Udbudsmateriale for følgende kørselsaftaler for Odder Kommune:

Udbudsmateriale for følgende kørselsaftaler for Odder Kommune: specialklassekørsel kørsel med handicappede børn og unge kørsel med børn og unge med særlige behov for støtte kørsel til genoptræning kørsel i forbindelse med afprøvning af hjælpemidler siddende patientbefordring 1

Forord Odder Kommune har en række lovgivningsmæssige forpligtelser til at sørge for befordring af borgere til og fra en række tilbud beliggende i og uden for kommunen. Nærværende udbudsmateriale beskriver de generelle og specifikke krav, som kommunen stiller til den eller de kommende leverandør(er). Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler, og det vil være muligt at byde på en eller begge delaftaler. Delaftale 1 omfatter kørsel med børn og unge, mens delaftale 2 omfatter en række forskellige kørsler med primært voksne borgere. Tilbud på en eller begge delopgaver skal afgives på den vedlagte tilbudsblanket (bilag 2). På blanketten anføres kontaktoplysninger samt en kilometerpris for varetagelse af opgaven. På blanketten kan ligeledes anføres en alternativ kilometerpris ved tildeling af begge delaftaler. Generelle krav Chaufføren: Det forventes af hensyn til brugerne, at chaufføren taler og forstår dansk. Chaufføren skal yde en korrekt og venlig betjening samt præstere en passagervenlig transport. Chaufføren skal bære uniform eller på anden vis kunne legitimere sig utvetydigt. Chaufføren er underlagt samme tavshedspligt som kommunens ansatte og leverandøren er forpligtet til at orientere chaufførerne herom. Chaufføren skal have ren straffeattest. Chaufføren skal have erfaring med kørsel af handicappede og/eller børn og unge med funktionsnedsættelser. Vogne: De benyttede vogne skal være godkendt til passagertransport og opfylde de til enhver tid gældende regler om indretning og færdselssikkerhed. Alle vogne skal være forsynet med fastmonterede individuelle sikkerhedsseler på alle pladser. Vogne, der benyttes til transport af kørestolsbrugere, skal være udstyret med godkendt udstyr til fastspænding af kørestole. 2

Ensartethed: Odder Kommune lægger stor vægt på, at borgerne har en tryg oplevelse, når de befordres. Derfor er en fast chaufførbemanding af største betydning. Især de daglige ture til og fra skole med kommunens børn og unge skal betjenes af færrest mulige chauffører. Udover faste chauffører opfordres der til, at man har faste afløsere til de dagligt planlagte ture. Specifikke krav I det følgende fremgår de specifikke krav til de forskellige kørselsopgaver i hver af de to overordnede delaftaler. Delaftale 1: Børn og Unge Delaftale 1 omfatter 4 forskellige kørselsopgaver, der hver især beskrives nedenfor. Opgavernes omfang kan variere, men oplysningerne bygger på det nuværende grundlag. Kørselsopgavens navn Omfang Beskrivelse Specialklasserne på Skovbakkeskolen og Hou Skole I øjeblikket drejer det sig samlet set om 24 elever 14 på Skovbakkeskolen og 10 på Hou Skole. Eleverne er i alderen 7 14 år. 2 af eleverne er kørestolsbrugere. Eleverne skal hentes på deres hjemadresser og køres til skole, så de er klar til skoledagens start senest kl. 8.10. Efter skoletid skal eleverne enten køres hjem eller til fritidstilbud på Egholmgård. Én formiddag om ugen skal eleverne fra Hou Skole køres til svømning i Odder Svømmehal sammen med deres lærere. Efter et par timer skal de retur til skolen. Før skoleårets start vil en liste med elevernes navne, adresser og telefonnumre foreligge, således at vognmanden selv kan ruteplanlægge samt informere elevernes hjem om køretider. Sygdom og kendt fravær meddeles direkte til vognmanden. 3

