Regionshuset Viborg Uanmeldt tilsyn ved Koglen, tlf. 96 99 29 29 Timlundvej 44, 7270 Stakroge Afdeling Granhuset Regionssekretariatet Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel. +45 8728 5000 kontakt@rm.dk www.rm.dk Udført af Bunk & Elkjær Vivian Elkjær og Ruth Bunk den 3. november 2009 Dato 17-11-2009 Indledning og formalia Den sikrede institution Koglen består af tre afdelinger Granhuset, Lærkehuset og Koglely samt en intern skole, der er integreret i hver afdeling og kan varetage undervisning fra 1. til 10. klasse. Koglen tilbyder ophold til kriminelle og kriminalitetstruede unge mellem 12 og 18 år, der har sociale problemer. De unge kan anbringes til pædagogisk/psykologisk observation, længerevarende behandling, varetægtssurrogat eller til afsoning som led i en ungdomssanktion. Granhuset og Lærkehuset har hver fem sikrede pladser, mens Koglely, der er beliggende ca. 50 km. fra de sikrede afdelinger, er en åben afdeling med fem pladser. Ellen Brunebjerg Tel. +45 8728 4023 Ellen.Brunebjerg@STAB.rm.dk 1-51-73-18-07 Side 1 Forinden tilsynsbesøget forberedte tilsynet sig ved hjælp af rapporterne fra de seneste anmeldte tilsyn i henholdsvis 2008 og 2009, tilbuddets hjemmeside og Tilbudsportalen. Under tilsynsbesøget blev der udleveret en instruks i medicinhåndtering og en tidsplan for Social Indikator Projekt (SIP). Seneste tilsyn var anmeldt og fandt sted på Koglely den 18. juni 2009. Der var følgende opmærksomhedspunkter i tilsynsrapporten: Medicinhåndtering: Der skal være en medicininstruks på Koglely, og der skal være procedure for bearbejdning af fejlmedicinering, herunder lister til samlet registrering med henblik på læring. Arbejdspladsvurdering (APV): Ifølge arbejdsmiljøloven skal der laves en APV, når der sker væsentlige ændringer på en arbejdsplads. Tilsynet vurderer at etablering af en ny afdeling er en væsentlig ændring. Handleplaner på opmærksomhedspunkter: I henhold til vejledningen om tilsyn, som er godkendt af Regionsrådet, skal der udarbejdes en handleplan for opmærksomhedspunkterne senest en måned efter tilsynsrapporten er afleveret. Tilsynsteamet er ikke bekendt med en handleplan for tilsynsbesøget den 23. juni 2008. Opmærksomhedspunkterne omhandlede forhold på Koglely, som delvis kan overføres til Granhuset. Der er ikke udarbejdet en skriftlig handleplan på det seneste tilsyn, idet tilsynsrapporten først er afleveret til tilbuddet ultimo oktober. Tilsynsrapporten er tilgængelig på Region Midtjyllands hjemmeside og på Tilbudsportalen, men ikke på tilbuddets hjemmeside. Dette uanmeldte tilsyn var i Granhuset og havde fokus på: - Opfølgning på opmærksomhedspunkter fra tidligere tilsyn samt - Handleplaner, brugerindflydelse, magtanvendelse, medicinhåndtering og arbejdsmiljø.
Deltagere i tilsynet Ledelsen: Afdelingsleder Mogens Raunsgaard (Granhuset) Medarbejdere: Pædagog Navnet er kendt af tilsynskonsulenterne, men udelades i rapporten. Beboere/brugere: Dreng, 16 år Dreng, 17 år Navnene er kendte af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. Program Tilsynet foregik i tidsrummet kl. 8.45 til 12.45. Der blev gennemført interviews med afdelingslederen, en medarbejder og to unge. Rundvisningen var ved afdelingslederen, og tilsynskonsulenterne hilste på flere unge og medarbejdere. Forstanderen deltog i opsamlingen sammen med afdelingslederen. Tilsynets samlede vurdering Granhuset udarbejder ikke egentlige individuelle handleplaner, men arbejder med individuelle fokuspunkter, som ikke er udarbejdet sammen med den unge og eller ikke tydeliggjort for den unge. Ved særlige problematikker udarbejdes en planche, som hænger på den unges værelse. Den unges indsats i forhold til at ændre problematikken evalueres med en smiley ordning af den unge og en medarbejder to gange om dagen. Tilbuddet skal udarbejde en udtalelse til den kommunale sagsbehandler til eventuel anvendelse i retssagen, og medarbejderne har ofte kun 14 dage til at lære den unge at kende, inden udtalelsen skal afsendes. Den interne skole arbejder med den unges læringsprofil, og den viser sig anvendelig for den unge i forhold til at lære. Opholdet evalueres af den unge og alle relevante fagpersoner ved ind- og udskrivning gennem SIP. De unge har begrænset indflydelse på deres eget liv under opholdet, idet de ikke må have kontakt med andre uden for huset, og hvis de må, er det i meget begrænset omfang. Der holdes fælles evalueringsmøde af en kvarters varighed to gange i døgnet. Møderne kan indeholde næsten alt, hvad der fylder for den enkelte i fællesskabet. Hver fredag holdes der beboermøde, som indeholder drøftelser af ønsker og forslag. De unge, som tilsynet talte med, fortalte, at det bedste opleves som at lære at færdes i fællesskabet, og det værste er at blive sendt på værelset, hvis en regel er overtrådt. Hver ung har to kontaktpersoner, og de oplever at have et godt forhold til medarbejderne. Fra januar til og med juli 2009 har der været tre indberettede magtanvendelser, hvor af den ene var ulovlig, men mindre indgribende for den unge end ophold i sikringscellen. Der er tydelige holdninger og handlinger til konflikthåndtering, og medarbejderne går aktivt ind i enhver aktuel og potentiel konflikt. Granhuset er bygget i 2007 og er velegnet til formålet. Der er gode faciliteter inde som ude og særdeles sikrede forhold. Side 2
Der er udarbejdet en instruks for medicinhåndtering, men den er ikke fyldestgørende. Det kan være en mulighed at udarbejde en overordnet instruks for hele Koglen, som udmøntes konkret på de forskellige afdelinger. Granhuset har 16 medarbejdere med forskellige uddannelser og erfaringer. Om dagen og aftenen er der tre personer på arbejde, mens der om natten er en sovende og en vågen nattevagt. Der afholdes personalemøde hver 14. dag, og afdelingslederen har lige afholdt Medarbejder Udviklings Samtaler (MUS). Der planlægges et internt kursus, og medarbejderne modtager supervision cirka hver sjette uge. Koglen har et Lokalt MED-Udvalg (LMU), og ledelsen oplever en god stemning på møderne, mens medarbejderne oplever, at det overordnede samarbejde halter. Granhuset har været i en stabil periode det sidste år, og der er tilfredshed med forholdene internt i afdelingen. Der skal udarbejdes en ny APV i vinteren 2009-2010. Sygefraværet i Granhuset vurderes af ledelsen og medarbejderne til at være lavt. Granhuset har en døgntakst på 5.922 kr. og en takst i den interne skole på 589 kr. per dag. Tilsynskonsulenterne ser følgende opmærksomhedspunkter Handleplaner: Det anbefales at overveje, hvordan den unge kan involveres i udarbejdelsen af de individuelle fokuspunkter, og hvordan de kan tydeliggøres for den unge. Medicinhåndtering: Der skal udarbejdes en instruks for medicinhåndtering, der opfylder kravene i Sundhedsstyrelsens vejledning om ordination og håndtering af lægemidler af den 30. juni 2006. Samarbejde og arbejdsmiljø: LMU bør udnyttes bedre, så kommunikationen mellem medarbejdere og ledelse styrkes, for eksempel bør medarbejderne udnytte deres pladser i udvalget gennem valg af en tillids- og en sikkerhedsrepræsentant. Den generelle faglige indsats Granhuset og Lærkehuset tilbyder ophold til unge, som er surrogatfængslede før og under en retssag, og som er idømt en ungdomssanktion (fase 1). De unge kommer fra hele landet og er typisk fra 15 til 17 år - cirka 90 % er