Gebyrinstruks for byggesager 2015 1. Formål Ved lov nr. 640 af 12. juni 2013 har Folketinget besluttet, at de kommuner der vil opkræve gebyr for byggesagsbehandling skal opkræve gebyrer for byggesagsbehandlingen efter tidsforbrug. Kolding byråd har vedtaget en betalingsvedtægt, der angiver hvilke byggesager der opkræves gebyr for og til hvilken takst. Betalingsvedtægten findes her: http://www.kolding.dk/images/dokumenter/om_kommunen/oekonomi/takster/takster_2014 /CaseNo13-8632_Revideret_forslag_til_Betalingsvedt%C3%A6gt_for_byggesagsgebyr_2014183216-13_v11.PDF 2. Lovhjemmel Opkrævning af gebyr sker i henhold til Byggelovens 28, lovbekendtgørelse nr. 1185 af 14. oktober 2010 med senere ændringer og Bygningsreglement 2010 kap. 1.12. Bygningsreglementet 2010 (BR10) kap. 1.12 stk. 1 Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at der skal opkræves gebyr for tilladelser, midlertidige tilladelser og anmeldelser efter reglementet. Kommunalbestyrelsen kan endvidere beslutte, at der skal opkræves gebyr for dispensationer ved byggearbejder, der ikke kræver tilladelse eller anmeldelse. Gebyr kan også opkræves, selvom der meddeles afslag på ansøgningen. Byggelovens 28 stk. 1 (gældende fra 1. januar 2015) Gebyrer for kommunalbestyrelsens behandling af ansøgninger i henhold til loven skal opkræves efter tidsforbrug. Undtaget fra dette krav er dog mindre bygninger, herunder carporte, garager, udhuse, drivhuse m.v. og tilbygninger hertil. Klima-, energi- og bygningsministeren kan fastsætte nærmere regler om opkrævning af gebyrer for kommunalbestyrelsens behandling af ansøgninger i henhold til loven eller regler fastsat i medfør af loven. Byggelovens 29 Gebyrer som nævnt i 28, stk. 1 ( ), har samme fortrinsret i ejendommen som kommunale ejendomsskatter. ( )
Intern instruks Administration af enhver gebyrordning forudsætter, at myndigheden har udarbejdet en intern instruks, som beskriver, hvordan gebyrordningen håndteres. Denne instruks er altså et internt dokument, der beskriver hvordan gebyrordningen for byggesager i Kolding Kommune fungerer. 3. Der opkræves gebyr for afgørelser efter byggeloven og bygningsreglementet Kommunen opkræver gebyrer for at sagsbehandle byggesager, hvor der træffes afgørelse efter Byggeloven og Bygningsreglementet. En afgørelse kan være en byggetilladelse, afslag på byggetilladelse, anmeldelse af byggearbejde, midlertidige og tidsbegrænsede tilladelser, nedrivningstilladelser, dispensationer, ibrugtagningstilladelser, påbud og forbud. Der opkræves således også gebyr i lovliggørelsessager, hvor der f.eks. sker retlig lovliggørelse ved en byggetilladelse og/eller bibeholdelsesdispensation, eller hvor der påbydes eller aftales fysisk lovliggørelse. Meddelelse af tilladelse, afslag på tilladelse, dispensation og påbud er afgørelser i konkrete sager, som der med hjemmel i kap. 1.12, stk. 1, kan opkræves gebyr for, uanset om forvaltningen træffer afgørelse i sagen forud for byggeprojektets opførelse eller efterfølgende. Der opkræves gebyr, hvis ansøger tilbagekalder ansøgningen/anmeldelsen. Der opkræves ikke gebyr, hvis sagen afvises på grund af eksempelvis mangelfyldt ansøgning. I det følgende gennemgås sagsgangen i en byggesag fra start til slut. Det angives, hvad der kan kræves gebyr for, og hvad der ikke kræves gebyr for. Der faktureres for hver påbegyndte 15 min. Registreringen foretages i fagsystemet Structura. Kommunen kan kræve gebyr for perioden fra den egentlige byggesagsbehandlings påbegyndelse og indtil sagens endelige afslutning hos kommunen. Bemærk at den egentlige sagsbehandling i nogle tilfælde er påbegyndt inden der er fremsendt en ansøgning om byggetilladelse. Herunder er forhåndsdialog og anden behandling af en konkret sag omfattet. Se nærmere neden for.
