[ Brevkasse / FAQ ] 1 [ Brevkasse (FAQ) ] Brevkasse er et funktionsmodul til oprettelse, styring og præsentation af en brevkasse/faq (Frequently Asked Questions) på dit website. NB: Det er meget væsentligt, at du læser om Opsætning af oversigter og detaljevisning i kapitlet Grundlæggende redigering, før du begynder at oprette eller redigere brevkassesider. Hvad kan modulet? Modulet gør det muligt at oprette brevkasser/faqs med publiceringsperiode, overskrift, tekst, billede, link, kategori mm. på websitet. Sider med funktionsindhold fra modulet gør det muligt for gæsterne at stille spørgsmål direkte på websitet. Alle spørgsmål og svar gemmes i en database, så gæsterne kan søge i tidligere stillede spørgsmål og se besvarelserne. Der er mulighed for kategorisering, indeksering, interne mails til forskellige modtagere, avanceret layout, visningsstatistik og meget mere. Her er et eksempel på en brevkasse/faq-side: Figur 1: Siden "Faq - ofte stillede spørgsmål på www.gekkosko.dk, hvor gæsterne kan vælge kategorier samt se spørgsmål og svar. Før dine gæster kan benytte din FAQ funktionalitet skal du oprette FAQ funktionssider og angive nogle funktionsindstillinger. Du skal mindst oprette en FAQ søgeside med indstillinger, men de fleste lader også gæsterne stille deres egne spørgsmål ved hjælp af en spørgeside, som i så fald også skal have nogle funktionsindstillinger angivet.
[ Brevkasse / FAQ ] 2 OBS: Det kan have meget høj værdi at gæsterne selv kan stille spørgsmål. Det betyder nemlig, at din FAQ database hurtigt vokser og kommer til at rumme rigtigt mange spørgsmål. Det rygtes hurtigt hvis en FAQ virkeligt giver svar på mange spørgsmål. Mange vil så bruge den, og en positiv spiral er startet. En meget besøgt FAQ er en stor aflastning for de mennesker, som ellers ville skulle svare mange gange på de samme spørgsmål. De giver ekstra tid til mere krævende henvendelser. Oprettelse og redigering af brevkasse-indlæg Et brevkasse-indlæg (spørgsmål eller svar) ligner i hovedtræk et afsnit med normalindhold med overskrift, tekst, link, osv. Men der er også evt. kategori, e- mail, mm. Redigere eksisterende indlæg Når du vil redigere brevkassens indhold og dens indstillinger, skal du vælge [Rediger brevkasse] i hovedmenuen. Herefter vises siden "Rediger FAQ", hvorfra du kan oprette og redigere indlæg/spørgsmål, kategorier, uploade billeder og evt. andre typer filer, (kræver modulet Download), samt redigere avancerede indstillinger, der gælder for alle indlæg. Figur 2: Siden "Rediger FAQ" På denne side kan du se de indlæg der findes. Du kan sortere dem efter kolonneoverskrifterne ved at klikke på disse. Hvis der er mange indlæg, kan du også søge på kategori og/eller søgetekst i felterne ovenover indlæggene. Når Du klikker på et indlæg kommer en side frem med de oplysninger og tekst der hører til det pågældende indlæg, og du kan nu redigere i indlægget. Når du har
[ Brevkasse / FAQ ] 3 foretaget de ændringer du ønsker, trykker du OK, og ændringerne er nu opdateret på dit website. Oprette nyt indlæg Du kan oprette et nyt indlæg til brevkassen fra samme side "Rediger FAQ". Du vælger menupunktet [Opret spørgsmål] og så kommer denne side frem: Figur 3: Formular til oprettelse af FAQ-indlæg. Du udfylder nu felterne med navn, e-mail, tekst, osv. I øverste højre hjørne af formularen kan Du endvidere vælge om indlægget skal vises på dine FAQ-sider, eller om det (evt. indtil videre) skal ligge skjult i dit arkiv. Du kan altid vælge at skjule eller vise det enkelte indlæg senere. Nederst på formularen skal du endvidere vælge hvilken af de evt. oprettede kategorier indlægget skal placeres under. Du kan også vælge mellem evt. oprettede indeksord at søge på, eller oprette et eller flere nye til indlægget. Læs om både kategorier og indeksord senere i dette kapitel. Sådan opretter du et spørgsmål Vælg [Rediger brevkasse (FAQ)] i hovedmenuen. Klik på [Opret]. Nu vises formularen Opret spørgsmål. Udfyld felterne. Klik [OK] for at gemme.
