Referat af ordinær generalforsamling i ejerforeningen Skåde Skovhuse den 12.april 2016 Dagsorden: 1. Velkomst v. formand Tage E. Hansen 2. Valg af dirigent Valg af referent Valg af to stemmetællere 3. Årsberetning for 2015: Året der gik v. formand Tage E. Hansen Fælleshus og Rødbro v. Jørn Sørensen Bygningsvedligeholdelse v. Torben Stensgaard Den Fælles grundejerforening v. Karen-Margrethe Rasmussen Bygningsforsikring og varme v. Anette Groth Viceværtnøgler v. Leif Byrdal 4. gennemgang af årsregnskab 2015 med revisorpåtegning til godkendelse v. Anette Groth 5. Behandling af indkomne forslag fra såvel bestyrelse som øvrige medlemmer: a) Tinglysning af vedtægtsændringer v. Tage E. Hansen. De nævnte vedtægtsændringer var oprindelig til behandling på generalforsamling den 01.04.2009 og senere den 23.11.2009, klar til tinglysning. Uvist af hvilken grund blev kun 14.3 tinglyst. Bestyrelsen mener, at vi bør have de resterende vedtægtsændringer tinglyst. b) Forslag til vedtægtsændring af 13.4 v. Tage E. Hansen. Vedtægtsændringen handler om, at vores repræsentant i den Fælles grundejerforening Skåde Bakker skal vælges af bestyrelsen og i sin midte c) Forslag om flagstang v. Leif Byrdal d) Forslag om håndværkerlisten og booking kalender er på hjemmesiden samt klokkeslæt for benyttelse af gæsteværelser v. Karen-Margrethe Rasmussen 6. Forelæggelse af vedligeholdelsesplan for bebyggelsen til godkendelse v. Torben Stensgaard 7. Forelæggelse af budget for indeværende regnskabsår (2016) samt prognose for efterfølgende regnskabsår (2017) til godkendelse v. Anette Groth 8. Forelæggelse af ejer bidrag til grundfond 2017 til godkendelse v. Anette Groth 9. Valg af formand. Tage E. Hansen ønsker ikke genvalg. Bestyrelsen foreslår Kai Kristensen 10. Valg af øvrige medlemmer til bestyrelsen: Leif Byrdal, Torben Stensgaard og Jørn Sørensen er ikke på valg. Anette Groth er på valg, modtager genvalg 11. Valg af suppleanter til bestyrelsen: Kim Andkjær Harrit er ikke på valg. Kasper Hjuler er på valg, modtager genvalg 12. Valg af revisor: Bestyrelsen indstiller, at RSM plus P/S, statsautoriserede revisorer genvælges 13. Eventuelt 1
Af 1000 mulige fordelingstal var 691 repræsenteret, heraf 180 ved fuldmagt. Ad. 1: Tage E. Hansen bød velkommen. Ingelise og Jørgen Rasmussen deltog for første gang. Ad 2: Kim Andkjær Harrit blev valgt til dirigent Vibeke Andkjær Harrit blev valgt til referent Bodil Boldreel og Mikael Sandberg blev valgt til stemmetællere Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovlig indkaldt i forhold til vedtægterne. Ad 3: Tage fortalte kort om året der gik. Tage fortalte om en velkørende og hårdt arbejdende bestyrelse. Det meste af Tages arbejde var gået med vedtægterne. Dvs. opsamling på tidligere vedtagne vedtægtsændringer, som endnu ikke er tinglyst og kontakt til advokat i forhold til, om ændringerne skal tinglyses eller ej. Behandles under punkt 5. Øvrige små sager behandlet i bestyrelsen det forgangne år er omtalt i bestyrelses referater, men kan nu også findes i arkivskabet i viceværtrummet, hvor alle Skåde Skovhuses sager nu er at finde. Beretningen godkendt Jørn: Dejligt at se at fælleshuset bliver brugt. Det gælder både gildesal og værelser og at man passer godt på hele huset. Det er næppe til at se, at det nu er brugt i 17 år. De første bookninger var i marts 2000. Der har været mellem 80 og 90 bookninger i det forløbne år. Værelserne bookes for kortere eller længere tid og der er en pæn spredning mellem anvendelsen. Min opfattelse er, at man får det, som man ønsker. Det er sjældent, at der er sammenfald. Dette sker højst 4-5 gange årligt. Selvrengøringen fungerer fint, men der er behov for 2-3 hovedrengøringer om året, hvilket varetages af Rødbro. Et lille nødråb: vort kloak system er meget sårbart og blot nogle vatpinde eller lign. i toilettet stopper systemet, så slamsuger må tilkaldes og efterfølgende er der så ekstra rengøring, hvilket er unødvendig ekstra udgift. Det vil være dejligt, at man bad sine gæster om at læse opslaget ved siden af toilettet. Jeppe