Referat mandag den 31. august 2015 Kl. 18:00 i Rådssalen, Allerslev Rådhus Afbud: Martin Stokholm (A)
Indholdsfortegnelse 1. KB - Spørgetid...1 2. KB - Godkendelse af dagsorden...3 3. KB -Orientering...4 4. KB - Henvendelse fra Statsforvaltningen...5 5. KB - Anmodning om pladsbytte i udvalg...9 6. ØU - Endelig godkendelse af Årsrapport 2014...11 7. ØU - Beslutning om fælles forsyningsselskab for Holbæk, Lejre og Roskilde 14 8. ØU - Ansøgning om tilskud til merudgifter ved renovering af Osted Kulturhus...21 9. ØU - Godkendelse af Vedtægter for Boligselskabet Midtsjælland...24 10. ØU - Godkendelse af skema A i forbindelse med opførelse af almene familieboliger på Søtorvet, Hvalsø...27 11. BU - Bæredygtige børne- og ungetilbud...33 12. KF - Frigivelse af midler til køb af pavilloner - Osted Idrætsforening...39 13. TM - Aftale om anlæggelse og tilslutning af adgangsvej igennem Den grønne kile...41 14. TM - Bevilling og frigivelse af midler til vandløbsrestaurering...45 15. TM - Endelig vedtagelse af Lokalplan LK 37 for Gammelgårdsvej 1A og 1B...47 16. TM - Forslag til Lokalplan LK 39 for Buske Nord 3. etape...49 17. TM - Forslag til Lokalplan LK 40 for en adgangsvej til Hyllegården igennem Den grønne Kile...51 18. TM - Godkendelse af betalingsvedtægt 2014 for Lejre Spildevand A/S...53 19. KB - Godkendelse af nye medlemmer til Handicaprådet...57 20. Lukket - SSÆ - Etablering af mindre anretterkøkken på Grønnehave...59
31-08-2015 Side 1 1. KB - Spørgetid Sagsnr.: 15/1180 Resumé: s åbne møder indledes med spørgetid, hvor fremmødte borgere kan stille spørgsmål til. Der er kun spørgetid ved s ordinære møder. Der er ikke spørgetid i forbindelse med s 2. behandling af budgettet. Indstilling: Beslutning den 31-08-2015: Mads Christoffersen på vegne af brugere af Lyngageren; Vil Lejre Kommune indlede et samarbejde med Roskilde Kommune om en cykelsti på Lyngageren? Borgmester Mette Touborg bekræfter, at budgetprocessen er i gang, og at der som led i processen også sker en prioritering af eksempelvis cykelstier. Herudover blev der lovet en skriftlig besvarelse på det stillede spørgsmål. Karen Højte Jensen; Der er to hemmelige bilag på sag nr. 10. Hvorfor er disse bilag hemmelige, og bliver de efterfølgende offentliggjort? Hvor mange parkeringspladser planlægges der med at blive etableret i forbindelse med opførelse af 47 almene boliger i Hvalsø? Borgmester Mette Touborg lover, at der bliver udarbejdet en skriftlig besvarelse af de stillede spørgsmål. Afbud: Martin Stokholm (A) Sagsfremstilling: Spørgsmålet kan stilles skriftligt eller mundtligt. Enhver borger i Lejre Kommune bortset fra s medlemmer kan stille spørgsmål til. Borgmesteren svarer på vegne af. Borgmesteren kan give ordet til ét af s øvrige medlemmer. Borgmesteren kan som mødeleder fastsætte begrænsninger i den spørgendes og den svarendes taletid. Skriftlige spørgsmål skal være administrationen i hænde senest 3 hverdage før s møde. Skriftlige spørgsmål besvares kun, hvis spørgeren er til stede blandt tilhørerne. Der kan stilles spørgsmål om alle kommunale forhold. Spørgsmålet skal dog have en generel interesse for lokalbefolkningen, og besvarelserne skal respektere tavshedspligt. Hvis et spørgsmål ikke umiddelbart kan besvares, sender borgmesteren et skriftligt svar senest 10 hverdage efter s møde. Selvom spørgetiden ikke er en del af s møde, noteres spørgsmål og svar i s protokol.
31-08-2015 Side 2 Skriftlige besvarelser tilstilles kommunalbestyrelsens medlemmer. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
31-08-2015 Side 3 2. KB - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning den 31-08-2015: Godkendt. Afbud: Martin Stokholm (A) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
31-08-2015 Side 4 3. KB -Orientering Sagsnr.: 15/1256 Resumé: Flygtningefordelingen 2016 fordeling af kommunekvoter Udlændingestyrelsen har den 27. april 2015 meddelt, at regionskvoten for kommunerne i region Sjælland er fastsat til 2.163. Efter gældende regler fastsætter Udlændingestyrelsen med mindre kommunerne selv bliver enige om andet fordelingen ud fra en matematisk model. Dette sker inden den 30. september 2015. Fordelingen af kommunekvoter 2016 blev drøftet på møde i KKR Sjælland den 17. juni 2015, der var enighed om en fordeling mellem de 17 kommuner i KKR Sjælland svarende til de beregnede kommunekvoter jf. den matematiske model. KKR Sjælland besluttede herudover at igangsætte en erfaringsopsamling i f.t. kommunernes arbejde med boligplacering af flygtninge, herunder i forhold til økonomi. Lejre Kommune skal modtage 85 flygtninge i 2016. Fordeling af provenu fra salg af KMD-ejendomme KOMBIT har i brev af 16. juni 2015 fremsendt brev vedrørende fordelingen af salgsprovenuet for salget af de ejendommen, som tidligere blev ejet af KMD. Udbetalingen vil ske over en årrække frem til 2019. Brevet er vedlagt. Referat Roskilde Museum den 19. juni 2015 (vedlagt) Referat 2. møde i Kredsrådet 2015 (vedlagt) Referat KKU den 17. juni 2015 (vedlagt) Indstilling: Beslutning den 31-08-2015: Taget til efterretning. Afbud: Martin Stokholm (A) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Flygtningefordelingen 2016.pdf 2. Borgmesterbrev om fordeling af provenu fra salg af KMD-ejendomme.pdf 3. Roskilde Museum referat 2015-06-19.pdf 4. Referat - 2. kredsrådsmøde 2015.pdf 5. Referat fra KKU den 17. juni 2015.pdf
31-08-2015 Side 5 4. KB - Henvendelse fra Statsforvaltningen Sagsnr.: 15/8832 Resumé: Det Kommunale Tilsyn i Statsforvaltningen har anmodet om en udtalelse fra til brug for behandlingen af en borgerhenvendelse vedrørende s praksis for behandling af sager for lukkede døre. I klagen stilles der spørgsmålstegn ved, om Lejre Kommune har handlet i overensstemmelse med reglerne i kommunestyrelsesloven ved at behandle en sag vedrørende beslutning om etablering af almene boliger, for lukkede døre. Videre oplyses det i klagen, at der er fundet eksempler på, at beslutningen i de lukkede sager ikke er blevet offentliggjort i beslutningsreferaterne fra møderne i og Økonomiudvalget. I sagsfremstillingen redegør administrationen for de konkrete klagepunkter og fremlægger forslag til kommunalbestyrelsens forslag til svar til Statsforvaltningen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at forslag til udtalelse i sagen godkendes og fremsendes til Tilsynet under Statsforvaltningen. Beslutning den 31-08-2015: Indstilling tiltrådt. Afbud: Martin Stokholm (A) Sagsfremstilling: Karen Højte Jensen har i brev af 23. januar 2015 anmodet Det Kommunale Tilsyn om en vurdering af, hvorvidt s praksis omkring behandling af sager for lukkede døre er i overensstemmelse med reglerne i kommunestyrelsesloven. Der er i den forbindelse henvist til en konkret sag, sagsnr. 14/7701, der blev behandlet for lukkede døre på s møde den 24. juni 2014, punkt 24, under overskriften Lukket ØU Henvendelse fra boligselskaber vedrørende almene boliger i Lejre Kommune. Karen Højte Jensen påpeger i sin henvendelse til Det Kommunale Tilsyn, at hun ved sin gennemgang af offentliggjorte referater for Kommunalbestyrelsesmøder og Økonomiudvalgsmøder har fundet eksempler på lukkede sager, hvor der ikke er offentliggjort en udskrift af protokollen med beslutningen, som således ikke har været tilgængelig for offentligheden. Der er i den forbindelse henvist til tre konkrete sager: - Sagsnr. 13/19510 vedrørende udbud daglige bankforretning resultat, som blev behandlet på s møde den 27. januar 2014. - Sagsnr. 14/8505 vedrørende person ØU personsag, som blev behandlet på s møde den 28. august 2014.
