1 Multimedieskat 2 Ansættelsesretlige aspekter 3 Vederlagsaftalen 4 Administration af bruttolønsordning - outsourcing
1 Multimedieskat Af advokat Jakob Krogsøe Som en del af Forårspakken introduceredes en ny multimediebeskatning, som under ét indebærer en beskatning af en række multimedier, når arbejdsgiveren stiller et eller flere af disse til rådighed for en ansats private benyttelse. Bestemmelsen samler beskatningen af multimedier, der tidligere har været reguleret i forskellige bestemmelser med forskelligt skattemæssigt indhold. Bestemmelsen om multimediebeskatning, der blev vedtaget af Folketinget i maj 2009, har virkning fra og med indkomståret 2010. Bestemmelsen, der indføres i ligningslovens 16, stk. 12, udvider på en række punkter beskatningsgrundlaget og indsnævrer mulighederne for at medbringe en erhvervsmæssig mobiltelefon og bærbar pc til hjemmet. På den anden side giver den maksimerede værdi af multimedier på 3.000 kr./årligt, jf. nærmere nedenfor, mulighed for skattemæssigt favorable bruttolønsordninger. Hvad anses for et "multimedie" Efter bestemmelsen omfatter multimedier computer med sædvanligt tilbehør, telefon samt adgang til datakommunikation via en internetforbindelse (med og uden adgang til arbejdsgiverens netværk). Ved sædvanligt tilbehør forstås efter lovforarbejderne almindeligt forekommende tilbehør til en computer, dvs. skærm, softwareprogrammer, printer m.v. af almindelig størrelse og standard. Der er, som det fremgår, tale om et temmelig rummeligt afgrænsningskriterium, hvis formål er at give mulighed for at følge den løbende teknologiske udvikling på området. Der er imidlertid ingen tvivl om, at denne fleksible afgrænsning aktuelt giver og fremtidigt vil give anledning til en række spørgsmål, f.eks. i relation til hvor stor en computerskærm med indbygget tv-tuner må være, før der ikke længere er tale om "sædvanligt" tilbehør. I forarbejderne angives som eksempel, at en 50" fladskærm med indbygget tv-tuner eller en avanceret foto-printer ikke vil blive anset for sædvanligt tilbehør. I et netop offentliggjort svar fra Skatterådet har Skatterådet afvist at anse PC-/TV-skærme med indbygget tvtuner på henholdsvis 32", 37" og 42" for omfattet af ligningslovens 16, stk. 12. Telefon omfatter almindelig fastnettelefon eller mobiltelefon. Som efter de hidtil gældende regler omfattes både de tilfælde, hvor telefonen er oprettet i arbejdsgiverens navn, og hvor arbejdsgiveren fuldstændigt eller op til et bestemt beløb betaler eller refunderer den ansattes telefonudgifter. Telefon dækker både oprettelses-, abonnements- og forbrugsudgifter ved telefonen samt sædvanlige telefonserviceydelser, der er en del af abonnementet. Telefon omfatter derimod som hidtil ikke arbejdsgiverens tilskud til telefon. Datakommunikation via en internetforbindelse omfatter eksempelvis en ISDN-, en ADSL- eller anden bredbåndsforbindelse, og uanset om den ansatte har adgang til
arbejdsgiverens netværk eller ej. Beskatningskriteriet - privat rådighed Multimediebeskatningen retter sig som for øvrige personalegoder og i øvrigt som hidtil mod den private rådighed. Multimediebeskatningen er en rådighedsbeskatning, der er uafhængig af omfanget af den faktiske benyttelse. Da det kan være vanskeligt at kontrollere, hvornår et multimedie er til rådighed for privat anvendelse, opstiller man i ligningspraksis en bevisformodning for privat rådighed, når den ansatte tager multimediet med hjem. Denne bevismæssige formodning vil kun i særlige tilfælde kunne afkræftes. Det afgørende er således, om multimediet tages med hjem. Det forhold, at en ansat på arbejdspladsen får stillet mobil og bærbar pc til rådighed og har mulighed for at tage dem med hjem udløser ikke i sig selv beskatning, hvis den ansatte rent faktisk ikke tager dem med hjem, men efterlader dem på arbejdspladsen. Privat brug af multimedier på arbejdspladsen udløser som udgangspunkt ikke multimediebeskatning. Formodningen for privat rådighed over multimedier gælder også multimedier, der af arbejdsgiveren er stillet til udelukkende erhvervsmæssig rådighed, hvis disse tages med hjem efter arbejde. Dette gælder også, hvor den ansatte - uden at være på en særlig rådigheds- /tilkaldevagt - blot generelt forventes at stå arbejdsmæssigt til rådighed hjemme. Det gælder imidlertid, at der skal være en konkret arbejdsmæssig begrundelse for at tage pc'en og/eller mobiltelefonen med hjem. Herudover skal en række andre betingelser være opfyldt, hvis beskatning skal undgås. En konkret arbejdsmæssig begrundelse for at tage et multimedie med hjem betyder, at det skal være konkret nødvendigt for at kunne udføre arbejdet, at der er rådighed over et multimedie hjemme. Som eksempler på sådanne konkrete arbejdsmæssige begrundelser kan nævnes tilkalde-/rådighedsvagt eller andet konkret behov for at kunne anvende mobiltelefon/pc (f.eks. et aftentelefonmøde eller et konkret projekt, der arbejdes på - og som kræver en pc med særligt programmel.) I disse situationer vil den ansatte kunne fritages for multimediebeskatning, hvis særlige betingelser er opfyldt. PC med særligt programmel til hjemlån En ansat, der har rådighed over en bærbar pc på arbejdspladsen, kan ikke tage denne med hjem til brug for arbejde hjemme. Hvis beskatning skal undgås, skal der være tale om en særlig "hjemlåns"-pc, som arbejdsgiveren råder over i begrænset antal, og som indeholder særligt programmel, som er nødvendigt for arbejdets udførelse (almindeligt tekstbehandlingsprogrammel regnes ikke som særligt programmel). Herudover skal der være tale om undtagelsesvise tilfælde, som er arbejdsmæssigt begrundede. SKAT har beskrevet dette nærmere i en netop offentliggjort Vejledning af 24. november 2009. I samme vejledning anføres det, at arbejdsgiveren skal føre stikprøvekontroller med, om hjemlånsaftalerne overholdes. Uden for disse tilfælde, herunder i forbindelse med en tjenesterejse, vil en bærbar pc ikke kunne tages med hjem. Således vil en montør, der råder over en specialindrettet værkstedsvogn, der påbegynder og slutter arbejdsdagen på bopælen og som ikke bliver beskattet af værkstedsvognen - ikke kunne have en arbejdsnødvendig bærbar pc som udgør en del af det nødvendige arbejdsudstyr med hjem i værkstedsvognen uden at blive multimediebeskattet. Dette har Skatterådet fastslået i et netop offentliggjort bindende svar. (Vedkommende er ikke på tjenesterejse.) Udgangspunktet vil således være, at der indtræder en multimediebeskatning, hvis en bærbar pc uanset af hvilken grund (bortset fra de nævnte helt undtagelsesvise tilfælde) medtages til bopælen. Mobiltelefon Tilsvarende gælder, når en mobiltelefon tages med hjem.