Rødbro er i fin rutine med vedligeholdelse af fællesarealerne og har kontraktmæssigt otte timer ugentligt. Han er meget fleksibel og samarbejdsvillig og påtager sig også opgaver, som ligger udenfor kontrakten uden at skrive ekstra regning. Jeg håber, at alle er tilfredse med hans indsats. Beretningen godkendt Torben Stensgaard: se vedhæftede beretning bilag 1, som blev godkendt Karen-Margrethe Rasmussen: se vedhæftede beretning bilag 2, som blev godkendt Anette Groth: se vedhæftede beretning bilag 3, som blev godkendt Leif Byrdal: Der har været 13 vicevært nøgler. Der er smidt tre væk, nu er der ti tilbage. Det er primært bestyrelsesmedlemmer, der har vicevært nøgler. På de rum, hvor der kræves en vicevært nøgle, vil der fremover blive opsat laminerede skilte med oplysning om, hvem der har nøgler, såfremt øvrige beboere skulle få brug for adgang. Det kan f.eks. være til elevatorrummet, hvis nogle skulle sidde fast i en elevator. Beretningen godkendt 2
Kommentarer til de forskellige beretninger: Holger Sandfeldt: generelt tilfreds med referater fra bestyrelsesmøderne i det fine nye layout, men ønsker gerne mere information om, hvad der sker i området. F.eks. når der opsættes stilladser, hvordan går det med salget af de resterende tagsten, udskiftning af elpærer en form for orientering/servicebrev. Bestyrelsen tager det med i sit videre arbejde. Holger Sandfeldt havde modtaget et brev fra Astrid og Ole Berg, nr. 44, som han læste op. Kort fortalt drejer det sig om, at de er utilfredse med, at bestyrelsen ikke ville give deres søn lov til at opmagasinere nogle flyttekasser i en periode i en nødsituation og at de ikke havde kunnet se bestyrelsens behandling i et referat fra et bestyrelsesmøde og heller ikke havde kunnet se afgørelsen beskrevet noget sted. Bestyrelsens kommentar; de ville ikke give tilladelse for at det ikke skulle danne præcedens, men henviste i stedet til at bruge Boxit eller lign. Yderligere kommentarer udsat til eventuelt. Ad 4: Anette Groth gennemgik regnskabet, se bilag 4. Regnskabet blev godkendt Ad 5: a) Bilag 2 udsendt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen omhandlende de vedtægtsændringer, som er vedtaget på tidligere generalforsamlinger, men endnu ikke tinglyst. Der var en livlig debat for/imod tinglysning af vedtægter generelt. Tage har adspurgt foreningens advokat, som anbefaler at vedtægterne tinglyses. Tage fremførte at ejendomsadministrationen Colliers og foreningens tidligere advokat samstemmende siger, at vedtægterne skal tinglyses. Tage fremførte, at han også havde haft møde med Århus Retshjælp, som ligeledes anbefaler en tinglysning. Århus Retshjælp fremførte dog, at Ejerlejlighedernes landsforening arbejder mod en forandring af tinglysning af vedtægter. De kunne ikke anføre en tidsramme. Holger refererede til Ejerlejlighedernes landsforening, som arbejder på en modernisering af normalvedtægterne, som ikke anbefaler tinglysning af vedtægterne generelt, men kun det strengt nødvendige i forhold til bl.a. panteret, hvilket allerede er tinglyst i Skåde Skovhuses første vedtægter, hvorfor Holger anbefaler, at man ser tiden an, da udgifterne til tinglysning i bestyrelsens forslag er store ca. 1500,-kr. pr og måske unødvendig. Herefter gik generalforsamlingen til afstemning. Forslaget blev forkastet med stemmerne: For: 361, Imod: 278, Blanke: 52. b) På generalforsamlingen kom der ændringsforslag til det af bestyrelsens udsendte forslag. Følgende tekst blev sat til afstemning: 13.4 Bestyrelsen vælger en næstformand, en kasserer, en sekretær samt hvem der skal repræsentere ejerforeningen Skåde Skovhuse i Grundejerforeningen Skåde Bakker. Forslaget blev vedtaget med stemmerne: For: 518, imod: 121, blanke: 52 3
