Effektiv drift KKR Styringskonference den 6. november 2015
Leverandørområdet i Psykiatri og Handicap Dag- og Botilbud Gefion Botilbud Ebberød og Dagtilbud Bøgen Værkstederne ved Rude Skov: Beskyttet beskæftigelse, aktivitets- og samværstilbud og fritidstilbud Socialpædagogisk center: o Bofællesskab Birkerød Parkvej o Bofællesskab Bregnerødvej o Bofællesskab Biskop Svanes Vej o Boligerne Dronninggårds Alle o Bofællesskabet Langebjerg o Bofællesskabet Gl. Holtegade o Aktivitets- og kompetencecenter o Socialpædagogisk støtte
Strukturelle effektiviseringer Sammenlægning af botilbud Sammenlægning af enheder i botilbud
Professionalisering Centerledelse Afdelingsledelse Faglige medarbejdere Uddannelse og kompetenceudvikling Kvalitetsstandarder Ydelsesbeskrivelser Metodebeskrivelser Kvalitetsorganisation - Den Danske kvalitetsmodel
Effektiv styring og administration Central styring: Principper og redskaber til økonomistyring, takstberegning, skabeloner og designredskaber, centrale puljer til udvikling, kompetenceudvikling, videnopbygning etc. Sammenlægning af administrationer decentralt Faglig kvalitetsudvikling på tværs af de decentrale administrationer
Effektiv anvendelse af ressourcer Antal boliger i nybyggeri Fysisk indretning i nybyggeri o Skærmede boliger med særlig indretning o Inventar Samarbejde mellem myndighed og leverandør o Arbejdsgange o Udredning af pædagogiske behov for støtte o Kreative løsninger
Effektiv planlægning af arbejdstid Etablering af driftsteams decentralt: Vagtplanlægning, pædagogisk koordinator, sundhedsfaglig koordinator o Deling af medarbejdere på tværs af enheder o Principper for fordeling af opgaver ved fravær af medarbejdere gennem ABC planer o Lokalaftaler om etablering af interne vikarkorps Styrkelse af pædagogisk og sundhedsfaglig faglighed
Case 1 Tiltag Et større botilbud har udviklet principper for prioritering af opgaver ved fravær af medarbejdere i form af en ABC-plan. Planen beskriver, hvilke opgaver der skal varetages, hvis alle medarbejdere er til stede, eller hvis der er fravær. Den daglige leder af hvert team i botilbuddet er ansvarlig for, at teamet drøfter og beslutter, hvor mange medarbejdere, der skal være tilstede i ABC planen. Planen har 3 trin: A-plan: Her gennemføres pædagogiske aktiviteter i planerne for den enkelte borger som forudsat, ligesom planlagte interne og eksterne aktiviteter, herunder kurser og møder, gennemføres. B-plan: Her gennemføres pædagogiske aktiviteter i planerne for den enkelte borger som forudsat mens interne og eksterne aktiviteter aflyses. C-plan: Her dækkes beboernes basale behov mens andre opgaver som fx tøjvask udskydes, og interne og eksterne aktiviteter aflyses. Effekt Hvis færre medarbejdere end forudsat i en C-plan møder ind, kaldes andre ind i vagt. Først i form af forlængelse af vagter for tilstedeværende medarbejdere og herefter gennem tilkaldelse af personale fra andre bogrupper eller dagtilbud. Først hvis dette ikke kan dække planen, kaldes der timevikarer ind. Der er på den måde opnået en væsentlig reduktion i anvendelsen af vikarer. Forudsætninger ABC-planerne forudsætter en struktur og en kultur på tilbuddet, hvor medarbejderne kan gå på tværs af teams og enheder ved behov og er indstillet på at skulle løfte i flok ved fravær.
Sygefravær Centrale principper for opfølgning: Telefonisk kontakt med en leder ved sygemelding Tæt opfølgning Faste rammer for afholdelse af sygefraværssamtaler Fokus på tilpasning af arbejdsopgaver Omsorgssamtaler
Case 2 Tiltag I et tilbud har man arbejdet med at synliggøre fraværet for den enkelte medarbejder gennem individuel opfølgning på sygefraværet. Konkret modtager hver medarbejder et brev med et individuelt overblik over vedkommendes sygefravær fordelt på timer og dage og en samlet fraværsprocent hver måned. Medarbejdere, der har et højt sygefravær eller fravær, der på anden måde er bekymrende eller ikke umiddelbart forklarligt, bliver samtidig indkaldt til en samtale med den nærmeste leder. Formålet er i dialog med medarbejderen at afdække årsagen til fraværet, og om der skal iværksættes særlige foranstaltninger, byttes rundt på opgaver eller gøres andre tiltag, der kan nedbringe fraværet for medarbejderen. Effekt Der er skabt bedre overblik over medarbejdernes fravær og årsagerne hertil både hos ledelsen og den enkelte medarbejder, og der er sket et fald i korttidsfraværet. Forudsætninger Tiltaget kræver tæt opfølgning og engagement for tilbudslederen. Det er endvidere væsentligt at etablere forståelsen af, at fraværssamtalerne ikke er en sanktion.
