Boligselskabet BSB Egebjerg af organisationsbestyrelsesmøde mandag den 02. juni 2014 kl. 16.00 i Boligcenter Svendborg, Mølmarksvej 155, 5700 Svedborg. Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Egebjerg... 2 1.0 Indledning af Martin Skytte... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Boligselskabets årsregnskab... 3 1.4 Revisionsprotokol... 3 1.5 Bestyrelsens årsberetning... 3 1.6 Boligselskabets budget... 4 1.7 Godkendelse af styringsrapport... 4 1.8 Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab... 4 1.9 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende... 5 1.10 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab... 5 1.11 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 6 1.12 Valg af kredsdelegerede til BL... 6 1.13 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 6 1.14 Udlejningsforhold... 7 1.15 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn... 7 1.16 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen... 11 1.17 Domeas Landskonference 2014... 11 1.18 Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar 2016... 11 1.19 Nyt servicecenter & prognose for BSB Egebjerg... 13 1.20 Orientering vedr. evt. salg af boliger på Tjørnevej - Hundstrup... 13 2 Boligselskabets afdelinger... 13 2.1 Årsregnskaber... 13 2.2 Driftsbudgetter... 14 2.3 Endelig godkendelse af kollektiv råderet i afd., 81-01 nu 81-51... 14 2.4 Drøftelse af evt. tilskud til driften (DV plan) for afd. 81.01/(81-51).... 15 2.5 Beslutning om FSA (fremtidssikringsanalyse), det videre forløb.... 15 2.6 Gæld i antenneanlæg i afdelingerne kontra SEF.... 16 2.7 Orientering om driftsforhold... 16 3 Næste møde... 17 4 Org. møde genåbnet efter afholdt Rep. møde d.d.... 17 5 Eventuelt... 17 Deltagere fra bestyrelsen: Orla Hansen, formand Gunnar Sørensen, næstformand - Afbud Ellinor Hummel, medlem Hans Rudbech Hansen, medlem Svend Erik Johansen, Udpeget af Domea - Afbud Øvrige deltagere: Martin Skytte, Kundechef Domea Lise Jørgensen, Servicekoordinator Domea Palle Rasmussen, Ejendomsmester Domea Boligcenter Svendborg, den 23. juni 2014 Side 1 af 17
1 Boligselskabet BSB Egebjerg 1.0 Indledning af Martin Skytte Martin Skytte indledte mødet med, at konstaterer, at mødet ikke var beslutningsdygtigt jf. selskabets vedtægter hvori der står følgende i 13: (Stk. 2. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst 3 medlemmer er til stede.) Man eniges om, at dette måtte være et levn fra dengang der var 7 personer i bestyrelsen, og at dette ændres ved næste repræsentantskabsmøde. Ligeledes eniges man om, at fortsætte mødet, i det ej fremmødte Gunnar Sørensen (pr. tlf. på dagen) har indvilliget i, at tilslutte sig de fremmødtes beslutninger ved underskrivning af nærværende referat. Herudover blev det tillige besluttet, at kommende nyvalgt person, i efterfølgende repræsentantskabsmøde, tillige tilslutter sig bestyrelsens beslutninger, idet denne person er til stede under nærværende organisationsbestyrelsesmøde. Ovenstående blev accepteret af alle fremmødte organisationsbestyrelsesmedlemmer samt deltagende repræsentantskabsmedlemmer. Svend Erik Johansen er d. 11-06-2014 orienteret om ovenstående, og har i den forbindelse tillige udtrykt sin tilslutning. Martin Skytte ønskede tilføjet et punkt nr. 1.20 ang. orientering om boligerne i Hundstrup. Dette blev godkendt. 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orla Hansen orienterede om deltagelse i regionsmøde samt møder omkring Domea 2015, og roste Domea for den nye struktur. Ligeledes møde med Svendborg kommune vedrørende boligerne i Hundstrup med eventuel salg for øje. Herudover orientering ang. deltagelse i møde i Tusindfryd. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Side 2 af 17
Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Fordeling af honorar fortsætter som hidtil. 1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2013 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr. 9.925,00. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Regnskabet blev godkendt. 1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2013 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Der er ingen anmærkninger eller kommentarer til protokollen og den regnskabsmæssige praksis er korrekt. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev godkendt. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Side 3 af 17
Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Årsberetningen blev godkendt. 1.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2015 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der budgetteres med jævn udvikling af indtægter og udgifter. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Boligselskabets budget blev godkendt. 1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Styringsrapporten 81-00 blev gennemgået og godkendt. 1.8 Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab Orientering om lovændring vedr. dispositionsfondens dækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Hvis der ved fraflytning mangler huslejeindbetaling eller fraflyttede lejere ikke har opfyldt istandsættelsesforpligtigelsen kan Boligorganisationen (med lovændring af 25. marts 2013) vælge at lade dispositionsfonden dække afdelingens mindre tab. Dispositionsfonden kan dække den del, der ligger over 313 kr. pr. lejemålsenhed, Side 4 af 17
hvis det findes hensigtsmæssigt i forhold til midlerne i dispositionsfonden og den enkelte afdelings økonomi. Pr. 1.4. 2013 budgetterer vi med ovenstående og begynder først at dække udgifterne når de er i budgettet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Indstillingen blev taget til efterretning. 1.9 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen (tab ved fraflytning) Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens at dispositionsfonden er presset på likvider. Domea anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen i afdelingerne. Bestyrelsen følger indstillingen, og ønsker der skal søges fritagelse. 1.10 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet BSB Egebjerg kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanten vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Side 5 af 17
Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 1 repræsentant til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Organisationsbestyrelsen indstiller, at formanden vælges til Domeas repræsentantskab. 1.11 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Organisationsbestyrelsen vælger Orla Hansen og Ellinor Hummel til at deltage i regionsmøder. 1.12 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Egebjerg kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Det blev besluttet, at Orla Hansen og Ellinor Hummel deltager. 1.13 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Side 6 af 17
Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Indstillingen blev taget til efterretning. 1.14 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 73 personer. Heraf har 37 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 142 personer. Heraf har 130 personer for tiden valgt at stå i bero. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Fraflytningsprocent 81-01 77 66 36 9 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. Der blev drøftet antal opnoterede på venteliste til ungdomsboliger, da det skrevne antal personer reelt ikke er så højt som skrevet. Der ligger gamle opskrevne personer tilbage fra 1997, som jo pt. ikke mere er interesseret. Lise Jørgensen er i gang med at undersøge ved It og vores husjurist, om det er lovligt at slette disse, så listen kan blive optimal igen. Der bliver ikke betalt årligt gebyr til ungdomsboliger, derfor udtømmes lister ikke ved manglende betaling. 