1. Formalia Åbent referat af bestyrelsesmøde nr. 16 d. 18.06.2014 (a) Ordstyrer: Randi (b) Referant: Christian E. (Engstrøm) (c) Til stede: Christian E. (Engstrøm), Christian N. (Nygaard), Kristoffer, Louise, Randi, Trine, Anne-Marie (AM) under punkt 3-4 og 6-20, Peter Tofte under punkt 5. (d) Godkendelse af referat fra 09.06.2014: Godkendt (e) Godkendelse af dagsorden: Godkendt 2. Meddelelser (a) Anne-Marie: Været til rådsmøder samt FR, er glad for at diskussionen gik så godt som den gjorde. Jeg har holdt oplæg for de rusturs økonomiansvarlig det gik godt, det er en god idé at gøre igen. PF hyttetur var rigtig hyggelig, det skal nok blive en god tradition. Aktivfest var hyggelig, grill er en god ting i juni. (b) Engstrøm: Været til to rådsmøder. FR møde. Åbnede impulsivt Kælderbaren for FR i 3 timer bagefter. Lækker hyttetur. Aktivfest. FAKU møde. Fået LaTex til at virke på min bærbar. (c) Nygaard: Været til rådsmøder samt FR, sund diskussion i begge instanser. Deltog desværre ikke i PF Hyttetur men sad derhjemme og skrev bachelor. Møde med min vejleder. Haft 2 sekretariats vagter.. Afleverer bachelor på fredag.. (d) Kristoffer: Rådsmøder samt et godt FR med en god diskussion. Været på Novo til invitation til Vækst+, et spændende arrangement med besøg af ministeren, der efter sigende ville lytte. Havde et kort besøg fra NTNU og viste dem vores lokaler og fortalte hvad bestyrelsen laver. Været i Jylland til min brors bryllup.. (e) Louise: Været til fagligrådsmøder, FR, afleveret bachelor og på en lille hyggelig hyttetur, hvor jeg lærte om ild. Været på tur med låsesmeden, der er nu skiftet lås ned til værkstedet. {Møde lukkes} {Møde åbnes}. Været til aktivfest. Haft møde med Career Days. (f) Randi: Været til rådsmøde og et FR møde hvor folk var gode til at diskutere og ikke gentage for meget. Været på en afslappende PF hyttetur. Afholdt aktivfest. FAKU møde hvor der ikke var nok formænd til at vi var beslutningsdygtige.. (g) Trine: Været i Jylland og hjælpe min søster med bryllupsforberedelser. Har snakket en del i telefon/sms et med S-Husfolk da hverken Erik eller jeg jo var i huset. Men kan da se at huset stadig står. Skulle have haft en møde med en håndværker omkring renovering af KB i dag, men han dukkede desværre ikke op.. 3. Opfølgning (a) Igangværende projekter - Aktivrum (Nygaard): Nøgle-bestillingen til skabe blev ikke godkendt pga. identificerbare nøglenummer. Prøver igen senere. - Ballerup sek. (Randi): Modtaget mail fra Janne. Vores lokaler ved siden af sek. bliver lukket, da folk har sovet derinde. Lokalerne vil blive ryddet indenfor den nærmeste tid. - Ballerup S-hus (Randi): Fået tilbud fra møbelmanden i torsdags. Tilbud inkluderer lys, selvom det er noget, der bliver sørger for af andre. Møbelmand ville kunne gøre det for 50.000 kr., vores forbindelse kan gøre det for 20.000 kr. 9 stole fra læsesalen. Sofaborde kommer kun til at koste 1400 kr. og bardisken bliver også billigere, da det hele laves af fanger. - Budgetværktøjer (AM): Sat i bero. 1
- Cykelværksted (Louise): CAS er i gang med at kigge nærmere på priser, hvad jeg har forstået, udfra det forslag vi kom med, omkring små stationer med værktøj og trykluftpumpe og automat med lappegrej. De spørger desuden om hvorvidt vi er interesserede i et samarbejde med CAS og DTU omkring et event i september omkring cykling og bæredygtighed (dvs. hvordan man vedligeholder og reparere sin cykel). Vi har aftale med Vidensby omkring cykelsalg 14. september. Det kunne muligvis lave det en hverdag, så DTU s ansatte kan deltage. - DTU s strategi (Kristoffer): Mandag i Glassalen. Der skal bestilles sandwich imorgen. Kristoffer melder tilbage til kantinen antallet af tilmeldte på facebook. FRR har foreslået at Kristoffer byder