En mobiltelefon kan kun tages med hjem, uden at dette udløser multimediebeskatning, hvis der foreligger en konkret arbejdsmæssig begrundelse, f.eks. tjenesterejse dagen efter, tilkalde-/rådighedsvagt, eller fordi den ansatte har en konkret arbejdsmæssig begrundelse for at råde over mobiltelefonen hjemme om aftenen. Et generelt ønske om at kunne være til rådighed på mobiltelefonen om aftenen hjemme, fritager derfor som udgangspunkt ikke for beskatning. Derimod behøver der efter Skatterådets opfattelse - i netop offentliggjorte bindende svar - ikke at være tale om en egentlig tilkalde- /rådighedsvagt, hvis det blot er nødvendigt for den pågældende for at kunne udføre sit arbejde hjemme om aftenen, at den ansatte tager mobiltelefonen med hjem. Det er imidlertid en betingelse, hvis beskatning skal undgås i de konkret arbejdsmæssigt begrundede situationer, at der mellem den ansatte og arbejdsgiveren indgås en tro og love erklæring om, at mobiltelefonen ikke må benyttes privat, og at arbejdsgiveren fører kontrol hermed. Kontrolforpligtelsen svarer efter ministeriets udtalelser i tilknytning til lovforslaget til hidtidig praksis. Det har imidlertid ikke fremgået af tidligere Ligningsvejledninger, at arbejdsgiveren skulle føre kontrol hermed, ligesom der så vidt ses heller ikke foreligger tidligere offentliggjorte afgørelser herom. Lovforslaget giver ingen anvisninger på, hvorledes arbejdsgiverens kontrol praktisk forventes udøvet. SKAT har derimod nu i nævnte Vejledning af 24. november d.å. beskrevet nærmere, hvorledes arbejdsgiverens kontrol forventes udøvet og dokumenteret. Kontrolkravet har siden lovforslagets fremsættelse været udsat for en betydelig kritik fra arbejdsgivere og arbejdsgiver- /brancheorganisationer. Så vidt jeg er orienteret, anser SKAT Vejledningen for at indeholde en lempelse af kontrolpligtens indhold i forhold til de oprindelige udmeldinger. Efter Vejledningen anses en arbejdsgiver for at have opfyldt sin kontrolforpligtelse, hvis: Der foretages en overordnet gennemgang af telefonregningerne, hver gang de modtages, for at se, om regningen afviger fra et normalt erhvervsmæssigt forbrug, store udsving i regningerne, eller om der er sket betalinger/donationer fra telefonen, og Der - baseret på denne overordnede gennemgang - foretages et efter forholdene passende antal stikprøver af opkaldslisterne. Hvis der ikke er fejl i stikprøverne, vil kontrolkravet normalt være opfyldt ved årlige stikprøver, der omfatter 5 % af arbejdsmobiltelefonerne for en regningsperiode på en måned. Hvis gennemgangen af opkaldslisterne giver anledning til mistanke, skal arbejdsgiveren undersøge dette nærmere. SKAT er opmærksom på, at persondataloven forhindrer arbejdsgiveren i at registrere de udgående opkald fra en medarbejders telefon, og at det fra teleselskaberne alene er muligt at få indsigt i de første 6 cifre i et kaldt nummer. Hvis dette ikke afklarer mistanken om privat brug, skal arbejdsgiveren efter Vejledningen "på anden måde" eventuelt i fællesskab med medarbejderen afklare dette nærmere. Arbejdsgiverens kontrol skal endvidere kunne dokumenteres over for SKAT. Dette indebærer, at der skal foreligge tro og love erklæringer, og at det på opkaldslisterne markeres med signatur og dato, af hvem og hvornår kontrollen er gennemført, ligesom "mistænkelige" opkald skal markeres. Læs vejledningen fra SKAT Det skal understreges, at spørgsmålet om tro og love erklæringer for mobiltelefoner, særlige erhvervsmæssige begrundelser for at tage pc/mobil med hjem i tilfælde af forestående tjenesterejse, rådigheds-/tilkaldevagt kun er relevante, hvis den ansatte ikke i forvejen er multimedieskattepligtig af et eller flere multimedier. Har en ansat f.eks. fået en arbejdsgiverbetalt internetforbindelse i hjemmet, øger det ikke multimediebeskatningen, om han også har privat rådighed over andre multimedier. Beskatningsgrundlaget Multimediebeskatningsgrundlaget udgør 3.000 kr./årligt, uanset om den ansatte har ét eller flere multimedier til rådighed. Hvis multimedier kun er til rådighed en del af året, f.eks. hvor den pågældende bliver ansat midt i året, nedsættes beskatningsgrundlaget forholdsmæssigt svarende til det hele antal måneder, hvori multimediet ikke har været til rådighed.
Efter de hidtil gældende regler har der været skattefrihed med hensyn til computer med tilbehør og datakommunikationsforbindelse i hjemmet. Dette videreføres ikke. Efter de hidtil gældende regler har beskatningsgrundlaget for fri telefon kunnet nedsættes med den ansattes egne telefonudgifter, herunder den ansattes fulde eller delvise egenbetaling til arbejdsgiveren. Dette videreføres heller ikke. Herudover gælder multimediebeskatningen i forhold til den enkelte ansatte. Dette betyder, at hvis begge ægtefæller i en husstand af deres arbejdsgiver hver får stillet multimedier til rådighed, skal begge multimediebeskattes. af et skattepligtigt aktiv af samme værdi. De nye regler om værdiansættelse af multimedier på 3.000 kr./årligt vil derfor indebære, at bruttolønsordninger - hvis SKATs betingelser for at anerkende en sådan er opfyldt - vil kunne etableres med fordel forudsat der er tale om multimedier, der samlet udgør en handelsværdi over 3.000 kr. Dette kan illustreres med følgende - forenklede - eksempel: En medarbejder ønsker multimedier f.eks. telefon og pc til en årlig leasingydelse på 12.000 kr. Medarbejderen tjener 300.000 kr. årligt. Forenklet vil regnestykket for en medarbejder se sådan ud: Efter lovforarbejderne betyder multimedieskatten med skattereformens samtidige nedsættelse af indkomstskatten at ansatte højst vil skulle betale 1.225 kr. i skat (med en marginalskattesats på 40,9 %) og ca. 1.700 kr. (med højeste marginalskattesats på ca. 56 %.) Det forventes, at multimedieværdien gøres til A- indkomst med deraf følgende pligt for arbejdsgiveren til at indberette og indeholde A-skat af værdien. Lønindkomst Skat 50 % Netto Leasingydelse Til rådighed 300.000 kr. 150.000 kr. 150.000 kr. 12.000 kr. 138.000 kr. Bruttolønsordninger Som anført ovenfor medfører den nye multimedieskattebestemmelse på en række punkter en udvidelse af beskatningsgrundlaget i forhold til hidtil. På den anden side giver den