BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat af bestyrelsesmøde Onsdag den 31. oktober 2012, kl. 18.30 i fælleshuset Skovvej 241, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Rita Jensen, Verner Zachariassen, Poul Erik Poulsen, Bent Klindt Andersen, Solveig Damkjær, Else-Marie Gøhns, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Jørgen Andersen, Gitte Christiansen, Torsten Mørck, Kirsten Sørensen, Jimmy Andersen, Anker Warncke, Jytte Matthiesen, Connie Lauridsen, Lone Jensen, Lone Löyche, Allan Deluga, Preben Lærche, Steffen Møller Borgbjerg og Finn Muus. Afbud: Solveig Damkjær, Allan Deluga, Lone Löyche og Steffen Møller Borgbjerg Referat 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 3. oktober 2012 Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Godkendt. 2. Diverse informationer fra BL Redegørelse: Deadline for 2. ansøgningsrunde i Realdania-kampagnen DET GODE BO- LIGLIV Der vil blive arbejdet på at få indsendt ansøgning som vedr. vores områder i Sønderparken og Korskærparken Til Orientering: Se informationer fra BL via http://bl.dk/publikationer/bl-informerer/2012 3. Diverse meddelelser fra Landsbyggefonden. Ledige lejligheder pr. 1. oktober 2012 hos almene boligforetagender Region / kommune Familie Ældre Ungdom I alt Procent Haderslev 167 1 7 175 (91) 3,13 Billund 20 0 7 27 (4) 1,14 1
Sønderborg 219 0 2 221 (14) 2,29 Tønder 54 0 4 58 (34) 2,36 Esbjerg 11 2 10 23 (15) 0,16 Fanø 1 0 0 1 (1) 0,65 Varde 37 0 2 39 (7) 1,16 Vejen 37 0 0 37 1,31 Aabenraa 97 0 8 105 (70) 1,88 Fredericia 112 0 1 113 (60) 1,66 Kolding 73 4 21 98 (34) 1,06 Vejle 161 0 13 174 (133) 1,65 Til orientering: Taget til efterretning 4. Godkendelse af indstilling til en bæredygtighedspolitik for Boligkontoret Fredericia Redegørelse: Udvalget for energi og Bæredygtighed indstiller til bestyrelsen, en politik for Boligkontoret Fredericia. Med en beskreven politik for området kan bestyrelsen markerer, at boligkontoret Fredericia er en boligorganisation der ikke kun tager Energi- og energiudfordringerne alvorligt men også ønsker en bærerdygtig udvikling hvor vi i vores tankegang tager udgangspunkt i de nuværende behov, uden at bringe fremtidige generationers muligheder for at bringe deres behov i farer. Målsætning: Som overordnet målsætning bruger vi definitionen på bæredygtighed, som den blev defineret i Brundtlandrapporten i 1987, nemlig En bæredygtig udvikling er en udvikling, som opfylder de nuværende behov, uden at bringe fremtidige generationers muligheder for at opfylde deres behov i fare. Vi har valgt at se bæredygtighed som en helhed der består af de tre elementer, som ses herunder. Det sociale kan bestå af: Luftkvalitet, Akustik, Visuel komfort, Tryghed/ sikkerhed, Brugerindflydelse, Bygningsstruktur og udearealer, Adgangsforhold, Arkitektur og kunst, cykel- og gangstier med sikre parkerings muligheder 2
Miljøet kan bestå af: Livscyklusvurderinger af byggematerialer og energiforbrug i bygningen, Vurdering af materialevalget ud fra materialernes påvirkning af nærmiljø og toksiske effekter, Energiforbrug, Vandforbrug, herunder også håndtering af regnvand, Genanvendelse, Biodiversitet, Fortsat Økonomi kan bestå af: Totaløkonomiberegninger, som tager højde for byggeomkostninger, driftsomkostninger og vedligehold af bygningen, Vurdering af fleksibilitet for 3. parts bruger og påvirkning af bygningens værdi, Effektiv brug af arealer, Værdi bevarelse Hvad ønsker vi : Boligkontoret Fredericia ønsker med en bærerdygtighedspolitik, at være