velkommen, så vi får noget PF ind over det. - Fremdriftsreform (Engstrøm): Holder oplæg for KABS imorgen. Kommunikationen fra AUS ud til institutterne har ikke været optimal og er blevet påpeget, så der burde ske noget meget snart. Næste møde i styregruppen er planlagt til d. 23. juni. Engstrøm ser på noget info på facebook omkring det. Engstrøm snakker med Jørgen Jensen omkring opfølgning på at fortælle DTU studerende om hvordan det bliver implementeret på DTU. - Halvmarathon (Kristoffer): Intet nyt. - Internationalt kontor (Nygaard): Intet nyt. - KABS14 (Randi): Louise og Randi har møde med de to døve studerende og Anne Sloth og en anden KABS.. Der er en vektor, der gerne vil sige op, da han gerne vil skifte retning til sommer. Randi tager kontakt til KABS. Det er blevet spurgt om hvorvidt bestyrelsen skal betale for lån af lyd-udstyr fra KABS. Vi skal selvfølgelig betale for lån af anlæg, ligesom alle andre. Der er blevet gjort opmærksom på at der ligger store summer penge oppe i studiestarten. Der skal ikke ligge en større mængde kontanter oppe i studiestarten. Det kunne være en mulighed at bruge pengeskabet på sekretariatet. KABS skal informeres om, at de ikke uden forbehold skal bruge PF gangens lokaler. De må godt booke søndagen inden, hvis der er ledigt på PF gangen, men vi opfordrer dem til at bruge kollegiekøkkener mere. De skal også informeres om, at der skal gøres bedre rent på køkkenet. - Kontorstole (AM): Bliver købt i ugen efter Roskilde. - Kvalitetskampagne (Engstrøm): Intet nyt. - Køkkenrengøring (Nygaard): Intet nyt - Mødelokale Gamma (Nygaard):Intet nyt. KABS har fået at vide, at lokalet endnu ikke kan bruges, selvom det kan bookes i kalenderen. - PF International (Nygaard): Intet nyt. - PF-DSE (Kristoffer): Magnus (DSE formand) foreslog, at ny dato for middag bliver efter DSE har skiftet bestyrelse i starten af næste semester. Vi skal prioritere dette for at øge vores samarbejde. - PF Skovtur (Kristoffer): Kun 4 ansatte tilmeldt. Bliver rykket til efteråret. - Psykisk førstehjælp: Intet nyt. - Rækværk (Louise): Intet nyt. - Student Ambassadors Program (Nygaard): Sat i bero. - Tyverier i KB (Trine): Intet nyt. - Tøj til B14 (Nygaard): Louise bestiller imorgen. Nygaard finder sedlen frem til Louise. - Vidensby - Byliv og Handel (Kristoffer): Intet nyt. AM er ansvarlig for Vidensby i FRR. AM skal kontakte Caroline Arends. - Vidensby - Byliv Netværk (Louise): Fik impulsivt taget billede til Det grønne område, da jeg rendte ind i Mette fra Vidensby, da jeg skulle hente bil hos Europcar. - Vision (AM): Intet nyt. (b) Ansatte: (c) Intern økonomi: (d) Krydsfelt: Thomas Boel (Krydsfelt) var forbi og reservere PF kameraet til brug på Roskilde Festival. Han har ønsket at booke kameraet hele ugen. Hvis kameraet bor sikkert, må han godt tage det med. Thomas skal snakke med Louise om opbevaring af kameraet, det kan muligvis opbevares 2
hos Roskilde Powered by DTU students.. Vi skal have lavet et papir, hvor man skriver under på at man tager fuldt ansvar for kameraet i låneperioden. Randi snakker med Thomas. AM har sagt til Krydsfelt, at der skal laves regnskab for hvert eneste blad. Bjørn og Thomas har holdt møde med deres annoncør i dag. Og de har haft mailkorrespondance med trykkeriet ifm. problemer med levering. (e) Andet: 4. Overlevering (a) Ansatte julefrokost (Trine): Intet nyt. (b) Ballerup årsfestgruppe (Kristoffer/Trine): Intet nyt. (c) Forårsfesten (Randi): Intet nyt. (d) Køkkenrengøring (Nygaard): Intet nyt. (e) Nordic5Tech (Kristoffer): Intet nyt. (f) OPtur - oplæg (Louise): Venter på tilbagemelding fra KABS. (g) Til-/aftrædelsesreception (AM): Intet nyt. (h) Vektorkontrakter (AM): Intet nyt. (i) Årsfest - afvikler (Trine): Kommer ikke på drevet - men ligger