31-08-2015 Side 6 - Sagsnr. 12/19925 vedrørende ansøgning om fornyelse af alkoholbevilling, som blev behandlet på Økonomiudvalgets møde den 18. november 2014. Det Kommunale Tilsyn har anmodet Lejre Kommune om en udtalelse i sagen. Klagepunkt 1 - Lukning af sagsnr. 14/7701 Administrationen har undersøgt sagsnr. 14/7701, som blev behandlet for lukkede døre på Kommunalbestyrelsesmødet den 24. juni 2014. Sagen vedrørte henvendelse fra en række boligselskaber, som ønskede at bygge almene boliger i Lejre Kommune, og der var medsendt projektforslag med budgetangivelser. Det er administrationens vurdering, at beslutningen om at behandle sagen for lukkede døre var lovlig og nødvendig af hensyn til boligselskabernes og kommunens økonomiske interesser. Klagepunkt 2 - Offentliggørelse af beslutninger i lukkede sager På baggrund af henvendelsen har administrationen gennemgået samtlige referater fra møderne i og Økonomiudvalget i 2010-2015. Gennemgangen viste, at der på Lejre Kommunes hjemmeside på grund af teknisk fejl ikke længere var offentligt tilgængelige beslutninger i de lukkede sager fra sommeren 2014 og bagud i tid. Fejlen er ved at blive rettet, så samtlige referater på hjemmesiden snarest muligt igen vil komme til at fremstå med beslutninger fra lukkede sager. Administrationen bemærker, at sagsnr. 14/8505 og 12/19925 hele tiden har været offentliggjort med sagens beslutning, hvilket også fremgår af de bilag, som er fremsendt af Karen Højte Jensen. I sagsnr. 13/19510 har førnævnte fejl medført, at beslutningen ikke længere har været offentligt tilgængelig på hjemmesiden. Forslag til udtalelse Administrationen foreslår på denne baggrund, at der sendes følgende udtalelse til Det Kommunale Tilsyn: I forlængelse af Tilsynets brev af 20. maj 2015 kan det generelt oplyses, at i Lejre Kommune afholder møder i overensstemmelse med reglerne i kommunestyrelsesloven, hvoraf det fremgår af lovens 10, stk. 1, at møderne er offentlige, men at kan beslutte at behandle enkeltsager for lukkede døre, hvis dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed. Af normalforretningsordenen 1 fremgår ligeledes s adgang til at behandle enkelte sager for lukkede døre, og bestemmelsens stk. 2 opregner bestemte sagstyper, der behandles for lukkede døre, medmindre træffer anden afgørelse i den konkrete sag. Disse sagstyper er sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold, sager om køb og salg af fast ejendom, og sager om overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer. Det vurderes i hver enkelt sag, hvorvidt denne er af en sådan beskaffenhed, at behandling for lukkede døre vil være nødvendig. I denne vurdering indgår blandt andet hensynet til at beskytte fortrolige oplysninger om private personers forhold og hensynet til at beskytte fortrolige oplysninger i forhold til virksomheder og foreninger jf. forvaltningslovens 27, stk. 2. Ligeledes indgår hensynet til at beskytte kommunens økonomiske interesser, herunder udførslen af kommunens forretningsvirksomhed jf. forvaltningslovens 27, stk. 4, nr. 3.
31-08-2015 Side 7 Det er s vurdering, at sagsnr. 14/7701, der blev behandlet som punkt nr. 24 på Kommunalbestyrelsesmødet den 24. juni 2014, skulle behandles for lukkede døre for at beskytte Lejre Kommunes økonomiske interesser samt beskytte private selskaber og foreningers økonomiske interesser jf. forvaltningslovens 27, stk. 1, nr. 2 og stk. 4. nr. 3. Sagen indeholdte projektforslag med budgetangivelser udarbejdet af boligselskaber, der havde en væsentlig interesse i, at disse blev hemmeligholdt for at undgå eventuelle underbud eller lignende fra konkurrenterne. Endvidere havde Lejre Kommune en væsentlig interesse i at hemmeligholde de indgivne projektforslag for at sikre den bedst mulige tilbudspris på projektet af hensyn til kommunens forpligtelse til at indskyde et grundkapitalindskud, der beregnes som en procentdel af projektets samlede anlægsudgift. Lejre Kommune lægger vægt på åbenhed i forvaltningen og arbejder for meroffentlighed for at sikre gennemsigtighed for kommunens borgere og virksomheder. Kommunen offentliggør, som det er anført i kommunestyrelseslovens 8, stk. 7 og 20, stk. 7, således en fortegnelse over de sager, der behandles på kommunalbestyrelsesmøde, økonomiudvalgsmøde og andre stående udvalg, ligesom en udskrift af beslutningsprotokollen offentliggøres under hensyntagen til de begrænsninger, der følger af reglerne om tavshedspligt. Som påpeget af klager har der været eksempler på, at beslutningen ikke har været offentliggjort i nogle af de sager, som har været behandlet for lukkede døre. Det bemærkes dog, at der i to af de af klager fremsendte sager (sagsnr. 14/8505 og 12/19925) har været foretaget korrekt offentliggørelse af henholdsvis s og Økonomiudvalgets beslutninger i sagerne. Det er s vurdering, at protokollen med beslutning skal offentliggøres også i de lukkede sager, idet beslutninger i disse sager så vidt muligt udarbejdes, således at de er egnede til offentliggørelse. I de sager, hvor der er beskrevet fortrolige oplysninger i begrundelsen, skal disse oplysninger udelades ved offentliggørelsen. Dagsordensystemet vil fremover blive opsat til at overføre beslutninger i lukkede sager automatisk til beslutningsreferatet. Lejre Kommune har på baggrund af henvendelsen gennemgået alle referater for 2010-2015 på kommunens hjemmeside for Kommunalbestyrelsesmøder og Økonomiudvalgsmøder og har i den forbindelse konstateret, at en række beslutninger fra møder før sommeren 2014 ikke længere var offentligt tilgængelige. Dette skyldtes tekniske fejl i forbindelse med ny hjemmeside, som nu er rettet. Lejre Kommune beklager meget, at beslutningerne på en række lukkede sager ikke har været tilgængelige på kommunens hjemmeside i en periode, og det vil blive sikret, at alle beslutninger igen bliver tilgængelige for offentligheden. Lejre Kommune har sikret, at den systemfejl der lukkede beslutningerne, er ordnet. For så vidt angår de manuelle fejl, har Lejre Kommune til hensigt at overgå til automatisk offentliggørelse af beslutningerne i lukkede sager. Dette forventes at reducere risikoen for manuelle fejl. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at s praksis omkring behandling af sager for lukkede døre er i overensstemmelse med reglerne i kommunestyrelsesloven. Ligeledes vurderer administrationen, at Lejre Kommune generelt lever op til reglerne om offentliggørelse af dagsordenspunkter og udskrift af beslutningsprotokollen. Den fejl, der
