Resultatkontrakt Vedrørende [Gudenåen en strøm af oplevelser (Grøn Vækst VisitGudenå)] [1. juni 2012 31. maj 2014] Journalnummer: 1-33-76-23-13-11 Kontraktens parter Region: Region Midtjylland (RM) Regional Udvikling Skottenborg 26 8800 Viborg Ean.nr: 5 798 002 763 850 Kontaktperson: Erik Sejersen Kontaktoplysninger: Erik.Sejersen@ru.rm.dk Operatør: Foreningen VisitGudenå c/o VisitRanders Rådhustorvet 4 8900 Randers C Kontaktperson: Anne-Mette Knattrup Kontaktoplysninger: amk@visitranders.com CVR.nr: 34461163 Resumé Vækstforum har i Handlingsplan 2015 - Ny VÆKST i turismen sat fokus på mersalg til turister som et af tre prioriterede forretningsområder. Målet er at øge forbruget hos kunderne og dermed øge omsætningen i det midtjyske turisterhverv. Som led i det er der fokus på at kvalitetsudvikle og sammenkæde oplevelser, produkter og steder, samt at styrke salget til kunderne gennem mere samarbejde og brug af nye metoder. Det drejer sig også om at udnytte alle muligheder i købsprocessen fra første kontakt til gensalg og at styrke tilgængeligheden. Projektet Grøn Vækst Gudenåen er et af tre mersalgsprojekter, som udmønter handlingsplanen. Projektets formål er at skabe afsætning af flere turistprodukter, der forlænger turisternes ophold og øger deres døgnforbrug, samt tiltrækker nye turister og derved skaber øget direkte og afledt omsætning i relation til turisterhvervet i de syv Gudenå kommuner. Projektet skal medvirke til, at der i området tilbydes turistprodukter af høj kvalitet, og at de mange oplevelser, som findes i og ved Gudenåen, bliver synliggjort i international sammenhæng. Regional Udvikling Skottenborg 26, 8800 Viborg
Opfølgning pr. 1. September 2014 1. Redegørelse for projektets fremdrift, herunder mål og resultatkrav Opfølgning pr. 1. September 2014 Mersalgsprojektet VisitGudenåen (VG) har siden sidste resultatkontrakt opfølgning pr. 1. Marts 2014 ( 10.juni 2014) haft fokus på, at løse de udfordringer projektet stod med. Herunder styrke organisationen i projektet, likviditetsudfordringen og en anmodning om budgetændring samt revideret projektplan til Natur og Erhvervsstyrelsen 11. juli 2014. Der er ansøgt om forlængelse til pr.1.juli 2015. Det er en forudsætning, at Projektets fokusområde samt de overordnede fire indsatsområder stadig er: 1. Kvalitets og partnerskabsudvikling 2. Produktmodning 3. Branding, markedsføring, presse, afsætning og salg 4. Implementering og viden spredning Der blev i forårsmånederne arbejdet sammen med de 7 gudenåkommuner på at finde en løsning på likviditetsudfordringen. Primo juli blev det bekræftet, at kommunerne bevilligede en mellemfinansiering på DKK 500.000 med henvisning til at det resterende projektbeløb vil blive bevilget i forbindelse med NERV s tilsagn til den ansøgte budgetændring og forlængelse. Randers Kommune har stillet sig til rådighed som tovholder og bistået af Skanderborg og Favrskov Kommuner. Idet projekt har været uden projektledelse under hensyntagen til likviditeten har bestyrelsen vurderet, at med den resterende projekttid var det hensigtsmæssig og omkostnings- og tidseffektiv at initiere med konsulentfirma. Der er således indgået aftale med Manto om projektledelse og koordinering. Der har været ansat markedsføringskoordinator til udgangen af september måned. I august og september måned blev der således arbejdet på højtryk i projektet i forhold til at udrede projektets aktiviteter, koordinere de forskellige indsatser samt skabe et overblik over ansvarsområder for de enkelte aktiviteter. Alle de seks Visitkontorer er stadig med i VG-projektet, og der er igennem de seneste møder kommet fornyet energi og opbakning til projektet. Der er på trods af, at projektet har haft større fokus på de interne linjer, er der sket afvikling og/eller forberedelse af række aktiviteter og resultatkrav. Herunder har der været fuld fokus på markedsføring samt branding. Med VG ansøgning om projektforlængelse hos NERV, har vi stadig en opfølgning pr. 1.marts 2015. Her forventer vi, at have indfriet Region Midtjyllands Resultatkrav. Dette er under forudsætning af, at projektforlængelsen samt likviditeten begge opfyldes. Randers Kommune er herunder mellemregningskommune og tovholder, og der arbejdes fra formanden side på en løsning af likviditeten for den resterende projektperiode. Organisering af projektet Efter megen udskiftning på forskellige poster i VisitGudenåen, har projektet antaget Manto A/S, som projektleder. Dette er gjort ud fra den betragtning, at det var nødvendigt at få en række kompetencer i spil for at få VG-projektet på rette spor. Manto har i de seneste måneder arbejdet med ansøgningen om Side 2