lempelige skattemæssige værdiansættelse på 3.000 kr./årligt, mulighed for at etablere økonomisk favorable bruttolønsordninger for de ansatte, hvis arbejdsgiveren og den ansatte kan blive enige om det. Dette skyldes, at den faktiske værdi af multimedierne oftest overstiger den skattemæssige værdi af disse. En bruttolønsordning indebærer, at en arbejdsgiver stiller et gode til rådighed for en ansat mod, at den ansattes bruttoløn reduceres helt eller delvist med værdien af godet. En bruttolønsordning kan i princippet etableres for alle typer af aktiver. Der er imidlertid kun økonomiske fordele forbundet med en sådan ordning, hvis den skattepligtige værdi af aktivet ansættes til en lavere værdi end markedsværdien af aktivet. Det kan m.a.o. ikke betale sig at etablere en bruttolønsordning, hvis nedgangen i bruttolønnen blot modsvares Hvis bruttoordningen etableres under samme forudsætninger, medarbejderen går 12.000 kr. (svarende til leasingydelsen) ned i løn og arbejdsgiveren stiller de samme multimedier til rådighed, ser regnestykket således ud: Lønindkomst Multimedieskat Skattepligtig indkomst Skat 50 % Til rådighed (288.000-145.500) 288.000 kr. 3.000 kr. 291.000 kr. 145.500 kr. 142.500 kr. Ordningen indebærer således i dette forenklede eksempel en skattebesparelse for medarbejderen på 4.500 kr. årligt. Der skal i den forbindelse gøres opmærksom på, at hvis
Overenskomster, som parterne er bundet af, skal kunne rumme den ændrede vederlagsaftale Den aftalte reduktion af lønnen skal løbe over én hel lønaftaleperiode. Som hovedregel må perioden ikke være mindre end 12 måneder Et allerede erhvervet krav på kontant løn kan ikke konverteres til en naturalieydelse uden at være i strid med kildeskattelovens 46, stk. 3 (modregningsforbuddet) Arbejdsgiveren skal stille det pågældende aktiv til rådighed (dvs. enten være ejer eller lejer af godet) for den ansatte og bære den økonomiske risiko herfor. Dette indebærer, at den ansattes kontante lønnedgang skal være et på forhånd fastsat beløb, der ikke reguleres i takt med den ansattes forbrug af godet eller af de løbende omkostninger for arbejdsgiveren ved at stille godet til rådighed. Aftalen skal være frivillig for den ansatte, og den ansatte skal have mulighed for at kunne opsige aftalen. arbejdsgiveren stiller goderne direkte til rådighed for medarbejderens familie, vil medarbejderen udover multimediebeskatning af de goder, medarbejderen har fået stillet til sin egen rådighed, også blive beskattet af de goder, som stilles til rådighed for andre i husstanden. Medarbejderen beskattes i så fald af handelsværdien af disse goder som et lønaccessorium. Disse "andre" multimedier er m.a.o. ikke omfattet af den skematiske værdiansættelse, og medarbejderen opnår derfor ikke for så vidt angår disse den værdiansættelsesmæssige rabat, der begrunder hele fordelen ved at finansiere anskaffelsen af aktiverne gennem en kontantlønsnedgang. I den situation forsvinder fordelen ved betaling med kontantlønsnedgang. Hvis en eller flere af disse betingelser ikke er eller kan opfyldes, kan bruttoordningen ikke godkendes skattemæssigt. Afslutningsvis bemærkes, at den skattemæssige gyldighed af en bruttolønsordning beror på, om de kriterier, som SKAT har fastsat, kan opfyldes. Betingelserne, som SKAT har fastsat, er følgende - som alle skal være opfyldt: Der skal foreligge en ændret vederlagsaftale, som indebærer en reel fremadrettet nedgang i den kontante løn
2 Ansættelsesretlige aspekter Af advokat Tina Reissmann og advokat Sussi L. Skovgaard-Holm Hvilke ansættelsesretlige overvejelser bør man som arbejdsgiver gøre sig, inden medarbejderne tilbydes multimedier som personalegode? Er det muligt for medarbejderne helt at undgå multimediebeskatningen? Og hvilken betydning har det i forhold til de ansættelsesretlige regler, at et tilbudt multimediegode finansieres via en kontantlønnedgang? Reaktionerne på multimedieskatten blandt arbejdsgivere og medarbejdere kan inddeles i to hovedgrupper; dem, der ser multimedieskatten som en økonomisk belastning, som de så vidt mulig ønsker at undgå, og dem, der ser multimedieskatten som en mulighed for at optimere medarbejdernes aflønning ved at tilbyde medarbejderne en række - og gerne flest mulige - goder, der er omfattet af multimedieskatten. Uanset hvilken indgangsvinkel man har til multimedieskatten - og dermed hvilket resultat man søger - er der i forhold til begge scenarier en række problemstillinger, man skal være opmærksom på i relation til medarbejderne. På det ansættelsesretlige område relaterer spørgsmålet om muligheden for at undgå multimediebeskatningen sig imidlertid ikke kun til de skatteretlige betingelser for at blive undtaget fra beskatningen, men også til om medarbejdere kan undgå beskatning ved at returnere de multimedier, som de har fået udleveret til brug i hjemmet eller afvise at modtage sådanne arbejdsredskaber fra arbejdsgiveren. Således har en række fagforeninger gjort sig til talsmænd for, at medarbejderne blot skal aflevere multimedierne til deres arbejdsgiver, medmindre arbejdsgiveren ønsker at kompensere dem økonomisk for multimedieskatten. Om en sådan returnering eller afvisning af et multimedie, der tillige fungerer som et arbejdsredskab, er mulig efter de ansættelsesretlige regler, vil i høj grad afhænge af den enkelte medarbejders stilling. 1 Kan medarbejderne undgå multimedieskatten? Scenariet, hvor medarbejderne ønsker at undgå multimediebeskatningen, relaterer sig til to hovedproblemstillinger; dels om medarbejderne - i overensstemmelse med de ansættelsesretlige regler - kan undgå beskatningen ved at afvise eller returnere multimedier, dels om medarbejderne - såfremt de i udgangspunktet ikke er omfattet af multimedieskatten - kan videreføre hæftelsen for multimedieskatten til arbejdsgiveren, hvis de mod forventning alligevel beskattes af de multimedier, der er stillet til rådighed. 1.1 Returnering eller afvisning af multimedier I hvilket omfang det er muligt at stille multimedier til rådighed til brug for medarbejdernes arbejde, uden at disse omfattes af multimedieskatten, er et rent skatteretligt spørgsmål, hvorfor der i det hele henvises til den skatteretlige fremstilling herom.