i min skuffe. Afsluttet. (j) Årsfest - PF reception (Louise): Intet nyt. (k) 5. Scenelys (a) Fremtidig teknik (b) Nøgler (c) Udstyr på lageret 6. Aktivfest evaluering Grill er en god ide. Det lægger op til, at det er stille og roligt. Det kan godt lade sig gøre, kun at være 4, men det er forholdsvis besværligt. Og det er ikke ligeså sjovt, som det kunne være. Der skal være mere styr på tingene på forhånd både overfor s-husformand/bestyrer og indkører. Der kunne lægges op til, at holde det tirsdag næste år, da KB er åben så. 7. Lokaleadgang Der florerer mange nøgler som ingen har styr på. Skal vi arbejde på at få udskiftet låse, eller overveje et kortsystem selvom det tager lang tid. Trine er i gang med at lave en opgørelse over udlånte nøgler. Og så krydsreferere listen med, hvad Inge har liggende. Der skal også styr på hvor hvilke nøgler der hører til lokaler. Vi kunne godt tænke os kortlæsere på flere lokaler. Ansvarlige (bestyrelsen mm.) skal dog stadig have nøgler. Vi tager det op igen, når der er overblik over nøglerne. 8. Brug af S-hus logo Nygaard vil gerne bruge S-hus logo på flag til Roskilde. Vi ser det ikke som et problem. Der skal nok lige ses på, om DTU s logo må bruges. 3
9. DTU Jobbank på PF.dk Nygaars er blevet kontaktede af en ambassadør for DTU Jobbank om at få sendt lidt info ud til de studerende gennem os, blandt andet Jobbank listen på PF.dk og et (måske flere?) opslag op PF Facebook side. Dette ser vi intet problem i. 10. Klubber (a) Polyteknisk Ølbrygningsklub Der er både undervisere og Lars Christoffersen med inde over det. Randi sender vedtægter ud på mail, hvis intet brokkeri, ses det som fint. (b) Forespørgsel om modelbaneklub Randi er blevet kontaktet omkring modelbaneudstyr for over 1 mio. kr. Klubben er blevet smidt ud af deres lokaler og har spurgt os om vi har lokaler og studerende til klubben. Klubben efterspørger til at starte med studerende. Når klubben har fundet studerende, kan vi se på lokaler til dem. De kan til at starte bruge opslagstavlerne til at reklamere for deres klub. Vi har ikke noget imod, at de bruger vores opslagstavle. Vi ønsker dog ikke, at reklamere for det på hverken facebook eller hjemmesiden. 11. Introarrangement for kandidatstuderende Jacob Seneca har spurgt om vi ønsker at deltage til to introarrangementer for de nye kandidatstuderende som ikke er fra DTU. Det første er d. 7. august kl. ca. 8-16, det andet er d. 4. september kl. 17-20. Han ønsker desuden at vi overvejer om arrangementet skal retænkes. Vi vil gerne deltage i dette. Kommunikationen med Jacob Seneca kan godt ordnes over mail. Trine hører B13 om en af dem kan deltage til mødet d. 7. august. 12. phister jubilæum Vi er inviteret til phisters jubilæum Lørdag d. 28. juni kl. 15.00. Randi, Trine og Engstrøm deltager. AM, Louise, Nygaard og Kristoffer kan ikke. 13. PF fodboldturnering Alle undtagen Kristoffer (og AM) deltager. Vi tager vores opturs-kostumer (planeter) på. Louise har 1/2 ramme cider. Nygaard tager østrigske øl med. Louise hører arrangørerne om en af os skal overrække præmier til vinderne. 14. Faglige råd og Fællesrådet (a) Meddelelser til FR: Deadline lørdag 13. september kl. 24. (b) Meddelelser til faglige råd: Løbende opfølgning (c) Bytning af møder: 15. Sekretariatsvagter Alle de kommende sekretariatsvagter er skrevet i vores fælleskalender. Nygaard tager tirsdag eftermiddag. 16. Næste møde (a) Punkter: Forberedelsestur, ideer til hjemmesiden (brainstorm), slideshow over PF, {Møde lukkes} {Møde åbnes} (b) Tid/sted: 24/06-14 kl. 17. (c) Kokke: Engstrøg og Nygaard. 4
17. Eventuelt (a) Kollektionssalg: (b) Mail fra Inge: (c) Portalopslag: (d) Kamera: (e) PF gangen: (f) Kandidathytteture: (g) Alumne: 18. Mødeevaluering Tages udenfor referat. 5