A-klassen på Parkvejens Skole Kørsel med handicappede børn Kørsel med børn og unge med særlige behov for støtte I indeværende skoleår drejer det sig om 9 elever. Eleverne kommer primært fra Odder Kommune, men der kan også forekomme elever fra Århus og Skanderborg kommuner. I indeværende skoleår kommer 1 fra Skanderborg Kommune. I øjeblikket er 12 børn bevilget transport på grund af betydelig og varigt nedsættelse af fysisk eller psykisk funktionsevne. Det kan dreje sig om transport til skole, institution, fysioterapeut etc. Der kan være tale om både daglig, ugentlig og kørsel efter behov. På nuværende tidspunkt er 4 børn bevilget kørsel på grund af særlige behov for støtte. Det kan dreje sig om daglig, ugentlig eller kørsel efter behov Eleverne skal hentes på deres hjemadresser og køres til skole, så de er klar til skoledagens start senest kl. 8.10. Efter skoletid skal eleverne køres til deres hjemadresser. Før skoleårets start vil en liste med elevernes navne, adresser og telefonnumre foreligge, således at vognmanden selv kan ruteplanlægge samt informere elevernes hjem om køretider. Sygdom og kendt fravær meddeles direkte til vognmanden. Kørslen aftales individuelt og bevilges af familiens sagsbehandler. Der skal i nogle tilfælde medtages hjælpemidler, eksempelvis kørestol. Sygdom og kendt fravær meddeles direkte til vognmanden. Denne gruppe af børn og unge har i særdeleshed brug for en høj grad af forudsigelighed, hvorfor fast chaufførbemanding er helt vitalt for disse børn og unge. Chaufføren skal også være indstillet på, at der kan være helt særlige krav til de enkelte kørsler. Af samme årsag er forældrenes behov for direkte kontakt til vognmanden af meget stor betydning. 4

Elektroniske fakturaer skal sendes en gang om måneden til Odder Kommunes Børne- og Familiecenter, EAN-nr. 579000 0408528, Att.: Hanne Fleron. Hver enkelt faktura skal indeholde fulde navn og de 6 første cifre i borgerens CPR-nummer, start- og slutadresse samt antal kørte kilometer. Odder Kommune forventer, at der vil være den størst mulige grad af samkørsel. I udgangspunktet betyder ønsket om samkørsel, at Odder Kommune vil acceptere, at der fastlægges en maksimal transporttid svarende til 2,5 gange den normale køretid, dog max 35 min. Odder Kommune forbeholder sig retten til konkret at vurdere, om der bør afviges fra den maksimale køretid. Delaftale 2: Diverse kørsler med primært voksne borgere Delaftale 2 omfatter 4 forskellige kørselsopgaver, der hver især beskrives nedenfor. Opgavernes omfang kan variere, men oplysningerne bygger på det senest kendte grundlag. Kørselsopgavens navn Omfang Beskrivelse Genoptræning efter Sundhedsloven Genoptræning efter Sundhedsloven består af specialiseret genoptræning på sygehus og almindelig ambulant træning, der typisk foregår på Odder Kommunes Træningscenter, Ålykkecentret eller i Spektrum Odder Svømmehal. Niveauet for kørsel til almindelig ambulant genoptræning forventes at ligge på mellem 110 og 160 kørsler (tur/retur) om måneden. Altså i alt mellem 220 og 320 ture om måneden. I de første 4 måneder af 2011 har ca. 50 borgere modtaget specialiseret genoptræning i kortere eller længere perioder. Der er i løbet af de 4 måneder kørt i alt 109 ture med en vis variation i antallet fra måned til måned. Ikke alle skal transporteres, Almindelig ambulant træning: Opgaven omfatter primært kørsel mellem hjemadressen og Odder Kommunes Træningscenter eller Ålykkecentret i enkelte tilfælde Parkvejens Fysioterapi eller Spektrum Odder Svømmehal. Odder Kommunes Visitationsteam visiterer til kørslen, men Træningscentret bestiller hos vognmanden. Specialiseret genoptræning: Her drejer det sig fortrinsvist om kørsel til og fra sygehuset i Horsens, men også i Århus og i enkelte tilfælde Silkeborg. Odder Kommunes Visitationsteam visiterer til kørslen, men det enkelte sygehus bestiller hos vognmanden. 5