Såfremt en medarbejder besidder en stilling, hvor det er en forudsætning for ansættelsen, at medarbejderen står til rådighed uden for almindelig arbejdstid, vil en sådan returnering/afvisning formentlig udgøre en misligholdelse af ansættelsen med mulighed for ansættelsesretlige reaktioner. Hvis derimod medarbejderen - begrundet i et ønske om øget fleksibilitet for medarbejderen - blot gives mulighed for at få stillet multimedier, som eksempelvis en hjemmearbejdsplads, til rådighed, uden at det herved forudsættes, at medarbejderen skal udføre arbejde hjemmefra, vil medarbejderen formentlig være berettiget til at returnere/afvise multimedierne. Vurderingen heraf vil dog i høj grad afhænge af de indgåede aftaler i forbindelse med - eksempelvis - etableringen af en hjemmearbejdsplads. 1.2 Arbejdsgiverens mulige hæftelse for medarbejderens multimediebeskatning En anden potentiel - men ikke mindre væsentlig - problematik er, hvilke konsekvenser det skal have, når medarbejdere har fået stillet multimedier til rådighed uden for arbejdspladsen under sådanne betingelser, at de er undtaget fra multimedieskatten, men medarbejderne alligevel beskattes eksempelvis under henvisning til, at arbejdsgiveren ikke har opfyldt sin kontrolforpligtelse i forhold til SKAT. I retspraksis er der taget stilling til lignende situationer i relation til arbejdsgiveres fejlagtige udbetaling af skattefri diæter, i hvilken forbindelse arbejdsgiverne er blevet anset for forpligtet til at kompensere medarbejderne økonomisk for skattemyndighedernes senere tilsidesættelse af diæternes skattefrihed. I disse sager henvises der blandt andet til, at medarbejderne havde handlet i overensstemmelse med arbejdsgivernes instruktioner i relation til betingelserne for udbetaling af skattefri diæter, hvorfor medarbejderne havde en berettiget forventning om skattefrihed, og arbejdsgiverne derfor var nærmest til at bære den økonomiske risiko for fejlen. Såfremt man som arbejdsgiver vælger at etablere en ordning med vagttelefoner og lignende, der er undtaget fra multimedieskatten, består der med andre ord en risiko for at komme til at hæfte i forhold til medarbejderne, såfremt det beror på arbejdsgiverens forhold, at medarbejderne alligevel beskattes af multimediet. Ved anvendelsen af sådanne ordninger er det derfor væsentligt som arbejdsgiver at gøre sig klart, om det realistisk vil være muligt at efterleve den af SKAT fastsatte kontrolforpligtelse. 2 Når multimedier stilles til rådighed I det andet scenario, hvor multimedier netop stilles til rådighed - herunder eventuelt mod nedgang i kontantlønnen - relaterer de ansættelsesretlige forhold, man som arbejdsgiver bør overveje, sig til håndteringen af ordningen både ved etableringen, under ansættelsen og i tilfælde af fratrædelse. 2.1 Deltagerkredsen Hvis en arbejdsgiver beslutter at etablere en multimedieordning, skal alle medarbejdere ikke nødvendigvis tilbydes multimedier. Men når man som arbejdsgiver afgrænser, hvem der skal tilbydes godet, er det imidlertid væsentligt at være opmærksom på den almindelige ansættelsesretlige beskyttelseslovgivning, herunder blandt andet lov om tidsbegrænset ansættelse, ligebehandlingsloven, forskelsbehandlingsloven og deltidsloven. Disse beskyttelseslove fastlægger nemlig generelt, at det ikke er tilladt at diskriminere medarbejdere, der er beskyttet af denne lovgivning ved at tilbyde dem ringere ansættelsesvilkår end andre sammenlignelige medarbejdere. Som følge heraf er det eksempelvis i strid med lov om tidsbegrænset ansættelse generelt at udelukke tidsbegrænset ansatte fra at få multimedier stillet til rådighed, såfremt sådanne goder stilles til rådighed for fastansatte i sammenlignelige stillinger. Tilsvarende vil det være i strid med deltidsloven generelt at undtage deltidsansatte fra en multimedieordning, der i øvrigt gælder for sammenlignelige fuldtidsansatte. Særligt i forhold til tidsbegrænset ansatte er det dog muligt via et generelt anciennitetskrav - eksempelvis 6 måneder eller 1 år - at sikre en vis begrænsning i deltagerkredsen. Det er dog som nævnt en forudsætning, at anciennitetskravet er generelt og således stilles i forhold til både fastansatte og tidsbegrænset ansatte medarbejdere.
For overenskomstdækkede medarbejdere er det endvidere væsentligt at være opmærksom på, om det efter overenskomstens bestemmelser overhovedet er muligt at lade multimedier indgå i aflønningen, herunder eventuelt i kombination med en bruttolønsordning. Dette vil som udgangspunkt afhænge af, om overenskomstområdet er et minimal- eller normallønsområde, men bør afklares endeligt med overenskomstparterne. Overenskomsternes mulige begrænsning i forhold til deltagerkredsen afspejles endvidere i de skatteretlige betingelser for etableringen af en bruttolønsordning, idet det netop er en betingelse, at kontantlønnedgangen for overenskomstdækkede medarbejdere skal kunne indeholdes i overenskomsten. 2.2 Ordningens omfang Ved afgrænsningen af ordningens omfang sætter de skatteretlige regler de ydre grænser for, hvilke goder der kan omfattes af en multimedieordning. Inden for dette område er det op til den enkelte arbejdsgiver at vurdere, hvilke goder der skal stilles til rådighed for medarbejderne, herunder om der alene skal stilles goder til rådighed, der anvendes delvist arbejdsrelateret og delvist privat, eller om der tillige skal stilles goder til rådighed udelukkende med henblik på medarbejderens private anvendelse. Såfremt multimedierne stilles til rådighed som led i en bruttolønsordning, vil de skattemæssige betingelser for at deltage i en sådan ordning dog også kunne inddrages ved afgrænsningen af deltagerkredsen, idet opfyldelsen af disse betingelser netop er en forudsætning for, at arbejdsgiveren lovligt kan fradrage udgifterne til multimedierne i medarbejderens bruttoløn. Idet det blandt andet er en betingelse for etablering af en bruttolønsordning, at aftalen med medarbejderen som udgangspunkt indgås for minimum 12 måneder, vil dette kriterium i sig selv kunne medvirke til, at en stor andel af de tidsbegrænsede ansatte ikke vil kunne deltage i en bruttolønsordning, fordi de som følge af tidsbegrænsningen ikke er ansat i mindst 12 måneder fra ordningens ikrafttræden. I forhold til forbrugsafhængige goder - eksempelvis telefonabonnementer og mobilt bredbånd - vil det endvidere ofte være relevant at aftale et loft for medarbejderens forbrug, når godet stilles til rådighed for medarbejderen. 2.3 Ansættelsesbevisloven Efter ansættelsesbevisloven er en arbejdsgiver forpligtet til skriftligt at underrette en medarbejder om alle væsentlige vilkår for ansættelsen, herunder den ved tiltrædelsen aftalte løn og de løndele, der ikke er indeholdt heri. I konsekvens heraf skal multimedier, der tilbydes medarbejdere som et personalegode, og som dermed udgør en del af aflønningen, fremgå af medarbejdernes ansættelsesbevis. Modsætningsvis er det ikke et krav efter ansættelsesbevisloven, at multimedier, der stilles til rådighed som et arbejdsredskab, angives i ansættelsesbeviset, men for sådanne multimedier vil en række andre hensyn, herunder begrænsninger i forhold til anvendelsen, kunne begrunde en regulering i ansættelsesbeviset. Tilsvarende gør sig gældende, såfremt et multimedie under ansættelsen stilles til rådighed som respektive et personalegode, respektive et arbejdsredskab. Efter ansættelsesbevisloven skal en arbejdsgiver blot give skriftlig besked om en ændring i ansættelsesvilkårene senest 1 måned efter, at ændringen er trådt i kraft.