Det er generelt vigtigt, at sagsbehandleren under hele processen løbende oplyser ansøger om at der vil blive opkrævet gebyr. 4. Før den egentlige sagsbehandling påbegyndes opkræves der gebyr i følgende tilfælde: Forhåndsdialog Forhåndsdialog er gebyrbelagt Spørgsmål i butikken, pr. telefon, mail eller ved bestilt tid. Det kan være svært at vurdere, hvornår vi alene opfylder vores vejeledningsforpligtelse efter forvaltningsloven og hvornår vi behandler så konkrete spørgsmål, at der tale om konkret sagsbehandling. Det er vigtigt her at gøre kunden tydeligt opmærksom på, at deres spørgsmål nu bliver så konkrete at der er tale om konkret sagsbehandling der er gebyrbelagt. Dette gælder både mail, telefonhenvendelser og ved personligt fremmøde. Et eksempel kan være, at en borger ønsker at få at vide, hvor mange m² der må bygges på grunden, ved en fx en tilbygning. Sagsbehandleren yder vejledning i forhold til, i hvilket afsnit i bygningsreglementet dette er beskrevet. Der vejledes fx også i forhold til en evt. lokalplan eller deklaration. Dette er ikke gebyrbelagt. Ved konkret forespørgsel om bygningens placering eller udformning henvises til at indgive en ansøgning og tegningsmateriale, samt en orientering om at det så er gebyrbelagt. Et andet eksempel er at en borger har købt et sommerhus og henvender sig i forvaltningen for at få at vide hvor meget der må bygges på grunden og hvor, når der ligger en tinglyst vej på grunden og der ligger en strandbyggelinie. Der vejledes uden gebyr i forhold til hvor strandbyggelinien og omkring fremsendelse af ansøgninger, for byggetilladelse og landzonetilladelse. Borgeren henvises evt. til at kontakte en rådgiver for hjælp til den ønskede ændring af det konkrete byggeri og det oplyses, at der vil blive opkrævet, hvis der oprettes en sag. 5. Under den egentlige sagsbehandling opkræves gebyr i følgende tilfælde: Dialogmøder og anden mødeaktivitet under sagen. Herunder møder med bygherre, rådgivere eller andre repræsentanter. Løbende møder under sagen. Der opkræves også gebyr for møder, hvor det alene er rådgiveren eller fuldmagtshaveren der
deltager. Det vil her være vigtigt ved mødets indledning at gøre opmærksom på at tiden faktureres. Hvis der er en ledelsesrepræsentant til stede ved mødet opkræves også gebyr for vedkommendes tid. Telefonopkald og mailkorrespondance Der faktureres minimum 15 minutter pr. henvendelse. Rykkere of forespørgsler om status på sagsbehandling Der faktureres minimum 15 min pr. henvendelse. Dette gør sig også gældende, når forespørgslen eller rykkeren kommer via en politikker. Sagsmodtagelse og oprettelse Der faktureres samlet 1 time for den samlede sagsoprettelse. Visitering og kvitteringsskrivelse Der faktureres for det faktiske tidsforbrug. Udsendelse af interne høringer Dette kan fx være til beredskab, plan, miljø mm. Der opkræves gebyr efter den konkret forbrugte tid i Byggesagsafdelingen. Det er alene er den tid, der går med byggesagsbehandlingen der faktureres. Tilladelser og dispensationer, der meddeles i henhold til anden lovgivning, kan der ikke opkræves byggesagsgebyr for. Udgifter forbundet med kommunens vurdering af byggesagen efter anden lovgivning, fx planloven, som er nødvendig at påse, med henblik på at kunne vurdere, om et byggeri kan tillades, medregnes i de samlede udgifter, som der opkræves byggesagsgebyr for. En dispensation efter planloven alene, kan der fx ikke kræves gebyr for. Modtagelse og journalisering af resterende materiale. Evt. yderligere interne høringer. Når der fx fremkommer nye oplysninger fra ansøger kan det være nødvendigt at høre på ny. Dette faktureres. Partshøringer. Partshøringer efter forvaltningsloven i forbindelse med eventuelle dispensationer fra eller helhedsvurderinger efter byggelovgivningen er gebyrbelagt.