Styrkede arbejdsgange Introduktion til- og afprøvning af en række meget enkle redskaber til kortlægning af arbejdsgange og til design og implementering af nye, forbedrede arbejdsgange. Det bygger i høj grad på involvering af medarbejdernes viden og ideer om, hvordan arbejdsgange i det daglige kan forbedres.
Tiltag Case 3 Medarbejderne i et botilbud havde meget forskellige kompetencer i forhold til dokumentation, og tiden anvendt på dokumentation og overlap varierede meget mellem medarbejdere. Som en del af et større projekt om styrkede arbejdsgange i tilbuddet, blev der derfor udviklet en standard for god dokumentation. Standarden indeholdt en klar vejledning til, hvordan det væsentligste i en sag eller hændelse udvælges, og hvordan man kortfattet beskriver dette. Derudover blev der nedskrevet retningslinjer for dokumentationspraksis, herunder at dokumentation skal ske i de mindst travle perioder i tilbuddet. Effekt En evaluering viser, at arbejdet med overlap har givet umiddelbar effekt og har forbedret arbejdsgangen flere steder. Hvad angår ensartethed i dokumentation i Bostedsystemet, vurderes der fortsat at være rum for at styrke den fælles standard. Forudsætninger Det har været en forudsætning, at der har været sat tid af i forbindelse med det konkrete projekt til at træne god dokumentationspraksis og blive fortrolig med kvalitetsstandarden. Der har været fokus fra ledelsens side på at tydeliggøre formålet med projektet, herunder hvordan forbedret dokumentation understøtter den daglige drift samt på at tydeliggøre resultaterne efterfølgende.
Eksempler på hvad der er arbejdet med i styrkede arbejdsgange Effektive omgivelser Effektive omgivelser handler om at indrette omgivelserne optimalt ift. det faglige arbejde. Det handler om at sørge for, at den enkelte hurtigt kan danne sig et overblik over et lokale og finde de ting, som vedkommende skal bruge. Det handler om at skabe mere tid til borgeren og samtidig skabe mere ro i form af ryddelige omgivelser. Kommunikation med borgerne Kommunikation med borgerne handler om, hvordan man i dialog med brugeren fastlægger, hvad borgeren har brug for hjælp til, og hvad brugeren selv kan gør eller være med til. Når målgruppen har forholdsvis omfattende kommunikationshandicap, kan der være noget at hente ved at udvikle fælles tilgange til, hvordan man tolker den enkeltes signaler om, hvad de vil og ikke vil. Herunder optimering af arbejdet med de individuelle handleplaner eventuelt også ved inddragelse af pårørende.
Eksempler på hvad der arbejdet med - fortsat Standardiserede faglige procedurer Udvikling af best-practice procedurer, således at disse procedurer benyttes overfor de borgere, der har behov, uanset, om det er den ene eller den anden medarbejder, der har opgaven. Sikrer en bedre udnyttelse af forskellige faglige kompetencer i udviklingen af den bedste faglige indsats. Effektive dokumentation og vidensdeling Handler om, hvordan den løbende dokumentationsopgave gøres lettere og samtidig mere målrettet, herunder hvordan det sikres, at observationer dokumenteres objektivt. Handler derudover om generel videndeling og udveksling af information.
Resultater Tilrettelæggelse af praktiske opgaver Medarbejderne har igennem forløbet identificeret en række, konkrete, praktiske opgaver, der kunne løses bedre og med færre ressourcer, f.eks. Indkøb, tøjvask, administration af beboermidler. Udvikling af mere ensartede faglige tilgange Igennem kortlægningsøvelser, har medarbejderne identificeret en række områder, hvor beboerne kan have gavn af, at personalet arbejder mere ensartet, f.eks. i forhold til, hvilken grad af selvhjulpenhed, der forventes af beboerne eller i forhold til brug af piktogrammer.
Resultater Bedre og mindre ressourcekrævende arbejde med dokumentation Igennem udvikling af nye arbejdsgange, er det blevet langt tydeligere, hvad dokumentation kan anvendes til, og dermed også, hvordan den kan udføres mere præcist og mindre tidskrævende. Gennemsigtighed i driften og større ledelsesmæssigt råderum Igennem arbejdet med udvikling af nye arbejdsgange, bliver det mere klart for både ledere og medarbejdere, hvordan der arbejdes, hvor der er forbedringsmuligheder, hvor der med fordel kan spares tid mv. Øget trivsel Trivselen opleves forbedret blandt medarbejderne, når der skabes en mere aktiv dialog om arbejdsgange og metoder, hvor deres synspunkter bliver inddraget.
Udtalelser