Sundheds- og Ældreministeriet REFERAT AF MØDE Enhed: SUNDOK Sagsbeh.: DEPJEI Koordineret med: Sagsnr.: 1601117 Dok. nr.: 315903 Dato: 18. april 2017 Referat af 5. møde i styregruppen for MedCom10-03.03.2017 Dato for møde 3. marts 2017 Deltagere Nanna Skovgaard, Sundheds- og Ældreministeriet Laura Glavind, Danske Regioner Hanne Agerbak, KL Peter Munch Jensen, Sundhedsdatastyrelsen Martin Thor Hansen, Region Hovedstaden (i stedet for Pia Kopke) Mette Harbo, Københavns Kommune Morten Lundgaard Hansen, Region Syddanmark Niels Ulrich Holm, PLO Susanne Duus, Digitaliseringsstyrelsen Lars Hulbæk, MedCom Jens Rahbek Nørgaard, MedCom Jan Petersen, MedCom Dorthe Skou Lassen, MedCom Michael Johansen, MedCom Afbud Pia Kopke, Region Hovedstaden Morten Elbæk, sundhed.dk Charlotte Bentsen, Odense Kommune Referent Jette Eiland, Sundheds- og Ældreministeriet Dagsorden for mødet 1. Velkomst 2. Referat fra sidst (orientering) 3. Meddelelser (beslutning) a. Ny regional næstformand i MedComs styregruppe v. Nanna Skovgaard b. Opfølgning på frigivelse af test-cpr nr. v. Lars Hulbæk c. Status på Columna Cura s implementering af MedCom standarder v. Dorthe Skov Lassen d. Andet? 4. Systemforvaltning v. Jens Rahbæk Nørgaard a. Status på SDN, VDX, KIH (beslutning)
b. Status på overgang til ny SDN-kontrakt pr. 1. april 2017 (orientering) c. Status på indgåelse af databehandleraftaler for SDN (beslutning) d. Status på handlingsplan i svar på Rigsrevisionens kritik af styringen af ITsikkerheden i SDN (beslutning) 5. Drøftelse af MedCom11 proces, v. Lars Hulbæk (beslutning) 6. Henvisning til kommunal forebyggelse: Drøftelse af tidsplan, v. Lars Hulbæk (beslutning) 7. FMK på det specialiserede socialområde og misbrugsområdet, v. Lars Hulbæk (orientering) 8. Status på implementering af Genoptræningsplan, v. Dorthe Skou Lassen (beslutning) 9. Modernisering af MedCom-kommunikation v. Lars Hulbæk (orientering) 10. Status på MedCom10, v. Lars Hulbæk (orientering) 11. Regnskabsvurdering v. Jan Petersen (beslutning) 12. Eventuelt Referat 1. Velkomst Nanna Skovgaard bød velkommen. 2. Referat fra sidst (orientering) Der er udsendt godkendt referat. 3. Meddelelser (beslutning) a. Ny regional næstformand i MedComs styregruppe v. Nanna Skovgaard Nanna Skovgaard orienterede om, at Laura Glavind er ny regional næstformand. b. Opfølgning på frigivelse af test-cpr nr. v. Lars Hulbæk Lars Hulbæk orienterede om frigivelsen af test-cpr nr., der er gået godt. Der er ikke tegn på nye udfordringer i den henseende. Styregruppen noterede sig meddelesen. c. Status på Columna Cura s implementering af MedCom standarder v. Dorthe Skov Lassen Dorthe Skov Lassen orienterede om Columna Cura s implementering af MedCom standarder. Test og certificering er forløbet tilfredsstillende. Implementering af epikrise-standarder er planlagt til efteråret 2017. Styregruppen noterede sig meddelesen. d. Andet? Der var ingen andre meddelelser. 4. Systemforvaltning v. Jens Rahbek Nørgaard a. Status på SDN, VDX, KIH (beslutning) Jens Rahbek Nørgaard orienterede om driftsstatus for SDN, VDX og KIH, der alle forløber planmæssigt med 100 pct. oppetid. Anvendelsen af SDN, VDX og KIH-databasen lever op til målsætningen. Dog blev det bemærket, at trafikstatistikken for SDN er behæftet med usikkerhed, men at valide tal vil komme med den nye SDN-kontrakt. Side 2