Udsendelser. Behandling af indkomne kommentarer. Besigtigelser før og under sagsbehandlingen Helhedsvurdering Sparring med kolleger og leder om sagen Der opkræves gebyr for den tid sagsbehandler har brugt og den tid kollegaen eller lederen har brugt på sagen. Behandling af klager under sagen Klagesagsbehandling kan kun medregnes hvis forløbet tidsmæssigt finder sted, inden byggesagen er afsluttet med endelig, lovlig ibrugtagning. Klager der fremkommer inden dette tidspunkt medtages i opgørelsen af gebyret. Der er flere typer af klager. Dette kan fx være sagsbehandlerens tid brugt på klager til borgmesteren, der kræver besvarelse fra Byggesagsafdelingen. Klager til statsforvaltning medtages hvis de fremkommer inden byggesagen er afsluttet med endelig, lovlig ibrugtagning. Dette gælder også klager over ge størrelse. Se neden for omkring klager fra naboer. Der tages ikke gebyr for behandling af klager, der kommer ind fra naboer under sagsbehandlingen og hvor der ikke er noget grundlag for klagen. I tilfælde hvor der er hold i klagen, og hvor man fx er uden for byggeretten, eller der er tale om lovliggørelse opkræves der gebyr. Politisk forelæggelse Sagsbehandlerens tidsforbrug på udfærdigelse af indstillinger, orienteringspunkter mm. Meddelelse af byggetilladelse Herunder også meddelelse af deltilladelser. Dispensationer Der opkræves kun gebyr, når der er tale om en sag efter byggeloven eller bygningsreglementet. Dispensationer alene efter planloven er ikke gebyrbelagt.
Meddelelse af afslag på byggetilladelse Ansøger trækker sin ansøgning tilbage Der opkræves gebyr for den tid forvaltningen har brugt på sagen. Der kræves derimod ikke gebyr for kommunens afvisning af sagen. En afvisning er den situation, hvor kommunen afviser at foretage en egentlig byggesagsbehandling, da der fra sagens start mangler væsentlige oplysninger i sagen, eller hvis det viser sig, at sagen ikke skal behandles efter byggelovgivningen. En afvisning dækker således over de situationer, hvor kommunen vurderer, at der foreligger formalitetsmæssige mangler i en ansøgning og således må afvise sagen uden at have prøvet eller behandlet sagens materielle indhold. En afvisning indebærer således, at kommunen ikke har vurderet og taget stilling til sagens konkrete indhold. Er Byggesagsafdelingen nået langt ind i behandlingen og sagen er overgået til en sagsbehandler, men der fortsat ikke fremsendes grundlæggende oplysninger, må der træffes afgørelse om afslag, der så er gebyrbelagt. Ved visitationen laves der en kvitteringsskrivelse, hvor der angives mangler. Hvis der herefter kun sendes en del af det manglende materiale, anføres i det følgende rykkerbrev, at hvis der ikke fremsendes det nødvendige materiale, må der træffes afgørelse på det foreliggende grundlag. Der vil herefter blive meddelt et afslag, der er gebyrbelagt. Udgifter til ekstern bistand Der opkræves godtgørelse for udgifter, som Byggesagsafdelingen har haft til ekstern bistand fx statik i forhold til transportable konstruktioner. 6. Efter at afgørelsen er truffet tages der gebyr i følgende tilfælde: Opfølgning på vilkår i byggetilladelsen Fx afsætningsplaner, påbegyndelse, systemsintegrationstest, færdigmeldingsdokumenter. Rykkerskrivelser Modtagelse og journalisering af påbegyndelse og færdigmelding, tekniske erklæringer mv. Ibrugtagningstilladelse Herunder også midlertidig ibrugtagningstilladelse. Færdigsyn og andre tilsyn Opfølgning og rykkerskrivelser i forbindelse med afslutning af sager Indberetning og endelig ajourføring af BBR ( arealer, dato for ansøgning, byggetilladelse, høringsperioder, oplysninger om byggeskadeforsikring)
