerhed om udbudssiden. Men forventninger om kvalitative gevinster

9 E-Post eksempel kvalitative forhold Skift fra upfront investeringer til løbende forbrugsomkostninger Anvendelse af sidste nye software versioner Allokering af IT medarbejdere til fagsystemer Hurtig etablering af nye brugere Hurtige "svartider" Leverandøruafhængighed "Offline" løsning Skalerbarhed "Fjernadgang" Høj tilgængelighed Indsigt i løsningselementer Agil løsning Høj sikkerhed i løsningen Fleksibilitet i løsningen Notes Notes Live Google Mail Modellens opbygning 18 Virksomhedsdata: Navn, dato m.m Niveau 1 E-post system nu og i cloud, antal e-post brugere og vækst Virksomhedsprofil : 3-6 beskrivende data som kan bruges til at generer default værdier Default data udregnes E-post platform Personale HW infrastruktur Profiler Ledelse Servere Niveau 2 Services Kapacitet og vækst 24/7 support Drift Support Forventet effektivisering % Storage Forbrug Faciliteter Niveau 3 E-post platform - priser Licens nuværende Licens - cloud Supportdata Pr. medarbejder HW infrastruktur priser, energi m.m. Server Storage Projekt Pilot Migrering Diverse stamdata (Løn- og timesatser, priser, valutakurser, priser serverrum m.m.)

10 Lidt om detaljerne model data eller egne data 19 Modellen anvender eller genererer default data Disse kan overskrives af egne data E-post services Enhed Model data Evt. egne data Anvendt data Central antivirus service Ja/Nej Ja Ja Antivirus omkostning pr. bruger DKR 18, Findes der tilknyttet central antispam service Ja/Nej Ja Ja Antispam omkostningen pr. bruger DKR 18,6 18,6 Online Web adgang til e-post systemet Ja/Nej Ja Ja Mobiltlf. adgang til e-postsystemet Ja/Nej Ja Nej Nej Lidt om detaljerne transitionsprojekt og licensomkostninger 2 Pilot projektet Enhed Notes Live Google Mail Planlægning af pilotprojekt 1, 1, Design oplæg (Mail delivery) Uge 1, 1, Implementering af pilot Uge 1, 1, Vurdering af brugeroplevelse Uge 1, 1, Introduktion for support ressourcer Uge 1, 1, Konfigurations og integrationskomponenter Uge 1, 1, Datamigreringsforsøg Uge,5 1, Test af mobile devices Uge 1, 1, udarbejdelse af evalueringsrapport Uge 2, 2, Procentdel egne resurser i forhold til eksterne konsulenter % 5% 5% Sum Pilot DKR implementeringsprojektet Enhed Notes Live Google Mail Kortlæg og udarbejd deploymentplan Uge 4, 8, Udarbejd kommunikationsplan Uge 1, 1, Premigrering, migrering, produktion og opfølgning Timer Pr. bruger,3,4 Procentdel egne resurser i forhold til samlede resurser % 8% 8% Sum migrering DKK Transition i alt DKK Forventning til licensomkostning Enhed Notes Live Google Mail Cloud Mail Service omkostning - Notes Live Kr. pr. bruger pr. mdr 47 22

11 Lidt om detaljerne server, storage m.m. 21 Generelle informationer samt information vedr. den eksisterende server og storagesystem Server, storage og backup forudsætninger: Værdi Kilde til best pratice Server hardware - årlig omkostning DKR/Server 12., Specificer eventuelt yderligere i fanebladet "ServerStorage datagrundlag". Hvis der anføres bruges server og storage datagrundlaget som udgangspunkt Anvendt værdi DKR/Server 12., Server Hardware levetid År 5 Server Hardware vedligehold Procent 15% Burton group Omkostning ved en SAN switch port Kr/Stk pr. år 3. WMWare/Burton Antal rackpladser i Units som en server optager i rack Stk 4 Units Omkostning ved en Ethernet port Kr/Stk pr. år 2.22 WMWare/Burton SAN storage kapacitets omkostninger Kr/Tb/år 16. Burton Group Backup metodik Ugt.fuld/daglig Backup omkostning pr. Tb/år Tb 3. incre, Energiforbrug server pr. server pr. år kwh 13.14, Værdi der anvendes i beregning EMC Deduplerings Calculator 13.14, Specificer eventuelt yderligere i fanebladet "ServerStorage datagrundlag". Hvis der anføres bruges server og storage datagrundlaget som udgangspunkt Værdi der anvendes i beregning Energiforbrug samt serverrumsfaciliteter (herunder køling) pr. server pr. år Dkr/Server Burton Group (DKK pr.server) Usikkerheder og metodeovervejelser 22 Modeller er altid en simplificering af den virkelige verden det betyder usikkerhed Vanskeligt med data for specielt ressourcer til drift, support og vedligehold men usikkerheden kan gå begge veje Hvad kan kapitaliseres? Frigivet serverrum? Personale? Licenser? Best practice data indeholder også usikkerhed Transitionsprojekt kan være svært Ikke belyste områder omkring jura, sikkerhed og teknologi Men Samlet set vurderes modellen at give en god indikator for hvorvidt Cloud computing er et alternativ der økonomisk eller kvalitetsmæssigt bør overvejs for den enkelte virksomhed. Brug den som et indikator ikke som en facitliste for gevinster

12 Tak for opmærksomheden 23 Kontakt gerne : Søren Peter Nielsen, spn@itst.dk Camilla Grynnerup Fisker, cagr@itst.dk Martin Broch Pedersen, mbp@implement.dk. hvis du har kommentarer, spørgsmål eller bare gerne vil vide mere.