projektforlængelse, udredning af aktiviteter og indsatsområder samt fungerer som rådgiver for de enkelte visitkontorer. Dette bliver også deres arbejdsopgaver fremadrettet samt en del andre områder, som opfølgning og styring af projektet. LAG-konsulent Merethe Juul Thysen der er ansat af Favrskov Kommune arbejder med den økonomiske del og udredning af projektet. I den fremadrettet proces er Merethe Juul Thysen garant for med sin store viden og indsigt i forhold Grøn Vækst bekendtgørelsen at projektets delaktiviteter ligger inden for bekendtgørelsens rammer. Endvidere bistår MJT ved ansøgningsprocessen i forbindelse med budgetændring og tidsforlængelse. For at understøtte Manto i deres arbejde med projektet, er der nedsat en projektgruppe, der består af Marianne Purup fra VisitSkanderborg, Liselotte Nis-Hansen fra VisitSilkeborg og Anne-Mette Knattrup. Foruden deltager LAG-konsulent Merethe Juul Thysen og en eller flere rådgivere fra Manto til møderne. Projektgruppen mødes med ca. 6 ugers mellemrum, men de enkelte turistdirektører er altid til rådighed for Manto i forhold til afklaring af spørgsmål m.m. Projektgruppemøderne er åbne for hele bestyrelsen. Mersalgsprojektet Grøn Vækst Visitgudenåen ejes af Foreningen VisitGudenåen. Foreningen har de 6 Gudenåorganisationer og Favrskov Kommune som medlemmer. Disse udgør også bestyrelsen, som suppleres af Karin Buhl fra Midtjysk Turisme, LAG-konsulent Merethe Juul Thygesen samt en eller to rådgivere fra Manto med. Formand er Turistchef Anne-Mette Knattrup. Seneste bestyrelsesmøde var d. 21.august, de to kommende bestyrelsesmøder er d. 29.oktober 2014 samt d. 22.jaunar 2015. Kommende mødedatoer for 2015 planlægges i den nærmeste fremtid. Kommunikation og forankring af projektet En læring for projektet har været, at der skal langt større fokus på kommunikation med projektets interessenter, herunder de syv kommuner, regionen og de enkelte visitkontorers bagland. Derfor har projektledelsen besluttet, at der i slutningen af hver måned udsendes et nyhedsbrev i form af en kort sammenfatning af projektets aktiviteter, særlige indsatsområder m.m. Hver enkelt visitkontor melder tilbage til Manto i form af en skabelon, som også anvendes som en logbog for projektets fremdrift. Herefter sammenfatter Manto et kort skriv, som formanden for VG udsender til relevante personer fra de overnævnte myndigheder og bestyrelser. I den resterende projektperiode vil der være fokus på forankring af projektet i de enkelte kommuner samt hos Visitkontorene. Det første orienteringsbrev udsendes primo oktober 2014. Videndeling netværk Der har i perioden været afholdt møder med GudenåSamarbejdet, som er et samarbejde mellem Gudenåkomiteen, Oplev Gudenå-projektet og LAG erne. Der afholdes løbende koordinerende projektledermøder, forberedende møder til GudenåSamarbejdets møder, deltagelse i fælles studieture etc. Efter kommunalvalget består Gudenåkomiteen af nye medlemmer og formandskabet er flyttet fra Favrskov til Viborg. Den nye komite har taget de eksisterende planer og visioner positiv til sig, hvilket smitter af på GudenåSamarbejdet. Foreningen VisitGudenåen indgår som partner i arbejdet med at udvikle en helhedsplan for Gudenåen, der skal sikre et kontinuerligt og langsigtet udviklingsarbejde med Gudenåen for så vidt angår natur-/miljø bevarelse og beskyttelse, rekreativ infrastruktur og markedsføring. Der arbejdes med den fremtidige organisering af arbejdet med realiseringen af visionerne for Gudenåen, ligesom 1. version af en helhedsplan står for offentliggørelse. Visitgudenå har indgået i arbejdet m.h.p. at sikre forankring og rammer og retning efter projektperiodens udløb. I GudenåSamarbejdet Side 3