31-08-2015 Side 8 medførte, at referater med beslutninger fra lukkede sager fra før sommeren 2014 ikke længere var tilgængelige er nu håndteret, og alle beslutninger vil igen blive gjort offentligt tilgængelige. Det er nu teknisk muligt at opsætte dagsordensystemet, således at beslutninger i de lukkede sager overføres automatisk til beslutningsprotokollen, ligesom det allerede nu bliver gjort med beslutningerne i de åbne sager. Administrationen vil derfor sikre, at beslutninger fremadrettet overføres automatisk for de lukkede sager, så risikoen for manuelle fejl reduceres. Administrationen vil endvidere løbende arbejde med at formulere sagerne, sådan at flest mulige sager kan behandles som åbne punkter, hvor det alene er nødvendigt at have enkelte lukkede bilag til sagen. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Sagen har ingen økonomiske konsekvenser. Beslutningskompetence: Bilag: 1. Henvendelse fra Statsforvaltningen 2. Klage fra Karen Højte Jensen 3. Klage - bilag 1 4. Klage - bilag 2 5. Klage - bilag 3 6. Klage - bilag 4
31-08-2015 Side 9 5. KB - Anmodning om pladsbytte i udvalg Sagsnr.: 15/12279 Resumé: Thomas Stokholm (V) har anmodet om at udtræde af Udvalget for Børn & Ungdom, med henblik på at blive medlem af Udvalget for Kultur & Fritid. Henning Nielsen (V) har anmodet om at udtræde fra Udvalget for Kultur & Fritid, for at indtræde i Udvalget for Børn & Ungdom. skal give tilladelse til et medlems udtræden af et udvalg. Praksis er at tillade udtræden. Dernæst skal den ledige plads i udvalget besættes af den samme valggruppe, som valgte medlemmet ind. Valggruppe 2 (V og O) skal derfor besætter de ledige pladser. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller; 1. at det tillades at, a. Thomas Stokholm (V) udtræder af Udvalget for Børn & Ungdom og b. Henning Nielsen (V) udtræder af Udvalget for Kultur & Fritid, 2. at Valgruppe 2 (V og O) udpeger et nyt medlem til hvert af udvalgene. Beslutning den 31-08-2015: Ad 1; Indstilling tiltrådt. Ad 2; Thomas Stokholm (V) indtræder i Udvalget for Kultur & Fritid og Henning Nielsen (V) indtræder i Udvalget for Børn & Ungdom. Afbud: Martin Stokholm (A) Sagsfremstilling: Thomas Stokholm (V) har anmodet om at udtræde af Udvalget for Børn & Ungdom, med henblik på at blive medlem af Udvalget for Kultur & Fritid. Henning Nielsen (V) har anmodet om at udtræde fra Udvalget for Kultur & Fritid, for at indtræde i Udvalget for Børn & Ungdom. I henhold til styrelseslovens 17, stk. 3, 2. pkt. er det, der giver denne tilladelse. Der tilkommer et betydeligt skøn i forbindelse med vurdering af, om der er en rimelig grund til ønsket. Praksis har tidligere været at tillade udtræden. Dernæst skal den ledige plads i udvalget besættes af den samme valggruppe, som valgte medlemmet ind. Det vil i praksis sige, at Valggruppe 2 (V og O) besætter de ledige pladser. Administrationens vurdering:
31-08-2015 Side 10 Administrationen vurderer, at det vil være i overensstemmelse med praksis og gældende lovgivning at tillade det ønskede udvalgspladsbytte. Handicappolitik: Sagen har ikke handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Sagen har ikke økonomiske konsekvenser Beslutningskompetence:
31-08-2015 Side 11 6. ØU - Endelig godkendelse af Årsrapport 2014 Sagsnr.: 14/20049 Resumé: besluttede den 27. april 2015 at oversende Årsrapport 2014 til revisionen, BDO. Herefter har BDO den 17. juni fremsendt afsluttende beretning for regnskabsåret 2014 og kan foretage den endelige behandling af årsrapporten. Revisionen konkluderer, at Årsrapport 2014 kan påtegnes uden forbehold samt at regnskabet er korrekt og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling. Revisionsberetningen indeholder en række bemærkninger, som Koncerndirektionen har udarbejdet forslag til besvarelse af. Forslaget forelægges til politisk behandling, så det efterfølgende kan fremsendes til revisionen og tilsynet. Årsrapport 2014, revisionens beretning og administrationens forslag til besvarelse på revisionens bemærkninger er vedlagt som bilag og forelægges til endelig politisk godkendelse. Revisionen deltager under sagens behandling. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at revisionens beretning for regnskabsåret 2014 tages til efterretning, 2. at Koncerndirektionens forslag til besvarelse af revisionens bemærkninger godkendes, 3. at Årsrapport 2014 endeligt godkendes. Beslutning Økonomiudvalget den 25-08-2015: Anbefales. Beslutning den 31-08-2015: Indstillinger tiltrådt. Afbud: Martin Stokholm (A) Sagsfremstilling: Den 27. april 2015 oversendte Årsrapport 2014 til revisionen. Efter aftale med revisionen er der herefter foretaget følgende korrektioner til Årsrapporten: Tjenestemandsforpligtelser er forøget med 21,3 mio. kr. og egenkapitalen er reduceret tilsvarende Mellemregninger mellem årene er korrigeret og det betyder, at kortfristede tilgodehavender og kortfristet gæld begge er forøget med 3,8 mio. kr. Skyldige feriepenge er forøget med 11,1 mio. kr. og egenkapitalen er reduceret tilsvarende Korrektionerne har medført ændringer i Årsrapporten på siderne 19 til 23. Ændringerne er beskrevet i vedlagte bilag. Endvidere er afsnittet Ændringer i regnskabspraksis på side 56 slettet. Herefter har BDO den 17. juni 2015 fremsendt afsluttende beretning for regnskabsåret 2014 for Lejre Kommune (Beretning nr. 7, side 219-284), hvoraf det fremgår, at