drenge, og cirka 50 % er af anden etnisk oprindelse end dansk. I løbet af et år har cirka 70 unge et ophold på afdelingerne, typisk ophold af to til tre måneders varighed. Der er efterspørgsel efter pladserne, og der er venteliste på landsplan. I Granhuset er der aktuelt indskrevet fem drenge i alderen 16 til 17 år. Handleplaner Granhuset har et ønske om at modtage en overordnet og koordinerende handleplan, jf. Lov om Social Service 140, kort tid efter indskrivningen, men den udarbejdes sjældent. Når den unge ankommer, observerer medarbejderne pågældende i hverdagen i tilbuddet. I løbet af nogle dage formuleres de første indsatsområder i form af fokuspunkter, som tager udgangspunkt i den unges behov og beskriver medarbejderens kompenserende indsats. Den unge og kontaktpersonen har jævnlige samtaler, men den unge inddrages i øvrigt ikke i udarbejdelsen af fokuspunkterne, og de fem unges fokuspunkter beskrives individuelt sammen med afdelingens fælles fokuspunkter på en samlet A4 side, som revideres dagligt og opbevares på personalekontoret. En arbejdsgruppe arbejder med at udvikle en model til udarbejdelse af delmål i Bosted System, så blandt andet dagbogssiderne kan knyttes sammen med evalueringen. Hvis et problem er presserende, udarbejdes en planche, som hænges op på den unges værelse. Problemet kan for eksempel medføre en adfærdskorrektion, som evalueres med et smiley system Side 3
af den unge og medarbejderen to gange om dagen. En ganske væsentlig sidegevinst er, at den unge får individuel opmærksomhed og anerkendelse af medarbejderen. Tilsynet vurderer, at den unge med fordel kunne involveres mere i udarbejdelsen af egne fokuspunkter, lige som den enkeltes fokuspunkter kunne tydeliggøres for den unge, for eksempel ved at være synlige på værelset. Medarbejderne kan under alle omstændigheder forbeholde sig ret til at formulere de fokuspunkter, de ser som vigtige, men de bør tydeliggøres for den unge. Efter ganske kort tids ophold skal der udarbejdes en udtalelse til den kommunale sagsbehandler. Ofte skal udtalelsen være udarbejdet to uger efter indskrivningen, idet den kan anvendes i retssagen. I mange tilfælde er tidshorisonten usikker, og retssagen bliver ofte udsat fire uger ad gangen. Udtalelsen indeholder en vurdering af observationsperiode, fysisk fremtræden, motorik, sprog, aktiviteter, skole og værksted, følelsesmæssig udvikling, helbred, den unges ressourcer, forhold til voksne, forhold til andre unge, familien, andre samarbejdspartnere, hvad er den unges ønsker/planer for fremtiden og konklusion. I den interne skole udarbejder den unge og skolelæreren en læringsprofil, der beskriver, hvordan den unge bedst lærer - auditiv, visuel, taktil, kinæstetisk og hvilken type, den unge er - refleksiv, impulsiv, holist, analytiker. De unge interesserer sig for profilen, og det viser sig ofte, at den unge kan lære mere, end pågældende selv forventede, når der tages højde for den unges læringsstil. Flere unge oplever at kunne ting efter opholdet, for eksempel i køkkenet eller i værkstedet, som de ikke troede, de ville lære. Som et led i den danske kvalitetsmodel anvendes SIP til evaluering ved ind- og udskrivning. SIP består af et afkrydsningsskema, som den unge og alle relevante fagpersoner skal udfylde hver sig. Skemaerne skal sendes ind til SIP, som anvender dem til statistikker og rapporter. Især misforhold og manglende overensstemmelser er interessante. Brugerindflydelse De unge har på mange måder begrænset indflydelse på eget liv under opholdet, idet de har begrænset frihed både i huset og uden for huset. De må ikke have kontakt med andre uden for huset via mobiltelefon eller internettet. Når de unge kan modtage besøg af familie og venner, foregår det i besøgsrummet, som er ret upersonlig. Hver dag kl. 14.15 og kl. 21.30 afholder de unge og medarbejderne to fælles evalueringsmøder af en kvarters varighed. Møderne omhandler, hvordan dagen er gået. Det kan være ros og ris og vejledning i hvad der kan gøres bedre og hvordan. Det er et forum, hvor medarbejderne fremstår som tydelige voksne, der er rollemodeller i forhold til spillereglerne i et fællesskab. De fem unge har ikke valgt hinanden, men skal kunne fungere sammen. Evaluering kan indeholde næsten alt, hvad der fylder. Døgnvagten er ordstyrer, og alle spørges. For mange unge er evaluering en øjenåbner, og ansvaret for egne handlinger bliver tydelig. Hver fredag afholdes beboermøde, som indeholder drøftelser af ønsker og forslag, for eksempel til maden eller til aktiviteter. Én ung er ordstyrer, og en anden er referent, og de to roller er ofte ukendte, men lærerige at prøve. De unge, som tilsynskonsulenterne talte med, forklarede, at det fungerer bedst, hvis de unge kan lide hinanden. Der kan opstå venskaber, som rækker ud over opholdet, og det bedste opleves som at lære at færdes i fællesskabet. Der er enighed om, at det værste er at blive sendt på værelset, og det er svært at se det som en hjælp og ikke en straf. Der er mange regler i afdelingen, og det er begrænsende for udfoldelsesmulighederne. Der er en oplevelse af at mangle at være ung og gøre de ting, som unge gør, og det kan være svært for de unge at for- Side 4