med til at bidrage til en betragtning af jordkloden som et hele. Vi vil derfor ikke kun tænke på vores nærmeste omgivelser, men tænke i helheder. Det vil udfordre os i vores vaner, og vil være med til at gøre os mere åbne og nytænkende overfor forandringer. På den måde bliver vi i stand til at arbejde med de udfordringer som den stigende menneskelige indflydelse har på miljøet, på hele kloden. Hvordan vil vi gøre det: Vi vil vise det i den lille skala, ved at reducere ud printning på papir til et minimum. At bruge cykler på kortere distancer, minimere elforbruget ved at bruge lavenergi lyskilder med sensorstyring og elektriske apparater der bruger så lidt som muligt, og i det hele taget have fokus på forbrugsvaner. I den store skala vil vi have fokus på drift og vedligehold, ombygning og renovering af vores eksisterende bygningsmasse og nybyggeri. Vi vil her bruge de mest bæredygtige løsninger, da vi er klar over at byggeriet står for i 2011: - 42 % af al energi forbruget i EU, - 35 % af udledningen af drivhusgasser - 40 % af råmateriale forbruget i verden - 39 % af den totale affaldsmængde i Danmark I Boligkontoret Fredericia har vi, som alment nyttigt boligselskab, med 5000 boliger fra 1920erne og op til nu, en stor mulighed og en større miljømæssig forpligtigelse til at vælge de mest bæredygtige løsninger, både i vores nybyggeri, vores renoveringer og ikke mindst i vores daglige drift og vedligehold. For at få bæredygtighed indarbejdet i renoverings- og nybyggeriprojekter fra begyndelsen vil vi bruge rådgivere som har erfaring med eller har interesse i at arbejde med Integreret Design Proces, da der på den måde opnås størst sikkerhed for at der er fokus på bæredygtigheden og at den implementeres i byggeriet. Vi vil gennemgå vores projekterne ud fra kriterierne i vores målsætninger, og bruge dem som huskelister overfor beboerne og overfor entreprenørerne. Vi er klar over at vi ikke kan få alle parametrene med hver gang, men vil have at der bliver taget aktiv stilling til dem alle i hvert projekt. Bo og lev bæredygtigt : Vi vil gennem vores hjemmeside, gøre det nemt at få gode råd og praktiske anvisninger som kan gøre den enkelte mere opmærksom på at hverdags beslutningerne i forbindelse med indkøb og transport, har miljømæssige konsekvenser, at man har mulighed for at ændre dem, og dermed ændre sin egen påvirkningen af miljøet. Man har altid et valg og valget har altid en miljømæssig effekt. 3
Vi vil ikke moralisere, men vi vil gerne sætte spørgsmålstegn ved indgroede vaner og handlemønstre. Hvis vi bliver klar over hvilke betydninger vores beslutninger har på det globale miljø har vi også mulighed for at tage stilling. Hvor er vi nu?... Vi vil i alt hvad vi gør hele tiden prøve at vælge den mest bæredygtig løsning, og tage de mest bæredygtige valg. Vel vidende at vi ikke kan komme hele vejen på en gang, og at det somme tider også kan blive små skridt vi tager. Men vi vil hele tiden have bæredygtigheden som vores mål for hvad vi gør. Indstilling: Udvalget indstiller at politikken godkendes på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 22. november. Beslutning: Godkendt. 