[ Brevkasse / FAQ ] 4 Du har nu oprettet et spørgsmål og spørgsmålet er nu tilføjet på dit website (hvis du har oprettet en side til visning). Sådan redigerer du et spørgsmål Vælg [Rediger brevkasse (FAQ)] i hovedmenuen. Hvis websitet bruger flere FAQ-lister (tilkøb), så vælg den FAQ-liste du ønsker ved at klikke på dens navn. Ellers fortsæt til næste punkt. Find spørgsmålet i listen og klik på det. Rediger felterne i formularen. Klik [OK] for at gemme. Sådan sletter du et spørgsmål Vælg [Rediger brevkasse (FAQ)] i hovedmenuen. Hvis websitet bruger flere FAQ-lister (tilkøb), så vælg den FAQ-liste du ønsker ved at klikke på dens navn. Ellers fortsæt til næste punkt. Find spørgsmålet i listen og klik på [Slet] ud for det. Bekræft at du vil slette. Kategorier Der er muligt at styre flere kategorier af spørgsmål til brevkassen, og ordne disse i hierarkier. En virksomhed kunne f.eks. ønske hovedkategorierne "Teknisk" og "Generelt" med underkategorierne "Produkt X" og "Produkt Y". Du kan oprette, redigere og ordne kategorier ved at vælge [Rediger brevkasse (FAQ)] i hovedmenuen og derefter vælge [Kategorier]. Oprette ny kategori Når Du opretter en ny kategori, skal du angive kategoriens navn, om det skal være en hovedkategori eller en underkategori (og i så fald til hvilken hovedkategori, modtager e-mail, afsender e-mail samt e-mailens overskrift. Modtager e-mail, er e-mailen på den person, der skal svare på spørgsmål indenfor kategorien. Afsender e-mail er den e-mail adresse der bliver vist som e- mail på den person der har svaret (f.eks. info@firmanavn.dk) og e-mail overskrift er den overskrift (emne / "subject") som afsenders e-mail får. Øvrige muligheder med hensyn til kategori er beskrevet i kapitlet Grundlæggende redigering. Billeder og andre filer Her kan Du uploade billeder og andre filer til brug i forbindelse med brevkasse / faq-sider på dit website.