31-08-2015 Side 12 Årsrapport 2014 kan påtegnes uden forbehold samt at regnskabet er korrekt og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling. Revisionen har dog afgivet en række bemærkninger til regnskabet 2014, som omhandler: Sagsrevision på det sociale område Interne kontroller Anlægsaktiver Finansielle anlægsaktiver Afstemning af balancekonti Momsopgørelse Løn, forretningsgange og interne kontroller Lønrevision, indberetning via skolernes fagsystem TRIO Vederlag og særlige ydelser Afstemning af skatteårsopgørelsen Administrationen har udarbejdet vedlagte forslag til besvarelse af bemærkningerne med angivelse af de initiativer, der vil blive iværksat. Vurdering af kommunens økonomi Det er revisionens vurdering, at kommunen fortsat skal have stor fokus på den økonomiske styring for at sikre, at den ordinære drift kan generere likviditet nok til at dække afdrag på lån samt anlægsinvesteringer, som ikke kan lånefinansieres. Dette også set i lyset af, at der er områder, som er under økonomisk pres, hvilket også er anført i behandling af foreløbig regnskab 1 2015, som er behandlet i kommunalbestyrelsesmødet den 26. maj 2015. IT-revisionen Det er revisionens opfattelse, at Lejre Kommune i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller. Der er dog konstateret svagheder i kommunens forretningsgange og interne kontroller. Forvaltningsrevision Revisionen har foretaget den lovpligtige forvaltningsrevision i 2014 i forhold til Halleje. Revisionen konstaterer ved en stikprøvekontrol, at der ikke foreligger forretningsgange for opkrævning af halleje mv. eller ensartede retningslinjer for opkrævningen eller for takstfastsættelsen. Revisionen anbefaler, at de nævnte forhold undersøges nærmere, og at der tilrettelægges en forretningsgang, som sikrer ensartede regler vedrørende takstfastsættelsen af lokaleudlån. Opfølgning på decisionsskrivelser Revisionen har foretaget opfølgning på de decisionsskrivelser for 2013 og tidligere. På Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale forholds område er der flere forhold, der ikke er afklaret hhv. er uændrede i forhold til sidste år. Revisionen henviser til bemærkningen Interne kontroller. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at kan godkende Årsrapport 2014 i lyset af, at revisionen har påtegnet årsrapporten uden forbehold og har konstateret, at årsrapporten er korrekt og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling. Det er administrationens vurdering, at de afgivne bemærkninger vedrører mindre essentielle forhold, men at de naturligvis skal rettes op. Med tiltagene beskrevet i forslag
31-08-2015 Side 13 til besvarelse af revisionens bemærkninger suppleret med et ledelsesmæssigt fokus er det administrationens vurdering, at forholdene kan bringes i orden. Handicappolitik: Sagen har ikke handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Der er ingen umiddelbare selvstændige økonomiske konsekvenser af revisionsberetningerne. Beslutningskompetence: Bilag: 1. 1. Årsrapport 2014 pr. 17.06.2015 2. 2. Korrektioner af Årsrapport 2014 3. 3. Afsluttende beretning for regnskabsåret 2014 fra BDO 4. 4. Revisionserklæring fra BDO 5. 5. Ledelsens regnskabserklæring 6. 6. Administrationens besvarelse af revisionsbemærkninger 2014
31-08-2015 Side 14 7. ØU - Beslutning om fælles forsyningsselskab for Holbæk, Lejre og Roskilde Sagsnr.: 13/12983 Resumé: Holbæk, Lejre og Roskilde kommuner igangsatte i efteråret 2014 en proces om mulig fusion af kommunernes forsyningsselskaber fra 1. januar 2016. Den politiske styregruppe som er sammensat af borgmestre og kommunaldirektører fra de 3 kommuner - har forhandlet en ejeraftale for den fælles forsyningskoncern. Det foreliggende udkast til ejeraftale mellem kommunerne indeholder bestemmelse om bestyrelsessammensætning. Herudover har den politiske styregruppe foreslået, at der nedsættes en interimbestyrelse, som skal deltage i planlægningen af den fælles forsyningskoncern, med virkning fra udpegning af medlemmerne til 1. januar 2016, hvor den fælles forsyningskoncern etableres. Sagen forelægges nu i de tre kommuner med henblik på endelig beslutning om at etablere en fælles forsyningskoncern. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller; 1. at træffer endelig beslutning om, at Lejre Kommune ønsker at deltage i en fælles forsyningskoncern, jf. s principbeslutning af 29. september 2014, og at Lejre Kommune i den forbindelse tiltræder den vedlagte ejeraftale med bilag, herunder vedtægter til koncernens selskaber, 2. at administrationen bemyndiges til at gennemføre de fornødne skridt med henblik på at indskyde Lejre Forsyning i den fælles forsyningskoncern, 3. at Borgmesteren og kommunaldirektøren i forening bemyndiges til at træffe de fornødne beslutninger på generalforsamlingen for Lejre Forsyning Holding A/S med henblik på, at Lejre Forsyning Holding A/S indskydes i den fælles forsyningskoncern, 4. at beslutter, at der nedsættes en interimbestyrelse, som skal deltage i planlægningen af den fælles forsyningskoncern, med virkning fra udpegning af medlemmerne frem til 1. januar 2016, hvor den fælles forsyningskoncern etableres. 5. at indstiller to medlemmer af til bestyrelsen for holdingselskabet i den fælles forsyningskoncern, der indstilles til generalforsamlingen
31-08-2015 Side 15 til valg i forbindelse med etablering af den fælles forsyningskoncern den 1. januar 2016, 6. at indstiller Asger Kej, Skovskellet 41 B, 2840 Holte og Søren Jensen, Brostræde 13, 4. tv., 4300 Holbæk, der er udpeget af ejerkommunerne i fællesskab, som eksterne medlemmer af bestyrelsen for holdingselskabet i den fælles forsyningskoncern med førstnævnte som bestyrelsesformand, 7. at godkender, at ovennævnte personer også bliver medlemmer af interimbestyrelsen for den fælles forsyningskoncern og har mandat til at repræsentere kommunen i planlægningen af fusionen inden for interimbestyrelsens rammer. Beslutning Økonomiudvalget den 25-08-2015: Punkt 1-2 anbefales. Punkt 3 ikke tiltrådt. Besluttet at indkalde for Lejre Kommune til generalforsamlingen. Punkt 4-7 anbefales. Beslutning den 31-08-2015: Ad 1, 2, 4, 6 og 7; Indstillinger tiltrådt. Ad 3; Økonomiudvalgets indstilling tiltrådt. Ad 5; Julie Hermind (F) og Erik Falkenberg (O) indstilles til bestyrelsen for holdingselskabet. Afbud: Martin Stokholm (A) Sagsfremstilling: Baggrund besluttede i 2013 at indgå i en foranalyse vedrørende etablering af et fælles forsyningsselskab. Der er truffet principbeslutning om deltagelse i det videre arbejde i september i 2014. Der har været nedsat en politisk styregruppe med deltagelse af borgmestre og kommunaldirektører, som har forhandlet indholdet af en ejeraftale og vedtægterne for den nye fælles forsyningskoncern. Indholdet og konklusionen på forhandlingerne fremgår af nærværende sag og er til beslutning i de tre kommunalbestyrelser i august/september med henblik på etablering af en ny fælles forsyningskoncern per 1. januar 2016. Ved fusionen stiftes et nyt fælles holdingselskab, som kommunerne vil eje i fællesskab. De eksisterende serviceselskaber fusioneres til ét. De nuværende enkelte forsyningsselskaber (vand, varme, spildevand og affald) fortsætter uændret under det fælles holdingselskab.