Hjælpemidler da nogle selv kører til og fra sygehuset. Antallet af personer og ture varierer meget, men der er et årligt anslået budget på 72.000 kr. til opgaven. Kørselsopgaven består i at transportere borgerne i forbindelse med afprøvning af diverse hjælpemidler. Det drejer sig således om kørsel mellem hjemadressen og bandagister i Odder, Horsens eller Århus, Synscentralen i Århus, audiologisk afdeling og Høreinstituttet i Århus samt private høreklinikker fortrinsvist i Århus. Fakturaer vedrørende genoptræning skal sendes elektronisk til Odder Kommunes Visitationsteam, EAN-nr. 579800 006128808., Att.: Dorte Vestergaard. Hver enkelt faktura skal indeholde fulde navn og de første 6 cifre i borgerens CPR-nummer, start- og slutadresse samt antal kørte kilometer. Fakturaer vedrørende kørsel i forbindelse med afprøvning af hjælpemidler skal sendes elektronisk til Odder Kommunes Visitationsteam, EAN-nr. 579800 006128747, Att.: Dorte Vestergaard. Hver enkelt faktura skal indeholde fulde navn og de første 6 cifre i borgerens CPR-nummer, start- og slutadresse samt antal kørte kilometer. Kørsel til alment praktiserende læge En gennemgang af 3 måneder i 2012 har vist, at antallet af ture pr. måned kan variere fra 130 til 148 kørsler (tur/retur). Altså i alt mellem 260 og 296 ture om måneden. Kørsel til speciallæge En gennemgang af 3 måneder i 2012 har vist, at antallet af ture pr. måned kan variere fra 9 til 15 kørsler (tur/retur). Altså i alt mellem 18 og 30 ture om måneden. Opgaven består i kørsel mellem hjemadressen og diverse alment praktiserende læger primært beliggende i Odder Kommune. Borgeren bestiller selv kørslen hos leverandøren. Opgaven består i kørsel mellem en række adresser i kommunen og diverse speciallæger beliggende i Odder, Horsens, Skanderborg og Århus kommuner. Borgeren bestiller selv kørslen hos leverandøren. Alle fakturaer vedrørende kørsel til alment praktiserende læge eller speciallæge skal sendes elektronisk til Odder Kommunes Borgerbutik, EAN-nr. 579800 6128549, Att.: Inger-Lise Hesselbjerg. Hver faktura skal indeholde fulde navn og de første 6 cifre i 6

borgerens CPR-nummer, start- og slutadresseadresse, antal kørte kilometer samt navn på læge eller speciallæge. Odder Kommune forventer, at der vil være den størst mulige grad af samkørsel. I udgangspunktet betyder ønsket om samkørsel, at Odder Kommune vil acceptere, at der fastlægges en maksimal transporttid svarende til 2,5 gange den normale køretid. Odder Kommune forbeholder sig dog retten til konkret at vurdere, om der bør afviges fra den maksimale køretid. Såfremt der arrangeres samkørsel på tværs af kørselsopgaverne i Delaftale 2, sendes faktura med de ønskede oplysninger blot til et af de relevante EANnumre. Kontraktperiode Aftalen vedrører perioden fra den 1. august 2012 til d. 31. juli 2016 med mulighed for forlængelse frem til d. 31. juli 2018. Aftalen ophører uden varsel d. 31. juli 2016, medmindre der foreligger gensidig aftale om forlængelse inden d. 1. marts 2016. Såfremt entreprenøren væsentligt misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, er Odder Kommune berettiget til at ophæve kontrakten. Som væsentlig misligholdelse betragtes blandt andet det forhold, at entreprenøren, trods skriftlige advarsler, tilsidesætter centrale kontraktlige forpligtelser. En misligholdelse kan dog også have en sådan grovhed, at Odder Kommune kan ophæve kontrakten uden forudgående varsel. Der afholdes minimum 2 årlige statusmøder mellem vognmand og Odder Kommune. Odder Kommune forbeholder sig herudover retten til at indkalde til statusmøder efter behov. Afgivelse af tilbud Tilbud skal være Odder Kommune, Rådhusgade 3, 8300 Odder, Att.: Jan Møller, i hænde senest fredag d. 8. juni 2012 kl. 10.00. Tilbuddet skal mærkes: MÅ IKKE ÅBNES TILBUD PÅ KØRSELSOPGAVER. Andre forhold omkring tilbuddet Odder Kommune forbeholder sig ret til at tage kontakt til en eller flere tilbudsgivere med henblik på afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål eller med henblik på præcisering af indhold af tilbud, men dette kun på en sådan måde, at der ikke opstår forskelsbehandling og konkurrencefordrejning. Optagelse af kontakt betyder hverken forhåndsaccept eller forkastelse af det/de pågældende tilbud. Endelig aftale er først indgået, når kontrakt er underskrevet af begge parter. Odder Kommune giver ingen godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af oplysninger om indholdet heraf. Samtlige tilbud vil blive behandlet fortroligt. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud 1 måned fra afgivelsen. 7