1.15 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn Det følger af samarbejdsaftalen fra 2009 mellem LO og Kooperationen, at der i kooperative virksomheder, som beskæftiger mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har overordnet til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden således, at det bliver til gavn for virksomheden og den enkelte medarbejder. I virksomheder med geografisk adskilte afdelinger og datterselskaber skal der ifølge samarbejdsaftalen etableres en samarbejdsstruktur, der tilgodeser samarbejdsaftalens mål, midler og intentioner. Størsteparten af de boligorganisationer, Domea administrerer, har mindre end 20 medarbejdere, og der er således ikke krav om et VN. Side 7 af 17
For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligselskaberne såvel som i administrationen. Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN for Domeas landscenter (inklusive regionsledelserne og Kundeservice Vest). Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for samtlige medarbejdere. Fælles VN Landscenter VN Region VEST VN Region ØST VN Regionale VN Øst og Vest: De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 2 tillidsrepræsentanter for ejendomsfunktionærerne (ESL), som indbyrdes afgør, hvem af dem der er næstformand i VN 1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen Ledelsesgruppen 1 regionsdirektør (formand) 1 markedschef 1 driftsleder (udpeget af markedschefen) 1 kundechef (udpeget af markedschefen) Regionsledelsen er sekretariat. Landscenter VN: VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 HK tillidsrepræsentant (næstformand) 1 HK-repræsentant 1 AC-repræsentant 1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret Ledelsesgruppen 1 direktionsassistent (formand) Side 8 af 17
1 kundeservicechef 1 økonomichef 1 kundechef fra de regionale VN (Øst eller Vest) Ledelsessekretariatet er sekretariat. Domeas fælles Virksomhedsnævn: Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer: Medarbejdergruppen Næstformanden for Region Vest VN Næstformanden for Region Øst VN HK-tillidsrepræsentant 1 AC-repræsentant 1 servicekoordinator fra de regionale VN (Øst eller Vest) Ledelsesgruppen Domeas administrerende direktør (formand) 3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen) Kundechef fra Landscenter VN Ledelsessekretariatet er sekretariat. Møder og dagsordener i VN Møder i hvert VN afholdes 3 gange årligt medmindre andet aftales lokalt. Møderne indkaldes af formanden med mindst 8 dages varsel, og dagsordenen udarbejdes af formand og næstformand i fællesskab. Dagsorden til møder i VN skal indeholde: Gensidig orientering om overordnede personalemæssige forhold herunder overenskomstmæssige forhold. Gensidig orientering om driftsforhold og initiativer af overordnet interesse. Planlægning af møder og aktiviteter. I øvrigt tilpasses og udvikles dagsordenen efter lokal aftale. Dagsordener og referater offentliggøres på intranettet. Opstilling og valg af kandidater Opstilling samt valg af medarbejdere til VN sker digital opstilling/afstemning blandt de stemmeberettigede. Valgperioden er 2 år. Genvalg kan finde sted. Valg/udpegning af tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter sker ikke i VN-regi, men ved særskilte procedurer i de relevante fora. For hvert valgt medlem vælges så vidt muligt også en suppleant, som indtræder i VN ved den valgte repræsentants udtræden eller længerevarende forfald. Suppleantens valgperiode følger valgperioden for det medlem, som vedkommende er suppleant for. Side 9 af 17
Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN Medlemmer af VN s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt/udpeget til VN. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i VN-regi. Beløbet overføres direkte til boligafdelingerne og reguleres i øvrigt hvert år med udviklingen i Dansk Arbejdsgiverforenings konjunkturstatistik. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til kompensationer og godtgørelser for medarbejdernes VN-arbejde hvert år fordeles ud i samtlige administrerede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere. Nedlæggelse af eksisterende VN Vi nedlægger det tidligere VN for de administrative medarbejdere i Domea med etableringen af det fælles VN. Tilsvarende nedlægges de regionale VN for medarbejdere i de af Domea administrerede boligselskaber. Den fælles VN-struktur understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligselskaber, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod selv skulle forestå understøttelsen af dette. Gennemført høringsproces og ikrafttræden Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af: Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen 25-03-2014 ESL-tillidsrepræsentanter: 18-11-2013 Domeas VN: 14-11-2013 Domeas chefgruppe: 13-11-2013 Strukturen træder i kraft 25-03-2014. Nødvendige valg og udpegninger foretages snarest muligt herefter. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Martin Skytte orienterede om hvem der sidder i VN-Vest. Indstillingen blev taget til efterretning. Side 10 af 17
1.16 Indkøb af tablets/ipads til bestyrelsen Bestyrelsen kan beslutte at boligorganisationen stiller tablets/ipads med SIM-kort til rådighed for bestyrelsesmedlemmerne til brug for organisationsbestyrelsesmøder, digitale bestyrelsesrum mv. Udgiften dækkes af arbejdskapitalen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Domea anbefaler, at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. Det indstilles at bestyrelsen godkender indkøb af tablets og SIM-kort til alle/bestyrelsesmedlemmer. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at tabletten skal leveres tilbage til organisationen såfremt bestyrelsesmedlemmet udtræder af bestyrelsen. Det indstilles at bestyrelsen beslutter, at bestyrelsesmedlemmerne deltager på kurset Intro til ipad. 2 stk. bilag blev gennemgået. Det blev besluttet at indkøbe ipads til organisationsbestyrelsen og ved eventuel udtrædelse af bestyrelsen, at aflevere ipad retur. Domeas udpegede Svend Erik Johansen får ikke udleveret ipad samt ej bliver tilmeldt kurset, da han allerede har dette i forbindelse med hans medlemskab i Domeas bestyrelse. Ligeledes deltager bestyrelsen i Intro kursus til ipad. Der var ønske om at tilkøbe Hotline, såfremt den oplyste pris på kr. 74,- var årligt, Martin Skytte tjekker op omkring dette. Endvidere blev det besluttet, at indkøbe hele tilbehørspakken (cover, pen, tastetur). 1.17 Domeas Landskonference 2014 Domeas Landskonference afholdes i dagene 13. og 14. juni 2014 på Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Selskaberne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Indstillingen blev taget til efterretning. 1.18 Nedsættelse af Domeas priser pr. 1. januar 2016 Domeas bestyrelse har nu truffet endelig beslutning om fordelingen af den lovede gennemsnitlige besparelse på administrationshonorar på 20 % fra 1. januar 2016. Side 11 af 17
Fordelingen sker bl.a. med udgangspunkt i det bærende princip, at priserne i højere grad skal afspejle omkostningerne ved boligadministration, og konsekvensen heraf er, at priserne kommer til at afhænge af boligafdelingernes størrelse. Desto større boligafdeling desto lavere pris. Nedsættelsen af prisen fordeler sig som vist i følgende tabel: Lejemålsenheder: Prisnedsættelse 0 30 0% 31 60 10% 61 125 20% 126 250 25% 251 eller flere 35% For BSB Egebjerg er konsekvensen en gennemsnitslig nedsættelse af prisen med 23% svarende til en besparelse på 172.422,- kr. Beregningsgrundlaget for BSB Egebjerg er vedlagt som bilag. Det er bestyrelsen, der bestemmer hvorledes denne besparelse skal fordeles mellem afdelingerne. Besparelsen kan fordeles efter afdelingsstørrelse på samme måde, som besparelsen er beregnet