31-08-2015 Side 16 Formålet med fusionen er at etablere et stærkt, fælles forsyningsselskab, som kan opfylde de stadigt stigende krav til forsyningssektoren om professionalisering og effektivisering. Derudover skal det fælles forsyningsselskab være en kompetent samarbejdspartner for kommunerne og erhvervsvirksomhederne i kommunerne samt en attraktiv arbejdsplads for medarbejderne. Som beskrevet i sag af 21. april 2015 skal i denne sag forholde sig til følgende emner: Kompetencefordeling mellem ejerne (ejeraftale) Bestyrelsessammensætning Endelig beslutning om fusion og valg af medlemmer til interimbestyrelsen Ejeraftale Den politiske styregruppe har forhandlet et udkast til ejeraftale, som fastlægger Ejerkommunernes vision for den fælles forsyningskoncern og den overordnede ramme for Ejerkommunernes samarbejde om koncernen. Ejeraftalen regulerer koncernens aktiviteter og håndtering af nye kommuner, som ønsker at indtræde i den fælles forsyningskoncern. Ejeraftalen beskriver også bestyrelsessammensætning, jf. nedenfor. Udkast til vedtægter for holding-, service- og forsyningsselskaberne er vedlagt som bilag til ejeraftalen. Ejeraftalen med bilag vedlægges i endeligt udkast som bilag X.1. Oversigt over hovedpunkter i ejeraftalen vedlægges som bilag X.2. I dokumenterne er navneforslaget "FORS-koncernen" anvendt. Der er dog ikke truffet endelig beslutning om navnet. Bestyrelsesmodel og -sammensætning Den politiske styregruppe anbefaler, at den fælles forsyningskoncern etableres med en flerstrenget bestyrelsesmodel, der fx kendes fra HOFOR. Bestyrelsen for holding- og serviceselskabet består af politiske og eksterne repræsentanter, sammen med medarbejderrepræsentanter. Bestyrelserne i driftsselskaberne består af ledende medarbejdere fra koncernen (direktører og andre ledende medarbejdere) samt to forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer i hvert vandselskab. Bestyrelserne foreslås sammensat på følgende måde: Holdingselskabet (12 medlemmer) 6 politiske repræsentanter (2 fra hver kommune) som er medlem af kommunalbestyrelserne. To af disse indtræder sammen med formanden i bestyrelsens forretningsudvalg, 2 eksterne medlemmer med professionel bestyrelseserfaring, der udpeges af kommunerne i fællesskab og vælges af generalforsamlingen. En af disse er formand.
31-08-2015 Side 17 Op til 4 medarbejdervalgte koncernrepræsentanter Serviceselskabet (5 medlemmer) 2 politiske repræsentanter (medlemmerne af forretningsudvalget i Holdingselskabets bestyrelse) 1 eksternt medlem (formand i Holding og Service). 2 medarbejdervalgte selskabsrepræsentanter Øvrige medlemmer i Holdingselskabets bestyrelse tilbydes observatørstatus i bestyrelsen i Service. Forsyningsselskaberne (3-5 medlemmer) 3 ledende medarbejdere i koncernen 2 forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer i vand- og spildevandsselskaberne Som eksterne repræsentanter foreslås (indstillet af kommunerne i enighed): Asger Kej (indstilles som bestyrelsesformand) Søren Jensen Oversigt over den foreslåede bestyrelsesmodel og sammensætning fremgår af bilag X.3. Bestyrelseshonorar Bestyrelsesmedlemmerne i holdingselskabet vil blive honoreret på følgende måde: Formanden: 200.000 kr. Medlemmer af forretningsudvalget (bortset fra formanden): 100.000 kr. Menige medlemmer (9 medlemmer): 35.000 kr. Forretningsudvalgets opgave er at sikre integrationen af de eksisterende forsyningsselskaber samt at sikre realisering af synergier og effektiviseringer. Forretningsudvalget fungerer som et forberedende udvalg. Alle centrale beslutninger træffes af den samlede bestyrelse. Forretningsudvalget foreslås i forbindelse med fusionen sammensat af bestyrelsesformændene i de eksisterende forsyningskoncerner. Formanden honoreres ikke ekstra for sin deltagelse i forretningsudvalget. Bestyrelsesmedlemmer i serviceselskabet modtager ikke honorar, da disse bliver honoreret gennem deres arbejde i holdingselskabets bestyrelse. Generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer i forsyningsselskaberne honoreres ikke, da disse er ansatte medarbejdere i forsyningskoncernen. Forbrugerrepræsentanter i vand- og spildevandsselskabet honoreres dog:
31-08-2015 Side 18 Forbrugerrepræsentanter (6 personer i alt): 15.000 kr. De tre eksisterende forsyningsselskaber har i dag en samlet udgift på 1.152.275 kr. årligt til bestyrelseshonorarer. I den fælles forsyningskoncern vil de samlede udgifter blive 805.000 kr. årligt. Forsyningsselskaberne vil således opnå en samlet besparelse på 347.275 kr. årligt til bestyrelseshonorarer i den fælles forsyningskoncern. Beløbet vil falde med yderligere 60.000 kr., når der kan vælges de samme to forbrugerrepræsentanter. Beløbene er forudsat, at de samme medarbejdervalgte medlemmer, som vælges til bestyrelserne i Holding og Service. Oversigt over udgifter til bestyrelseshonorarer er vedlagt som bilag X.4. Interimbestyrelse For at sikre en effektiv forberedelse af etableringen af den fælles forsyningskoncern anbefaler den politiske styregruppe, at den fremtidige bestyrelse i holdingselskabet indtræder som interimbestyrelse. Interimbestyrelsens opgaver er centreret om strategiske og principielle spørgsmål til forberedelsen af forsyningskoncernens etablering og vil være følgende: Ansættelse af direktør Godkende overordnet organisering af den fælles forsyningskoncern Overordnet strategi for den fælles forsyningskoncern Forberede samordning af overenskomstforhold Koordinering af væsentlige driftsmæssige og investeringsmæssige beslutninger (med respekt af forbuddet mod implementering af fusion) Medlemmerne af interimbestyrelsen er som udgangspunkt medlemmerne i den fremtidige bestyrelse i holdingselskabet. Medlemmerne vælges dog først formelt til bestyrelsen på den stiftende generalforsamling. Medarbejdervalgte