forberedes en konference, idet der ved kommunevalget er kommet mange nye medlemmer i Gudenåkomiteen og i de relevante udvalg. Endvidere er Visitgudenaaen en del af OplevGudenåen, som er et infrastruktur- og formidlingsprojekt finansieret af Nordea Fonden. VisitGudenaaen er repræsenteret med formanden i Styregruppe og projektgruppe, ligesom vi er deltagere i relevante følgegruppemøder. Der har i perioden været fokus på at formulere 2. fase s projekt og ansøgning. Målet er også her at sikre synergi imellem udviklingsprojekterne på den ene side og markedsføring/salg på den anden side. Projektets fortsatte fremdrift Under forudsætning af at projektet opnår godkendelse hos NERV i forhold til budgetændring og projektforlængelse forventes det, at projektets delaktiviteter bliver gennemført med projektafslutning pr. 1.juli 2015. Dette giver en mulighed for at løse de enkelte opgaver professionel og med god timing og maksimal effekt til sæsonen 2015. Ved kommunernes accept af at forudsætningerne for mellemfinansiering er til stede, ligger der en køreplan for det videre forløb. Dette er understøttet af Mantos arbejde med af få forankret og koordineret de enkelte delaktiviteter hos visitkontorene. I det videre forløb tages der højde for konklusionerne og erfaringerne fra Rambøll s Midtvejsanalyser, da vi ønsker at anbefalingerne anvendes til konkrete tiltag. I løbet af slutningen af september måned har Manto afholdt møder med hvert enkelt visitkontor, hvor der er blevet udelegeret en række aktiviteter og indsatser. Dette er en del af den forankrings- og aktivitetsproces, som alle visitkontorer er en del af. Hertil er der udviklet en række arbejdsredskaber, som skal bruges i det videre forløb. Skabeloner har karakter af aktivitets- og milepælsplaner. Disse kan fremsendes til Regionen efter ønske. Anmodning om forlængelse af projektperiode hos Region Midtjylland VisitGudenaaen anmoder Region Midtjylland om godkendelse af budgetændring og projektforlængelse i henhold til dette ligeledes er søgt hos Natur og Erhvervsstyrelsen pr. medio juli 2014. Projektet anmoder om projektforlængelse til 30. Juni 2015. Ændringer i budgettet beskrives under punkt 3. Projektets fremadrettede aktiviteter afvikles stadig under fire overordnende indsatser: 1. Kvalitets- og partnerskabsudvikling 2. Produktmodning 3. Branding, markedsføring, presse, afsætning og salg 4. Implementering og videnspredning. Som tidligere beskrevet i Resultatkontrakten har projektet mødt en række udfordringer men trods dette, er der stadig opbakning og begejstring for at få mersalgsprojektet eksekveret. Der er på nuværende tidspunkt en række resultatkrav, som projektet skal arbejde ekstra hårdt for at opfylde, men vi forventer, at der til opfølgningen pr. 1. Marts 2015 vil være positive tilbagemeldinger. Projektet har trods de udfordringer der har været opnået gode resultater i forhold til mange af resultatkravene. Samtidig har forløbet givet stor erfaring for de involverede aktører, hvilket har styrket hver enkelt visitkontor og foreningen. Side 4
2. Skematisk opfølgning på mål og resultatkrav Mål 1 Projektet skal skabe vækst i omsætning, overnatninger, døgnforbrug og beskæftigelse Resultatkrav Målemetode Opfølgningstidspunkt Resultatkrav 1.1 Vækst i turismeomsætningen i Måles via den nationale model for de syv Gudenåkommuner på turismens økonomiske og beskæftigelsesmæssige betydning. 220 mio. kr. i løbet af og efter projektets toårige periode. Måling foretages af Region Midtjylland i takt med, at der er tilgænge- Omsætningsstigningen fordeler sig med 107 mio. kr. i form lige data. af øget døgnforbrug hos eksisterende gæster og 112 mio. kr. i form af nye overnatninger og flere éndagsturister. Resultatkrav 1.2 Minimum 260 nye helårsarbejdspladser med relation til turismens økonomiske og beskæf- Måles via den nationale model for eller afledt af turismen i de tigelsesmæssige betydning. syv kommuner. Måling foretages af Region Midtjylland i takt med, at der er tilgængelige data. Mål 2 Måling foretages af Region Midtjylland. Der henvises også til Rambøll s midtvejsanalyse. Vækst gennem kvalitets- og partnerskabsudvikling Måling foretages af Region Midtjylland. Resultatkrav Målemetode Opfølgningstidspunkt Resultatkrav 2.1 Gennemførelse af kick-off Kick-off konferencen afholdes i 1. konference med minimum 50 halvår 2013. deltagere. Deltagerliste og program sendes med som bilag på opfølgningen på resultatkontrakten pr. 1. september 2013. Kick-off konferencen blev afholdt 31. januar 2013 i samarbejde med GudenåKomiteen og OplevGudenaa Deltagerantal: 200. Resultatkrav 2.2 Gennemførelse af 2 inspirationsarrangementer. Inspirationsarrangementer gennemføres i hhv. 1. halvår 2013 og 2. halvår af 2013. Der henvises til opfølgning pr. 1. marts 2013 / Side 5
