Tilskudsadministration

Af Camilla Mørk Rösler 1.marts 2014 Versionsnummer 1.04 Service Level Agreement (SLA) Tilskudsadministration

INDHOLDSFORTEGNELSE 1 Indledning... 2 1.1 Formål... 2 1.2 Ansvarlig... 2 1.3 Relevans for medarbejdere... 2 1.4 Kontrol... 2 1.5 Lovgivning... 3 1.6 Ajourføring... 3 1.7 Har du spørgsmål?... 3 2 Indberetningsproces for tilskud... 4 2.1 Formål... 4 2.2 Tidsfrister... 4 2.3 Dokumentation... 4 2.4 Handlinger... 4 2.5 Ansvarsfordeling... 6 Bilag A Dokumenthistorik... 7 Tilskudsadministration 1

1 INDLEDNING 1.1 Formål Denne SLA har til formål at beskrive de overordnede principper for, hvorledes Eniga og Partner håndterer opgaven omkring tilskudsadministration. Yderligere vil denne SLA fungere som uddybende dokumentation, til det overordnede bilag til samarbejdsaftalen på regnskabsområdet. SLA en uddyber de overordnede processer i forhold til de ydelser, ansvarsroller, grænseflader og deadlines, der er i forbindelse med arbejdsopgaver omkring tilskudsadministration. De ovenstående aktiviteter indeholder en række handlinger, som vil blive beskrevet i denne SLA. 1.2 Ansvarlig Ansvarlig for Service Level Agreement er Chef for Eniga Løn- og økonomiservice, Camilla Mørk Rösler. 1.3 Relevans for medarbejdere SLA en forventes kendt og anvendt af de medarbejdere i Eniga, der håndterer tilskudsadministration. 1.4 Kontrol Løbende kontrol Den ansvarlige for SLA en har ansvaret for løbende at påse, at følgende punkter følges gennem hele processen: - kontroller og funktionsadskillelse, lagt ind i SLA en og workflows - arbejdsprocesbeskrivelser samt tilhørende værktøjer - Workflow til illustration af kontroller samt funktionsadskillelse er vedlagt som bilag. Rapportering af kontrol I tilfælde af, at retningslinjer som foreskrevet ikke bliver fulgt, skal Eniga underrette den ledende chef for afdelingen hos partner og sammen udarbejde en løsning for problemet. Partner har ansvaret for at kontrollere, at indberetningerne er korrekte og i overensstemmelse med bekendtgørelse om tilskud til institutioner for Erhvervsrettet uddannelser og instruks for tilskud til erhvervsrettet uddannelser (IEU-instruksen). Det er Partners ansvar, at foretage indberetninger til UVM ift. faktisk og registeret aktivitet i Easy- A. og videreformidle datagrundlaget til Eniga. Tilskudsadministration 2

Det er Partners ansvar, at indberette indlån til andre institutioner, kontrollere at modtagne fakturaer fra andre skoler vedrørende viderefordeling af tilskud svarer til indberetningen og at udarbejde fakturagrundlag vedrørende indkrævning af tilskud, som andre skoler modtager. Eniga har ansvar for artskontering af tilskud jf. konteringsvejledning fra Partner. Formål og ansvar fremgår af indberetningsmateriale fra Partner. Partner kan anmode Eniga om fast kontering af hhv. bygningstaksameter, fællestaksameter og grundlagstilskud, hvorved ansvar for kontering af disse overgår til Eniga. Det er Partners ansvar at sikre, at konteringsvejledning for tilskud er opdateret, og at den reviderede konteringsvejledning sendes til Eniga. Det er Partners ansvar, at afstemme antal årselever (ÅE) og Eniga s ansvar at kontrollere, at modtagne tilskud (kr.) stemmer overens med indberetningerne. Eniga har ansvaret for kvartalsvis afstemning af UVM s samlede udbetalinger pr. formål. Ved identifikation af differencer kontaktes Partner for udredelse. Partner har ansvar for at udrede eventuelle differencer/fejl med UVM. Det er Partners ansvar at sørge for, at revisionserklæringen sendes til UVM. 1.5 Lovgivning Der henvises til bekendtgørelse om tilskud til institutioner for erhvervsrettet uddannelser og Institutionsinstruks for tilskud til erhvervsrettet uddannelser (IEU-instruksen) udstedt af UVM. 1.6 Ajourføring Denne SLA ajourføres årligt, næste gang 1/10 2014. 1.7 Har du spørgsmål? Kontakt finansteamet hos Eniga på finans@eniga.dk Tilskudsadministration 3