5. Godkendelse af revideret vision og målsætningsprogram samt forslag til handleplan for 2013 2014. Redegørelse: Handleplan for 2013 2015 Til repræsentantskabet i Boligkontoret Fredericia, indstilles der på et ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 22. november 2012 følgende DRIFT Der er rigtig mange penge i spil, når vi taler om afdelingernes drift, herunder renholdelse, vedligeholdelse og mindre forbedringsarbejder. Hos Boligkontoret Fredericias afdelinger er der som minimum tale om 32. mio. kr. om året. Et af de store og særdeles vigtige fokusområder den kommende tid skal være, at sikre mest værdi for disse penge. Det kan ikke udelukkes, at den samme service kan opnås for færre penge. Der igangsættes et forsøg med to afdelinger som skal kortlægge mulighederne for en mere rationel drift herunder også at undersøge muligheden for en mere rationel brug af drifts inspektørernes tid og kompetencer. Endelig skal forsøget sættes op imod Boligkontoret Fredericias, udbud af arbejder o. lign. Der skal arbejdes på at indføre elektronisk syn, for dels at optimere arbejdsgangene omkring de årlige knap 1.000 flyttesyn i Boligkontoret Fredericias regi, men også for at sikre optimale priser på istandsættelsesudgifterne. Der skal arbejdes med en regnskabsanalyse model til hurtig identifikation af større problemstillinger ude i de enkelte afdelinger. 4
BEBOERDEMOKRATI OG NABOSKAB Boligkontoret Fredericia vil i perioden fortsætte det stærke arbejde, som blev påbegyndt med forsøget i samarbejdet med Afdelingerne 218 og 220 på Skovvej i 2011. Boligkontoret Fredericia vil arbejde videre på en model til frivilligt arbejde og rekruttering til beboerdemokratiet. Boligkontoret Fredericia vil igangsætte en formidlingen af ideer til en udvikling af beboerdemokratiet. Boligkontoret Fredericia vil i 2013 igangsætte en kampagne der vil omfatte en reklame for råderetten. Der skal sættes fokus på efteruddannelse af afdelingsbestyrelserne, som skal styrke afdelingsbestyrelsens viden om ansvar, lovgivningen og muligheder i den almen sektor. MILJØ OG ENERGIOMRÅDET Der er ingen tvivl om, at miljø og energispørgsmålet er kommet for at blive. Ikke alene for hele verdens skyld, men også, i større grad, for beboernes egen skyld. De stadig voksende udgifter til energi er ved at udvikle sig til en bombe under mange boligafdelinger og kan derfor hurtigt komme til at sætte udlejningen i fare med ledige boliger i et langt større omfang end nu. Boligkontoret Fredericia vil derfor intensivere arbejdet med at gøre beboerne og driften mere bevidste om problemet, og sikre en bedre koordinering mellem eksisterende energimærkninger og kommende forbedringsarbejder i afdelingerne, herunder arbejde videre med erfaringerne fra bl.a. ESCO ordningen. En finansiel ordning som sikrer finansiering af energibesparende foranstaltninger uden risiko for beboerne. Boligkontoret Fredericia vil starte med at udbyde uddannelse som miljøagenter til beboerdemokraterne og forsøge at få modellen implementeret i den daglige ejendomsdrift. Boligkontoret Fredericia vil igangsætte en systematiske miljø- og bæredygtigheds indsats i driften. Boligkontoret Fredericia vil undersøge mulighederne for en aktiv brug af ESCO ordningen ved finansiering af energimæssige forbedringsarbejder. Med udgangspunkt i EMO rapporten udarbejdes der sammen med afdelingsbestyrelserne en handlingsplan for de afdelingerne. RÅDERETTEN Råderetten vil blive et gennemgående emne for Boligkontoret Fredericia i den daglige drift af afdelingerne. Derfor må indsatsen betragtes som et konstant fokusområde. Løbende kampagner i bladet Lejligheden 5
