Foranalyse / potentialevurdering Odense Kommune

Transkript

1 Foranalyse / potentialevurdering Odense Kommune 8. juli 2015 Michael Redlich

2 Baggrund for analysen Foranalyse / potentialevurdering Odense Kommune ønsker at undersøge, hvilke potentialer der er i forbindelse med sourcing og drift af IT, herunder hvilke potentialer der er ved optimering af den eksisterende it-sourcing eller ved at source på en anden måde og i et andet omfang end i dag. Dette er en foranalyse, der kan udgøre grundlag for beslutning om eventuel igangsættelse af en egentlig dybdeanalyse og udarbejdelse af sourcingstrategi med detaljeret potentialevurdering. Foranalysen er afgrænset til at primært at dække it-infrastrukturen, samt applikationer, der afvikles direkte på it-infrastrukturen og udvalgte applikationer, hvor Odense Kommune vurderer, der er et stort potentiale i forbindelse med sourcing. Foranalysen omfatter dermed ikke alle de hundredevis af fagsystemer, som Odense Kommune har. 2

3 Sammenfatning Foranalyse potentiale vurdering Generelt set har Odense Kommune en meget effektiv og økonomisk IT drift, hvor der er rigtig godt styr på omkostninger og servicemål. Devoteam vurdere derfor, at der kun vil være et meget begrænset potentiale i forhold til en generel outsourcing af IT drift for Odense Kommune, hvilket ikke umiddelbart vil stå mål med indsats og risici ved gennemførsel. Vi finder, at der er et mellem potentiale (1-5 mio.kr./år) for Odense Kommune i forbindelse med kontraktstyring (contract management). Vi finder, at der er et mellem potentiale (1-5 mio.kr./år) for Odense Kommune i forbindelse med software distribution og styring. På dette område har Odense Kommune imidlertid iværksat initiativer allerede. Der er et lille potentiale (<1 mio.kr./år) på områderne intranet og hjemmesider, Indkøb og lifecycle management, datacenter drift, samt standardisere og konsolidere IT drift. For de øvrige undersøgte områder ser Devoteam ikke umiddelbart noget potentiale. 3

4 områder - oversigt Software distribution og styring Facility management Service desk Intranet og hjemmesider Stort potentiale potentiale potentiale intet potentiale Kontraktstyring Indkøb og lifecycle management Serverrum placering/konsolidering Servervirtualisering Datacenter drift Standardisere og konsolidere IT drift Stort potentiale: > 5 mio.kr./år potentiale: 1-5 mio.kr./år potentiale: < 1 mio.kr./år r er estimeret som bruttogevinster, dvs. uden at fradrage omkostninger. 4

5 Software distribution og styring potentiale Software distribution og administration Devoteam finder, at der på nuværende er et mellem potentiale i forbindelse med optimering og eventuel sourcing af software distribution og administration, herunder også licensstyring. Odense Kommune har iværksat initiativer til at udnytte dette potentiale, herunder anskaffelse og implementering af SNOW Software asset management værktøj til administration af området. Når Odense Kommune har implementeret SNOW License management og SNOW inventory produkterne og anvender disse, vil sourcing potentialet på dette område forsvinde. Det kræver en indsats at få fuld udnyttelse af værktøjerne, men risikoen anses for at være lille, da initiativerne i forbindelse med dette potentiale allerede er iværksat. 5

6 Facility management Intet potentiale Intet Facility management Facility management for kommunens datacentre foretages som en integreret del af kommunens øvrige ejendomsadministration. Devoteam vurderer ikke, at der vil umiddelbart vil kunne opnås en besparelse eller kvalitetsforbedring hvis Odense Kommune vælger at outsource facility management, da kommunen i forvejen har stordriftsfordele på dette område. Da der er ikke forelagt økonomi for kommunens facility management, er det dog muligt at billedet vil se anderledes ud ved nærmere analyse. Det vurderes ikke at servicering af UPS, køling, nødstrøm og brandbekæmpelse kan gøres meget billigere end de nuværende kr pr. år. 6

7 Desktop support og service desk Intet potentiale Intet Service desk Devoteam vurderer ikke, at kvalitet og pris umiddelbart vil kunne forbedres for kommunens servicedesk i forbindelse med en outsourcing. Der har i marts 2015 været opkald til servicedesk, ca fysiske henvendelser samt 1565 opgaver registreret via eller selbetjeningsportal, hvilket har resulteret i omtrent 800 incidents og servicerequsts registreret. Ca. 6% af opkald er rykkere på opgaver, hvilket vil sige, at der bliver registreret opgaver på ca. 40% af de reelle henvendelser. Det eksisterende IT Service management værktøj kan fint løse opgaven med registreringer, kategorisering, statistik og rapportering, men andelen af opgaver der registreres bør være højere. 7

8 Intranet og hjemmesider potentiale Stor Intranet og hjemmesider Devoteam vurderer, at der ikke umiddelbart vil være en økonomisk eller kvalitetsmæssig forbedring ved at ændre sourcing for eksisterende intranet og hjemmesider. Da intranet og hjemmesiderne er placeret på forskellige platforme hos forskellige udbydere, vil der dog forventeligt være et mindre besparelsespotentiale ved at konsoliderer løsningerne på færre platforme. Det vil dog kræve en større indsats at omlægge siderne, hvorfor det nok bør overvejes i forbindelse med planlagt fornyelse/udskiftning. 8