Kommunen forbeholder sig ret til at afvise tilbud, der ikke er skrevet på dansk, og tilbud, der indikerer, at kommunikation med tilbudsgiver i hele aftaleperioden ikke kan foregå på dansk. Tilbud gives i 2012-priser. Vederlagsregulering kan ske en gang årligt, første gang i januar 2013. Regulering skal ske ud fra Danmarks Statistiks nettoprisindeks med basis i nettoprisindekset for januar måned 2012. Beregning skal ske som angivet i bilag 1. Fejl i tilbud kan under ingen omstændigheder give grundlag for forhøjelse af tilbudsprisen. Endelig forbeholder kommunen sig, at eventuelle tvister afgøres efter gældende dansk ret og ved dansk værneting, herunder anvendelse af eventuel voldgiftsret. Tilbuddet skal indeholde en erklæring på tro og love (eventuelt i form af en aktuel serviceattest fra Erhvervsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiver har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tilbudsgiver er etableret, og i Danmark. Udvælgelseskriterier Følgende kriterier skal være opfyldt for at komme i betragtning som tilbudsgiver. Er nævnte oplysninger ikke medsendt sammen med tilbudsmaterialet, vil tilbuddet blive betragtet som ikke-konditionsmæssigt. Økonomisk og finansiel kapacitet udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.2 For de seneste 3 regnskabsår kræves en erklæring om virksomhedens samlede omsætning, dens omsætning i forbindelse med leveringen af sådanne tjenesteydelser som aftalen vedrører samt årsresultat. Omsætningen i forbindelse med leveringen af tjenesteydelser, som aftalen omfatter, skal størrelsesmæssigt stå mål med de udbudte opgaver. Teknisk kapacitet udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.3 Der ønskes en liste over de betydeligste tilsvarende tjenesteydelser, der er udført de seneste 3 år. Listen skal indeholde tidspunkt for samt navn på modtageren af de leverede tjenesteydelser. Omfanget af tilsvarende tjenesteydelser skal størrelsesmæssigt stå mål med de udbudte opgaver. Der ønskes oplysninger om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos leverandøren og dennes personale. Chaufførerne skal have erfaring med kørsel af handicappede og/eller børn og unge med funktionsnedsættelser. Endelig ønskes en erklæring om, hvilket materiel leverandøren vil råde over til at udføre tjenesteydelserne. Materiellet skal, ud over de i udbudsmaterialet beskrevne krav, i omfang matche den udbudte opgave. Det bemærkes, at de af køretøjerne, der anvendes til befordring af kørestolsbrugere, skal være forsynet med en godkendt lift. Tildelingskriterier udbudsbekendtgørelsens punkt IV.2.1 Kørselsopgaven vil blive tildelt den tilbudsgiver, som vil kunne løse opgaven for laveste pris. 8

Praktiske forhold omkring udbudsmaterialet Dette udbudsmateriale kan downloades på Odder Kommunes hjemmeside på adressen www.oddernettet.dk/erhverv Eventuelle spørgsmål skal sendes via e-mail til: jan.moller@odder.dk Spørgsmålene vil blive besvaret i anonymiseret form. Spørgsmål og svar vil løbende blive lagt på Odder Kommunes hjemmeside og være tilgængelige på ovenstående adresse. Eventuelle spørgsmål skal være Odder Kommune i hænde senest fredag d. 25. maj 2012. 9

Bilag 1 Beregning af vederlagsregulering Første vederlagsregulering: Januar 2013, gældende for hele år 2013. Reguleres på baggrund af nettoprisindekset for januar 2012. Nettoprisindekset for januar måned offentliggøres medio august måned. Den regulerede pris for år 2013 beregnes som følger: Nettoprisindeks januar 2013 nettoprisindeks januar 2012 Nettoprisindeks januar 2012 x 100 = reguleringsprocent Tilbudspris + (tilbudspris * reguleringsprocent) = reguleret pris 2013 10

Bilag 2 Undertegnede afgiver hermed tilbud på Odder Kommunes udbud af diverse kørselsopgaver. Ved afgivelse af tilbud på begge delaftaler, kopieres denne blanket, således at hver blanket kun indeholder afgivelse af tilbud på én af delaftalerne. Tilbuddet gives på baggrund af det af Odder Kommune offentliggjorte udbudsmateriale. Tilbudsgiver: Navn: Adresse: Telefonnummer: E-mail: Der afgives tilbud på delaftale nummer: Kilometerprisen* for ovenstående delaftale er: *Kilometerprisen er den pris pr. kilometer, som Odder Kommune skal betale, når der er en eller flere borgere i vognen. Det er således vognmandens eget ansvar at tage højde for tomkørsel, startgebyr etc., da Odder Kommune kun betaler for de kilometer, hvor borgeren transporteres i vognen. Eventuel alternativ kilometerpris ved tildeling af begge delaftaler: Alle priser angives i kr. i 2012-niveau. 11