Det vil således være tilstrækkeligt, at medarbejderne modtager den skriftlige orientering om ændringen efter, at multimediet er stillet til rådighed. Såfremt der fra arbejdsgiverens side er fastsat betingelser for rådigheden over multimediet, eller dette stilles til rådighed via en bruttolønsordning, vil det det dog aftaleretligt - og i forhold til bruttolønsordninger også skatteretligt - være et krav, at medarbejderne forinden har accepteret betingelserne for ordningen, jf. også artiklen om vederlagsaftalen. 2.4 Bevarelse af goder under orlov Under en medarbejders afholdelse af orlov vil arbejdsgiveren ofte have en interesse i at lade medarbejderen beholde sine personalegoder for derved at sikre, at medarbejderens tilknytning til virksomheden bevares, og at medarbejderen er tilgængelig pr. telefon eller email. Hertil kommer, at det kan være administrativt besværligt at inddrage goderne under orloven, og at arbejdsgiveren i visse situationer fortsat skal betale for godet, selvom dette er inddraget fra medarbejderen. Det er dog væsentligt at være opmærksom på, at bevarelsen af personalegoder i en i øvrigt ikke-lønnet orlovsperiode vil have betydning for medarbejderens ferierettigheder, idet bevarelsen af goderne som udgangspunkt vil medføre, at medarbejderen optjener ret til ferie hos arbejdsgiveren. Baggrunden herfor er, at der efter ferielovens regler optjenes ret til ferie i de perioder, hvor medarbejderen modtager hel eller delvis løn, og at bevarelsen af personalegoder i denne forbindelse som udgangspunkt må anses for at udgøre "delvis løn". For medarbejdere omfattet af reglerne om løn under ferie indebærer dette, at der optjenes ret til fuld løn under ferie, selvom "lønnen" i optjeningsperioden alene har været et eller flere personalegoder. De økonomiske konsekvenser er derimod mindre for medarbejdere omfattet af reglerne om ferie med feriegodtgørelse, idet feriegodtgørelsen i givet fald blot skal beregnes af værdien af personalegoderne. Hvis man som arbejdsgiver vil undgå, at medarbejderne optjener fuld løn under ferie - eller feriegodtgørelse - i en i øvrigt ulønnet orlovsperiode, bør goderne således inddrages i den ulønnede orlovsperiode. Omend en sådan inddragelse også følger af, at perioden netop er ulønnet, må det anbefales, at dette også indarbejdes i virksomhedens personalepolitik. Det kan i denne forbindelse også overvejes at give medarbejderne mulighed for at bevare goderne i en ulønnet orlovsperiode mod medarbejderens egen betaling af godet. 2.5 Håndtering af goder ved fratræden Ved fratræden er udgangspunktet, at medarbejderen blot skal aflevere sine personalegoder, herunder multimedier, på fratrædelsestidspunktet. I hvilket omfang, det er muligt at inddrage multimedier på et tidligere tidspunkt, vil afhænge af, om disse er stillet til rådighed som et arbejdsredskab - eksempelvis en bærbar computer - der er omfattet af multimedieskatten grundet muligheden for privat brug - eller om multimediet - eksempelvis fri mobiltelefon - er et personalegode, der udgør en del af medarbejderens aflønning. Hvis multimediet alene er stillet til rådighed som et arbejdsredskab, vil en arbejdsgiver som udgangspunkt frit kunne inddrage dette under ansættelsen, herunder under en fritstilling i forbindelse med en opsigelse. Såfremt multimediet derimod udgør en del af medarbejderens aflønning, vil inddragelse af godet - eksempelvis ved fritstilling - forudsætte en aftale herom med medarbejderen enten i ansættelsesbeviset eller i virksomhedens personalehåndbog. Medarbejderen vil i denne forbindelse som udgangspunkt være berettiget til en økonomisk kompensation svarende til godets skattemæssige værdi i den resterende del af fritstillingsperiode. Om det for en arbejdsgiver er fordelagtigt at inddrage goder i en fritstillingsperiode, eventuelt mod betaling af kompensation, afhænger blandt andet af, om andre medarbejdere skal overtage godet, og hvorledes godet finansieres. Hvis eksempelvis en arbejdsgiver leaser de multimediegoder, der stilles til rådighed, vil arbejdsgiveren oftest fortsat være forpligtet til at betale leasingydelsen til leasingselskabet, hvorfor det i denne situation oftest vil være økonomisk mest fordelagtig at lade medarbejderen bevare godet. Af samme årsag ses det ofte ved finansiering af multimedier i en bruttolønsordning, hvor leasing ofte anvendes, at det aftales, at medarbejderne bevarer multimedierne indtil fratrædelsestidspunktet.
3 Vederlagsaftalen Af advokat Niels Chr. Ellegaard og advokat Henrik Bechgaard I forbindelse med at medarbejderen vælger at gøre brug af en bruttolønsordning, skal der indgås en aftale mellem arbejdsgiver og medarbejder ("vederlagsaftalen"). Vederlagsaftalen bør ikke blot opfylde de skatte- og ansættelsesretlige krav, men tillige tage højde for, at der etableres en aftale mellem parterne om et eller flere goder, som for medarbejderne på mange måder minder om køb eller leje. Det er derfor væsentligt at få aftalt vilkår vedrørende levering, reklamation og support, der afspejler de vilkår og det serviceniveau, som arbejdsgiveren har opnået i aftalen/aftalerne med outsourcingpartneren/leverandørerne. 1 Bruttolønsordningens natur Et af de grundlæggende krav for, at en bruttolønsordning kan anerkendes skatteretligt, er, at det er arbejdsgiveren, der bærer den økonomiske risiko for goderne under bruttolønsordningen. Dette indebærer, at goderne alene stilles til rådighed for medarbejderen. I forholdet mellem arbejdsgiveren og medarbejderen er der således ikke tale om køb på afbetaling eller lignende, uanset at medarbejderen "betaler" for godet via træk i sin bruttoløn, og de almindelige forbrugerbeskyttelsesregler finder derfor ikke anvendelse. Da arbejdsgiveren skal bære den økonomiske risiko for goderne, vil arbejdsgiveren ofte have sikret, at medarbejderne i vidt omfang er beskyttet på mindst samme niveau, som forbrugerbeskyttelseslovgivningen kræver. Der er imidlertid ingen regler, der fastlægger serviceniveauet, og det er derfor op til arbejdsgiveren at fastlægge dette under hensyntagen til sine aftaler med outsourcingpartneren/leverandørerne. Det er væsentligt at have bruttolønsordningens natur for øje i forbindelse med udarbejdelse af vederlagsaftalen. Vederlagsaftalen er således hverken en købs- eller lejeaftale. Vederlagsaftalens primære opgave er derimod at opfylde et skatteretligt krav i forhold til ordningens gyldighed, da vederlagsaftalen fastsætter det beløb, som medarbejderen går ned i løn, mod at denne får stillet et eller flere goder til rådighed. 2 Indgåelse af vederlagsaftalen Vederlagsaftalen udgør ansættelsesretligt et tillæg til medarbejderens ansættelseskontrakt. I forhold til ansættelsesbevisloven har arbejdsgiveren normalt en måned til at opfylde kravene til medarbejderens ansættelsesbevis. Da vederlagsaftalen imidlertid primært er begrundet i opfyldelse af de skattemæssige krav, skal denne indgås senest samtidigt med, at medarbejderen får godet stillet til rådighed. Normalt vil vederlagsaftalen blive indgået i umiddelbar tilknytning til, at medarbejderen vælger at indtræde i en bruttolønsordning. Dette vil typisk foregå på den måde, at medarbejderen via personligt kodeord logger ind på en dedikeret hjemmeside, hvor medarbejderen kan både se og "bestille" de tilgængelige produkter.