stå, at de unge ikke selv må løse konflikter indbyrdes, for opholdet slutter jo på et tidspunkt, og i det virkelige liv skal de unge selv løse deres konflikter. Hver ung har to kontaktpersoner, som ikke kan udskiftes. De har som regel et godt forhold til medarbejderne, men nogle medarbejdere fokuserer mere på reglerne end andre. En vigtig læring er, at der er en forklaring og en mening bag alt, hvad der foregår i afdelingen. Enkelte gange oplever medarbejderne at få en så betydningsfuld kontakt med en ung, at pågældende opsøger medarbejderen som privatperson efter opholdet. Medarbejderne må ikke have kontakt med de unge efter opholdet, men i enkelte tilfælde søger den unge sparring over telefon og mail. Det er sparring på almindeligheder, som andre unge får opfyldt i samspillet med deres forældre. Magtanvendelse Granhuset har ingen ansøgte magtanvendelser, men har tre indberettede magtanvendelser i perioden fra januar til og med juli 2009. Den ene magtanvendelse var ulovlig, idet en ung blev låst inde på sit værelse som et alternativ til at komme i sikringscellen. Den anden magtanvendelse var en undersøgelse af opholdsrum på grund af antagelse om stoffer. Den tredje magtanvendelse var en fastholdelse. Granhuset har tydelige holdninger og handlinger omkring konflikthåndtering. Medarbejderne går ind i enhver aktuel og potentiel konflikt, og der er fokus på selv små uoverensstemmelser, så de ikke udvikler sig til store problemer. Medarbejderne er konsekvente og firkantede. Den hyppigste sanktion er, at den unge skal på værelset i en periode, der kan vare fra timer til dage. Den unge tvinges således til at opholde sig på sit værelse, og der er mulighed for at reflektere over sin egen forholdemåde i samspillet og fællesskabet med andre. Medarbejderne går hurtigst muligt hen for at tale med den unge, og de taler om, hvorfor det er nødvendigt at være på værelset. Nogle gange gives den unge en skriftlig opgave, hvor de skal forholde sig til fællesskabet. Medarbejderne kontakter jævnligt den unge, og der er en klokke på værelset, så den unge kan tilkalde medarbejderne. Hvis den unge kaster rundt med tingene, ryddes værelset. Hvis den unge opleves at være selvskadende eller selvmordstruet, sidder medarbejderen uden for døren, så den unge kan være tryg. Andre sanktionsmuligheder kan være at blive afskåret fra at arbejde i køkkenet eller i værkstedet eller spille playstation. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Bygninger og udenomsarealer Granhuset er bygget i 2007 og er velegnet til formålet. Huset er bygget op omkring køkkenalrummet samt stuen og aktivitetsrummet, og der er desuden skolestue, træ- og metalværksted, motionsrum, sikringsrum, grovkøkken, depotrum, vaskerum, personale-omklædningsrum med toilet og bad, vagtværelse med toilet og bad samt kontorer. Ud over hovedindgang og personaleindgang, er der udgang til indhegnede boldbaner og hal samt køkkenhave. Der er fem ens indrettede værelser på cirka 10 m² med eget toilet og bad, og ved hovedindgangen er der indrettet et separat besøgsrum med adgang til toilet. Dørene er aflåste, og vinduerne er sikrede. Rundt omkring i bygningen er brandinstruks og evakueringsplan tilgængelig for alle. Medarbejderne går med alarmer, der både viser, hvilke døre, der åbnes, og kald fra værelserne samt udgør en egentlig overfaldsalarm. Tilbuddet ligger langt ude på landet, og der er flere kilometer til den nærmeste by. Medicinadministration Granhuset har udarbejdet en instruks for medicinhåndtering, som berører bestilling af medicin, opbevaring af medicin, fælles medicin, udlevering af medicin, beskrivelse af medicin, destruktion af medicin og andet. Medicinen opbevares i små aflåste skabe på personalekontoret. Der Side 5