fra Domeas side, således at de større afdelinger opnår en større besparelse pr. lejemålsenhed end de mindre afdelinger. Derved vil prisen pr. lejemålsenhed pr. år blive kr. 3.090,- for afdeling 81-01 & 81-13, kr. 4.120,- for afdeling 81-12, jf. BSB Egebjergs afdelingssammensætning i 2013. Besparelsen kan også fordeles solidarisk mellem afdelingerne i BSB Egebjerg, således at alle afdelinger opnår samme nedsatte pris pr. lejemålsenhed. Prisen pr. lejemålsenhed pr. år i BSB Egebjerg vil derved blive kr. 3.190,-. Afdelingerne kan opnå en yderligere nedsættelse af prisen, hvis mindre afdelinger lægges sammen til større afdelinger under hensyntagen til ovenstående prisstruktur. Ud fra størrelsesmæssige, administrative og geografiske hensyn anbefaler Domea en sammenlægning af alle afdelinger i BSB Egebjerg, hvilket vil betyde en nedsættelse af prisen med 25%, svarende til en besparelse på ca. kr. 190.962,- Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen om selskabets fremtidige administrationshonorar til efterretning. Det indstilles til bestyrelsen at tilkendegive om Domea skal arbejde videre på oplæg til sammenlægning af afdelinger, og i så fald for hvilke afdelinger muligheden ønskes yderligere uddybet. Indstilling følges og bestyrelsen gav tilkendegivelse om, at der arbejdes videre med sammenlægning af 81-51 (tidligere 81-01 & 81-13) med 81-12. Magnhild fra afd. 81-12, Tusindfryd - oplyste at de på seneste beboermøde stemte om evt. sammenlægning med afd. 81-51, med et flertal for sammenlægning. Side 12 af 17
1.19 Nyt servicecenter & prognose for BSB Egebjerg Den 3. feb. 2014 princip godkendte organisationsbestyrelsen deltagelse i servicecenter Syd-Øst Fyn med BSB Munkebo, BSB Gudme & BSB Egebjerg som bærende selskaber. Denne sammensætning af selskaber i fælles servicecenter, er senere blevet ændret, jf. organisationsbestyrelsesmøde d. 14. marts, hvor det blev besluttet, at deltage i servicecenter med fælles kundechef sammen med BSB Svendborg, BSB Gudme og evt. Svendborg Boligselskab af 16. Jan. 1945. Baggrunden i denne ændring skal findes i, at nuværende kundechef Henning Larsen ønsker at gå på pension medio 2014. Grundet ændring i deltagende selskaber, for kommende Servicecenter Svendborg, vil der på mødet blive fremvist en revideret servicecenter prognose for BSB Egebjerg. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen endeligt bekræfter deltagelse i kommende Servicecenter Svendborg, tillige at fremviste servicecenter prognose princip godkendes og at DOMEA s.m.b.a. kan arbejde videre med etablering af Servicecenter Svendborg i tæt samarbejde mellem BSB Egebjerg, BSB Svendborg, BSB Gudme og evt. Svendborg Boligselskab af 16. Jan. 1945 (såfremt de måtte ønske dette). Nyt Servicecenter Svendborg forventes at blive etableret pr. 01.01.2015. Indstillingen blev bekræftet, og servicecenter prognose blev godkendt. 1.20 Orientering vedr. evt. salg af boliger på Tjørnevej - Hundstrup Martin Skytte orienterede om kommunens ønskes om eventuel salg af boligerne på Tjørnevej i Hundstrup. På mødet blev udleveret mailkorrespondance, mellem Martin Skytte og Dina Moos R. fra Svendborg kommune, gennemgået og bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. BSB Egebjerg & Domea afventer politisk behandling og nærmere henvendelse fra Svendborg Kommune. 2 Boligselskabets afdelinger 2.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2013 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 81-01: overskud på kr. 411.537 Afdeling 81-12: overskud på kr. 47.650 Afdeling 81-13: overskud på kr. 0,00 Side 13 af 17
Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Regnskaberne blev godkendt. 2.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2015 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Budget for afdeling 81-51 (81-01 & 81-13) er gennemgået og godkendt af den samlede bestyrelse for 81-01. Afdeling 81-12 har ingen bestyrelse. Afdeling 81-51 (81-01 & 81-13): Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 10.211.000,- og indebærer en lejeregulering på 2,01% pr. 01. januar 2015. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 19. eller 26. august 2014. Afdeling 81-12: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.255.000,- og indebærer en lejeregulering på 1,89% pr. 01. januar 2015. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde som pt. ikke er endeligt besluttet, men forventes afholdt ultimo august 2014. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Budgetterne blev godkendt, under forudsætning af afdelingsmødernes godkendelse i august 2014. Afd. 81-51 holder ordinært afdelingsmøde d. 26. aug. kl. 18,00 Afd. 81-12 holder ordinært afdelingsmøde d. 28. aug. kl. 10,00 2.3 Endelig godkendelse af kollektiv råderet i afd., 81-01 nu 81-51 På ekstra ordinært organisationsbestyrelsesmøde d. 2. aug. 2012 besluttede organisationsbestyrelsen, at Dorthe Krammager skulle udfærdige et oplæg til kollektiv råderet for 81-01 vedr. køkkenrenovering. Ved brev til organisationsbestyrelsesmedlemmer d. 7. aug. 2012 fremsendte Dorthe Krammager oplæg for yderligere drøftelse. Den 28. aug. 2012 vedtog afdelingsmødet for afd. 81-01, at indføre kollektiv råderet. Organisationsbestyrelsens endelige godkendelse af kollektiv råderet, vedr. køkken renoveringer, er aldrig blevet endeligt godkendt. Side 14 af 17
Nordea Bank har i mellemtiden udmeldt, at hjemtagelse af lån for kollektiv råderet vedr. køkken renoveringer ikke længere kan ske over 240 mdr. (20 år) men fremadrettet kun over 180 mdr. (15 år). Tidligere udarbejdet projektbeskrivelse for kollektiv råderet vedr. køkkenrenoveringer for afd. 81-01, og ny projektbeskrivelse for kollektiv råderet vedr. køkkenrenoveringer for afd. 81-51 (med ændret 180 mdr. - 15 år), er vedlagt som bilag, incl. div. beregningseksempler for ændrede lånevilkår. Det indstilles, at bestyrelsen godkender kollektiv råderet for tidligere afdeling 81-01 & nu afd. 81-51, samt tillige godkender, at lånefinansieringen ændres fra 240 mdr. til 180 mdr. Indstillingen blev godkendt. 2.4 Drøftelse af evt. tilskud til driften (DV plan) for afd. 81.01/(81-51). I ny drifts- og vedligeholdelsesplan - 2015, for afdeling 81-01/(81-51) er der, for at få planen til at hænge sammen, lagt anden finansiering ind i år 2015 til og med 2019 med kr. 150.000,- pr. år. Som følge af afdeling 81-01/(81-51) udfordringer vedr. større kommende arbejder, samt følge af kommende års vækst i selskabets dispositionsfond fra ud amortiserede lån, ansøges hermed om, at den anden finansiering, kan være i form af støtte fra dispositionsfonden. Yderligere oplysninger om aktiviteter og forskel mellem de 2 vedlagt DV-planer, gives på møde. De 150.000,- kr. som ønskes i tilskud fremadrettet, er et minimum for at DVplanen hænger sammen over de kommende 5-6 år. Såfremt organisationsbestyrelsen vil overveje større tilskud vil dette være ønskværdigt for afdelingens fremadrette drift, da vedlagt DV-plan for 2015, tillige er betinget af, at nye store henlæggelser på konto 120, kan fastholdes i de kommende år. Den 4. juni 2012 besluttede organisationsbestyrelsen, at udskyde en tilsvarende anmodning på baggrund af manglende konkrete beløb. DV-planer for 2014 & 2015 samt prioritetsliste for større nye/eksisterende opgaver i afdeling 81-01/(81-51) er vedlagt som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovenstående og evt. godkender et nærmere fastsat beløb, som anden finansiering, til støtte for afdeling 81-01/81-51 fremtidige drift. 3 stk. bilag + indstilling blev gennemgået hvorefter bestyrelsen besluttede at hæve indstillet beløb til kr. 250.000,- som ydes som tilskud i 5 år, fra år 2015 til og med 2019 fra dispositionsfonden. 2.5 Beslutning om FSA (fremtidssikringsanalyse), det videre forløb. Dette punkt er tidligere drøftet i organisationsbestyrelsen, jf. referat d. 25. feb. 2013. Martin Skytte følger op på tidligere referat og giver en kort orientering på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Side 15 af 17