Efter at bestillingen er foretaget, skal medarbejderen indgå en vederlagsaftale med arbejdsgiveren. Der er som udgangspunkt ikke noget til hinder for, at der benyttes en web-baseret procedure i forbindelse med aftaleindgåelsen, idet der ikke er krav om skriftlighed eller traditionel underskrift. I forbindelse med en web-baseret model er det dog vigtigt at være opmærksom på de faldgruber, der gør sig gældende for digital aftaleindgåelse, herunder i forhold til medarbejderens forudgående accept af aftalens vilkår. Eksempelvis skal det sikres, at medarbejderen rent faktisk er gjort bekendt med vilkårene, og medarbejderen skal foretage en aktiv handling for at acceptere disse, inden bestillingen foretages. 3 Vederlagsaftalens indhold 3.1 Medarbejderens lønnedgang Vederlagsaftalen skal fastsætte medarbejderens lønnedgang baseret på værdien af de goder, som medarbejderen ønsker at få stillet til rådighed. Der skal være tale om en fremadrettet og reel nedgang i medarbejderens løn. Det er således ikke muligt at indgå aftale om lønnedgang med tilbagevirkende kraft - ligesom et allerede erhvervet krav på løn ikke bagudrettet kan konverteres til et gode. Det er endvidere væsentligt at notere sig, at det skatteretligt kræves, at medarbejderen går ned i løn med det samme beløb i en hel lønaftaleperiode. Lønreduktionen må således ikke justeres løbende på baggrund af det faktiske forbrug af godet. Dette kan give anledning til problemer i forhold til visse typer af goder - eksempelvis forbrugsafregnede telefonabonnementer - såfremt der ikke på forhånd er fastsat et loft over forbruget. Arbejdsgiveren bør derfor ved tilbud af abonnementer sikre sig, at der fastlægges et loft, hvis arbejdsgiveren vil undgå at betale for et uforholdsmæssigt højt forbrug. For så vidt angår lønaftaleperioden vil denne normalt være sammenfaldende med kalenderåret, og lønaftaleperioden vil typisk strække sig over 12, 24 eller 36 måneder afhængigt af, hvilket gode der er tale om. At lønaftaleperioden svarer til kalenderåret indebærer blandt andet, at medarbejdere som ansættes i løbet af et kalenderår, først vil kunne indtræde i bruttolønsordningen pr. 1. januar det efterfølgende år. Kravet om, at lønreduktionen skal gælde i en hel lønaftaleperiode, betyder samtidig, at ordningens varighed som hovedregel skal fastsættes til minimum 12 måneder, se dog punkt 3.6 nedenfor. 3.2 Bestilling og levering af goder Vederlagsaftalen bør nævne, hvorledes bestilling af goderne foregår, og hvorledes levering heraf sker. Beskrivelsen heraf skal svare til det, som arbejdsgiveren har aftalt med outsourcingpartneren/leverandørerne. Ligeledes bør det fremgå, hvordan medarbejderen er stillet i tilfælde af forsinkelse med levering af goderne. Normalt vil dette blot medføre, at løntrækket udskydes. 3.3 Brugsret Det kan være forbundet med en vis tvivl hos medarbejderen i forhold til ejendomsret over godet, der stilles til rådighed. Som nævnt er medarbejderen ikke ejer af godet, uanset at denne via sit løntræk reelt betaler for godet. Desuden kan der være tvivl om den personkreds, som må anvende godet. Det bør derfor fremgå af aftalen, at godet er stillet til rådighed, og således ikke må pantsættes, sælges eller udlejes. Desuden bør det fremgå, at godet alene må anvendes af medarbejderen, og at godet ikke må fjernes fra medarbejderens privatadresse, medmindre dette følger af godets natur - eksempelvis en mobiltelefon. 3.4 Fejl og mangler ved godet At arbejdsgiveren bærer den økonomiske risiko for godet, indebærer at risikoen for fejl og mangler samt forsinkelse som udgangspunkt påhviler arbejdsgiveren. Der er dog ikke lovregler, der fastlægger minimumskrav til serviceniveauet. Det er derfor som ovenfor nævnt væsentligt at få inkorporeret det serviceniveau, som arbejdsgiveren har med sine leverandører/outsourcingpartner i vederlagsaftalen. Overholdes de aftalte serviceniveauer ikke, er det arbejdsgiveren, der må reklamere over for outsourcingpartneren eller leasingselskabet. Arbejdsgiverens risiko kan normalt minimeres ved, at arbejdsgiveren tegner en forsikring. Forsikringsudgifter-
ne kan arbejdsgiveren som udgangspunkt lade indgå som en del af medarbejderens bruttolønnedgang, således at arbejdsgiveren får dækket samtlige udgifter til godet via medarbejderens bruttoløn. Dog skal det beløb, der aftales i lønnedgang med medarbejderen, som nævnt være et på forhånd aftalt beløb, som ikke kan reguleres i forhold til arbejdsgiverens udgifter, herunder hvis forsikringspræmien stiger i pris. 3.5 Skattemæssig risiko Da det er de individuelle forhold hos medarbejderen, som i høj grad er afgørende for, hvorvidt godet kan stilles til rådighed for medarbejderen med skattefordel, vil det være rimeligt, at medarbejderen bærer ansvaret for, at denne opfylder de skattemæssige krav. Der må dog opfordres til, at medarbejderne modtager tilstrækkelig information eller rådgivning til at vurdere, hvorvidt de opfylder de skattemæssige krav. 3.6 Medarbejderens førtidige, frivillige udtrædelse af ordningen Uanset ordningens varighed skal medarbejderen have mulighed for at bringe ordningen til ophør - eventuelt med et rimeligt varsel. Det kan formentlig aftales, at medarbejderen kun kan udtræde af ordningen én gang årligt, eksempelvis i forbindelse med de årlige lønforhandlinger. Arbejdsgiveren vil imidlertid i tilfælde af medarbejderens udtræden af ordningen ofte være bundet af en underliggende aftale om levering af det pågældende gode fra et leasingselskab. Denne risiko påhviler arbejdsgiveren. Ved ordinært udløb af ordningens løbetid vil det være muligt at tilbyde medarbejderen at købe det pågældende gode til markedsværdi, uden at dette medfører beskatning af medarbejderen. Det kan være forbundet med en vis vanskelighed at foretage en retvisende værdiansættelse, men der er praksis, der viser, at medarbejderen kan købe godet mod betaling af et beløb, der svarer til en eller to månedlige ydelser, hvis godet har været til rådighed over en vis periode. Betalingen skal dog ske via nettolønnen. Ordningen vil desuden automatisk ophøre i tilfælde af medarbejderens fratrædelse. Det vil i den situation typisk være i begge parters interesse, hvis medarbejderen ved fratræden har mulighed for at købe godet til eje. Medarbejderens mulighed for at købe godet til eje kan dog næppe udstrækkes til ved aftale at blive en pligt, idet dette antageligt vil være i strid med kravet om, at medarbejderen skal kunne udtræde af ordningen, samt at arbejdsgiveren skal have risikoen for