c) Forslag om opsættelse af en flagstang. Forslaget blev vedtaget, kun en beboer stemte imod d) Det blev vedtaget, at håndværkerlisten forbliver på hjemmesiden. Det blev vedtaget, at der installeres en kalender på vores hjemmeside, der giver et overblik over booking situationen af vore tre gæsteværelser samt gildesal. Forslag om gæsteværelserne kan benyttes fra kl. 16 på ankomstdagen og skal forlades rengjorte kl. 15 på afrejsedagen. Forslaget kom ikke til afstemning, da det er bestyrelsen der fastsætter reglerne for benyttelse af fælleshuset. Bestyrelsen har allerede besluttet at lave tidspunkterne om til dem i forslaget nævnte. Nye skilte er sat op ved værelserne. Ad 6: Torben gennemgik den udsendte vedligeholdelsesplan. Generalforsamlingen opfordrede Torben til at vælge Solbjerg Tømrer og Murer til omfugning af de elastiske fuger i støttemurerne, da foreningen tidligere har haft et godt samarbejde med Solbjerg og der er tilfredshed med kvaliteten af deres arbejde. Vedligeholdelsesplanen blev godkendt Ad 7: Anette gennemgik det udsendte budget for indeværende år samt prognosen for 2017 Begge blev godkendt Ad 8: Anette gennemgik det udsendte materiale vedr. grundfond 2016/2017 De af bestyrelsen foreslåede indbetalinger blev godkendt Ad 9: Valg af formand: Kai Kristensen blev valgt Ad 10: Valg af medlem til bestyrelsen: Anette Groth blev valgt Ad 11: Valg af suppleant til bestyrelsen: Kasper Hjuler blev valgt Ad 12: RSM plus P/S, statsautoriserede revisorer blev valgt Ad 13: Eventuelt Storskrald: Kim gjorde opmærksom på, at storskrald skal fjernes af de enkelte ejere ved enten at kontakte Århus Kommune for afhentning af storskrald eller ved selv at bringe det til genbrugspladsen. Ejerforeningen har INGEN til at fjerne storskrald. Derimod fjernes brugte 4
batterier og tomme dåser af frivillige i foreningen. Kim opfordrede beboerne til at bede deres gæster om selv at fjerne cigaretskodder fra parkeringspladsen! Skoven: Der var debat om, hvorvidt det var korrekt at fælde så meget af skoven, som der lige er gjort. Nogle beboere var kede af, at miste udsigten til smukke træer og i stedet få udsigt til villaejernes haveaffald, mens andre beboere gav udtryk for, at det var dejligt nu at kunne se skovbrynet. Merete Andreasen kunne oplyse, at de på rundturen med skovens folk havde påpeget problemet med haveaffald. De fortalte, at det var umuligt for dem at forhindre det. Skovens folk havde ligeledes oplyst, at de tilbageværende træer, vil få mere lys, brede sig og få en smuk krone. Der var forslag om, at sætte skilte op i forhold til, at der ikke må smides affald, alternativt kontakte villaejernes grundejerforening. Brev fra Astrid og Ole Berg: Henvendelsen fra Astrid og Ole Berg behandles på førstkommende bestyrelsesmøde, hvorefter de kontaktes direkte. Længde af bookninger af gæsteværelserne: Det er bestyrelsen der tager stilling til anvendelsen af fælleshuset. I begyndelsen blev det besluttet, at værelserne kunne bookes x antal dage og xx antal weekender pr. år. Det gav meget administration og var unødvendigt, hvorfor ordningen blev afskaffet. Værelserne skal bruges, så længe der ikke er kø sker der ikke noget. Hvis bookninger ligger ud over normalen, kan bestyrelsen træffe en afgørelse. Ny hjemmeside: Nuværende hjemmeside er forældet og tung at arbejde med. Holger, Egon og Kasper anbefaler alle at der investeres i en ny hjemmeside. Der indhentes priser og bestyrelsen arbejder videre med sagen. Vindmøller/solenergi: Egon fortalte om det materiale, vi alle har fået tilsendt. Han har undersøgt, at de eneste kriterier vil være, at der mindst skal være 500m til nærmeste beboelse, hvorfor der ikke kan placeres noget i vores umiddelbare nærhed, derimod ovenfor skoven eller ved kysten. Fællesråd Holme-Højbjerg-Skåde: Egon fortalte om fællesrådets eksistens. Fællesrådet består af boligforeninger, menighedsråd, grundejerforeninger og butikker i området. Fællesrådet beskæftiger sig med lokale sager og de høres bl.a. af Århus kommune vedr. anliggender i nærområdet. Kontingentet er 250,-kr pr. år. Materiale blev udleveret til den nye bestyrelse. Leif holdt tale for Tage E Hansen, hvori han takkede for Tages indsats som formand det forløbne år. Gaven var øl fra Skagens Bryghus. Dirigenten takkede for god ro og orden Tage E. Hansen Formand: 5
Kim Andkjær Harrit Vibeke Andkjær Harrit Dirigent: Referent: 6