Udvikle de administrative redskaber, så det bliver endnu nemmere for beboerne og driftspersonalet at håndtere råderetssager, bl.a. ved mere brug af IT og selvbetjening. VÆKST Boligkontorets Fredericia har ikke lagt nogen vækstplan frem til 2015. På nuværende tidspunkt administrerer Boligkontoret Fredericia 5.300 lejemålsenheder. Målet for antallet af nybyggeri er ca. 140 boliger i perioden frem til 2025 Vækstplanen kan som følge af den lave vækst for nybyggerier generelt blive lavere. Der skal arbejdes aktivt på at få kommunale boliger i administration. Der er fortsat en del mindre selvstændige organisationer som kunne være potentielle kunder fremover. Omvendt kan et stigende antal medlemmer også betyde større træk på det administrative apparat, hvorfor der ikke vil blive brugt store ressourcer på at få nye kunder. Omvendt vil der blive brugt ressourcer på andre former for samarbejder og deling af visse stabsfunktioner og IT ydelser. Det er bestyrelsens vurdering, at der med samarbejdet med BOVIA Kolding og Østerbo Vejle er skabt en fornuftig ramme for Boligkontoret Fredericias videre udvikling. RENOVERINGER OG NYBYGGERI Boligkontoret Fredericias afdelinger har på lige fod med øvrige afdelinger i landet hårdt brug for større moderniseringer af deres boligafdelinger, som kan sikre konkurrenceevnen, også 5-10 år frem. Boligkontoret Fredericia har på den baggrund oprettet en projektafdeling der skal gennemfører de store sager og hjælpe Driftsafdelingen med at få del i de midler, som afsættes i Landsbyggefonden. Landsbyggefonden har derudover skærpet kravene til udarbejdelse af byggetekniske helhedsplaner og sociale helhedsplaner. Der satses på at gennemføre 9 helhedsplaner i Henholdsvis Sønderparken, Korskærparken og Hasselhøj. Erfaringer i nuværende og tidligere byggesager sikres formidlet til beboerdemokratiet. Indsatsen omkring driften af de boligsociale helhedsplaner styrkes via et tættere samarbejde med øvrige boligorganisationer. FORRETNINGSGANGE Arbejdet med indførelse af ESDH (Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering) og den heraf medfølgende ajourføring af forretningsgange. FORVALTNINGSREVISION Implementering af forvaltningsrevisionen med de administrative forretningsgange IT-GENERELT IT vil også fremover være den bærende kraft for effektiviseringer og Gør det nemmere. IT vil derfor være et bærende element i Boligkontoret Fredericias administration. 6
. Indførelse af elektronisk syn. fortsat Vurdere synergien af at benytte elektroniske hjælpemidler, f.eks. ipad og Smartphone, ude i marken. HR-FUNKTIONEN - PERSONALE Der sættes fokus på efteruddannelse af medarbejdere. Kravene til udvikling vil stige yderligere de kommende år hvis Boligkontoret Fredericia fortsat skal kunne fastholde og rekruttere de på markedet dygtigste medarbejdere. Der bevilliges projektmedarbejderne, under hensynet til det daglige arbejde i administrationen, efteruddannelse i projektledelse, byggeøkonomi og bæredygtighed. Der bevilliges under hensynet til det daglige arbejde i administrationen efteruddannelse i en egentlig lederuddannelse for Drifts inspektørerne. Tilbuddet til almindelige faglige kurser for alle medarbejdere udvides i takt med behovene Der udvikles også et større tilbud til ejendomsfunktionærerne. Der skal i højere grad gøres brug af elever i økonomi og udlejning funktionerne, og benytte praktikanter i den tekniske afdeling til håndtering af mindre projekter Indstilling: Til godkendelse Beslutning: Godkendt med drøftede rettelser 6. Orientering fra formanden Lis Gregersen Redegørelse: Udsendelse af bestyrelsesevalueringer bliver mandag d. 5. november. Gennemførelse er fra 5. nov. til 12. nov. Indstilling: Beslutning: 7