godet. Det er også nødvendigt, at parterne i vederlagsaftalen tager stilling til den situation, at minimumsperioden ganske vist ikke er udløbet, men hvor arbejdsgiverens lønudbetaling til medarbejderen ophører for en kortere eller længere periode. Det kan ske i forbindelse med barsel, orlov eller ferie uden løn. I denne situation vil der således ikke være en bruttoløn, som arbejdsgiveren kan tage sig betalt af. Spørgsmålet opstår derfor, om arbejdsgiveren i vederlagsaftalen kan sikre, at medarbejderen fortsat kan benytte godet i den ulønnede periode, uden at ordningen bringes til ophør - eller alternativt om der kan aftales en midlertidig afbrydelse af betalingen og dermed også tilrådighedsstillelsen af godet. De ansættelsesretlige aspekter af dette er behandlet i dette nyhedsbrevs artikel om ansættelsesretlige forhold. For at undgå at medarbejderne i stort omfang vælger at træde ud af ordningen med henblik på eventuelt at få nyere goder, kan der indsættes en begrænsning i vederlagsaftalen, således at medarbejderen ikke er berettiget til at vælge tilsvarende gode i en kommende lønaftaleperiode, såfremt medarbejdere har opsagt en bruttolønsaftale om et tilsvarende gode. 3.7 Ophør og afbrydelse af ordningen
4 Administration af bruttolønsordning - outsourcing Af advokat Niels Chr. Ellegaard og advokat Henrik Bechgaard Implementeringen og den løbende administration af en bruttolønsordning indeholder mange praktiske aspekter, som spænder fra medarbejderens valg af goder til den løbende administration af ordningen i forhold til håndtering af ydelsesleverandører, levering af goder, løntræk, support ved reklamationer eller fejl, valg af nye goder og praktiske forhold i forbindelse med ophør af ordningen. Arbejdsgiverens organisation er typisk ikke rustet til at varetage disse opgaver, og det vil ofte være uforholdsmæssigt dyrt at lade arbejdsgiverens egen organisation håndtere administrationen. Det bør derfor altid overvejes at outsource administrationen helt eller delvist. 1 Praktiske elementer i en bruttolønsordning Administrationen af en bruttolønsordning vil normalt som minimum bestå af følgende praktiske forhold: Etablering af ordningen (hvilke goder skal tilbydes, og skal arbejdsgiveren eje eller lease disse) Indgåelse af vederlagsaftale med medarbejderen Medarbejderens valg af goder (medmindre arbejdsgiveren ensidigt vælger disse) Indhentelse af tilbud på de enkelte goder (for at sikre bedst mulig pris) Håndtering af leverandører af goderne Sikring af leverance til medarbejderen Løbende løntræk (integration med arbejdsgiverens lønbogholderi) Løbende opdatering af udbud af goder Hotline (servicefunktion i forhold til medarbejderens reklamationer, forespørgsler m.v.) Forsikring af goderne Håndtering ved udløb af aftaleperiode for et gode (tilbagelevering eller medarbejderens køb af godet til markedsværdi). En arbejdsgiver kan vælge at outsource en eller flere af de nævnte opgaver, hvilket i praksis ofte vil være nødvendigt, da arbejdsgiveren normalt ikke tidligere har varetaget sådanne opgaver. Ligeledes vil medarbejderne ofte forvente et højt serviceniveau i forhold til de goder, som stilles til rådighed. 2 Nærmere om indholdet af outsourcingsaftalen 2.1 Rollefordeling Som beskrevet i det skatteretlige indlæg i dette nyhedsbrev, er et af de grundlæggende krav til en bruttolønsordning, at det er arbejdsgiveren, som bærer det økonomiske ansvar for goderne.
vederlagsaftalen med medarbejderen. Vederlagsaftalen vil efter aftale med outsourcingpartneren også kunne indgås via hjemmesiden. Anvendes en hjemmeside, skal indholdet og adgang hertil nærmere fastsættes i outsourcingsaftalen. For så vidt angår indholdet bør al kommunikation på hjemmesiden normalt godkendes af arbejdsgiveren, ligesom arbejdsgiveren løbende bør kunne til- og fravælge de goder, som tilbydes til medarbejderne. Desuden er det væsentligt, at outsourcingpartneren garanterer, at hjemmesiden er tilgængelig (oppetid og svartider). Arbejdsgiveren skal derfor være ejer af eller leasingtager i forhold til de goder, som stilles til rådighed for medarbejderen. En outsourcingpartner må ikke påtage sig denne rolle. Derimod kan outsourcingpartneren være ansvarlig for alle øvrige logistik- og administrationsopgaver. 2.2 Outsourcingspartnerens ansvar Outsourcingpartnerens ydelser vil sædvanligvis kunne kategoriseres således: Administration af ordningen "Kundeservice" Assistance og integration med arbejdsgiverens lønbogholderi og IT-funktion Ordningen vil med fordel kunne udbydes via en dedikeret hjemmeside, hvortil den enkelte medarbejder får et unikt log-in. Medarbejderen foretager sin "bestilling" af goder på denne hjemmeside. Alternativt vil medarbejderen skriftligt (via bestillingsformular, email eller lignende) skulle afgive sin bestilling. I forbindelse med denne bestilling, skal der ligeledes indgås en vederlagsaftale med medarbejderen, jf. indlægget vedrørende For så vidt angår support ("kundeservice"), må det anbefales, at outsourcingpartneren er et "single-point-ofcontact" for medarbejderne. Det vil sige, at medarbejderen skal henvende sig samme sted, uanset om der er problemer med computeren eller mobiltelefonen. Alternativt skal outsourcingpartneren sikre, at der oprettes en dedikeret hotline hos de enkelte underleverandører af goderne, og at telefonnummeret hertil formidles til medarbejderne. Det anbefales under alle omstændigheder, at outsourcingaftalen fastslår, at outsourcingpartneren er ansvarlig for at sikre, at en hotline er til rådighed for medarbejderen. Endvidere bør der fastlægges servicemål i forhold til responstid, reparationer og lignende, således at serviceniveauet i forhold til medarbejderne kan afstemmes. I forbindelse med fastlæggelse af rammerne for support er det væsentligt at sikre, at denne bliver koordineret med arbejdsgiverens egen ITfunktion. Dette er navnlig relevant i forhold til de applikationer, som medarbejderen kan tilgå via computer og mobiltelefon. Denne integration kan sikres ved at aftale procedurer med outsourcingpartneren, der sikrer, at denne informeres om servicevinduer og opdateringer, samt fejl m.v. Varetages hjemmesiden af en outsourcingpartner, er det væsentligt at sikre, at der etableres de nødvendige grænseflader til arbejdsgiverens lønbogholderi, således at arbejdsgiveren får de oplysninger, som er nødvendige for at kunne foretage et korrekt løntræk. I den forbindelse er det væsentligt at sikre, at lønbogholderiet modtager data i et format, som kan integreres i det eksisterende lønsystem, samt at outsourcingpartneren er ansvarlig for, at oplysningerne er korrekte. 2.3 Forholdet til underleverandører Som nævnt tidligere er det arbejdsgiveren, som skal