Der var enighed om, at indkalde til et nyt møde med deltagelse af Dorthe Krammager. 2.6 Gæld i antenneanlæg i afdelingerne kontra SEF. Restgæld i antenneanlæg kontra evt. tilslutning til SEF (Sydfyns Elforsyning) ønskes drøftet på mødet. Dorthe Krammager og Palle Rasmussen har for år tilbage, forhandlet med SEF om evt. indlæggelse af fibernet på alle adresser i afd. 81-01/81-51. Den gang faldt forhandlingerne til jorden, grundet den store gæld i antenneanlæggene (ca. 350.000,- kr.). SEF ville ikke overtage den store gældspost, mod at deres fibernet blev tilknyttet afdelingen. Jf. vedlagt oversigt over restgæld i antenneanlæg, pr. 31-12-2013, er restgælden efterhånden ved at være reduceret betragteligt, hvilket åbner for nye drøftelser. Pr. 31.12.2013 er restgælden 128.175,- kr. og med de angivne afskrivninger i 2014 vil restgælden pr. 31.12.2014 være 60.108,- kr. excl. evt. nytilkomne udgifter i 2014. Organisationsbestyrelsen bør sikre, at alle boliger i BSB Egebjerg er attraktive for eksisterende og nye beboere / kunder. Dette skal også afspejle sig i mulige antenne pakker samt muligt fibernet m.m. Flere af afdelingens selvstændige antenneanlæg / vænger, betaler i dag mellem 150,- og 360,- kr. for meget få kanaler og uden mulighed for fibernet. Dette er ikke en holdbar løsning for fremtiden, hvis BSB Egebjerg ønsker fuld udlejning i årene der kommer. Såfremt organisationsbestyrelsen vil overveje, at lade dispositionsfonden betale omtalte ca. restgæld pr. 31.12.2014, vil Martin Skytte og Palle Rasmussen indgå i nye forhandlinger med SEF, hvor det sikres at eksisterende antenneanlæg nedlægges, og beboere rundt om i afdelingen selv kan vælge kanalpakker, telefoni og fiberløsning, som i sidste ende afregnes direkte med den enkelte bruger. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ovenstående og evt. beslutter, at dispositionsfonden overtager restgælden i antenneanlæg i afd. 81-01/81-51 pr. d. 31.12.2014 med ca. kr. 60.108,- + evt. tilkomne udgifter i løbet af 2014. Tillige at der kan arbejdes videre med nedlæggelse af eksisterende antenneanlæg, mod mulighed for tilslutning ved SEF. Indstilling følges således, at bestyrelsen besluttede at lade dispositionsfonden dække antenne gæld i alle afdelinger, men beløb hæves fra ovenstående beløb til maximalt kr. 100.000,- så der er plads til nedtagning af 4-5 stk. eksisterende antenneanlæg incl. udstyr, master m.m. 2.7 Orientering om driftsforhold Ingen orientering, udover ovenstående specifikke punkter, vedr. boligselskabets afdelinger. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Indstillingen blev taget til efterretning. Side 16 af 17
3 Næste møde Domea indkalder til næste møde. 4 Org. møde genåbnet efter afholdt Rep. møde d.d. Efter netop afholdt repræsentantskabsmøde d.d. hvor Else S. Hansen blev valgt som ny næstformand i organisationsbestyrelsen, besluttede man at genåbne organisationsbestyrelsesmødet grundet punkt 1.0. Else S. Hansen bekræftede, at tilslutte sig alle ovenstående beslutninger som blev taget på organisationsbestyrelsesmødet d.d. - hvor Else S. Hansen deltog - samt tillige underskriver nærværende referat. 5 Eventuelt Martin Skytte orienterede omkring energimærkning af alle boligerne i BSB Egebjerg jf. tidligere beslutning d. 03. juni 2013. Udbud er sendt til 3 bydende og vi forventer, at der foreligger svar inden sommerferien 2014. Bestyrelsen orienteres når alle tilbud er modtaget. Mødet sluttet kl. 21.00 et godkendt af: Orla Hansen Gunnar Sørensen Else S. Hansen Formand Næstformand (afgående) Næstformand (nyvalgt) d. d. d. Svendborg den 23.06.2014. MSK/LIJ Side 17 af 17