7. Orientering fra Direktør Finn Muus Redegørelse: Til Repræsentantskabet i Boligkontoret Fredericia Der indkaldes hermed til ekstraordinært repræsentantskabsmøde i henhold til vedtægternes 7. Torsdag, den 22. november 2012 kl. 17.30 Mødet afholdes på Fredericia Messecenter Vestre Ringvej 101, 7000 Fredericia Dagsorden: 1) Valg af dirigent 2) Valg af stemmetællere. 3) Godkendelse af forslag til Visions og Målsætningsprogram for Boligkontoret Fredericia 4) Godkendelse af Handleplan for 2013 2015 for Boligkontoret Fredericia 5) Godkendelse af forslag til Energi- og bæredygtigheds politik i Boligkontoret Fredericia 6) Godkendelse af fælles afdelingsbestyrelse for afd. 216 og 217 frem til d. 1.1. 2013. Dette i henhold til Vedtægternes 18. stk. 2. 6) Eventuelt. Med venlig hilsen Boligkontoret Fredericia Lis Gregersen Organisationsformand Beslutning: Invitation og målsætningsprogram skal sende via normal post til repræsentantskabet. Godkendt. Fællesbo Herning Redegørelse: Fællesbo Herning har opsagt deres aftale om fælles server og ITmedarbejdere gældende fra april måned 2013. Beslutning: Taget til efterretning. Boligkontoret Fredericia, Bovia og Østerbo og fortsætter samarbejdet og dækker den manglende andel fra Fællesbo. 8
Helhedsplaner Redegørelse: Der er nu indkaldt til de 5 afdelingsmøder som vedr. godkendelse af renoveringerne i Sønderparken, Korskærparken og Hasselhøj. Grundet forslaget om sammenlægning af afd. 216+217 er godkendt, bliver der afholdt et fælles afdelingsmøde for de to afdelinger. Aktivitetshuset i Korskærparken forventes planmæssigt færdigt den 9/11. Der planlægges indvielse i december. Beslutning: Taget til efterretning Nyt Telefonssystem Redegørelse: Nyt telefonsystem forventes i drift omkring februar / april 2013 Beslutning: Taget til efterretning Kursusaktivitet Redegørelse: Der er planlagt en introaften for nyvalgte den 1. november. Der er tilmeldt i alt 21 nyvalgte. Der er inviteret til kursus i Hvem bestemmer hvad den 15. november og kursus i Budget og regnskab den 27. november. Alle tre kurser afholdes på Hotel Kron- Prinds Frederik. Kursusudvalget planlægger et møde inden året udgang, for at planlægge næste års tilbud. Der er et ønske om et møde i foreningsteknik / herunder afholdelse af afdelingsmøder. Der afvikles en besigtigelsestur til Boligorganisationen Ringgården i Århus den 8. november. Der er Kredsweekend den 9. og 10. november i Billund. Der er tilmeldt 11 bestyrelsesmedlemmer samt Prenen Lærche, Steffen M. Borgbjerg og Finn Muus. Beslutning: Taget til efterretning. 9
8. Orientering fra Driftschef Steffen Møller borgbjerg Redegørelse: Ingen meddelelser Indstilling: Ingen Beslutning: Taget til efterretning 9. Orientering fra Økonomichef Preben Lærche Redegørelse: Godkendelse af tilskud fra dispositionsfonden og trækningsret for afd. 216 og 217. Redegørelse blev givet på mødet. Kort info om mulige målinger til forvaltningsrevision, herunder brug af praktikant til udarbejdelse af forvaltningsrevisionsrapport Beslutning: Godkendt 10. Renovering og ombygning af administrationsbygningen Redegørelse: Renovering kører planmæssig. Taget er ved være lukket og vinduer bliver skiftet i uge 48. Indstilling: Til godkendelse Beslutning: taget til efterretning 11. Lukkede sager Redegørelse: Vedr. Aktivitetshuset i Sønderparken Indstilling: Beslutning: 10
12. Eventuelt Redegørelse: Ved nybyggeri tænkes der her også på rygefri boliger. Indstilling: Beslutning: Taget til efterretning Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Preben Lærche Formand Næstformand Direktør Referent 11