Sussanne Duus stillede spørgsmålstegn ved relevansen af de opstillede KPI er i styregruppe regi, da de ikke direkte kan påvirkes af systemejeren. Desuden efterspurgtes en uddybende forklaring vedr. KPI for KIH-databasen. Med disse kommentarer blev indstillingerne tiltrådt. at driftsrapporter og KPI er for SDN, VDX og KIH-databasen godkendes, at den prioriterede liste over udviklingsønsker med henblik på den videre planlægning og udvikling inden for de allerede godkendte budgetmæssige rammer godkendes. b. Status på overgang til ny SDN-kontrakt pr. 1. april 2017 (orientering) Jens Rahbek Nørgaard orienterede om status på overgang til ny SDN-kontakt. Implementeringen af SDNv3 forløber planmæssigt, og er ikke stødt på væsentlige udfordringer. MedCom forventer som planlagt at starte med nyt sundhedsdatanet 1. april 2017. På den baggrund blev indstillingen tiltrådt. orienteringen vedr. implementeringen af ny SDN-kontrakt tages til efterretning. c. Status på indgåelse af databehandleraftaler for SDN (beslutning) Jens Rahbek Nørgaard orienterede om status for indgåelse af databehandleraftaler. Der er på nuværende tidspunkt underskrevet 89 ud af 97 databehandleraftaler. Region Nordjylland og Region Hovedstaden har underskrevet. De resterende tre regioner har tilkendegivet, at de vil underskrive det foreliggende aftalegrundlag under forudsætning af, at MedCom forpligtiger sig til at genbesøge specifikke emner under revisionen af aftalegrundlaget. MedCom videregiver regionernes ønsker til det netop igangsatte arbejde vedr. fællesoffentlige databehandleraftaler, der koordineres af Sundhedsdatastyrelsen. Niels Ulrich Holm orienterede om, at PLO har indgået en aftale med et eksternt advokat firma, der har til opgave at udarbejde en skabelon til databehandleraftaler, som den praktiserende læge kan benytte. Løsningsmodellen afstemmes med MedCom og Sundhedsdatastyrelsen. at status vedr. indgåelse af databehandleraftaler og revision af aftalekomplekset for SDN tages til efterretning, at MedCom fortsætter dialogen med de leverandører og organisationer, som mangler at indgå tilslutnings- og databehandleraftaler, at ny opdateret status forlægges MedComs styregruppe på møde den 21. juni 2017, at næste revision af aftalekomplekset for SDN omfattes af en generel fællesoffentlig indsats om databehandleraftaler. d. Status på handlingsplan i svar på Rigsrevisionens kritik af styringen af IT-sikkerheden i SDN (beslutning) Arbejdet med handlingsplanens gennemførelse skrider fortsat planmæssigt frem. Der er udarbejdet en informationssikkerhedspolitik, som udgør den overordnede ramme og Side 3
målsætning for informationssikkerheden i MedCom. De procedurer, der skal forankre informationssikkerhedspolitikken, forventes at være implementeret i efteråret 2017. Nanna Skovgaard henledte opmærksomheden på den modenhedsanalyse, der i regi af FSI er gennemført for systemforvaltningen af de ni systemer, der er omfattet af den fællesoffentlige systemforvaltning, herunder SDN, VDX og KIH. Lars Hulbæk svarede, at MedCom prioriterer handlingsplanen i svaret på Rigsrevisionens kritiske IT revision af Sundhedsdatanettet (SDN), der internt i MedCom sikrer modning af systemforvaltningen af alle 3 fællesoffentlige systemer i MedComs portefølje. FSI s modenhedsanalyse er således foretaget inden handlingsplanens gennemførelse. Styregruppen kvitterede for denne prioritering, idet det i forlængelse heraf skal vurderes, om FSI s modenhedsanalyse har et bredere fokus end handlingsplanen og dermed evt. kan inspirere til yderligere initiativer. at status på handleplanen for SDN godkendes, at opfølgningskoncept på implementering af politikker og procedurer via revideret statusark godkendes, at MedComs informationssikkerhedspolitik godkendes - dog med den bemærkning, at Sundhedsdatastyrelsen gennemgår sikkerhedspolitikken, og at Susanne Duus til orientering udsender sikkerhedspolitikken i Digitaliseringsstyrelsen. [Sundhedsdatastyrelsen har efterfølgende givet besked om, at sikkerhedspolitikken ikke har givet anledning til bemærkninger.] 