repræsentanter deltager ikke i interimbestyrelsen. Frem til stiftelsen af den fælles forsyningskoncern vil de siddende medarbejdervalgte repræsentanter i bestyrelsen for Lejre Forsyning blive inddraget i fusionen gennem bestyrelsesarbejdet. Proces efter beslutning Hvis godkender etablering af den fælles forsyningskoncern, vil fusionen skulle godkendes af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, inden implementeringen kan påbegyndes. Derudover vil fusionen skulle anmeldes til Erhvervsstyrelsen med henblik på forudgående offentliggørelse. I forlængelse heraf skal ske en række selskabsretlige skidt til at gennemføre fusionen både i forhold til de eksisterende forsyningskoncerner og den fremtidige fælles forsyningskoncern. Dette omfatter blandt andet udskiftning af bestyrelsesmedlemmer, tilpasning af vedtægter, registrering af bestyrelsesmedlemmer, revisorer og andre lignende formelle handlinger. Det er disse fornødne skridt, som
31-08-2015 Side 19 forvaltningen indstilles til at få bemyndigelse til at gennemføre uden at skulle anmode og godkendelse på ny. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at processen frem mod anbefaling af en fælles forsyningskoncern er gennemført i overensstemmelse med s indledende beslutning den 29/4-2013 og ved principbeslutning den 29/9-2014 og at s formål med at deltage i foranalysen og i en fælles forsyningskoncern kan indfries med det foreslåede ejeraftale og selskabskonstruktion. Denne sikrer således, at de nuværende enkelte forsyningsselskaber, herunder Lejre Forsyning Vand og Spildevand, fortsætter uændret under et nyt fælles holdingselskab. i Lejre Kommune vil fortsat som det er tilfældet i dag beslutte hvilke takster forbrugerne i Lejre Kommune skal betale for vand og spildevand. Samtidig sikrer dannelsen af det nye fælles holdingselskab, hvor serviceselskaberne fusioneres til ét, at der vil kunne skabes faglige og økonomiske synergier og en professionalisering som vurderes at være nødvendig, for at opfylde de stadigt stigende krav til forsyningssektoren. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Sagen har ikke økonomiske konsekvenser for Lejre Kommune idet udgifter forbundet med fusionen og de forventede besparelser som følge af synergieffekter, alle håndteres indenfor en kommende fælles forsyning. Vurderingen er, at der på sig kan realiseres synergier i størrelsesordenen 50 mio. kr. årligt som kan komme forbrugerne til gavn i form af lavere priser eller investeres i udvikling af kvalitet, service m.v. Fordelingen af synergieffekterne er ca. 20 mio. kr. for Holbæk, 25 mio. kr. for Roskilde og 5 mio. kr. for Lejre Kommuner. Beslutningskompetence: Bilag: 1. Ejeraftale udkast 15-6-15 2. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 10 4 4 Bestyrelseshonorar.pdf 3. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 1.2.2 Koncerndiagram.pdf 4. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 4.2.a Vedtægter for Holdingselskabet.pdf 5. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 4.2.b Vedtægtsstandard for Forsyningsselskaberne.pdf 6. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 4.2.c Vedtægter for Serviceselskabet.pdf 7. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 1.1 Rapport om strategisk erhversudvikling af december 2012.pdf 8. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 5.2 Ejerfordeling og principper for fastsættelse af ejerandele.pdf 9. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 6.2.3 Kriterier for beregning af synergier og kompensation.pdf 10. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 1.2.1 Foranalyse af 20. oktober 2014.pdf 11. Bilag X.3 Bestyrelsesmodel og -sammensætning.pptx
31-08-2015 Side 20 12. Bilag 6.12 - Oversigt over udgifter til bestyrelseshonorarer.pdf 13. Bilag X.2 Ejeraftale - hovedpunkter.docx
31-08-2015 Side 21 8. ØU - Ansøgning om tilskud til merudgifter ved renovering af Osted Kulturhus Sagsnr.: 15/8526 Resumé: Bestyrelsen for Osted Kulturhus ansøgte den 10. oktober 2014 ØU-puljen til byfornyelse/borgerpuljen om tilskud til renovering af lokale i Osted Kulturhus. Økonomiudvalget bevilligede 125.000 kr. den 9. december 2014. Den 11. maj 2015 modtog Lejre Kommune en ansøgning om yderlig tilskud på 145.181 kr. til dækning af de meromkostninger renoveringen har medført. Økonomiudvalget orienteres om sagen d. 16.juni 2015. Der er udarbejdet en redegørelse om forløbet fra bestyrelsen for Osted kulturhus og fra Center for Ejendom & Trafik. Ansøgningen forelægges med henblik på stillingtagen til løsningsmodel. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der ydes et rentefrit lån til Osted Kulturhus på 145.181 kr., 2. at lånet afdrages over en 10 årige periode med 14.518 kr. årligt, 3. at der meddeles en tillægsbevilling til Udvalget for Kultur og Fritids driftsramme på 145.181 kr. i 2015, 4. at der i årene 2016-2025 indarbejdes er reduktion af Udvalget for Kultur og Fritids driftsramme på 14.518 kr. årligt. Beslutning Økonomiudvalget den 25-08-2015: Anbefales. Beslutning den 31-08-2015: Indstillinger tiltrådt. Afbud: Martin Stokholm (A) Sagsfremstilling: Bestyrelsen for Osted Kulturhus har ansøgt om tilskud på 145.181 kr. til dækning af de meromkostninger, som ombygning og udvidelse af et lokale i huset har medført. Osted Kulturhus fik i december 2014 bevilliget 125.000 kr. fra Økonomiudvalgets pulje til byfornyelse/borgerpuljen til at ombygge og udvide et lokale i kulturhuset, så de mange brugere af huset kunne være der ved større arrangementer. Bygningen ejes af Lejre Kommune. Beløbets størrelse tog udgangspunkt i overslag fra en håndværker. Bestyrelsen fik byggetilladelse fra Lejre Kommune til den foreslåede ombygning af lokalet den 12.marts 2015. Af den fremgår, at hvis der ændres i byggeriet, skal der fremsendes nye tegninger.