Link til program og deltagerliste sendes med opfølgningen på resultatkontrakten pr. 1. september 2013 og 1. marts 2014. 1. inspirationsarrangement blev gennemført 3. april 2013. Deltagerantal: 45 Der henvises til opfølgning pr. 1. september 2013 2. inspirationsarrangement er endnu ikke gennemført, men det bliver planlagt og afholdt i løbet foråret 2015. VisitViborg har intentioner om at gennemføre 2 studieture en i Danmark til område, hvor naturen (et andet åforløb)er omdrejningspunkt for turismeudvikling og hvor services er med til at gøre det til et attraktivt besøgsområde. Det andet bliver et internationalt tilsvarende projekt, hvor vi vil høste erfaringer og høre om intl. markedsføring. På de to studieture vil vi invitere relevante samarbejdspartnere og aktører i projektet. Vi forventer at turene afvikles i november 2014 og i marts 2015. Resultatkrav 2.3 Gennemførelse af minimum 2 produktkendskabsture med hver minimum 30 deltagere. Første produktkendskabstur gennemføres med minimum 30 deltagere i 1. halvår 2013. Link til program og deltagerliste sendes med opfølgningen på resultatkontrakten pr. 1. september 2013. VisitViborg er desuden lead på et ½ dags arrangemement i eftråret hvor vi vil sætte netværk og engagement på skemaet. Dette for at få aktører langs Gudenåen til at koblet sammen i et netværk med fokus på samarbejde, produktudvikling og erfaringsudveksling. Produktkendskabsture er gennemført 17. marts 2013 og 7. november 2013. Program og deltagerliste er vedlagt denne opfølgning. Side 6
Anden produktkendskabstur gennemføres med minimum 30 deltagere i 1. halvår 2014. Den tredje produktkendskabstur afholdes onsdag d. 1. oktober 2014. Link til program og deltagerliste sendes med slutrapporteringen på resultatkontrakten. Resultatkrav 2.4 Gennemførelse af midtvejskonference med minimum 50 deltagere. Midtvejskonferencen gennemføres i 2. halvår 2013. I forbindelse med budgetrevision og projektforlængelse udsættes konferencen til senere. Højst sandsynligt laver projektet en konference sammen med Gudenåkomiteen i løbet af 4. kvartal 2014. Resultatkrav 2.5 Udvikling af partnerskabskontrakter og indgåelse af 20 partnerskabskontrakter. Partnerskabskontrakter udvikles og der indgås 10 partnerskabskontrakter i 2. halvår 2013 og 10 i 1. halvår af 2014. Opfølgning pr. 1. marts 2014 og ved slutrapportering. Der var oprindelig planlagt en efterfølger til konferencen i januar 2013, men blev aflyst bl.a. i konsekvens af at Gudenåkomiteens projektleder har søgt nye græsgange. Der er blevet arbejdet målrettet med disse partnerskabskontrakter, og læringen har været, at det ikke er den rigtige måde at engagere turisterhvervet på. Der er i stedet sikret involvering af turisterhvervet i konkrete tiltag. F.eks. Ferie for alle, hvor ca. 40 turismeaktører var synlige på Gudenåstanden. I forbindelse med andre markedsføringsmæssige initiativer, som presseture, salgsmateriale, promotionsarrrangementer inviteres turisterhvervet til at samarbejde. Denne direkte og konkrete form for samarbejde er langt mere givtigt for begge parter. Resultatkrav 2.5 Afslutningskonference med minimum 50 deltagere afhol- Afslutningskonferencen afholdes i 1. halvår 2014. I forbindelse med ansøgning om Side 7
des i 1. halvår 2014. Program og deltagerliste sendes med som bilag på slutrapporteringen på resultatkontrakten. projektforlængelse hos NERV, udsættes konferencen til forår 2015. VisitSkanderborg er lead på en afslutningskonference i første halvår af 2015. Konferencens fokus bliver fremtidige netværksdannelser og fælles events langs Gudenåen, for at skabe forankring omkring projektet og opfordre til fremtidig samarbejde. Mål 3 Vækst gennem udvikling og modning af produkter inden for hele værdikæden og pakketering af disse Resultatkrav Målemetode Opfølgningstidspunkt Resultatkrav 3.1 Udvikling og/eller produktmodning af produkter inden ve pakketilbud med de modnede Der udvikles minimum 2 all inklusi- for hele værdikæden vedrørende aktiv ferie med henblik udviklet pr. 1. marts 2013. (og evt. eksisterende) produkter er på skabelse af minimum 7 pakker Der udvikles yderligere minimum 5 all inklusive pakketilbud med de modnede (og evt. eksisterende) produkter pr. 1. september 2013. 23 forskellige typer ophold i kategorien aktiv ferie ligger beskrevet og præsenteret på visitgudenaa.com samt markedsført gennem aktiviteterne beskrevet i resultatkrav 4.3. Der arbejdes løbende på en udvidelse og videreudvikling af opholdene, herunder sprogversionering til tysk og engelsk. I projektet var der som udgangspunktet tænkt færdige pakker alt inklusive, men i udviklingsarbejdet og med baggrund af analyser og anden viden har medført, at det der efterspørges af gæsterne er fleksible pakkeløsninger. Dvs. hvor det er nemt for gæsten at tage fra hylderne og sammensætte sin helt egen pakke. Dette gælder f.eks. lystfiskerpakker. Dette er en væsentlig erfaring for projektet. Side 8
Der er udviklet og produktmodnet 6 lystfiskerpakker i vinteren 2014 Disse har væert til salg i sæsonen 2014 Der er udviklet to kør-selv ferier i GudenåLandet. Den ene tur er målretettet børnefamilier, mens den anden er målrettet ferie uden børn. De to pakker inkluderer attraktionsbesøg og overnatning. Turene blev udviklet i vinteren 2014 og har været til salg til i sæsonen 2014.. Resultatkrav 3.2 Udvikling og/eller produktmodning af produkter inden for hele værdikæden vedrørende eksklusive ferietilbud ( luksusferie ) fra transport, overnatning, bespisning, service og oplevelser med henblik på skabelse af minimum 3 pakker målrettet eksklusiv ferie ( luksusferie ). Der udvikles minimum 2 all inklusive pakketilbud med de modnede (og evt. eksisterende) produkter pr. 1. september 2013. 6 forskellige typer ophold i kategorien luksus ferie ligger beskrevet og præsenteret på visitgudenaa.com samt markedsført gennem aktiviteterne beskrevet i resultatkrav 4.3. Der arbejdes løbende på en udvidelse og videreudvikling af opholdene, herunder sprogversionering til tysk og engelsk. VisitSilkeborg gennemfører en produktmodningsaktivitet med overskriften Outdoor Events lang Gudenåen. Vi gennemfører et projekt med faserne: definition, afdækning af events, udstyrsbutikker, firmaer til understøtning, afdækning af mål- Side 9
grupper. Indhenting af erfaring fra andre destinationer, Sammensætning af værdikæder og inspirationspakkering. VisitViborg er lead på at få udviklet et luksusprodukt med fokus på gastronomi, kunst og kultur langs Gudenåen. Dette produkt vil herefter blive en del af de øvrige pakketilbud. Vi vil fokusere på kvaliteten og markedsføring af produktet, således at det bliver synligt for de relevante slutbrugere. Vi forventer, at produktet er klar til salg i starten af 2015. VisitSkanderborg er lead på at arrangere luksuskanoferie. Indtil videre er konceptet udviklet og delvis afprøvet. Næste skridt er at tage kontakt til potentielle aktører op og ned langs åen ift. hvordan luksuskanoferien kan strikkes sammen. Resultatkrav 3.3 Udvikling og implementering af loyalitetsprogram med henblik på mersalg til eksisterende kunder. Loyalitetsprogrammet udvikles i dialog med minimum 50 kommercielle aktører i 2. halvår 2013. Opfølgning pr. 1. marts 2014. I forlængelse af de gennemførte online markedsføringsaktiviteter (se resultatkrav 4.3.) opsamles leads på nuværende og potentielle kunder med henblik på en fremadrettet loyalitetsopbygning bl.a. gennem Visit- Gudenås b-to-c nyhedsbrev. Der arbejdes endvidere på et koncept for implementering af et loyalitetsprogram med afsæt i de skitserede ophold. Med udgangspunkt i den store gruppe af loyale gæster i Gudenålandet, jf. Rambøll s midtvejsanalyse udarbejdes koncepter erhverves viden som afsæt for loyalitetstilbud overfor nye Side 10
Resultatkrav 3.4 Udvikling af Event Destination målrettet erhvervsturister. Der udvikles minimum 5 pakker med produkter og skræddersyede løsninger til konference og kongressegmentet både til teambuildingforløb og til executiveniveau. Med udgangspunkt i erhvervsturismesegmentet i Aarhus og Herning udvikles minimum 5 pakker pr. 1. september 2013. målgrupper, som vi også tiltrækker, jf. Rambøll s Midtvejsanalyse. Der vil i den kommende periode blive arbejdet på at udvikling af Event Destination samt produkter, hvilket vil blive beskrevet nærmere i opfølgning pr. 1.marts 2015. Resultatkrav 3.5 Pakketering og konceptudvikling af technical visits. Der udarbejdes et program for technical visits til det internationale marked og der udvikles pakker med minimum 10 besøgsmål pr. 1. september 2013. Denne opgave har VisitSilkeborg taget ejerskab til at gennemføre i perioden oktober 2014 til marts 2015. Vi gennemfører et projekt med faserne: definition, afdækning af fagklynger langs åen, indhentning af erfaringer fra den specifikke branche, afdækning af relevante turismeaktører ud i erhvervsturisme afdækning af målgrupper. Sammensætning af værdikæder og udarbejdelse af konkrete besøgsprogrammer. Mulig sparring fra ekstern konsulent på det specifikke fagområde, afdækning af turoperatørmuligheder. Evt. overdragelse til markedsføring og salg, hvis budgettet tillader det. Mål 4 Udvikling af branding og markedsføring af Gudenåen med henblik på større salg og afsætning Resultatkrav 4.1 Udvikling og implementering af brandingkoncept for Gudenåen. Udvikling af brandingkoncept for Gudenåen hvor minimum 15 af de større kommercielle aktører er involveret. Brandingkonceptet udvikles i 1. Konceptet er udviklet og fuldt implementeret i de gennemførte markedsføringsaktiviteter på de prioriterede markeder (se resultatkrav 4.3.) samt delvis Side 11
halvår 2013. Opfølgning pr. 1. september 2013. implementeret hos turistbureauerne og samarbejdspartnere. Der er opbygget en værktøjskasse på visitgudenaa.com målrettet aktørerne omkring Gudenåen: http://www.visitgudenaa.com/ gudenaa/brug-af-logo-ogbrand Foråret 2013 - Lancering af nyt brand og logo for VisitGudenaa Foråret 2013 - Lancering af VisitGudenaas brand video Foråret 2015 Lancering af temarække om danske vandløb via Kolibri Film Implementering af brandstory, logo og pay off på alt markedsføringsmateriale. Synergi med bl.a. Oplev Gudenå-initiativer i det fremtidige projekt. Resultatkrav 4.2 Udvikling af informationsmateriale herunder guiden Turen går til Gudenåen Informationsmaterialet er udviklet i 1. halvår 2013. Implementering af minimum Facebook visit Gudenå og/eller youtube. Opfølgning pr. 1. september 2013. Turen går til Gudenåen udgives i 1. halvår 2014. Opfølgning i forbindelse med slutrapporteringen. VisitSkanderborg har samarbejdet med bl.a. Helle Leisgaard om implementering af brandingkoncept. Grundet manglende finansiering fra Friluftsrådet kobles Turen går til Gudenåen - sammen med initiativet omkring gode historier og temaruter i GudenåLandet. Der er endvidere udviklet og implementeret en komplet arrival guide http://www.arrivalguides.com/ da/travelguides/europe/denm ark/gudenaa med såvel fakta som relevante oplysninger om aktiviteter, overnatningssteder, begivenheder, konkrete ophold etc. Guiden opdateres løbende. ArrivalGuide er en on-line guide, Side 12
der distribueres på web sites for alle større fly- og færgetransporterer med i alt ca. 11 mio. besøgende. Ovenstående suppleres med indsatsen Gode historier i GudenåLandet, der udvikles og implementeres i efteråret 2014/foråret 2015. VisitSkanderborg er lead på Indsamling af spændende historier. Der er blevet arbejdet med projektet siden januar/februar 2013, og der er på nuværende tidspunkt indsamlet omkring 80 historier fra de syv involverede kommuner. Der er blevet hentet inspiration i diverse Turen går til, Suså guiden og Rebild portalen. Se meget mere i den indsendte Best Case. Resultatkrav 4.3 Gennemførelse af minimum 20 markedsførings-, presse- og praktiviteter. Minimum 10 markedsførings-, presse- og pr-aktiviteter gennemføres 1. halvår 2013. Opfølgning pr. 1. september 2013. Minimum yderligere 10 markedsførings-, presse- og pr-aktiviteter gennemføres 2. halvår 2013. Opfølgning pr. 1. marts 2014 Der foretages løbende opdatering af VisitGudenaa s facebook-side. Visitsilkeborg har opgaven med drift af facebook. Der arbejdes med at gøre opslag mere engagerende. I alt 27 markedsførings- og PRaktiviteter er gennemført til dato. Alt afhængig af målgruppe- /kampagnetype indgår de skitserede produkter/ophold omtalt under resultatkrav 3.1 og 3.2. i markedsføringsaktiviteterne: Web-/online-aktiviteter: Foråret 2013: Lancering af Arrival Guides, online rejseguide på dansk, engelsk og tysk Lancering af VisitGudenaas facebook side Lancering af VisitGudenaa.com Side 13
på dansk, tysk og engelsk "En sjelden naturoplevelse", Kampagne, Det gode Liv, Norge Annoncering i Skagerakposten, Norge Annoncering på Fishmap, Tyskland Reklamekampagne på DK4, Danmark Google Adwords kampagne målrettet lystfiskere og børnefamilier Forår 2014: Kampagne, Det gode Liv, Norge, herunder online banner og online tilbudsplatform Kampagne Love Denmark, UK Kampagne maj-ferie Holland, incl. online bannere og online tilbudsplatform Annoncering off-line: Foråret 2012: Det grønne Danmark, temamagasin om Aktiv Ferie, Tyskland Foråret 2013: "Gudenåen - paradis på dansk", kampagne, Det gode Liv, Norge Skagerakposten, Norge Rute & Rolle, lystfiskermagasin, Tyskland B-Nordic, temagasin, Tyskland Profilering i 7 forskellige turismemagasiner, Danmark Produktion af reklameposer og -postkort, Danmark Forår 2014: Lystfiskerbrochure incl. lystfiskerophold VisitDenmark, Tyskland Forår 2015 Der er udarbejdet markedsføringsplan for 2015, som operationaliseres i samarbejde med bl.a. VisitDenmark. Der er planlagt studietur for hollandste turoperatører i maj 2015, ligesom VisitGudenå del- Side 14
tager på World Travel Markt i London, som opfølgning på workshopdeltagelse i foråret, hvor vi mødtes med 21 turoperatører. Events / arrangementer: 2012: Ferie for Alle, 300 kvm. stand i Messecenter Herning 2013: Ferie for Alle, 300 kvm. stand i Messecenter Herning "Smag på Danmark", Danmarksevent i Mathallen, Oslo, Norge Feriehus on Tour, Danmarksevent i Aachen, Tyskland 2014: Ferie for Alle, 300 kvm. stand i Messecenter Herning B-to-b workshop (touroperatører) UK Besøg af engelske tour operatører Besøg fra VisitDenmarks markedskontor UK VisitSkanderborg er lead på presse og PR og har derfor bistået med presseaktiviteter i en række sammenhænge i samarbejde med Helle Leisgaard. F.eks. presse ifm. Ferie for alle (se indsendt Best Case). VisitSkanderborg har desuden udarbejdet en fælles kommunikationsplan for de tre Gudenå projekter samt en plan for VisitGudenaa s kommunikationsindsats. Dette arbejde fortsætter i oktober 2014. Side 15
Mål 5 Projektets effekter styrkes gennem et bredt samarbejde og udbredelse af resultater Resultatkrav 5.1 Beskrivelse af minimum 20 best cases fra projektet Foreningen VisitGudenå beskriver 10 best cases om året i 2013 og 2014. Region Midtjylland sender skabelon, som skal anvendes til beskrivelse af best case. Operatøren fremsender cases senest i forbindelse med opfølgning pr. 1. september 2013, 1. marts 2014 og slutrapportering. Der henvises til de 7 Best Cases, der er sendt med denne opfølgning. Resultatkrav 5.2 Der samarbejdes med Midtjysk Turisme om koordinering af indsatsen, herunder koordinering af markedsføring. Midtjysk Turisme deltager (som tilforordnet) i bestyrelsens møder og relevante arbejdsgrupper. Indberetning på baggrund af en vurdering fra Midtjysk Turisme og Foreningen VisitGudenå af, at der er et positivt samspil omkring gennemførelsen af projektet, samt koordinering af markedsføring. Opfølgning pr. 1. marts og 1. september i hele perioden. Der er fortsat et fint og konstruktivt samarbejde med Midtjysk Turisme. Karin Buhl, der er tilforordnet i vores bestyrelse, orienterer på hvert bestyrelsesmøde om de tværgående indsatser med henblik på optimal koordinering og synergi. Karin Buhl har endvidere flere gange bidraget til VisitGudenås markedsføringsindsatser og produktmodningsstrategi. Endvidere har Midtjysk Turisme ved Jens Hausted og Karin Buhl været facilitatorer for et strategiseminar med fokus på den videre udvikling af Gudenåen s potentiale og organisering af arbejdet. Side 16
3. Opfølgning på Økonomi Projektøkonomi: Der har været indsendt en anmodning om budgetændring til NaturErhvervstyrelsen / Landdistriktsprogrammet 2007-2013 den 23. juli 2014. Samtidig der er intenst blevet arbejdet på, at få tilført yderlig likviditet til projektet gennem kommunerne, som beskrevet nedenfor. LAG konsulent Merethe Juul Thysen har bistået og bistår løbende med rådgivning til projektets revisor, projektleder og formand. Foreningens bestyrelse er med vedr. alle beslutninger omkring budgettet. TABEL 1 - DET GODKENDTE BUDGET Udgiftsbudget Senest godkendte udgiftsbudget 2012 2013 2014 Total Konsulenter (inkl. evaluering*) 183.250 271.500 183.250 638.000 Projektansættelser 747.000 1.494.000 762.000 3.003.000 Andre leverandørydelser 370.750 741.500 370.750 1.483.000 Materialer, inventar, udstyr og maski 45.000 45.000 Rejser/transport 71.000 142.000 71.000 284.000 Møder 118.000 236.000 118.000 472.000 Formidling og information 402.908 586.607 740.485 1.730.000 Revision 5.000 5.000 10.000 20.000 Andet (deltagergebyr, konferencer) 10.000 10.000 10.000 30.000 Total 1.952.908 3.486.607 2.265.485 7.705.000 *Evaluering udgør 111.250 kr. i 2014. Operatøren udbetaler efter aftale med Region Midtjylland i forhold til udgifter, der vedrører ekstern evaluering Finansieringsbudget Senest godkendte finansieringsbudget 2012 2013 2014 Total Region Midtjylland 356.400 723.600 120.000 1.200.000 EU midler (Grøn Vækst) 672.758 1.600.507 936.735 3.210.000 Skanderborg Kommune 95.000 95.000 95.000 285.000 Øvrige kommuner 570.000 570.000 570.000 1.710.000 Privat 100.000 400.000 500.000 1.000.000 Friluftsrådet 150.000 150.000-300.000 Total 1.944.158 3.539.107 2.221.735 7.705.000 TABEL 2 AFREGNEDE UDGIFTER OG MODTAGET FINANSIERING Side 17
På baggrund af den godkendte budgetændring modtaget fra NaturErhvervstyrelsen den 30. oktober 2014 (se Tabel 3), er der pr. 30. november 2014 afregnet følgende udgifter iht. nedenstående tabel til projektet. Udgiftsregnskab Oplysninger om afholdte udgifter pr. 1. september 2014 2012-2013 2014 Total Konsulenter (inkl. evaluering*) 166.006 448.579 614.585 Projektansættelser 1.042.044 223.711 1.265.755 Andre leverandørydelser 311.768 157.055 468.823 Materialer, inventar, udstyr og maskiner 19.479 5.781 25.260 Rejser/transport 53.070 16.265 69.335 Formidling og information 445.708 29.247 474.955 Revision - Andet (møder, deltagergebyr, konferencer) 132.238 179.660 311.898 Total - 2.170.313 1.060.298 3.230.611 Oplysninger om afholdte udgifter er opgjort pr. 30. november 2014 jf. aftale med Region Midtjylland Finansieringsregnskab Oplysninger om modtaget finansiering pr. 1. september 2014 2012 2013 2014 Total Region Midtjylland 1.080.000 1.080.000 EU midler (Grøn Vækst) - Skanderborg Kommune 95.000 95.000 95.000 285.000 Øvrige kommuner 570.000 570.000 570.000 1.710.000 Privat 155.611 155.611 Friluftsrådet - Total 665.000 1.745.000 820.611 3.230.611 Ift. finansieringen af projektet, er de allerede afholdte udgifter finansieret som det fremgår af ovenstående skema. Visit Gudenåen har indgået en aftale med de deltagende kommuner, ift. den nu godkendte budgetændring fra NaturErhvervstyrelsen, om at foreningen kan opnå en mellemfinansiering via kommunerne ift. de midler, som foreningen først får udbetalt via Landdistriktsprogrammet, når projektet er færdigt. Indtil nu, har foreningen modtaget en mellemfinansiering på 500.000,00 kr. Det forventes at der bliver udbetalt et større beløb i løbet af december 2014 eller januar 2015 til gennemførelse af de allerede planlagte og bestilte aktiviteter og opgaver. Rest budgetramme og aktiviteter Ift. den resterende del af projektperioden, har Visit Gudenåen 3.454.227,27 kr. til rådighed til perioden 01.12.2014 30.06.2015. Som det fremgår af oversigten ovenover, så har der været brugt lidt for meget til projektansættelser ift. Forslaget til nyt budget (som er godkendt af NaturErhvervstyrelsen). En lille overskridelse, som ikke har nogen betydning ift. Landdistriktsprogrammet, og som vi håber heller ikke har nogen betydning ift. Region Midtjylland (vi må have en overskridelse på op til 10%). Side 18
Der er udarbejdet en aktivitetsplan, som er blevet fremsendt til jer ift. de aktiviteter, som vil foregå resten af projektperioden herunder vil bl.a. turistkontorerne bidrage med 2.150 timer til gennemførelse af aktiviteter resten af projektperioden. TABEL 3 - FORSLAG TIL NYT BUDGET Hvis operatøren har forslag til ændringer af budgettet, udfyldes nedenstående skema med nyt forslag til budget for hele projektperioden. Budgetændringer skal efterfølgende godkendes skriftligt af Region Midtjylland for at være gyldige. Ift. den oprindelige ansøgning modtog foreningen et tilsagn om tilskud fra NaturErhvervstyrelsen på grundlag af ovenstående udgiftsposter (se tabel 1) på totalt 7.486.098,40 kr. Oprindeligt var det forventet at egenfinansieringen (finansieringen fra private aktører) kunne udgøre en større del af finansieringen af budgettet. Som bekendt, så har foreningen haft store udfordringer, idet der har været en misforståelse ift. hvad en projektansættelse og konsulentbistand er ift. den bistand, som Visit Gudenåen køber af de enkelte turistkontorer. I den sammenhæng har foreningen været i dialog med NaturErhvervstyrelsen det meste af 2014 - for at finde en afklaring specielt med de udgifter som foreningen har haft indtil 23. juli 2014 ift. den bistand, som turistkontorerne har faktureret Visit Gudenåen. Driftsbudget Forslag til nyt budget pr. 1. september 2014 2012-2013 2014 2015 Total Konsulenter (inkl. evaluering*) 166.006 448.579 1.024.015 1.638.600 Projektansættelser 1.042.044 223.711 (28.255) 1.237.500 Andre leverandørydelser 311.768 157.055 941.177 1.410.000 Materialer, inventar, udstyr og maskin 19.479 5.781 19.740 45.000 Rejser/transport 53.070 16.265 123.403 192.738 Formidling og information 445.708 179.660 1.104.632 1.730.000 Revision - Andet (møder, deltagergebyr, konfere 132.238 29.246 269.516 431.000 Total 2.170.313 1.060.297 3.454.228 6.684.838 *Evaluering udgør 111.250 kr. i 2014. Operatøren udbetaler efter aftale med Region Midtjylland i forhold til udgifter, der vedrører ekstern evaluering Finansieringsbudget Forslag til nyt finansieringsbudget pr. 1. september 2014 2013 2014 2015 Total Region Midtjylland 1.080.000 120.000 1.200.000 EU midler (Grøn Vækst) 3.210.000 3.210.000 Skanderborg Kommune 95.000 95.000 95.000 285.000 Øvrige kommuner 570.000 570.000 570.000 1.710.000 Privat 197.338 197.338 Friluftsrådet 82.500 82.500 Total 1.745.000 747.500 4.192.338 6.684.838 NaturErhvervstyrelsen har godkendt det nye budget 30.10. 2014 Vi ser frem at Region Midtjylland godkender budgettet, som er blevet godkendt via NaturErhvervstyrelsen / Landdistriktsprogrammet 2007-2013. Side 19