2 INDBERETNINGSPROCES FOR TILSKUD 2.1 Formål Indberetningsprocessen dækker bl.a. over indberetning af årselever og antal. 2.2 Tidsfrister 5 arbejdsdage. Senest 5 arbejdsdage efter modtagelsen af indberetningsgrundlaget, skal Eniga have bogført alle tilskud, samt sendt servicemail til Partner (bemærk, at AMU ikke indberettes samtidig med de øvrige tilskud). Eniga s tidsfrist for afstemning af de kvartalsvise tilskud, fremgår af den officielle tidsfristoversigt, som findes på Eniga s hjemmesiden www.eniga.dk. 2.3 Dokumentation - Indberetningsgrundlag - Konteringsvejledning Ved oprettelse af en ny Partner hos Eniga, skal der altid oprettes en konteringsvejledning, hvor specifikationerne af denne vejledning, udarbejdes i fællesskab mellem Eniga og Partner. Vejledningen skal opfylde Eniga s krav, med hensyn til håndtering og bogføring af tilskudsindbetalinger. Det er Partners ansvar, at Eniga er i besiddelse af den nyeste version af konteringsvejledningen og at denne er retvisende. 2.4 Handlinger Afsnittet beskriver de handlinger, der foretages inden for tilskudsadministration, hvor arbejdsprocesserne vil blive udspecificeret. Handling Eniga Partner Indberetningsgrundlag udarbejdes Kontrol af indberetningsgrundlag Indberetning til UVM Indberetningsfiler sendes til Eniga (CSV-fil) Periodisering af tilskud ud fra indberetningsfil. Bogføring sker efter konteringsvejledning. Tilskudsadministration 4

Kontrol af periodisering til tilskudsbrev samt eventuelle afvigelser Afstemning af tilskud (kr.) med UVM s kvartalsvise posteringsliste Opdatering af konteringsvejledning Revisorerklæring Periodisering af tilskud som ikke umiddelbart kommer naturligt ifm. indberetningen 2.4.1 Indberetningsgrundlag udarbejdes Det er Partners ansvar at udarbejde indberetningsgrundlag. 2.4.2 Kontrol af indberetningsgrundlag Det er Partners ansvar, at indberetningsgrundlaget er korrekt og i overensstemmelser med UVM s retningslinjer for tilskudsindberetning. 2.4.3 Indberetning til UVM Partner står for indberetningen af ÅE til UVM på baggrund af det udarbejdede indberetningsgrundlag. 2.4.4 Indberetningsfiler sendes til Eniga (CSV-fil) Partner fremsender senest 5 arbejdsdage efter indberetningen til UVM, indberetningsfilen til Eniga s finansteam. 2.4.5 Periodisering af tilskud ud fra indberetningsfil. Bogføring sker efter konteringsvejledning Eniga har ansvaret for at periodisere taxameterindtægter ud fra Partners indberetningsfil. Bogføringen sker efter den af Partner fremsendte konteringsvejledning 2.4.6 Kontrol af periodisering til tilskudsbreve samt evt. afvigelser Når tilskudsbrevet modtages fra UVM, er det Eniga s ansvar, at sammenholde periodiseringen med tilskudsbrevet. Hvis der forekommer væsentlige uoverensstemmelser mellem tilskudsbrevet og periodiseringen, er det Eniga s ansvar at tage kontakt til Partner, med henblik på afklaring. Tilskudsadministration 5

Partner har ansvaret for kontakt til UVM vedrørende eventuelle differencer mellem tilskudsbrevet og indberetningen. 2.4.7 Afstemning af tilskud (kr.) mod UVM s kvartalsvise posteringsliste Eniga står for afstemning af de samlede taxametertilskud hvert kvartal. Afstemningen tager udgangspunkt i det bogførte og UVM s posteringsoversigt. Hvis der konstateres uoverensstemmelser, som Eniga ikke umiddelbart kan finde forklaringen på, tages der kontakt til Partner hurtigst muligt, for herigennem at finde problemstillingen i fællesskab. Partner står selv for afstemning af årselever (ÅE) og har altid kontakten til UVM. 2.4.8 Periodisering af tilskud der ikke umiddelbart kommer naturligt med indberetningen Ved udarbejdelse af månedsrapportering, er det partners ansvar at udarbejde grundlaget til en periodisering af taxametertilskud. Periodiseringen skal sendes, således at det er Eniga i hænde senest den 5. kalenderdag i efterfølgende måneden. Herefter er det Eniga s ansvar at bogføre periodiseringen, senest den 8. dag i efterfølgende måned. Periodiseringer if. med kvartalsregnskaber følger de officielle tidsfrister udarbejdet af Eniga og Partner i mellem. 2.5 Ansvarsfordeling Partners ansvarsområde: - At udarbejde og kontrollere indberetningsgrundlagets rigtighed - At indberetningsgrundlaget er klar i Easy-A til Eniga senest 1 arbejdsdag efter indberetningen - At udarbejde revisorerklæring til UVM - At udarbejde periodisering af tilskud på årselever senest den 5. Eniga s ansvarsområde: kalenderdag i måneden - At omregne indberetningsgrundlaget til kroner - At kontrollere det modtagne tilskud med tilskudsbrev Tilskudsadministration 6

BILAG A DOKUMENTHISTORIK Versionsnr. Dato Forfatter Beskrivelse 1.01 18-09-2012 Deloitte SPS-midler fjernes fra SLA Camilla Rösler som ansvarlig 1.02 05-10-2012 Deloitte Korrekturlæsning mv 1.03 20-11-2012 SLA-sign-off Gennemgang af ekspertgruppe 1.04 04-10-2013 Ekspertgruppe Årlig gennemgang og tilrettelse af ansvarsfordelingen vedr. tilskudsadministration (afsnit vedr. ud- og indlån er fjernet, da opgaven ligger hos Partner). Diverse korrektur, samt nyt layout. Godk. af styregruppen 10/2 2014, Tilskudsadministration 7