[ Brevkasse / FAQ ] 5 Du kan uploade til arkivet, samt slette billeder eller andre filer ved at vælge [Rediger brevkasse (FAQ)] i hovedmenuen og derefter vælge [Billeder og andre filer]. Se også afsnittet Upload af billeder og andre filer sidst i kapitlet Grundlæggende redigering. Avancerede indstillinger Du kan regulere forskellige indstillinger, redigere indeksord, samt se statistik for din brevkasse. Vælg [Rediger brevkasse (FAQ)] i hovedmenuen, vælg [Avanceret]. Du kan nu vælge mellem [Egenskaber], [Ordliste] og [Statistik]. Egenskaber I [Egenskaber] kan Du indstille visning af navn, dato, klokkeslæt, kategorivisning samt billedegenskaber. Skærmbilledet ser sådan ud (øverste del): Figur 6: Egenskaber for Brevkasse/FAQ. Her kan du indstille navn, format for visning af dato, klokkeslet mm for henholdsvis oversigtsvisning og detaljevisning. Du kan også ændre i månedernes navne (f.eks. ændre "januar" til "jan.", osv.) Visning af kategorier/underkategorier Nederst på skærmbilledet kan du vælge om gæsterne skal kunne se eventuelle underkategorier til den kategori de har valgt (hvis du har defineret flere kategorier og givet mulighed for at vælge dem). Hvis de skal kunne se eventuelle
[ Brevkasse / FAQ ] 6 underkategorier kan du endvidere definere hvilket separatortegn, der skal vises på siden, f.eks. ">" så visningen ville komme til at se sådan ud: "Sko > Sportssko". Visning af billeder (fast billedbredde) Endelig kan du angive en fast bredde for evt. billeder, sådan at de automatisk skaleres op eller ned så de ikke blive enten alt for store eller små på siden. Du kan angive en fast bredde i pixels i feltet nederst, samt evt. markere [Klikbart] hvilket giver gæsterne mulighed for at se billedet i dets oprindelige størrelse ved at klikke på det. Du kan også vælge [Avanceret] for at definere højde, bredde og baggrundsfarve for visningen. Ordliste I ordlisten kan du oprette, slette og ændre de indeksord, der gør det lettere for gæsten at søge rundt i spørgsmålene. Jo flere spørgsmål og evt. kategorier der findes på dine sider, jo flere indeksord bør du definere. Du vælger [Rediger brevkasse (FAQ)] i hovedmenuen, [Avanceret] og [Ordliste]. På skærmbilledet kan du nu se evt. allerede definerede indeksord: Figur 7: Ordliste Du kan nu oprette nyt/nye indeksord ved at vælge [Opret]. Du kan også slette eksisterende indeksord ved at klikke på [Slet] ud for det indeksord, som du vil slette. Ved at klikke på navnet af et allerede eksisterende indeksord, kan du ændre det til et nyt. For eksempel for at lave "løbesko" om til "kondisko".
[ Brevkasse / FAQ ] 7 Statistik I statistik-delen kan du se en statistik på hvor mange gange et spørgsmål er blevet vist/set. Det kan være klogt at gå ind og se statistikken en gang imellem, for den viser hvilke spørgsmål folk oftest har læst og derfor formentlig mangler informationer om. Hvis der er et eller flere spørgsmål, som bliver set mange gange, er det måske fordi at der mangler nogle oplysninger andetsteds på dit website eller i dit brochuremateriale. Statistikken kan med andre ord afsløre om der er nogle "huller" i din information til dine kunder/gæster. Afgrænsning Du kan afgrænse visningen på både tidsrum og kategori. Du kan også vælge at se f.eks. de 10 eller 20 højst placerede spørgsmål eller se dem alle. Skærmen ser sådan ud: Figur 8: Visning af statistik på spørgsmål til brevkassen. Når du har foretaget evt. afgrænsninger i visningen og klikket på enten [Vis] eller [Vis alle], vil systemet vise med både tekst og grafik en liste over hvor mange gange de enkelte spørgsmål er blevet vist på siden. Oprette/redigere sider med brevkasse-funktion Hvis du vil oprette eller redigere sider med brevkasse-funktion, skal du gøre dette via [Rediger sider] i hovedmenuen. Vælg [Opret ny side] nederst i menuen eller [Opret ny underside] ved en allerede eksisterende side, hvis den nye FAQ-side skal være en underside. Hvis du vil redigere en allerede eksisterende FAQ-side, skal du finde den i oversigten og klikke på dens navn.
[ Brevkasse / FAQ ] 8 Når du vælger [Opret ny side] eller [Opret ny underside], kommer der et skærmbillede hvor du kan angive en sidetitel, samt vælge en sidetype i dropdown feltet. Giv din nye FAQ-side en titel og vælg [Faqside] i drop-down feltet. Tryk [OK] og vælg siden fra hovedmenuen ved at klikke på dens navn. Du skal vælge den faq-database, du ønsker at siden skal indeholde i drop-down feltet øverst. Samtidigt skal du vælge om siden skal være en spørgeside eller en visningsside ved at klikke på en af de to radioknapper. Klik [OK], når du har valgt. Figur 9: Oprettelse af FAQ-side - med valg af tilknyttet FAQ-liste samt visning- eller spørgeside. Når du fra hovedmenuen klikker på den nye sides navn, kommer du ind og kan se de afsnit der er oprettet på siden - indtil videre kun et "tomt" FAQ-afsnit. Over og under FAQ-afsnittet kan du vælge [Opret nyt afsnit] som gennemgået i kapitlet Grundlæggende redigering. Når du vil redigere afsnittet med FAQindhold, klikker du på [Rediger] ud for afsnittet (Indstillinger). Du kan nu redigere afsnittet. Først gennemgås redigering af FAQ-afsnit for en spørgeside, dernæst for en visningsside. Redigering af FAQ-afsnit på spørgeside
[ Brevkasse / FAQ ] 9 Figur 10: Redigering af afsnit med FAQ-indhold (spørgeside) Under "Kategori" skal du vælge eventuelt hvilken kategori af spørgsmål siden på forhånd skal omhandle, for eksempel "tekniske spørgsmål" eller "spørgsmål om brochuremateriale". Hvis gæsten skal kunne indtaste spørgsmål til alle kategorier, skal dette felt vise "(Vælg kategori)". Indtastningsfelter Derefter kan du definere de felter som gæsten kan/skal udfylde for at indsende et spørgsmål. F.eks. Overskrift, e-mail, navn, osv. Hvis gæsten ikke skal udfylde et felt, skal det være tomt. Yderst til højre skal du markere/sætte flueben i afkrydsningsboksen "Krav" hvis det pågældende felt skal udfyldes af gæsten. Hvis ikke boksen ikke er markeret, behøver gæsten ikke udfylde feltet for at kunne indsende spørgsmålet. Du kan også regulere i felternes størrelse ved at ændre pixel-antallet i kolonnen "Bredde" (samt "Højde" ud for "Felt til spørgsmål"). Avanceret layout Du kan indstille avancerede layout indstillinger ved at klikke på [Rediger layout], hvor felternes indbyrdes placering, mm. på siden kan redigeres i blokliste. Så popper et mindre (og nyt) vindue op, hvor felterne er placeret i en blokliste, som du kan redigere i. Se evt. "Avanceret layout" i afsnittet Opsætning af oversigter og detaljevisning i kapitlet Grundlæggende redigering. Tekst ved fejl Nederst under redigering af afsnittet med funktionsindhold, er der mulighed for at angive hvilken tekst der skal vises ved evt. fejl (hvis gæsten ikke har indtastet alle oplysninger). For eksempel "Du har indtastet mangelfulde oplysninger eller forkerte oplysninger i det/de felter der er stjerne ud for - prøv igen". En sådan tekst kan du indtaste ved at klikke på [Rediger afsnit] ud for "Tekst ved fejl". Klik [OK] når du har indtastet og evt. valgt farve mm for teksten.
[ Brevkasse / FAQ ] 10 Tekst efter indsendelse På samme måde kan du indtaste en tekst som gæsten får vist efter indsendelse af spørgsmål. For eksempel "Tak for Dit spørgsmål". Dette gøres ved at klikke på [Rediger afsnit] ud for "Efter indsendelse". Klik [OK] når du har indtastet og evt. valgt farve mm. for teksten. Intern mail og afsender mail Endelig kan du definere at systemet skal sende en intern mail til dig eller en kollega, når der er blevet stillet et spørgsmål fra en gæst. Dette sikrer, at man altid har mulighed for at svare hurtigt på spørgsmål uden at skulle checke hele tiden om der er kommet nye. Du benytter denne funktion ved at indtaste den relevante e-mail adresse ud for "Send intern kopi til". Feltet "Afsender e-mail" er den e-mail adresse som ovenstående e-mail får. Eksempelvis "faq@tangora.com" eller lign. Så kan modtageren af "Send intern kopi til"-mailen se ud fra afsender-adressen, at spørgsmålet/mailen kommer fra FAQ-side. Feltet skal udfyldes for at serveren kan sende mailen videre. Redigering af FAQ-afsnit på visningsside Når du vil redigere et FAQ-afsnit på en visningsside, klikker du på [Rediger sider] i hovedmenuen, finder siden og klikker på dens navn. Hvis siden er nyoprettet, er der ikke nogen øvrige afsnit på siden end dens FAQ-afsnit. Klik på [Rediger] ud for "Indstillinger" og følgende skærm vises: Figur 11: Redigering af indstillinger for FAQ-afsnit på visningsside Under "Vis" kan du definere hvilken kategori der skal vises, hvordan den skal vises, samt om sortering efter dato skal være i stigende eller faldende orden. Du
[ Brevkasse / FAQ ] 11 skal også vælge hvad gæsten skal klikke på for at læse indlægget. Enten ved at klikke på overskrift eller ved at klikke på en tekst eller et stykke grafik som du definerer. Endelig kan du også vælge at vise hele indlægget med det samme ved at sætte flueben ud for "Vis med det samme (brugervalg ikke nødvendigt)". Søgemuligheder Under "Søgemuligheder" kan du definere om gæsten skal kunne søge i FAQ' en - og i så fald hvordan. Der kan blandt andet defineres felter til kategorivalg, felt til søgetekst, samt tekst til visning af x antal fundne emner (tællertekst) og "tekst til ingen fund". Bemærk, at der i "tællertekst" skal bruge flettekoden "{x}" til automatisk indsættelse af f.eks. "3", hvis søgningen finder 3 emner. Avancerede indstillinger En FAQ-side har også nogle avancerede indstillinger, hvor du bl.a. kan definere standardbetegnelser og intern navigation. Klik på [Vis] for at se de avancerede indstillinger og [Skjul] for at skjule dem igen. Standardbetegnelserne vises ved at klikke på [Rediger] efter at have valgt [Vis] ud for de avancerede instillinger. Standardbetegnelserne er bla. overskrift, navn, e- mail, osv. - og kan defineres for både blokvisning og detaljeret visning. Se evt. mere om blokvisning og detaljevisning i kapitlet Grundlæggende redigering. Intern navigering (avancerede indstillinger) Når der er mange spørgsmål i en oversigt er det uhensigtsmæssigt at vise dem alle på én side. Derfor bliver de fordelt på flere sider, som gæsterne kan navigere imellem ved f.eks. at klikke på et sidetal, et link eller en knap. Læs om de enkelte indstillinger for Intern navigering i kapitlet Grundlæggende redigering. Detaljevisning (avancerede indstillinger) Når gæsterne klikker på et punkt i FAQ-oversigten, vises spørgsmålet i detaljer på en ny side. Der er mulighed for at indsætte en Tilbage -knap, der fører tilbage til oversigten. Afsnit før og efter Her kan du oprette afsnit med normalindhold før og efter selve spørgsmålet. Tilbage link/knap Her kan du vælge, om Tilbage -knappen skal være et tekstlink eller en grafikknap. Du kan redigere linkets tekst eller vælge en grafikknap i listeboksen. Sidstnævnte skal først uploades til websitets billedarkiv i kategorien Grafikknapper. Avanceret layout Her kan du regulere i opsætningen af hvordan detaljevisningen skal være. Når du klikker på [Rediger layout] ud for "Avanceret layout" vises skærmen med
[ Brevkasse / FAQ ] 12 opsætningen i tabelformat. Se evt. "Avanceret layout i afsnittet Opsætning af oversigter og detaljevisning i kapitlet Grundlæggende redigering.