er et skab til hvert værelse, og det er mærket med den unges navn. Endvidere er der et skab til fælles medicin, der ifølge instruksen kun skal indeholde smertestillende håndkøbsmedicin. Der er udpeget en medicinansvarlig medarbejder. Medicinmodulet i Bosted System anvendes til registrering. Tilsynet vurderer, at Granhuset skal udarbejde en instruks for medicinhåndtering, der opfylder kravene i Sundhedsstyrelsens vejledning om ordination og håndtering af lægemidler af den 30. juni 2006. Instruksen bør definere medicin og angive ansvarsfordelingen blandt medarbejderne samt beskrive oplæringen af medarbejderne. Ligeledes bør instruksen forholde sig til hele håndteringen af medicin, fra ordinationen modtages, til emballagen bortskaffes, og forholdsreglerne ved fejlmedicinering og andre utilsigtede hændelser bør tydeligt fremgå. Ligeledes gøres opmærksom på, at alle lægemidler, her under håndkøbsmedicin, bør være lægeordineret, når det udleveres af medarbejderne. Ved sidste tilsyn blev det påpeget af tilsynsteamet, at der skal udarbejdes en medicininstruks på Koglely, og det skal sikres, at fejlmedicinering anvendes til fremtidig læring. Tilsynet anbefaler derfor, at der udarbejdes en fælles overordnet instruks i medicinhåndtering gældende for hele Koglen, som så udmøntes konkret på hver afdeling. Medarbejdere og medarbejderforhold Granhuset har 16 medarbejdere en afdelingsleder, en faglærer, to nattevagter samt ti pædagoger, hvor af cirka halvdelen er uddannede. Pædagogerne, der er fire kvinder og seks mænd, arbejder efter en rulleplan, og der er tre pædagoger på arbejde om dagen og om aftenen. En af pædagogerne er sovende døgnvagt, og desuden er der en vågen nattevagt. Der er ansat to faste vikarer, og der er desuden tilknyttet et antal timelønnede vikarer. På Koglen er der endvidere ansat en økonoma, en psykolog og tre socialrådgivere, som afdelingerne trækker på efter behov, samt skolelærere, der til daglig arbejder i de enkelte afdelinger. Faglig udvikling Granhuset afholder personalemøde hver 14. dag. Afdelingslederen har lige afholdt MUS, og medarbejderne ønsker en samtale hvert år frem over. Der blev blandt andet talt om kursus ønsker, og der planlægges et internt kursus om kognitive behandlingsformer i starten af 2010. Medarbejderne får supervision ved en ekstern supervisor cirka hver sjette uge. Arbejdsmiljø Koglen har et LMU, og ledelsen oplever en god stemning på møderne, mens medarbejderne ikke oplever, at samarbejdet fungerer optimalt. Medarbejderne i Granhuset og Lærkehuset har ingen tillidsrepræsentant og heller ingen sikkerhedsrepræsentant, men de har en medarbejderrepræsentant i LMU. For de andre medarbejdere er LMU ikke nærværende, og dagsordener og referater læses ikke. Ledelsen og medarbejderne har gensidige forventninger om, at alle kan og skal bidrage til at skabe en velfungerende arbejdsplads, men samarbejdet halter. I Granhuset og Lærkehuset er der rejst to medarbejdere i hvert hus i de sidste to år, og i Granhuset har der været to afdelingsledere i de sidste tre år. I Granhuset er medarbejderne tilfredse med deres nuværende afdelingsleder, som har været ansat i stillingen i cirka ét år, og i den periode har medarbejdergruppen været stabil. Begge parter ser det som en fordel, at afdelingslederen har været medarbejder på Koglen i mange år og har kendskab til sproget og kulturen, hvilket giver en gensidig tryghed, som er befordrende for fagligheden. Afdelingslederen får ledelsesmæssig sparring gennem ugentlige møder med de øvrige afdelingsledere og forstanderen. Side 6
Ved sidste tilsyn blev det påpeget af tilsynsteamet, at der skal udarbejdes en ny APV, når der sker væsentlige ændringer i en organisation, som for eksempel udvidelsen af tilbuddet med fem åbne pladser på Koglely. Der er ikke udarbejdet en ny APV. Ifølge forstanderen er forklaringen, at en afdeling skal være igennem den første del af etableringsfasen, før det giver mening at lave en APV. Forstanderen oplyser, at Koglen forventer at udarbejde elektronisk APV samtidig med de øvrige tilbud i regionen i vinteren 2009-2010. I Granhuset vurderes sygefraværet til at være lavt, og der er ingen langtidssygemeldte eller sygemeldinger relateret til arbejdet. I Lærkehuset vurderes sygefraværet til at være højere. Tilsynet vurderer, at mulighederne i LMU bør udnyttes bedre af såvel ledelsen som medarbejderne. LMU kan styrke arbejdsmiljøet ved at give ledelsen vigtige informationer om medarbejdernes trivsel og sikre medarbejderne medindflydelse og medbestemmelse. Medarbejderne opfordres til at udnytte deres mulighed for repræsentation i LMU, blandt via valg af tillids- og sikkerhedsrepræsentanter. Andre forhold Granhuset har en døgntakst på 5.922 kr. Der ud over har den interne skole en takst på 589 kr. per dag. Side 7