Intern Udvikling og Personale/Økonomi

Transkript

1 Intern Udvikling og Personale/Økonomi Analyse af: Effektiv drift og arbejdstilrettelæggelse Center Bakkehuset // Maj 2018

2 Indledning Handicap og Psykiatri har været en del af et KLK-projekt der har været gennemført i kommunen. I forhold til optimering af borgerrettet tid, er der to emner, som fagområdet skal arbejde med: Sammensætning af medarbejdergruppen: Det kan være relevant at få en analyse af, om personalesammensætningen i højere grad kan afspejle borgernes behov. Arbejdstilrettelæggelse: Det kan være relevant at få en analyse af, om medarbejderressourcerne kan udnyttes bedre i forhold til f.eks., når borgeren er i dagtilbud. I forbindelse med Regeringens og KL s Moderniserings- og effektiviseringsprogram (MEP) er der lavet en analyse af 40 botilbud i 10 kommuner. Analysen indikerer, at der er potentiale for at effektivisere driften i sociale tilbud, selv om potentialet varierer fra tilbud til tilbud og fra kommune til kommune. En del af analysen er en undersøgelse af arbejdstilrettelæggelse. Det omfatter bl.a. vagtoverlap, personalemøder og anden koordinering, administration og personaleledelse samt kompetenceudvikling. I forlængelse af disse to rapporter blev det besluttet at sætte fokus på effektiv drift og arbejdstilrettelæggelse i centrene i Handicap og Psykiatri; med særlig fokus på botilbud. Succeskriteriet er: at centrene er i stand til at holde de politisk vedtagne budgetter og om muligt kan skabe et økonomisk råderum til udvikling af tilbuddet og til imødekommelse af uforudsete udgifter at kvaliteten i tilbuddene er så høj, som rammerne giver mulighed for, og at organisationen er i trivsel; også i forandringstider. Der blev inden opstart af projektet afholdt et stormøde med deltagelse af Fagchef, afdelingsleder i specialteamet, de 5 centerledere samt nogle af deres daglige ledere, Økonomi og Intern Udvikling og Personale. På dette møde blev de forskellige tiltag drøftet og der blev udfærdiget en skabelon til gennemførsel af analyserne på de 5 centre. Center Bakkehuset blev udpeget som pilotprojekt. I projektet for Center Bakkehuset har der deltaget Ledere og medarbejdere fra Center Bakkehuset, Økonomi og Intern Udvikling og Personale. Projektperioden begyndte i december 2017 og forventes afsluttet 31. maj Hvorefter Center Bakkehuset implementerer de tiltag der er drøftet. Der har i projektperioden været fokus på, at LokalMed skal inddrages i implementeringsprocessen. Efter opstarts mødet blev der nedsat arbejdsgrupper der skulle arbejde med de forskellige punkter i skabelonen. Først efter tidligere Centerleders fratræden kom der gang i arbejdsgrupperne. Det har efter tidligere Centerleders fratræden vist sig, at ledergruppen har manglet indsigt i de økonomiske og normeringsmæssige forhold. Processen har betydet meget for det fælles sprog mellem de daglige ledere og Økonomi og IUP. Vi har gennem projektet fået en meget stor respekt for hinandens arbejde. 2

3 Analyse. Der er foretaget følgende analyser ud fra skabelonen og ud fra de drøftelser vi har haft: 1. Analyse af om vagtplanen er organiseret hensigtsmæssigt: a. Formål: At få et bedre overblik over personalet når der skal indberettes. Større fleksibilitet ved bytninger. Ikke så mange personalerokeringer. Lettere adgang til at dele medarbejdere mellem afdelinger. b. Handling: Antallet af vagtplaner blev drøftet og det blev vedtaget, at reducere fra 10 til 7 vagtplanenheder. Det betyder at der er opgaver der er blevet samlet og indberetningerne er blevet mere forenklet. c. Anbefaling: Gennemført 2. Analyse af omkostningssteder: a. Formål: At få en mere overskuelig budgetopfølgning. Større fleksibilitet ved bytninger. b. Handling: I takt med at der skete reduktion af vagtplanenheder blev der tilsvarende reduceret i omkostningssteder. Det giver en stor lettelse i budgetopfølgningen og mere overskuelighed for Center Bakkehuset når man skal kigge på normeringerne. c. Anbefaling: Gennemført 3. Analyse om der er de nødvendige kompetencer i forhold til viden om arbejdstidsaftaler og optimal udnyttelse af vagtplansystemet: a. Formål: Kendskab til arbejdstidsregler når der vagtplanlægges samt når der indkaldes vikarer. b. Handling: IUP har gennemført et kursus i arbejdstidsregler for ledelsen og for vagtplanlæggere. Der er udleveret en prisliste over dyre timer til brug for indkald af vikarer. Det har givet en opmærksomhed hos daglige ledere og vagtplanlæggere. c. Anbefaling: Når det er endelig besluttet, hvorledes vagtplanlægningen skal foregå så ville der med fordel kunne afholdes et kursus for vagtplanlæggere. Ledere og vagtplanlægger deltager, hvis der udbydes kurser i arbejdstidsregler i forbindelse med O Analyse af vagtplanlægningen: a. Formål: At finde ud af om vagtplanerne er tilrettelagt hensigtsmæssigt. b. Handling: Det er aftalt, at der skal tages stilling til, hvor ansvaret for organisering af rulleplaner lægger. Der er efter mødet ændret på organiseringen således der er blevet mere klarhed over ansvarsfordelingen. c. Anbefaling: Der skal udfærdiges en beskrivelse af, hvordan der træffes beslutninger om ændringer i organisationen. Der skal kigges på nye rulleplaner når ATA-opgørelserne er færdige. Der skal tages stilling til 4 og 6 ugers rul og opgørelsesperiodens længde. Der skal tages stilling til udlevering af rulleplaner. Ligeledes skal det besluttes om der skal ske ophængning af vagtplaner for mere end de overenskomstbestemte 4 uger. Vi har drøftet at rulleplaner er et arbejdsredskab til ledelsen. Det vil sige man kan ikke notere planen ind i sin kalender for det næste år. Kravet er, at man som medarbejder skal kende sin vagtplan 4 uger før indtrædelse. Der skal tages stilling til afspadsering/udbetaling af merarbejde, søndagstillæg m.m. Fokus på afspadseringssaldi samt FO-dage. Ansatte på små timetal og timeløn skal vurderes under dette område. 3

4 Der skal ændres i pædagogstuderendes vagtplaner (ansættelsesbrøk 30 timer) således der ved manglende pædagogstuderende, kun vikar dækkes med 20 timer og med ikke uddannet personale. Det skal tilpasses virkeligheden. 5. Analyse af kommandoveje samt udfærdigelse af ansvarsfordelingsplan: a. Formål: At få klarlagt og udfærdiget retningslinjer for hvem der gør hvad på Center Bakkehuset i forhold til Økonomi og IUP. b. Handling: Måden Center Bakkehuset havde organiseret sig på var administrativ meget tung. Det beskæftigede alt for mange medarbejdere på Bakkehuset, i Økonomi og i IUP. Der var sager der blev tabt mellem to stole og det kunne have økonomiske konsekvenser. Der var ikke overblik fordi der var uklare kommandoveje på Center Bakkehuset man vidste ikke hvem der gjorde hvad. Den tidligere Centerleder udfærdigede en ansvarsfordelingsplan for HR opgaver på Center Bakkehuset som aldrig blev implementeret. Arbejdsgruppe medlemmerne blev ikke inddraget og derfor var der ingen der tog ejerskab for planen. Der er efter tidligere Centerleders samt administrativ leders fratræden ændret i organisationen således at kommandovejene er blevet forenklet. Det opleves at kommunikationen fra Center Bakkehuset er væsentligt forbedret, idet opgaverne ikke længere skal igennem så mange led. c. Anbefaling: Ved ny centerleders tiltræden udfærdiges en ansvarsfordelingsplan 6. Analyse af ATA-tid i forhold til normeringen: a. Formål: At få skematiseret, hvor mange ATA timer, og dermed antal fuldtidsstillinger, hvert enkelt team har pr. beboer/bruger. b. Handling: Ud fra udtræk i AS2007, hvor alle beboer/bruger ligger med den pakketildeling, som de er visiteret til, er der udarbejdet et skema, så hvert enkelt team kan se, hvor mange timer og dermed fuldtidsstillinger, de råder over. Det er pakkekonceptet, som danner grundlag for den ATA tildeling der sker. En beboer i en pakke 7, vil således udløse 24,5 ATA timer. Disse timer ganges med en omregningsfaktor på 0,65, idet der til ATA-tiden skal lægges tid til ferie, sygdom, møder mv. Dette betyder, at en beboer der er visiteret til en pakke 7, udløser en ansættelse på 37 timer og et budget på kr. pr. år. c. Anbefaling: Oversigten med de enkelte teams ATA-tid, skal anvendes som et styringsværktøj til, at holde styr på, hvor mange fuldtidsstillinger hvert team har. 7. Analyse af afholdelse af Personalemøder/Tid til overlap/tid til dokumentation: a. Formål: Afklaring af om personalemødernes afholdelse er optimale, hvor langt tid bruges der, hvad betaler man for det og om møderne er frivillige eller obligatoriske. Afklaring af om der er kan hentes tid på overlap ved vagtskifte. Afklaring af den tid der bruges til dokumentation og om det evt. kan gøres på en anden måde. Her refereres til MEP- rapportens anbefalinger. b. Handling: Der er udfærdiget en Faktaboks for hver afdeling hvor man har set på forbruget af øvrig tid. Eksempel på faktaboks er medtaget under konklusionen. c. Anbefaling: At det overvejes om det er de rigtige procenter der afsat i faktaboksene og at det gennemføres sammen med punkt 4. Samt at der indføres en ny kultur, hvor fyraftensmøder er et tilbud om faglig input der ikke aflønnes. 8. Analyse af ferieafholdelse: a. Formål: At der sidst på året ikke pludselig er alt for meget ferie der ikke er afholdt. b. Handling; Der skal ud fra den ansvarsfordelingsplan der skal udfærdiges tages stilling til hvem der følger op på ferieafholdelse. Til dette brug er der gode rapport muligheder i Rollebaseret Indgang. 4

5 c. Anbefaling: At det er de daglige ledere der skal følge op på ferieafholdes ud fra de aftaler som præsenteres i LokalMed. 9. Analyse af bytning af vagter: a. Formål: At det bliver sat i system. b. Handling: Der er udfærdiget et skema til bytning af vagter. Det skal med på næste LokalMed møde. c. Anbefaling: At det gennemføres efter næste LokalMed møde. 10. Analyse af Sygefravær a. Formål: Nedbringelse af sygefraværet. b. Handling: Undervisning af de relevante personer i Rollebaseret Indgang for at implementere anbefalingerne. c. Anbefaling: Der skal udfærdiges en plan for til hvem og hvordan man melder sygefravær. Hvor ligger kompetencen, når der er afholdt fraværssamtaler, til beslutning om afsked. Hvor lang snor skal man have driftsmæssige hensyn Screening af sygefraværet 11. Analyse af Barns første sygedag: a. Formål: At få en fælles forståelse for, hvornår man kan afholde barns første sygedag b. Handling: Udfærdigelse af retningslinjer. c. Anbefaling: Der skal udarbejdes klare retningslinjer for afholdelse af barns første sygedag så det er ens for hele Center Bakkehuset. 12. Analyse af Onboarding: a. Formål: Fastholdelse af nye medarbejdere da det er meget dyrt at oplære nye medarbejdere på Center Bakkehuset. b. Handling: Introplan for nye medarbejdere overveje om der kan gøres andet end det man gør i dag. Der skal også tænkes på følordninger. c. Anbefaling: Nedsætte en arbejdsgruppe der skal kigge på det. 13. Analyse af Personale- og Lønsammensætninger a. Formål: At der udbetales korrekt løn for udført arbejde b. Handling: Der er taget kontakt til IUP i forhold til, at undersøge om der er funktionslønninger der evt. kan opsiges. c. Anbefaling: Ved ny centerleders tiltræden vil det være en god ide at kigge på Center Bakkehusets lønpolitik og på lokalaftaler. 14. Analyse af tid til kompetenceudvikling: a. Formål: At få afdækket om det er de rette kurser der udbydes og hvem der skal deltage b. Handling: Der skal sættes et kritisk blik på kursus kataloget de mange kurser er en af grundende til det store overforbrug på vikarer. Kurserne skal tilpasses så målgruppen klart fremgår. c. Anbefaling: At LokalMed involveres, og det iværksættes hurtigst muligt, da der her stort potentiale for besparelser. 15. Analyse af tid til administration og personaleledelse: a. Formål: Klarhed over, hvor de administrative opgaver skal ligge og hvilken grad af delegering der skal være i forhold til personaleledelse. b. Handling: c. Anbefaling: At lade analysen indgå i kompetencefordelingsplanen, når der tiltræder ny centerleder. Herunder genbesættelse af administrativ leder stilling 5

6 Konklusion: For at gennemføre dette projekt skal der ske en kulturændring på Center Bakkehuset i forhold til ensretning af procedurer og retningslinjer som i større grad tilgodeser driften og arbejdsmiljøet. Det er derfor vigtigt, at have en åben og ærlig dialog med medarbejderne for at få dem med. Det betyder, at der skal være tydelighed og klarhed for personalet over hvilke retningslinjer og rammer der er gældende for Center Bakkehuset. Der skal findes en besparelse svarende til 5 stillinger. Efter en grundig gennemgang af, hvor mange timer de forskellige pakker udløser i ATA-tid og en faktaboks for hver afdeling gående på, hvor mange timer der bruges til øvrig tid har de daglige leder fået en meget større forståelse og indsigt i egen afdelings normering og økonomi. Eksempel på en faktaboks: FAKTABOKS - i procent ift. ATA tid - Kvartetten (18,16) Ferie 11,6% P-møder 2,6% Andre møder 1,0% Dokumentation + udføres opfølgning 2,8% Disponibel tid inkl. VISO + vejleder + AMR + medicin 1,0% Kursus inkl. WB tid 3,6% Føloplæring 5,8% Vikar 1,6% Sygdom 5,0% Der arbejdes derfor meget med punkt 4 vagtplanlægning pt. Hvilket indtil videre har betydet følgende: Daglig leder Bente Mills har fundet timer på Paletten der inden implementering skal afklares med fagchef Helle Mikkelsen. Daglig leder Ellen Nielsen arbejder på det samme med Ternevej 4. Daglig leder Mette Zahle arbejder på det samme med Unika. Ellen Nielsen og Mette Zahle arbejder med en evt. sammenlægning af Daghjemmet og Trioen. Det vil sige en ny organisering hvor man bedre kan udnytte personaleressourcerne optimalt. Under punkt 10 analyse af sygefraværet, har de daglige ledere samt vagtplanlægger, besluttet at der i en periode gældende fra uge 22 og indtil videre skal meldes fravær direkte til dem. De tager en uge af gangen. Imens gennemføres handlingsplanen og anbefalingerne drøftes. Såfremt de nævnte anbefalinger følges vil der kunne findes de ønskede besparelser. I forbindelse med budgetopfølgninger med Økonomi skal der ses på økonomien for administration, øvrige drift og køkkenbudgetterne. De daglige ledere ønsker desuden en dialog omkring normeringen for nattevagterne, som ikke er med i ATA-opgørelserne. Intern Udvikling og Personale/Økonomi maj