31-08-2015 Side 22 Undervejs i byggeriet viste det sig, at der var forskellige bygningsmæssige problemer, som medførte, at den oprindelige løsning ikke var brugbar. Primært handlede det om bygningens stabilitet. Bestyrelsen får via arkitekt og bygningsingeniør fundet en brugbar løsning. Der tages ikke konkret stilling til, hvad meromkostninger er, før arbejdet sættes i gang, og der fremsendes ikke nye tegninger til kommunens planafdeling. Ifølge bestyrelsen italesættes der fra håndværkerne en meromkostning på et mindre beløb. I maj 2015 har Center for Ejendomme & Trafik en medarbejder ude for at kontrollere, om der er udført det arbejde, der er aftalt, for at tilskuddet kunne udbetales. I den forbindelse orienteres medarbejderen om, at projektet blev dyrere end beregnet, idet det havde været nødvendigt at foretage ekstra tiltag for at kunne gennemføre projektet. På det tidspunkt forventede bestyrelsen angiveligt, at denne udgift kunne håndteres i eget regi. Regningen fra tømrerfirmaet viste sig, at være væsentlig større end det, der var økonomi til og bestyrelsen står nu i den situation, at de ikke kan betale de regninger, som er udover de 125.000 kr. Lejre Kommune har efterfølgende lagt ud for disse regninger i juni, således at håndværkerne ikke skulle belastet yderligere på deres likviditet. Økonomiudvalget er orienteret om dette den 16.juni 2015. Bestyrelsen har undersøgt muligheder for at søge midler andre steder og har søgt Sjællandske Mediers fond om støtte på 25.000 kr. til foldedøren. Hvilket de ikke har fået. Lokale- og Anlægsfonden er også undersøgt, men de bevilliger ikke til igangsatte projekter. Foreningen Osted Kulturhus - Den Gamle Skole har et sæt vedtægter, hvor det fremgår i 9, at bestyrelsesmedlemmerne ikke hæfter personligt for foreningens økonomiske forpligtigelser, men at formand og kasserer i forening tegner foreningen i forhold til de økonomiske disponeringer den tager. Det er undersøgt i KLs juridiske afdeling, om det er muligt at yde en forening som Osted Kulturhus et lån, hvor der afdrages over en årrække. Og det er det, idet foreningen ikke er selvejende og heller ikke driver en udlejningsvirksomhed. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at det på den ene side er en principiel sag om bestyrelsesansvar i forhold til at sætte et arbejde i gang uden at forholde sig til omkostningerne. På den anden side er det kommunens bygning, som er blevet forbedret. Der ses 3 muligheder for løsninger: at låne bestyrelsen de 145.181 kr og aftale en afdragsordning med foreningen at bevillige beløbet uden afdragsordning at overlade det til bestyrelsens at skaffe midlerne hos medlemmerne. Direktionen anbefaler, at bestyrelsen får et lån, som afdrages over en årrække. Det vil afhjælpe bestyrelsens akutte situation, men samtidig fastholde at det er bestyrelsens ansvar at overholde budgettet.
31-08-2015 Side 23 Uanset valg af løsning, vil det være vigtigt fremover, at når der udføres anlægsarbejde i samarbejde med frivillige fra foreningslivet, der typisk indgår direkte i selve anlægsarbejdet, at der fra starten laves en tydelig forventningsafstemning i forhold til anlægget, hvor ansvar og beslutningskompetencer, samt tid og procesplan fremgår. Center for Ejendomme &Trafik vil sikre dette i samarbejde med de ansvarlige fagcentre. Bestyrelsen er orienteret om direktionens indstilling. Handicappolitik: Der er ingen handicappolitiske konsekvenser Økonomi og finansiering: Foreningen får i 2015 et driftstilskud på 50.000 kr. Det forventes at driftstilskuddet i forbindelse med budget 2016 bliver en fast bevilling, i det ved en fejl ikke kom med i budget 2015, de øvrige kulturhuse i kommunen får ligeledes et driftstilskud. Beslutningskompetence: Bilag: 1. Ansøgning vedr. ekstra omkostninger ved ombygning af Osted Kulturhus - Ingeniørberegninger.pdf 2. Ansøgning vedr. ekstra omkostninger ved ombygning af Osted Kulturhus - Grundtegning.pdf 3. Ansøgning vedr. ekstra omkostninger ved ombygning af Osted Kulturhus - Foldevæg.pdf 4. Ansøgning vedr. ekstra omkostninger ved ombygning af Osted Kulturhus - Beskrivelse af projektet.pdf 5. Ansøgning vedr. ekstra omkostninger ved ombygning af Osted Kulturhus - Ansøgning vedr. uforudsete omkostninger.pdf
31-08-2015 Side 24 9. ØU - Godkendelse af Vedtægter for Boligselskabet Midtsjælland Sagsnr.: 15/11737 Resumé: Boligselskabet Midtsjælland er en nystiftet almen boligorganisation med Lejre som hjemstedskommune. I Almenboliglovens 1 står der, at en boligorganisation skal godkendes af kommunalbestyrelsen for at kunne udøve almen boligvirksomhed. I nærværende sag forelægger administrationen således Vedtægter for Boligselskabet Midtsjælland til kommunalbestyrelsens godkendelse. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at godkender Vedtægter for Boligselskabet Midtsjælland under forudsætning af, at Landsbyggefonden accepterer og opretter den nystiftede almene boligorganisation Boligselskabet Midtsjælland. Beslutning Økonomiudvalget den 25-08-2015: Anbefales. Beslutning den 31-08-2015: Indstillinger tiltrådt. Afbud: Martin Stokholm (A) Sagsfremstilling: Boligselskabet Midtsjælland er en nystiftet almen boligorganisation. Boligselskabet Midtsjælland vil på sigt udgøre en afdeling bestående af 47 familieboliger på Søtorvet i Hvalsø. Godkendelsen af Skema A, i forbindelse med opførelsen af almene familieboliger i Hvalsø, behandles særskilt på denne dagsorden under punktet: Godkendelse af Skema A i forbindelse med opførelse af almene familieboliger på Søtorvet, Hvalsø. Almenboliglovens 1 foreskriver, at en boligorganisation skal godkendes af kommunalbestyrelsen for at kunne udøve almen boligvirksomhed. Derudover skal en almen boligorganisation oprettes hos Landsbyggefonden. Den almene bygge- og boligadministration Domea har derfor, som forretningsfører for Boligselskabet Midtsjælland, fremsendt anmodning til Landsbyggefonden (se bilag 3), hvorfra der endnu afventes en tilbagemelding. Ifølge Almenboliglovens 5, 10, stk. 5 skal et eksemplar af boligorganisationens vedtægter sendes til kommunalbestyrelsen se bilag 1. skal påse, at vedtægterne opfylder gældende lovgivning for almene boligorganisationer eller regler fastsat i forbindelse hermed. Jf. Almenboliglovens 12 skal en almen boligorganisations vedtægter indeholde bestemmelser om:
31-08-2015 Side 25 Boligorganisationens navn og hjemsted Boligorganisationens kapitalforhold Indkaldelse til ordinær generalforsamling eller repræsentantskabsmøde Hvilke anliggender der skal behandles på den ordinære generalforsamling eller repræsentantskabsmøde Boligorganisationens ledelse Antallet af bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsens sammensætning Tegningsret for boligorganisationen Valg af afdelingsbestyrelse og dennes virksomhed Boligorganisationens regnskabsår Valg af revisor Boligselskabet Midtsjælland afholdt ordinært repræsentantskabsmøde den 26. januar 2015 se bilag 2. Af referatet fremgår det, at Boligselskabet Midtsjælland er en nystiftet almen boligorganisation, der indtil videre er uden aktivitet. På mødet har repræsentantskabet besluttet, at Vedtægter for Boligselskabet Midtsjælland følger en lovændring på det almene boligområde tilbage i 2009. I 2009 blev der gennemført en omfattende ændring af styringsmodellen for den almene boligsektor, jf. L 208, fremsat den 22. april 2009. Loven trådte i kraft den 1. januar 2010. De vedtagne lovændringer indebærer, at styringen af det almene byggeri i højere grad baseres på mål- og aftalestyring Som et led i implementeringen er der udstedt følgende nye bekendtgørelser: Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. Bekendtgørelse om udlejning af almene boliger m.v. Bekendtgørelse om sideaktiviteter i almene boligorganisationer m.v. Bekendtgørelse om støtte til almene boliger m.v. Bekendtgørelser om normalvedtægter for almene boligorganisationer Administrationens vurdering: Administrationen har sammenholdt Vedtægter for Boligselskabet Sjælland med den gældende lovgivning. Vurderingen er, at vedtægterne lever op til de lovgivningsmæssige krav. Administrationen anbefaler derfor, at kommunalbestyrelsen på det foreliggende grundlag jf. Almenboliglovens 1 godkender Vedtægter for Boligselskabet Midtsjælland under forudsætning af, at den nystiftede boligorganisation Boligselskabet Midtsjælland accepteres og oprettes hos Landsbyggefonden. Handicappolitik: Sagen indeholder ingen handicappolitiske elementer. Økonomi og finansiering:
31-08-2015 Side 26 Sagen har ikke økonomiske konsekvenser for Lejre Kommune. Beslutningskompetence:. Bilag: 1. Vedtægter - Boligselskabet Midtsjælland 2. Referat fra stiftende ordinært repræsentantskabsmøde - Boligselskabet Midtsjælland 3. Landsbyggefonden
31-08-2015 Side 27 10. ØU - Godkendelse af skema A i forbindelse med opførelse af almene familieboliger på Søtorvet, Hvalsø Sagsnr.: 14/11510 Resumé: besluttede på mødet den 24. juni 2014 at indlede et samarbejde med Boligselskabet Sjælland om opførelse af almene familieboliger på Søtorvet i Hvalsø. Ultimo 2014 forlod Boligselskabet Sjælland projektet. Det betyder, at det skema A tilsagn, som kommunalbestyrelsen besluttede på mødet den 29. september 2014, er bortfaldet. Domea har efterfølgende på vegne af Midtsjællands Boligselskab fremsendt ansøgning om samme projekt, og i nærværende sag forelægges derfor og på ny foreløbigt projektforslag samt skema A tilsagn om kommunal støtte i form af kommunalt grundkapitallån på 10 % af anskaffelsessummen til godkendelse. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Skema A, vedrørende opførelse af 47 almene familieboliger på Søtorvet i Hvalsø godkendes på det foreliggende grundlag, hvilket medfører: 2. at der gives tilsagn efter Lov om almene boliger m.v. om støtte til etablering af 47 almene familieboliger med en forventet anskaffelsessum på 102.966.000 kr. inkl. moms, 3. at tilsagnet om kommunal støtte gives i form af kommunalt grundkapitalindskud på 10 % af anskaffelsessummen på 10.296.600 kr. inkl. moms, 4. at finansieringen af det kommunale grundkapitalindskud sker via træk fra kassebeholdningen, 5. at der stilles kommunal garanti på maksimalt 28,830 mio. kr. for den del af realkreditlånet, som på tidspunktet for lånets optagelse har pantsikkerhed udover 60 % af ejendommens værdi, 6. at det stilles som krav i forbindelse med støttetilsagnet, at den gennemsnitlige starthusleje netto (ekskl. forbrugs- og øvrige udgifter) maksimalt må udgøre 1.049 kr. pr. m 2 pr. år, 7. at det stilles som krav i forbindelse med støttetilsagnet, at boligerne som som hovedregel- ikke overstiger et bruttoetageareal på 96 m 2, 8. at tilsagnet bortfalder såfremt Landsbyggefonden ikke godkender den nystiftede almene boligorganisation Boligselskabet Midtsjælland. Beslutning Økonomiudvalget den 25-08-2015: Anbefales. Beslutning den 31-08-2015: Et flertal bestående af A, F, I, O, V og Ø (23) stemte for indstillingerne, som hermed er tiltrådt. C (1) stemte imod, idet grundprisen skønnes for dyr. Afbud:
31-08-2015 Side 28 Martin Stokholm (A) Sagsfremstilling: tilkendegav på temamødet den 22. maj 2014 et ønske om at støtte byudviklingen i Hvalsø, og særligt aktiviteter, der kan understøtte bymidtens udvikling. Med baggrund i temamødets drøftelser besluttede kommunalbestyrelsen på møde den 24. juni 2014 at indlede et samarbejde med Boligselskabet Sjælland om opførelsen af almene familieboliger. Ultimo 2014 forlod Boligselskabet Sjælland samarbejdet. Det betyder, at det skema A tilsagn, som kommunalbestyrelsen besluttede på mødet den 29. september 2015, er bortfaldet. Primo juli 2015 har Domea fremsendt en Skema A ansøgning se bilag 1 - vedrørende støtte til opførelse af 47 almene familieboliger på Søtorvet i Hvalsø. Domea er en af Danmarks største bygge- og boligadministratorer af almene boliger og varetager således ca. 100 boligorganisationer og boligselskabers interesser. Domea er bygherrerådgiver og forretningsfører for det nystiftede Boligselskabet Midtsjælland, som er bygherre for projektet. Boligselskabet Midtsjælland Boligselskabet Midtsjælland er en nystiftet almen boligorganisation, der indtil videre er uden aktivitet. Jf. Almenboliglovens 1 skal kommunalbestyrelsen godkende vedtægterne. Godkendelse af vedtægterne behandles særskilt på denne dagsorden i punktet: Godkendelse af Vedtægter for Boligselskabet Midtsjælland. Projektet i hovedtræk Byggeriet omfatter i sin nuværende form 47 almene familieboliger fordelt på: 4 torumsboliger, 35 tre-rumsboliger og 8 fire-rumsboliger se bilag 2. Projektet indeholder ikke ungdomsboliger, da det set ud fra boligbehovs perspektiv skønnes vanskeligt at udleje disse. I bilag 2 skitseres placering af de aktuelle bygninger samt parkeringspladser. Derudover ses tegninger med angivelse af de enkelte bygninger samt placering af trappe- og elevatortårne. Proces for opførelse af almene boliger Lejre Kommune kan beslutte at støtte opførelse af almene boliger, men er ikke forpligtet til det. Ønsker en kommunalbestyrelse at støtte almene boliger skal dette ske i henhold til den proces, der er beskrevet i Lov om almene boliger. Reglerne sikrer, at alle oplysninger om projektets økonomi og forudsætninger forelægges kommunalbestyrelsen, inden der træffes beslutning om at støtte projektet. Dette betyder, at kommunalbestyrelsen først skal give støttetilsagn Skema A. forpligter sig herved til at yde et kommunalt grundkapitallån samt garanti. En forudsætning for dette er, at der foreligger et beskrevet projekt, herunder at de planmæssige forudsætninger er afklaret i form af godkendt lokalplan. Herefter vil boligselskabet projektere og udbyde byggeriet. Når entreprisetilbud foreligger, men inden der gives accept til entreprenøren, skal der udarbejdes Skema B. Dette skal godkendes af kommunalbestyrelsen, inden byggeriet kan påbegyndes. Skema B godkendelsen er kommunalbestyrelsens godkendelse af det forventede byggeprojekt og regnskab for de almene boliger. Når byggeriet er afsluttet skal der udarbejdes Skema C, som er anlægsregnskabet, der viser at byggeriet har overholdt støttetilsagnet.