5. Drøftelse af MedCom11 proces, v. Lars Hulbæk (beslutning) Lars Hulbæk fremlagde forslag til processen for fastlæggelse af arbejdsprogrammet for MedCom11, der i høj grad minder om processen fra tidligere år, herunder bl.a. besøgsrunder hos relevante parter. Lars Hulbæk bemærkede desuden, at der er et særligt behov for en hensigtsmæssig organisering samt governancestruktur, der minimerer antallet af udfordringer ift. implementering af MedCom-standarder. Styregruppen var enig i dette, og punktet drøftes til heldagsprioriteringsseminar i november. På baggrund af styregruppens drøftelse af udfordringerne med koordineret implementering af ændringer i MedCom standarder blev det foreslået, at besøgsrunden også omfatter regionernes IT5 og det kommunale IT råd på sundheds- og socialområdet. Mette Harbo og Hanne Agerbak bemærkede, at man fra kommunal side forventede at stille forslag om MedCom11 aktiviteter med fokus på samarbejdet mellem praksissektoren og kommunerne. at planlægningen af besøgsrunde med ovenstående parter efter sommerferien 2017 igangsættes, at der afholdes et prioriteringsseminar i MedComs styregruppe 6. november 2017, hvor styregruppen specifikt tager stilling til arbejdsprogrammet samt diskuterer governance i forhold til MedComs standarder, Side 4
at arbejdsprogrammet kommer på dagsordenen i den Nationale Bestyrelse for Sundheds-IT d. 29. november 2017 og endelig godkendes i MedComs styregruppe d. 13. december 2017. 6. Henvisning til kommunal forebyggelse: Drøftelse af tidsplan, v. Lars Hulbæk (beslutning) Lars Hulbæk fremlagde status for projekt vedr. henvisning til kommunal forebyggelse. Det er en udfordring, at bestilling på XREF15 i henvisningshotellet skal indarbejdes i eksisterende roadmap og budget for både aktuelle løsning og kommende løsning efter udbud. Der skal derfor bruges ekstra midler, der tages fra MedComs reservepulje inden for en ramme på 250.000 kr. Mette Harbo henledte opmærksomheden på den store forretningsmæssige efterspørgsel efter udmøntning af de nye retningslinjer og spurgte til muligheden for at fremrykke implementeringen hos udvalgte kommuner, hvilket forudsætter tidligere implementering i almen lægepraksis. Niels Ulrich Holm bemærkede, at PLO og IT leverandørerne i praksissektoren opererer med fælles roadmap og årshjul for IT udvikling i forhold til nationale løsninger og projekter, og at det derfor var usikkert, om ibrugtagning kunne fremrykkes. Morten Lundgaard og Martin Thor Hansen bemærkede, at regionerne ønsker at foretage henvisninger integreret fra EPJ for at sikre hensigtsmæssige arbejdsgange for klinikerne, men at udviklingsønsket skal prioriteres i roadmap for EPJ i den enkelte region, hvorfor tidshorisonten pt. er ukendt. Laura Glavind bemærkede i forlængelse heraf, at implementering af de reviderede standard i EPJ er forbundet med betydelige udgifter, og at der derfor udestår en drøftelse om finansiering af denne opgave. Nanna Skovgaard konkluderede, at tidsplanen for ibrugtagning i kommuner og lægepraksis om muligt optimeres, og at tidsplanen for ibrugtagning i regionernes EPJ pt. er ukendt, hvilket lægges til grund for styregruppens tilbagemelding til Sundhedsstyrelsen om tidshorisonten for digital understøttelse af de reviderede retningslinjer for henvisning til kommunal forebyggelse. På den baggrund blev følgende indstillinger tiltrådt. at omkostningen til udvikling af XREF15 i Henvisningshotellet dækkes af MedComs reservepulje inden for en ramme på 250.000 kr., at tidsplanen for teknisk implementering i kommuner og almen lægepraksis sker successivt fra 1. maj 30. sep. 2018. 7. FMK på det specialiserede socialområde og misbrugsområdet, v. Lars Hulbæk (orientering) Lars Hulbæk orienterede om indhold og omfang af opgaven, der er tillagt MedCom ifm. FMK på det specialiserede social- og misbrugsområde. Der er ikke fastlagt en klar målsætning, men MedCom regner med at have første bud på dette efter sommerferien. På den baggrund blev indstillingen tiltrådt. Side 5
at orienteringen vedr. indhold og omfang af opgaven ifm. udbredelse af FMK på social- og misbrugsområdet tages til efterretning og at der følges op på fremdrift i kommende måneder. 8. Status på implementering af Genoptræningsplan, v. Dorthe Skou Lassen (beslutning) Dorthe Skou Lassen fremlagde status på implementering af genoptræningsplaner samt læringspunkter. Projektet har lidt under en meget stram tidsplan, der ikke i tilstrækkelig grad har taget højde for omfanget af opgaven med at implementere ændrede standarder i en koordineret proces med mange parter og med forskellige IT systemer. Det har imidlertid været til stor gavn, at der fra start blev etableret en national gruppe til håndtering af forhold, der ikke var afklaret inden igangsættelse af projektet. Martin Thor Hansen roste projektorganiseringen med den løsningsorienterede nationale gruppe, men gjorde opmærksom på, at politisk fastsatte tidsplaner medførte store udfordringer for den praktiske gennemførelse. Morten Lundgaard bemærkede, at projektet i lighed med andre lignende aktiviteter havde afdækket et gab mellem MedComs leverandørtest og produktionsklare kommunikationsløsninger hos alle involverede parter. Lars Hulbæk tilkendegav, at der kunne være behov for en klarificering af, hvor langt MedComs aftestning rakte og anerkendte behovet for supplerende end2end test. Nanns Skovgaard kvitterede for erfaringsopsamlingen, der giver relevante input til fremadrettede MedCom drøftelser af både governance for implementering af MedCom standarder og udbygning af testkonceptet. at status vedr. implementering af genoptræningsplaner tages til efterretning, at ovenstående løsningsforslag til håndtering af udeståender efter implementeringen godkendes. Det blev desuden besluttet, at særskilt afrapportering på dette projekt afsluttes i styregruppe regi. Der arbejdes dog videre med forbedret håndtering af vedhæftede bilag i regi af MedCom. 9. Modernisering af MedCom-kommunikation v. Lars Hulbæk (orientering) Lars orienterede om status på modernisering af MedCom-Kommunikation, herunder de første og positive praktiske erfaringer med MedCom-profiler af HL7 standarder. Der udestår imidlertid en stor og uløst opgave med modernisering af infrastrukturen, idet den basale MedCom kommunikation fortsat primært sker på VANS-nettet. Der arbejdes med infrastruktur hos alle parter i det fællesoffentlige samarbejde, men den nødvendige konsensus om et målbillede for den fremtidige infrastruktur til landsdækkende udveksling af MedCom standarder udestår. Styregruppen lagde vægt på behovet for en modernisering, men anerkendte samtidig den manglende konsensus på infrastrukturområdet. Selvom en total omlægning vil have lange udsigter og forudsætter yderligere afklaringer hos de involverede parter, er der imidlertid Side 6
behov for at igangsætte fælles overvejelser og initiativer for at anvise mulige veje. På den baggrund blev indstillingen tiltrådt. at orienteringen vedr. moderniseringsaktiviteter vedr. MedCom-kommunikation tages til efterretning. Det blev desuden besluttet, at MedCom påbegynder udarbejdelsen af notat indeholdende en problembeskrivelse samt et forslag til proces. Der kan evt. nedsættes en lille arbejdsgruppe, der kan bistå denne opgave, ligesom der er mulighed for tilknytning af ekstern konsulentbistand. Notat har til formål at skabe et bedre beslutningsgrundlag til seminar i november 2017. 10. Status på MedCom10, v. Lars Hulbæk (orientering) Punktet blev ikke drøftet. 11. Regnskabsvurdering v. Jan Petersen (beslutning) at regnskabsvurderingen pr. 31. december 2016 godkendes. 12. Eventuelt Mette Harbo efterlyste kort og præcist dagsordensmateriale og færre bilag. Side 7