bære det økonomiske ansvar for de goder, som stilles til rådighed for medarbejderne. Dette indebærer blandt andet, at arbejdsgiveren vil have det egentlige, juridiske aftaleforhold til leverandørerne. Der er imidlertid intet til hinder for, at outsourcingpartneren formidler kontakten til de enkelte leverandører, eller at der indgås en aftale med et leasingselskab, som herefter vil forestå kontakten med leverandørerne. Ofte vil outsourcingpartneren på forhånd have aftale med leverandører eller et leasingselskab, som indebærer, at arbejdsgiveren kan få andel i storkunderabatter. Det må forventes, at de fleste arbejdsgivere vil lease de goder, som stilles til rådighed for medarbejderne. Dette skyldes, at arbejdsgiveren herved undgår omkostninger til finansiering, og at arbejdsgiveren næppe er interesseret i at få goder retur, når medarbejderen ikke længere ønsker at få stillet disse til rådighed. Outsourcingpartneren vil sandsynligvis have etableret et samarbejde med et leasingselskab, hvorfor en eventuel aftale om leasing ligeledes bør indgå i overvejelserne omkring outsourcing. Et vigtigt element i trepartsholdet mellem outsourcingpartneren, arbejdsgiveren og leverandøren/leasinggiveren er, hvorledes betalingen for leverandørens/leasinggiverens ydelser skal foregå. Såfremt outsourcingpartneren har formidlet aftalen mellem arbejdsgiveren og leverandøren/leasinggiveren anbefales det, at outsourcingpartneren tillige forestår afregningen mellem arbejdsgiveren og de enkelte leverandører/leasinggiveren ved, at outsourcingpartneren hver måned sender en samlet faktura til arbejdsgiveren. Betaling til leverandørerne/leasinggiveren sker via løntrækket hos medarbejderne. I forhold til fakturering er det væsentligt at aftale, hvorvidt betalingen til leverandøren/leasinggiveren sker direkte til denne eller gennemfaktureres af outsourcingpartneren. Sker betaling gennem outsourcingpartneren, bør det aftales, at dette sker med frigørende virkning, eller at outsourcingpartneren stiller bankgaranti for videreformidling af modtagne beløb. Desuden bør det aftales, hvilken part der er ansvarlig for opfyldelse af leverandørens forpligtelser. Da det primære aftaleforhold vil være mellem arbejdsgiveren og leverandøren/leasinggiveren, og da outsourcingpartneren normalt alene fungerer som formidler, vil det normalt alene være et forhold mellem leverandøren /leasinggiveren og arbejdsgiveren. Såfremt outsourcingpartneren tillige er koncernforbundet med leverandøren/leasinggiveren vil det imidlertid være oplagt at pålægge outsourcingpartneren yderligere forpligtelser i forhold til leverandøren/leasinggiveren i forhold til dennes opfyldelse af sine forpligtelser. 2.4 Persondata Der vil som regel ske en udlevering af data fra arbejdsgiveren til outsourcingpartneren vedrørende medarbejdere omfattet af ordningen. I det omfang, der er tale om persondata omfattet af persondataloven, vil outsourcingpartneren fungere som databehandler, hvorfor dette forhold skal afklares. Der vil som udgangspunkt ikke være behov for at anmelde outsourcingpartneren til Datatilsynet, da denne som regel udelukkende vil behandle oplysninger undtaget af anmeldelsespligten. Der kan derfor anvendes en ganske standardiseret bestemmelse, hvorefter outsourcingpartneren blandt andet er forpligtet til at træffe fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som skal sikre, at oplysningerne ikke tilintetgøres, misbruges mv. 2.5 Outsourcingpartnerens ansvar for godernes skattemæssige behandling Et kardinalpunkt i forhandlingen af en outsourcingaftale vil ofte være, hvilken part der skal bære ansvaret for, at goderne kan stilles til rådighed med skattefordel. Som det fremgår af indlægget vedrørende skat, er omfanget af de goder, som kan stilles til rådighed med skattefordel, forbundet med usikkerheder. Desuden vil det afhænge af den enkelte medarbejders konkrete forhold, hvorvidt denne er berettiget til at få stillet godet til rådighed med skattefordel. Det er derfor forståeligt, at hverken arbejdsgiveren eller outsourcingpartneren uden videre vil påtage sig ansvaret for den skattemæssige behandling af goderne. Såfremt der er tale om en outsourcingpartner, som tilbyder et færdigt "bruttolønskoncept", må det anses for mest nærliggende, at denne skal tage ansvaret for, at goderne generelt set kan tilbydes med skattefordel. 2.6 Retsvirkning af ophør af outsourcingaftalen Outsourcingaftalen bør nærmere fastlægge rammerne for ophør af outsourcingaftalen, således at det sikres, at
medarbejderne ikke bliver berørt af ophøret. Dette fordrer blandt andet, at outsourcingpartneren loyalt skal medvirke til, at leverandørforhold kan opretholdes, og at outsourcingpartneren skal udlevere alle relevante informationer til arbejdsgiveren. 3 Forsikring Behovet for forsikring opstår i to forhold, idet der dels kan være tale om forsikring af de enkelte goder mod skader, dels forsikring mod betaling af restsum under leasingaftale i tilfælde af førtidig indfrielse. I denne sammenhæng er der behov for at afdække det forhold, at medarbejderen kan sige op/blive sagt op før udløb af leasingperioden eller kan fravælge godet under leasingperioden. En outsourcingpartner vil normalt have kontakt til et forsikringsselskab, som kan tilbyde disse ydelser, idet outsourcingpartneren ikke kan forventes selv at tilbyde disse ydelser. TILBAGE
Kontakt Jakob Krogsøe advokat, associeret partner Skatter og afgifter jkr@plesner.com Tina Reissmann advokat, partner Arbejds- og ansættelsesret tre@plesner.com Niels Chr. Ellegaard advokat, partner It og telekommunikation nce@plesner.com Henrik Bechgaard advokat It og telekommunikation hbd@plesner.com Sussi Lillia Skovgaard-Holm advokat Arbejds- og ansættelsesret sls@plesner.com OM PLESNER. Med 200 jurister og en samlet medarbejderstab på 350 medarbejdere er Plesner et af landets førende internationale advokatfirmaer med specialer inden for alle erhvervs- og offentligretlige områder. Plesners vision er at være Danmarks bedste advokatfirma - det naturlige valg for enhver dansk og udenlandsk virksomhed med behov for erhvervsjuridisk rådgivning." Dette nyhedsbrev er kun til generel oplysning og kan ikke erstatte juridisk rådgivning. Plesner påtager sig intet ansvar for tab som følge af fejlagtig information i nyhedsbrevet eller andre forhold i forbindelse hermed.