Endelig afslutning af byggesagen. Der opkræves 1 time til afslutning i programmer, udskrivning, scanning, regning mm. Dette gælder også i lovliggørelsessager, hvor der er opkrævet timebaseret, og hvor der fx skal indsendes dokumentation for nedrivning eller lignende. 7. I følgende tilfælde opkræves der ikke gebyr: Kommunens generelle vejledningsforpligtelse I forbindelse med telefon- og butiksvagt mv. Se nærmere oven for under 4. Sagsbehandling efter anden lovgivning end byggeloven og bygningsreglementet Dette kan fx være dispensationer fra lokalplaner, landzonetilladelser mv. Dog konteres den tid der bruges på at sende en byggesag til andre dele af forvaltningen. Se oven for under 4.. Klager der kommer ind fra naboer under sagsbehandlingen og hvor der ikke er noget grundlag for klagen. Annullering af en sag, hvis materiale ikke er fremkommet inden 4 uger. Afgørelser om aktindsigt Afvisning af sagen En afvisning er den situation, hvor kommunen afviser at foretage en egentlig byggesagsbehandling, da der fra sagens start mangler væsentlige oplysninger i sagen, eller hvis det viser sig, at sagen ikke skal behandles efter byggelovgivningen. En afvisning dækker således over de situationer, hvor kommunen vurderer, at der foreligger formalitetsmæssige mangler i en ansøgning og således må afvise sagen uden at have prøvet eller behandlet sagens materielle indhold. En afvisning indebærer således, at kommunen ikke har vurderet og taget stilling til sagens konkrete indhold. Er sagsbehandling påbegyndt og mangler der langt inde i forløbet materiale der ikke fremsendes træffes der en afgørelse om afslag der så er gebyrbelagt. Klagesagsbehandling efter at sagen er afsluttet. Rettelser i BBR der ikke følger af en tilladelse. 8. Hvilken takst vælges Der opkræves gebyr i henhold til betalingsvedtægten. Der kan ikke meddeles dispensation fra vedtægten eller på anden måde ske undtagelse.
Gebyrerne beregnes og opkræves efter de til enhver tid gældende gebyrer og beregningsmåder på tidspunktet, hvor ansøgningen er indgivet. I sager hvor flere ting skal håndteres på én gang fx hvor der er søgt en byggetilladelse til en ny bygning, og der samtidig opdages en bygning der skal lovliggøres, håndteres dette som udgangspunkt som én sag. Der opkræves gebyr for begge dele og gebyret udspecificeres. Det er her vigtigt at gebyret registreres på den enkelte del. Der kan være særlige forhold, der gør at der i stedet skal oprettes to sager. 9. Gebyr opkræves i 2 rater Regning for gebyrer udstedes til ejendommens ejer. Første rate opkræves, når byggetilladelse eller dispensation meddeles. Faktura fremsendes ikke før byggetilladelsen er fremsendt. Anden rate opkræves, når bygningen endeligt kan tages lovligt i brug. Gebyret forfalder til betaling 30 dage efter opkrævning. Gebyr kan inddrives ved udpantning i den pågældende ejendom med samme fortrinsret som for kommunale ejendomsskatter. Gebyrerne er ikke omfattet af lov om merværdiafgift og ej heller af momsloven. 10. Udspecificering Der opkræves gebyr pr. påbegyndte 15 minutter. Registrering af tidsforbruget sker løbende i Structura. Der er lavet særskilt vejledning om registreringen i Structura. I afgørelsen angives gebyret udspecificeret. 11. Beregning af timetaksten for 2015 Neden for angives takstberegningen for 2015 samt beskrivelse af baggrunden for taksten: I 1.000 kr. Note Lønudgifter (2015) 3.749.165 1