9 Kontraktstyring potentiale Kontraktstyring Det er under foranalysen af sourcing potentiale blevet klart, at der er et mellem potentiale i implementering af en form for formaliseret kontraktstyring. Et mellem potentiale er et konservativt estimat jf. nedenfor. Det har vist sig vanskeligt at fremskaffe aftaler og kontrakter, da Odense Kommune ikke har et samlet overblik over over heller ikke en samlet forankring af konktrakterne. Odense Kommune vil derfor have gavn af bedre overblik over kontrakter, løbetider, genforhandlingstidpunkter, opsigelsesvarsler og forankring hos kontraktansvarlige. Erfaringer fra andre kommuner viser, at en professionalisering af contract management altid har en økonomisk gevinst det er muligt, at der er tale om et stort potentiale i stedet for et mellem potentiale. Dette kræver dog en nærmere analyse at kortlægge. 9

10 Indkøb og lifecycle management potentiale Indkøb og lifecycle management Det er Devoteams vurdering, at der vil være en mindre kvalitetsmæssig gevinst for Odense Kommune ved at implementere lifecycle management for IT udstyr (hardware). Odense Kommune har tidligere afskaffet formaliseret lifecycle management, for kun at udskifte udstyr ved fejl eller opgraderings behov, og derved opnået en økonomisk besparelse. En genindførsel af lifecycle management vil give overblik over udstyrets alder, forventet levetid samt udskiftning cyklus og derved bedre budgetteringsmuligheder. t ses kun som lille, da Odense Kommune på nuværende tidspunkt fører statistikker over mængden af udskiftet udstyr år for år, og derved har mulighed for at budgetterer i forhold til dette. 10

11 Serverrum placering/konsolidering Intet potentiale Intet Stor Serverrum placering/konsolidering Devoteam vurderer,at der ikke er potentiale for besparelser ved at ændre på sourcingen af Odense Kommunes datacenter setup. Odense Kommune har to fuldt bestykkede redundante driftcentre (Toldbodgade og Ørbækvej) samt et mindre nøddriftscenter på rådhuset. Som nævnt under facility management er der formodentlig tale om lave facility omkostninger, samt stordriftsfordele for kommunen. Odense Kommune har behov for nøddriftscenteret, der skal kunne anvendes i forbindelse med en nødsituation, hvor der ikke er netværksadgang, hvorfor der ikke er mulighed for konsolidering til færre driftcentre. 11

12 Servervirtualisering Intet potentiale Intet Servervirtualisering En høj grad af servervirtualisering giver en betydelig reduktion af driftsomkostningerne, bedre udnyttelse af eksisterende kapacitet og øger fleksibiliteten. En høj grad af servervirtualisering letter desuden migration af servere mellem forskellige sourcing platforme. Da Odense Kommune allerede har en meget høj virtualiseringsgrad i serverparken (over 95%), vurderer Devoteam ikke at der er et potentiale ved at optimere på dette. 12

13 Datacenter drift potentiale Datacenter drift Devoteam vurderer ikke, at der vil være en økonomisk gevinst ved ændring af sourcing for datacenterdriften, da Odense Kommune allerede har en effektiv og billig drift. Odense Kommunes datacenter består p.t. af 715 Virtuelle servere, 142 virtuelle pc er, 29 fysiske servere og 11 VMWare ESX hosts. SAN storage udgør 287 TB allokeret og der er 54 MS SQL databaseservere. Omkostningerne til servicekontrakter og indkøb af servere, netværksudstyr, switche, firewall, routere m.v. udgjorde i 2014 kr Det er muligt, at der vil kunne være en mindre kvalitetsmæssig forbedring ved at outsource driften til en ekstern partner, der har datacenterdrift som kerneforretning, men det vurderes, at indsats og risiko ikke står mål med potentialet. 13

14 Standardisere og konsolidere IT potentiale Stor Standardisere og konsolidere IT drift Devoteam vurderer, at der er et lille potentiale i forbindelse med at standardisere og konsolidere IT-driften og systemer på tværs af kommunens enheder. Der er allerede foretaget en væsentlig konsolidering af IT-driften. På Slottet, Museet og Plejehjem er der ikke længere servere, disse nu driftes centralt, og der er udelukkende administration og support af fagsystemer på lokationerne. Bibliotekerne er ved at migrere til nyt cloudbaseret bibliotekssystem, hvorefter der heller ikke vil være servere på bibliotekerne. På kommunens skoler er der placeret standardiserede decentrale servere, der driftes fra centralt hold. Det er ikke muligt at flytte disse servere væk fra skolerne af netværksmæssige årsager, da der blandt andet skal være adgang til data ved internetudfald. Det er muligt, at visse BSS (Business Support Systems) kan konsolideres. 14

15 Devoteam A/S Lyngbyvej København Ø Michael Redlich [email protected]