Overhead - opgaver ifm. det at have en 2 2.210.428 byggesagsafd. Kontorhold/uddannelse 85.000 3 Øvrige administrationsudgifter (løn til 4 213.054 stabsområder m.v.) skønnet andel Andel af fællesomk. Nytorv administration 253.689 5 Edb-udgifter KMD Structura Byggesag 297.273 6 Scanning af byggesager 291.063 7 Bygninger - afskrivninger + løbende drift 252.857 8 Udgifter i alt 7.352.529 Antal PE 7,29 Antal effektive timer Pr. PE (estimeret) 1.350,00 Samlede antal fakturerbare timer 9.844,56 Samlede udgifter 7.352.529 Timepris 746,86 Note 1: Lønudgifterne er beregnet ud fra budgetterede udgifter i 2015 samlet for afdelingen. Udgiften er divideret med antal PE og igen med 1.350 timer, for at få en timepris. 1350 timer er det der forventes der maksimalt kan faktureres ud pr PE. Fremkommer ved tage 1924 timer, fratrække ferie og helligdage = 1.500 timer og igen fratrække estimeret tid til frokost samt uddannelse = 1.350 timer. (stammer fra KTC s inspirationskatalog) Det er vurderet hvor meget tid der anvendes på arbejde der direkte kan faktureres ud time for time. Denne andel svarer til ca. 42% af tiden = ca. 7,3 PE x 1350 timer x ca. 380 kr. (Andelen på de 42% stemmer stort set også overnes med den foreløbige timeregistrering i 2014 (ultimo august 2014)) Note 2: Alle omkringliggende opgaver som understøtter det at have en byggesagsafdeling, som ikke kan faktureres direkte på enkelte sager, men som skal dækkes af gebyret. Beregnet ud fra timeregistreringerne fra 010114-310814 og ganget op til hele året. Visse registreringer indgår med 100% af tiden (telefontid, butiksvagt mv.) der skal dækkes, andet indgår med en andel (42%), så som frokost og kurser. På årsplan udgør det understøttende arbejde hvad der svarer til 3,9 PE. Note 3: Her er taget korrigeret budget 2014 som udgangspunkt. Note 4:
Overhead af udgifterne til drift af centralforvaltningens personale, kontorhold mv. (ikke bygningsudgifter), samt andel af chefgruppelønnen på By- og Udviklingsforvaltningen (BYF). Andelen vedr. Centralforvaltningen er beregnet ud fra antal PE vedr. byggesag kontra samlede antal PE ved Kolding Kommune. For andelen vedr. BYF er det andel PE ud fra samlede antal PE ved BYF. Note 5: Overhead af udgifterne vedr. administrationen Nytorv. Her er taget udgangspunkt i fællesudgifterne for forvaltningen. Visse poster som indgår i fællesomk. Er trukket ud, idet de ikke vedrører byggesag fx adm.bidrag fra Renovationen, udgifter til geoenviron, udgifter til Elbek og Vejrup og en del andet. Denne del er specificeret i regnearket der ligger til grund for beregningen. Note 6: Udgiften i 2014 for byggesagssystemet. Note 7: Scanning af byggesager, her har vi taget udgifterne i 2013 og 2014 som det er på nuværende tidspunkt, det er næsten 3 mio.kr. Men det vil være for voldsomt at indregne det hele i 2015- taksten, så derfor deler vi den ud over 10 år, således taksten påvirkes af investeringen over en længere periode, og dermed ikke svinger voldsomt. Note 8: Udgangspunktet er afskrivning samt årlig drift af Centralforvaltningen og Rådhuset og for Nytorv (BYF), igen andel af PE ift. samlede antal PE ved KK. Samme gør sig gældende vedr. Nytorv (BYF), her er det blot andelen ift. antal PE i Nytorv. Afskrivningerne er opgjort ud fra kommunens anlægskartotek. 12. Kontering
Gebyrerne er opdelt i hovedområderne nedenfor, under hvert hovedområde er der også en speciel konto vedr. lovliggørelsessagerne, således de kan holdes særskilt: